Financieel beleidsplan KV Atalante
september 2015
www.atalante.nl
Inhoud 1. Algemeen............................................................................................................................................................3 1.1 Inleiding.......................................................................................................................................................3 1.2 De financiële administratie..........................................................................................................................3 1.3 Bewaarplicht................................................................................................................................................3
2 Financiële beheersing.........................................................................................................................................3 2.1 Inleiding.......................................................................................................................................................3 2.2 Het formuleren van financieel beleid............................................................................................................3 2.3 Functiescheiding..........................................................................................................................................4 2.4
Controle op inkomsten.................................................................................................................................3
2.4.1 Contributies......................................................................................................................................3
2.4.2 Sponsorinkomsten...............................................................................................................................4
2.4.3 Kantineopbrengsten............................................................................................................................5
2.4.4 Inkomsten uit acties e.d.......................................................................................................................5
2.5 Controle op kosten.......................................................................................................................................4
2.5.1 Facturen..............................................................................................................................................5
2.5.2 Kosten gemaakt en gedeclareerd door leden/commissies....................................................................5
2.6 Controle op commissies...............................................................................................................................5 2.7 De kascommissie..........................................................................................................................................5 2.8 Beëindiging lidmaatschap............................................................................................................................6 2.9 Monitoren van wet- en regelgeving...............................................................................................................6
3 De begroting.......................................................................................................................................................6 3.1 Algemeen.....................................................................................................................................................6
4 De jaarrekening...................................................................................................................................................6 4.1 De jaarrekening (BW 2 Titel 9).......................................................................................................................6
2
1. Algemeen 1.1 Inleiding Verenigingen hebben volgens geldende wet- en regelgeving verschillende rechten en plichten. Een van deze verplichtingen is het voeren van een administratie. Dit betekent onder meer de verplichting tot het jaarlijks opstellen van een financiële verantwoording. Tevens houdt het voeren van een administratie in dat onderliggende stukken ten behoeve van de financiële verantwoording worden bewaard. 1.2 De financiële administratie Binnen Atalante is de penningmeester verantwoordelijk voor het voeren van de financiële administratie. De financiële administratie vormt de basis voor de financiële verantwoording van het bestuur waarover aan de ALV verantwoording is verschuldigd. De penningmeester heeft zitting in het bestuur. 1.3 Bewaarplicht Volgens wettelijke bepalingen moeten alle boeken, bescheiden en gegevensdragers gerelateerd aan de financiële administratie en de financiële verantwoording 7 jaar worden bewaard. Omdat Atalante de financiële administratie met behulp van een computer voert, moet Atalante er tevens zorg voor dragen dat de data gedurende de bewaarperiode inzichtelijk blijft. De vereniging blijft verantwoordelijk, ook bij crashes van computer en software.
2. Financiële beheersing 2.1 Inleiding De penningmeester is verantwoordelijk voor het voeren van de financiële administratie. Hij/zij wordt hiervoor bijgestaan door een administrateur. De uitvoerende taak wordt gedaan door de administrateur. De administrateur draagt zorg voor: • Het boeken van de inkomsten en uitgaven in het programma “Sportlink”; • Het indienen van de BTW-aangifte; • Zorgdragen voor de automatische inning van de contributies; • Het verrichten van betalingen; • Het signaleren, aan de penningmeester, van openstaande posten. 2.2 Het formuleren van financieel beleid Het formuleren van het financieel beleid valt onder verantwoordelijkheid van de penningmeester. De primaire doelstelling van Atalante is het aanbieden van de korfbalsport aan haar leden. Het is van belang de middelen van Atalante zodanig aan te wenden dat deze doelstelling wordt gerealiseerd. Hiervoor maakt het bestuur beleid op korte en lange termijn. Dit vindt op de volgende wijze plaats: Strategisch • Het beleid vertalen in korte- en langetermijn begrotingen. Hierbij wordt gedacht aan: o Het toekennen van middelen aan commissies; o De ontwikkeling van de contributietarieven; o Kantineprijzen; o Het formuleren van de verwachte groei/afname van sponsorcontracten. Operationeel • Zorg dragen voor een financiële administratie. Op basis hiervan worden periodiek een balans en een V&W-rekening opgesteld die worden vergeleken met de begroting en cijfers over de vorige periode; • Waarborgen dat inkomsten tijdig en volledig worden ontvangen; • Controle op de juistheid van ontvangen facturen en de betaling daarvan;
3
• Controle op de aanwending van de middelen die zijn toegewezen aan verschillende commissies, evenals de verantwoording daarover; • Regelmatig, het liefst 1x per 2 maanden, zorgt de penningmeester dat de bestuursleden een overzicht krijgen van de V&W-rekening; • Voldoen aan relevante wet- en regelgeving. 2.3 Functiescheiding Voor een goede beheersing is functiescheiding binnen Atalante essentieel. Concreet houdt dit in dat de penningmeester controleert, maar dat de feitelijke betalingen worden verricht door de administrateur. 2.4 Controle op inkomsten Om het geformuleerde beleid te realiseren heeft het bestuur de volgende middelen ter beschikking: • Contributies; • Sponsorinkomsten; • Kantineopbrengsten; • Inkomsten uit acties e.d. 2.4.1 Contributies De ledenadministratie valt onder de verantwoordelijkheid van de secretaris. Het bijhouden van de ledenadministratie gebeurt door een ledenadministrateur en wordt gevoerd in het programma “Sportlink”. De ledenadministrateur valt rechtstreeks onder de secretaris. In verband met de privacywetgeving mogen alleen gegevens van de leden in de ledenadministratie worden opgenomen die direct betrekking hebben op de doelstelling van Atalante. Dit geldt ook voor gegevens die nodig zijn voor de registratie bij de KNKV. Gegevens mogen niet zonder uitdrukkelijke toestemming van de leden aan derden worden verstrekt. Contributieopbrengsten vormen voor Atalante een belangrijk aandeel van de totale inkomsten. Interessante vragen vanuit een financieel perspectief zijn: • Betalen alle leden en betalen zij het juiste contributietarief? • Betalen de leden tijdig contributie? In principe betalen de leden van Atalante hun contributie middels een afgegeven automatische incasso. Als een lid geldende redenen heeft waarom hij geen automatische incasso wil afgeven, kan het bestuur besluiten om voor dit lid een uitzondering te maken en maakt dit lid zelf, op tijd, de contributie over. Maandelijks wordt door de penningmeester een lijst opgesteld van leden die hun contributie nog niet hebben betaald. Als de incasso niet is gelukt, of als leden hun contributie niet hebben betaald worden zij op de volgende wijze gemaand: 1. 1x aanmaning mailen (maximaal 14 dagen na stornering) met het verzoek om de contributie binnen 14 dagen te voldoen. (Actie penningmeester) 2. Niet betaald: 2e aanmaning via persoonlijk contact en per brief met mededeling om binnen 14 dagen contributie te voldoen met als sanctie, niet betaald dan ook niet spelen. (Actie penningmeester) 3. Niet betaald: speler schorsen voor het spelen van wedstrijden tot de contributie is betaald. Dit meedelen in een brief. Brief persoonlijk uitreiken of aangetekend versturen. 4. Nog niet betaald binnen 14 dagen na punt 3: gesprek aangaan en aankondigen dat er tot een royement wordt overgegaan als er geen oplossing is. 5. Nog niet betaald binnen 14 dagen na punt 4: royement Dit geeft een totale doorlooptijd van 70 dagen. Risico voor de vereniging is dus 2,5x de maandcontributie. 2.4.2 Sponsorinkomsten Het generen van sponsorinkomsten is de verantwoordelijkheid van de sponsorcommissie. De penningmeester dient de volledigheid en tijdigheid van de sponsorinkomsten te waarborgen. Maandelijks wordt door de penningmeester een lijst opgesteld van sponsors die nog niet aan hun verplichtingen hebben voldaan. Deze lijst wordt overgedragen aan hoofd PR & Sponsoring die de desbetreffende sponsor hierover zal aanmanen. Voor het aanmaningbeleid verwijzen wij naar het beleidsplan PR & Sponsoring.
4
2.4.3 Kantineopbrengsten Het reilen en zeilen van de kantine valt onder verantwoordelijkheid van het bestuurslid facilitair. De uitvoerende taak ligt bij de kantinecommissie. Belangrijke werkzaamheden bij de controle van de kantineopbrengsten zijn het uitvoeren van een controle op het contante geldverkeer en de controle van de aanwezige voorraad. Ten aanzien van het contante geldverkeer wordt de volgende procedure in acht genomen: • Er vindt een periodieke kasafstorting plaats op basis van een maximale kasomvang; • Kantineopbrengsten en kosten worden geboekt op een door het bestuurslid facilitair bij te houden omzetstaat; • Deze omzetstaat wordt z.s.m. na afloop van een kalendermaand gemaild naar de administrateur die deze in de boekhouding verwerkt; • Direct na afloop van een verenigingsjaar geeft het bestuurslid een schriftelijke verklaring af waarin hij/zij vermeld hoeveel geld er nog precies in de kas aanwezig is. 2.4.4 Inkomsten uit acties e.d. Acties kunnen door het bestuur, een actiecommissie of ad hoc door leden worden opgezet en uitgevoerd. • Uitvoering van acties behoeft in beginsel toestemming van het bestuur; bij benoeming van een actiecommissie hebben zij impliciet een mandaat om op eigen initiatief acties op te zetten; • Voor iedere actie wordt vooraf een begroting gemaakt van verwachte kosten, inkomsten en risico op verlies; • Na afloop van een actie wordt een overzicht van inkomsten en uitgaven opgesteld en verstrekt aan de penningmeester. 2.5 Controle op kosten Naast het waarborgen van het tijdig ontvangen van alle verschillende inkomsten is het ook belangrijk controle uit te voeren op de kosten. De kosten kunnen op verschillende manieren bij de penningmeester terecht komen: • Facturen gestuurd door leveranciers; • Kosten gemaakt en gedeclareerd door leden/commissies. 2.5.1 Facturen De facturen van leveranciers dienen ter goedkeuring doorgestuurd te worden aan het desbetreffende bestuurslid. Pas na accordering door het bestuurslid worden de facturen van leveranciers door de administrateur betaald. 2.5.2 Kosten gemaakt en gedeclareerd door leden/commissies De kosten gemaakt door leden/commissies dienen door middel van een declaratie ingediend te worden bij het desbetreffende bestuurslid. Het declaratieformulier kan men vinden op de website. Het declaratieformulier dient voorzien te zijn van (originele) kassabonnen. Het desbetreffende bestuurslid tekent voor akkoord en zorgt dat deze bij de administrateur komt die, zorgt voor betaling aan het desbetreffende lid en de kosten boekt in de boekhouding op de bijbehorende kostenpost. 2.6 Controle op commissies Atalante heeft diverse commissies die gedurende het jaar zelf hun inkomsten en uitgaven bepalen. De penningmeester voert hierop controle uit. De financiële beheersing van de commissies geschiedt door het vooraf laten opstellen van begrotingen en het achteraf beoordelen van de realisatie en verantwoording (zie hiervoor punt 2.5). 2.7 De kascommissie De kascommissie heeft tot taak om de door de penningmeester opgestelde financiële verantwoording en de daaraan ten grondslag liggende financiële administratie te controleren. Hiervan wordt verslag uitgebracht aan de ALV. De controle wordt minstens eenmaal per jaar uitgevoerd. De controle wordt ook uitgevoerd als er lopende het jaar een nieuwe (interim) penningmeester wordt aangesteld. De kascommissie bestaat minimaal uit 2 leden van 18 jaar of ouder. Deze leden worden door de ALV benoemd en mogen geen deel uitmaken van het bestuur. De taken van de kascommissie zijn als volgt: • Controle van de financiële verantwoording en administratie; • Verslag naar aanleiding van de controle uitbrengen aan de ALV; • Advies uitbrengen aan de ALV inzake de vaststelling van de balans en de V&W-rekening.
5
2.8 Beëindiging lidmaatschap Een lid kan zijn lidmaatschap beëindigen per 1 januari of 1 juli van enig jaar met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand. Als een lid van Atalante zijn lidmaatschap opzegt controleert de ledenadministrateur bij de penningmeester of er aan alle financiële verplichtingen is voldaan. Pas als aan alle financiële verplichtingen is voldaan wordt door de ledenadministrateur het bondsnummer vrijgegeven. Voor verdere bijzonderheden omtrent beëindiging lidmaatschap verwijzen wij naar het beleidsplan ledenadministratie. 2.9 Monitoren van wet- en regelgeving Naast een goede beheersing van de financiën binnen Atalante, voldoet Atalante ook aan de bestaande wet- en regelgeving en probeert het bestuur tijdig te anticiperen op ontwikkelingen hieromtrent. Het niet voldoen aan wet- en regelgeving kan nl. aanzienlijke financiële risico’s met zich meebrengen. Deze verantwoordelijkheid valt op financieel gebied onder de penningmeester maar ook onder de andere bestuursleden.
3. De begroting 3.1 Algemeen De begroting is een financiële vertaalslag van het beleid. De begroting is ook een goed middel om de verenigingsleden in alle openheid adequaat te informeren over verwachte inkomsten en uitgaven in het aankomende verengingsjaar. Het opstellen en bewaken van de begroting is de verantwoordelijkheid van de penningmeester. Zoals vastgelegd in de statuten wordt jaarlijks de begroting opgesteld en voorgelegd aan de leden tijdens de ALV en dient deze te worden goedgekeurd door de ALV. De begroting is dan zowel een beleidsinstrument als een controlemiddel. Na goedkeuring door de ALV is de begroting een mandaat van de leden aan het bestuur om de activiteiten zoals gepland en begroot uit te voeren en te zorgen dat de inkomsten ontvangen worden en de kosten binnen de begroting blijven. Bij bestedingen gedurende het jaar dient de penningmeester de begroting als norm te hanteren en dreigende overschrijdingen moet hij melden aan het bestuur.
4. De jaarrekening 4.1 De jaarrekening (BW 2 Titel 9) Het doel van de jaarrekening is informatie verschaffen over de financiële positie en resultaten van Atalante aan de belanghebbenden. De jaarrekening bestaat uit een balans en een V&W-rekening. De balans geeft een overzicht van de bezittingen en schulden van Atalante aan het einde van het boekjaar. De V&W-rekening geeft het resultaat van Atalante weer, dat bestaat uit opbrengsten minus kosten. Het bestuur is gezamenlijk verantwoordelijk voor het afleggen van de financiële verantwoording aan de ALV. Zoals vastgelegd in de statuten wordt jaarlijks de jaarrekening opgesteld en voorgelegd aan de leden tijdens ALV. De kascommissie geeft haar bevindingen weer vanuit de controle op het gevoerde financiële beleid en geeft een stemadvies aan de ALV om de jaarrekening over het afgelopen verenigingsjaar wel of niet goed te keuren. Indien de ALV akkoord is met de jaarrekening en de bevindingen van de kascommissie heeft gehoord, besluit zij de jaarrekening goed te keuren en décharge te verlenen of eventueel de jaarrekening af te keuren en daarmee décharge te onthouden. Decharge wordt verleend aan het bestuur, aangezien zij gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het financiële beleid.
Vastgesteld in de bestuursvergadering van 2 september 2015 en ter goedkeuring voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering van 28 oktober 2015
6
