GEMEENTESECRETARISSEN OP AVONTUUR Ervaringen vanuit de VGS-leerkring ‘Meer Burger’
revoluties, rotondes, reflecties
De Monarchvlinder gemaakt. Niet alleen de gedaanteverwis-
LEERKRING MEER BURGER
seling van rups tot vlinder is bijzonder.
In april 2013 trof een aantal gemeentesecretarissen elkaar in Amersfoort rondom het thema ‘Meer Burger’. Het ministerie van BZK
Iconisch is vooral de gigantische trektocht
en KING waren erbij om te inventariseren of er interesse was voor een leergang of intervisiegroep. Het werd een ontdekkingsreis van
van Midden-Amerika naar Canada en
anderhalf jaar. Was het toeval dat de eerste pleisterplaats de naam droeg ‘De Onthaasting’?
De monarchvlinder staat symbool voor de ontdekkingstocht die de leerkring heeft
weer terug, in 4 of 5 generaties.
De VGS-leerkring
Na de 1-op-1 struintocht met actieve
chaotisch en creatief keuzeproces. Ter
systeemwereld in het gemeentehuis, we
vandaan komt en waar hij weer naartoe
Bert Brand, Jan van Ginkel, Judith Harmsen, Robbert Halffman,
Amersfoortse burgers, die de gemeente
plekke werd besloten: geen kant-en-klare
moeten 'uit het gesticht', de samenleving in!
moet. Dat leidt tot een intrigerende vraag:
Reindert Hoek, Peter Klooster, Jos van der Knaap, Henk Mensink,
secretarissen een spiegel voorhielden
leergang, we kiezen een vorm die bij de
Beschikken gemeentesecretarissen ook
Leendert Maarleveld, Marie-Louise van Schaijk, Gerharda
waarin de onlogica van de gemeentelijke
inhoud past. We gaan op avontuur, zelf
Hopelijk is deze publicatie net zo’n
over opgeslagen DNA waarmee ze
Tamminga, Hetteke Videler, Richard Wielinga, Jornt van Zuylen
systeemwereld genadeloos zichtbaar
organiseren, de onvoorspelbaarheid
ontdekkingstocht voor u als lezer.
de dingen die ooit door de
(BZK), Aik van Eemeren (VGS) en Mari-An Gerits (KING).
en voelbaar werd, ontstond vanzelf een
tegemoet. Loskomen van die samengebalde
Veel leesplezier!
Het DNA van deze vlinder 'weet' waar hij
samenleving werden gedaan, weer kunnen
De quotes in deze publicatie zijn afkomstig van de deelnemers
terugleggen?
aan deze leerkring.
Een verslag van de ontdekkingstocht: 3 perspectieven Hoewel het thema bij tijd en wijle veel verwarring bracht en ongrijpbaar leek, tekende zich tijdens het avontuur een ordening af.
Colofon Teksten: Jornt van Zuylen, Mari-An Gerits, Marieke Vos Eindredactie: Leonie Brouwer Vormgeving en opmaak: 0to9 Januari 2015
In totaal is de leerkring na de start acht keer bij elkaar geweest, elke keer met een ander thema: - Amersfoort | Thema: Uit het gesticht, op avontuur! - Lithoijen (Oss) | Thema: De touwtjes uit handen en dan? - Schiedam | Thema: Spiegelende stadsgesprekken. - Balk (De Friese Meren) | Thema: Kunnen we nog normaal doen? - Ulft (Oude IJsselstreek) | Thema: Inclusief bestuur en politiek. - Lelystad | Thema: Paradigma’s en rauwe werkelijkheid. - Wijchen | Thema: Loslaten en ondernemers. - Oldebroek | Thema: Restorative Practice. - Bennekom (Ede) | Thema: Participatief bezuinigen.
Een ordening die ook terug komt in deze publicatie. U leest in drie delen drie perspectieven:
1
De beweging
2 De organisatie
3 De persoon
De complexe, veelomvattende, soms
De omgeving is in beweging, nu de
Hoe opereer je binnen alle ontwikke-
tegenstrijdige ontwikkeling naar een
organisatie nog! Wat betekent de
lingen als gemeentesecretaris? In het
energieke samenleving heeft groot
maatschappelijke ontwikkeling voor
laatste deel wordt u uitgedaagd om
effect op de overheid en de mensen
de inrichting van de ambtelijke or-
zelf kleur te bekennen: 7 persoonlijke
die werken in de publieke sector.
ganisatie en voor de gemeenteraad?
vragen.
In het eerste deel vindt u vooral veel
In dit deel leest u 5 stellingen over
vragen over deze beweging.
gemeentelijke veranderprocessen.
03
04
DE BEWEGING
DE BEWEGING
gen zorgen voor een paradigmashift, ook
Bent u bezig met
voor de gemeentesecretaris. “Het vraagt De huidige maatschappij kenmerkt zich door fundamentele veranderingen die bestaande
“Waar zijn wij eigenlijk mee bezig binnen
om een ander soort leiderschap. En om de
verhoudingen op hun kop zetten. Meerdere veranderingen op meerdere terreinen zijn gaande:
de gemeente? Praten we wel over de
vraag die elke gemeentesecretaris zichzelf
in de economie, technologie, ecologie en samenleving.
wezenlijke dingen?”
zou moeten stellen: blijven we vooral gericht op de interne organisatie of gaan we ons in
De écht wezenlijke veranderingen in de
brede netwerken ook bezighouden met deze
maatschappij liggen buiten de gemeente.
wezenlijke issues in de samenleving?”
Namelijk de transitie naar een meer
fundamentele paradigmashifts of vooral met uw
?
interne organisatie
duurzame samenleving, technologische
De veranderingen in de samenleving zijn
ontwikkelingen die alle aspecten van ons
nog niet op alle fronten duidelijk zichtbaar.
leven raken, sociaal-maatschappelijke
Sommige gaan geleidelijk, maar zeker is
vraagstukken als een toenemende
wel dat ze grote veranderingen teweeg
scheve herverdeling mensen belet om hun
tweedeling tussen arm en rijk. “Deze
gaan brengen. “De exponentiële ontwik-
talenten volledig te ontwikkelen.”
Mensen hebben de instrumenten om het
bepaald doel te bereiken. Soms voor korte,
veranderingen brengen veel vragen met
keling van de technologie en de impact
initiatief te nemen tot allerlei activiteiten
soms voor langere tijd. We hebben het niet
zich mee, vragen die ook een gemeente
die dat heeft op de samenleving komt nu
Gemeenten, zo was een conclusie, zullen
die voorheen waren voorbehouden aan het
voor niets vaak over de ‘doe-democratie’.
raken. Hoe gaan we bijvoorbeeld om met
langzamerhand wel naar boven. Dat heeft
moeten meebewegen met deze paradig-
het vragen van wederkerigheid bij een uit-
onder meer gevolgen voor de werkgelegen-
mashifts. “Dat vraagt om faciliterend
bedrijfsleven en de overheid. Zo is Airbnb inmiddels een geduchte concurrent van
Gemeenten staan van oudsher dicht bij
kering? Tellen maatschappelijke bijdragen,
heid. Technologie leidt tot groei, maar kan
en verbindend leiderschap, midden in
het hotelwezen en is sociale media een
de burgers, midden in de samenleving.
zoals zorg, voor ons mee?” De veranderin-
op termijn ook groei vernietigen als een
het netwerk van de lokale samenleving.”
krachtig middel voor burgers om hun
Hoe verhouden zij zich tot deze nieuwe,
mening te uiten, gelijkgestemden te vinden
actieve samenleving? Wat betekent deze
en actie te ondernemen.
ontwikkeling voor gemeenten, in de uitoefening van hun taken? Hoe bestendig
Het initiatief, de beweging, komt steeds
is deze beweging? Zal de identiteit van
vaker van onderop. Van individuele burgers
gemeenten hierdoor veranderen en
en van mensen die zich verenigen om een
zo ja, hoe?
PARADIGMASHIFTS
05
DE BEWEGING
06
WAT ALS DE GEMEENTE OVERBODIG WORDT?
DE BEWEGING Volgens hoogleraar Jan Rotmans verandert de samenleving ingrijpend, maar merken de gevestigde instituties daar nog weinig van. Zij bevinden zich als het ware in het oog van de
je dat gezag en realiseer je tegelijkertijd
storm. Geldt dat ook voor gemeenten? Met de
Als de lijn van de doe-democratie wordt
nieuwe taken moeten ze juist meer in contact
voortgezet en burgers meer zelf gaan
komen met de energie in de samenleving. Dat
doen, welke toegevoegde waarde heeft
Vanuit die invalshoek bekeken kan de
vraagt echter om een andere, meer open houding
een gemeente dan nog? Is het erg als de
participatietrap van de Raad voor het
vanuit de gemeente. Dat is de samenleving niet
gemeente zelfs helemaal zou verdwijnen?
openbaar bestuur (ROB) inspiratie bieden.
gewend. “Ik denk dat heel veel mensen de
Een relativerende gedachte: “De gemeente
In het adviesrapport ‘Loslaten in vertrou-
De gemeente Oude IJsselstreek keek
overheid vooral zien als noodvoorziening:
is ook maar een opgeschaald burger
wen. Naar een nieuwe verhouding tussen
nadrukkelijk naar de vraag vanuit de
handig als je er gebruik van moet maken,
initiatief”. Als de samenleving steeds
overheid, markt en samenleving’ (2012)
samenleving. Dit resulteerde in een in-
maar verder willen ze niet veel van ons merken.
(veel) meer zelf doet, waar is de
constateerde de raad dat de traditionele
grijpende verandering: “We hebben de
Hoe belangrijk is of vinden inwoners nu eigenlijk
gemeente dan nog van?
participatieladder voor burgers, waarin
organisatie opnieuw opgebouwd vanuit
de overheid aangeeft hoeveel inspraak
het principe dat de vitale samenleving
een gemeente? Welke kant gaat dit straks op:
een echte vermindering van regeldruk.”
gaan inwoners het systeem van Thorbecke
“We moeten geen utopische wereld bouwen,
burgers mogen hebben, achterhaald is.
veel zelf oppakt. Als gevolg daarvan zijn
veranderen of wordt de gemeente meer en
maar evenmin de rol van de overheid mar-
“Verwijten aan het adres van burgers dat
we nu dertig procent kleiner. We maken
meer genegeerd?”
ginaliseren. Die rol is namelijk onmisbaar,
zij zich niet betrokken voelen bij de publie-
veel minder beleid, er is veel meer inter-
hoewel tijd- en cultuurgebonden. Alles wat
ke zaak of hun verantwoordelijkheid niet
actie. We hebben zeven nieuwe rollen
nu een vanzelfsprekende en exclusieve
nemen, zijn misplaatst. De vitale samenle-
(functieprofielen) geformuleerd, geba-
overheidstaak is (ook defensie, politie en
ving, waarin mensen zich volop inzetten,
seerd op de overheidsparticipatietrap.
belastinginning) was ooit een zaak van
bestaat al. Het is de overheid die moet
Onze filosofie is: ontleen je zekerheid
particulier initiatief (schutterij, huurlegers,
veranderen. In de nieuwe situatie moet
niet meer aan functie, regels of historie,
tolheffing, etc.). Wij houden behoefte
er een participatietrap voor de overheid
maar uit jezelf en de samenleving.
aan een overheid die gezaghebbend kan
komen. Loslaten is de belangrijkste trede;
Vraag daarbij telkens wat jij bijdraagt
optreden, moet optreden als het gaat om
geef burgers alle ruimte. En reguleer alleen
aan het maatschappelijk effect.”
de handhaving van belangrijke waarden in
iets, wanneer dat echt nodig is,” zo schrijft
onze samenleving. De vraag is hoe versterk
de ROB in dit advies.
% van de ambtenaren Hoeveel
kunnen bij u weg als u uitgaat
wij doen alleen wat de lokale samenleving niet zelf kan doen”
van het principe “
?
07
DE BEWEGING
DE BEWEGING
08
LOSLATEN
de samenleving laten en aan de andere
wil en zo nee, kan de overheid dan ook op
kant zetten wij de samenleving aan het
haar handen blijven zitten? “Regels,
werk, sturen we tot in het persoonlijk leven
procedures en protocollen zijn belangrijk
om bijvoorbeeld de zorg op termijn betaal-
als we in de rol van handhaver zitten en
baar te houden.”
rechtmatigheid een relevant aspect is. Maar soms zijn het schaamlappen voor
Het begrip ‘loslaten’ wordt vaak
Bij (los)laten hoort vertrouwen. In hoeverre
als we niet durven te kiezen of als we
gehoord in discussies over de doe-
vertrouwt de overheid haar burgers? Gaan
liever toch zelf de touwtjes in handen
burgers wel doen wat de overheid van ze
houden. Zijn we echt in staat om mee te
democratie, maar deze term kan misleidend zijn. Als je praat over loslaten, impliceert dat dat je het aanvankelijk vast had. Terwijl het in deze tijd van verandering juist gaat over laten: het niet overnemen, het initiatief bij de burger laten. Dat is de onderste trede in de participatietrap van de ROB.
Reguleren Regisseren Stimuleren Faciliteren Loslaten De Overheidsparticipatietrap
“Loslaten betekent voor mij het accepteren van verschil. Wat in de ene wijk wel lukt en aan de samenleving kan worden over-
“Het is moeilijk om echt los te laten. Veel van wat we doen heeft uiteindelijk toch te maken
gelaten, lukt in een andere wijk
met dat we de inwoner uitnodigen om in onze wereld mee te doen. We komen inmiddels
of buurt niet. Is dat erg? Nee, zou
tot ver achter de voordeur met onze keukentafelgesprekken, waarin wij als overheid vertellen wat de inwoner zelf nog kan doen, of zijn of haar kinderen. Echt loslaten, op de achtergrond blijven, is voor ons heel lastig. Wij willen terughoudend zijn, meer ruimte aan
ik zeggen, maar koester waar het wel lukt.”
Kijk eens in uw hart: gelooft u echt dat de lokale samenleving zelf zaken gaat oppak ken in het publiek Ook domein zonder een duwtje van de gemeente
?
Wederkerigheid
veranderen en te groeien in een andere rol
Wederkerigheid is een belangrijk begrip in de doe-democratie. Burgers doen iets en verwachten dat de overheid daarop positief reageert, met een materiële of immateriële bijdrage. Maar hoe werkt dit andersom? Is het normaal dat gemeenten om een wederdienst vragen voor een uitkering, subsidie of hulp bij een burgerinitiatief? En hoe ver gaat dit dan? Mag een gemeente bijvoorbeeld de harmonie vragen om in ruil voor hun subsidie op het afscheid van de burgemeester te spelen? En mag de harmonie dan nee zeggen? Moet de wederkerigheid precies zijn omschreven en in een termijn zijn vast gelegd, of mag je ook uitgaan van asynchrone en vrijwillige wederkerigheid? En wat geldt precies als wederdienst, valt de zorg die een mantelzorger met een uitkering biedt daar ook onder? Of een kritische zienswijze op een gemeentelijke toekomstvisie?
meest noodzakelijke collectieve taken?”
of marginaliseert de gemeente zich tot de “Je moet weten wanneer je er vanaf moet blijven. Daar zit mijn zoektocht: kunnen we versnellen, hoe brengen we dit verder, moeten we het zo laten gaan?”
09
DE BEWEGING
DE ORGANISATIE
10
Revolutie of hype:
maakt het iets uit als de beweging de goede kant uit gaat?
De omgeving is in beweging, nou de organisatie nog!
Is dit tijdperk van verandering nu een
op moet inspelen. Hoe, dat is helemaal
revolutie of een geleidelijke ontwikkeling?
afhankelijk van de persoon. “De opgaven
“Wie inzoomt op experimenten en ze ver-
komen overeen, maar de personen ver-
gelijkt met de gangbare gewoonte in een
schillen en de aanpak en de rolopvatting
verstoft gemeentehuis ziet een revolutie.
ook. Het is dus goed het inmiddels rijke
Ik zie echter vooral een ontwikkeling. En
palet aan inspiratie en voorbeelden te
dat is er ook één die niet morgen alles op
delen. Dan kan ieder eruit halen wat in zijn
zijn kop zet. Het blijft meer van hetzelfde
concrete situatie zou kunnen werken. Bij
maar in een andere tijd, in een ander jasje
zoveel voorbeelden is het niet wijs om in
In de acht bijeenkomsten hebben de gemeentesecretarissen vaak
en met instrumentele vernieuwingen. En
één sjabloon te denken.”
gesproken over veranderprocessen binnen hun organisatie. Wat voor
Over het organiseren van verandering en de verandering van het organiseren.
organisatie moet de gemeente eigenlijk zijn? Valt zo’n verandering
natuurlijk met een wat andere blik op de koers en de aanzeilroute.” Een geleidelijke
Sommige fenomenen in de veranderende
wel te organiseren? Wat betekent het voor de politiek, het apparaat
ontwikkeling, dus, waar de gemeente en
samenleving hebben een hoog hypegehalte.
en de lokale gemeenschap? In vijf stappen nemen we u mee langs de
daarmee ook de gemeentesecretaris wel
Ze zullen niet beklijven. Maar hoe onder-
ontdekkingstocht van het afgelopen jaar.
E
scheiden we de relevante ontwikkelingen
REVOLUTIE OF HYPE
Doe gewoon normaal
van de hype? “Er is ontwikkeling van twee kanten. Burgers willen meer zelf doen en minder overheidsbemoeienis. De overheid wil heel anders met burgers omgaan. Beide zullen effect hebben, maar niet zo revolutionair als sommigen nu denken. Wat hype is en wat beklijft kunnen we niet voorspellen. En dat hoeft ook niet.” Zolang we maar meebewegen.
A Zoektocht naar een nieuwe identiteit: overheid als derde partij in een rotondesamenleving
B
Veranderen met onzekerheden en dilemma’s: doen en leren
C Veranderen doe je niet VOOR maar MET
D
Politici zijn (net) gewone mensen
11
12
A
DE ORGANISATIE
worden afgewikkeld. Bij het stoplicht kijk de overheid voor je uit, bij de rotonde moet
Zoektocht naar een nieuwe identiteit:
je zelf uitkijken. Dit soort zelfregulerende
Overheid als derde partij in een rotondesamenleving “We beseffen ons dat de gemeente niet zelf aan het stuur staat dus we moeten zoeken naar een nieuwe identiteit. Identiteitsontwikkeling; wat is de essentie van mijn organisatie?”
systemen zijn op praktisch alle terreinen van het maatschappelijk leven te bedenken,
manier is de rotonde. De burger regelt
De gemeente als derde partij “Ik zeg steeds vaker: ‘los het eerst
waardoor de toezichthoudende rol van
samen op, als dat niet lukt kan de
de overheid zich kan concentreren op
gemeente altijd nog optreden’. Leg
overtreding van de echte geboden… “,
het probleem terug waar het hoort;
zo schreef Marcel van Dam in de
benut het zelfoplossend vermogen
Volkskrant op 31 oktober 2002.
van lokale gemeenschappen.”
zelf, op basis van enkele grondregels, hoe het verkeer op een kruispunt het best kan
• Durft u dat ook; lokale problemen niet oplossen maar terugleggen bij belanghebbenden om er zelf
In een aantal dorpen in Friesland en
“De ouderwetse manier, de ‘publieke
Brabant zijn de verkeersborden wegge-
moraal’, om het verkeer te regelen is het
haald in samenwerking met het Kennis
stoplicht. Als het licht rood is zult gij stop-
centrum Shared Space. En dat zonder
pen en bij overtreding krijgt gij straf. Met
chaos in het verkeer. De overheid trekt
als gevolg dat dagelijks duizenden mensen
zich terug als regelgever, de weggebruiker
voor een stoplicht staan te
wordt aangesproken op zijn eigen verant-
wachten terwijl er geen verkeer is.
woordelijkheid. Door veranderingen in
Een belediging voor het beoordelings
de context staan niet de juridisch regels,
vermogen van de mondige burger. De aan
maar de sociale omgevingsregels centraal.
de moderne samenleving aangepaste
? In welke
domeinen heeft uw gemeente rotondes aangelegd?
uit te komen?
regels zijn geschrapt om meer ruimte te geven aan een zelfregulerende lokale samenleving? Welke
• Wanneer kiest u bewust de positie van de derde partij? • Hoe vaak maakt u gebruik van publieke beleidsbemiddelaars oftewel public mediation?
13
B
DE ORGANISATIE
14
DE ORGANISATIE
Zoveel gemeentesecretarissen, zoveel veranderstijlen. Wat is uw veranderstijl? Bent u van de shock-therapy, de zelfsturing of de kleine stapjes? Bent u een verleider of probeert u ambtenaren in de puberteit te krijgen?
Veranderen met onzekerheden en dilemma’s:
Doen en leren
Vier dilemma’s: waar staat u? Wat doen en leren in praktijk betekent zien we bijvoorbeeld in Amsterdam-West waar
“Je kunt er eindeloos over lezen en praten maar je kunt het ook gewoon gaan doen. Je moet fouten durven maken, leren van casuistiek en van elkaar. Kortom: reflectief prutsen.”
de afgelopen jaren ervaring is opgedaan met praktijkleren. Tien jaar geleden noemden ze het ‘ambtenaar op expeditie’, recente lessen en reflecties zijn nu te vinden in het dossier veranderende overheid op de website van Amsterdam-West:
1
2
3
4
Veiligheid of onrust?
Groot of klein?
Cultuur of structuur?
Binnen of buiten?
Oké, als we dan zo’n beetje weten wat voor
gemeentesecretarissen lijkt redelijke
Leren door participeren. Leertraject
Eerst je mensen veiligheid
Deze beweging vraagt om
Moeten alle ambtenaren
Eerst intern de boel op
gemeente we willen zijn, hoe krijgen we de
overeenstemming over de strategie:
over co-creatie en experimenteren met
bieden zodat ze zich vrij
een groot verhaal, een maat
naar een leergang over
orde; heldere visie, kaders
organisatie dan die kant op? Boekenkasten
doen en leren!
vernieuwende vormen van participatie.
voelen om bij te dragen aan
schappijvisie en een aantal
heidsparticipatie om
en boodschap voordat je
Loslaten en dichtbij blijven.
het veranderproces of juist
systeemdoorbraken. Of nee,
nieuwe competenties te
naar buiten treedt. Of juist
Over buurtgericht werken.
permanente verontrusting
het is een kwestie van kleine
leren of hebben we meer
met al je onzekerheid en
Gewoon, in Amsterdam-West.
gebruiken om te prikkelen
stapjes en een lange adem,
aan een burgerbegroting,
onduidelijkheid samen met
tot innovatie en dynamiek?
we gaan de organisatie
right to challenge en G1000
de lokale samenleving het
geleidelijk meenemen.
waardoor we wel anders
veranderproces vormgeven?
vol over veranderprocessen, maar is
•
•
deze verandering nog wel te organiseren?
Het is onzeker, spannend en onduidelijk
Sommigen spreken over een 4e orde
maar we hebben geen keus: aan de slag!
verandering; een permanente organische
Ervaringsleren, systematisch leren en
Een zoektocht naar het bijzondere van
verandering. Ga je het autonoom laten ge-
reflecteren in een klimaat van pilots en
alledaagse participatiepraktijken.
beuren of wil en kun je het veranderproces
experimenten, verantwoord en reflectief
nog organiseren of versnellen? Bij de groep
prutsen…
•
•
Werken met vertrouwen. Een essay over nieuwe overheid.
moeten gaan werken?
15
16
C
DE ORGANISATIE
Veranderen doe je niet voor maar met
3
“Het was een bewuste keuze om het verandertraject intern te doen, de gemeente heeft er geen burgers bij
Tips waar je morgen al mee kan beginnen:
betrokken, het was een interne zoektocht, samen met de gemeenteraad. Het was ook vrij ingewikkeld, voor burgers niet te begrijpen. En we wisten van tevoren dat we geen gemakkelijke boodschap hebben.”
Haal de
“Burgers zijn echt niet gek, ze weten gewoon wat je intenties zijn. En ze zijn heus niet verbaasd dat de gemeente moet bezuinigen. Daar kan je gewoon gesprekken over voeren.” "Waarom noemen we inwoners eigenlijk 'burgers'? Burgers zijn altijd iets buiten ons systeem, inwoners zijn we zelf ook, creëren veel meer gemeenschappelijkheid" Het lijkt zo vanzelfsprekend, maar in
zetten. Noem het werk van ambtenaren
die tijdelijkheid ontstaat een flexibiliteit
praktijk is het niet eenvoudig. Doen we een
geen beleid maar verbindingsstrategie.
waardoor mensen met verschillende
interne kerntakendiscussie of gaan we met
Soms zijn dat tijdelijke verbindingen.
waarheden toch eerder in beweging
de lokale samenleving per beleidsterrein
komen. Een flexibele organisatie is
het gesprek aan over rol-op-maat? We
“Dus geen structuurdiscussies of
permanent open in verandering.“ [Andre
moeten het stadhuis (‘het gesticht’) uit op
geformaliseerde overleggen maar samen
Wiersma, Co-creatie in verandering]
zoek naar nieuwe verbindingen. Ambtenaren
zoeken naar zogenaamde ‘Tijdelijke
zijn verbinders die mensen in beweging
Werkbare Overeenkomsten’. Juist door
2
Start elke
tafels weg uit de vergaderzalen en zet stoelen in een kring.
algemene open vraag om contact
Restorative Practice (RP) Restorative Practice (RP) gaat over het versterken van onderlinge relaties, over coöperatief en productief samenwerken waarbij goed persoonlijk contact essentieel is. Het is een manier van doen of zelfs een manier van leven (way of being), dat uitmondt in een sociaal contract tussen gemeente en communities. Elementen uit een sociaal contract:
bijeenkomst met een
te maken.
1
• WITH-benadering; maak samen een agenda met prioriteiten en maak samen afspraken over omgang, gedrag en communicatie • Dialoog in de cirkel: voer open gesprekken in een kring, iedereen heeft gelijkwaardige inbreng, oogcontact,
Formuleer samen
procesregels!
3
informeel, geen afstand • Eerlijke procesgang; respectvol, duidelijk, eerlijk, alle belanghebbenden betrekken, gezamenlijk begrip over proces en duidelijke toekomstbeeld en verwachtingen De leerkring heeft in Oldebroek uitgebreid gesproken over Restorative Practice in Leeds.
17
D
DE ORGANISATIE
18
DE ORGANISATIE
‘Tips voor (omgaan met) raadsleden:’
Politici zijn (net) gewone mensen “Een politieke omgeving is principieel onveilig voor medewerkers, het functioneert als een gemankeerd gezin”
• Een politieke omgeving is niet echt ge-
raad liggen? En de verdeling, controle,
Het gaat meer over afrekenen dan over
uitvoering? Participatieprocessen
leren. Meer over risico’s en reflexen.
zonder partij-politieke discussies en
• De politiek is vaak problematiserend,
Kan je lokale democratie ook op een
genfabriek.
andere manier organiseren? Met een
• Het hedendaagse gemeenteraadslid verandert van volksvertegenwoordiger
checks&balances. Democratische
wat is dan nog de rol van de politiek?
naar procesarchitect of meebouwer
organisatie van onderwijs, zorg, wijken.
De veranderprocessen van de politiek, de
aan gemeenschap die het publieke
Zoek naar nieuwe vormen van alledaagse
ambtelijke organisatie en de lokale samen-
gesprek op gang brengt, niet vanuit
democratie.
leving zijn meestal in verschillende stadia,
vooropgestelde visie. Hiervoor zijn niet
waardoor een gezamenlijk proces lastig
alleen de raadszaal en debatten, maar
Kortom: geen makkelijke tijden voor
is. De politiek kwam regelmatig terug in
ook internet, burgerjury’s en –visitaties,
raadsleden en politici. En het zijn toch
ketenbesluitvorming en loting nodig.
ook maar gewone mensen. Dat dreigen
de gesprekken met de gemeentesecretarissen. Hieronder een aantal observaties.
• Moet de legitimering van publieke
we wel eens te vergeten.
Minder papier
verantwoordingen, maar een mondelinge toelichting.
+
Meer maatwerk
Sluit aan bij individueel netwerk, interesse, ervaring van raadslid.
vitale gemeenschap en democratische
Prachtig zo’n gezamenlijke aanpak, maar
persoonlijke aandacht en contact.
Geen schriftelijke vragen en uitgebreide beleidsnota’s en
standpunten; hoe democratisch is dat?
dempt talent en passie, een tegenstellin-
Meer contact Ga met alle raadsleden een gesprek aan, informeel en individueel,
+
besluitvorming alleen bij de gemeente-
schikt voor een experimentele zoektocht.
+
+
Minder politiek spel
Meer wisselende coalities, samenwerking, weg van politieke circus.
+
Ieder eigen rol
Het ene raadslid is signalerend, de ander procesbewaker, mediator, volksverbinder, luis in de pels, deskundige, belangenbehartiger…
“Bij ons speelt partij-politiek vrijwel geen rol meer, zelfs niet in de gemeenteraad. En hoe erg is dat?”
+
Serieus nemen en meenemen in het proces
19
20
E
Doe gewoon normaal
DE PERSOON
Een Friese opbouwwerker hield de groep gemeentesecretarissen een spiegel voor: “Doe gewoon normaal. Stap erop af, de wijk in. Wees bereikbaar. Geef je 06-nummer. Ga in gesprek. Loop bewoners die iets oppakken niet voor de voeten. Heb een beetje vertrouwen. Ga aan de slag”.
Buiten is binnen, geldt dat ook voor mij? Van HET (de beweging) via WIJ ( de organisatie)
Hier valt weinig aan toe te voegen. Gemeen-
voorbeeldgemeente Peel en Maas is
naar IK (de persoon). Dichter op de huid. In de acht
ten hebben het over een systeemwereld
de manier van vragen stellen door
bijeenkomsten schuwden de gemeensecretarissen
en maken ondertussen een ongrijpbare
systeemdenken gevormd. Stellen we wel
de persoonlijke vragen niet. Als je kiest voor een
gemeente met slechts 1 telefoonnummer
de juiste vragen? Hoe komen we uit die
open, wendbare, scherpe en betrouwbare
zonder gezicht, een barrièrevormend
patronen en: willen we het ook echt?
gemeentelijke organisatie, wat betekent dat
bestuurssecretariaat of een doolhof van
Wat betekent dit voor mijn rol, op het
dan voor mijzelf? En, is er verschil tussen mijn
een website. Het lijkt wel of het instituut
snijvlak van bestuur, organisatie en
professionele ik en mijn persoonlijke ik?
‘gemeente’ en onze professionaliteit normaal
samenleving? Ik zie de worsteling bij
Met zeven schurende en zo nu en dan
contact in de weg staat. Dat hoeft niet.
mezelf en mijn collega’s en ik heb hier
confronterende zelftestjes, bereiden wij u
Wat je buiten preekt, moet je binnen doen.
geen kant-en-klare oplossing voor. Die is
voor op uw eigen ontdekkingsreis.
er ook niet maar laten wij vooral verder “De systeemwereld deformeert ons.
gaan met deze mooie ontdekkingstocht!”
De zuigkracht van onbewuste conventies is zo groot, dat die steeds ons denken,
Normaal doen is dus nog niet
handelen en onze communicatie kleuren.
zo makkelijk.
Zelfs als we kijken en luisteren naar
21
DE PERSOON
DE PERSOON
22
Energie in balans
Op de website van de Vereniging van Gemeentesecretarissen staat: “Een gemeentesecretaris is algemeen directeur van de
Als gemeentesecretaris geeft u veel energie aan de interne organisatie, bestuur en politiek. Hoe ervaart u dat zelf?
organisatie, dienstverlener aan de lokale gemeenschap en strategisch adviseur van het college”. Dat is een hele kluif! Neem daarbij de turbulente beweging, de groeiende onvoorspelbaarheid, de cumulatieve complexiteit en de hoge verwachtingen en je vraagt je bijna af wie nog gemeentesecretaris wil worden anno 2015? En dan hebben we het niet eens over de werkprivé-balans. Natuurlijk weten we dat een gemeentesecretaris een stressbestendige duizendpoot moet zijn, maar zelfs dan is ie toch ook maar een gewoon mens…
“Ik stop met
inspireren! het gaat om
tijdelijke veilige verbindingen, daar krijg ik
energie
!
van!”
Ik vind dat de balans wel eens zoek is, het is van mijn kant veel geven en karig ontvangen. Maar dat is nu eenmaal het lot van een gemeentesecretaris.
A
Ik vind het heerlijk om hier al mijn tijd en ener gie in te steken. De ge meentesecretaris staat als geen ander tussen de werelden van de politiek en het bestuur, de samenleving en de ambtelijke organisatie. Dit is dé plek om van betekenis te zijn. Daar krijg ik energie van!
B
Je moet dit slim doen. Sommige mensen kun je beter mijden, want die zijn een bodemloze put. Met anderen, die ik zorgvuldig kies, krijg ik juist energie van het samen doen.
C
Ik ben wel alert op dit soort ontwikkelingen, maar loop bewust niet voorop. En dat is maar goed ook, want de politieke risico’s zijn met al die participerende burgers erg onvoorspelbaar.
D
23
DE PERSOON
24
DE PERSOON
Verschil maken
A
! “Als
gemeente secretaris het verschil maken? Tuurlijk!”
“Maar laten we de vergankelijk
Sta even stil bij de volgende vragen:
De gemeentesecretaris is actief op de
heid der dingen niet uit het
grens van meerdere werelden: de wereld
oog verliezen. Na mij komt
van de samenleving, van politiek en
misschien een heel ander
bestuur en van de ambtelijke organisatie.
soort gemeentesecretaris en
En juist daarom heeft een gemeensecretaris
dan is dat wat ik samen met
de kans om van betekenis te zijn, om
anderen heb opgebouwd ook
verschil te maken. Dat is een invloedrijke
weer zo afgebroken.”
en verantwoordelijke positie.
B
Moet ik als gemeentesecretaris verschil maken? Van wie moet ik dat?
Wil ik als gemeentesecretaris verschil maken? En waarmee wil ik dan verschil maken?
C D
Kan ik als gemeentesecretaris verschil maken? Waar ligt mijn kracht? Hoe groot is mijn speelveld?
Doet het er nog wel toe wat ik zelf vind? Mag ik nog ergens inhoudelijk voor gaan? Of word ik steeds meer een integrale procesverbinder, zonder eigen agenda?
25
DE PERSOON
DE PERSOON
!
26
“De
secretaris moet vooral doen wat bij die persoon past.” “De één is goed in mensen aansturen, de ander inspireert meer. De volgende beweegt mee en de vierde is leidend en experimenteel. Laten we die diversiteit accepteren en omarmen.” Als zelfs managementgoeroes als Covey en Kotter een enorme verschuiving van hiërarchisch leiden naar horizontaal organiseren waarnemen; wat is dan nog de essentie van leiderschap? Is het nog wel een kwestie van leiden en volgen? Of gaat
Voor mij:
A
Gaat leiderschap om inzicht in gedrag van mensen en de kunst om dat in de gewenste richting te bewegen. Daarvoor is nodig dat ik weet welk gedrag ik wil bereiken en hoe ik dat kan beïnvloeden. Ik stap steeds meer uit mijn rol als manager en ontwikkel me als veranderexpert.
B
Valt of staat het met persoonlijk leider schap. Ben ik in staat om leiding te geven aan mijn eigen leven? Pas dan heb ik recht van spreken richting anderen.
C
Is leiderschap zo persoonsgebonden. Op het recente VGS congres werd één ding helder: de opgaven in gemeenten komen overeen, maar de personen verschillen, de aanpak en de rol opvatting ook. Wat is het probleem?
D
Is het in een netwerk samenleving cruciaal dat ik vanuit mijn autoriteit doelbewust stuur op gelijkwaardigheid. Juist gezagsgetrouwe of teleurgestelde gesprekspartners mogen zich niet ondergeschikt voelen.
het steeds meer om de kleine dingen?
Leiderschap
Om het stellen van de juiste vragen en anderen te laten doen waar ze goed in zijn? Is er een bepaald type leider nodig voor de veranderingen waar we nu voor staan? Of juist niet?
27
DE PERSOON
DE PERSOON
28
Op welk been leunt u? “Ik ontleen mijn
!
zekerheid niet meer uit mijn positie, de bevoegdheden of historie.”
Als we het speelveld van een gemeente secretaris nu eens voorstellen als een gelijkbenige driehoek, wat is dan uw favoriete been?
In het verleden was het duidelijk: de secretaris is vooral de baas van
politiek en bestuur
ambtenaren en secretaris van het college. Nu zijn we steeds meer op zoek naar een nieuw evenwicht. Is een ‘nesteling’ in de lokale gemeenschap gewenst of
“Ik haal dit uit mezelf en uit de
misschien wel noodzakelijk? Woont u
samenleving. Daarbij stel ik steeds
in de gemeente waar u werkt? Heeft u
de vraag: wat draagt dit bij aan
daar een lokaal netwerk of laat u dat
het maatschappelijk effect?”
over aan andere ambtenaren?
ambtelijke organisatie
samenleving
A
Laten we wel wezen, buitenspelen is leuk, maar ik sta voor een goede verbinding tussen de ambtelijke organisatie en de bestuurlijke arena. Daar word ik als gemeentesecretaris op afgerekend.
B
Mijn drive ligt bij de relatie tussen be stuur en samenleving. De democratische legitimiteit van de gemeente is zo ach teruit gehold, dat die relatie intensieve aandacht van mij vergt.
C
Ambtenaren moeten ‘het gesticht’ uit, zijn gehospitaliseerd. Ze moeten aansluiting zoeken in de samenleving, dat gaat dus niet vanzelf, daar zal ik een leidende rol in moeten vervullen.
D
Een onmogelijke keuze: ik sta in het midden van deze drie benen en schakel constant tussen alle verbindingen, ze zijn even belangrijk.
29
DE PERSOON
30
DE PERSOON
Mijn agenda relevante vraag is hoe goed de kwaliteit van mijn zoekproces is.”
“De werkelijk
! “Ik vind het niet meer zo boeiend wat ik goed of fout doe, of ik veel of weinig verschil maak, mijn eigen overtuigingen doen er steeds minder toe.” Een gemeentesecretaris die als soepele schakelaar in het midden staat is een mooi beeld, maar gaat de secretaris dan ook nog ergens over? Zijn processen en verbindingen corebusiness geworden of is er ook nog iets van inhoud? Mag de secretaris een eigen agenda voeren?
Wat vindt u eigenlijk zelf van uw rol in het meervoudige complexe speelveld? Heeft u een eigen agenda?
A B C D
Ik ben vooral aan het werk als procesmanager en dat vind ik helemaal niet erg. Ik heb geen eigen inhoudelijke agenda en zo hoort het ook bij een gemeentesecretaris anno 2015.
Natuurlijk heb ik wel een eigen agenda, maar ik heb weinig kansen in mijn huidige lokale context om die te gelde te maken. Dus ik doe er weinig mee en eigenlijk vind ik dat best frustrerend.
Zeker heb ik een eigen agenda, maar ik vind dat een gemeentesecretaris neutraal moet zijn. Het politieke primaat is leidend. Om die reden ambieer ik een bestuurlijke functie, maar daar kun je niet al te open over zijn.
Ik heb vanzelfsprekend een eigen agenda en probeer die waar mogelijk in te zetten. Een gemeentesecretaris heeft recht op zijn/haar eigen idealen!
31
DE PERSOON
DE PERSOON
Walk your talk
32
Hoe kijkt u naar voorbeeldgedrag?
soort gedrag het enige juiste is. En horen bij verschillende rollen of posities niet verschillende gedragingen? Bovendien:
Effectief leidinggeven valt of staat met voorbeeldgedrag,
is voorbeeldgedrag nog wel zo relevant
dat is een van de basislessen van vele managementtheorieën.
als de persoonlijke autonomie alleen maar
Als je gewenst gedrag van de mensen om je heen wil
zal groeien, daarbij ondersteund door
stimuleren, leef dat gedrag dan voor: practice what you
organisatieontwikkeling in de richting van
preach, walk your talk, doe wat je zegt.
zelfsturende teams?
A
Of ik het wil of niet: de mensen zien in mij de leider. Alles wat ik doe is voor beeldgedrag. Wat ik doe, doen zij ook. Wat ik mag, mogen zij ook. Wanneer ik zelf iets anders doe dan wat ik van anderen verlang, is het gedaan met mijn geloofwaardigheid.
!
Maar welk gedrag is gewenst? Alsof één
B
Niet voor niks is een van de slogans van Restorative Practice ”you have to be it”. Dat wat je wilt dat gebeurt moet je niet voordoen als een kunstje, je moet er in geloven!
“Natuurlijk is voorbeeldgedrag belangrijk.”
“Maar ik word soms moedeloos van die brave Hendrikken die zich afhankelijk opstellen en vragen: wat vindt de gemeentesecretaris ervan?”
C
Voorbeeldgedrag is overgewaar deerd. Mensen snappen best dat ik in mijn rol af en toe gedrag moet laten zien dat niet past in hun eigen positie of waar ze zelf te bang voor zijn. Zoals lastige knopen doorhakken en daarmee mensen teleurstellen.
33
DE PERSOON
34
DE PERSOON
De 3 V’s “Zonder veiligheid geen vertrouwen - zonder vertrouwen geen verbinding - zonder verbinding geen wederkerigheid”
!
Vertrouwen, Vertrouwen, Vertrouwen of Veiligheid, Vertrouwen, Verbinding. In de ontdekkingsreis van de gemeente secretarissen kwam dit telkens weer naar voren. Wat is er toch aan de hand dat we we dit mantra zo moeten herhalen? Is er te weinig van? Brokkelt het af? Of is het juist de basis van alles en moeten we ons daarvan iedere dag van bewust zijn?
Hoe groot en diep is het vertrouwen, in uzelf, in uw medemens en in systemen? Ga een innerlijke dialoog aan met behulp van de volgende stellingen:
A Vertrouwen, vertrouwen en vertrouwen. Daar gaat het om. Kijk naar de samenleving als een verzameling van individuen die goed willen doen en accepteer dat je soms belazerd wordt.
B
C
Vertrouwen is goed, maar controle is beter. Mijn ervaring is dat intenties vaak goed zijn, maar ik kan zelf ook niet zonder de stok achter de deur.
De politieke omgeving waarin ik zit, biedt lang niet altijd veiligheid voor een experimentele zoektocht. Als er iets misgaat, welke reflex treedt dan op? Krijg ik dan nog steeds het vertrouwen of wordt het afrekenen?
D
E
Vertrouwen geven betekent: fouten maken moet! Dat geldt voor mezelf en voor anderen.
Eigenlijk is het een groot opvoedingsen groeiproces waarin ik vertrouwen geef aan de mensen om me heen; het is universeel en tijdloos: alles wat aandacht krijgt groeit!
35
Van leren naar ontwikkelen Een leerkring van gemeentesecretarissen, daarin kwam natuurlijk ook het thema ‘leren’ aan bod. Hoe beweeg je mee met veranderingen om je heen, wat vergt dit van jezelf en van de mensen in je organisatie? Duidelijk is dat het gebruikelijke opleidingsaanbod en competentiemanagement niet het antwoord zijn. Wat dan wel? Bij vraagstukken rond partnerschap met de buitenwereld, meer zelfsturing, het invullen van professionele ruimte, ondernemerschap en vertrouwen en loslaten is een andere benadering nodig. Meer ontwikkelen dan leren. Waar leren gericht is op korte termijn, is ontwikkelen een proces van langere termijn. Waar de focus bij leren ligt op kennis en vaardigheden, gaat het bij ontwikkelen meer om talenten en eigenschappen. Waar leren de neiging heeft om te beheersen, vraagt ontwikkelen om loslaten. Waar leren gaat over toevoegen, gaat ontwikkelen eerder over terugvinden. Bij ontwikkelen zijn we meer zoals de monarchvlinder, die altijd zijn weg terugvindt naar de oorsprong.
januari 2015
