Nieuwegein
2 0 15-05;
Griffieplan 2 0 1 5 - 2 0 1 8
Raadsnummer 2015-000 Datum 29 januari 2015 Auteur Ferdinand Contant, griffier Versie 1
Griffieplan 2014-2018 Raadsnummer
--
Versie 1.2 - -
Datum 29 januari 2 0 1 5
2 (13)
Inhoudsopgave
1 2
3
nleiding .. Terugblik op de raadsperiode 2010-2014
Vergaderstelsel
4
2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7
Burgemeesterswisseling Nieuwe huisvesting Papierloos vergaderen Verkiezingen en raadswisseling Griffieformatie en -bezetting Bedrijfsvoering
4 5 5 5 6 6
Ontwikkelingen Algemeen Werkgroep RIS c a Werkgroep effectief en efficiënt vergaderen Werkgroep Programmabegroting Beter inzicht in onderhanden werk Pilot Wijkbezoeken door de raad
Griffie 4.1 4.2 4.3
5
4
2.1
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 4
3
6 7 7 7 7 8 8
Opbouw griffie Taakverdeling griffie Formatie leidend voor prioriteiten
Activiteiten 2015 - 2018 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6
6
Vervolg van de plannen van de ingestelde werkgroepen Verdere structurering van de informatievoorziening Actualisering verordeningen Afloop eerste ambtstermijn burgemeester Acties in het kader van de raadswisseling 2018 Ontwikkelingen binnen de griffie
Bijlage 1: activiteiten van de griffie
8 8 9
10 10 10 10 11 11 11 12
Griffieplan 2014-2018 Raadsnummer
--
Versie 1.2 - -
Datum 29 januari 2 0 1 5
Inleiding
In 2011 is een griffieplan 2011-2014 gepresenteerd, waarin de ontwikkelingen voor die raadsperiode in beeld zijn gebracht en ambities zijn aangegeven, afgezet tegen de benodigde capaciteit. Op basis van dit plan zijn twee keer de prioriteiten in beeld gebracht. In dit griffieplan wordt teruggeblikt op de activiteiten die de griffie in de vorige periode heeft verricht. Daarbij wordt ook ingegaan op de personele bezetting. Verder worden de nieuwe ontwikkelingen in beeld gebracht en de prioriteiten voor deze raadsperiode bepaald. Daarmee is dan weer een actueel kader voorhanden. Dit plan wordt besproken in het werkoverleg van de griffie, zodat dit op draagvlak kan rekenen. Daarna wordt het ter instemming aan het presidium voorgelegd. We hopen hiermee duidelijkheid te bieden ten aanzien van de dienstverlening, die u de komende periode van de griffie kunt verwachten. Ferdinand Contant, griffier
3 (13)
Griffieplan 2014-2018 Raadsnummer
--
Versie 1.2 - -
Datum 29 januari 2015
Teru< ïlik op de raadsperiode 2010-2014
2.1
Vergaderstelsel
In de raadsperiode 2011-2014 lag de eerste focus uiteraard op het verzorgen van de vergaderstukken en de organisatie van de raadsbijeenkomsten. Dat gebeurde met inachtneming van het raadsbesluit om in de raadsperiode 2010-2014 met een nieuw vergadersysteem te gaan experimenteren, zonder dat de contouren daarvan vooraf duidelijk waren bepaald. Tegen de zomer 2010 presenteerde BMC als adviseur in dit proces een nieuw model, waarbij verschillende onderdelen nog nader moesten worden uitgewerkt. Als gevolg daarvan was het de eerste periode qua vergaderstructuur duidelijk zoeken, zowel voor raadsleden, fractie-assistenten (NB. het commissiestelsel was afgeschaft), collegeleden als griffie-medewerkers. De eerste ervaringen met dit model waren niet onverdeeld positief en een aantal beslissingen -zoals een korte besluitvormende raadsvergadering na deelsessies- werd teruggedraaid. Op basis van een evaluatie van het nieuwe stelsel werd in 2012 het commissiestelsel herintroduceerd, maar bleven de raadsinformatiebijeenkomsten behouden. Vanuit de griffie werd de regelgeving op het vlak geactualiseerd: reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad, een verordening op de raadscommissies en een reglement informatieve bijeenkomsten. Ook de verordening op het burgerinitiatief werd geactualiseerd, omdat de procedure in de praktijk niet duidelijk was. Verder stond de griffie aan de basis van de transformatie van het controle-overleg naar een auditcommissie, waarvoor een nieuwe verordening werd vastgesteld. In het onderstaande is een nadere duiding gegeven van de gevolgen van de benoemde ontwikkelingen. 2.2
Burgemeesterswisseling
Vanuit de griffie is de burgemeesterswisseling ondersteund, onder meer door het begeleiden van de procedure om te komen tot een profielschets, het instellen van een vertrouwenscommissie en het voeren van het secretariaat daarvan. Daarnaast had de griffie uiteraard een rol in de organisatie van de bijzondere raadsvergaderingen rond afscheid en installatie. Dit onderwerp werd medio 2011 afgerond. Vanuit de griffie werd verder ondersteuning verleend bij de organisatie en het secretariaat van de commissie uit de raad, die jaarlijks een voortgangsgesprek met de burgemeester heeft.
4 (13)
Griffieplan 2 0 1 4 - 2 0 1 8 Raadsnummer
2.3
--
Versie 1.2 --
Datum 29 januari 21
Nieuwe huisvesting
In november 2011 vond de verhuizing plaats van Meander naar het Stadshuis. Als gevolg daarvan moesten veel zaken opnieuw geregeld worden: de vergaderruimten voor fracties moesten worden geregeld, de faciliteiten voor vergaderingen in de daarvoor bestemde ruimten vergden de nodige aandacht en de griffie had aanvankelijk nog maar een beperkte eigen ruimte: een aantal griffiemedewerkers ging structureel flexwerken en ook raads(commissie)leden hadden geen eigen werk/overlegruimte. Door de komst van Werk en Inkomen Lekstroom kreeg de griffie tijdelijk onderdak in de projectruimte op de zesde etage. Na gereedkomen van een eigen griffieruimte met vier werkplekken vóór de Supportdesk in november 2013 is dat de vaste plek voor de griffie geworden. De drie verhuizingen en vooral het nieuwe gebouw hebben ook een eigen tijdsinvestering gevergd.
2.4
Papierloos vergaderen
Per 1 juli 2012 is gestart met het papierloos vergaderen. Aanvankelijk was alleen sprake van een bezuinigingsmaatregel door het schrappen van de wekelijkse bezorging van papieren vergaderstukken op het huisadres van raads(commissie)leden en deze via een iPad beschikbaar te stellen. Het RIS werd echter als systeem niet meer ondersteund en daarom is er een nieuw RIS gebouwd. Sinds 1 juli 2012 worden alle vergaderstukken wekelijks op het RIS gepubliceerd en is de lijst van gepubliceerde stukken vermeld in de digitale nieuwsbrief voor de raad, het raadsnieuws. De actualisatie van het RIS en de invoering van papierloos vergaderen is aangestuurd vanuit en begeleid door de griffie. Daarvoor is extra menskracht ingehuurd. Hoewel inmiddels weer sprake is van een stabiel RIS, zijn opmerkingen over de gebruiksvriendelijkheid daarvan aanleiding geweest om automatiseringsbudget niet af te ramen en in te zetten voor de aanschaf van een nieuwe app. Dat is in gang gezet en de pilot daarmee is in de nieuwe raadsperiode gestart.
2.5
Verkiezingen en raadswisseling
De griffie heeft ondersteuning verleend bij het proces om tot een verkiezingskrant te komen en tot de Kieswijzer. Daarnaast heeft de griffie een actieve rol vervuld in het organiseren van de uitslagenavond in het Atrium en de Burgerzaal van het Stadshuis. Na de verkiezingen is de griffie actief geweest in het organiseren van het afscheid van de gemeenteraad in oude samenstelling, zowel in formele als informele setting, alsmede in de verwelkoming van de gemeenteraadsleden in nieuwe samenstelling. Er is op aangeven van de griffie een introductieprogramma opgezet, dat in de behoefte heeft voorzien.
5 (13)
Griffieplan 2014-2018 Raadsnummer
2.6
--
Vei
ie 1.2 --
Datum 29 jan ari 2015
Griffieformatie en -bezetting
Tijdens de vorige raadsperiode is in november 2010 in de vacature van griffier voorzien door benoeming van Ferdinand Contant en is plv. griffier Teus Laponder nog een halfjaar aan de griffie verbonden gebleven, alvorens met pensioen te gaan. Ook één van de commissiegriffiers ging met pensioen en een ander kreeg intern een andere functie. Griffiemedewerker Wendy van Amerongen ging bij de WIL werken. In de vacatures van commissiegriffier is intern voorzien door benoeming van Mariëlle Rölkens (ABZ) en Karin Klok (Samenleving). In de vacature griffiemedewerker is extern voorzien door benoeming van Yvonne Mes. Verder heeft de raad in deze periode les Visser tot plv. griffier benoemd en is diens inzet bij de griffie geformaliseerd, zowel financieel als qua benoeming. De werkgeversrol richting griffie is vorige periode vorm gegeven door instelling van een werkgeverscommissie griffie, bestaande uit drie raadsleden: de plv. raadsvoorzitter qualitate qua en twee leden, één uit een oppositie- en één uit een coalitiepartij. De burgemeester is vaste adviseur van deze commissie en ambtelijke ondersteuning wordt door de P&O-consulent voor de griffie verleend
2.7
Bedrijfsvoering
De externe communicatie heeft de afgelopen periode in eigen beheer vaste vorm gekregen door wekelijkse publicaties in de Molenkruier en op de gemeentelijke website, waarin de bijeenkomsten worden aangekondigd en waar nodig toegelicht. Uitsluitend van de raadsvergaderingen wordt een verslag gepubliceerd. De interne communicatie heeft sinds januari 2011 vaste vorm gekregen door middel van het vrijwel wekelijks verschijnende raadsnieuws. Hierin staat informatie over komende vergaderingen, aan de raad gerelateerde cursussen en seminars, huishoudelijke mededelingen en nieuwe raadsstukken, voorzien van hyperlinks. Naast de investering in actualisering van de eigen regelgeving van de raad, is de afgelopen periode een aanzet gemaakt met het incidenteel maken van oplegnotities bij raadsvoorstellen, die de besluitvorming daarvoor moeten vergemakkelijken. Vooralsnog wordt dit middel beperkt ingezet.
Ontwikkelingen
3.1
Algemeen
De activiteiten van de griffie tijdens deze raadsperiode hebben uitera ird een relatie met meer algemene tendensen, zoals meer interactie tussen inwoners en gemeente, veranderende rolopvatting gemeente versus maatschappij, decentralisaties en bezuinigingen. Hierop is uitgebreid ingegaan in de brief van de burgemeester en
6 (13)
Griffieplan 2014-2018 Raadsnummer
--
Versie 1.2 - -
Datum 29 januari 2015
griffier d.d. 18 maart 2014, nr. 2014-102. Sinds de coalitievorming in 2014 kan hieraan ook de Toekomstvisie 2025 worden toegevoegd.
3.2
Werkgroep RIS ca.
De fractievoorzitters hebben besloten om de eerder ingestelde klankbordgroep RIS te vragen om onderzoek te doen naar een app, die in de raadspraktijk een goede aanvulling bij het vergaderen vormt op het RIS. Daarbij moet gedacht worden aan een overzichtelijke agenda en stukken, de mogelijkheid om aantekeningen in stukken te maken en om deze met anderen te delen, los van Wifi-netwerk te gebruiken, etc. De werkgroep RIS verwacht de bevindingen in het eerste kwartaal 2015 te presenteren. 3.3
Werkgroep effectief en efficiënt vergaderen
Na de verkiezingen hebben de fractievoorzitters ingestemd met het instellen van een werkgroep, die zich richt op effectiever en efficiënter vergaderen. Daartoe zijn zes raadsleden, aangevuld met burgemeester en griffier, bij elkaar geweest om voorstellen op dit vlak te doen, die aan de fractievoorzitters worden voorgelegd voor verdere bespreking. De insteek van de werkgroep is breed: het gaat zowel om vorm als inhoud, om structuur als cultuur, om locatie als opzet.
3.4
Werkgroep Programmabegroting
Ieder jaar zijn er initiatieven om de behandeling van jaarrekening en -verslag, alsmede de begroting en dat heeft inmiddels tot een steeds beter vast format geleid. Daar staat tegenover dat de sturingsmogelijkheden met deze instrumenten niet als groot wordt ervaren. Om die reden is een werkgroep programmabegroting ingesteld, die de mogelijkheden onderzoekt om de sturing te vergroten. Hoewel inmiddels wordt gewerkt met twee planning- en control-momenten per jaar, is de gevolgde werkwijze in de Financiële Beheerverordening hiermee formeel nog niet in overeenstemming gebracht. Dat is nog een punt dat aandacht behoeft.
3.5
Beter inzicht in onderhanden werk
Frequent worden er via de griffie vragen gesteld, die betrekking hebben op voorstellen die in procedure zijn, andere onderwerpen, over rechtspositie of facilitaire zaken. De griffie vervult op dat vlak doorgaans een doorverwijzingsrol en zet deze vragen in de organisatie uit en koppelt de bevindingen dienaangaande terug. Vorige periode is vastgesteld dat er geen actieve bewaking op de beantwoording plaatsvond; daarin is echter in het raadsseizoen 2014-2018 voorzien door met een voortgangslijst te gaan werken, waarin ieder verzoek van een fractie wordt opgenomen. Op die wijze houdt de griffie sindsdien vinger aan de pols voor wat de afdoening betreft. Deze handelwijze wordt dit raadsseizoen voortgezet.
7 (13}
Griffieplan 2014-2018 Raadsnummer
--
Versie 1.2
um 29 j a m ri 2015
Pilot Wijkbezoeken door de raad
3.6
De vorige raadsperiode heeft het presidium ermee ingestemd om twee pilots te doen met wijkbezoeken door de raad, geënt op de gang van zaken zoals die al een aantal jaren in Utrecht plaatsvindt. In verband met de gemeenteraadsverkiezingen 2014 is dit pas na de verkiezingen opgepakt. Hoewel de gedachte van verkleining van de afstand tussen raadsleden en inwoners op breed draagvlak kan rekenen, zijn de meningen verdeeld of er behoefte is aan een wijkbezoel' door de raad, zoals in Utrecht. Om geen nieuwe structuren in het leven te gaan roepen, heeft het presidium besloten om de pilots te koppelen aan concrete initiatieven die daarvoor goede aanknopingspunten bieden.
4
Griffie
Opbouw griffie
4.1
In de huidige raadsperiode is de griffie met ingang van 1-1-2015 als volgt opgebouwd: griffier (full-time) plv. griffier/ commissiegriffier/ raadsadviseur (0,5 fte) commissiegriffier/ raadsadviseur (0,6 fte) secr. Rekenkamercie. (0,45 f t e ) / commissiegriffier/ raadsadviseur (0,22 fte) Griffiemedewerker (2 personen, samen 1,3 f t e , waarvan 0,1 rekenkamercie.) De totale griffiebezetting (excl. Ondersteuning rekenkamercie.) bedraagt daarmee 3,5 fte, verdeeld over 6 personen .
4.2
Taakverdeling gri
De formatie van 3,5 fte maakt het mogelijk dat iedere raadscommissie door een eigen commissiegriffier wordt ondersteund en de gemeenteraad/ presidium door de griffier. De administratieve ondersteuning is complementair, met taakaccenten op raad/ presidium enerzijds en rekenkamercommissie/ auditcommissie anderzijds. Meer specifiek:
Functie:
Taken:
Griffier (36 u/ wk)
Algehele advisering Coördinatie en aansturing griffie Secretaris Presidium Ondersteuning raadsvoorzitter Raadscommunicatie Werkgroep RIS Werkgroep Effectief en Efficiënt vergaderen Faciliteren overleg fractievoorzitters Bijzondere projecten Representatie
8 (13)
Griffieplan 2014-2018 Raadsnummer
Functie: Plv. griffier/ raadsadviseur/ cie. griffier (18 u/wk) Raadsadviseur/ Cie. griffier (22 u/ wk)
Secretaris Rekenkamercie./ Raadsadviseur/ Cie. griffier (24 u/ wk) Griffiemedewerker (22 u/ wk)
Griffiemedewerker (26 u/ wk)
--
Versie 1.2
Datum 29 januari 2015
Taken: Cie. griffier Commissie ROM Raadskalender Voorbereiding vergaderagenda's Publicaties vergaderingen Oplegnotities Cie. griffier Commissie SAM Transitiebijeenkomsten Sociaal Domein Verordeningen gemeenteraad Juridische adviezen raad Projecten (relatie inwoner-qemeente) Cie. griffier Commissie ABZ Secretaris rekenkamercommissie Financiële cyclus raad Werkgroep programmabegroting Secretaris Auditcommissie Fractiebudqetten Algehele secretariële ondersteuning (vergaderstukken, RIS, administratie, verzoeken/ vragen uit de raad) Ondersteuning presidium Ondersteuninq raadsvergaderingen Algehele secretariële ondersteuning (vergaderstukken, RIS, administratie, verzoeken/ vragen uit de raad) Ondersteuning rekenkamercie. Ondersteuning auditcie.
4.3 Formatie leidend voor prioriteiten Nu de formatie dit raadsseizoen is bepaald op 3,5 fte is die capaciteit leidend voor de te stellen prioriteiten. In de praktijk houdt dit in dat de reguliere processen rond de vergaderingen (raadskalender actualiseren, voorbereiding via presidium, stukkenstroom organiseren, faciliteren van verzoeken vanuit de raad, begeleiding en afhandeling vergaderingen, e.d.) absolute prioriteit houden en daarnaast in beperkte mate ruimte is om andere zaken op te pakken. Die zijn in het volgende hoofdstuk in beeld gebracht. Er is geen ruimte bij de griffie om structureel nieuwe werkzaamheden of structureel meer werk te gaan oppakken. Bij een te grote samenloop van reguliere werkzaamheden en hieronder benoemde incidentele(re) activiteiten, zal daarom zo nodig nadere fasering/ prioritering plaatsvinden.
9 (13)
Griffieplan 2014-2018 Raadsnummer
--
Versie 1.2 - -
Datum 29 januari 2015
Activiteiten 2015 - 2018
In dit plan worden voor 2015 -2018 -naast de reguliere werkzaamheden- de volgende activiteiten voorzien:
5.1
Vervolg van de plannen van de ingestelde werkgroepen
Aan het begin van deze raadsperiode zijn er drie raadswerkgroepen ingesteld, te weten de werkgroep effectief en efficiënt vergaderen, de werkgroep RIS c a . en de werkgroep Programmabegroting. Deze drie werkgroepen zijn in het eerste raadsjaar van deze periode actief geweest: zo komt de werkgroep effectief en efficiënt vergaderen met een aantal voorstellen tot verbetering van structuur en cultuur rond het vergaderen, heeft de werkgroep RIS een duidelijke aanbeveling m.b.t. de app iBabs in aanvulling op het RIS en heeft de werkgroep Programmabegroting het te doorlopen proces in het komende halfjaar in beeld gebracht. Het ligt in de rede dat deze werkgroepen waar nodig verder begeleid worden en voorstellen na besluitvorming tot uitvoering zullen moeten worden gebracht. Naar verwachting levert dat het nodige werk voor de griffie op. Het verdient aanbeveling om dit soort zaken in een meerjarige planning op te nemen.
5.2
Verdere structurering van de informatievoorziening
Tot op heden wordt veel informatie door de griffie per mail naar de raads(commissie)leden verstuurd. Dat leidt tot mail-postbussen die snel vollopen, zeker als sprake is van omvangrijke bestanden, die worden meegezonden. Een andere consequentie kan zijn, dat daardoor het overzicht niet optimaal is. Om die reden wordt geopteerd voor een besloten RIS-pagina voor raads(commissie)leden, waar men voor deze informatie terecht kan. Een dergelijke pagina biedt ook de mogelijkheid om de actuele interne regelgeving van de raad op aan te bieden en edities van raadsnieuws te archiveren. Het is de bedoeling om in het zomerreces 2015 een testomgeving te hebben opgebouwd en daarna te gaan testen. Planning is dat deze uiterlijk 1-1-2016 definitief beschikbaar is. De informatievoorziening aan de organisatie wordt dit raadsseizoen geactualiseerd, door de meest voorkomende procedures en vragen via Huisnet (Intranet) aan te bieden. Daarnaast maken de griffier en plv. griffier een ronde langs de afdelingen om hierop de aandacht te vestigen en vragen te beantwoorden.
i.3
Actualisering verordeningen
Sinds 2012 zijn er al de nodige verordeningen geactualiseerd, zoals bijvoorbeeld het Reglement van orde voor de gemeenteraad, verordening op de raadscommissies,
10 (13)
Griffieplan 2014-2018 Raadsnummer
--
Versie 1.2 - -
Datum 29 Januari :
11 (13)
reglement informatieve bijeenkomsten, verordening Burgerinitiatief en verordening Auditcommissie. Het verdient aanbeveling om een aantal oude verordeningen uit de beginperiode van de dualisering (2003) ook tegen het licht te houden, zoals bijvoorbeeld de Instructie voor de griffier. Daarnaast moet een aantal recentere verordeningen ook bijgewerkt worden, zoals de rechtspositieverordening voor politieke ambtsdragers. Het is de bedoeling om komende periode alle regelingen weer bijgewerkt te hebben. D
5.4
Afloop eerste ambtstermijn burgemeester
In mei 2017 loopt de eerste ambtstermijn van burgemeester Backhuijs in Nieuwegein af. Dat betekent dat het jaarlijkse voortgangsgesprek tussen de burgemeester en een raadsdelegatie in het jaar 2016 een bijzonder karakter zal hebben. Dan zal ook de procedure moeten worden gestart, zoals het instellen van een vertrouwenscommissie. De griffie wil en kan dit proces ondersteunen door hiervoor voorstellen te doen en zorg te dragen voor een tijdige planning en een adequate verordening.
5.5
Acties in het kader van de raadswisseling 2018
Met het oog op de gemeenteraadsverkiezingen in 2018 verdient het aanbeveling om rond het zomerreces 2017 een trendbrief te laten verschijnen, met de meest recente ontwikkelingen, die voor de politieke partijen bruikbaar is bij het opstellen van hun verkiezingsprogramma's. Daarnaast verdient het aanbeveling dat voor het zomerreces al duidelijk is of partijen opnieuw een verkiezingskrant wensen en een kieswijzer. Voor de raadswisseling en introductie van de nieuwe raad kan van de draaiboeken uit 2014 gebruik worden gemaakt.
5.6
Ontwikkelingen binnen de griffie
Begin 2018 moet rekening worden gehouden met het vertrek van de plv. griffier/ raadsadviseur/ commissiegriffier ROM bij de griffie als gevolg van pensionering. Met het oog op de continuïteit in de werkzaamheden verdient het aanbeveling tijdig met de invulling van de vacature op dit vlak te starten.
Griffieplan
2014-2018
Raadsnummer
--
Versie 1.2 - -
Datum 29 januari 2 0 1 5
Bijlage 1 : activiteiten van de griffie
Reguliere administratieve taken Opstellen en beheer vergaderschema Opstellen concept-agenda's raadsbijeenkomsten Opstellen lijst ingekomen stukken Bijhouden lijst ingediende moties Beheren NAW-gegevens raads(commissie)leden Verzorgen vergaderstukken presidium Verslaglegging presidium Ter inzage legging stukken Plaatsing van stukken op het RIS en iBabs Publicaties gemeentepagina Verzorgen van uitnodigingen belanghebbenden Beheer register raadsstukken Coördinatie, afstemming over aanlevering en verzending van stukken Informatievoorziening (in- en extern) over stukken, deelname enquêtes e.d. Verzorgen digitale opnamen raadsbijeenkomsten archivering vergaderstukken Actueel houden info huisnet en website, applicatiebeheer RIS Bijhouden register nevenfuncties raadsleden Facilitaire zaken Contact met de Support over vergaderingen en benodigde faciliteiten Contacten met notuleerbureau De R Jder Afspraken met catering i.v.m. raadsbijeenkomsten Controle op vergaderlocaties en leesgedeelte Vergoedingen raads(commissie)leden Fractiebudgetten Budgetbeheer griffie/ raad/ rekenkamercommissie Vergaderingen en advisering Voorzitter van bijeenkomst van relevante info voorzien (voorbereiding) Ondersteuning voorzitter ter vergadering controle op gang van zaken Gem. wet, RvO, etc. toezeggingen noteren/ Lijst van toezeggingen bijhouden; besluitvorming formuleren in besluitenlijst/ controle verslaglegging; stu
n af\ erken cfm. besluitvorming
Individuele raadsleden, fractieleden, collegeleden, medewerkers en inwoners zo nodig van (proces)advies voorzien;
12 (13)
Griffieplan 2014-2018 Raadsnummer
--
Versie 1.2 - -
Datum 29 januari 2 0 1 5
•
Specifieke opdrachten om stukken op te zoeken;
•
Procesmatige, juridische en/of financiële ondersteuning bij het formuleren van moties, amendementen, schriftelijke vragen, initiatiefvoorstellen;
•
Adviezen opstellen t.b.v. presidium
•
Raadsvoorstellen/ raadsbesluiten opstellen, die van presidium uitgaan
•
Beleidsmatige en administratieve ondersteuning van de rekenkamercommissie
Ontwikkeling/ projecten Educatieve Projecten voor jongeren m.b.t. gemeente Projecten ihkv verkleining afstand tussen politiek en inwoners Gemeenteraadsverkiezingen (2018) Introductie nieuwe raads(commissie)leden/ nieuwe medewerkers Doorontwikkeling RIS Herziening regelgeving
Overlegstructuren Driehoeksoverleg burgemeester - secretaris - griffier Periodiek bilateraal overleg burgemeester - griffier en secretaris - griffier Inbreng in overleg directieteam m.b.t. raad (ad hoc) Maandelijks overleg over raadskalender (management) Bijwonen terugkoppeling B&W-vergadering (wekelijks) Werkoverleg griffie (wekelijks) Werkoverleg commissiegriffiers (twee keer per maand) Kringbijeenkomsten Vereniging van Griffiers/ griffiers prov. Utrecht c a .
13 (13)
