GARIS PANDUAN PELAKSANAAN AKTIVITI UNIT KOMPETENSI
Unit Kompetensi,Bahagian Pembangunan Modal Insan, Jabatan Pendaftar
Nama Pusat Tanggungjawab (PTJ)
:
JABATAN PENDAFTAR
Bahagian/Seksyen/Jabatan
:
BAHAGIAN PEMBANGUNAN MODAL INSAN, UNIT KOMPETENSI
Senarai Tugas dan Tanggungjawab Unit: 1.
Program Transformasi Minda (PTM)
3.
Peperiksaan Bayaran Insentif Tugas Kewangan (BITK).
2.
Peperiksaan Perkhidmatan
Tarikh Kuatkuasa
: Mulai 2014
Tandatangan Penolong Pendaftar
2
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIVITI
Bil. 1.0
Peraturan Pentadbiran PROGRAM TRANSFORMASI MINDA 1.1
Pegawai yang disyaratkan mengikuti Program Transformasi Minda (PTM) a) b)
1.2
Pegawai lantikan pertama pada atau selepas 1 Januari 2013 yang berkhidmat secara tetap dalam Perkhidmatan Awam. Pegawai dalam tempoh percubaan dan belum menghadiri Kursus Induksi – Modul Umum.
Pengecualian Mengikuti Program Transformasi Minda (PTM) a) b) c)
Hadir dengan jayanya PTM; Hadir dengan jaya Kursus Induksi – Modul Umum Lulus Peperiksaan Perkhidmatan Am Kerajaan di skim perkhidmatan terdahulu.
Ketua jabatan boleh memberi pengecualian tanpa perlu merujuk kepada Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA). Pengecualian hendaklah direkodkan dalam Rekod Perkhidmatan pegawai. 1..3
Syarat –syarat Penumpangan PTM di agensi lain Penumpangan mengikuti PTM berlaku apabila Panel Pengurusan PTM tidak mempunyai keupayaan untuk melaksanakan PTM atas sebab-sebab yang tertentu boleh menumpangkan pegawai menghadiri PTM di agensi lain. Penumpangan boleh dilaksanakan dengan syarat : a) Urusan penumpanagan dipersetujui oleh kedua-dua pihak yang menumpang dan menerima pegawai sebagai pegawai tumpanagan b) Sijil PTM yang dikeluarkan oleh kementerian/Jabatan/Agensi yang melaksanakan program tersebut hendaklah diterima pakai bagi tujuan pengesahan dalam perkhidmatan. c) Sekiranya Kementerian/Jabatan/Agensi yang menerima pegawai sebagai pegawai tumpanagan mengenakan bayaran pengurusan, kadar dikenakan hendaklah munasabah dan dipersetujui oleh kedua-dua pihak.
1.4
Pelaksanaan PTM Kurikulum PTM terbahagi kepada tiga (3) segemn utama : a) Segmen I : Negara dan Perkhidmatan Awam b) Segmen II : Tanggungjawab dan peranan pegawai c) Segemn III : Budaya Kerja Kelas Pertama Pelaksanaan PTM adalah selama lima (5) hari.
3
Bil.
1.5
Syarat Mengulang
Peraturan Pentadbiran
Panel Pengurusan PTM membenarkan pegawai mengulang sekiranya tidak melengkapkan PTM atas mana-mana sebab berikut: a) b) c) d) e) f)
Disahkan tidak sihat oleh Pengamal Perubatan Berdaftar Terpaksa meninggalkan program untuk menjaga keluarga terdekatnya yang sakit Terpaksa meninggalkan program untuk menjadi saksi atau terlibat dalam perbicaraan kes di mahkamah. Melahirkan anak dalam tempoh Program Keluarga terdekat meninggal dunia Keadaan lain yang difikirkan munasabah dan dibenarkan oleh Ketua Urusetia yang melaksanakan PTM.
Pegawai yang tidak melengkapkan PTM hendaklah mengulang segmen yang belum dilengkapkan. 1.6
Pegawai yang gagal PTM Pegawai yang gagal PTM disebabkan masalah disiplin dan komitmen tidak dibenarkan mengulang semula PTM dan boleh ditamatkan perkhidmatanya.
1.7
Pencapaian dan Keputusan Pegawai yang mengikuti PTM sepenuhnya dan Berjaya berasaskan penilaian, layak diberikan sijil PTM. Keputusan “Hadir Dengan Jaya PTM” hendaklah direkodkan dalam Rekod Perkhidmatan pegawai berkenaan.
2.0
PEPERIKSAAN PERKHIDMATAN 2.1
Syarat dan Kelayakan Peperiksaan Perkhidmatan Pegawai yang disyaratkan menduduki Peperiksaan Perkhidmatan Subjek Umum dan Subjek Jabatan adalah pegawai dalam tempoh percubaan tertakluk kepada syarat yang ditetapkan dalam skim perkhidmatan. Pegawai yang dilantik secara lateral (pelantikan ke gred kenaikan pangkat) adalah dikecualikan daripada menduduki peperiksaan perkhidmatan ini. Pegawai yang skim perkhidmatanya memperuntukan PSL layak menduduki Peperiksaan Khas PSL sekiranya memenuhi syarat berikut: a) b) c)
2.2
Telah disahkan jawatan Telah berada di skim perkhidmatan semasa sekurang-kurangnya tiga (3) tahun; dan Diperakukan oleh ketua Jabatan.
Syarat –syarat Penumpangan Peperiksaan Perkhidmatan Awam di Agensi Lain Lembaga Peperiksaan boleh membenarkan pegawai dalam skim perkhidmatan dibawah tanggungjawabnya untuk menduduki sesuatu peperiksaanyang dilaksanakan oleh Kementerian/Negeri/ Agensi lain, tertakluk kepada sukatan peperiksaan yang setaraf dengan keperluan skim perkhidmatan dan sesuai dengan bidang tugas pegawai berkenaan.
4
Bil.
Peraturan Pentadbiran 2.3
Pencapaian dan Keputusan “Lulus” atau “Gagal”
Bil. 3.0
Peraturan Pentadbiran PEPERIKSAAN BAYARAN TUGAS KEWANGAN (BITK) 3.1
Syarat dan Kelayakan Peperiksaan BITK Calon yang layak menduduki Peperiksaan BITK adalah Pembantu Tadbir (P/O), Pembantu Akauntan, Pembantu Tadbir Kewangan yang menjalanakan tugas kewangan sepenuh masa dalam bidang berikut:
3.2
i. Pengurusan dan Kawalan Belanjawan ii. Pengurusan Kewangan Am iii. Pengurusan Terimaan Am iv. Pengurusan Terimaan v. Pengurusan Perolehan Kerajaan vi. Pengurusan Bayaran Emolumen vii. Pengurusan Pembayaran viii. Pengurusan Akaun ix. Pengurusan Pelaburan dan Pinjaman Kadar Bayaran Elaun BITK dibayar atas kadar berikut: i. Staf yang memiliki sijil RM 80.00 sebulan ii. Staf yang tidak memiliki sijil RM 40.00 sebulan
5
PROSES KERJA PROGRAM TRANSFORMASI MINDA (PTM) Bil. 1.
Proses Kerja Merancang jadual perlaksaan Program Transformasi Minda. Cadangan yang dibuat ialah dua kali setahun.
Sumber Kuasa/ Rujukan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. Tahun 2012 – Program Transformasi Minda Pelan Pembelajaran Program Transformasi Minda JPA
2.
Menyemak senarai kakitangan berjawatan tetap yang diperolehi daripada Unit Perjawatan.
Unit Perjawatan
3.
Tentukan tarikh, tempat dan masa.
4.
Keluarkan tawaran dan buat hebahan kepada semua staf berjawatan tetap untuk memohon bagi menduduki Program Transformasi Minda (PTM) melalui emel dan portal.
6-8 minggu sebelum tarikh PTM diajalankan
5.
Maklumkan kepada staf-staf yang layak menduduki PTM melalui emel.
Sebulan sebelum
6.
Sediakan surat pelantikan penceramah, fasilitator dan pengawas
3 minggu sebelum PTM dijalankan
7.
Sediakan surat panggilan kepada calon.
3 minggu sebelum PTM dijalankan
8.
Kursus dijalankan selama 5 hari
9.
Ujian Pemahaman Program Transformasi Minda (PTM)
Cawangan Kompetensi, Jabatan Perkhidmatan Awam
10.
Buat bayaran honorarium penceramah dan saguhati kepada fasilitator
11.
Sediakan laporan keputusan untuk kelulusan Panel Pembangunan Sumber Manusia.
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2005 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 2007 Garis Panduan Kadar Bayaran saguhati/ Honorarium kepada penceramah/fasilitator UniMAP Dalam Tempoh tiga (3) bulan selepas tarikh PTM berakhir
12.
Maklum keputusan kepada calon.
Takwim Universiti dan Kalendar Akademik
Dalam Tempoh tiga (3) bulan selepas tarikh PTM berakhir
6
Bil. 13.
Proses Kerja Salinan Keputusan kepada Unit Perkhidmatan Untuk dimasukan kedalam fail peribadi.
14.
Kemaskini rekod.
Sumber Kuasa/ Rujukan Selepas perakuan keputusan oleh Panel Pengurusan PTM
7
PROSES KERJA PEPERIKSAAN PERKHIDMATAN Bil.
Proses Kerja
Sumber Kuasa/Dirujuk
1.
Merancang jadual perlaksaan peperiksaan perkhidmatan. Cadangan yang dibuat ialah dua kali setahun.
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 1998 – Peratutan-perautan Mengenai Peperiksaan Perkhidmatan Awam dan semua peraturan berkaitan dengannya.
2.
Menyemak senarai kakitangan berjawatan tetap yang disyaratkan untuk menduduki peperiksaan tersebut yang merupakan sebahagian daripada syarat-syarat pengesahan seperti yang ditetapkan di dalam skim perkhidmatan.
Penolong Pendaftar Unit Perjawatan
3.
Tentukan tarikh, tempat dan masa.
4.
Keluarkan jadual peperiksaan dan buat hebahan kepada semua staf berjawatan tetap untuk memohon bagi menduduki peperiksaan tersebut melalui emel dan portal.
Tiga (3)bulan sebelum peperiksaan dijalankan
5.
Maklumkan kepada staf-staf yang layak menduduki peperiksaan melalui emel
Satu (1) bulan sebelum peperiksaan dijalankan
6.
Sediakan surat pelantikan penggubal, pengawas dan sebagainya.
7.
Sediakan surat panggilan kepada calon.
Pelantikan penggubal tiga (3)bulan sebelum peperiksaan dijalankan. Surat Pelantikan pengawas satu (1) bulan sebelum peperiksaan dijalankan. Satu (1) bulan sebelum peperiksaan dijalankan
8.
Adakan mesyuarat Panel Penggubalan Soalan bagi menyediakan soalan-soalan peperiksaan bagi skim perkhidmatan yang terlibat.
9.
Cetak kertas soalan
10.
Peperiksaan dijalankan.
Ketua Pengawas/ Pengawas yang dilantik
11.
Serahkan kertas ujian kepada pemeriksa yang dilantik
Seminggu selepas peperiksaan dijalankan
12.
Sediakan laporan keputusan untuk kelulusan Panel Pembangunan Sumber Manusia.
Takwim Universiti dan Kalendar Akademik
Panel Penggubalan soalan mengikut skim perkhidmatan Mengikut bilanga calon yang memohon dua (2) hari sebelum peperiksaan dijalankan
Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)
8
Bil.
Proses Kerja
13.
Maklum keputusan kepada calon.
14.
Salina Keputusan kepada Unit Perkhidmatan Untuk dimasukan kedalam fail peribadi.
15.
Buat Bayaran kepada penggubal/pengawas.
16.
Kemaskini rekod peperiksaan
Sumber Kuasa/Dirujuk Dalam tempoh tiga (3) bulan selepas peperiksaan berakhir Selepas perakuan keputusan oleh panel PPSM Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 2004
9
PROSES KERJA PEPERIKSAAN BAYARAN INSENTIF TUGAS KEWANGAN (BITK) Bil.
Proses Kerja
Sumber Kuasa/Dirujuk
1.
Mendapat makluman tarikh pelaksanaan Peperiksaan BITK daripada Urusetia di peringkat IPTA.
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 1999 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2001 Urusetia BITK yang dilantik peringkat IPTA
2.
Membuat hebahan kepada semua staf yang layak untuk membuat permohonan.
3.
Menyemak permohonan untuk menduduki peperiksaan yang telah diterima daripada staf-staf.
4.
Menghantar nama-nama staf yang akan menduduki Peperiksaan BITK kepada Urusetia peringkat IPTA untuk tujuan permohonan bilangan kertas soalan.
5.
Membuat tempahan tempahan dewan peperiksaan.
6.
Melantik Pengawas Peperiksaan.
7.
Mengeluarkan slip menduduki peperiksaan kepada semua staf yang telah memohon.
8.
Menerima soalan daripada Urusetia BITK IPTA.
9.
Sediakan surat panggilan kepada calon.
10.
Peperiksaan dijalankan.
11.
Serahkan kertas ujian kepada Urusetia BITK IPTA untuk pemarkahan. .
12.
Maklum keputusan kepada calon.
Selepas menerima kepuusan daripada Urusetia BITK IPTA
13.
Maklum calon yang lulus kepada Unit Perjawatan untuk pembayaran elaun.
Tindakan Unit Perjawatan untuk proses pembayaran elaun
14.
Buat bayaran saguhati kepada pengawas.
Selepas mendapat maklumat daripada urusetia BITK IPTA
Mendapat pengesahan senarai nama daripada Unit Perjawatan bagi staf yang menjalankan tugas kewangan Sebelum tarikh tutup
Tempoh masa yang sesuai Sekiranya perlu, bergantung kepada bilangan permohonan Urusetia BITK IPTA Melalui Pos/Kuriel dua (2) hari sebelum peperiksaan dijalankan Satu (1) hingga ke dua (2) minggu sebelum peperiksaan dijalankan. Ketua Pengawas/ Pengawas
Dalam tempoh masa yang ditetapkan oleh urusetia BITK IPTA
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 2007
10
Bil.
15.
Proses Kerja
Sumber Kuasa/Dirujuk
Kemaskini rekod peperiksaan
11
