EVALUASI PENERAPAN PROSEDUR ADMINISTRASI DAN PEMBAYARAN (PENDEBETAN) NOTA JASA KAPAL DENGAN SISTEM KAS ON-LINE PADA PT.(persero) PELABUHAN INDONESIA II CABANG TANJUNG PRIOK Dwi Rahmawati Fakultas Ekonomi, Universitas Gunadarma Jl. Margonda Raya No.100, Depok-16424 ABSTRAK Dalam rangka usaha untuk memperbesar penghasilan perusahaan, maka sebagian besar perusahaan melakukan strategi bisnis di dalam menjalankan usahanya. Pada perusahaan jasa, strategi bisnis yang dilakukan antara lain dengan memberikan pelayanan jasa yang terbaik untuk pelanggan atau pengguna jasa dengan jalan memberikan kemudahan-kemudahan kepada pengguna jasa di dalam system pembayaran transaksi yang dilakukan oleh pengguna jasa kepada perusahaan, mengingat pengguna jasa merupakan mitra utama perusahaan. PT (Persero) Pelabuhan Indonesia II Cabang Tanjung Priok adalah salah satu perusahaan yang menggunakan system terkomputerisasi di dalam prosedur administrasi dan pembayarannya, bahkan telah mulai memberlakukan System Cash Online di dalam sistem pembayaran jasa ke pelabuhannya, khususnya untuk pelayanan jasa kapal. Dengan adanya sistem informasi akuntansi yang memadai pada pembayaran melalui sistem kas online ini diharapkan dapat menjamin kelancaran pembayaran atas pelayanan jasa kepelabuhanan serta menjaga tingkat likuiditas perusahaan dan menunjang administrasi keuangan perusahaan yang dimaksudkan untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan jasa kapal. Dari latar belakang penulisan tersebut maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi yang diterapkan dalam prosedur administrasi dan pembayaran nota jasa kapal dengan system kas on-line ini sudah baik, hal ini dapat dilihat dari setiap transaksi yang telah menggunakan dokumen yang terkait dan ditanda tangani oleh pihak yang berwenang serta adanya dokumen rangkap yang diberikan kepada bagian yang membutuhkan sehingga meminimalkan suatu kecurangan. Selain itu setiap bagian yang terkait sudah menjalankan fungsi dan tugasnya dengan baik. Secara keseluruhan sistem pengendalian internal terhadap proses pembayaran nota jasa kapal telah berjalan dengan cukup baik dan memadai. Adanya sistem on-line dan terkomputerisasi yang didukung penuh oleh MIS Departement amat membantu mempercepat masukkan akan data maupun penyajian keluaran data yang telah diolah, sebagai bahan pengambilan keputusan untuk mempercepat proses pembayaran. Namun disisi lain masih ditemukan beberapa kelemahan yaitu : Pembayaran Diskon (Reward) 1% tidak sesuai ketentuan dan masih dijumpai posting terhadap jurnal penjualan jasa yang memakan waktu yang lama. Kata Kunci : Sistem Kas On-line.
PENDAHULUAN Seiring dengan kemajuan teknologi di era globalisasi ini yang begitu pesat, di mana persaingan di dunia usaha pada saat ini yang semakin ketat. Sementara keadaan ekonomi di Indonesia yang belum stabil membuat para pengusaha banyak yang kekurangan modal, sehingga mengakibatkan banyak perusahaan yang bangkrut. Maka untuk menjaga eksistensinya setiap perusahaan slalu berusaha untuk memaksimalkan perolehan laba yang layak demi kelangsungan hidup perusahaan dan mengharapkan peningkatan setiap tahun. Dalam rangka usaha untuk memperbesar penghasilan perusahaan, maka sebagian besar perusahaan melakukan strategi bisnis di dalam menjalankan usahanya. Strategi bisnis adalah serangkain rencana dan tindakan terintegrasi yang didesain bagi perusahaan sebagai sarana untuk memperoleh keuntungan melebihi pesaingnya sekaligus untuk memaksimalkan laba. Dalam perusahaan jasa, strategi bisnis yang dilakukan antara lain dengan memberikan pelayanan jasa yang terbaik untuk pelanggan atau pengguna jasa dengan jalan memberikan kemudahan-kemudahan kepada pengguna jasa di dalam system pembayaran transaksi yang dilakukan oleh pengguna jasa kepada perusahaan, mengingat pengguna jasa merupakan mitra utama perusahaan. Pada saat ini, perkembangan teknologi semakin pesat sehingga hamper semua perusahaan melakukan kegiatan administrasi dan pembayaran dengan menggunakan system akuntansi yang terkomputerisasi. Sistem akuntansi yang terkomputerisasi digunakan karena biaya hardware dan software sudah cukup murah. Selain itu, system akuntansi terkomputerisasi memiliki tiga keuntungan utama dibandingkan dengaan system manual. Pertama, sistem yang terkomputerisasi menyederhanakan proses pencatatan dan penyimpanan data. Kedua, sistem yang terkomputerisasi biasanya lebih akurat dibandingkan dengan system manual. Ketiga, sistem yang terkomputerisasi menyediakan manajemen dengan informasi saldo akun yang terakhir (up-date) untuk mendukung pengambilan keputusan. PT (Persero) Pelabuhan Indonesia II Cabang Tanjung Priok adalah salah satu perusahaan yang menggunakan system terkomputerisasi di dalam prosedur administrasi dan pembayarannya, bahkan telah mulai memberlakukan System Cash Online di dalam
sistem pembayaran jasa ke pelabuhannya, khususnya untuk pelayanan jasa kapal yaitu sejak tanggal 26 Mei 2005 berdasarkan surat keputusan General Manajer Cabang Pelabuhan Tanjung Priok, Nomor : HK.551/1/3/C.TPK-05. Sistem Cash Online adalah sistem pembayaran Jasa Kepelabuhanan melalui pendebetan yang dilakukan oleh Cabang Pelabuhan terhadap rekening pelanggan dengan menggunakan fasilitas teknologi informasi milik perbankan yang dituangkan dalam perjanjian. Rekening pelanggan adalah rekening bank milik pelanggan sebagai tempat menyimpan sejumlah dana milik pelanggan yang digunakan untuk transaksi dan pembayaran Jasa Kepelabuhanan di Cabang. Pelanggan adalah pengguna jasa umum yang menggunakan Sistem Pembayaran Kas-Online. Pembayaran melalui sistem kas online ini dalam rangka menjamin kelancaran pembayaran atas pelayanan jasa kepelabuhanan dan untuk menjaga tingkat likuiditas perusahaan dan menunjang administrasi keuangan perusahaan serta dimaksudkan untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan jasa kapal. Selain itu sistem kas online digunakan untuk meminimalkan piutang usaha karena piutang merupakan salah satu elemen dari aktiva lancar yang penting bagi perusahaan. TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Sistem Informasi Akuntansi “Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem berbasis Komputer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi. Secara lebih luas yaitu mencangkup siklus pemrosesan transaksi, penggunaan teknologi informasi, dan pengembangan sistem informasi.” (George H. Bodnar&William S, 2003)
Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi akan memberikan manfaat bagi para pemakainya baik dari dalam maupun dari luar lingkungan perusahaan, apabila memiliki karakteristik tertentu. Berilut ini merupakan karakteristik yang sebaiknya dimiliki oleh suatu sistem informasi akuntansi (Cushing, 2001 : 329) yaitu :
a. Kegunaan (Usefulness) Sistem harus menghasilkan informasi yang tepat waktu dan relevan untuk pengambilan keputusan manajemen dan personil operasi didalam organisasi. b. Ekonomis (Economy) Semua bagian komponen sistem termasuk laporan – laporan, pengendalian – pengendalian, mesin – mesin, dll menyumbangkan suatu nilai manfaat setidaknya sebesar biayanya. c. Keandalan (Realibility) Output sistem harus mempunyai tingkat ketelitian yang lebih tinggi dan sistem itu sendiri harus mampu beroperasi secara efektif bahkan pada waktu komponen manusia tidak hadir (absent) atau pada saat berhubungan dengan langganan perusahaan. d. Pelayanan Pelanggan (Customer service) Sistem harus memberikan pelayanan dengan baik dan ramah atau efisien kepada para pelanggan pada saat berhungan dengan para pelanggan perusahaan. e. Kapasitas (Capacity) Sistem harus mempunyai kapasitas yang memadai untuk menangani periode operasi puncak seperti halnya periode aktivitas normal. f. Kesederhanaan (Simplicity) Sistem harus cukup sederhana, sehingga struktur dan operasinya dapat dengan mudah dimengerti dan produknya gampang diikuti. g. Fleksibilitas (Fleksibility) Sistem harus cukup fleksibel untuk menampung perubahan – perubahan kepentingannya cukup beralasan dalam kondisi dimana system beroperasi atau dalam kebutuhan yang diwajibkan oleh organisasi. Menurut Baridwan (2005:12) suatu sistem informasi akuntansi yang baik harus memiliki prinsip – prinsip sebagai berikut : a. Prinsip Cepat Yaitu suatu sistem informasi akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan dan dengan kualitas yang sesuai.
b. Prinsip Aman Yaitu sistem informasi akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan. c. Prinsip Murah Yaitu bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem tersebut harus dapat ditekan sehingga relative tidak mahal jadi harus dipertimbangkan cost dan benefitnya.
Pengertian Prosedur Administrasi Pengertian prosedur menurut Mulyadi (2001;5) adalah : ”Prosedur adalah suatu kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara transaksi perusahaan yang berulangulang”.
Pengertian Penerimaan Kas Penerimaan kas dapat timbul dari adanya penjualan, baik secara tunai maupun secara kredit. Selain timbul karena adanya penjualan tunai maupun pelunasan kredit, penerimaan kas juga dapat timbul karena pinjaman baik dari bank maupun dari wesel atau dari setoran modal baru. Pengertian kas menurut Standar Akuntansi Keuangan adalah : ”Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umu perusahaan”. Sumber penerimaan kas terbesar dari perusahaan dagang berasal dari transaksi penjualan tunai dan dalam perusahaan manufaktur biasanya berasal dari pelunasan piutang dari debitur, karena sebagian besar penjualan produk perusahaan tersebut melalui kredit.
Dokumen dan Laporan dalam Prosedur Penerimaan Kas Dokumen-dokumen yang digunakan dalam penerimaan kas adalah berikut:
sebagai
1. Surat Pemberitahuan Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukan. 2. Daftar Surat Pemberitahuan Merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau penagihan. Dokumen ini dikirimkan ke fungsi kas untuk membuat bukti setor bank dan dipakai oleh bagian akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas dalam jurnal penerimaan kas. 3. Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetor kas yang diterima dari piutang ke bank. Dokumen ini diserahkan ke fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari putang ke jurnal penerimaan kas. 4. Kwitansi Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat perusahaan bagi debitur yang telah melakukan pembayarn utang.
Bagian-Bagian yang Terkait dalam Prosedur Penerimaan Kas Bagian-bagian yang terkait dalam prosedur penerimaan kas adalah sebagai berikut: 1. Bagian Sekretariat Bagian ini bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan cek dan surat pemberitahuan melalui pos dari para debitur perusahaan. Fungsi sekretariat bertugas membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari debitur. 2. Bagian Penagihan Bagian ini bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang pada fungsi akuntansi. 3. Bagian Kas Bagian ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari bagian sekretariat dan menyetorkannya ke bank dalam jumlah penuh.
4. Bagian Akuntansi Bagian ini bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang dalam kartu piutang. 5. Bagian Pemeriksaan Intern Bagian ini bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan kas pada bagian kas secara periodik dan melakukan rekonsiliasi bank untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh bagian akuntansi.
Prinsip-prinsip Pengendalian Intern atas Penerimaan Kas Untuk menyusun dan menganalisa pengendalian intern penerimaan kas yang memadai, maka prinsip-prinsip pengendalian intern atas penerimaan kas perlu diperhatikan sehinnga tujuan-tujuan pengendalian intern tersebut dapat benar-benar tercapai. Adapun beberapa prinsip pengendalian intern penerimaan kas adalah sebagai berikut : a. Menetapkan tanggung jawab pengelolaan dan pengawasan secara fisik. b. Semua surat masuk harus dibuka dengan pengawasan yang cukup. c. Harus segera dibuat catatan oleh yang membuat surat tentang cek atau uang yang diterima dari siapa saja, jumlahnya dan digunakan untuk apa. d. Semua penjualan tunai haris dibuatkan nota penjualan yang sudah diberi nomor urut atau dicabut dalam mesin cash register. e. Daftar penerimaan uang harus dicocokkan dengan jurnal penerimaan uang. f. Tembusan nota penjualan tunai harus didkirimkan kekasir dan bagian pemgiriman. g. Bukti setor ke bank setiap hari dicocokkan dengan daftar penerimaan uang harian dan catatan dalam jurnal penerimaan uang. h. Semua penerimaan uang harus disetorkan pada hari itu juga atau pada awal hari kerja berikutnya. i. Rekonsiliasi laporan bank harus dilakukan oleh orang yang tidak berwenang menerima uang maupun yang menulis cek. j. Kunci cash register harus dipegang oleh orang yang tidak mengelola kas. k. Diadakan rotasi pegawai agar tidak timbul kerja sama untuk berbuat kecurangan.
Pelaksanaan Pembayaran Jasa Kapal Melalui Sistem Kas On-Line Pembayaran Jasa Kapal melalui Sistem Kas On-Line adalah cara pembayaran jasa kapal melalui pendebetan yang dilakukan oleh Cabang Pelabuhan Tanjung Priok terhadap rekening khusus milik pelanggan dengan menggunakan fasilitas teknologi informasi milik perbankan yang dituangkan dalam perjanjian. Surat perjanjian/kontrak adalah kesepakatan antara General Manager Cabang Pelabuhan dengan Pengguna Jasa atas pemakaian pelayanan Jasa Kepelabuhanan. Rekening khusus adalah rekening Bank milik pelanggan yang dikelola oleh Cabang Pelabuhan Tanjung Priok sebagai tempat menyimpan sejumlah dana milik pelanggan yang digunakan untuk transaksi dan pembayaran pelayanan jasa kapal di Cabang Pelabuhan Tanjung Priok. Sistem Kas On-Line dilaksanakan melalui kerja sama dengan Perbankan yang telah memiliki fasilitas dan teknologi dengan tingkat keamanan (security system) yang memadai. Terhadap pengguna jasa yang sudah mengikuti Sistem Kas On-Line (Pelanggan) setelah penerbitan nota selesai langsung dilaksanakan pendebetan terhadap rekening yang bersangkutan. Pejabat yang melakukan pemindahbukuan dana ditunjuk oleh General Manager.
METODE PENELITIAN Objek Penelitiaan Dalam mengumpulkan dan menganalisa data-data dalam skripsi ini penulis melakukan praktek kerja lapangan pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II Cabang Tanjung Priok yang beralamat di Jalan Raya Pelabuhan No. 9 Tanjung Priok, Jakarta 14130 – Indonesia. Adapun waktu yang ditempuh untuk mengumpulkan data-data dan menganalisanya di mulai pada tanggal 21 Juli 2009 sampai dengan 31 Juli 2009. Untuk dapat menyelesaikan masalah di dalam penelitian perlu banyaknya datadata yang diambil sebagai penunjang dari hasil-hasil penelitian. PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II Cabang Tanjung Priok merupakan salah satu perusahaan di Indonesia yang tumbuh dengan pesat khususnya dibidang jasa kepelabuhanan.
HASIL DAN PEMBAHASAN Prosedur Administrasi Menjadi Pelanggan Jasa Kapal Melalui Sistem Kas On-Line 1. Perusahaan Pelayaran/Agent/PBM mengajukan permohonan menjadi pelanggan. 2. General Manager disposisi surat permohonan tersebut ke pelayanan pelanggan. 3. Pelayanan pelanggan memeriksa kelengkapan dan melaksanakan penelitian lapangan. •
Jika ya : Bagian Keuangan memberikan Nomor (Kode)Account kepada pelanggan. Bagian Rendalops/PPSA memberikan Nomor (Kode) Agen/Pelanggan. Kemudian bagian Pelayanan Pelanggan membuat Kode User Id/Password untuk pelanggan dan memberikan surat jawaban kepada pelanggan atau menerbitkan SKPT (Surat Keterangan Pelanggan Terseleksi).
•
Jika tidak : Bila perusahaan pelayaran tidak memenuhi kelengkapan persyaratan menjadi pelanggan jasa kapal, maka bagian Pelayanan Pelanggan akan mengembalikan Surat Permohonan ke Perusahaan Pelayaran tersebut dengan disertai dengan Surat Penolakan.
Prosedur Pendaftran Pelanggan dapat dilihat dalam bagan sebagai berikut :
PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II Cabang Tanjung Priok
CABANG PELABUHAN TANJUNG PRIOK
PELANGGAN GENERAL MANAGER
PELAYANAN PELANGGAN
KEUANGAN
RENDALOPS/ PPSA
MULAI
SURAT PERMOHONAN
DISPOSISI SURAT PERMOHONAN
CEK KELENGKAPAN BERKAS DAN CEK PHISIK SERTA EVALUASI PERMOHONAN
TIDAK KODE USER ID / PASSWAORD
SURAT JAWABAN KEPADA PELANGGAN
DATA BASE PELANGGAN
YA KODE ACCOUNT
KODE PELANGGAN
Prosedur Administrasi dan Pembayaran (Pendebetan) Nota Jasa Kapal dengan Sistem Kas On-Line 1) BAGIAN NOTA KAPAL Bagian Nota Kapal mencetak Daftar Kapak Keluar (DKK), Data Transaksi Jasa Kapal (DTJK) yaitu memuat transaksi pelayanan jasa kapal mulai dari kapal masuk hingga keluar, Daftar Perhitungan Jasa Kapal (DPJK) yaitu daftar rincian perhitungan biaya atas pelayanan jasa kapal yang telah diberikan oleh Cabang Pelabuhan Tanjung Priok kepada pelanggan (per kapal per kunjungan), Nota Penjualan Jasa Kapal adalah bukti tagihan atas pelayanan jasa kapal yang telah diberikan oleh Cabang Pelabuhan Tanjung Priok kepada Pelanggan, Laporan Harian Penerbitan Nota Penjualan Jasa Kapal, kemudian bagian Nota Kapal meng-entry nota yang akan dikirim ke Petugas Administrasi Piutang, mencetak Daftar Pengiriman Nota untuk seluruh Nota yang terbit hari itu yaitu rekap nota beserta lampirannya yang akan dikirim ke Petugas Administrasi Piutang untuk proses posting, mencetak Daftar Pengiriman Nota melalui CMS (Cash Management System) yaitu rekap nota beserta lampirannya yang akan dikirim ke Petugas CMS untuk proses pendebetan melalui Sistem Kas On-Line, mencetak Daftar Pengiriman Nota Per Perusahaan yaitu rekap nota beserta lampirannya yang dikirim ke Petugas Ekspedisi untuk diteruskan ke Pengguna jasa/pelanggan, kemudian menset Nota dan lampirannya untuk didistribusikan ke Petugas Ekspedisi/Administrasi Piutang. 2) BAGIAN ADMINISTRASI PIUTANG Bagian Administrasi Piutang menerima Daftar Pengiriman Nota Tagihan Jasa Kapal beserta lampirannya dari Petugas Nota Kapal, kemudian memverifikasi yaitu meneliti kebenaran laporan harian penerbitan nota kapal, selanjutnya melakukan transfer ke General Ledger yaitu proses pemindahan data dari sub sistem Nota Kapal ke sub sistem General Ledger untuk penerbitan jurnal penjualan, kemudian cetak jurnal penjualan jasa kapal, lakukan posting jurnal penjualan yaitu pengakuan pendapatan jasa kapal dan cetak kembali, kemudian jurnal penjualan jasa kapal di paraf oleh Staf Validasi dan Administrasi Piutang lalu di tanda tangani oleh Asisten Manajer Pendapatan dan Piutang. Setelah itu distribusikan Nota Kapal ke Kas On-Line dan Ekspedisi.
3) BAGIAN KAS ON-LINE Bagian Kas On-Line menerima Nota Penjualan Jasa Kapal lembar 1 atau asli dari Petugas Administrasi Piutang, Operator Kas On-Line meng-entry Nota Penjualan Jasa Kapal, kemudian Supervisi Kas On-Line melakukan Verifikasi dan Validasi terhadap hasil pengentrian data-data tersebut, selanjutnya Approval memberikan persetujuan pelaksanaan Auto Debet dengan cara memberikan atau menginformasikan nomor otorisasi melalui Secure Token yaitu alat autentifikasi pengiriman intruksi kiriman uang melalui jaringan teknologi informasi milik perbankan. Setelah itu cetak Voucher atau Rekening Koran untuk dijadikan alat bukti pencatatan dan sebagai lampiran untuk pembuatan jurnal kas masuk, lalu cetak Jurnal Kas Masuk (JKM) yaitu bukti transaksi kas masuk untuk pencatatan penerimaan kas atau bank, kemudian kirim Nota Lunas yaitu Nota penjualan Jasa Kapal yang sudah dibayar dan dicap Lunas ke bagian Ekspedisi, kirim JKM ke Kassa untuk diproses posting. 4) BAGIAN KASSA Bagian Kassa menerima JKM dari bagian kas on-line untuk dilakukan proses posting, selanjutnya membuat Laporan Penerimaan Pelunasan Nota Kapal melalui Kas OnLine. Setelah itu kirim JKM terposting dan Laporan Penerimaan Pelunasan Nota Kapal melalui Kas On-Line ke Bagian Administrasi Piutang untuk di arsip. Dokumen-dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut: 1. Surat Pemberitahuan Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukan. 2. Daftar Surat Pemberitahuan Merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau penagihan. Dokumen ini dikirimkan ke fungsi kas untuk membuat bukti setor bank dan dipakai oleh bagian akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas dalam jurnal penerimaan kas. 3. Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetor kas yang diterima dari piutang ke bank. Dokumen ini diserahkan ke fungsi akuntansi sebagai dokumen
sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari putang ke jurnal penerimaan kas. 4. Daftar Kapal Keluar (DKK) Dokumen ini memuat daftar kapal yang keluar. 5. Data Transaksi Jasa Kapal (DTJK) Dokumen ini memuat transaksi pelayanan jasa kapal mulai dari kapal masuk hingga keluar. 6. Daftar Perhitungan Jasa Kapal (DPJK) Dokumen ini memuat daftar rincian perhitungan biaya atas pelayanan jasa kapal yang telah diberikan oleh Cabang Pelabuhan Tanjung Priok kepada pelanggan (per kapal per kunjungan). 7. Nota Penjualan Jasa Kapal Dokumen bukti tagihan atas pelayanan jasa kapal yang telah diberikan oleh Cabang Pelabuhan Tanjung Priok kepada Pelanggan. 8. Laporan Harian Penerbitan Nota Penjualan Jasa Kapal.
Prosedur Pembayaran Jasa Kapal Melalui Sistem Kas On-Line dapat dilihat dalam bagan sebagai berikut :
Evaluasi Penerapan Prosedur Administrasi dan Pembayaran (Pendebetan) Nota Jasa Kapal dengan Sistem Kas On-Line Prosedur administrasi dan pembayaran jasa kapal dengan sistem kas on-line yang diterapkan oleh perusahaan memiliki kelebihan dan kekurangan, yaitu : •
KELEBIHAN :
1. Adanya pemisahan fungsi, tugas dan tanggung jawab yang jelas. Hal ini dapat dilihat pada struktur organisasi yang sudah dibentuk untuk dapat menunjang pembagian tugas dan wewenang setiap bagian sehungga dapat dicapai koordinasi yang baik antara sesama karyawan baik atasan maupun bawahan. 2. Pelanggan jasa kapal lebih teridentifikasi. 3. Keabsahan dari pelanggan jelas. 4. Contact person sudah sangat minimal sehingga kemungkinan untuk terjadinya biaya tidak resmi dapat dihindari. 5. Dengan menggunakan sistem kas on-line pelanggan tidak perlu membawa uang tunai. 6. Nota Penjualan Jasa kapal dapat terbit 1(satu) hari. 7. Pendebetan dilaksanakan paling lambat 1(satu) hari kerja setelah Nota Penjualan Jasa diterima oleh petugas kas on-line. 8. Piutang jasa dapat diminimalkan. •
KELEMAHAN :
Masih dijumpai jurnal pemakaian jasa yang terlambat diposting. Keterlambatan posting Jurnal tersebut disebabkan oleh terlambatnya pengentrian transaksi atas pelayanan jasa kapal dari petugas operasional yang mengakibatkan data nota belum bisa ditransfer ke ledger. Hal ini disebabkan karena petugas operasional menumpuk data-data transaksi jasa kapal untuk dimasukkan ke dalam komputer sehingga menghambat proses berikutnya. Selain itu Sistem Informasi di Cabang Tanjung Priok merupakan milik konsultan (sewa kepada pihak ke 2) sehingga bila terjadi gangguan, maupun kesalahan dalam aplikasi tersebut pihak Pelindo tidak mempunyai otorisasi untuk menanganinya.
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Sebagai bab penutup, penulis mencoba menarik kesimpulan atas permasalahan yang ada serta memberikan saran-saran perbaikan yang kiranya dapat memecahkan permasalahan tersebut. 1. Penerapan prosedur ini pada umumnya sudah baik, hal ini dapat dilihat dari setiap transaksi yang telah menggunakan dokumen yang terkait dan ditanda tangani oleh pihak yang berwenang serta adanya dokumen rangkap yang diberikan kepada bagian yang membutuhkan sehingga meminimalkan suatu kecurangan. Selain itu setiap bagian yang terkait sudah menjalankan fungsi dan tugasnya dengan baik. 2. Secara keseluruhan sistem pengendalian internal terhadap proses pembayaran nota jasa kapal telah berjalan dengan cukup baik dan memadai. Adanya sistem on-line dan terkomputerisasi yang didukung penuh oleh MIS Departement amat membantu mempercepat masukkan akan data maupun penyajian keluaran data yang telah diolah, sebagai bahan pengambilan keputusan untuk mempercepat proses pembayaran. Namun disisi lain masih ditemukan beberapa kelemahan yaitu : 1. Pembayaran Diskon (Reward) 1% tidak sesuai ketentuan. Data dan fakta menunjukan bahwa dalam pemberian diskon 1% dapat dikemukakan sebagai berikut : 1) Evaluasi terhadap pemberian diskon sebesar 1% hanya memperhitungkan piutang kapal sedangkan piutang jasa kepelabuhanan lain tidak diperhitungkan. 2) Belum melakukan evaluasi terhadap kegagalan pendebetan akibat ketidakcukupan saldo karena kelalaian pelanggan dalam waktu maksimal 1 (satu) hari kerja setelah pendebetan pertama. 3) Kendatipun pengajuan diskon oleh mitra tiap tiga bulan namun pembayaran dilakukan 1 tahun sekali dan hal ini telah ditemukan SPI tahun lalu tetapi tidak ditindak lanjuti. 4) Kriteria yang digunakan adalah tidak memiliki tunggakan hutang yang melebihi 1 tahun.
2. Posting Jurnal Penjualan Jasa Masih dijumpai posting terhadap jurnal penjualan jasa yang memakan waktu yang lama, yaitu sebagian besar nota-nota Pertamina. Keterlambatan posting Jurnal Penjualan disebabkan oleh program untuk nota Pertamina belum sempurna, yaitu nota Pertamina yang sudah memperhitungkan diskon, sharing dan biaya administrasi. Ketidaksempurnaan program tersebut mengakibatkan data nota belum bisa ditransfer ke ledger. Ketidaksempurnaan program disebabkan oleh tenaga ahli dari konsultan teknologi informasi yang ditempatkan di Cabang Tanjung Priok merupakan tenaga baru dan belum menguasai permasalahan. Seperti diketahui bahwa Sistem Informasi di Tanjung Priok merupakan milik konsultan sehingga bila terjadi gangguan, kerusakan, maupun kesalahan dalam penerapan aplikasi tersebut konsultan yang menanganinya. Selain keterlambatan posting, saat pemeriksaan juga masih dijumpai jurnal penjualan jasa yang belum diposting. Dari penelusuran ke bukti terhadap jurnal yang belum diposting didapat : a) Sudah ada pelunasan b) Sudah di jurnal c) Dobel nota d) Belum terkirim SARAN Tindak Lanjut yang Diarahkan 1) Pembayaran Diskon (Reward) 1% tidak sesuai ketetuan. a) Evaluasi saldo piutang meliputi seluruh piutang jasa kepelabuhanan. b) Evaluasi terhadap kegagalan pendebetan akibat ketidakcukupan salso. 2) Posting Jurnal Penjualan Jasa. a) Mengevaluasi kembali prosedur penerbitan nota bagi instansi Pemerintah. b) Mengevaluasi kembali kerja sama dengan konsultan IT khususnya penempatan tenaga ahlinya bila terjadi gangguan, kerusakan, maupun kesalahan dalam penerapan aplikasi. c) Segera melakukan posting setelah terbitnya nota.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. 1998. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur & Metode. Yogyakarta : BPFE. Bodnar, George H; William S. Hopwood. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat. Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain – Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Penerbit Andi. Mulyadi, 2003. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Ketiga, Yogyakarta : Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Sofyan Syarif Harahap, 2007. Teori Akuntansi – Edisi Revisi. Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada.
JURNAL Dwi Widayati, 2007. “Sistem Penerimaan Provisi atas Layanan Produk Kartu Share-e pada PT. POS INDONESIA (persero) Kota Magelang”, Jurnal Sistem Informasi Akuntansi, Vol. 45, No. 4 :28-45.
