Pandemieplan A/H1N1v Organisatie en uitvoering Lokaal Zorgmeldpunt Schoten
Opmaak:
augustus 2009.
In functie van de Grieppandemie A/H1Nv.
-1-
Inhoudsopgave Pandemieplan A/H1N1v – Schoten. Algemeen:
pag.
Afkortingen:
4
Nuttige gegevens:
4
Belangrijke basisprincipes:
4
Symptomen A/H1N1v:
4
Deel I: Inleiding: I.A. Omschrijving:
5
I.B. Wettelijke bepalingen:
5
I.C. Impact en mogelijke gevolgen:
5
I.D. Lokale verantwoordelijkheid en opvolging:
5
I.E. Draaiboek:
6
I.F. Voorzorgsmaatregelen:
6
I.G. Continuïteitsplan (BCP):
6
Deel II: Organisatie van het LZMP: II.A. Locatie en gegevens LZMP:
7
II.B. Algemene taken:
8
II.C. Ondersteuning:
8
II.D. Lokalen en basismaterialen:
8
II.E. Gemeentelijke fasering binnen het LZMP:
10
II.F. Hiërarchische structuur binnen het LZMP:
10
Deel III: Onderdelen van het LZMP: III.A. Coördinatie LZMP en IT:
11
III.B. Onthaal en receptie:
11
III.C. Callcenter:
11
III.D. Dataregistratie:
11
III.E. Dienst TZ/MZ en andere:
11 -2-
III.F. Stockbeheer AVM en maskers:
11
III.G. Mobiele ondersteuning:
11
Deel IV: Lijsten:
12
Deel V: FAQ: V.A. Algemene vragen:
12
V.B. Specifieke vragen van bovenlokale aard:
12
V. C. Specifieke vragen van lokale aard:
12
Deel VI: Bijlagen: Actiekaart 1: CIV Actiekaart 2: Coördinator LZMP Actiekaart 3: Coördinator IT Actiekaart 4: Onthaal en receptie Actiekaart 5: Callcenter Actiekaart 6: Dataregistratie Actiekaart 7: Dienst TZ/MZ en andere Actiekaart 8: Stockbeheer AVM en maskers Actiekaart 9: Mobiele ondersteuning Actiekaart 10: Vrijwilligers TZ/MZ Militair alfabet
-3-
ALGEMEEN: Afkortingen: AVM: antivirale middelen CC: coördinatiecomité GAN: gemeentelijke ambtenaren noodplanning GCC: gemeentelijk coördinatiecomité HA: huisartsen HAK: huisartsenkring LZMP: lokaal zorgmeldpunt MZ: mantelzorg TZ: thuiszorg RK: Rode Kruis SLA: Service Level Agreement (in een SLA worden de rechten en plichten van beide partijen omschreven) WIV: Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid Nuttige gegevens: Dienst noodplanning provincie Antwerpen: tel., fax . Wim Haenen (fed. gezondheidsinspecteur), FOD Volksgezondheid: . Federaal callcenter ‘Influenza’: 0800 99 777 (te raadplegen door iedereen: bevolking – professionelen) en www.influenza.be . Coördinerend huisarts: Dr. Coördinerend apotheker:. https://www.osr.be (+ paswoorden). Medische discipline:. Rode Kruis Schoten: . Belangrijke basisprincipes: Patiënten met een griepaandoening raadplegen eerst een huisarts. Risicopatiënten bekomen gratis AVM en maskers. Doorverwijzing naar een ziekenhuis gebeurt enkel volgens strikte toelatingsvoorwaarden (voorschrift HA) Koortswerende middelen zijn te koop in de apotheek. Sleutelrol van thuiszorg, mantelzorg en solidariteit. Symptomen A/H1N1v: Plotse aanval van hoge koorts: volwassenen > 38°; kinderen > 38,5°. Spierpijnen; Hoofdpijn; Zich onwel voelen; Vermoeidheid; Hoesten en niezen; Verstopping en irritatie neus, ogen, keel en oren.
-4-
DEEL I: Inleiding. I.A. Omschrijving: In het kader van het uitbreken van een nieuw menselijk virus A/H1N1v (Mexicaanse Griep) en de afkondiging van fase 6 door de WHO wordt er van elke gemeente in België verwacht een Lokaal Zorgmeldpunt (LZMP) te organiseren. I.B. Wettelijke bepalingen: KB van 16 februari 2006 betreffende de nood- en interventieplannen. I.C. Impact en mogelijke gevolgen:
Overbelasting gezondheidszorgsystemen. Verhoogde ongerustheid bij bevolking. Bedreiging verzwakte personen en voor hen die complicaties ontwikkelen. Organisaties kunnen geconfronteerd worden met een hoog absenteïsmepercentage wegens: - Zieken; - Mantelzorg; - Weigering om te komen werken wegens vrees op besmetting onderweg of op de werkvloer. Aantasting essentiële diensten. Logistieke problemen. Economische terugval. Sluiting openbare plaatsen en scholen. Stopzetting vrijetijdsbesteding.
I.D. Lokale verantwoordelijkheid en opvolging: I.D.1. Veiligheidscel: Gelet op de wettelijke bepalingen en de te nemen maatregelen werd de gemeentelijke veiligheidscel samengeroepen op 10 juni 2009. I.D.2. Beleidsondersteunende stuurgroep (uitbreiding gem. veiligheidscel met lokale actoren): Er werd een beleidsondersteunende stuurgroep opgericht, samengesteld uit volgende personen: Basis (= uitgebreid specifiek coördinatiecomité): - , burgemeester: algemeen beleid. - , secretaris: algemeen beleid en personeel. - , diensthoofd ddw: voor logistieke ondersteuning. - , diensthoofd personeelsdienst: personeelsmatige opvolging, opvolging business continuity plan. - , systeembeheerder: informaticatoepassing. - , informatieambtenaar: communicatie. - , afdelingshoofd: beleid en pandemiemanagement. - , vormingsambtenaar: opleiding. - , secretaris OCMW: OCMW-opvolging. - , civ: coördinatie. Uitbreiding 1: om eventuele maatregelen te kunnen treffen indien nodig (uiteraard is dit een niet-limitatief overzicht): - Milieudienst. - Technische dienst. -5-
-
Financiële dienst. Bevolking. Vrijetijdsdienst. Bibliotheek, GAMW, SABK. Directie Verbert-Verrijdt.
Uitbreiding 2: zoals voorzien in de gemeentelijke veiligheidscel: - Lokale Politie. - Brandweer. - Medische discipline: huisartsenkring en Rode Kruis. Timing: - Vanaf het moment dat het nodig wordt geacht, mogelijk begin augustus. - Gefaseerd: 1 x /week tot dagelijks. - Moment: 11u30. Taken: - Communicatie stand van zaken. - Opdrachten uitvoeren die op dat moment nodig zijn, afhankelijk van de federale en/of provinciale instructies en de vraag van de huisartsenkring. I.E. Draaiboek: In functie van de voorbereiding en uitvoering van het LZMP werd een draaiboek opgemaakt (zie bijlage 1). Dit draaiboek wordt dagelijks aangepast. I.F. Voorzorgsmaatregelen:
Vermijd contact met mensen die zichtbaar ziek zijn; Was regelmatig je handen met water en zeep; Raak zo weinig mogelijk uw ogen, neus en mond aan; Gebruik steeds papieren zakdoekjes (snuiten, niezen, …) en gooi deze onmiddellijk weg; Bedek uw mond bij het niezen of hoesten met uw handen indien u geen zakdoekje hebt en was onmiddellijk daarna uw handen; Blijf thuis indien u ziek bent, om verspreiding van de griep te voorkomen; Raadpleeg desgevallend uw huisarts. I.G. Continuïteitsplan BCP: De doelstellingen, vermeld in een continuïteitsplan of Business Continuity Plan, zijn: Bepalen wat de nood is aan personeel en materiële middelen om het hoofd te bieden aan een pandemie. Socio-economische gevolgen op de werkplaats en bij het personeel beperken. Zo hoog mogelijk activiteitsgraad handhaven, met behoud van de essentiële functies. Personeel beschermen en gerust stellen.
-6-
DEEL II: Organisatie van het LZMP. II.A. Locatie en gegevens LZMP: Het Schotense LZMP is voorzien in het voormalige politiegebouw, Gelmelenstraat 16, 2900 Schoten. De zijdeur functioneert als dienstingang. De voordeur is de toegangsdeur voor de bevolking. Inbelnummer voor HA:. Inbelnummer voor bevolking:. Er is parking voorzien voor HA (voorbij de poort) en voor patiënten (vooraan). Desgevallend kunnen bijkomende parkeerplaatsen aan de straatzijde voorbehouden worden. Uurregeling tijdens weekdagen: mogelijk vanaf 7u30 tot 17u30 en afhankelijk van vraag huisartsenkring; onderverdeling in 2 tijdszones: 7u30 tot 12u30 en 12u30 tot 17u30. Per medewerker in het LZMP wordt een maximum inzet van 1 tijdszone per dag gevraagd waardoor het reguliere werk mogelijk ook wordt opgevolgd
-7-
II.B. Algemene taken:
Installeren van een telefonisch callcenter. Organiseren van een dienst voor coördinatie van de thuiszorg/mantelzorg en andere. Organiseren van een dienst voor dataregistratie. Organiseren van een dienst voor logistieke en technische ondersteuning. Organiseren van een centrum voor consultatie.
De bijkomende functies zijn: Coördinatie alle taken. IT-coördinatie. Zorgen voor onthaal. De verdeling van AVM en maskers. De verdeling van drukwerk i.v.m. griep. Mobiele ondersteuning (materialen en personen). Volgende functies worden door eenzelfde eenheid uitgevoerd: Callcenter en dataregistratie. Onthaal, receptie, dienst thuiszorg/mantelzorg en andere, stockbeheer AVM en maskers. De administratieve voorbereiding en verwerking van de consultatiefunctie wordt door onthaalpersoneel uitgevoerd. II.C. Ondersteuning: Vanaf het moment dat het LZMP operationeel wordt met het callcenter zorgt het Rode Kruis Schoten voor 1 persoon die permanentie garandeert van 7u30 tot 17u30. II.D. Lokalen en basismaterialen: II.D.1. Coördinator LZMP en IT-coördinator: 1 bureau en 2 bureaustoelen 2 PC’s 2 telefoons en toebehoren
papier. schrijfgerief. badges voor de medewerkers LZMP + nekbandjes. II.D.2. Onthaal, receptie en dienst thuiszorg/mantelzorg en andere:
3 bureaus en 3 bureaustoelen 3 PC’s 3 telefoons en toebehoren 1 kopieertoestel papier. schrijfgerief. overzichtslijsten HA Schoten. overzichtslijsten apothekers. overzichtlijsten vrijwilligers MZ. overzichtslijsten professionele diensten MZ/TZ. plannen, plattegronden. gsm’s voor personen op het terrein (MZ/TZ, mobiele ondersteuning, …). militair alfabet. -8-
II.D.3. Callcenter/dataregistratie:
4 bureaus en 4 bureaustoelen 4 PC’s 4 telefoons en toebehoren papier. schrijfgerief. overzichtslijsten HA Schoten. overzichtslijsten apothekers. plannen, plattegronden. militair alfabet.
II.D.4. Wachtruimte: 10 stoelen, 1 meter uit elkaar, geen tijdschriften Patiëntenbrochures II.D.5. Consultatieruimte:
+/- 12 m² per unit onderzoekstafel per unit, met papierenrol (medisch materiaal Van Hout) maskers FFP-2 voor zorgverstrekkers tafel en stoel per unit stromend water verlichting ventilatie alcoholische oplossing voor ontsmetting materiaal zeep en handgel papieren zakdoekjes en handdoekjes handschoenen in 3 maten voor zorgverstrekkers steriele doekjes HA brengen materiaal mee: stethoscoop, thermometer, reanimatiemateriaal, … dagelijkse reiniging dagelijkse ontsmetting van oppervlakten waarmee de patiënt rechtstreeks in aanraking komt
II.D.6. Stockageruimte AVM en maskers:
materialen worden aangeleverd vanuit materialen worden op lokaal niveau gestockeerd in het gebouw van de lokale politie. droge, voldoende koele ruimte. maskers FFP-2 voor zorgverstrekkers (houden penetratie tegen). handschoenen in 3 maten voor zorgverstrekkers. afsluitbare kasten.
II.D.7. Algemeen:
toiletten en toebehoren verwarming keuken drinkwatervoorziening poetsgerief en emmers ontsmettingsmiddelen -9-
drinkwater en bekers maaltijden en fruit II.E. Gemeentelijke fasering binnen het LZMP: II.E.1. Gemeentelijke Fase 1: HA blijven actief in eigen praktijk (reguliere consultatie). Callcenter actief: beantwoorden en registeren oproepen HA voor MZ/TZ of overname telefoon (via het inbelnummer). Indien het call-center een dringende oproep voor de betrokken HA ontvangt of een vraag naar een huisbezoek wordt deze boodschap rechtstreeks naar de HA doorgegeven op zijn/haar gsm. Dataregistratie actief. Dienst TZ/MZ en andere actief: activeren juiste dienst. Beheer antivirale middelen: stockbeheer en verdeling middelen naar apothekers. II.E.2. Gemeentelijke Fase 2: + Callcenter actief voor bevolking (via het inbelnummer). + (Dagelijkse) griepconsultatie HA. + Agendabeheer (dagelijkse) griepconsultatie bij HA, door LZMP. Agenda dagelijkse griepconsultatie wordt door elke HA dagelijks opgevraagd. + Inrichting consultatieruimte in het LZMP. II.E.3. Gemeentelijke Fase 3: + HA zorgen voor permanentie in het LZMP, van 7u30 tot 17u30. + Mogelijk wordt dit uitgebreid met een HA die vanuit het LZMP huisbezoeken uitvoert. Norm om de consultatieruimte in het LZMP en huisbezoeken vanuit het LZMP operationeel te stellen: > 50 patiënten/24u/FTE of > 30 grieppatiënten/24u/FTE. II.F. Hiërarchische structuur binnen het LZMP:
- 10 -
DEEL III: Onderdelen van het LZMP. Taken van de CIV/ambtenaar noodplanning (zie actiekaart 1). III.A. Coördinatie LZMP en IT: III.A.1. Coördinatie LZMP (zie actiekaart 2):
Permanent aanwezig vanaf het moment dat 1 functie van het LZMP actief is. Communicatie via vaste lijn, gsm en e-mail. Zorgt voor dagelijkse opstart van het LZMP. Geeft dagelijks feedback (stand van zaken) aan de beleidsondersteunende stuurgroep (via de CIV). Kan opschaling personeelsbestand LZMP voorstellen aan de beleidsondersteunende stuurgroep (via de CIV). Zorgt voor logistieke ondersteuning (eten, drinken, materialen, …).
III.A.2. Coördinatie IT (zie actiekaart 3): Permanent aanwezig vanaf het moment dat 1 functie van het LZMP actief is. Communicatie via vaste lijn, gsm en e-mail. Zorgt voor dagelijkse opstart van het LZMP. III.B. Onthaal en receptie (zie actiekaart 4):
Worden ingeschakeld vanaf gemeentelijke fase 3. Werken zeer nauw samen met de dienst TZ/MZ, in hetzelfde lokaal. Zorgen voor een klantvriendelijk onthaal van patiënten. Registreren elke actie van fysische bezoeken. Zorgen voor opvolging van de consultaties.
III.C. Callcenter (zie actiekaart 5):
Ontvangen oproepen van HA. Ontvangen oproepen van bevolking. Registreren alle inkomende gesprekken. Beheren de agenda van de HA voor de griepconsultatie (gemeentelijke fase 2).
III.D. Dataregistratie (zie actiekaart 6): Bekijk de oefenwebsite . III.E. Dienst TZ/MZ en andere (zie actiekaart 7): III.E.1. TZ/MZ vrijwilligers. III.E.2. TZ/MZ en andere via professionele instanties. III.F. Stockbeheer AVM en maskers (zie actiekaart 8): III.G. Mobiele ondersteuning (zie actiekaart 9): III.H. Vrijwilligers TZ/MZ (zie actiekaart 10):
- 11 -
DEEL IV: Lijsten. Volgende lijsten moeten beschikbaar zijn voor gemeentelijke fase 1 wordt afgekondigd:
Bevolkingslijsten; Huisartsen; Apothekers; Diensten voor thuisverpleging; Zelfstandige thuisverplegers; Vrijwilligers voor TZ/MZ; Diensten TZ/MZ; Personeel LZMP; Personeel (vrijwilligers) TZ/MZ: Park Happening Schoten, brandweermannen op rust, gemeenteraad, …
DEEL V: FAQ. V.A.: Algemene vragen: Zie http://www.influenza.be/nl/H1N1_faq_nl.asp . V.B.: Specifieke vragen van bovenlokale aard: Zie www.osr.be (beveiligde website) – Actuele crisisinfo – Mexicaanse griep – FAQ – Beleidsvragen en Q&A. V.C.: Specifieke vragen van lokale aard: Zie Coördinator LZMP.
- 12 -
