Fáze projektu Matěj Vala

Fáze projektu Matěj Vala Katedra softwarového inženýrství Fakulta informačních technologií České vysoké učení technické v Praze © Matěj Vala, 2011

Projektové řízení LS 2010/11, Předn. 3

Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti Matěj Vala (FIT ČVUT)

Fáze projektu

MI-PRM, 2010, Předn. 3

1 / 26

Životní cyklus projektu

Životní cyklus projektu

Matěj Vala (FIT ČVUT)

Fáze projektu


2 / 26

1. Identifikační fáze

Identifikační fáze projektu


Změna vnějšího prostředí

Nápad, problém

Důvody a cíle fáze: • Identifikovat cílový stav (skupiny cílů a projekty, které k nim vedou). • Identifikovat a zkomunikovat cílové skupiny a jejich potřeby a problémy. • Identifikovat investora (zadavatele) projektu. • Rámcově odhadnout proveditelnost. Činnosti:

Fáze projektu


3 / 26

1. Identifikační fáze

Identifikační fáze projektu Výstupy: • Identifikace projektu Krátký a jasný podklad (1 A4), který vyjadřuje hlavní téma projektu a naznačuje jeho řešení. Využívá se při úvodních jednáních s významnými "hráči", tedy osobami, jejichž pozitivní vliv by mohl znamenat rozpoznání projektu na správné úrovni řízení investora a ochotu investora vnímat projekt (zabývat se projektem) v jeho ověřovací fázi. Obvyklý adresát: osoby s vlivem, významní hráči - lobbisté, členové vedení potenciálního investora, resp. zadavatele projektu • Důvodová zpráva Přínosy pro investora, identifikované cílové skupiny projektu, rizika, finanční přínos projektu Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora.


Fáze projektu


4 / 26

2. Ověřovací fáze

Ověřovací fáze projektu Důvody a cíle fáze: • Nalézt zadavatele, investora. • Sestavit argumentační podklady, vytvořit většinu dokumentace projektového záměru. • Ověřit realizovatelnost řešení (také s ohledem na ochranu investic). • Popsat, zvážit a ohodnotit rizika. • Prosadit rozhodnutí o realizaci projektu, alokovat zdroje. Činnosti:


Fáze projektu


5 / 26


Ověřovací fáze projektu Výstupy: • Důvodová zpráva Přínosy pro investora, případně pro již identifikované cílové skupiny projektu. Rizika, která hrozí, pokud se projekt nebude realizovat. Finanční přínos projektu Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora.

•

Projektový záměr Komplexní a ucelené informace potřebné pro realizaci projektu: cíle projektu a cílové skupiny , omezující podmínky řešení, hlavní stavební kameny řešení, procesy a postupy k dosažení cílů, plánování, zdroje, podpůrný IS, technický návrh řešení, finanční řízení, porady a jejich řízení, harmonogram, návrh dalšího postupu atp. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora.

•

Studie proveditelnosti Posuzuje uskutečnitelnost navrženého postupu v Projektovém záměru, hledá slabá místa a posuzuje jejich možný vliv na proveditelnost. Obsahuje podklady pro výslednou multikriteriální analýzu, která v závěru studie přinese výpočet bezrozměrného ukazatele proveditelnosti v oblastech věcné (kvalita a kvantita), časové a finanční. Může být součástí Projektového záměru. U větších projektů je vhodné, aby existovala jako zvláštní dokument. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora.


Fáze projektu


6 / 26


Ověřovací fáze projektu •

Riziková analýza Identifikuje veškeré nežádoucí stavy, do kterých by se projekt mohl dostat (pro investora, pro uživatele, životní prostředí apod.). Každý nežádoucí stav může být způsoben uplatněním jednoho nebo více rizik. Vytváří m.j. podklady pro následné krizové řízení, přináší m.j. bezrozměrný integrovaný ukazatel - Rizikovost projektu. Může být součástí Projektového záměru nebo Studie proveditelnosti. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora.

•

Ekonomická rozvaha (Business plán) Analyzuje finanční náročnost všech fází projektu, shrnuje finanční přínosy, cash flow projektu; nezbytně nutný podklad pro finální rozhodovací proces o vstupu do přípravné fáze. Jedním z výstupů Ekonomické rozvahy je i Studie návratnosti - ROI (Return of Investment). Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora.

•

Logický rámec Formalizuje cíle, záměry a očekávání na různých úrovních investora / dodavatele a uvádí je do souladu s konkrétními výstupy a činnostmi při realizaci projektu. "Logický rámec" je termín převzatý z metodiky tvorby projektů EU a je základní součástí žádostí o financování projektů z evropských fondů. Obsah částečně nahrazuje obsah výše uvedených dokumentů a jeho tvorba je vyžadována v rámci oficiálních procedur uznávaných mnoha autoritami veřejné správy ČR, resp. EU. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora.


Fáze projektu


7 / 26

3. Přípravná fáze

Přípravná fáze projektu Důvody a cíle fáze • Finalizovat řešení projektu do stavu, kdy bude jasné, jaké činnosti jsou nutné pro dosažení cílového stavu. • Naplánovat projekt (nad finální procesní dekompozicí) a definovat mechanismy jeho kontroly. • Připravit katalyzátory (pro usnadnění projektových prací). • Sestavit a schválit Metodiku řízení projektu (mechanismy a pravidla pro řízení všech zdrojů). • Sestavit projektový tým. • Vybrat dodavatele. • Zahájit pro-aktivní interní a externí PR.


Fáze projektu


8 / 26


Přípravná fáze projektu Činnosti:


Fáze projektu


9 / 26


Přípravná fáze projektu Výstupy (plánování): • Popis projektu Aktualizace "Projektového záměru“. Popis detailně řeší, problematiku zdrojů osoby do organizačního schéma řízení projektu, volbu dodavatelů a subdodavatelů. Popis projektu tedy diskutuje kolik a jaké budou externí dodávky a slouží tak jako podklad pro tvorbu odpovídajících zadávacích dokumentací. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora, vedoucí projektu.

• Studie proveditelnosti • Logický rámec • Riziková analýza • Rozpočet projektu Jeden pohled respektuje účetní osnovy investora, které většinou sledují "komoditní" kategorizaci nákladů. Druhý pohled řeší manažerskou potřebu a sleduje finanční náročnost. Je nutné zpřesnit odhad finanční náročnosti provedený v ověřovací fázi až do úrovně jednotlivých položek. Obvyklý adresát: finanční ředitel investora projektu, vedoucí projektu, garant rozpočtu projektu.


Fáze projektu


10 / 26


Přípravná fáze projektu Výstupy (dodavatelské,smluvní): • Zadávací dokumentace Přináší zadání pro dodavatelů podle specifikace v Popisu projektu. Zadávací dokumentace je vytvořena ve formátu, jak vyplývá z aktuální dikce daného zákona nebo z interní legislativy. Zadávací dokumentace má většinou 3 části. 1.oznámení o existenci zakázky pro uveřejnění v relevantních médiích. 2. podrobná plnohodnotná zadávací dokumentace 3.interní metodika vyhodnocení výběrového řízení. Obvyklý adresát: potenciální dodavatel. • Smlouva (smlouvy) o dodávce vymezuje část řešení, která je popsána v Popisu projektu a deleguje odpovědnost za jeho realizaci na jiný subjekt, než kterým je investor. Smlouva řeší věcnou náplň dodávky, její rozsah, kvalitu, cenu, termíny, záruky, sankce a vymezuje procesně procedurální vztah mezi investorem a dodavatelem. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora, vrcholové vedení dodavatele. Matěj Vala (FIT ČVUT)

Fáze projektu


11 / 26


Přípravná fáze projektu Výstupy (řízení projektu): • Metodika řízení projektu Metodika se vyhotovuje v této fázi zejména proto, aby každá role, která je uvedena v organizačním schéma řízení projektu věděla co, jak a kdy má dělat. Pravidla a směrnice, formalizující vůli vedoucího projektu, resp. Investora, templates (formuláře, vzory), pravidla řízení porad, nároky na back-office. Vyhotovuje se jako reakce na schválenou aktuální verzi Popisu projektu. Obvyklý adresát: projektový tým. •

Metodika kontroly projektu Podklady pro provádění kontroly projektu v oblasti věcné, metodické a smluvní. Obvyklý adresát: projektový tým.

•

Zápisy z porad vedení projektového týmu Je dokumentována zápisy ve 2 variantách: příprava na poradu a zápis z porady. Zápis schválený účastníky porady je závazným operativně - řídícím dokumentem projektu. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora projektu.


Fáze projektu


12 / 26

4. Realizační fáze

Realizační fáze projektu Důvody a cíle fáze • Dosáhnout definovaných a schválených (většinou smluvně) cílů projektu v daném rozsahu, kvalitě, termínech a ceně. • Ušetřit z plánovaných nákladů na realizační fázi 10 - 20%. • Zmotivovat a vyškolit uživatele. • Dosáhnout pozitivního vnímání projektu vnitřním i vnějším prostředím (Pro-aktivní PR). • Identifikovat možnosti rozšíření projektu s ohledem na jeho obchodní a „politický“ potenciál.


Fáze projektu


13 / 26


Realizační fáze projektu Činnosti Průběžný reporting o stavu a vývoji projektu pro vedení investora PR - interní a externí marketing projektu

Dodávka

Školení členů projektového týmu

Start realizace projektu

Testování, zkušební provoz Řízení projektovéh o týmu Průběžná analýza rizik

Předání do provozu

Fakturace

Implementace

Školení uživatelů

Organizačně - řídící změny, které reflektují cílový stav

Ostatní průběžné činnosti: Finanční řízení, kontrola, stabilizace, …


Fáze projektu


14 / 26


Realizační fáze projektu Výstupy • Popis projektu • Bezpečnostní projekt • Riziková analýza • Rozpočet projektu • Metodika PM • Metodika řízení kvality

•

Status report Průběžný report stavu projektu-zejména finančního, termínů, rozsahu a kvality. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora.

•

Zápisy z porad vedení projektového týmu Každá porada, která má závazný dopad na řízení projektu, je dokumentována zápisy ve 2 variantách: příprava na poradu a závazný zápis z porady. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora, projektový tým.

•

Zadávací a změnové listy Přesnou formu a způsob závazného sdělení požadavků na změnu definuje příslušná smlouva. Obvyklý adresát: investor, dodavatel, projektový tým. Matěj Vala (FIT ČVUT)

Fáze projektu


15 / 26


Realizační fáze projektu •

Závěrečná zpráva o realizaci projektu Shrnutí průběhu, zvýraznění kritických bodů a jejich řešení, doporučení pro další obdobné projekty. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora, projektový tým.

•

Protokol o předání řízení projektu do provozu Doklad, kterým se předává odpovědnost mezi vedoucím projektu v realizační fázi a vedoucím provozní fáze. Podpisem končí realizační fáze projektu. Obvyklý adresát: vedoucí provozu a vrcholové vedení investora.

•

Předávací protokol a akceptační protokol Každé dílčí plnění, podle charakteru projektu buď technika, služba nebo jinak definovaný výstup, je vždy dokladováno příslušnou dokumentací. Obvyklý adresát: finanční / fakturační a majetkové oddělení investora.

•

Protokol o průběhu a výsledcích školení Výčet provedených školení, seznam vyškolených uživatelů nebo obsluhy, výsledky těchto školení. Seznam udělených certifikátů / osvědčení. Vytipování nejlepších absolventů a návrhy na jejich profesní růst. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora.

•

Zpráva o činnosti subdodavatelů Cílem je optimálně využít nasmlouvaných zdrojů, resp. znalostí. Tato činnost bývá zpravidla doprovázena Zprávou o činnosti subdodavatelů. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora. Matěj Vala (FIT ČVUT)

Fáze projektu


16 / 26

5. Provozní fáze

Provozní fáze projektu Důvody a cíle fáze • • • •

Udržet „SLA“ (Service Level Agreement) - Dohodu o úrovni služeb. Minimalizovat provozní náklady. Optimalizovat činnosti, pracovní zatížení osob. Identifikovat možnosti rozšíření projektu s ohledem na jeho obchodní a „politický“ potenciál. • Identifikovat „morální“ zastaralost nebo nedostatečnou efektivitu částí projektu.


Fáze projektu


17 / 26

5. Provozní fáze

Provozní fáze projektu Činnosti


Fáze projektu


18 / 26

5. Provozní fáze

Provozní fáze projektu Výstupy: • • • • •

Popis projektu Zadávací a změnové listy Riziková analýza Rozpočet projektu Metodika kontroly

•

Provozní řád Nahrazuje Metodiku řízení projektu a přináší potřebné organizačně řídící pokyny. Obvyklý adresát: provozní tým, uživatelé.

• Status report Shrnuje a jednotně zobrazuje aktuální provozní projektové ukazatele, zejména pak z hlediska finančního, termínů, rozsahu a kvality. Typicky statistické a věcné informace pořízené z dohledového centra, call centra, help-desk služeb atp. Informace o míře naplnění bezpečnostních požadavků tak, jak jsou uvedeny v kapitole "Bezpečnost" v Popisu projektu. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora.


Fáze projektu


19 / 26

5. Provozní fáze

Provozní fáze projektu •

Zápisy z porad vedení provozního týmu Každá porada, která má závazný dopad na řízení provozu, je dokumentována ve 2 variantách: příprava na poradu a závazný zápis z porady. Zápis schválený účastníky porady je závazným operativně - řídícím dokumentem projektu. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora, provozní tým.

•

Multikriteriální vyhodnocení efektivity provozu Vyhotovuje nezávislý expert nebo skupina expertů periodicky, obsahuje vybraná kritéria, podle kterých se posuzuje míra efektivity provozovaného systému. Finanční náklady provozu, míra spokojenosti uživatelů, přínos pro celkovou interoperabilitu IS dané organizace, modernost. Přináší výklad kritérií, váhy kritérií, respondenty, hodnocení respondentů a závěrečné doporučení. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora.

•

Metodika likvidace Připravit scénáře likvidace celého souboru technologií a zpracování uložených informací ještě v průběhu provozní fáze. Vyhotovuje se až po rozhodnutí o zahájení likvidace tak, jak je uvedeno na obrázku podporovaných činností. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora, provozní tým.


Fáze projektu


20 / 26

6. Likvidační fáze

Likvidační fáze projektu Důvody a cíle fáze • • • • •

Snížit náklady na informační a komunikační technologie (ICT). Uvolnit zdroje (finanční, personální) pro další projekty. Rozšířit a modernizovat služby, které ICT pro uživatele mohou poskytovat. Zachovat a efektivněji využít informace, které již byly do systému vloženy. Zefektivnit činnosti uvnitř a na rozhranní organizace prostřednictvím nového souboru ICT.


Fáze projektu


21 / 26


Likvidační fáze projektu Činnosti: Průběžný reporting o stavu a vývoji projektu pro vedení investora Finanční řízení Rutinní provoz nového ICT projektu = efektivnější provoz celé organizace Analýza cílů likvidace Zahájení likvidace projektu

Provedení likvidace

Tvorba závěrečné zprávy projektu

Tvorba protokolu o likvidaci

Zpracování likvidačního projektu

Závěrečné finanční vyrovnání

Identifikace, ověření, příprava a realizace nového ICT projektu


Fáze projektu


22 / 26


Likvidační fáze projektu Výstupy: • Likvidační projekt Popisuje důvody a cíle likvidace, na základě definovaných cílů určí způsob likvidace, harmonogram, finanční nároky a alokuje potřebné zdroje. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora, vedoucí projektu.

• Protokol o likvidaci Závěrečný report, který informuje o skutečném průběhu likvidace, o dodržení či nedodržení termínů a rozpočtu. Popisuje způsob archivace popř. likvidace dat a jejich nosičů. Podpisy odpovědných osob. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora, vedoucí projektu.

• Doporučení pro další vývoj Identifikuje nové cíle organizace, podává návrh budoucích možných kroků pro zvýšení efektivity procesů u organizace prostřednictvím nových / moderních technologií. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora.


Fáze projektu


23 / 26


Likvidační fáze projektu • Závěrečná zpráva projektu Rekapituluje průběh všech fází, zajímavé milníky, finanční náročnost a finanční přínosy, hodnotí míru spokojenosti uživatelů za uplynulé období atp. Vyhodnocuje přínosy a prospěšnost projektu s ohledem na jeho finanční náročnost. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora.

• Zápisy z porad vedení projektového týmu Každá porada, která má dopad na řízení likvidace je dokumentována zápisy ve 2 variantách: příprava na poradu a závazný zápis z porady. Zápis schválený účastníky porady je závazným operativně - řídícím dokumentem projektu. Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora, projektový tým.

• Kategorizované informace Relevantní k vnitřnímu i vnějšímu okolí projektu. Informace jsou nutné pro znalost stavu a tedy jsou to podklady pro rozhodování a průběžnou analýzu rizik. •

Obvyklý adresát: projektový tým, investor.


Fáze projektu


24 / 26

Stabilizace projektu

Stabilizace projektu Důvody a cíle fáze • • • • • •

Získat zpětnou vazbu a podklady pro změnové řízení Udržovat optimální nastavení cílů a způsobů, které vedou k jejich dosažení. Průběžně znát objektivní názory uživatelů na poskytované služby a jejich formu, resp. na poskytované produkty (záleží na typu a charakteru projektu, výroby). Zjišťovat aktuální potřeby uživatelů, resp. klientů. Optimalizovat tak produktové portfolio. Zdůvěryhodnit projekt otevřenou komunikací s uživateli, resp. klienty.


Fáze projektu


25 / 26

Audit a dohled projektu

Audit a dohled projektu Důvody a cíle fáze • • • • • •

Nezávislá kontrola Ujistit investora, že projekt je řešen (řízen a realizován) správně. Objektivizovat správnost uplatňovaných postupů v oblasti řízení projektu. Verifikovat správnost věcného řešení (projekce, volba technologií). Garantovat spolu s platnými zákony, vyhláškami a dalšími relevantními standardy. Zajistit kvalitu dodávky dle očekávání investora


Fáze projektu


26 / 26

Fáze projektu Matěj Vala

Recommend Documents