EVENTMANAGEMENT. Memori trainingen Veerle Van Goethem 2014

EVENTMANAGEMENT Memori trainingen 2014

1

Veerle Van Goethem 2014

1. INLEIDING Hoe eventmanagement definiëren? • Als activiteit op zich. • Als onderdeel van de marketing of p.r. • Beroept zich op een gebeurtenis, idee om

boodschap over te brengen. • Communicatie - instrument = geen doel -> wel middel

2


Corporate identity Corporate image Mission statement

Huisstijl

3


DUS… • Streven naar geïntegreerde • • • • •

4

communicatie. Boodschappen en tools op elkaar en bedrijf afstemmen. Vullen elkaar aan en versterken elkaar. Bevorderen herkenbaarheid. Handelen ten behoeve van het algemeen welzijn van het bedrijf. Rekening houden met gekende omstandigheden. Veerle Van Goethem 2014

Wat is een evenement? “Een evenement is een georganiseerde gebeurtenis waar vooraf een bepaalde inhoud op een doordachte wijze wordt aangeboden aan een uitgekozen publiek, dat daarmee deelnemer aan deze gebeurtenis is geworden” Gabriëlle Kuiper

5


Wat hebben alle evenementen gemeenschappelijk ? Een doelgroep Live – ontmoeting met die doelgroep Één of meerdere doelstellingen Een vooraf bedachte inhoud die kadert binnen een concept • Randvoorwaarden/ omstandigheden, waar je rekening mee moet houden • (g)een budget • • • •

6


Waarom communicatie via een event? • Breed register communicatie • Non-verbale communicatie = extra

dimensie • Publiek nooit ver weg • Megafoonfunctie • Hoge memorisatiegraad

Live Communication http://mashable.com/2010/03/16/heineken-guerrilla-marketing

7


Een event de beste keuze? • Hangt af van doelgroep, doelstelling, • • • • • •

8

timing en boodschap. Veeleisend, arbeidsintensief -> vaak duurder Beslag op tijd doelgroep Memorisatiegraad bij slecht event Live -> groter risico op falen 1 van de mogelijke communicatietools Beslissing na gemotiveerd onderzoek Veerle Van Goethem 2014

Hoe je doelgroep bepalen? • • • • • •

Wat is het doel van de boodschap? Voor wie bestemd? Waar bevindt deze groep zich? Hoe kan mijn boodschap hen bereiken? In welke stijl communiceren? Welke reactie verwachten? Met deze info profiel doelgroep uitwerken

9


Welke soorten doelgroepen? • • • •

10

Interne doelgroep Externe doelgroep Intermediaire doelgroep Subdoelgroep


Doelstellingen? Effect dat je wil bereiken Zender bepaalt

hoe bereikt boodschap doelgroep? Welke doelstelling = concreet!

11


Hoe concept bepalen? Alle betrokkenen zitten op zelfde golflengte : Kennen doelgroep Boodschap is duidelijk Willen zelfde bereiken → doelstellingen Randvoorwaarden kennen Dan pas

12


CONCEPT

2. EEN EVENT ORGANISEREN VIA PROJECTORGANISATIE

Een project (event) vereist de samenwerking en inbreng van verschillende deskundigen. Einddoelstelling  prioritair

13


Aandacht voor kwaliteit

Flexibel doel bereiken

Algemene bedrijfsvoering

Waarom?

14


Eigenschappen project/event = = = = =

15

eindig doelgericht -> resultaat 1 projectleider budget vooraf bepaald multidisciplinair team


Gevolgen • Tijdelijk projectteam: leden uit verschillende • •

• •

16

afdelingen toegevoegd Sommige leden ad hoc toegevoegd Taken verbonden aan project vallen onder de directe verantwoordelijkheid van de projectleider Bevoegdheidsdiscussies Gevaar om werk binnen afdelingen te schaden Veerle Van Goethem 2014

3. DE VERSCHILLENDE FASES VAN EEN EVENEMENT Periode voor event: conceptfase voorbereidingsfase

Event zelf: uitvoeringsfase Periode na event: Evaluatiefase nazorgfase

17


Doel faseren? • Bijsturen indien nodig

-> verder gaan op ingeslagen weg -> doorgaan mits bijsturing -> stoppen met project • Integratiemoment -> rapporteren

18


PROJECTFICHE Naam event: opdrachtgever: datum projectverantwoordelijke tel.+ e-mail projectteam

19


: : : :

Doelstelling

:

Doelgroep

:

Budget

:

Locatie

:

Korte omschrijving concept: Randbemerkingen: 20


Reacties periode vóór event:  Is gekozen oplossing niet te duur?  Hebben we dit al niet eerder geprobeerd?  Het is te laat om te veranderen…  Bestaande oplossingen zijn ok  Wil er nog eens over nadenken  Zal dit wel werken?  Willen we het er later nog eens over hebben?

21


4. CONCRETISEREN VAN JE EVENT Akkoord over de basisprincipes Datum bepalen Locatie vastleggen Budget: min <->max per persoon <-> totaliteit • Personeel: intern <->extern • • • •

hiermee voorbereidingsfase starten

22


Voorbereidingsfase: • • • • •

23

Prijs – kwaliteit – resultaat Keep it smart and simple = nut? noodzaak? Planning + taakverdeling Wat zou er gebeuren als? Interne en externe p.r.-campagnes


Hou rekening met personeel dat commentaar zal geven: Dat duurt te lang, dat kost teveel, dat moet anders, dat kan beter, dat doe ik niet...

24


Event zelf: • Uitvoeringsfase = resultaat

voorbereidingsfase • Eindresultaat centraal-> indien niet bereikt, iedere voorbereiding nutteloos! • Tijd vrijmaken voor doelgroep en pers

25


Periode volgend op event: Wanneer = event geslaagd? Einddoel bereikt Verwachtingen doelgroep voldaan

26


Dus -> Evaluatiefase: • • • • • •

27

Doelgroep bereikt? Tevredenheidsmonitor Nut? ROI! Voor herhaling vatbaar? Einddoel? Productkwaliteit? Werkwijze? Proceskwaliteit? SWOT?


Nazorg: • Medewerkers : bevragen – motiveren –

valoriseren • Follow-up: persoverzicht bedankingbrieven

28


5. VOORBEREIDINGSFASE • • • • •

29

Planning opstellen en uitwerken Leveranciersselectie maken Medewerkers briefen Event tot in detail voorbereiden Interne en externe pr


Wanneer? • In functie van doelgroep • Opgelet voor :

Schoolvakanties en weekends Sportmanifestaties en belangrijke events? Seizoensinvloeden? Voorbereidingstijd Tijd om materiaal aan te voeren

30


Waar? • • • • •

31

Doelstelling – doelgroep Sfeer Corporate identity – image Huisstijl Budget


Hospitality: • Ontvangst vóór en tijdens event • Materiële middelen

= Eerste indruk – ‘visitekaartje

32


Uitnodigingen: • Functie: Wie? Wat? Waar? Wanneer?

Waarom? • Hoe? Afhankelijk van event – doelgroep • Zonder fouten in aangepaste stijl!

33


Drukwerk en ondersteunend materiaal: Uitnodigingen/ antwoordkaarten/plannetje Parkeerkaart Inschrijvingsformulieren Programma/brochure/folder/affiche Persmap = Dragers van éénzelfde boodschap!

34


Inrichting ruimte: Outdoor of indoor? • • • •

35

Zittend? Staand? Schikking? U – E – T – carré – klas –theater Wat is aanwezig? Wat moet men huren? Vloerbekleding?


Muzikale omlijsting/ randanimatie/sprekers: • • • • • • • 36

Wie vangt mensen op? Geluidsinstallatie voorzien? Verlichting? Oefen- en/of kleedruimte? Podium? Tafels? Stoelen? Spreekgestoelte? Veerle Van Goethem 2014

Technische infrastructuur: • • • •

37

Professionaliteit Technische fiches Moet meerwaarde betekenen Steeds ten dienste van einddoel


Licht en geluid: • • • •

38

Al dan niet aanwezig Niet steeds geschikt voor event Relatief duur Aard event bepaalt


Catering: • Verschillende mogelijkheden: traiteur/

• • • •

39

school/ cateringbedrijf/ restaurant Steeds 3 offertes Opgelet met huurmateriaal Opgelet voor onderaanneming Rekening houden met dieetwensen


Hoe maak je een zorgvuldige leveranciersselectie? • Klantgerichtheid? • Relatie prijs – kwaliteit – service • Referenties • Beurzen, vakbladen, vakorganisaties • Product bekijken • Stelt leverancier juiste vragen • Kostenstructuur? • Leverings- en betalingsmodaliteiten?

40


Conclusie: Checklist te plaatsen bestellingen. Huren of kopen? Rekening houden leveringstermijn. Leveranciers betrekken bij event. Steeds 3 vergelijkbare offertes. Aard event bepaalt specificiteit bestellingen. • Grondige leveranciersselectie van belang voor slagen event. • • • • • •

41


6. TIJDSCHEMA - DRAAIBOEK Hoe lang op voorhand starten? • • • • • •

42

Complexiteit event Beschikbaarheid locatie Populariteit artiest Nodige productie – repetitietijd Ervaring organisatoren Grootte en beslissingsbevoegdheid team Veerle Van Goethem 2014

Algemeen tijdsschema • Stap 1:

beslissingsfase + briefing krijtlijnen ruwe raming budget vorming projectteam

43


Stap 2: • • • • •

44

eisen – restricties – brainstorming uitwerken doelstellingen publieks- doelgroep is duidelijk bepalen budget datum en locatie


Stap 3: • • • •

45

brainstorming welk soort event? externe adviseurs aanduiden en opdrachten omschrijven


Stap 4: • • • • •

46

uitwerken concept tot in detail goedkeuring definitief plan + begroting afspraken leveranciers interne en externe communicatie


Stap 5: • lijst leveranciers • concept drukwerk • lijst taken en verantwoordelijkheden

Stap 6: • • • • 47

details uitwerken brainstorming rond persacties wie zal meewerken? raadplegen budget Veerle Van Goethem 2014

stap 7: • voorbereiding mailing en documenten • eerste (eventuele) mailing (3 maand vooraf) • contacten met pers • afsluiten verzekeringen stap 8 (ongeveer 2 maand voor D-day): • Training en/of briefing medewerkers • Berichtgeving algemene pers • Opstellen draaiboeken • Afsluiten tijdelijke contracten 48


Stap 9 (ongeveer 1 maand voor event): • • • • • • •

49

drukwerk in orde directe voorbereiding event doorgeven aantallen laatste controle draaiboek briefings eventuele persconferentie controleren veiligheidsmaatregelen


Draaiboek • Alle aspecten vanaf opbouw tot afbraak •

• • •

50

van het event in detail beschreven. Chronologisch met verantwoordelijke en plaats. Bestemd voor iedere rechtstreeks betrokkene. Aangevuld met individuele jobcards. Met relevante telefoonnummers. Veerle Van Goethem 2014

• Nakijken of aan elke taak een • • • •

51

verantwoordelijke is toegewezen Projectmanager heeft all-over-draaiboek bepaalt wie over welke info beschikt. Betrokkenen aparte opbouwsheet, uitvoeringssheet, afbouwsheet. Technisch draaiboek met cues. Overlopen 1 à 2 weken vooraf tijdens operationele coördinatievergadering met leveranciers en projectteam.


Tijdstip Wat

52


Waar

Wie

Remarks

CONCLUSIONS: WHAT TO DO? projectfiche

Event: ja? Neen?

draaiboek

53


Takenlijst + lijst leveranciers

Planning in fases met rapportering

1.Takenlijst

: opsomming taken hele voorbereidingsfase (zonder toewijzing verantwoordelijke) 2. Leverancierslijst: individueel en zo uitgebreid mogelijk (niet wie, wel wat...)

1+ 2 = voorbereiding planning

54


Datum realisatie

:

Retroplanning aan te vullen vanaf eerste coördinatievergadering

55


Draaiboek: • • • •

Opbouwsheet Overview (voor projectleider) Afbouwsheet Jobcards voortdurend updaten!

56


EVENTMANAGEMENT. Memori trainingen Veerle Van Goethem 2014

Recommend Documents