Gronau, 18 september 2015 Openbare aanbesteding voor Pers‐ en PR‐werkzaamheden Copywriting en Vertalingen ten behoeve van het INTERREG V‐project “Grenzeloze Toeristische Innovatie (GTI)” Geachte heer, mevrouw, In het kader van het EU‐financieringsproject “Grenzeloze Toeristische Innovatie” heeft het Grensoverschrijdend Bureau voor Toerisme e.V. van de Nederlandse en Duitse toeristische organisaties opdracht gekregen het wederzijds grensoverschrijdend toerisme te bevorderen. Meer informatie over het project vindt u in het bijgevoegde Projectconcept en op de website www.toerisme‐euregio.nl Het project richt zich op drie verschillende doelgroepen: ‐
‐
‐
Toeristische dienstverleners (MKB zoals overnachtings‐ en horecabedrijven, evenementenorganisatoren, recreatiebedrijven, cultuuraanbieders, natuurorganisaties, etc.) Toeristische spelers in het projectgebied (Touristinfo´s, VVV´s, Samenwerkingsverbanden, Regionale Bureaus voor Toerisme (RBT´s), stadsmarketingorganisaties, Hogescholen, etc.) Eindafnemers: toeristen evenals inwoners van de EUREGIO
Wij zoeken een of meerdere externe dienstverleners die ons Bureau tot en met 30 juni 2019 bij de pers‐ en pr‐werkzaamheden willen ondersteunen. Deze werkzaamheden zullen zich met name – maar niet uitsluitend – richten op de genoemde doelgroepen. Hiervoor zullen wij als instrumenten inzetten: persberichten, persreizen, newsletters, mails, brieven, catalogi en websites.
Omdat we ons op dit moment nog strategisch positioneren, is het voor ons nog niet mogelijk nu precieze aantallen voor de onderscheidende instrumenten/pr‐bouwstenen te noemen. Daarom worden dan ook voor de verschillende werkzaamheden slechts schattingen van de beoogde hoeveelheden genoemd. De aanbieders kunnen op één of meerdere onderdelen inschrijven. De aanbieder moet daarbij in de gelegenheid zijn de voor het betreffende onderdeel geschatte aantallen te realiseren. De opdrachtgever kan echter geen garantie geven of de geraamde aantallen ook daadwerkelijk nodig zijn. Wij vragen een offerte voor de volgende diensten:
Deel A 1. Opzetten van een persdienst Duitsland ‐ Het inrichten van een mailinglijst met relevante Duitse media ‐ Aantal: 1 x Wij streven naar een aantoonbaar goed netwerk van perscontacten. Stuur s.v.p. samen met uw offerte een voorbeeld van een artikel met bijbehorende plaatsingen. 2. ‐ ‐ ‐
3. ‐ ‐ ‐
4. ‐ ‐ ‐ ‐ ‐
Persberichten voor de Duitse markt Het opstellen van een Duits persbericht met publiceerbare input Verzending van het Duitse persbericht Het opnemen van het persbericht op relevante persportalen Aantal: 10 x per jaar (Noem s.v.p. de kosten voor 1 persbericht van ca. 300 – 400 woorden) Backoffice Communicatie met journalisten, beantwoording van vragen Bemiddeling bij acties (verlotingen, lezersreizen, etc.) Zonodig bemiddeling bij contacten van het Projectbureau (Noem s.v.p. een prijs per contact) Resultaatcontrole en knipsels Continue controle me t behulp van knipseldiensten (incl. kosten voor knipseldiensten) Toezending van documentoverzichten na verschijning en per kwartaal Bepalen van advertentiewaarde en oplagen Regelmatige rapportage aan het Projectbureau Voortdurende aanpassing en actualisering van de perspools (Noem s.v.p. een prijs per kwartaal)
Deel B 1. Opzetten van een persdienst Nederland ‐ Het inrichten van een mailinglijst met relevante Nederlandse media Aantal: 1 x Wij streven naar een aantoonbaar goed netwerk van perscontacten. Stuur s.v.p. samen met uw offerte een voorbeeld van een artikel met bijbehorende plaatsingen. 2. Persberichten voor de Nederlandse markt ‐ Opvragen van input bij 4 Duitse partners ‐ Het opstellen en verzenden van een Nederlands persbericht ‐ Het opnemen van het persbericht op relevante persportalen Aantal: 10 x per jaar (Noem s.v.p. de kosten voor 1 persbericht met een lengte van 300‐400 worden) 3. Backoffice ‐ Communicatie met journalisten, beantwoording van vragen ‐ Bemiddeling bij acties (verlotingen, lezersreizen, etc.) ‐ Zonodig bemiddeling bij contacten van het Projectbureau (Noem s.v.p. een prijs per contact) 4. Resultaatcontrole en knipsels ‐ Continue controle met behulp van knipseldiensten (incl. kosten voor knipseldiensten) ‐ Toezending van documentoverzichten na verschijning en per kwartaal ‐ Bepalen van advertentiewaarde en oplagen ‐ Regelmatige rapportage aan het Projectbureau ‐ Voortdurende aanpassing en actualisering van de perspools (Noem s.v.p. een prijs per kwartaal)
Deel C 1. Opzetten van een persdienst Nederland en Duitsland ‐ Het opstellen van een medialijst met relevante Nederlandse en Duitse media voor grensoverschrijdende projecten ‐ Voortdurende aanpassing en actualisering van de perspools Aantal: 1 x
Wij streven naar een aantoonbaar goed netwerk van perscontacten. Stuur s.v.p. samen met uw offerte een voorbeeld van een artikel met bijbehorende plaatsingen.
2. ‐ ‐ ‐
Persberichten voor de Nederlandse en Duitse markt Het opstellen van persberichten in twee taalversies met publiceerbare input Het verzenden van persberichten Het opnemen van persberichten op relevante persportalen Aantal: 5 x per jaar (Noem s.v.p. de kosten voor 1 persbericht in twee taalversies) 3. Backoffice ‐ Communicatie met journalisten, beantwoording van vragen ‐ Bemiddeling bij acties (verlotingen, lezersreizen, etc.) ‐ Zonodig bemiddeling bij contacten van het Projectbureau ‐ Regelmatige rapportage aan het Projectbureau (Noem s.v.p. een prijs per contact)
Deel D 1. Organisatie van groepspersreizen voor de Duitse markt ‐ Het opstellen van een perslijst per thema met relevante Duitse media . ‐ Het opstellen van Duitstalige uitnodigingen op basis van verstrekte input voor een groepspersreis ‐ Het verzenden van de uitnodigingen ‐ Communicatie met journalisten, beantwoording van vragen ‐ Continue aanpassing en actualisering van persdata Aantal: 1 x per jaar (Noem s.v.p. de kosten voor een persreis) 2. Bemiddeling bij contacten voor individuele persreizen voor de Duitse markt ‐ Behandeling van relevante vragen van journalisten met betrekking tot thema´s uit ons portfolio. (Noem s.v.p. de kosten voor één contactbemiddeling evenals de uurprijs voor eventueel volgende back‐office werkzaamheden en de hiervoor geschatte benodigde tijd)
Deel E 1. Organisatie van groepspersreizen voor de Nederlandse markt ‐ Het opstellen van een perslijst per thema met relevantie Nederlandse media ‐ Het opstellen van Nederlandstalige uitnodigingen op basis van verstrekte input voor een groepspersreis
‐ ‐ ‐
Het verzenden van de uitnodigingen Communicatie met journalisten, beantwoording van vragen Continue aanpassing en actualisering van persdata Aantal: 1 x per jaar (Noem s.v.p. de kosten voor een persreis en de kosten voor 1 dag begeleiding)
2. Bemiddeling bij contacten voor individuele persreizen voor de Nederlandse markt ‐ Behandeling van relevante vragen van journalisten met betrekking tot thema´s uit ons portfolio. (Noem s.v.p. de kosten voor één contactbemiddeling evenals de uurprijs voor eventueel volgende back‐office werkzaamheden en de hiervoor geschatte benodigde tijd)
Deel F 1. Organisatie van groepspersreizen voor de Nederlandse en Duitse markt ‐ Het opstellen van een perslijst per thema met relevantie Nederlandse en Duitse media ‐ Het opstellen van Nederlands‐ en Duitstalige uitnodigingen op basis van verstrekte input voor een groepspersreis ‐ Het verzenden van de uitnodigingen ‐ Communicatie met journalisten, beantwoording van vragen ‐ Continue aanpassing en actualisering van persdata Aantal: 1 x per jaar (Noem s.v.p. de kosten voor een persreis)
Deel G 1. Het schrijven van teksten voor de Duitse markt ‐ Het opstellen van Duitstalige teksten op journalistiek niveau voor brochures, advertenties en internetsites op basis van aangeleverde input. Aantal: 100.000 woorden (Noem s.v.p. de kosten per woord)
Deel H 1. Het schrijven van teksten voor de Nederlandse markt ‐ Het opstellen van Nederlandstalige teksten op journalistiek niveau voor catalogi, advertenties en internetsites op basis van aangeleverde input. Aantal: 100.000 woorden (Noem s.v.p. de kosten per woord)
Deel J 1. Vertalingen voor de Duitse markt ‐ Het vertalen van Nederlandse teksten in de Duitse taal met hoge kwaliteit voor brochures, advertenties en internetsites. ‐ Onafhankelijke eindredactie in moedertaal. Aantal: 100.000 woorden (Noem s.v.p. de kosten per woord)
Deel K 1. Vertalingen voor de Nederlandse markt ‐ Het vertalen van Duitse teksten in de Nederlandse taal met hoge kwaliteit voor brochures, advertenties en internetsites. ‐ Onafhankelijke eindredactie in moedertaal. Aantal: 100.000 woorden (Noem s.v.p. de kosten per woord) Voor de offerte extra benodigde bijlagen Per actie: Referenties van andere soortgelijke projecten bijv. proefteksten, vertalingen, etc. Periode van uitvoering 15.11.2015 – 30.09.2019 Honorarium‐ en contractvoorwaarden Wij verzoeken om facturering eens per drie maanden. Selectiecriteria De selectie wordt gemaakt op basis van de gunningscriterium “economische aanbieding”. Tijdsplan 18.09.2015
Uitschrijving
23.10.2015
Deadline voor offertes
29.10.2015
Voorlopige opdrachtverlening
12.11.2015
Definitieve opdrachtverlening
Opdrachtgever en gunning van de opdracht EUREGIO e.V. / Projectmanagement GTI z.Hd. Heike Rieger Enscheder Straße 362 48599 Gronau Persoon die de inschrijving verricht en bij wie de offerte per e‐mail aangeleverd dient te worden: EUREGIO e.V. / Project GTI Anja Hehmann Enscheder Straße 362 48599 Gronau Tel. voor vragen: 053‐4605148
[email protected] Graag ontvangen wij van u een korte mededeling wanneer u NIET aan deze aanbesteding deel wilt nemen. Mocht u nog behoefte hebben aan extra informatie, dan kunt u ons op bovengenoemde wijze bereiken. Wij verheugen ons op uw offerte en verblijven met vriendelijke groet, i.o. Anja Hehmann
Project Grenzeloze Toeristische Innovatie ___________________ Grensoverschrijdend Bureau voor Toerisme EUREGIO e.V.
