Griffieplan Zuidoost

Bijlage II

Griffieplan Zuidoost 2011-2014

Inhoudsopgave

Hoofdstuk

Bladzijde

1. Inleiding

2

2. Strategiekaart

3

3. Doelstellingen I Effecten II Resultaten III Procesdoelstellingen IV Randvoorwaardelijke doelstellingen

4 4 4 6 8

Bijlage 1. Functieboek Raadsgriffie Amsterdam Zuidoost


Fase 1 2011-2012: Reorganiseren

Inleiding In de notitie: Perfecte raadsondersteuning Amsterdam Zuidoost, is de doorgroei van de stadsdeelraad en de raadsgriffie beschreven. De stadsdeelraad heeft forse ambities. Samengevat wil de stadsdeelraad meer vanuit zijn kaderstellende rol sturen op maatschappelijke effecten. Hierbij wil de stadsdeelraad actiever in verbinding staan met de inwoners van Amsterdam Zuidoost. De stadsdeelraad wil zich nadrukkelijker positioneren aan het begin van besluitvormingsprocessen. De ambitie van de stadsdeelraad richt zich ook op de verbetering van de besluitvorming zelf. Om een weloverwogen oordeel te kunnen vormen voorafgaand aan de besluitvorming zal de raad juist en volledig geïnformeerd moeten worden. Gefaseerde besluitvorming, inhoudelijk goede notities, efficiënt en effectief vergaderen moeten hieraan bijdragen. Dit vereist een andere raadsondersteuning van de raadsgriffie: proactiever en aan het begin van besluitvormingsprocessen. Als expert op het gebied van besluitvormingsprocessen zal de raadsgriffie zich moeten ontwikkelen tot een volwaardig sparringpartner voor de raad(sleden). Dit beknopt geschreven griffieplan 2011-2014 is niet bedoeld als een compleet dekkend overzicht van alle activiteiten en producten van de raadsgriffie. De opzet is om de belangrijkste doelstellingen voor het komende jaar in kaart te brengen en om een begin te maken met de reorganisatie van de werkzaamheden van de raadsgriffie. Het griffieplan is opgebouwd vanuit een strategiekaart waarin de missie van de raadsgriffie is uitgewerkt in concrete effecten en resultaten die in de hoofdstukken erna weer zijn onderbouwd met projecten en activiteiten. In bijlage 1. is het functieboek Raadsgriffie Amsterdam Zuidoost opgenomen.

2



Strategiekaart

Raadsgriffie Zuidoost 2011-2014 Effecten

Strategiekaart Griffie Correcte en transparante

“De raads griffie zorgt voor een correct en transparant besluitvormingsproces van de Stadsdeelraad Zuidoost en ondersteunt de Stadsdeelraad in zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol”

Goed toegeruste en rolbewuste Stadsdeelraad

besluitvorming Stadsdeelraad

Zichtbare Stadsdeelraad en raadsleden

Resultaten Verbetering besluitvormingsproces Stadsdeelraad

Versterking rolinvulling Raad en raadsleden

Versterking communicatie Stadsdeelraad

Procesdoelstellingen raadsgriffie Mens

Proces Verbeter klant- en teamgericht werken en functionele vervangbaarheid

Rol Verbeter planmatig en gestructureerd werken

Versterk positie raadsgriffie

Randvoorwaardelijke doelstellingen raadsgriffie

Ontwikkel kennis en competenties

Breng formatie op sterkte en waarborg continuiteit werkzaamheden

Zorg voor heldere afspraken over ondersteuning door ambtelijke organisatie

Missie Als uitgangspunt voor haar doelstellingen en dagelijks werk heeft de raadsgriffie Zuidoost de volgende missie geformuleerd: “De raadsgriffie zorgt voor een correct en transparant besluitvormingsproces van de Stadsdeelraad Zuidoost en ondersteunt de Stadsdeelraad in zijn, kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol”

3



Doelstellingen

I.

Effecten

De operationele doelstellingen in het griffieplan 2011-2014 zijn gericht op een zo goed mogelijke ondersteuning van de Stadsdeelraad als bestuursorgaan en van de individuele raadsleden. Het bovenliggend doel, op de strategiekaart, als ‘effect aangeduid, is uiteraard het optimaal functioneren van de Stadsdeelraad. Hierin komen de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rollen samen. Een optimaal functionerend Stadsdeelraad kenmerkt zich door: II.

Correcte en transparante besluitvorming Goed toegeruste en rolbewuste raadsleden Zichtbare Stadsdeelraad en raadsleden Resultaten

De resultaten die tot de bovenbeschreven effecten moeten leiden, zijn: A. Verbetering besluitvormingsproces Stadsdeelraad Wat willen we bereiken De raadsgriffie is verantwoordelijk voor een correct en transparant besluitvormingsproces van de Stadsdeelraad. De raadsgriffie wil het vergaderen besluitvormingsproces zo gaan (her)inrichten dat aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 1. heldere fasering besluitvormingsproces (informatie-uitwisseling, oordeelsvorming en debat, besluitvorming) 2. meer integrale behandeling 3. meer accent op kaderstelling en effectsturing 4. meer ruimte voor politiek initiatief en debat 5. kortere doorlooptijd besluitvorming 6. optimale transparantie en communicatie richting alle belanghebbenden Wat gaan we daarvoor doen (activiteiten / projecten): - Basisproces vergaderen besluitvormingscyclus: werkzaamheden basisproces in kaart brengen en afstemmen op vergaderen besluitvormingssystematiek. Taak- en werkbeschrijvingen hierop aanpassen. Implementeren quick wins huidig vergadermodel -

Digitaliseren informatievoorziening Stadsdeelraad: het reorganiseren en digitaliseren van alle informatiestromen. Implementeren digitaal werken met tabletcomputers/Ipad.

-

Effectsturing/interactieve besluitvorming: uitvoeren van een of twee pilots. De procesresultaten hiervan vervolgens integreren in de werkwijze van de Stadsdeelraad Implementeren duaal instrumentarium: effectmetingen, hoorzittingen, expertmeetings, werkbezoeken etc…

4



B. Versterking rolinvulling Raad en individuele raadsleden Wat willen we bereiken Raadsleden hebben verschillende rollen: volksvertegenwoordigend, kaderstellend en controlerend. In het duale stelsel hebben de Stadsdeelraad en het Dagelijks Bestuur elk hun eigen zelfstandige rol en positie. De raadsgriffie gaat eraan bijdragen dat de Stadsdeelraad en de individuele raadsleden zich bewust zijn van hun rollen en positie en ondersteunt hen bij de invulling daarvan door middel van een goede informatie-infrastructuur en een breed aanbod dat erop gericht is om kennis en vaardigheden te vergroten. Het versterken van de eigenstandige positie en het vergroten van (strategische) proactiviteit van de raadsleden zijn daarbij de hoofddoelen. Wat gaan we daarvoor doen (activiteiten / projecten): - Ontwikkelen van een spoorboekje producten en diensten van de raadsgriffie waarin duidelijk wordt aangegeven wanneer je als raadslid of duolid bij de raadsgriffie terecht kan. - In combinatie met project effectsturing/interactieve besluitvorming ontwikkeling van een toolkit duaal instrumentarium (beleidseffectmetingen, hoorzittingen, expertmeetings, werkbezoeken etc…) - Trainingsaanbod: de raadsgriffie zorgt voor een kwalitatief hoogwaardig trainingsaanbod voor de Raad en raadsleden. - Raadsconferentie: organisatie tweejaarlijks raadsconferenties (met de raad op de hei) en vertaling van de uitkomsten daarvan naar de werkwijze en activiteiten van Raad C. Versterking communicatie Stadsdeelraad Wat willen we bereiken Een voorwaarde voor de Stadsdeelraad om zijn volksvertegenwoordigende rol goed te vervullen, is interactie met burgers en maatschappelijke organisaties. De externe communicatie vanuit de Stadsdeelraad is momenteel gefragmenteerd en traditioneel van aanpak. De mogelijkheden van moderne media worden nauwelijks benut. Daarnaast kunnen contacten met maatschappelijke netwerken worden geïntensiveerd en actiever benut bij de start van besluitvormingstrajecten. Uitgangspunt voor de communicatie vanuit de stadsdeelraad is dat elke communicatie-uiting complementair is aan elkaar. Wat gaan we daarvoor doen (activiteiten / projecten): - Het opstellen van een communicatiebeleidsplan in samenspraak met de Stadsdeelraad en de afdeling communicatie

5


III.


Procesdoelstellingen

Het basisproces van de raadsgriffie bestaat uit het verzorgen van de informatievoorziening aan de Stadsdeelraad en uit de ondersteuning van het besluitvormingsproces van de Stadsdeelraad en zijn commissies. Ook advisering over processen en procedures, rolinvulling en -ontwikkeling is een belangrijke taak van de raadsgriffie, onder meer advisering aan de raadsvoorzitter, aan werkgroepen, aan individuele fracties en raadsleden en aan de ambtelijke organisatie. De raadsgriffie besteedt veel tijd aan het ontwikkelen van instrumenten en werkwijzen die de kwaliteit van het besluitvormingsproces en van het functioneren van de Stadsdeelraad en individuele raadsleden kunnen versterken. Tenslotte hoort in- en externe communicatie over en ten behoeve van de Stadsdeelraad tot het werkpakket van de raadsgriffie. Wat moeten we verbeteren in onze manier van werken om de in het vorige hoofdstuk beschreven resultaten te kunnen behalen? Verbeter onderlinge vervangbaarheid en communicatie Wat willen we bereiken In een klein team zijn onderlinge vervangbaarheid en een goede communicatie belangrijk, zeker gezien de dynamiek en (tijds)druk waarmee de raadsgriffie vaak te maken krijgt. Improvisatie en flexibiliteit zijn daarbij belangrijk, maar dat geldt zeker ook voor duidelijkheid over werkprocessen en afspraken. Wat dat laatste betreft is verbetering nodig: regelmatig is sprake van onduidelijkheid over wie wat doet, waardoor zaken blijven liggen of dubbel worden gedaan. Ook de onderlinge communicatie en samenwerking moeten worden versterkt. Actuele beschrijvingen van de werkprocessen van de raadsgriffie, goede afspraken over taakdifferentiatie, vervanging en samenwerking en het opstellen van nieuwe functiebeschrijvingen zullen bijdragen aan de continuïteit en kwaliteit van de uitvoering van griffiewerkzaamheden. Wat gaan we daarvoor doen (activiteiten / projecten): - Procesbeschrijvingen: opstellen actuele procesbeschrijvingen en duidelijke werkafspraken maken. - Functiebeschrijvingen: opstellen actuele functiebeschrijvingen (zie bijlage 1.)

6



Verbeter planmatig en gestructureerd werken Wat willen we bereiken De raadsgriffie wil het besluitvormingsproces van en de informatievoorziening aan de Stadsdeelraad meer planmatig en gestructureerd laten verlopen dan nu het geval is. Om dit te bereiken moet de raadsgriffie zelf meer planmatig en gestructureerd gaan werken. Daarvoor zijn afspraken over taakverdeling en samenwerking nodig (zie boven) Wat gaan we daarvoor doen (activiteiten / projecten): - Griffieplan: activiteitenplannen maken voor alle ontwikkelingen. Een jaarplan opstellen en de voortgang bewaken door monitoring griffieplan via het wekelijks werkoverleg. - Integrale aanpak activiteiten/projecten: activiteiten/projecten binnen de raadsgriffie meer integraal aanpakken, waarbij gekeken wordt naar ieders specifieke kwaliteiten. Versterk positie van de raadsgriffie Wat willen we bereiken De raadsgriffie vervult een schakelfunctie tussen de Stadsdeelraad, Dagelijks Bestuur en de ambtelijke organisatie. Op dit moment wordt de raadsgriffie vaak in een te laat stadium betrokken bij besluitvormingsprocessen. Een sterkere positie van de raadsgriffie, waardoor betrokkenheid van de raadsgriffie meer vanzelfsprekend wordt, is belangrijk om de kwaliteit van het besluitvormingsproces en de strategische en eigenstandige rol van de Stadsdeelraad te versterken. Wat gaan we daarvoor doen (activiteiten / projecten): - Voorlichting (/presentaties) aan ambtelijke organisatie over de rol van de raadsgriffie en over werkwijzen en afspraken - Intensiveren advisering aan raadsleden en aan de ambtelijke organisatie - Strengere bewaking van (afspraken over) procedures en werkwijze, behandelwijze en kwaliteit van aangeboden stukken.

7


IV.


Randvoorwaardelijke doelstellingen

Wat moet de raadsgriffie nog ontwikkelen op het gebied van kennis, competenties, cultuur, informatievoorziening en innovatie? Ontwikkel kennis en competenties Wat willen we bereiken Verdere ontwikkeling van adviesvaardigheden en training op het gebied van gestructureerd werken en informatiemanagement zijn nodig om het functioneren van de raadsgriffie te versterken. Wat gaan we daarvoor doen (activiteiten / projecten): - Opleidingsplan: opstellen van een opleidingsplan voor elke functie (geplaatste medewerker) uit het functieboek Raadsgriffie Amsterdam Zuidoost. Breng formatie raadsgriffie op sterkte Wat willen we bereiken Uitgangpunt voor de formatie is een kleine, slagvaardige raadsgriffie die voor specifieke werkzaamheden een beroep kan doen op ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie. Dit betekent dat de borging van het huidig kwaliteitsniveau, als voorwaarde om te kunnen ontwikkelen, vooral gevonden zal moeten worden in het digitaliseren van de informatievoorziening en de versterking van de onderlinge vervangbaarheid binnen de raadsgriffie. Hierdoor ontstaat ruimte om de raadsgriffie meer strategisch-inhoudelijk te positioneren en kan de raadsgriffie de gewenste ontwikkelingen zelf initiëren. In de notitie: Perfecte raadsondersteuning Amsterdam Zuidoost zijn de huidige functies en uren beschreven. In bijlage 1: functieboek raadsgriffie Amsterdam Zuidoost, zijn de functies, conform het functiemodel raadsgriffie Amsterdam beschreven. Functie

Hoofdtaken

Griffier

manager, bedrijfsvoering, stadsdeelraad, rekeningcommissie, presidium

Commissiegriffier/raadsadviseur raadscommissies, werkbezoeken, advisering en ondersteuning raadsleden projecten/beleidsadvisering Stafmedewerker communicatie communicatie, voorlichting en media Stafmedewerker ondersteuning informatievoorziening raad en commissies. Overige secretariële werkzaamheden Inhuur notuleren besloten vergaderingen uren totaal fte totaal

Huidige uren Uren Uren 2011-2012 2013-e.v 36 36 36

60

72

72

12

24

24

108

72

36

12 216 6

12 216 6,0

180 5

Vanaf het jaar 2013-2014 kan structureel 1 fte worden bezuinigd op ondersteuning als de informatievoorziening volledig is gedigitaliseerd.

8



Randvoorwaarden (uit notitie: Perfecte raadsondersteuning Amsterdam Zuidoost) Voor bovenstaande opzet is uitgegaan van: 1) korter en efficiënter vergaderen, inclusief vermindering van het aantal raadscommissies van 4 naar 3 (of bij voorkeur 2); dit stelt extra eisen aan de voorzitter en de leden van de raadscommissies; 2) afschaffing van notulering van de vergaderingen van de stadsdeelraad en de raadscommissies, met uitzondering van speciale (besloten) vergaderingen of bijeenkomsten; 3) werken met betere formats en digitalisering van het besluitvormingsproces (dagelijks bestuur, raadscommissies; stadsdeelraad, drukkerij, website en raadsinformatiesysteem); 4) inzet van de stadsdeelsecretaris en zijn ambtelijk apparaat voor het verbeteren en implementeren van de formats en de digitalisering van het besluitvormingsproces; 5) commitment van presidium met meer inhoudelijke rol en veranderingsproces raadsgriffie onder leiding van de nieuwe griffier; 6) afsluiten service level agreements (SLA’s) voor huisvesting, ICT en huisdrukkerij (doel: alleen en minder betalen voor wat afgenomen wordt). Zorg voor heldere afspraken over ondersteuning door afdelingen Wat willen we bereiken In Zuidoost is nadrukkelijk gekozen voor een model waarin de raadsgriffie een beroep kan doen op de ambtelijke organisatie voor ondersteunende werkzaamheden zoals bijvoorbeeld informatie en automatisering, communicatie, financiën, juridische en facilitaire zaken. Het (opnieuw) maken en vastleggen van duidelijke afspraken over deze ondersteuning is zinvol, gezien de ontwikkeling van het raadswerk en van de raadsgriffie. Wat gaan we daarvoor doen (activiteiten / projecten): - Actualiseren en vastleggen dienstverleningsafspraken: afspraken maken met verschillende afdelingen binnen de ambtelijke organisatie over de ondersteuning van de raadsgriffie Monitoren We bewaken de voortgang van het griffieplan op de volgende manieren: -

Door het monitoren van de uitvoering van de activiteitenplannen in het werkoverleg van de raadsgriffie Door het per kwartaal bespreken van de voortgang met de werkgeversdelegatie en indien nodig met het presidium Door een periodiek klanttevredenheidsonderzoek (vanaf 2012)

9



Bijlage 1. Functieboek Raadsgriffie Amsterdam Zuidoost Functiemodel Raadsgriffies Amsterdam Stadsdeel: Zuidoost 1. Functiebenaming Raadsgriffier B (S14) Fulltime 36 uur, 1 fte 2. Definitie van de functiefamilie Ondersteuning van de raad en raadscommissies en van individuele raadsleden. Verbinding van politieke, bestuurlijke en ambtelijke processen. Advies en bijstand aan de raad bij de invulling van haar kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol. 3. Plaats binnen de functiefamilie Raadsgriffier F Raadsgriffier E Raadsgriffier D Raadsgriffier C Raadsgriffier B Raadsgriffier A 4. Resultaatgebieden van de functie 1. Ondersteuning van de (voorzitter van de) raad en raadscommissies en van individuele raadsleden • Fungeert als aanspreekpunt van de raad (in brede zin, bijvoorbeeld ook over geldelijke voorzieningen, opleidingsfaciliteiten); • Realiseert de secretariële, administratieve, logistieke en facilitaire ondersteuning • Verzorgt en optimaliseert de informatievoorziening; • Adviseert bij het opstellen van de termijnagenda, raadsagenda en commissieagenda • Bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten, toezeggingen van het Dagelijks Bestuur en de Termijnagenda; • Fungeert als intermediair tussen raad, bestuur en ambtelijke organisatie; • Draagt zorg voor ambtelijke ondersteuning; • Verzorgt de interne en externe communicatie over raad en commissies; • Ontwikkelt procedures en werkprocessen, draagt zorg voor de invoering en management hiervan; • Adviseert de raad over de totstandkoming van de strategische termijnagenda en over de invulling van de rol van de raad in de beleids- en beheerscyclus; • Treedt op als behartiger van procesmatige belangen van de raad en commissies. 2. Advies en bijstand bij de invulling van de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol van de raad • Is eerste adviseur van de raad en de raadscommissies; • Bewaakt de kwaliteit van het politieke besluitvormingsproces; • Adviseert en ondersteunt de raad bij de inhoud en toepassing van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, interpellaties en schriftelijke onderzoeksvragen; • Bevordert een professionele invulling van de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol van de raad; • Vertegenwoordigt de raad in zijn rol als opdrachtgever en in externe overlegsituaties; • Adviseert over en begeleidt onderzoeken van de raad; • Treedt op als woordvoerder van de raad; • Adviseert en ondersteunt de raad bij een strategische communicatie met de burgers en adviseert over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid; • Organiseert en voert interactieve processen uit ter bevordering van de volksvertegenwoordigende rol van de raad.

10



3.Integraal management van de Griffie (4 fte) • Draagt zorg voor het management van de griffie; • Bepaalt inzet en middelen ter realisatie van output en middelen; • Is bestuurder in de zin van de WOR; • Geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie in hun werkzaamheden voor de raad. 4. Producten en output van de Griffie • Draagt zorg voor ondersteuning en advisering van de griffie aan de raad, commissies en individuele raadsleden; • Organiseert en coördineert activiteiten van de griffie; • Adviseert over en draagt zorg voor procedures en werkwijzen ter bevordering van de lokale Democratie. De functie wordt gekenmerkt door de volgende onderscheidende criteria: - Inwoneraantal: 60.001 - 100.000 - De kennis en expertise van de raad op inhoud en proces is beperkt, de behoefte aan ondersteuning is daardoor groot 5. Opleiding en ervaring • WO werken denkniveau; • Kennis en ervaring op het terrein van gemeentelijk bestuur; • Kennis en ervaring op het gebied van strategische advisering en procesmanagement in een complexe bestuurlijke omgeving (indien nadruk op procesmatige ondersteuning en ontwikkeling gewenst is); • Kennis en ervaring op bestuurlijk-juridisch gebied (indien inhoudelijke ondersteuning gewenst is); • Kennis en ervaring in communicatie (indien nadruk op communicatie gewenst is). 6. Overleg en contacten • Met raad, commissies en individuele raadsleden over de ondersteuning en advisering; • Met raad en bestuur over bestuurs- en beleidsaangelegenheden; • Met stadsdeelsecretaris over afstemming werkzaamheden ambtelijk apparaat; • Met burgers, belanghebbende instanties e.d. over aangelegenheden van de raad. 7. Beslissingsbevoegdheid en controle • Neemt beslissingen over de wijze van ondersteuning van de raad, commissies en individuele raadsleden; • Neemt beslissingen over de inhoud van adviezen; • Neemt beslissingen over de wijze van leidinggeven aan de griffie. 8. Overige opmerkingen De griffier wordt op grond van artikel 107 van de Gemeentewet door de stadsdeelraad benoemd. De griffier opereert vanuit een eigenstandige functie en is als eindverantwoordelijk ambtenaar uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de stadsdeelraad. De griffier functioneert in een bestuurlijk krachtenveld met een politieke dynamiek. De griffier participeert op basis van gelijkwaardigheid in de vierhoek voorzitter van het dagelijks bestuur, stadsdeelsecretaris, raadsvoorzitter en griffier. 9. Competenties Denken • Denkt zelfstandig en is in staat ongebonden en objectief te adviseren; • Kan situaties in een meer omvattend kader plaatsen en legt verbanden; • Kent de geschreven en ongeschreven regels van de maatschappelijke, politiekbestuurlijke en ambtelijke omgeving en houdt daarmee rekening; • Heeft een visie op de kwaliteit van lokaal bestuur en de plaats van de raad daarin; • Kan trends en ontwikkelingen vertalen naar (lange termijn)beleid van de raad en de griffie. Voelen • Heeft een goed ontwikkeld gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen; • Toont zich bewust van en houdt rekening met het effect van het eigen handelen op anderen;

11



• Schakelt gemakkelijk in de communicatie tussen mensen met verschillende rollen, posities en denkniveaus; • Kan optreden als bruggenbouwer tussen de spelers in het krachtenveld. Kracht • Kan mondeling en schriftelijk effectief communiceren; • Kan anderen overtuigen; • Kan leiding geven; • Organiseert mogelijkheden, zoekt kansen en benut deze op innovatieve wijze; • Is actief in het ontwikkelen en bestendigen van relaties binnen en buiten de organisatie; • Neemt het voortouw in projecten, processen en de communicatie hierover; • Is in staat om als ambassadeur van de raad te fungeren.

12



Functiemodel Raadsgriffies Amsterdam Stadsdeel: Zuidoost 1. Functiebenaming Raadsadviseur/commissiegriffier A (S11) Fulltime 36 uur, 2 fte 2. Definitie van de functiefamilie Ondersteuning van de raad en raadscommissies en van individuele raadsleden. Verbinding van politieke, bestuurlijke en ambtelijke processen. Advies en bijstand aan de raad bij de invulling van haar kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol. 3. Plaats binnen de functiefamilie Raadsadviseur/commissiegriffier C Raadsadviseur/commissiegriffier B Raadsadviseur/commissiegriffier A Koppeling generiek functiegebouw: Medewerker (Beleids)advies D 4. Resultaatgebieden van de functie - Het terzijde staan van de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak; - Het leveren van ondersteuning bij de redactie van initiatiefvoorstellen, amendementen en moties - Het coördineren en controleren van bestuurlijke processen en het doen van voorstellen ten behoeve van een optimale procesvoering; - het bewaken van de consistentie en kwaliteit van aangeleverde (raads)stukken; - Ontwikkelen van beleids- en beheersinstrumenten - Toetsen van plannen en resultaten aan kaders en/of procedures - Leiding geven aan projecten 5. Opleiding en ervaring • HBO werken denkniveau; • Kennis en ervaring op het terrein van gemeentelijk bestuur; • Kennis en ervaring op het gebied van tactische advisering in een complexe bestuurlijke omgeving 6. Overleg en contacten • Met raad, commissies en individuele raadsleden over de ondersteuning en advisering; • Met de ambtelijke organisatie over afstemming werkzaamheden ambtelijk apparaat; • Met burgers, belanghebbende instanties e.d. over aangelegenheden van de commissie. 7. Overige opmerkingen De functie wordt gekenmerkt door: - tactische (beleids)advisering voor de middellange termijn en met beperkt afbreukrisico met uitstraling op organisatieoverstijgend tot gemeentebreed niveau - multidisciplinair aandachtsgebied met een beperkte adviesvrijheid 8. Competenties Politiek-bestuurlijke gevoeligheid, analytisch vermogen, samenwerken en overtuigingskracht

13



Functiemodel Raadsgriffies Amsterdam Stadsdeel: Zuidoost 1. Functiebenaming Medewerker beleidsondersteuning E (S11) Parttime 24 uur, 0,67 fte 2. Definitie van de functiefamilie Het op strategisch/tactisch niveau adviseren en actief ondersteunen van de raad bij de ontwikkeling van het stadsdeelimago, het opstellen en realiseren van het communicatiebeleid voor de raad. Het leveren van een actieve bijdrage aan de formulering en realisering van het stadsdeelbrede communicatiebeleid ten opzichte van het bestuursakkoord. 3. Plaats binnen de functiefamilie Medewerker beleidsadvies J Medewerker beleidsadvies I Medewerker beleidsadvies H Medewerker beleidsadvies G Medewerker beleidsadvies F Medewerker beleidsadvies E Medewerker beleidsadvies D Medewerker beleidsadvies C Medewerker beleidsadvies B Medewerker beleidsadvies A 4. Resultaatgebieden van de functie 1. Strategische en tactische beleidsontwikkeling op stadsdeelniveau: - volgt ontwikkelingen, analyseert bevindingen en vertaalt deze naar beleidsconsequenties voor de raad; - initieert en ontwikkelt kaders betreffende het strategische communicatiebeleid en stelt beleidsadviezen en -notities op; - draagt zorg voor de integrale afstemming binnen en buiten het stadsdeel en vertegenwoordigt hierbij de raad; - stelt communicatieplannen op en geeft richting en sturing aan de uitvoering; - monitort de realisering van het beleid en adviseert en rapporteert over voortgang en kwaliteit aan de raad. 2. Geleverde ondersteuning m.b.t. communicatie op stadsdeelniveau: - verzorgt de mediabegeleiding van de raad en raadsleden; - verzorgt de eindredactie van communicatieproducten; - adviseert en ondersteunt de raad bij de formulering en realisering van de communicatiedoelen; - levert een bijdrage aan de ontwikkeling en realisering van het communicatiebeleid 3. Projectleiding stadsdeelbrede communicatieprojecten: - initieert en formuleert stadsdeelbrede communicatieprojecten; - geeft leiding aan de projecten en het projectteam, rapporteert over voortgang en kwaliteit; - stelt de projectevaluatie op. 4. Diversen: - neemt vanuit de functie deel aan werken projectgroepen; levert hierbij de expertise m.b.t. communicatie; - onderhoudt noodzakelijke regionale en landelijke contacten en netwerken. 5. Opleiding en ervaring - WO Communicatie - ruime ervaring binnen het vakgebied en met de strategische aspecten van communicatie op stadsdeel- en bestuurlijk niveau; - ruime ervaring met de bestuurlijke en politieke aspecten van communicatie op gemeentelijk niveau

14



6. Overleg en contacten • Met raad, commissies en individuele raadsleden over de ondersteuning en advisering; • Met de ambtelijke organisatie. Specifiek met de afdeling communicatie over de corporatecommunicatie • Met burgers, belanghebbende instanties e.d. over communicatie-aangelegenheden. 7. Overige opmerkingen De functie wordt gekenmerkt door: - tactische (beleids)advisering voor de middellange termijn en met beperkt afbreukrisico met uitstraling op organisatieoverstijgend tot gemeentebreed niveau - multidisciplinair aandachtsgebied met een beperkte adviesvrijheid 8. Competenties Politiek-bestuurlijke gevoeligheid, vermogen om te verbinden mbt communicatiewensen, samenwerken en overtuigingskracht

15



Functiemodel Raadsgriffies Amsterdam Stadsdeel: Zuidoost 1. Functiebenaming Medewerker ondersteuning C (S9) Fulltime 36 uur, 2 fte 2. Definitie van de functiefamilie Ondersteuning van de raad en raadscommissies en van individuele raadsleden. Verbinding van politieke, bestuurlijke en ambtelijke processen. Advies en bijstand aan de raad bij de invulling van haar kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol. 3. Plaats binnen de functiefamilie Medewerker ondersteuning C Medewerker ondersteuning B Medewerker ondersteuning A Koppeling generiek functiegebouw: Medewerker ondersteuning F 4. Resultaatgebieden van de functie - Organisatorische en administratieve ondersteuning bij vergaderingen en bijeenkomsten - Bewaken van voortgang en kwaliteit van gegevensverwerking - Verstrekken van informatie en voorlichting - Signaleren van onregelmatigheden en doen van verbetervoorstellen - Adviseren op het aandachtsgebied - Zorgdragen voor de kwaliteit van digitale systemen 5. Opleiding en ervaring • HBO werken denkniveau; • Kennis en ervaring op het terrein van gemeentelijk bestuur; • Kennis en ervaring op het gebied van tactische advisering in een complexe bestuurlijke omgeving 6. Overleg en contacten • Met individuele raadsleden over de ondersteuning en advisering; • Met de ambtelijke organisatie, burgers en belanghebbende instanties over de bestuurlijke informatievoorziening 7. Overige opmerkingen De functie wordt gekenmerkt door: - het verzorgen van ondersteuning met een beperkte invloed op de bedrijfsvoering en/of een beperkte impact op dienstverlening - het verrichten van ondersteunende werkzaamheden binnen een gemiddeld complex proces - operationele (beleids)advisering voor de korte termijn, geen tot beperkt afbreukrisico 8. Competenties Politiek-bestuurlijke gevoeligheid, snelheid van begrip, klantgerichtheid en resultaatgerichtheid

16

Griffieplan Zuidoost

Recommend Documents