ERP software

Handleiding Tracer ICT CRM/ERP software

Tracer 4.0 een zeer uitgebreide combinatie van Relatiebeheer (CRM) en Bedrijfsmiddelenbeheer (ERP) software oplossingen.

Bedrijf : Document:

Tracer ICT Handleiding Tracer ICT Professional 4.0 CRM/ERP software.

Blad 2 van 58 2011.8

 Inhoudsopgave 0. Inhoudsopgave ..................................................................................................................... 2 1. Werken met relatiebeheer software .................................................................................... 5 1.1. Tracer ICT............................................................................................................................ 5 1.2. Tracer Software modules .................................................................................................... 6 1.3. ‘Relatiebeheer is een cultuur’ ............................................................................................. 6 1.4. Beschrijving basishandelingen ............................................................................................ 6 1.5. Volgorde van data-invoer en -uitvoer .................................................................................. 6 1.6. Hoe werkt de navigatie van Tracer? .................................................................................... 6 1.7. Filemaker Pro database ...................................................................................................... 7 2. Starten met Tracer ................................................................................................................ 8 2.1. Inloggen in Tracer ................................................................................................................ 8 2.2. Uitloggen bij Tracer ............................................................................................................ 9 3. Relaties ................................................................................................................................10 3.1. Aanmaken van een nieuwe relatie ....................................................................................10 3.2. Zoeken naar een relatie .....................................................................................................10 3.3. Wijzigen/printen/verwijderen van een relatie .....................................................................11 3.4. Etiketten maken .................................................................................................................12 4. Correspondentie ................................................................................................................14 4.1. Aanmaken van een brief ....................................................................................................14 4.2. Opslaan van correspondentie ............................................................................................16 4.3. Zoeken in correspondentieoverzicht .................................................................................16 5. Een fax maken en verzenden ............................................................................................17 5.1. Maken van een fax ............................................................................................................17 5.2. Verzenden van een fax ......................................................................................................17 6. E-mail maken en verzenden ..............................................................................................18 6.1. Het maken van een E-mail ................................................................................................18 6.2. E-mail verzenden ...............................................................................................................18 6.3. E-mail linken aan een project ............................................................................................18 6.4. Coderen e-mail correspondentie .......................................................................................18 7. Activiteiten ..........................................................................................................................19 7.1. Het aanmaken van een activiteit .......................................................................................19 7.2. Opzoeken activiteiten ........................................................................................................19 7.3. Status activiteit...................................................................................................................20 7.4. Vinden van activiteiten van vandaag ................................................................................20 7.5. Bezoekrapport ...................................................................................................................20 8. Direct Mail............................................................................................................................22 8.1. Verzenden van Direct Mail ................................................................................................22 8.2. Nieuw Direct Mail bericht ...................................................................................................23 8.3. Geen E-mail adres bekend ................................................................................................23 8.4. Bewaren Direct Mail ..........................................................................................................23 9. Projecten .............................................................................................................................24 9.1. Aanmaken van een nieuw Project .....................................................................................24 9.2. Muteren van een Project ...................................................................................................25 9.3. Het versturen van een Direct Mail vanuit een project........................................................25 9.4. Een factuur vanuit een project ..........................................................................................26 10. Uitgaande facturen ...........................................................................................................27

Bedrijf : Document:


Blad 3 van 58 2011.8

10.1. Inboeken van een betaalde factuur .................................................................................27 10.2. Controle ...........................................................................................................................28 10.3. Herinneringen ..................................................................................................................28 11. Invoeren van orders .........................................................................................................29 11.1. Invoeren ..........................................................................................................................29 11.2. Controle ...........................................................................................................................30 11.3. Backorder ........................................................................................................................30 11.4. Toevoegen van een artikel aan een Offerte of een Order ...............................................30 11.5. Een order van een offerte maken ....................................................................................30 11.6. Het maken van een nieuwe Factuur voor debiteuren ...................................................30 11.7. Toevoegen van een artikel aan een Factuur ...................................................................31 11.8. Verwijderen van een artikel van een Factuur ..................................................................31 12. Offertes ..............................................................................................................................32 12.1. Maken van een Offerte ....................................................................................................32 12.2. Maken van een order van een offerte .............................................................................33 13. Planning .............................................................................................................................34 13.1. Planning ...........................................................................................................................34 14. Produktgroepen ................................................................................................................36 14.1. Hoofdgroep aanmaken ....................................................................................................36 14.2. Produkt aan hoofdgroep koppelen ..................................................................................36 15. Bestellingen ......................................................................................................................37 15.1. Nieuwe bestelling ............................................................................................................37 15.2. Bestelling bewerken .......................................................................................................38 15.3. Nieuwe relatie ..................................................................................................................38 15.4. Nieuwe producten ............................................................................................................38 15.5. Bestelopdracht faxen ......................................................................................................38 15.6. Bestelopdracht printen .....................................................................................................38 16. Artikelen ............................................................................................................................39 16.1. Toevoegen artikelen ........................................................................................................39 16.2. Toevoegen gelijksoortige artikelen ..................................................................................39 16.3. Aanpassen artikel ............................................................................................................39 16.4. Geschiedenis artikel ........................................................................................................39 16.5. Artikel verwijderen ...........................................................................................................40 17. Ingekomen Mail .................................................................................................................41 17.1. Verwerken........................................................................................................................41 17.2. E-mail maken ...................................................................................................................41 18. Inkopen (facturen van Crediteuren) ................................................................................42 18.1. Nieuwe inkoopfactuur ......................................................................................................42 18.2. Boeking ............................................................................................................................43 19. Opportunities (kansen) ....................................................................................................44 19.1. Vastleggen van kansen ...................................................................................................44 19.2. Gebruik van Opportunitie gegevens ................................................................................44 20. Overzichten .......................................................................................................................45 20.1. Soorten overzichten .........................................................................................................45 20.2. Voorbeelden van overzichten ..........................................................................................46 21. Beheer ................................................................................................................................47 21.1. Algemene voorkeuren instellen .......................................................................................47 21.2. E-mail plugins ..................................................................................................................48 21.3. Aanmaken van gebruiker.................................................................................................49

Bedrijf : Document:


Blad 4 van 58 2011.8

21.4. Helpfunctie .......................................................................................................................50 22. Bijlage overzicht iconen en actieknoppen ....................................................................51 22.1. Iconen hoofdmenu ...........................................................................................................51 22.2. Icoontjes submenu ..........................................................................................................52 22.3. Kleine icoontjes/actieknopjes ..........................................................................................54

Bedrijf : Document:


Blad 5 van 58 2011.8

 Werken met relatiebeheer software U weet dat de juiste kennis over een relatie beslissend kan zijn voor het slagen of mislukken van uw zakelijk succes of het behalen van de doelstellingen van uw organisatie. Een goede uitvoering van relatiebeheer en het hieraan verbonden middelenbeheer zijn dus essentieel voor elke bedrijfsvoering. Met Tracer ICT is dat mogelijk. Bijna elke handeling binnen uw bedrijf of instelling heeft direct of indirect te maken met een relatie. Denk daarbij aan het maken van afspraken, het maken van een bezoeknotitie, in- en uitgaande post, e-mailen, offertes, verkopen, inkopen, verwerken van klachten en vragen, het controleren van voorraden, het reserveren van mensen en middelen, het factureren, et cetera. Deze werkzaamheden worden doorgaans door meerdere medewerkers uitgevoerd ten behoeve van relaties en/of projecten. Iedere medewerker beheert of gebruikt een bepaald deel van deze gegevens. Daarom moeten er ook goede afspraken gemaakt worden over wie welke gegevens beheert. De wijze waarop u deze processen zult willen uitvoeren is afhankelijk van uw bedrijfscultuur en de eisen die vanuit uw markt gesteld worden. CRM en ERP Relatiebeheer wordt internationaal aangeduid met de term CRM; dit staat voor Customer Relation Management. Middelenbeheer wordt aangeduid met ERP, wat de afkorting is van Enterprise Resource Management. Deze termen komt u verder in de handleiding tegen.

1.1.

Tracer ICT

Bij het uitvoeren van relatiebeheer en middelenbeheer worden vaak zoveel gegevens gebruikt, dat u hiervoor een geautomatiseerd systeem nodig heeft. Tracer ICT levert een zeer uitgebreide combinatie van Relatiebeheer (C.R.M.) en Bedrijfsmiddelenbeheer (E.R.P.) oplossingen. Dit voor zowel kleine bedrijven met weinig werkstations en/of beperkte behoeften en/of middelen, als voor grotere bedrijven waar de situatie meer complex is en de behoeften omvangrijker.

De basis software hiervan is Tracer 4.0, beschreven in deze handleiding. Tracer ICT biedt u tevens speciaal op maat gemaakte software en oplossingen aan voor zaken doen via het Internet.

Bedrijf : Document:

1.2.


Blad 6 van 58 2011.8

Tracer Software modules

Tracer ICT biedt een groot aantal softwaremodules voor beide typen processen aan, die onderling geïntegreerd zijn. Tracer ICT software kan bovendien ook gekoppeld worden aan andere toepassingen, zoals E-mail, boekhoudsoftware en de Nederlandse postcode tabel.

1.3.

‘Relatiebeheer is een cultuur’

Hoe u omgaat met uw (potentiële) relaties kunt en zult u natuurlijk zelf moeten bepalen. Relatiebeheer is een cultuur met de daarbij bijbehorende processen en niet een software applicatie. Bij een goed geïmplementeerd relatiebeheer kan iedereen, van directeur tot medewerker ondersteuning, een deel van het relatiebeheer op zich nemen. Het werven van een nieuwe relatie kost immers veel meer dan het behoud van een reeds waardevolle klant.

1.4.

Beschrijving basishandelingen

In deze handleiding wordt de basishandelingen beschreven om de Tracer ICT software modules te gebruiken. * Hiervoor heeft u geen bijzondere automatiseringskennis nodig. Wel is het gewenst dat u reeds bekend bent met een grafisch besturingssysteem zoals die van Microsoft of Macintosh. (*) De beschreven handelingen kunnen in uw situatie soms afwijken als u Tracer maatwerk in gebruik heeft of een andere versie van Tracer dan die hier beschreven is.

1.5.

Volgorde van data-invoer en -uitvoer

Het is niet altijd mogelijk om de gegevens in een willekeurige volgorde in te voeren. Net als bij een financieel pakket is er soms een logische volgorde. Stamgegevens dienen eerst te worden ingevoerd. Bijvoorbeeld: u wilt producten via een offerte kunnen aanbieden. Dan dient er eerst een producttype te worden gedefinieerd en hierna de productgegevens. Daarna kan het product door u worden geselecteerd om te kunnen worden aangeboden. Als u Tracer heeft gekoppeld met een financieel systeem, dan dienen ook nog de betreffende gegevens voor het grootboek ingevoerd te worden, zodat deze niet achteraf voor elke bestelling toegevoegd hoeven te worden. Tracer ICT kan dit soort stambestanden voor u uit uw boekhoudpakket importeren.

1.6.

Hoe werkt de navigatie van Tracer?

De navigatie binnen Tracer is in het algemeen opgedeeld in 3 delen: a) Hoofdnavigatie in de grijze balk boven in uw scherm; b) Subnavigatie per tabel (tabs boven aan het scherm); c) Sub-subnavigatie per scherm (tabs midden op het scherm).

Bedrijf : Document:


Blad 7 van 58 2011.8

Daarnaast zijn er Actieknoppen (blauwe knoppen met een omschrijving van de opdracht) waarmee u altijd de gewenste actie kunt uitvoeren.

Tracer is gebaseerd op een (waar mogelijk) drie-klikken-principe en het éénmalig invoeren van de gegevens.

Eenmaal in een lijst heeft u de keuze om binnen die lijst via de alfabetknoppen (A t/m Z) rechtsboven de gewenste gegevens te kiezen of om via het zoek icoontje (het vergrootglas) uw zoekopdracht te verfijnen.

1.7.

Filemaker Pro database

Tracer ICT maakt gebruik van een Filemaker Pro database. Een database bestaat uit een groot aantal gerelateerde tabellen die ieder lijken op een spreadsheet. Deze tabellen zijn met elkaar gerelateerd door bijvoorbeeld een artikelnummer of een debiteurennummer. Vastleggen De Filemaker Pro database legt elke verandering automatisch vast zoals die van de door u ingevoerde gegevens. U hoeft dus niet op een Save knop te klikken (die is er dan ook niet). Dit geldt ook voor het wissen van gegevens. Bij het wissen van een record wordt daarom eerst om een bevestiging gevraagd. Back-up Uiteraard is het noodzakelijk dat u uw gegevens beveiligd en regelmatig een back-up van de databases maakt.

Bedrijf : Document:


Blad 8 van 58 2011.8

 Starten met Tracer Mogelijkheden De mogelijkheden die u heeft zijn afhankelijk van de modules die zijn geïnstalleerd. In de bijlage staat een overzicht van de verkrijgbare modules. Rechten Bij een stand alone (enkelvoudige) werkplek heeft die gebruiker vanzelfsprekend alle rechten. In een grotere organisatie zal functiescheiding vaak voor de hand liggen en zullen via de systeembeheerder rechten per functie toegekend worden. In een server-omgeving zijn de mogelijkheden voor u als gebruiker afhankelijk van de rechten die u heeft. In het geval u niet alle rechten heeft, zult u niet alle gegevens kunnen inzien of mogen wijzigen.

2.1.

Inloggen in Tracer

Het inloggen (het aanmelden) bij het Tracer systeem is noodzakelijk om de toegekende rechten als gebruiker binnen Tracer te krijgen. Deze rechten bepalen welke gegevens toegankelijk zijn en eventueel gewijzigd kunnen worden. - Het inloggen gaat als volgt: u start Tracer op door te dubbelklikken op het Tracer Icoon

-

op uw bureaublad . Type uw username (inlognaam) en password (wachtwoord) in en klik op Ok. Indien u over de multi administratie module beschikt, zult u eveneens een administratie moeten kiezen.

U ziet vervolgens het Tracer opstartscherm inclusief een progressiebalk. Zodra alle bestanden gestart zijn komt u in het hoofdmenu.

Bedrijf : Document:


Blad 9 van 58 2011.8

Server versie - Bij de server versie van Tracer kunt u ook eerst FileMaker opstarten met het Tracer link

-

icoon en daarna het juiste startbestand van de bedrijfsadministratie als Host kiezen. Klik op een van de iconen van de programmaonderdelen die u wilt openen. U krijgt vervolgens een inlogscherm. Typ uw username en password in en klik op Ok. Indien u over de multi administratie module beschikt, zult u eveneens een administratie moeten kiezen. U ziet vervolgens het Tracer opstartscherm inclusief een progressiebalk. Zodra alle bestanden gestart zijn komt u in het hoofdmenu.

2.2. -

Uitloggen bij Tracer

U kunt Tracer verlaten door eerst op Menu icoon icoon -

en dan op het Exit

te klikken. U kunt dan kiezen uit de opties om: de Tracer applicatie tijdelijk te verlaten door uit te loggen * of, Tracer geheel af te sluiten.

(*) Hiermee worden uw gegevens tegen onbevoegden beveiligd, terwijl u toch weer snel kunt inloggen zonder de applicatie weer te moeten opstarten.

Bedrijf : Document:


Blad 10 van 58 2011.8

 Relaties Tracer maakt onderscheidt tussen relaties en contactpersonen. Een relatie kan een (onderdeel van een) bedrijf of instelling zijn. Aan zo'n relatie kunnen meerdere personen als contactpersoon verbonden zijn. Eigen organisatieonderdelen en medewerkers worden ook in Tracer geregistreerd en zijn als relatie en contactpersoon terug te vinden.

3.1. -

-

Aanmaken van een nieuwe relatie

Ga vanuit het Tracer menu naar het Relaties icoon

en klik vervolgens op het

icoontje Nieuw . Dan voert u de gegevens van de relatie in, in de desbetreffende velden. Tevens kunt u de gegevens van de contactpersoon invoeren door het aanklikken van de tab Contact. Als een relatie geen bedrijf of organisatie is dan voert u alleen de persoonsgegevens in bij de tab Relatie.

Tracer laat vervolgens bij de relatiegegevens alleen deze informatie zien.

3.2.

Zoeken naar een relatie

Om een relatie te zoeken kunt u een keuze maken uit het alfabet of het zoek icoontje Een relatie zoeken uit het alfabet: - Klik op de beginletter van de naam van uw relatie en het systeem laat u al uw relaties zien waarvan de naam met de gekozen letter begint.

.

Bedrijf : Document:


Blad 11 van 58 2011.8

Een relatie zoeken via "Zoek": -

Klik op het Zoek icoontje , waarna het scherm Relaties – zoekcriteria volgt (van zowel de relatie zelf als van de contactpersonen). Er zijn diverse invoermogelijkheden om in te vullen zoals: 1e letter bedrijfsnaam bij zoekveld; postcode, debiteur-/crediteurnummer, et cetera, gevolgd door op Enter te drukken.

Al uw relaties die voldoen aan de door u ingevoerde zoekcriteria worden nu getoond. - Daarna klikt u op het toonknopje bij een relatie. Dan worden de gegevens van die relatie en eventuele contactpersonen getoond. -

Door te klikken op het infoknopje ,verschijnt een korte selectie van handige relatiegegevens op uw scherm, zoals Adres, 1e contactpersoon, Tel.nr., Faxnummer en E-mailadres.

3.3. -

Wijzigen/printen/verwijderen van een relatie

Het wijzigen/bewerken van alle door u ingevoerde gegevens kan door op de wijzigicoontje rechtsboven in uw scherm te klikken. Bij veel velden kunt u kiezen uit een aantal vooraf gedefinieerde mogelijkheden.

-

Printen kan door op het print icoontje (rechts in uw scherm) te klikken. Er worden dan stamgegevens van uw relatie geprint (een zgn. klantenkaart). Verwijderen van de gehele relatie met alle onderliggende gegevens geschiedt wanneer u op het verwijder icoontje bevestigen.

klikt. U wordt dan gevraagd om de verwijdering te

Bedrijf : Document:

3.4.

-


Blad 12 van 58 2011.8

Etiketten maken

Voor het maken van etiketten voor al uw relaties klikt u op het icoon relaties hoofdmenu.

in het

Formaat etiketten -

Op het tabblad lijst staat een print etiket icoontje u in het scherm van het formaat etiketten.

. Zodra u dit hebt aangeklikt komt

-

U selecteert nu het door u gewenste formaat en klikt vervolgens op het icoontje print rechts in uw scherm. Nu wordt het eerste blad met etiketten getoond.

Controleren van etiketten - Wilt u de volgende bladen ook bekijken alvorens te printen, klikt u dan op de pagina's van de bladwijzer of u schuift het kleine knopje daarnaast naar boven of naar beneden. Zo kunt u met dit knopje snel naar het laatste blad gaan, terwijl u door te klikken op de bladwijzer blad voor blad kunt bekijken.

Bedrijf : Document:


Blad 13 van 58 2011.8

Alle etiketten printen - Wilt u nu alle etiketten printen, klik dan op de knop Continue onder de bladwijzer linksboven.

-

Het venstertje van de printer verschijnt en door op het icoontje print te klikken worden alle etiketten geprint. Door op de knop Annuleer te klikken, keert u terug naar uw lijst van relaties en worden er vanzelfsprekend geen etiketten geprint.

Per relatie etiketten printen - Ook kunt u per relatie etiketten printen. Selecteer de gewenste relatie door weer op het toon-knopje te klikken en vervolgens klikt u op de actieknop label afdrukken Dan verschijnt er een blanco vel etiketten. - Door te klikken in het midden van de door u gewenste label verschijnt de naam van uw relatie. U dient dus per label/etiket te klikken in het gewenste veld of door in het eerst geplaatste etiket te klikken totdat de relatienaam en adres et cetera oplicht. Deze kunt u dan slepen naar elke gewenste plaats op het etiket/labelblad. Door op label afdrukken te klikken verschijnt weer een voorbeeld van hetgeen u wilt afdrukken. U klikt nu op de continue knop. - Dan verschijnt weer het printervenstertje. - Eventueel kunt u nog voor annuleren kiezen door op de annuleerknop te klikken. -

Door op het print-icoontje te klikken worden de labels/etiketten geprint. U komt daarna automatisch terug in het relatiescherm van de desbetreffende relatie.

-

Wilt u terug naar de lijst met al uw relaties, klik dan op het lijst-icoontje uw scherm).

(rechts in

Bedrijf : Document:


Blad 14 van 58 2011.8

 Correspondentie 4.1.

Aanmaken van een brief

Tracer gaat ervan uit dat een brief altijd voor een relatie of een contactpersoon geschreven wordt. - U kiest uit het Overzicht van Relaties de relatie aan wie u de brief richt, door op het toonknopje te klikken. - Vervolgens klikt u op de tab Corresp. (voor correspondentie).

-

Daarna klikt u op de actieknop Brief en de brief wordt vervolgens aangemaakt. U kunt nu beginnen met het typen van de brief.

-

Door op de actieknop kies tekst te klikken, kunt u reeds ingevoerde tekst (tekstblokken) toevoegen door op toonknopje ervoor te klikken. Zodra u op dit knopje hebt geklikt wordt het tekstblok in uw brief gevoegd. Vanuit dit scherm kunt u alles nog wissen/wijzigen en een preview bekijken (door op het

-

preview icoontje

rechts in uw scherm te klikken).

Aanpassen NAW - Het is mogelijk om in de brief de Naam-, Adres- en Woonplaats-gegevens etc. te wijzigen door in het betreffende veld te klikken. Brief aan een project koppelen - U kunt een link naar een project aanbrengen door op de betreffende blauwe actieknop Link projecten te klikken. Er wordt dan een Kieslijst Projecten getoond. U klikt op het kies-knopje en de link is aangebracht. Brieven coderen en decoderen U kunt ook brieven coderen. Sommige correspondentie is niet voor alle gebruikers bestemd. - U klikt dan op de actieknop Coderen en voer tweemaal het gekozen wachtwoord in. De brief is dan onleesbaar voor gebruikers die het wachtwoord niet kennen. - Met dit wachtwoord (weer tweemaal invoeren) kan deze brief weer worden gedecodeerd.

Bedrijf : Document:

Blad 15 van 58 2011.8


Printen -

Printen van de brief geschiedt door op het print-icoontje printen zoals u gewend bent.

te klikken. Verder gaat het

Verwijderen -

Verwijderen van de brief geschiedt door op het wis-icoontje

te klikken.

Spellingscontrole -

Spellingscontrole kunt u toepassen door op het Spellingscontrole-icoontje klikken.

te

Liniaal -

Ook de liniaalfunctie kunt u gebruiken, klik op het Liniaal-icoontje . Dan kunt u per invoerveld de kantlijnen en tabs aanpassen. De tabs instelling kunt u maken door met de muis pointer naar de liniaal bovenin te gaan.

-

U kunt een tab instelling verwijderen door een tab van de liniaal af te slepen. U kunt een tab aanbrengen door deze op de beoogde plaats met muis pointer aan te wijzen. In een tekstveld kunt u een tab aanbrengen door toetsencombinatie Ctrl-Tab. (Via de toets Tab komt u in het volgende invoerveld).

-

Bedrijf : Document:

4.2.


Blad 16 van 58 2011.8

Opslaan van correspondentie

Automatische opslag Tracer heeft een automatische opslag. U hoeft uw gegevens niet apart op te slaan. Op het moment dat u klaar bent met uw correspondentie, slaat Tracer dit automatisch op en sorteert dit op datum, met de meest recente datum bovenaan. Opslag per type correspondentie Tracer slaat correspondentie per type op (Bijlage, Notitie, Activiteit, E-mail uit, E-mail in, Fax of Brief).

4.3.

Zoeken in correspondentieoverzicht

Zoeken -

-

-

Zodra u op het lijst-icoontje klikt komt u meteen weer in het correspondentieoverzicht. Van daaruit kunt u al uw relaties op alfabet zoeken door op de betreffende beginletter van het alfabet te klikken of op het icoontje Zoek te klikken. Dan kunt u verschillende zoekcriteria invullen, bijv. Relatienaam. Onder de tab Corresp. vindt u alle vormen/types van correspondentie elk onder hun eigen tab. Klikt u daarna op de gewenste tab dan wordt meteen alle correspondentie getoond van het gekozen type op datum volgorde. Onder de tab Lijst staat alle correspondentie ongeacht het type. Door op het toonknopje voor de datum te klikken wordt de betreffende bijlage, notitie, activiteit, email, fax, brief, bezoekrapport of nieuws getoond. Hierin kunt u alles wijzigen of toevoegen.

Bedrijf : Document:


Blad 17 van 58 2011.8

 Een fax maken en verzenden 5.1.

Maken van een fax

Tracer gaat ervan uit dat een fax altijd voor een relatie of een contactpersoon geschreven wordt. - U kiest dus de relatie aan wie u de fax richt, door in de lijst van relaties op het toonknopje te klikken. - Vervolgens klikt u op de tab corresp. (voor correspondentie). Vervolgens klikt u op de actieknop Fax en het fax-formulier wordt vervolgens aangemaakt met de faxgegevens voor de desbetreffende relatie en contactpersoon.

5.2.

Verzenden van een fax

U kunt nu beginnen met het typen van de fax. -

-

Zodra de fax gereed is voor verzending klikt u op het fax-icoontje links boven in uw scherm en de fax wordt verzonden en is meteen opgeslagen bij uw desbetreffende relatie. Voorwaarde hiervoor is dat de fax-module in gebruik is en gekoppeld aan een faxapparaat. Als u geen fax-module heeft geïnstalleerd, dan kunt u de fax uitprinten en de print normaal faxen.

Coderen fax correspondentie - Ook een fax kunt u coderen net zoals een brief.

Bedrijf : Document:


Blad 18 van 58 2011.8

 E-mail maken en verzenden 6.1.

Het maken van een E-mail

Tracer gaat ervan uit dat een email altijd aan een relatie of een contactpersoon verzonden wordt. - U kiest dus de relatie aan wie u de e-mail richt, door in de lijst van relaties op het toonknopje te klikken. - Vervolgens klikt u op de tab Corresp. (voor correspondentie). Daarna klikt u op de actieknop E-mail en het e-mail-formulier wordt vervolgens aangemaakt. U kunt nu beginnen met het typen van de e-mail. - U kunt alleen tekst invoeren, maar klikt u op het actieknop Html dan verandert dit in htmlformaat zoals dat op het Internet wordt gebruikt Uw browser wordt dan gestart. Aan u de keuze hoe u de tekst wilt invoeren.

6.2. -

E-mail verzenden

Zodra de e-mail gereed is klikt u op het icoon E-mail links boven in uw scherm en de e-mail wordt verzonden en opgeslagen. Voorwaarde is dat Tracer gekoppeld is aan uw E-mail pakket.

Leesbevestiging - Er kan worden gekozen voor een leesbevestiging door het vakje leesbevestiging aan te kruisen.De ontvanger stuurt u dan een leesbevestiging, zodat u weet dat de e-mail is gelezen.

6.3. -

Ook hier kan een link worden gelegd naar een project net als bij de brief via de actieknop Link project.

6.4. -

E-mail linken aan een project

Coderen e-mail correspondentie

Ook het coderen van de e-mail is weer mogelijk via de actieknop coderen.

Bedrijf : Document:

Blad 19 van 58 2011.8


 Activiteiten 7.1.

Het aanmaken van een activiteit -

Vanuit het Tracer Menu klikt u op het icoon Activiteiten

en vervolgens op het

nieuwe regel icoontje (links midden in uw scherm). U bevindt zich dan meteen in de nieuwe activiteit, die u met een bepaalde prioriteit kunt koppelen aan een relatie (klik op prioriteit en u krijgt een aantal opties). -

De werknemer aan wie u de activiteit wilt zenden kunt u selecteren door op het pijltje te klikken bij het invoerveld van ‘overgedragen aan’.

-

U kunt deze activiteit alleen verlaten nadat u een relatie (op wie de activiteit betrekking heeft) hebt geselecteerd! Het maakt in principe niet uit welke knop u gebruikt; het systeem zal u dwingen om een relatie te selecteren!

-

Een activiteit kan ook worden gecodeerd, spellingscontrole kan worden toegepast, tekst kan worden ingevoegd net als bij een brief.

7.2.

Opzoeken activiteiten

U kunt alle activiteiten per datum opzoeken door in het kalendertje rechts een datum aan te klikken. - Selecteert u een toon knopje voor een bepaalde activiteit, dan wordt deze getoond. -

Ook kan deze activiteit worden beantwoord door op het reply icoonje boven in het scherm.

7.3.

Status activiteit

te klikken links

Bedrijf : Document:

-

-


U kunt in Tracer aangeven dat een activiteit is afgehandeld. Selecteer de activiteit die u nu wenst af te werken door op het toonknopje te klikken. Klik op het invoerveld ‘datum afgehandeld’ en vul de datum in van afhandeling. Klik desgewenst op het reply icoontje om een antwoord te zenden naar de maker van de activiteit. Het verzenden gaat automatisch. Er wordt vervolgens een activiteit aangemaakt voor de maker van de oorspronkelijke activiteit en de activiteit verdwijnt uit uw lijst van openstaande activiteiten. De afgewerkte activiteiten kunt u altijd nog terugvinden bij de desbetreffende relatie door op het tabblad ‘correspondentie’ te klikken. Alle vormen van correspondentie worden dan getoond op datum volgorde. Door weer op het toonknopje te klikken wordt deze getoond. Elke vorm van correspondentie kunt u verwijderen door op het toonknopje te klikken en daarna op het verwijder icoontje

7.4.

-

Blad 20 van 58 2011.8

.

Vinden van activiteiten van vandaag

Klik op de icoon Activiteiten dat u vrijwel overal zult aantreffen. U komt vervolgens in het scherm met uw activiteiten voor vandaag. Bovendien worden de activiteiten, die reeds zijn verlopen, weergegeven in een apart schermpje verlopen activiteiten onder vermelding van het aantal dagen geleden dat deze activiteiten gepland waren.

7.5.

Bezoekrapport

Bedrijf : Document:


Blad 21 van 58 2011.8

Het maken van een bezoekrapport - Een bezoek rapport wordt op dezelfde wijze aangemaakt/ opgeslagen/verwijderd/geprint als een brief voor een relatie, echter dient u om een bezoekrapport te maken eerst op het tabblad Corresp. en daarna op de actieknop bezoekrapport te klikken.

Bedrijf : Document:

Blad 22 van 58 2011.8


 Direct Mail Met Tracer kunt u een door u geselecteerde groep van klanten in één keer E-mailen. Daarmee u kunt veel tijd besparen.

8.1.

Verzenden van Direct Mail

Voer de volgende stappen uit vanuit het hoofdmenu Tracer. -

Klik op het icoon Direct Mail . Klik op de namen van de relaties die u een direct mail wenst te verzenden.

-

Wilt u al uw relaties een direct mail zenden, klik dan op het toon alles icoontje

-

Controleer desgewenst door op het toon selectie icoontje te controleren.

-

Klik op de verwerk icoontje Selecteer een standaardbrief .

-

Controleer zonodig de inhoud van de brief en klik op het Toon-knopje

-

Uw direct mail is klaar. Klik op het Print-icoontje of af te drukken als brief.

.

te klikken om uw selectie

.

.

om deze te verzenden per email/fax

Bedrijf : Document:

8.2.


Blad 23 van 58 2011.8

Nieuw Direct Mail bericht

Wilt u een geheel nieuw Direct Mail bericht maken, die nog niet in de bestaande tekstblokken voorkomt, dan gaat u als volgt te werk: -

Klik op de icoon Beheer

.

-

Klik daarna op het tabblad Sjabloon.

-

Klik op het Nieuw icoontje . Nu verschijnt er een leeg Direct Mail sjabloon en u kunt beginnen met deze in te vullen.

Zodra dat is gebeurd, klikt u op het lijst icoontje en het tekstblok is opgenomen in de lijst van standaard brieven. Nu kunt verder gaan, zoals beschreven bij punt "Verzenden van Direct Mail".

8.3.

Geen E-mail adres bekend

Tracer bepaalt voor u hoe een direct mail wordt verzonden. Is het e-mailadres, faxnummer of postadres bij de relatie ingebracht dan wordt de direct mail eerst verzonden naar het e-mailadres, bestaat er geen e-mailadres dan wordt de Direct Mail verzonden naar het faxnummer, is er geen faxnummer bekend, dan wordt er een brief geprint, zodat u deze kunt verzenden.

8.4.

Bewaren Direct Mail

Ook de Direct Mail wordt opgeslagen onder het tabblad correspondentie met als vermelding het type: e-mail, fax of brief. - U kunt deze Direct Mail weer selecteren net als alle andere vormen van correspondentie door op het toonknopje te klikken. - Wilt u de Direct Mail verwijderen, selecteer deze dan eerst en klik daarna op het Verwijder-icoontje

.

Bedrijf : Document:


Blad 24 van 58 2011.8

 Projecten 9.1.

Aanmaken van een nieuw Project

Er zijn twee manieren om een project aan te maken. A: vanuit het menu projecten Vanuit het Tracer Menu klikt u op de icoon Projecten met projecten. -

-

u komt vervolgens in een lijst

Klikt u dan op het nieuw icoontje , vervolgens wordt een lijst getoond met al uw relaties. U komt vervolgens in een kieslijst waar u desgewenst de relatie kunt zoeken om deze vervolgens met het kiesknopje te selecteren. Er is nu een project aangemaakt voor de relatie van uw keuze. De status van een projekt kunt u invoeren/wijzigen rechts in uw scherm in het bruine veldje Status. Door er op te klikken verschijnen er enkele keuzes: Actief, Geannuleerd, Voltooid en Vervallen.

B: vanuit het menu relaties

Bedrijf : Document:


- Vanuit het Tracer hoofdmenu klikt u op de icoon Relaties - Daarna klikt u op het tabblad Relatie. - Klik op het tabblad Project.

Blad 25 van 58 2011.8

.

-

Klik op het nieuwe regelknopje in het midden van uw scherm om een nieuw project aan te maken bij/voor deze relatie.

-

Wilt u een bepaald project weer verwijderen, dan dient u dit project eerst te selecteren (door op het toon knopje te klikken en daarna op het verwijder icoontje en dit te bevestigen met OK.

9.2. -

te klikken

Muteren van een Project

Vanuit het Tracer Menu klikt u op de icoon Projecten . U komt vervolgens in een lijst met projecten op het tabblad Lijst. Klikt u dan op het project van uw keuze. Daarna kunt u gegevens invoeren via de tabbladen Invoer, Relaties, Corresp. (Correspondentie), Planning, Urenregistratie en Materialen. Onder Invoer kunt u allerlei voor het project specifieke gegevens zien en invoeren. Hierbij heeft u de keuze uit de subtabbladen: - Info voor het bijwerken van de algemene projectinformatie zoals de naam, omschrijving en factureringswijze - Overig met de achtergrondinformatie voor het noteren van byzonderheden, - Voorcalc. voor het bekijken of maken van een voorcalculatie, - Offerte voor het bekijken of maken van een projectofferte, - Order voor het bekijken of invoeren van projectordergegevens, - Factuur voor het bekijken of invoeren van projectfacturatiegegevens, - Inkoop voor het bekijken of invoeren van inkoopgegevens voor het project, - Nacalculatie voor het uitvoeren van een nacalculatie m.b.t. het project, - en Internet voor het eventueel publiceren van productafbeeldingen (met tekst) op het Internet of Intranet. Onder Relaties kunt u zien wie bij het project betrokken zijn en deze gegevens zonodig bijwerken; Onder Corresp. kunt u zien welke reeds aanwezige correspondentie aan het project gekoppeld is en daar zonodig op reageren; Onder Planning kunt u de planning van het project inzien en deze zonodig bijstellen; Onder Urenregistratie kunt u zien welke uren aan het project gekoppeld zijn en deze zonodig bijwerken; Onder Materialen kunt u zien welke materialen voor het project gebruikt zijn, of deze gefactureerd zijn, en deze gegevens zonodig bijwerken.

9.3.

Het versturen van een Direct Mail vanuit een project

Voer de volgende stappen uit vanaf de Projectkaart (icoon Projecten in het Tracer hoofdmenu. - Klik op de tab ‘Invoer’, - Klik daarna op de tab ‘Relaties’, - Klik op de actieknop Direct Mail deze groep - Klik op de namen van de relaties die u GEEN Direct Mail wenst te verzenden (standaard zijn alle relaties aangekruist), -

Controleer desgewenst op het toon selectie icoontje

om uw selectie te controleren,

Bedrijf : Document:

-

Klik op het verwerk icoontje , Selecteer een standaardbrief met het toon knopje

-

met het nieuw icoontje . Controleer zonodig de inhoud van de brief en Klik op de kiesknopje Uw Direct Mail staat klaar om verstuurd te worden.

-

Blad 26 van 58 2011.8


of maak een nieuwe standaardbrief

Klik op het Print icoontje om deze te verzenden per email/fax of af te drukken als brief (afhankelijk van de beschikbaarheid van NAW-gegevens).

9.4.

Een factuur vanuit een project

Vanuit het Tracer hoofdmenu kies de icoon Projecten - Kies de door u gewenste Relatie door op het toonknopje - Kies in het midden van uw scherm het tabblad Factuur.

. te klikken.

-

Klik daarna op het nieuwe regelknopje

-

Klik daarna weer op het nieuwe regelknopje in de facturenlijst en kies daarna een lijst van artikelen door op het kiesknopje midden in uw scherm te klikken.

-

Controleer de te factureren regels en verwerk deze door op het verwerk icoontje klikken.

-

Eventueel kunt u het aantal, omschrijving, merknaam, grootboekrek, prijs en korting nog aanpassen door te typen in het desbetreffende veld. Onder het tabblad Administratie kunt u de BTW en andere velden invoeren.

-

om een nieuwe factuur aan te maken.

Klik vervolgens op het tabblad Invoer en klik op het print icoontje printen voor eventuele verzending.

te

om de factuur te

Bedrijf : Document:


Blad 27 van 58 2011.8

Uitgaande facturen 10.1.

-

Inboeken van een betaalde factuur

Vanuit het Tracer hoofdmenu klikt u op de icoon Uitgaande facturen . Kies dan de relatie die een factuur heeft betaald door op het blauwe toon knopje klikken. Daarna klikt u op het tabblad Betaling.

te

U klikt op het nieuwe regelknopje midden in uw scherm en automatisch verschijnt de datum van vandaag, deze kunt u wijzigen in de werkelijke betaaldatum. De Bankrekening of Girorekening waarop het factuurbedrag is gestort vult u in in het blauwe vakje. Onder het tabblad Administratie kunt u de BTW en andere velden invoeren.

De factuur staat nu als betaald geboekt.

Bedrijf : Document:

10.2.

-


Blad 28 van 58 2011.8

Controle

Wilt u dit controleren? Klikt u dan rechts op het icoontje lijst u ziet dan, dat onder het kopje betalingen het desbetreffende bedrag vermeld staat. Geheel rechts onder saldo ziet u bij deze factuur geen bedrag meer vermeld staan. Als een factuur openstaat, dan is onder "Dagen" te zien hoeveel tijd de klant nog heeft om te betalen.

10.3.

Herinneringen

Vanuit het Tracer hoofdmenu klikt u op de icoon Uitgaande facturen . Daarna kiest u voor het tabblad Open. Onder "Dagen" is te zien hoeveel tijd de klant nog heeft om te betalen. U kunt via de blauwe actieknop Toon alleen onbetaald, de onbetaalde rekeningen selecteren. Wilt u herinneringen /aanmaningen versturen, dan dient u op de blauwe actieknop Print herinneringen drukken. (De termijnen voor herinneringen en de inhoud van de standaardbrief zijn via het beheermenu bepaald). De herinneringen worden dan getoond. Wilt u nu alle herinneringen printen, klik dan op de knop Continue onder de bladwijzer linksboven. Tracer houdt bij of er al een desbetreffende aanmaning is verzonden. Zo ja, dan wordt dit aangegeven op de herinnering (door bijvoorbeeld op de briefkop aan te geven dat het om een tweede herinnering of laatste aanmaning gaat).

Bedrijf : Document:


Blad 29 van 58 2011.8

Invoeren van orders 11.1.

Invoeren

Er zijn twee manieren om een order aan te maken. A: vanuit het menu Orders -

Vanuit het Tracer Menu klikt u op de icoon Orders

-

U komt vervolgens in een lijst met het Nieuwe regel icoontje . Klik hierop om een nieuwe order aan te maken. U komt vervolgens in een kieslijst waar u desgewenst de relatie kunt kiezen om deze vervolgens met het kies knopje te selecteren. U komt dan automatisch in de kieslijst van artikelen. Met het kies knopje kiest u de gewenste artikelen.

-

.

U kunt het vakje aantal wijzigen en ook de volgende vakjes: omschrijving, inhoud, merknaam en verpakking, inkoop, verkoop en korting. -

Tevens kunt u wijzigen: orderdatum, uitleveren, valuta en de status.

-

Ook kunt u van deze order meteen een factuur laten aanmaken door op de actieknop Factuur links boven in uw scherm te klikken. De factuur wordt dan automatisch uitgeprint zodra u daarvoor akkoord hebt gegeven.

B: vanuit de relatiekaart - Vanaf de relatiekaart kies het tabblad ‘Order’. -

-

Klik hier op het nieuwe regel knopje om een nieuwe order aan te maken. U komt nu in de kieslijst van artikelen zodat u, door op het kiesknopje te klikken, het gewenste artikel voor uw order kunt kiezen. Per artikel kunt u de gegevens van de invoervelden nog wijzigen. Er is nu een order aangemaakt van de relatie van uw keuze.

Bedrijf : Document:

11.2. -

-

-

Backorder

Toevoegen van een artikel aan een Offerte of een Order

U kunt door een lange lijst van orders of offertes scrollen met de database knoppen begin, vorig, volgende en laatste. In de portaal(regels) op de offerte van uw keuze en orderkaart staat het kiesknopje . Klik op deze kies knopje om vervolgens in de kieslijst met artikelen te komen. Selecteer het artikel dat toegevoegd moeten worden aan de offerte of de order door op het kiesknopje te klikken. Wilt u meerdere artikelen toevoegen, dan kruist u de gewenste artikelen aan en voeg ze toe met het Verwerk icoontje . U keert dan terug naar het invoerscherm van uw cliënt. Alle rubrieken zoals Aantal, Eenheid, Code, Omschrijving, Merk, BTW, Inkoopprijs, Verkoopprijs, Korting en Bedrag kunnen nog worden gewijzigd, door in het betreffende vakje te typen.

11.5. -

Controle

Wijzigt u de status van een order in: In bestelling bij leverancier, dan wordt er automatisch een backorder aangemaakt.

11.4. -

Blad 30 van 58 2011.8

U kunt het reslutaat winst/verlies meteen bekijken door op de actieknop Begroting te klikken links boven in uw scherm. Ook kan de order meteen aan een project worden gekoppeld door op de actieknop Koppel aan project te klikken. Er wordt u dan een kieslijst van projecten getoond. Door op het kiesknopje van het gewenste project te klikken wordt de order aan het project gekoppeld.

11.3. -


Een order van een offerte maken

U kunt van een offerte een order maken door op de actieknop Maak order van deze offerte links boven in uw scherm te klikken.

11.6.

Het maken van een nieuwe Factuur voor debiteuren

-

U wilt voor een order een bijbehorende factuur maken. Dit doet u als volgt:Vanuit het

-

Tracer Hoofdmenu klikt u op het icoon Orders . U komt dan in de lijst van orders. Door op het toon knopje van de gewenste relatie te klikken wordt de order getoond. Vanaf deze orderkaart kiest u de actieknop Factuur. Er is nu een factuur aangemaakt van deze order met een uniek factuurnummer.

Eenmaal aangemaakt, kan deze factuur niet meer worden gewijzigd! Daarom dient u deze opdracht ook te bevestigen.

Bedrijf : Document:


Blad 31 van 58 2011.8

Er kan alleen worden gecorrigeerd middels een creditfactuur. De factuur kan meteen worden geprint en verzonden.

11.7.

Toevoegen van een artikel aan een Factuur

Zoals u reeds heeft ontdekt, zijn er veel manieren om naar een factuur van een relatie toe te gaan. - Laten we bij het Hoofdmenu van Tracer beginnen en op de icoon Uitgaande facturen klikken. De lijst met uitgaande facturen wordt nu getoond. -

U kunt selecteren op Factuurnummer, op Relatienaam en op Datumvolgorde door op

-

het sorteerknopje in de zwarte balk te klikken. Door op het toonknopje voor de betreffende factuur te klikken wordt deze getoond.

-

Om een artikel toe te voegen klikt u op het nieuwe regelknopje links midden in uw scherm. U komt dan in de kieslijst van artikelen. Door het kiesknopje voor het betreffende artikel aan te klikken wordt dit artikel toegevoegd aan de factuur. U kunt in de facturenlijst nog de volgende velden wijzigen: Aantal, Omschrijving, Merknaam, Grootboekrek., Prijs en Korting. Door op de actieknop crediteer te klikken, wordt er een factuur geprint met eenzelfde minus-aantal (-/-) en omschrijving, echter met een te betalen 0,00 bedrag.

11.8. -

Verwijderen van een artikel van een Factuur

Met de verwijder icoontje kunt u een artikel van een factuur verwijderen. U kunt alle artikelen verwijderen, maar de factuur met het unieke factuurnummer blijft bestaan!

Bedrijf : Document:

Blad 32 van 58 2011.8


Offertes 12.1.

Maken van een Offerte

Er zijn twee manieren om een offerte aan te maken.

A: Via het offertemenuVanuit het Tracer Menu klikt u op de icoon Offertes vervolgens in de lijst van al uw relaties waarvoor een offerte is gemaakt. Met het toon knopje

. U komt

kunt u één van deze relaties bekijken.

Ook kunt u kiezen voor een relatie waar nog geen offerte voor aanwezig is met het nieuw icoontje

. U komt dan in de lijst ‘selecteer een relatie’.

U selecteert vervolgens de relatie van uw keuze door op het kiesknopje

te klikken.

Met het nieuwe regel knopje maakt u daarna een nieuwe offerte aan. U komt dan in de offertelijst van de door u gekozen relatie. Om een regel toe te voegen in de offerte klikt u op het bruine nieuwe regelknopje voorts in de kieslijst van artikelen. U kunt het gewenste artikel kiezen door op het kiesknopje

U komt

te klikken.

Zodra u dit hebt gedaan, is/zijn het/de artikel(en) toegevoegd aan uw offerte.

In de offertelijst kunt u veel velden nog wijzigen of invoeren.

Na Continue te hebben aangeklikt kan de printopdracht in het volgende scherm nog worden geannuleerd.

Bedrijf : Document:


Blad 33 van 58 2011.8

De datum van ‘nabellen op’ en ‘vervaldatum’ kan worden gewijzigd door op het plusknopje

+ respectievelijk het minknopje –te klikken. De offerte kan geprint worden door op het print icoontje een voorbeeld getoond hoe de offerte wordt geprint.

te klikken. Er wordt altijd eerst

B: Vanuit de relatiekaart Vanaf de relatiekaart kies de tab Offerte. Klik daarna op het knopjenieuwe regel

midden in uw scherm.

U komt dan in de offertelijst. U klikt weer op het nieuwe regelknopje . Dan komt u in de kieslijst van artikelen. Kies de door u gewenste artikelen, door op het kies knopje te klikken. Dan wordt (worden) het (de) desbetreffende artikel(en) aan uw offerte toegevoegd. -

In de offertelijst kunt u de meeste velden aanpassen c.q. invullen. Er is nu een offerte aangemaakt bij deze relatie. Ook kan vanuit dit scherm uw offerte worden geprint.

12.2.

Maken van een order van een offerte

Door op de actieknop Maak order van deze offerte te klikken wordt er meteen een order aangemaakt. Deze kan worden geprint door op het print icoontje

te klikken.

Bedrijf : Document:


Blad 34 van 58 2011.8

Maken van een factuur van een offerte -

Ook kan meteen de factuur worden aangemaakt door op de desbetreffende actieknop Factuur te klikken.

-

Deze kan worden geprint door op het print icoontje

te klikken.

Bedrijf : Document:


Blad 35 van 58 2011.8

Planning 13.1.

Planning

Invoer Begin bij Home. Klik op de icoon Overzichten.

.

Klik daarna op de actieknop Planning.

Dan zijn we in de lijst Planning en kunnen we zien wat er begroot is en hoeveel er gepland is. Restant is ongepland en MOET dus nog worden gepland (toegewezen aan projectmedewerkers). Klik op de actieknop Extern. Klik daarna op de actieknop Open. Sorteer op einddatum, door bij de kolom Einddatum op het kleine zwart/witte pijltje te klikken. Klik op het toonknopje

om de desbetreffende invoer/relatie te kiezen.

Ga naar het tabblad Invoer om per dag de planning in te voeren door in het kalendertje bij de juiste werknemer de juiste dag te kiezen en vervolgens op het nieuwe regel icoontje klikken om een nieuwe invoerregel aan te maken. U vult de begin- en eindtijd in en het systeem berekent zelf de uren.

te

Bedrijf : Document:


Blad 36 van 58 2011.8

-

Ook kan de vorige regel worden overgenomen door bijv. op de begintijd te gaan staan en te klikken totdat het blauw wordt. Dan kunt u het naar de gewenste regel slepen.

-

Ook kunt u het type werkzaamheden invullen; door er op te klikken, verschijnen de werkzaamheden. Ook deze kunnen worden gekopieerd naar de volgende regel, net als begin- en eindtijd.

-

Werkdruk Ga naar Werkdruk, zo kunt u het beste de hele week bekijken. Wanneer u op het Nieuwe regel icoontje invoerregel aangemaakt.

op de desbetreffende dag klikt, wordt er een

Door boven het blauwe vierkantje te klikken, kunt u de uren invullen. Het systeem berekent zelf hoeveel er nog moet worden gepland en hoeveel overuren er zijn gemaakt. Lukt het niet in een week, ga dan door naar de volgende week. (te kiezen in kalendertje). Let wel op de einddatum wanneer alles gereed moet zijn omdat er misschien meer te plannen werkzaamheden zijn, die in dezelfde periode klaar moeten zijn. U kunt de werknemers, die hier geschikt voor zijn, kiezen in het vakje Beschikbaarheid, door op het kies knopje te klikken.

Bedrijf : Document:


Blad 37 van 58 2011.8

Produktgroepen 14.1.

Hoofdgroep aanmaken

Wilt u een nieuwe produkttype aan de lijst toevoegen, klikt u dan op het nieuw icoontje

.

U kunt in dit scherm een nieuw produkttype toevoegen. Ook kunt u de Grootboekrekening inkoop, -verkoop en -voorraad toevoegen/wijzigen door op het kies knopje te klikken. Er wordt dan een Kieslijst Grootboekrekeningen getoond, waaruit u weer de gewenste Grootboekrekening kunt kiezen door op het kies knopje te klikken. Terugkeren naar het vorige scherm kan door op het icoontje vorige scherm

14.2.

te klikken.

Produkt aan hoofdgroep koppelen

Wanneer u op het icoon Produktgroepen Hoofdgroepen.

klikt, dan komt u automatisch in de lijst van

Wilt u een bestaand produkt aan een hoofdgroep koppelen, klikt u dan eerst op de producthoofdgroep van het gewenste type via de toon knopje en ga dan naar de tab Artikelen. Kies dan met de toon knopje op het betreffende artikel. U kunt in dit scherm een Produkt koppelen aan een andere hoofdgroep. Ook kunt u de Grootboekrekening Inkoop, -Verkoop en -Voorraad wijzigen door op het kies knopje te klikken. Er wordt dan een Kieslijst Grootboekrekeningen getoond, waaruit u weer de gewenste Grootboekrekening kunt kiezen door op het kies knopje te klikken.

Bedrijf : Document:


Terugkeren naar het vorige scherm kan door op het icoontje vorige scherm

Blad 38 van 58 2011.8

te klikken.

Bedrijf : Document:

Blad 39 van 58 2011.8


Bestellingen Uw bestellingen kunt u inbrengen, bijhouden, boeken, verzenden, et cetera. onder de icoon Bestellingen

15.1.

.

Nieuwe bestelling

Wilt u een geheel nieuwe bestelling invoeren klikt u dan op het icoontje nieuw ingebrachte relaties worden getoond. U kiest nu de desbetreffende relatie door op het kies knopje

en al uw

te klikken.

Klikt u daarna op het tabblad bestelling op het Nieuwe regel knopje bestelling in te voeren.

om een nieuwe

U komt dan automatisch in de kieslijst van artikelen. U kunt nu de reeds ingebrachte artikelen selecteren door op het Toon alles icoontje te klikken. Een (de) te bestellen artikel(en) kunt u kiezen door op de kies knop dient nog te worden ingevuld/gewijzigd in het veld onder aantal. Daarna klikt u op het Verwerk-selectie icoontje in uw bestelling.

te klikken. Het aantal

en de te bestellen artikelen zijn verwerkt

Bedrijf : Document:

15.2.

Blad 40 van 58 2011.8


Bestelling bewerken

Zodra u hebt geklikt op de icoon Bestellingen wordt de lijst van bestelde goederen getoond. Wilt u één van deze bestaande bestellingen verwerken, klik dan op de toon knopje en de bestelling wordt getoond. Onder het tabblad ontvangst kunt u de ontvangst van de bestelling invoeren. Heeft u de factuur ontvangen van de desbetreffende firma, dan kunt u op de actieknop boek inkoopfactuur klikken en de factuur is geboekt in uw administratie. Heeft u de factuur betaald, dan kunt u onder het tabblad betaling aangeven (door op het Nieuwe regel knopje te klikken en een nieuwe betalingsregel aan te maken en in te vullen) dat de factuur is betaald.

15.3.

Nieuwe relatie

Zit de firma (relatie) nog niet in de lijst dan moet u deze firma eerst invoeren onder relaties. Zie het onderdeel Aanmaken van een nieuwe relatie

15.4.

Nieuwe producten

U kunt producten (en diensten) alleen bestellen als deze zijn gedefinieerd onder Artikelen en dan wel een nieuwe maken via het nieuw icoontje als u daarbij een bestaand product met de toon knopje selecteert en het product daarna muteert.

15.5. -

Bestelopdracht faxen

U dient de bestelling natuurlijk nog bij de leverancier aan te leveren, dit kan door op het fax-icoontje ingebracht.

15.6. -

te klikken. Wel dient het faxnummer dan bij de betreffende relatie te zijn

Bestelopdracht printen

Ook kunt u de bestelling printen, door op het print icoontje uitgeprinte bestelling verzenden naar de leverancier.

te klikken. U kunt dan de

Bedrijf : Document:

Blad 41 van 58 2011.8


Artikelen 16.1.

Toevoegen artikelen

U begint bij Home

en daarna klikt op de icoon Artikelen

.

U komt dan automatisch in de lijst van artikelen. U kunt dan een nieuw artikel toevoegen door op het nieuw icoontje

16.2.

te klikken.

Toevoegen gelijksoortige artikelen

U kunt een artikel toevoegen door eerst één te kiezen met het toonknopje

.

Daarna kunt u deze dupliceren door op het dupliceer icoontje te klikken en het duplicaat daarna aan te passen. Dit zal u tijdwinst opleveren bij het invoeren van gelijksoortige artikelen.

16.3.

Aanpassen artikel

U kunt een artikel kiezen door op het toonknoje tabblad Invoer wijzigen.

te klikken en daarna de gegevens in het

Door op de het tabbladen Condities en Overig te klikken kunt u de inkoopcondities en additionele gegevens aanpassen.

16.4. -

Geschiedenis artikel

Via de tabbladen Inkoop, Order, Backorder, Voorraad en Logistiek, kunt u de geschiedenis van de in-, verkoop en de levering van het artikel bekijken.

Bedrijf : Document:

16.5. -


Blad 42 van 58 2011.8

Artikel verwijderen

Het artikel laten vervallen kan door op het icoontje Verwijder

te klikken.

Bedrijf : Document:


Blad 43 van 58 2011.8

Ingekomen Mail 17.1. -

Verwerken

Door naar Home te gaan en daarna de icoon Ingekomen Mail aan te klikken, wordt direct alle ingekomen mail getoond. U kunt deze daarna selecteren door op het toon knopje te klikken.

Ingekomen mail kunt u op de gebruikelijke wijze: -

Sorteren via het sorteer knopje

.op:

Naam van de afzender, Relatiestatus, Leesstatus, Tijdstip van ontvangst, Titel betreft. Selecteren op inhoud, relatiegegevens zoals contactpersoon via het icoontje Zoek

.

Coderen relatie via de actieknop Coderen; Koppelen aan een bestaande relatie via de actieknop Koppel aan relatie (de normaal bijbehorende relatie) of Koppel aan andere (een andere relatie dan de gebruikelijke); Koppelen aan een nieuwe relatie via de actieknop Voeg toe als relatie; Van een bijbehorend actiepunt voorzien via de actieknop Incidenten; Van een bijbehorend actiepunt voorzien via de actieknop Opportunity; Meteen doorsturen al dan niet met een C.C. via de actieknop Forward; Als een antwoord verzenden al dan niet met een C.C via de actieknop Antwoord; Wissen via het icoontje wis Printen via het print-icoontje

; .

De E-mail kunt u als gewone platte tekst lezen of opgemaakt in HTML-formaat. Naar inhoudsopgave

17.2.

E-mail maken

U kunt via de tab Invoeren een nieuw E-mail bericht maken en het bericht: Voorzien van een bijlage via de actieknop Bijlage; Coderen relatie via de actieknop Coderen; Koppelen aan een bestaande relatie via de actieknop Koppel aan relatie (aan de normaal bijbehorende relatie) of Koppel aan andere (een andere relatie dan de gebruikelijke); Van een bijbehorend service actiepunt voorzien via de actieknop Incidenten; Van een bijbehorend commercieel actiepunt voorzien via de actieknop Opportunity;

Bedrijf : Document:


Doorsturen al dan niet met een C.C. via de actieknop Forward; En beantwoorden al dan niet met een C.C via de actieknop Antwoord; Wissen via het icoontje wis Printen via het print icoontje

; .

Blad 44 van 58 2011.8

Bedrijf : Document:

Blad 45 van 58 2011.8


Inkopen (facturen van Crediteuren) U begint bij Home en daarna klikt op de icoon Inkopen

.

U komt dan in de Inkooplijst. U kunt de desbetreffende leverancier kiezen door op hettoonknopje

18.1.

te klikken.

Nieuwe inkoopfactuur

Wilt u een nieuwe inkoopfactuur boeken, dan dient u wel eerst een leverancier te kiezen (het maakt in principe niet uit welke) en daarna klikt u op het nieuw icoontje

.

Het systeem stelt u de vraag of u een nieuw record wilt invoegen, klik op OK om dan vervolgens in de selecteereenrelatie-ijst te komen. U selecteert dan de juiste relatie/leverancier. Er verschijnt dan een venstertje met de vraag om een Kostenrek. of een Inkoopboeking met artikelen aan te maken. Kies voor Kostenrekening. Onder het Tabblad Boek inkoopfactuur klikt u op het nieuwe regelknopje nieuwe regel toe te voegen.

om een

U vult vervolgens de grootboekrekening in. Door in het veldje te klikken verschijnt er een overzicht met alle ingebrachte grootboekrekeningen. Kies de juiste en vervolgens wordt de omschrijving automatisch ingevuld.

Het projectnr. kan desgewenst worden ingevuld.

Bedrijf : Document:


Blad 46 van 58 2011.8

Door op het veldje onder BTW te klikken, ziet u verschillende keuzes. Klik op de juiste keuze en breng bij het veldje bedrag het bedrag in, exclusief BTW, van uw ontvangen factuur. Het systeem berekent automatisch het door u te betalen bedrag inclusief BTW. U kunt door op het icoontje koppel de desbetreffende factuur koppelen aan een project. Zodra u hierop heeft geklikt komt u in de kieslijst Projecten. U kiest de gewenste relatie door op het kiesknopje

te klikken.

De factuur is nu aan het project gekoppeld.

18.2.

Boeking

Zodra u een factuur hebt betaald boekt u dat als volgt: U klikt weer op de icoon Inkopen de actieknop Toon alleen onbetaald.

, daarna klikt u op het tabblad Open en daarna op

U selecteert de gewenste crediteur en boekt onder het tabblad Betaling de betaling in door op het nieuwe regel knopje aangemaakt.

te klikken (dan wordt er namelijk een nieuwe boekingsregel

U kunt eventueel de Bank- of Girorekening invullen waarop u het bedrag hebt geboekt.

Bedrijf : Document:


Blad 47 van 58 2011.8

Opportunities (kansen) 19.1. -

Vastleggen van kansen

Door op de icoon Opportunities (kansen) te klikken kunt u heel eenvoudig uw verkoopkansen inbrengen per relatie. U kunt aangeven hoeveel kans u hebt op verkoop van uw produkt. Ook stadium, status, startdatum, einddatum et cetera kunt u invoeren.

19.2.

Gebruik van Opportunitie gegevens

De gegevens van de Opportunities kunt u voor de volgende vervolgstappen gebruiken: U kunt de voorcalculatie invoeren. U kunt direct een project, offerte en order maken vanuit het tabblad Invoer. Vanuit het tabblad Relaties kunt u deze groep een Direct Mail zenden. Vanuit het tabblad Corresp. Kunt u meteen een activiteit aanmaken voor deze relatie.

Bedrijf : Document:


Overzichten 20.1.

Soorten overzichten

Onder de icoon Overzichten

treft u allerlei Management Informatie aan.

Zo kunt u heel snel een overzicht krijgen van: Relaties Huurders Direct Mail berichten Bezoekrapporten Verkoopcontracten Nieuws Incidenten Planning Lopende Projecten Opportunities (Kansen) Lopende Offertes Lopende Orders Print (financiële) weekstaat Verwerk verkopen Verwerk inkopen Openstaande facturen Herhalende facturen Herinneringen Factuur Voorstel Lijst van geboekte uren (Lijst van) factuurabele uren Print weekstaat (van uren) Urenregistratie (per werknemer)

Blad 48 van 58 2011.8

Bedrijf : Document:

20.2.


Blad 49 van 58 2011.8

Voorbeelden van overzichten

Nieuws Hiermee ziet u het overzicht van de door u gemaakt nieuwsberichten in de Tracer database. Hierbij is ook aangeven of deze op het internet gepubliceerd mogen worden (mits er een link is gemaakt tussen uw website en uw Tracer database). Print weekstaat: Vanaf deze optie kunt u heel eenvoudig een financieel weekoverzicht printen met allerlei totaalgegevens van uw bedrijf, b.v.: Debiteuren, Crediteuren, Actieve Orders, Leveringen, Bestellingen, Ontvangsten, Offertes, Opportunities, Uren, et cetera. Verwerk Verkopen: Hier kunt u alles nog checken voordat u deze exporteert naar uw boekhouding. Met het icoontje exporteer

worden de gegevens definitief naar uw boekhouding gekopieerd.

Verwerk Inkopen: Ook hier kunt u alle inkopen nog eens checken voordat u deze exporteert naar de administratie. Met het icoontje exporteer naar uw boekhouding kopiëren.

kunt u daarbij de gegevens definitief weer

Factuurvoorstel: Hieronder krijgt u een overzicht te zien van alle nog niet verstuurde (proef)facturen. U kunt een factuur bekijken met het toonpijltje en deze eventueel verwerken met het verwerkicoontje

.

Lijst van geboekte uren: Via deze optie krijgt u een overzicht te zien per factureerperiode van alle geboekte uren per relatie en per project of order (of deze nu factuurabel zijn of niet en of de facturabele uren reeds geboekt zijn of niet).

Bedrijf : Document:


Blad 50 van 58 2011.8

Facturabele uren: Met deze optie krijgt u een lijst te zien van alle nog te factureren uren per klant en per project of order. U kunt de uren per order bekijken met het toonpijltje en eventueel de bijbehorende facturen verwerken met het verwerkicoontje

.

Print weekstaat uren: Door op deze icoon te klikken worden alle geboekte uren per werknemer geprint. Urenregistratie: U kunt door hier op te klikken een overzicht krijgen van alle gewerkte uren van al uw werknemers, mits deze natuurlijk zijn ingebracht

Bedrijf : Document:


Blad 51 van 58 2011.8

Beheer 21.1.

Algemene voorkeuren instellen

Technische instellingen U kunt in Tracer uw voorkeuren instellen om daarmee Tracer optimaal te kunnen inzetten. Een deel aan deze instellingen kunt u beter vooraf bepalen en invoeren, zoals enkele technische instellingen van het FileMaker database management systeem, taal, munteenheden en de wijze waarop volgnummers gegenereerd moeten worden. U begint met de voorkeuren in te stellen via de optie Edit/ Preferences/ Application van het FileMaker menu. U krijgt dan het FileMaker window Application Preferences te zien met de tabbladen General, Layout, Memory en Plugins. Bij het tabblad General maakt u de gebruiker in FileMaker aan, waarbij u tevens het te gebruiken netwerkprotocol zoals TCP/IP dient aan te geven, Enable drag and drop text selection aanvinkt en All keyboard shortcuts in menus aanvinkt. Daarna dient u de algemene lay-out instelling op het Layout tabblad als Standard system palette (256 colors) aan te vinken. Via het tabblad Memory dient u de optie Saves changes to disk during idle time aan te vinken en de waarde van Attempt cache size op 512 k te zetten.

Landen- en valutainstellingen U kunt uw landen- en valutainstellingen voorkeur als volgt aangeven. Ga naar het menu Beheer en klik daarna op het icoon Landen naar het tabblad Lijst.

(de aardbol) en ga

Kies daar het land uit dat bij de administratie hoort. Er worden dan tabblad Invoer met de bijbehorende waarden van dit land getoond. Hier kunt u aangeven of wat de dagen commerciële wisselkoersen voor valuta zijn, of er een handelsverzekering is en eventueel wat hiervoor de voorwaarden zijn. Daarna kunt u de locatie in het land invullen via het tabblad Locaties en de BTW (VAT) instellen via het tabblad BTW.

Koppeling Tracer met boekhouding U kunt de boekhouding van Tracer koppelen aan uw boekhoudpakket. Ga naar het menu Beheer en ga naar het tabblad Financieel. Op het Invoertabellen tabblad Vaste kiest u de waarde uit het lijstje Interne munt. Stel de waarden in voor Dagboek Inkoop, Dagboek Verkoop en Dagboek Memoriaal (doorgaans aangeduid met I, D en M en een bijbehorende waarde).

Bedrijf : Document:


Blad 52 van 58 2011.8

Stel de periodes in voor bijvoorbeeld het aantal kredietdagen van de klant, de herinneringen, de dag van de maand voor vaste herhalende facturen, de rente die u berekend, tegenrekeningen voor crediteuren en debiteuren. U moet ook aangeven of u het jaar volgens de ISO norm of de USA norm laat beginnen. U kunt eventueel ook het boekhoudpakket aangeven dat u aan Tracer wilt koppelen. Via het tabblad Select dient u de administratie aan te geven en waar de bestanden van het boekhoudpakket op uw harde schijf of netwerk staan.

Instellen volgnummers binnen Tracer U kunt de boekvolgnummers van Tracer koppelen aan die van uw boekhoudpakket. Ga naar het menu Beheer

en ga naar het tabblad Algemeen.

Op het Invoertabellen subtabblad Volgnrs. kiest u de volgorde Standaard of richting A-Z. Bij de optie Standaard kiest u voor volgnummers voor alle relaties en bij A…Z voor volgnummers per groep van relaties die met een letter van het alfabet beginnen. Daarna kunt u de Start- en Bereikwaarden invullen voor zowel de crediteuren als de debiteuren via de actieknoppen Vul crediteur nummers en Vul debiteur nummers.

Opzetten grootboekrekeningschema voor verhuur Indien u de verhuurmodule gebruikt, dan kunt u de module zodanig instellen dat uw grootboekrekeningschema hiervoor gebruikt kan worden. Ga naar het menu Beheer

en ga naar het tabblad Algemeen.

Via het subtabblad Vaste, kunt u de algemene gegevens over het te verhuren object vastleggen. Via het subtabblad Huur, kunt u kwantitatieve gegevens over het te verhuren object vastleggen, zoals te verhuren oppervlakte, huurprijs en servicekosten.

Opzoeken relaties per plaats met beheermodule Uitgebreide selecties (queries) van uw relaties per plaats kunt u uitvoeren via Beheer

.

Klik daarna op het icoon icoon Landen

en daarna op het icoon Zoek

.

In het volgende zoekvenster kunt u het land (of de landencode) en plaats (of plaatscode) aangeven. Daarna krijgt u de lijst met relaties uit de gewenste plaats. U kunt plaatsen ook via het icoon Steden

uitkiezen.

Bedrijf : Document:

21.2.


Blad 53 van 58 2011.8

E-mail plugins

Installeren E-mail plugins Indien u een E-mail systeem heeft, kunt u de E-mail functionaliteit van Tracer hieraan koppelen. Tracer ondersteunt hiervoor de E-mail protocollen POP3 en SMTP. U kunt deze verbinding maken met het FileMaker menu via de optie Edit/ Preferences/ Application. U krijgt dan het FileMaker window Application Preferences te zien met de tabbladen General, Layout, Memory en Plug-ins. Op het tabblad Plug-ins dient u daarbij POPit aan te vinken. Daarna moet u POPit FileMaker Pro Plug-in instellen door de naam van uw POP3 Host van uw E-mail systeem aan te geven, de eerste gebruikersnaam en het bijbehorende wachtwoord. U kunt dan de Plug-in registreren door de First Name (eventuele voornaam), Last Name (naam of achternaam) en Registration Number in te vullen. Na op OK te hebben gedrukt, komt u weer terug bij het tabblad Plug-ins. Daar moet u de optie SMTP aanvinken om de plug-in SMTPit in te stellen. U moet de naam van SMTP Host van uw E-mail systeem invullen, en bijvoorkeur Connection Time (in secs) op 30 seconden en SMTP Linebreake Column op 80 karakters te zetten Daarna kunt u deze Plug-in activeren door op Register en twee maal op OK te klikken.

Koppelen E-mail systeem Tracer kan het E-mail systeem van uw bedrijf gebruiken. U kunt algemene en individuele E-mail accounts instellen. Deze benodigde E-mail koppeling kunt u op de volgende wijze tot stand brengen. Ga naar het menu Beheer het tabblad Email.

en ga naar

Daarmee kunt u de E-mail account van een algemene gebruiker aanmaken. Hier moet ook aangegeven worden op welke (netwerk)schijf locatie de E-mail bijlagen kunnen worden vastgelegd.

21.3.

Aanmaken van gebruiker

Aanmaken gebruiker in Tracer Elke gebruiker krijgt een eigen account met inlognaam, wachtwoord, rechten, individuele voorkeursinstellingen. Deze kunt u op de volgende wijze aanmaken. Ga naar het menu Beheer

en ga naar het tabblad Gebruikers.

Met Nieuwe regel , kunt u een nieuwe gebruiker aanmaken via een nieuwe scherm. In het tabblad Invoer kunt u de algemene gegevens invoeren.

Bedrijf : Document:


Blad 54 van 58 2011.8

Via het tabblad Toegang kunt u daarna de toegang regelen, door het verlenen van de benodigde rechten. Het tabblad Toegang heeft weer vier subtabbladen. Algemeen, CRM, Administratie en Overig. Bij Algemeen kunt u een aantal algemene rechten en instellingen regelen. Via CRM kunt u de rechten lezen, creëren, schrijven, wijzigen, verwijderen, importeren en exporteren van gegevens vanuit en naar andere applicaties regelen in de CRM database. Via Administratie kunt u deze rechten verlenen met betrekking tot de financiële en goederenadministratie. Via Overig kunt u deze rechten verlenen met betrekking tot de diverse processtappen, van het vastleggen van kansen tot en met inkoop.

Aanmaken e-mail account gebruiker De E-mail functionaliteit van een individuele gebruiker in Tracer is gekoppeld aan Email account. Deze kunt u op de volgende wijze aanmaken. Ga naar het menu Beheer

en ga naar het tabblad Gebruikers.

Kies een gebruiker en ga via Toon

naar de gebruikergegevens.

Onder het subtabblad Algemeen kunt u een E-mail account van een individuele gebruiker aanmaken.

21.4.

Helpfunctie Op het tabblad Algemeen heeft u rechtsboven een helpicoontje

.

Door deze aan te klikken komt u bij de helpinformatie. Deze helpinformatie kunt u zelf aanpassen en aanvullen.

Bedrijf : Document:


Blad 55 van 58 2011.8

Bijlage overzicht iconen en actieknoppen 22.1. A.

B.

C.

D.

E.

Iconen hoofdmenu Menu: hiermee komt u in het hoofdmenu.

Relaties: hiermee komt u bij de gegevens van uw relaties en van de bijbehorende contactpersonen.

Activiteiten: hiermee komt in de activiteitenplanning van uw bedrijf.

Artikelen: hiermee kunt u uw artikelenassortiment beheren.

Projecten: hiermee kunt u uw projectgegevens vastleggen.

F.

Offertes: hier kunt offertes mee maken.

G.

Orders: hiermee kunt u de binnengekomen orders beheren.

H.

Ingekomen mail: met deze functie kunt u alle binnenkomende E-mails verwerken, doorsturen, beantwoorden.

I.

Direct mail: hiermee kunt u een door u geselecteerde groep van klanten E_mailen, faxen of aanschrijven indien u de Direct mail module in gebruik heeft.

J.

Exit: hiermee kunt u uitloggen of Tracer geheel afsluiten

K.

Productgroepen: hiermee kunt u samengestelde producten vastleggen.

L.

Facturen: hiermee kunt u uitgaande facturen maken indien u de Factuur module in gebruik heeft.

M.

Bestellingen: hiermee kunt u bestellingen van uw klanten afhandelen indien u de Bestellingen module in gebruik heeft.

N.

Inkopen: hiermee kunt u uw eigen bestellingen plaatsen indien u de Bestelling & Inkoop module in gebruik heeft.

Bedrijf : Document:


Blad 56 van 58 2011.8

O.

Urenregistratie: hiermee kunt u de urenregistratie uitvoeren indien u de Urenregistratie en Projectadministratie modules in gebruik heeft.

P.

Opportunities: hiermee kunt u kansen vastleggen indien u de Opportunities module in gebruik heeft.

Q.

Overzichten: hiermee wordt managementinformatie getoond indien u de Management Informatie Systeemmodule gebruikt.

R.

Beheer: hiermee kunt u de algemene instellingen van Tracer bepalen en zaken zoals de individuele instellingen en rechten van gebruikers, de koppeling met andere software (afhankelijk van de aanwezigheid van de juiste koppelingsmodule), de wijze van printen, lay-out en de taal van voorkeur.

S.

Selecteer administratie: hiermee kunt u uit een administratie kiezen als u een multi administratie module in gebruik heeft.

22.2.

Icoontjes submenu

a.

Zoek: hiermee kunt u een zoekopdracht geven aan de hand van door u gekozen criteria.

b.

Koppel: hiermee wordt een koppeling tussen de laatste invoergegevens en een ander vastgelegd item gemaakt.

c.

Stuur CC: hiermee stuurt u een E-mail ter kennisname aan een extra gebruiker.

d.

Koppel CC: hiermee maakt u de koppeling aan een andere gebruiker van Tracer kenbaar.

e.

Nieuw: hiermee kunt u een nieuw record maken voor bijvoorbeeld een nieuwe relatie.

f.

Wijzig: hiermee kunt u stamgegevens wijzigen.

g.

Verwijder: hiermee verwijdert u gegevens (definitief).

h.

Lijst: hiermee laat u een overzicht zien.

i.

Print: hiermee start u het printproces.

j.

Print etiket: hiermee kunt u etiketgegevens printen,

Bedrijf : Document:


Blad 57 van 58 2011.8

k.

Verwerk: (met een grijze pijl) hiermee worden ingevoerde gegevens verwerkt zodat u naar de volgende verwerkingsfase kunt gaan.

l.

Toon alles: (met een grijs blad achter het loepje) hiermee worden alle gegevens van een categorie getoond, zoals alle relaties. De laatste selectie wordt daarmee ongedaan gemaakt.

m.

Toon selectie: (met een kader achter het loepje) hiermee worden de gegevens getoond die voldoen aan uw selectiecriteria.

n.

Vorig scherm: hiermee gaat u naar het voorgaande scherm.

o.

Selecteer alles: hiermee selecteert u alles (zonder nadere criteria).

p.

Selecteer periode: hiermee geeft u de te selecteren periode aan.

q.

Zoek uitvoeren: (zonder een kader achter het loepje) hiermee wordt de zoekopdracht uitgevoerd.

r.

Dupliceer: hiermee maakt u een kopie van een record die u daarna kunt aanpassen.

s.

Preview: hiermee krijgt u de gegevens te zien zoals ze kunnen worden geprint.

t.

Spellingscontrole: hiermee kunt u de spelling in de tekstvelden controleren.

u.

Liniaal: hiermee kunt u de kantlijnen en tabs van het invoerveld wijzigen.

v.

Kies tekst: hiermee kunt u vooraf gemaakte standaardteksten selecteren.

w.

Reply: hiermee kunt u antwoord geven op een bericht.

x.

Instant Messenger: hiermee kunt uw bericht doorzenden naar een andere computer.

y.

Exporteer: (met een groene pijl) hiermee worden gegevens naar een financieel pakket geëxporteerd.

z.

Landen (wereldbol): hiermee kunt u bij beheer voor landgebonden instellingen kiezen.

aa.

Steden: hiermee kunt u vanuit beheer relaties per stad opzoeken.

Bedrijf : Document:

bb.


Blad 58 van 58 2011.8

Help: hiermee wordt de helpfunctie gestart.

22.3.

Kleine icoontjes/actieknopjes

1.

Zoek: hiermee kunt aan de hand van uw eigen criteria een zoekopdracht starten binnen het type gegevens waarmee u bezig bent.

2.

Koppel: hiermee kunt u het record aan andere gegevens koppelen zoals die van een project.

3.

Niet: hiermee haalt u het record uit de selectie.

4.

Toon: hiermee krijgt u alle gegevens van het gekozen record te zien.

5.

Kies: hiermee selecteert u het record.

6.

Info: hiermee kunt u een korte samenvatting van relatiegegevens mee opvragen.

7.

Wis: hiermee wist u een record.

8.

Wijzig: hiermee kan een record gewijzigd worden

9.

Sorteer: hiermee kunt u de volgorde van de lijst wijzigen (op datum, alfabet of status).

10.

Kies lijst: hiermee kiest u uit één van de aanwezige lijsten.

11.

Nieuwe regel: hiermee voegt u een nieuwe regel in.

12.

Begin tabel: hiermee kunt u naar het begin van de lijst.

13.

Vorig record: hiermee kunt u naar het vorige record.

14.

Volgend record: hiermee kunt u naar het volgende record.

15.

Einde tabel: hiermee kunt u naar het einde van de lijst.

16.

Telefoneer: hiermee kan vanuit het klantenkaartje een klant opgebeld worden als er een koppeling van Tracer met de telefooncentrale aanwezig is.

ERP software

Recommend Documents