0 f(ç) Nieuwegein. Griffieplan Raadsnummer Datum 20 januari 2011

Postbus 1 3430 AA

Bezoekad~es

Martinbaan 2 3439 NN www.nleuwegeJn.nl

2011-032 Nieuwegein

f(Ç) 0. ---'

I •.\ \

,.... ~

\.

Griffieplan 2011-2014

Raadsnummer 2011-032 Datum 20 januari 2011 Auteur Ferdlnand Contant VersJe

1.3

Griffieplan 2011-2014 Raadsnummer --

Versie 1.1 --

Datum 27 december 2010

Inhoudsopgave

1

Inleiding ................................................................................................. 3

2

Bestuurlijke projecten .............................................................................. 4

3

Concernprojecten .................................................................................... 5

4

Griffieprojecten ....................................................................................... 6

5

Bedrijfsvoering, management en medewerkers ........................................... 8

6

5.1 5.2 5.3 5.4

Communicatie en informatie .................................................... S Inzet POP .............................................................................. a Opleidingen ........................................................................... 9 Beheersing ziekteverzuim ....................................................... 9

5.5 5.6

Arbozorg ............................................................................... 9 Capaciteitsknelpunten ............................................................. 9

Prioriteiten 2011 .................................................................................... 10

Bijlage 1: activiteiten van de griffie ..................................................................... 11

2 (12)


1

Versie 1.1 --


Inleiding

De raad is in 2010 gestart met een nieuw vergadersysteem, dat nog niet is uitgekristalliseerd ten aanzien van vorm en inhoud en het daarbij horende logistieke proces. Het jaar 2011 start met een evaluatie hiervan. Daarnaast doen zich vraagstukken voor op het vlak van (raads)communicatie, de overgang van papier naar papierloos vergaderen, een andere inrichting van de begroting, de verhuizing naar het nieuwe stadshuis en -last but nat least- de wisseling van burgemeester. Stuk voor stuk ontwikkelingen waar de griffie bemoeienis mee heeft en op enigerlei wijze (mede) richting aan geeft. Doel van dit plan is om alle ontwikkelingen voor deze raadsperiade in beeld te brengen, aan te geven welke stappen daarin gezet kunnen worden en welke capaciteit daarvoor beschikbaar c.q. naar verwachting nodig is. Eén en ander leidt tot prioriteiten en nadere keuzes. Daarom wordt dit plan ook ter besluitvorming aan de gemeenteraad voorgelegd. Dit plan is nadrukkelijk niet alleen een spoorboekje voor 2011, maar ziet op de hele raadsperiade 2010-2014. Daarmee is duidelijk welke ambities binnen deze periode haalbaar worden geacht. Wel eindigt het plan met prioriteiten voor 2011. Dat wordt vertaald in een griffiewerkplan 2011. Het is de bedoeling om het uitwerkingsdeel jaarlijks te actualiseren. Dit plan is besproken in het werkoverleg van de griffie en het griffieteam staat hier dan ook volledig achter. Ook in 2011 staan we weer graag voor u klaar! Namens het griffie-team,

Ferdinand Contant, griffier

3 (12)


2

Versie 1.1 --


Bestuurlijke projecten

2.1 Vergadersysteem Het vergadersysteem van de gemeenteraad wordt in 2011 verder ontwikkeld, op basis van een evaluatie. Deze evaluatie vindt plaats door de bevindingen over dit systeem in 2010 onder de fracties te inventariseren en te vragen naar mogelijke verbeteringsvoorstellen. Gelijktijdig wordt eenzelfde actie ingezet richting college en management. Een derde informatiestroom betreft de adviezen van de extern deskundige, die bij dit proces is betrokken. Alle reacties worden vanuit de griffie vervat in een evaluatienotitie, die door de raad wordt behandeld. Op basis van de uitkomsten hiervan, wordt de verdere koers voor het vergadersysteem bepaald. De evaluatie van het vergadersysteem is in het eerste kwartaal van 2011 voorzien: de inventarisatie start in december 2010, het presidium bespreekt medio januari de resultaten hiervan in de vorm van een notitie, waarvan de bedoeling is om die voor bespreking in februari 2011 in te plannen. Op basis van dit proces is de gedachte om in maart het vervolg-proces verder in beeld te brengen en aan de raad voor te leggen.

2.2 Planning- en controlcyclus De programmabegroting is één van de instrumenten waarmee de gemeenteraad sturing geeft aan het gemeentelijk beleid. Volgens goed gebruik wordt jaarlijks bezien of het raamwerk van de begroting nog volstaat. Dat vindt ook in 2011 plaats. Daarbij worden de bevindingen meegenomen van de bijeenkomst over de jaarverslaglegging, die op 9 december 2010 is gehouden. Het is de bedoeling om in 2011 via een startbijeenkomst met presidiumleden en enkele andere raadsleden, (een afvaardiging van) collegeleden en direct betrokken ambtelijke functionarissen te komen tot een geactualiseerde opzet van de begroting 2012, geënt op bestuurlijk belangrijke aandachtspunten.

2.3 Burgemeesterswisseling Door het vertrek van burgemeester drs. C.M. (Cor) de Vos per 1 mei 2011, dient in de vacature te worden voorzien. De gezamenlijke fractievoorzitters hebben overleg gevoerd over de ingrediënten voor een concept-profielschets voor de nieuwe burgemeester en die voor een concept-verordening vertrouwenscommissie benoeming burgemeester. Deze documenten worden behandeld In de bijzondere raadsvergadering van 13 januari 2011. Het secretariaat van de vertrouwenscommissie wordt door de griffier gevoerd en bestaat onder meer uit het in samenspraak met de voorzitter onderhouden van contact met het kabinet van de Commissaris van de Koningin, faciliteren van het selectietraject, toerusting van de leden en voorbereiden van de aanbeveling.

4 (12)

2011-032

Griffieplan 2011-2014 Raadsnummer

·~

Versie 1.1 ..

Datum 27 dec:ember 2010

Het streven is erop gericht dat een nieuw te benoemen burgemeester in de tweede helft van mei/ eerste helft juni kan starten. Naast de benoemingsprocedure is ook sprake van bijzondere raadsbijeenkomsten rond het vertrek van burgemeester Vos en de installatie van de nieuwe burgemeester c.q. een inwerkingstraject. Ook hier heeft de griffie bemoeienis mee respectievelijk een aandeel in.

3

Concernprojecten

3.1 Bezuinigingen op bedrijfsvoering/ efficiëncy Als gevolg van de bezuinigingen op rijksniveau heeft het college onder meer ingezet op bezuinigingen op de bedrijfsvoering respectievelijk het verbeteren van efficëncy. In de ambtelijk voorbereide maatregelen is ook een taakstelling meegenomen voor de producten die de raad rechtstreeks aangaan, te weten: schrappen openstaande formatie rekenkamercommissief onderzoeker, beperking onderzoeksbudget rekenkamercommissie met 5% en een bezuiniging van € 50.000 op papier en bezorging van stukken. Deze maatregelen zijn voor bespreking geagendeerd in de maand januari 2011. De voorstellen op dit vlak zijn om een aantal redenen belangrijk. Enerzijds gaat van het nemen van bezuinigingsvoorstellen die de raad rechtstreeks raken een voorbeeldfunctie uit. Anderzijds moet het bestuurlijke besluitvormingsproces niet door de maatregelen worden bemoeilijkt. Daar ligt een lastig punt, omdat in het collegevoorstel een kaderstellende bezuiniging is ingeboekt, waarbij de invulling door de raad zelf moet plaatsvinden. Deze heeft betrekking op het papierloos vergaderen, waarbij eerder is aangegeven dat er bereidheid is hiertoe over te gaan, mits sprake is van een adequate en beproefde technische ondersteuning, waarbij de benodigde informatie niet hoeft te worden gedownload, maar automatisch wordt geupload. Het niet doOlvoeren van één of meer van deze maatregelen, zorgt direct voor een tekort in de dekking van de begroting. De beperking op het onderzoeksbudget en formatie voor de rekenkamercommissie raakt rechtstreeks de onderzoekscapaciteit, waarbij de politieke vraag is of de raad hiermee in kan stemmen. De taakstelling ten aanzien van papier en bezorging leidt tot een eigen griffieproject (zie aldaar).

3.2

Sharepoint Er wordt organisatiebreed gewerkt aan de opzet van sharepoint, in feite een centrale database, waarin alle gemeentelijke documenten worden aangemaakt en opgeslagen, die via een Google-achtige zoekmachine te vinden zijn. De griffie is hofleverancier ten aanzien van de doorgeleiding van raadsdocumenten en daarom is extra inspanning vereist in het op een goede wijze aanhaken van deze informatie in sharepoint, zodat deze informatie voor eenieder beschikbaar is. Dat is als een eigenstandig project te typeren,

5 (12}


Versie 1.1 --


maar staat uiteraard niet los van het grotere geheel. Binnen dit project is de vraag hoe wordt omgegaan met informatie die (nog) niet met anderen binnen de organisatie kan worden gedeeld, zoals bijvoorbeeld rond de burgemeestersbenoeming en moties/ amendementen die nog in bewerking zijn. 3.3 nieuw stadshuis In 2011 wordt naar verwachting het nieuwe stadshuis betrokken. Dat heeft ook effecten voor de griffie: de keuze voor het flex-concept impliceert dat de griffie als zodanig geen eigen plek meer heeft en de raadsleden een meer open ontmoetingsplek. Aan het flexconcept is in zoverre een concessie gedaan dat de griffier een eigen werkruimte tot zijn beschikking heeft en voor overige vertrouwelijke gesprekken op (algemeen te gebruiken) spreekkamers wordt teruggevallen. Op basis van het gegeven dat de griffie een eigenstandige positie inneemt als ondersteuning van de raad en het domein in het nieuwe stadshuis wordt gedeeld met Werk en Inkomen, waarmee geen functionele relatie is, opteert het griffieteam voor flexplekken binnen een afzonderlijke griffieruimte, analoog aan het bestuurssecretariaat, met een eigen spreekkamer voor individuele (advies)gesprekken. Aangezien de werkwijze in het nieuwe stadshuis fundamenteel afwijkt van de huidige situatie in Meander, zal ook aandacht moeten worden besteed aan de ontmoetingsruimte nieuwe stijl, de ter inzage legging van stukken voor de raad, gecombineerd met de documentatie ten behoeve van de raad.

4

Griffieprojecten

4.1

Jongeren Adoptie Plan De gemeente werkt al een aantal jaren samen met SWN aan het Jongeren Adoptie Plan. Met name jongeren van het Anna van Rijncollege kunnen dan bij een raadsfractie stage lopen om het politieke bedrijf te leren kennen. Naast de begeleiding door individuele raadsleden zelf, vergt dit project capaciteit vanuit de griffie om het project te begeleiden en uit te voeren. Het zwaartepunt ligt echter bij SWN. Aangezien dit project geheel in de lijn ligt van één van de uitgangspunten rond het nieuwe vergadersysteem, is het voorstel dit project ook in 2011 uit te voeren.

4.2 Stukkenstroom rond vergaderingen In december 2.010 is een eerste start gemaakt met het in één keer plannen van alle vergaderingen van januari 2011, die als één set is vormgegeven. Op die wijze zijn alle vergaderstukken in één keer beschikbaar, met dien verstande dat het presidium na de voorbereidende raadsbijeenkomst nog wel de balans opmaakt met betrekking tot de stukken die in de besluitvormende raad aan het eind van die maand aan de orde worden gesteld.

6 {12)

2011-032


Versie 1.1 --


Een volgende stap is om een pilot papierloos vergaderen te gaan starten met een aantal raadsleden en/ of fractieassistenten. Dat zal binnen de eerder gestelde randvoorwaarden dienen te gebeuren met vier à vijf gemotiveerde leden en mogelijk nog een aantal interne gebruikers van raadsstukken, die dan een i Pad in bruikleen krijgen, waarop steeds alle relevante vergaderstukken beschikbaar zijn. Als hiermee een aantal maanden ervaring is opgedaan, kan een volgende stap worden gemaakt door een uitrol van iPads in twee groepen, inclusief adequate instructie en ondersteuning. Gedachte is om dit project in 2011 uit te voeren. In dit totale proces dient ook goed nagedacht te worden hoe de informatie uit het verleden wordt ontsloten resp. de nieuwe informatie wordt gearchiveerd. Op dit moment kan alleen op het RIS worden teruggevallen. Het systeem als zodanig is verouderd. Zo is de gebruiksvriendelijkheid beperkt en dat geldt ook voor de zoekmogelijkheden. Daarom is nader onderzoek naar een nieuw systeem wenselijk, waarin bij voorkeur ook de archieffunctie een plek krijgt.

4.3 Versterking adviesfunctie griffie Op dit moment ligt het zwaartepunt voor de griffie bij de uitvoering van met name het logistieke proces rond vergaderingen. Dat is ook nodig In verband met

de wijzigingen in het vergadersysteem, die nog steeds vragen om aanpassingen in dat proces. In 2010 zijn middelen beschikbaar gesteld voor externe deskundigheid om tot implementatie van een nieuw vergadersysteem te komen. Nu in de vacature van griffier is voorzien, kan de taak voor verdere begeleiding van dat proces daar worden neergelegd. Tegelijkertijd dient ook de advisering richting het presidium te worden opgepakt, teneinde adequate beslissingen te kunnen nemen. Dat geldt ook voor de ondersteuning van de voorzitters in de verschillende bijeenkomsten: ook daar Is een procedurele voorbereiding en begeleiding van raadsbijeenkomsten ten behoeve van de voorzitters gewenst. Daar ligt een rol voor de raadsgriffier ten opzichte van de raadsvoorzitter en voor de sessiegriffiers ten opzichte van de sessievoorzitters.

4.4 Raadscommunicatie Op dit moment wordt fragmentarisch en vaak laat over de raadsbijeenkomsten richting inwoners gecommuniceerd. Gedachte is om een vast stramien en bijbehorende planning te ontwikkelen wanneer welke publicaties worden

geplaatst voor welke bijeenkomst( en). Eenzelfde lijn moet er ook komen voor het rechtstreeks uitnodigen van belanghebbenden en/ of belangstellenden bij bepaalde vergaderonderwerpen. Hoe gaan we hiermee om? In het verlengde hiervan is de vormgeving van belang: publicaties van de raad of daarop betrekking hebbend, moeten als zodanig herkenbaar zijn, zowel op de site als op de gemeentepagina. Dit kan worden bereikt door toevoeging van een vast

7 (12)

Griffieplan 2011-2014 Raad5nummer

--

Ver5le 1.1 --


logo van de raad, een vast kader voor raadspublicaties e.d. Ook een wekelijkse column van een raadslid kan attentiewaarde-verhogend werken. Er kan een grote stap vooJWaarts worden gemaakt door de bijeenkomsten van de raad via internet te gaan uitzenden (Webcasting). Zeker als hierbij een relatie wordt gelegd met het papierloos vergaderen en het RIS (project 4.2) is er veel winst te halen: er zijn al gemeenten die met webcasting werken en het notuleren hebben afgeschaft, omdat gewenste fragmenten via internet te downloaden zijn. In die vorm blijkt webcasting een besparing op te leveren ten opzichte van traditioneel notuleren. De interne communicatie vanuit de griffie naar raadsleden, fractieassistenten en collegeleden kan worden verbeterd door een wekelijkse digitale nieuwsbrief met alle wetenswaardigheden vanuit het presidium over vergaderdata, soorten (raads)bijeenkomsten, cursussen en seminars, beschikbare info e.d. 4.5 Opleiding raadsleden en fractieassistenten Bij de start van dit raadsseizoen is geen centraal inwerkprogramma voor raadsleden aangeboden. Aangezien aanvankelijk geen sprake was van fractieassistenten, is ook hierbij geen inwerkprogramma aan de orde geweest. Uit de bezoekronde bij de fracties bleek dat hier een gemis wordt ervaren. Gedachte is om

hierin te voorzien door een (digitaal) format raadsinstrumenten te ontwikkelen met (fictieve) voorbeelden en modellen. Op die wijze is na te gaan welk raadsinstrument wanneer en op welke wijze toepasbaar is. Een tweede voorstel is om deze periode jaarlijks twee bijeenkomsten te organiseren voor raadsleden en fractieassistenten, waarbij de eerste bijeenkomst specifiek is bedoeld voor degenen die nieuw in de politiek zijn of daarin nog onvoldoende thuis zijn (basiscursus). De tweede bijeenkomst is meer thematisch van aard en gericht op één op meer onderwerpen die voor ieder raadslid en fractieassistent van belang zijn, zoals bijvoorbeeld een thema-avond debatteren of omgaan met de media (vaardigheden).

5

Bedrijfsvoering, management en medewerkers

5.1 Communicatie en informatie De griffie houdt wekelijks werkoverleg op dinsdagmorgen, waarin alle relevante zaken voor het team worden besproken, voor zover dat mogelijk en wenselijk is. Daarnaast vindt er op basis van de wekelijkse terugkoppeling vanuit B&W op woensdagmorgen een briefing plaats over de meest bijzondere punten. Tot slot wordt het (maandelijkse) reguliere overleg met de sessiegriffiers weer opgepakt. Inzet POP Op dit moment wordt alleen ingezet op kortdurende cursussen ten aanzien van organisatiebrede ontwikkelingen, zoals sharepoint. In 2011 e.v. wordt bezien op welke onderdelen actualisering c.q. aanvulling van kennis noodzakelijk en gewenst is. 5.2

8 (12}

2011-032


5.3

Ver01te 1.1 --

Datum

9 (12)

27 december 2010

Opleidingen

Zie boven. 5.4

Beheersing ziekteverzuim

Hoewel de werkdruk binnen de griffie Nieuwegein regelmatig als hoog wordt ervaren, is geen sprake van werkgerelateerd ziekteverzuim. 5.5

Arbozorg

Op dit vlak zijn geen bijzonderheden te benoemen. 5.6

Capaciteitsknelpunten

Binnen de griffie zijn twee capaciteitsknelpunten te benoemen a. formatie is niet goed vastgelegd Volgens de begroting 2011 is op dit moment sprake van 3,11 fte bij de griffie, die voor 3 fte is ingevuld. Deze bezetting bestaat uit één full-time griffier, één medewerker beleid & advies B voor 2/3 fte en twee medewerkers administratief &

secretarieel A , samen 1 1/3 fte. In de praktijk is tot 1 mei a.s. sprake van een full-time plv. griffier (kostenplaats concernstaf), een part-time(= 0,5 fte) sessiegriffier annex plv. griffier (t.l.v. projecten) en twee sessie-griffiers uit de organisatie, die dit werk naast hun gewone werk doen (aanname: ieder 0,1 fte per week). Schematisch weergegeven ziet één en ander er als volgt uit: Functie Raadsgriffier

Omvano

Plaats in de be(]rotin(]

1,0 fte

Raad

Plv. griffier

1,0 fte

Concernstaf (tot 1-62011 vervalt daarna)

Zie onder

Sessiegriffier (+ptv. griffier)

Ca. 0,7 fte

0.5 fte lngenieursbur./ 0,1 P&P/ 0,1 OP

Formatie bij griffie of inhuurconstructie

Secr. Rkc en beleidsmedewerker Griffiemedewerkers

0,67 fte

Raad

0,45 rkc en 0,22 raad uitsolitsen

1,33 fte

Raad

Geen

Totaal 2011

47 >37fte

Voorstel Geen

Vanuit een oogpunt van transparantie verdient het aanbeveling de kosten inzichtelijk te maken op het organisatieonderdeel, waarop zij betrekking hebben en deze niet (in)direct uit andere middelen te financieren. Dit vergt afstemmir:~g met de directie. b. formatie spoort kwantitatief en kwalitatief niet De situatie vanaf 1 november 2010 geeft een vertekend beeld, omdat de functie van plv. griffier van tijdelijke aard is. In feite is: 1,3 fte voor administratieve ondersteuning beschikbaar 1,9 fte voor advisering, projecten, integrale afstemming, coördinatie e.d. 0,45 fte voor de reken kamercommissie.


Versie 1.1 --


Hoewel de deskundigheid en inzet van de sessie-griffiers niet ter discussie staat, is het vanuit een oogpunt van eenduidige raadsondersteuning beter om dat vanuit de griffie zelf te organiseren (aanname 0,2 fte). Daarnaast wordt op dit moment structurele capaciteit gemist voor de voorbereiding van raadsinformatieavonden en ontmoetingen en projecten, zoals onder meer het JAP, raadscommunicatie en interne cursus. Het betreft hier werkzaamheden op het niveau van beleidsmedewerker. Dat geldt ook voor advisering over moties, amendementen, initiatief-voorstellen e.d. , in aanvulling op de griffier. Introductie van de functie van raadsadviseur (die dan tevens de taken van sessiegriffier vervult) kan hierin voorzien. Op basis van dit uitgangspunt wordt hierbij een voorstel gedaan voor de toekomstige samenstelling van de griffie: a. raadsgriffier 1 fte b. raadsadviseur 1,5 fte (incl. plv. griffier, tevens sessie-griffier) c. secr. Rkc 0,45 fte + 0,22 fte voor fin. werkzaamheden 1 d. griffiemedew. 1,333 fte Totaal 4,5 fte 2 , waarvan 4,05 fte voor de raad sec. Ten opzichte van de concern-begroting is dat netto 0,8 fte meer, oftewel 68.000 euro, zodat hierover een raadsuitspraak gewenst is. Op het product gemeenteraad betekent dit circa 100.000 euro meer. Alternatief is om binnen de bestaande formatie door te gaan en taken te schrappen en/ of overige taken te temporiseren. Dat laatste wordt niet voorgestaan.

6

Prioriteiten 2011

Voor 2011 worden de navolgende prioriteiten benoemd: 1. benoeming nieuwe burgemeester, incl. bijzondere raadsvergaderingen en introductie (projector. 2.3) 2. verdere ontwikkeling vergadermodel (projectnr. 2.1) 3. sturing via Planning en control-cyclus (projectnr. 2.2) 4. nieuw stadshuis (projector. 3.3) 5. raadscommunicatie (projector. 4.4, relatie met 2.1) 6. stukkenstroomt bezuinigingen bedrijfsvoering (projector. 3.1/ 4.2) Deze werkzaamheden zijn uitvoerbaar op basis van de benodigde capaciteit, als hierboven aangegeven. Het is de bedoeling om deze uit te werken in een jaarplan 2011, waarin een relatie wordt gelegd tussen activiteiten, capaciteit en functies. Dit jaarplan vormt dan weer de basis voor de individuele werkplannen 2011.

1 Raamwerk begroting, begeleiding controle fractiebudgetten en financiële advisering bij motles en amendementen, raadsvragen en lnltlatlef-raadsvoorstellen 2 Navraag bij gemeenten van mln of meer gelijke omvang, zoals Zeist, Gouda, Bergen op Zoom en Veenendaal leert dat deze formatleve ruimte In kwantitatieve zin zeker niet ruim te noemen Is en qua Indeling In soorten griffiefuncties spoort.

10 (12)

Gclffleploo 2011-2014 Raadsnummer --

Versie 1.1 --

2 0 1 1 - 0J 2 Datum 27 december 2010

Bijlage 1: activiteiten van de griffie

Reguliere administratieve taken • Opstellen en beheer vergaderschema • Opstellen concept-agenda's raadsbijeenkomsten • Opstellen lijst ingekomen stukken • Bijhouden lijst ingediende moties • Beheren NAW-gegevens raadsleden en fractieassistenten • Verzorgen vergaderstukken presidium • Verslaglegging presidium • Ter inzage legging stukken • Plaatsing van stukken op het RIS • Publicaties gemeentepagina • Verzorgen van uitnodigingen belanghebbenden • Beheer register raadsstukken • Coördinatie, afstemming over aanlevering en verzending van stukken • Informatievoorziening (in- en extern) over stukken, deelname enquetes e.d. • Verzorgen digitale opnamen raadsbijeenkomsten • archivering vergaderstukken • Actueel houden info huisnet en website, applicatiebeheer RIS • Bijhouden register nevenfuncties raadsleden Facilitaire zaken • Contact met de Support over vergaderingen en benodigde faciliteiten • Contacten met notuleerbureau De Ridder • Afstemming met bodes over bezorging vergaderstukken • Afspraken met catering i.v.m. raadsbijeenkomsten • Controle op vergaderzaal/ beheer raadsledenkamer • Vergoedingen fractie-assistenten/ raadsleden • Fractiebudgetten • Budgetbeheer griffie/ raad/ rekenkamercommissie Vergaderingen en advisering • Voorzitter van bijeenkomst van relevante info voorzien (voorbereiding) • Ondersteuning voorzitter ter vergadering • controle op gang van zaken Gem. wet, RvO, etc. • toezeggingen noteren/ Lijst van toezeggingen bijhouden; • besluitvorming formuleren in besluitenlijst/ controle verslaglegging; • stukken afwerken cfm. besluitvorming • Individuele raadsleden, fractieleden, collegeleden, medewerkers en inwoners zo nodig van (proces)advies voorzien; • Specifieke opdrachten om stukken op te zoeken; • Procesmatige, juridische en/of financiële ondersteuning bij het formuleren van moties, amendementen, schriftelijke vragen, initiatiefvoorstellen; • Adviezen opstellen t.b.v. presidium • Raadsvoorstellen/ raadsbesluiten opstellen, die van presidium uitgaan • Beleidsmatige en administratieve ondersteuning van de rekenkam ercom mi ss ie; Ontwikkeling/ projecten • Jongeren Adoptie Plan • Gemeenteraadsverkiezingen • Introductie nieuwe raadsleden/ fractieassistenten/ nieuwe medewerkers • Communicatieplan raad • Ontwikkeling vergaderstelsel

11 (12)


Verste 1-1 --


Overlegstructuren • Driehoeksoverleg burgemeester- secretaris - griffier (wekelijks)

• • • •

Periodiek bilateraal overleg burgemeester- griffier en secretaris - griffier Inbreng in overleg directieteam m.b.t. raad Tweewekelijks overleg over raadskalender (management) Bijwonen terugkoppeling B&W-vergadering

• •

Werkoverleg griffie Kringbijeenkomsten Vereniging van Griffiers/ griffiers prov. Utrecht, BRU c.a.

12 (12)

0 f(ç) Nieuwegein. Griffieplan Raadsnummer Datum 20 januari 2011

Recommend Documents