erasmus paviljoen Algemene voorwaarden voor terbeschikkingstelling en gebruik multifunctionele ruimten
1. De multifunctionele ruimten worden gedurende de volgende dagdelen ter beschikking gesteld: Dagdeel:
o
een EHBO-voorziening
o
mogelijkheid gebruik te maken van de foyer
o
mogelijkheid gebruik te maken van (kleed)
ochtend 08.00—12.00 middag 13.00—17.00 avond
18.00—22.30
hele dag
08.00—18.00
nacht
19.00—02.00
ruimten o
mogelijkheid tegen een meerprijs gebruik te maken van het grand café en/of catering
o
een door de exploitant aan te wijzen ruimte voor het veilig opslaan van eventuele eigen materialen en benodigdheden door de
2. In de vergoeding zijn, behoudens de in de offerte
gebruikers.
vermelde toeslag(en) de volgende faciliteiten begrepen:
3. Slechts de in de gebruikersovereenkomst omschreven ruimten behoren tot het ter beschikking gestelde
— Een licht- en geluidsinstallatie, overige
gedeelte. De gebruiker is niet bevoegd andere
audiovisuele voorzieningen zoals beamers,
ruimten te betreden dan de ter beschikking gestelde
apparatuur voor digitale filmprojectie, een
multifunctionele ruimten, zoals die in de
microfoon, en daarnaast podiumdelen, een
overeenkomst zijn vermeld, met uitzondering van de
tribune, kleedkamers en een garderobe, een
als zodanig door exploitant bestempelde voor
katheder en overige voorzieningen voor sprekers,
iedereen toegankelijke ruimten.
een laptop, digitale publiciteitsborden voor aankondiging van de activiteiten, een mobiele balie, een mobiele bar en kassa’s.
4. Alle ten behoeve van een evenement op verzoek van gebruiker te maken bijkomende kosten komen voor rekening van gebruiker.
— Aanvullende diensten waaronder: o
de aanwezigheid van technici op basis van de
5. De bediening van de technische apparatuur van
standaard personeelsbezetting
exploitant mag uitsluitend door of onder toezicht
de aanwezigheid van bedrijfshulpverleners
van personeel van exploitant geschieden. Exploitant
(BHV’ers)
kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de
o
de aanwezigheid van één gastvrouw of gastheer
gevolgen van technische storingen. Zonder
o
productie- en publiciteitsondersteuning
voorafgaande schriftelijke toestemming van
o
het schoonhouden en onderhouden van de
exploitant is het gebruiker niet toegestaan andere
multifunctionele ruimten
dan in ter beschikking gestelde ruimten voorziene
o
adequate bewaking en het houden van toezicht
geluidsversterkingsapparatuur te gebruiken.
o
de terbeschikkingstellig van hygiënische en
o
schoongemaakte ruimten en toiletten o
6. Tijdelijke extra aansluitingen voor telefoon en
het op temperatuur houden en verlichten van de
elektriciteit dienen te worden aangebracht en
multifunctionele ruimten
verwijderd door de door exploitant aan te wijzen
pagina 1/6 — algemene voorwaarden
erasmus paviljoen
installateurs. De hieraan verbonden kosten worden
Dit programma of deze opgave moet door
aan gebruiker in rekening gebracht.
exploitant worden goedgekeurd en maakt na goedkeuring deel uit van de overeenkomst.
7. In het gebouw mogen geen meegenomen eet- en/ of drinkwaren worden gebruikt, anders dan in de
13. Indien blijkt dat de bijeenkomst in de ter beschikking
daartoe door exploitant bestemde ruimten. Door de
gestelde multifunctionele ruimten door een andere
gebruiker mogen geen eet- en/of drinkwaren
persoon of organisatie wordt gehouden dan de
worden verkocht en/of gratis verstrekt, tenzij
contractspartij of - een geheel andere invulling krijgt
schriftelijk anders is overeengekomen.
dan aangekondigd of op grond van de persoon van de contractspartij mocht worden verwacht en de
8
De verzorging van recepties, partijen, feesten, lunches,
exploitant de ruimte niet aan de contractspartij ter
diners e.d. kan uitsluitend geschieden door de
beschikking gesteld zou hebben als hij hiervan op de
exploitant, of een in overeenstemming met exploitant
hoogte zou zijn geweest, heeft de exploitant de
aan te wijzen cateringbedrijf. (zie voorwaarden
bevoegdheid de gebruiker het gebruik van de ter
catering).
beschikking gestelde multifunctionele ruimten te ontzeggen (desgewenst ook nog nadat het gebruik
9. De gebruiker mag de ruimten niet verhuren aan
van de ruimten is begonnen), waarbij de verplichting
derden, tenzij hierover expliciet andersluidende
van de gebruiker om de overeengekomen
afspraken zijn gemaakt.
vergoeding te betalen vervalt of naar evenredigheid van de tijd dat het gebruik ontzegd werd, wordt
10. De gebruiker is verplicht bepalingen uit
verminderd, - nadere eisen te stellen voor het
gemeentelijke verordeningen en wettelijke
gebruik of de voortzetting van het gebruik, welke
voorschriften van de overheid, alsmede de
overeengekomen met de eisen die in soortgelijke
orderegels van de Erasmus Universiteit Rotterdam
gevallen door de exploitant worden verminderd.
na te volgen en ordebevelen van de zijde van exploitant op te volgen. Door exploitant aangewezen
14. Bij verstoring van de orde in de ter beschikking
functionarissen hebben te allen tijde toegang tot de
gestelde multifunctionele ruimten (waaronder
ter beschikking gestelde ruimte(n), indien de
eveneens begrepen uitingen en andere activiteiten,
uitoefening van hun taak dat noodzakelijk maakt.
waarvan redelijkerwijs mag worden aangenomen dat deze aanzetten tot discriminatie in welke zin dan
11. Het is de gebruiker niet toegestaan enige
ook) is er sprake van wanprestatie en heeft de
verandering in of toevoeging aan de ter beschikking
exploitant het recht om zonder rechtelijke
gestelde ruimte(n) of de inrichting daarvan aan te
tussenkomst de overeenkomst met onmiddellijke
brengen, zonder uitdrukkelijke schriftelijke
ingang eenzijdig te ontbinden.
toestemming van exploitant. Gebruiker draagt de kosten van het in de oorspronkelijke staat brengen
15. De exploitant behoudt zich het recht voor om
van de ter beschikking gestelde multifunctionele
voorwerpen die door gebruiker zijn tentoongesteld
ruimten na afloop van het gebruik. Er mag niet op of
en die naar redelijkerwijs mag worden aangenomen
in meubilair, vloeren, muren, kolommen en dergelijke
aanzetten tot discriminatie jegens bepaalde
worden geplakt, geschilderd, gehakt, gebroken,
personen te verwijderen.
geboord en gespijkerd. Voor het aanbrengen van schriftelijke mededelingen van welke aard dan ook dient gebruiker zich te verstaan met exploitant.
16. Het aanbrengen van reclame aan, op, rondom en in het gebouw dient in overleg met en slechts na schriftelijke goedkeuring van exploitant te
12. Gebruiker is verplicht uiterlijk vier weken voor de in
geschieden.
de overeenkomst vermelde huurtermijn een programma en een schriftelijke opgave van de aard
17. De inrichting van de ter beschikking gestelde
van alle in de gehuurde lokaliteit(en) te ontwikkelen
multifunctionele ruimten geschiedt uitsluitend
activiteiten ter beoordeling aan exploitant te zenden.
conform de voorschriften van de Gemeentelijke
pagina 2/6 — algemene voorwaarden
erasmus paviljoen
Brandweer Rotterdam. Indien de gebruiker decors
niet, of niet tijdig, nakomen van enige bepaling uit de
wil gebruiken dient de gebruiker, in verband met
gebruikersovereenkomst door de exploitant.
deze brandweervoorschriften, vooraf contact op te nemen met de technische dienst. Decors en
22. Bij annulering door gebruiker, dan wel door
apparatuur dienen direct na afloop van het
exploitant voortvloeiend uit een oorzaak die aan
programma meegenomen te worden, tenzij anders
gebruiker valt toe te rekenen, wordt minimaal 50%
overeengekomen.
van de overeengekomen vergoeding voor het gebruik van de ruimten en 100% van de overige
18. Gebruiker is aansprakelijk voor alle schade
reeds gemaakte kosten in rekening gebracht. Indien
toegebracht aan het gebouw en/of inventaris door
de annulering korter dan 31 dagen voor de aanvang
hem of de door hem tot het gebouw toegelaten
van het gebruik plaatsvindt is de gebruiker 75% van
personen.
de overeengekomen vergoeding voor het gebruik van de ruimten verschuldigd, indien de annulering
19. Gebruiker ziet erop toe dat in de ter beschikking
korter dan 16 dagen voor de aanvang van het
gestelde multifunctionele ruimten geen licht
gebruik van de ruimten plaatsvindt is de gehele
ontvlambare of ontplofbare stoffen, gassen en
vergoeding voor het gebruik van de ruimten
gevaarlijke goederen, stankverspreidende stoffen,
verschuldigd.
alsmede radioactieve bronnen tijdens de gebruiksperiode aanwezig zijn, tenzij exploitant
23. In de gevallen als bedoeld in de artikelen 13, 14 en 15,
hiervoor schriftelijk toestemming heeft verleend.
ingeval van faillissement van gebruiker dan wel van
Tevens is open vuur verboden, hieronder valt o.a.
beslaglegging op zijn zaken en ingeval gebruiker
ook het branden van kaarsen.
mocht nalaten tijdig aan zijn verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst te voldoen zal
20. Exploitant is niet aansprakelijk voor diefstal, verlies of
exploitant het recht hebben om, zonder enige
beschadiging van door gebruiker, dan wel bij deze
ingebrekestelling, de gebruikersovereenkomst, met
behorende derde, aangevoerde goederen.
onmiddellijke ingang eenzijdig te ontbinden en reeds
Gebruiker zal exploitant dienaangaande vrijwaren
door de gebruiker gedane betalingen te behouden,
tegen claims van deze derden. Gebruiker is verplicht
onverminderd zijn recht verdere schadevergoeding
onmiddellijk na afloop van deze overeenkomst zijn
te vorderen indien hiertoe zijn inziens termen
goederen uit het gebouw te verwijderen.
bestaan. De schade bestaat in ieder geval uit de overeengekomen vergoeding voor het gebruik van
Wanneer gebruiker schade veroorzaakt aan
de ruimten, dan wel een deel ervan overeenkomstig
apparatuur en/of het gebouw zal dit doorberekend
de percentages en termijnen uit artikel 22; voorts uit
worden aan gebruiker.
de reeds gemaakte overige kosten.
Gebruiker is aansprakelijk voor de afdracht van de
24. Mocht exploitant door oorzaken buiten zijn schuld
door de Vereniging Buma/Stemra dan wel door een
niet in staat zijn de ruimten ter beschikking van
buitenlandse zusterorganisatie van de Vereniging
gebruiker te stellen en onverhoopt ook niet in staat
Buma/Stemra of een andere derde geëxploiteerde
zijn een vergelijkbare prestatie als alternatief ter
muziekauteursrechten en vrijwaart de exploitant
beschikking te stellen, dan wordt dit contract van
geheel ter zake van enige aanspraak van in dit
rechtswege ontbonden en zal exploitant niet
artikel genoemden ter zake van verschuldigde
aansprakelijk gesteld kunnen worden voor eventueel
muziekauteursrechten uit hoofde van de muziek die
daaruit voortvloeiende schade.
gebruiker in de ruimten van exploitant ten gehore heeft gebracht en/of ten gehore heeft doen
Van overmacht aan de zijde van exploitant is
brengen.
sprake indien exploitant na het sluiten van de huurovereenkomst verhinderd wordt aan zijn
21. Gebruiker zal exploitant vrijwaren voor aanspraken van derden die schade lijden ten gevolge van het
pagina 3/6 — algemene voorwaarden
verplichtingen die voortvloeien uit deze overeenkomst of aan de voorbereiding daarvan
erasmus paviljoen
te voldoen ten gevolgen van oproer, molest,
25. Betaling dient te geschieden binnen 30 dagen na
brandschade, waterschade, overstroming,
dagtekening van de factuur, tenzij schriftelijk anders
werkstaking, bedrijfsbezetting, in- en
is overeengekomen. Exploitant is gerechtigd het
uitvoerbelemmeringen, overheidsmaatregelen,
geheel of een deel van de verschuldigde vergoeding
defecten aan zaken, het niet nakomen van
voor het gebruik van de ruimten bij vooruitbetaling
verplichtingen van derden bij wie exploitant zaken of
te laten voldoen en in depot te nemen. Dit depot zal
diensten moet betrekken en voorts alle overige
na afloop van de gebruiksperiode met huurder
oorzaken buiten schuld of de risicosfeer van
worden verrekend.
exploitant. 26. Bij overschrijding van enige betalingstermijn is
Indien door overmacht nakoming van de
exploitant gerechtigd de wettelijke rente (artikel 6:
gebruikersovereenkomst door exploitant verhinderd
119 BW) in rekening te brengen. Door exploitant
wordt heeft de huurder en exploitant het recht de
gemaakte buitengerechtelijke incassokosten komen
huurovereenkomst als beëindigd te beschouwen.
voor rekening van gebruiker. Deze worden geacht
minimaal 25% van het door gebruiker verschuldigde Indien de overmacht intreedt terwijl de overeen-
bedrag te belopen, met een minimum van € 125.
komst ten dele is uitgevoerd heeft de gebruiker het recht de overeenkomst te beëindigen doch is
27. Gebruiker is niet gerechtigd tot compensatie van
gehouden om de overeengekomen vergoeding
enige vordering met hetgeen hij uit hoofde van deze
voor het gebruik van de ruimten naar rato van de
overeenkomst verschuldigd is, zonder schriftelijke
reeds verstreken gebruiksperiode te voldoen.
toestemming van exploitant.
pagina 4/6 — algemene voorwaarden
erasmus paviljoen
erasmus paviljoen Algemene voorwaarden voor catering door derden
Dit reglement heeft betrekking op de verzorging
er alcohol verkocht wordt. De organiserende partij
van catering door derden tijdens evenementen
dient een evenementenvergunning/drankontheffing
georganiseerd in het Erasmus Paviljoen:
aan te vragen indien van toepassing.
Definities
3. Voor evenementen die buiten op de campus
— Onder catering wordt verstaan: de verzorging
plaatsvinden, is er in sommige gevallen een
van eten en/of drinken, zonder dat er sprake
evenementenvergunning van de deelgemeente
is van een verkooppunt.
nodig. Meer informatie kunt u vinden op de website:
— Onder derden wordt verstaan: ieder ander dan de keuken van het Erasmus Paviljoen of huidige cateraars waar het Erasmus Paviljoen
www.kc.rotterdam.nl
De organiserende partij dient een evenementenvergunning aan te vragen indien van toepassing.
overeenkomsten mee heeft afgesloten. 4. Voor het schenken van alcohol buiten (zowel uitdelen Samenwerking met derden:
als verkoop) is een drankontheffing nodig (artikel 35
Het gedeeltelijk laten verzorgen en/of sponsoren van de
van Drank- en Horecawet). Deze is aan te vragen bij
catering door een derde partij is mogelijk. Als het om een
Stadsontwikkeling op het Stadhuisplein in Rotterdam.
volledig aangeboden catering gaat dan rekent het Erasmus Paviljoen, in het kader van omzetderving, de volgende vergoedingen: €3,00 pp. bij lunch, €5,00 pp. voor diner.
5. De organiserende partij zorgt ervoor dat de eventueel benodigde evenementenvergunning of drankont-heffing uiterlijk 3 weken voorafgaand aan
Als er sprake is van catering van een derde partij op
het evenement in bezit is. Het Erasmus Paviljoen
basis van marktconforme prijzen rekent het Erasmus
krijgt uiterlijk 2 weken voorafgaand aan het
Paviljoen een fee van 15% over de volledige foodprijs in
evenement een kopie van deze vergunning of
de offerte (exclusief btw). Vanaf 50 personen is een
ontheffing. Als het Erasmus Paviljoen deze niet of
derde partij toegestaan.
niet tijdig krijgt, behoudt zij zich het recht voor om het evenement en/of het schenken van alcoholische
Vergunningen en ontheffingen:
dranken niet toe te staan.
1. Externe cateraars hebben geen aparte vergunning nodig om in het Erasmus Paviljoen te mogen
Personele inzet
cateren. De cateraar moet als zodanig ingeschreven
De organiserende partij staat er voor in dat het door de
staan bij de Kamer van Koophandel en voldoen aan
cateraar in de uitvoering van de cateringactiviteiten in te
de HACCP-normen. Een kopie van deze inschrijving
zetten personeel zich naar behoren zal gedragen. Het
dient ingeleverd te worden.
personeel van de cateraar draagt correcte, uniforme kleding, zoals dit in de branche gebruikelijk is.
2. Voor evenementen die binnen in het gebouw plaatsvinden, is er geen Evenementenvergunning
Gebruikt serviesgoed wordt direct opgehaald en buiten
nodig. Een drankontheffing is alleen nodig indien
het zicht van de gasten gebracht.
pagina 5/6 — algemene voorwaarden
erasmus paviljoen
Uitdelen van niet-verpakte etens- en drinkwaren in het
Schoonmaak en opruimen
kader van promotieactiviteiten.
Iedere vervuiling die een direct verband heeft met de
Dit wordt toegestaan als aan de onderstaande zaken
activiteiten van de cateraar, dient door de organisatie/
wordt voldaan:
cateraar te worden opgeruimd/schoongemaakt.
-
het uitdelen mag alleen gebeuren na lunchtijd (v.a. 14.00 uur)
Afvalverwijdering
- er mogen maximaal 450 porties uitgedeeld worden
De organiserende partij zorgt ervoor dat alle afval wordt
- de actie mag 1 keer per evenement/promotieperiode
meegenomen en dat er niets op de Campus of in het
plaatsvinden.
Paviljoen blijft liggen
Aansprakelijkheid
Controle
De organiserende partij is verantwoordelijk voor alle
Tijdens en na het evenement kunnen controles op alle
schade die het Erasmus Paviljoen lijdt als gevolg van
bovengenoemde zaken worden uitgevoerd. Indien dan
zaken die samenhangen met het evenement, zoals het
geconstateerd wordt dat niet aan de eisen wordt
niet correct of onachtzaam naleven van onder andere
voldaan, kan per direct besloten worden om de catering
dit reglement (inclusief schade die samenhangt met
door derden alsnog niet toe te staan en/of de extra
geleverde diensten door de organisatie ingehuurde
kosten op te leggen aan de organiserende partij.
derden) of andere door het evenement ontstane schade.
Bovenstaande kan gevolgen hebben voor toekomstige
De organiserende partij moet een nadrukkelijke rol
inzet van de cateraar.
spelen in het voorkomen van schades. Slotbepaling Het Erasmus Paviljoen kan op geen enkele wijze
Het Paviljoen behoudt zich het recht voor om in
aansprakelijk worden gesteld door deelnemers aan
dringende situaties bovenstaande afspraken te herzien
het evenement of anderen voor schade als gevolg van
of in te trekken. Deze zullen bekendgemaakt worden via
het niet correct of onachtzaam naleven van dit
de website.
reglement of andere door het evenement ontstane schade. In dit geval zal het Erasmus Paviljoen deze te
Benodigde documenten
allen tijde doorverwijzen naar de organiserende partij.
De organisatie zal aan de contactpersoon bij het
De organisatie is zelf verantwoordelijk voor het al dan
Paviljoen minimaal twee weken voorafgaande aan de
niet afsluiten van een evenementenverzekering.
bijeenkomst de volgende informatie van de cateraar doen toekomen:
Apparatuur Voor het gebruiken van eigen elektrische apparatuur of het gebruik maken van de bestaande keuken is vooraf toestemming nodig. Uiterlijk 2 weken voorafgaand aan het evenement dient het Erasmus Paviljoen een schriftelijke opgave te krijgen van te gebruiken elektrische apparatuur (afmetingen en benodigde stroom). Indien het Erasmus Paviljoen deze niet of niet tijdig van de organiserende partij krijgt, behoudt zij zich het recht voor om de catering door derden niet toe te
A. een kopie van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel B. een kopie van het bewijs dat voldaan wordt aan de HACCP-normen C. een kopie van de diploma’s Sociale Hygiëne van het personeel dat de bediening gaat verzorgen D. een kopie van de evenementenvergunning (indien van toepassing) E. een kopie van de drankontheffing (indien van toepassing).
staan. Rolcontainers, karren en serveerwagens moeten voorzien zijn van rubberen banden.
Ondertekening De organiserende partij zal zorgdragen voor de
Arbo, milieu en (voedsel)veiligheid
ondertekening van de ontvangstbevestiging door de
Alle door de derden te gebruiken materialen, middelen
desbetreffende cateraar waarmee zij akkoord gaat met
en de werkwijze moeten voldoen aan alle wettelijke
de bovenstaande voorwaarden. Zonder dit akkoord zal
eisen met betrekking tot arbeidsomstandigheden,
geen toestemming worden verleend aan het verzorgen
milieu en (voedsel)veiligheid.
van cateringactiviteiten.
pagina 6/6 — algemene voorwaarden
erasmus paviljoen
