KPI- rapportage 2014 Hoogheemraadschap van Delfland dms 1166448 TVW = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom TVW) Ja: groene arcering. Waterschap voldoet aan de norm Deels: oranje arcering. Waterschap voldoet nog niet aan de norm Nee: rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij TVW staat vermeld negatief wordt gescoord, kan het doorlopen van een interventieladder uiteindelijk leiden tot sancties)
Norm TVW Wordt er voldaan aan de norm 1 Lokale Regelingen Hoofdvraag: Voldoen de regelingen van het waterschap aan de wettelijke eisen? 1.1 Archiefverordening TVW Ja: Beschikt het waterschap over een geactualiseerde, Er is een Archiefverordening Delfland 2011 deze is door het algemeen bestuur vastgestelde per 05-11-2011 in werking getreden en archiefverordening inzake de archiefzorg die medegedeeld aan Gedeputeerde Staten voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?
1.2 Archiefverordening archieftoezicht Beschikt het waterschap over een geactualiseerde, door algemeen bestuur vastgestelde Archiefverordening inzake het toezicht op het bij of krachtens de Archiefwet bepaalde ten aanzien van het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? 1.3 Besluit informatiebeheer Beschikt het waterschap over een door het dagelijks bestuur als archiefzorgdrager vastgesteld Besluit informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden?
TVW
Ja: Dit is geregeld in art. 7 De voorschriften zijn opgenomen in het Regeling Informatiebeheer 2011.
Ja: Er is een vastgestelde Regeling Informatiebeheer van het hoogheemraadschap Delfland 2011.
Te ondernemen acties door Delfland
De huidige Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer worden in 2015 geactualiseerd conform de meest recente modellen zoals gepubliceerd op www.archiefbrain.nl. Er wordt aansluiting gezocht bij de (gezamenlijke) archivaris van HH Rijnland en Schieland. Zie punt 1.1
Zie punt 1.1
KPI- rapportage 2014 Hoogheemraadschap van Delfland dms 1166448 TVW = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom TVW) Ja: groene arcering. Waterschap voldoet aan de norm Deels: oranje arcering. Waterschap voldoet nog niet aan de norm Nee: rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij TVW staat vermeld negatief wordt gescoord, kan het doorlopen van een interventieladder uiteindelijk leiden tot sancties) 1.4 Wijziging overheidstaken TVW Treft het dagelijks bestuur als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke?
1.5 Gemeenschappelijke regelingen Treft het dagelijks bestuur als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling waarin het waterschap participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden?
1.6 Mandaatregeling archiefzorg Beschikt het waterschap over een vastgestelde mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? 1.7 Uitbesteden archiefbeheer(staken) Indien (aspecten van) het archiefbeheer/ archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke eindverantwoordelijkheid van het waterschap?
Ja: De uitvoering van de belastingtaken van het HHD zijn per 01.01.2010 overgegaan in een gemeenschappelijke regeling regionale belasting Groep (RBG). In art 46 van deze regeling is de zorg en toezicht op de archiefbescheiden van de RBG geregeld.
Het archief van de afdeling belasting tot 2010 is als aparte bibliotheek opgenomen in het DMS. De RBG heeft hier leesrechten op. In 2018 zal dit archief i.o.m. de RBG vernietigd worden.
Deels: Dit is gebeurd in de gemeenschappelijke regeling van Het Waterschapshuis. In de Gemeenschappelijke Regeling AQUON 2011 is geen archiefparagraaf opgenomen. Het archief van de Gemeenschappelijke Regeling Grondwateronttrekking Delft Noord is opgenomen in het DMS van HHD. Niet van toepassing
Het archiveren van Delflands website, intranet en social media
Per 1 maart 2015 is hiervoor een overeenkomst aangegaan, het archiveren vindt plaats op Archiefweb.eu.
KPI- rapportage 2014 Hoogheemraadschap van Delfland dms 1166448 TVW = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom TVW) Ja: groene arcering. Waterschap voldoet aan de norm Deels: oranje arcering. Waterschap voldoet nog niet aan de norm Nee: rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij TVW staat vermeld negatief wordt gescoord, kan het doorlopen van een interventieladder uiteindelijk leiden tot sancties) 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt het waterschap structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?
2.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer a Maakt het dagelijks bestuur als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? b Zo ja, welk systeem? c Zo ja, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem?
TVW
2.2 Gekwalificeerde Waterschapsarchivaris a Heeft het dagelijks bestuur als archiefzorgdrager een waterschapsarchivaris benoemd voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de welovergebrachte? b Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek?
TVW
2.3 Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de waterschapsarchivaris regelmatig verslag uit aan het dagelijks bestuur als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer
Gedeeltelijk door middel van de vastgestelde werkprocessen Ingenomen post, beoordelen bestemming informatieobjecten, vervanging en archiveren te bewaren informatieobjecten. In 2014 zijn er geen audits op de werkprocessen uitgevoerd.
Nee in de Archiefverordening 2011 van HHD is de gehele ambtelijke organisatie aangewezen als verantwoordelijke eenheid.
Nee
Gedeeltelijk Met de KPI rapportage 2014 wordt hieraan invulling gegeven
Art. 16 van de archiefregeling schrijft niet voor hoe een kwaliteitszorgsysteem vormgegeven moet worden. HHD neemt deel in een DIWA werkgroep kwaliteitshandboek DIV
Met de archivaris van Schieland en Rijnland is een eerste verkennend gesprek geweest over mogelijke samenwerking op gebied van KPI’s voor toezicht op archiefbeheer, gezamenlijke archivarisfunctie voor de 3 waterschappen. De archiefverordening 2011 en de regeling Informatiebeheer 2011 zullen in 2015 worden geactualiseerd.
KPI- rapportage 2014 Hoogheemraadschap van Delfland dms 1166448 TVW = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom TVW) Ja: groene arcering. Waterschap voldoet aan de norm Deels: oranje arcering. Waterschap voldoet nog niet aan de norm Nee: rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij TVW staat vermeld negatief wordt gescoord, kan het doorlopen van een interventieladder uiteindelijk leiden tot sancties) van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij 2.4 Verslag beheer archiefbewaarplaats Door de chartermeester van HHD wordt jaarlijks Brengt de waterschapsarchivaris regelmatig verslag een rapportage van het beheer van de naar de uit aan het dagelijks bestuur als archiefzorgdrager archiefbewaarplaats overgebrachte van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbescheiden opgesteld. Over 2014 zal dit archiefbewaarplaats overgebrachte verslag met de KPI’s 2014 aan het dagelijks bestuur archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen worden verstuurd. daarbij? 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen he systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden 3.1 Geordend overzicht Beschikt het waterschap over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van {te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur''
TVW
3.2 Authenticiteit en context Heeft het dagelijks bestuur als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden
TVW
De BBP structuur ( Structuur van beleidsvelden, beleidsproducten en beheerproducten van waterschappen) vormt de basis voor de ordening in het Record management gedeelte van het DMS Het huidige DMS biedt de mogelijkheid een ordening te tonen op basis van een uitgevoerde query en is daarmee flexibel in de keuze van een ordening. Een van de query’s toont een systematische structuur in overeenstemming met het geadviseerde in de norm NEN-ISO15489. Voor de metagegevens in het DMS geldt een metadatastandaard, de basis hiervoor was versie 1.1 van het toepassingsprofiel metadatering lokale overheden. De metadatastandaard is als bijlage bij de machtingsaanvraag tot vervanging van blijvend
KPI- rapportage 2014 Hoogheemraadschap van Delfland dms 1166448 TVW = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom TVW) Ja: groene arcering. Waterschap voldoet aan de norm Deels: oranje arcering. Waterschap voldoet nog niet aan de norm Nee: rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij TVW staat vermeld negatief wordt gescoord, kan het doorlopen van een interventieladder uiteindelijk leiden tot sancties) vastgesteld: - de inhoud, structuur en verschijningsvorm; - wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt: - de samenhang met andere archiefbescheiden; - de uitgevoerde beheeractiviteiten; - de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden. 3.3 Systeem voor toegankelijkheid TVW Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is?
3.4 Duurzame materialen en gegevensdragers Gebruikt het waterschap duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden? 3.5 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag Gebruikt het waterschap duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden?
TVW
TVW
te bewaren archiefbescheiden gevoegd. De machtiging zal in 2015 aan het bevoegd gezag worden gevraagd.
Ja: Alle archiefbescheiden vanaf 2005 zijn volledig digitaal beschikbaar via het DMS/RMA of via programmatuur waarbij het DMS als opslag van de documenten dient. In 2014 is begonnen met het digitaliseren van alle keurvergunningen, deze worden ontsloten via www.archieven.nl . Het archiefblok 1990-2004 zal t.z.t ook volledig digitaal beschikbaar komen. Ja: Blijvend te bewaren archiefbescheiden worden in PDF/A opgeslagen. Het gebruikte papier ( Bio Top 3 extra) voldoet aan NEN 2728. Ja: Er worden zuurvrije dozen, dossieromslagen e.d. gebruikt die voldoen aan de eisen van de Archiefregeling.
KPI- rapportage 2014 Hoogheemraadschap van Delfland dms 1166448 TVW = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom TVW) Ja: groene arcering. Waterschap voldoet aan de norm Deels: oranje arcering. Waterschap voldoet nog niet aan de norm Nee: rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij TVW staat vermeld negatief wordt gescoord, kan het doorlopen van een interventieladder uiteindelijk leiden tot sancties) 3.6 Systeem voor duurzaamheid Waarborgt het archiveringssysteem c.q. zijn er naast 3.4 en 3.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden?
Gedeeltelijk: Analoge archiefbescheiden worden bij opname in de archiefbewaarplaats geplaatst in verpakkingsmaterialen die voldoen aan de eisen van de archiefregeling. Voor de digitale archiefbescheiden is nog geen oplossing. Er wordt gezocht naar aansluiting bij een ( streek of landelijk) E depot.
4 Digitale archiefbescheiden in het bijzonder Hoofdvraag: Werkt het waterschap inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? 4.1 Opbouw digitaal informatiebeheer Werkt het waterschap op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer? 4.2 Functionele eisen Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? 4.3 Aanvullende metagegevens Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? 4.4 Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan
TVW
Gedeeltelijk Het DMS/RMA voldoet aan Hoofdstuk 2 ( Informatiebeheer) van de RODIN Referentiekader. In de vastgestelde werkprocessen en de metadatastandaard behorende bij het Handboek vervanging zijn hiervoor regels opgesteld.
Nee
TVW
Ja Uitgezonderd hiervan zijn rekenbladen welke hun functie verliezen bij het omzetten naar PDF/A. In
Hoofdstukken 1 en 3 van de RODIN referentiekader worden in 2015 getoetst met I&A en KAM
KPI- rapportage 2014 Hoogheemraadschap van Delfland dms 1166448 TVW = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom TVW) Ja: groene arcering. Waterschap voldoet aan de norm Deels: oranje arcering. Waterschap voldoet nog niet aan de norm Nee: rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij TVW staat vermeld negatief wordt gescoord, kan het doorlopen van een interventieladder uiteindelijk leiden tot sancties) worden verwacht?
dit soort gevallen wordt het document 2 maal opgeslagen ( bijvoorbeeld in Excel formaat en als PDF/A).
4.5 Voorzieningen compressie en encryptie TVW a Zijn voorzieningen getroffen voor de Ja, compressietechnieken worden alleen toegepast toegankelijkheid en ordening van de bij te vernietigen archiefbescheiden, veelal zijn dit archiefbescheiden in het geval men gebruik zogenaamde afdelingsbestanden. De toegepaste maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? compressie is 7-zip. Encryptie wordt niet Zo ja, welke? toegepast. b En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd Beveiliging wordt op documentniveau door het tegen inbreuk door derden? DMS/RMA gedaan. c Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van Niet van toepassing archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt 4.6 Converteren en migreren TVW a Wordt er tijdig geconverteerd/ gemigreerd in het Niet van toepassing geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? b Is er een verklaring van de conversie of migratie Het installeren van een nieuwe versie van het opgemaakt? DMS/RMA wordt niet als migratie gezien. 5 Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt het waterschap zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? 5.1 Archiefselectielijst en stukkenlijst a Selecteert het dagelijks bestuur als archiefzorgdrager archiefbescheiden van het waterschap?
TVW Ja, archiefbescheiden worden na afhandeling voorzien van een bewaartermijn, zaken die worden afgehandeld in het zaaksysteem zijn afhankelijk
KPI- rapportage 2014 Hoogheemraadschap van Delfland dms 1166448 TVW = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom TVW) Ja: groene arcering. Waterschap voldoet aan de norm Deels: oranje arcering. Waterschap voldoet nog niet aan de norm Nee: rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij TVW staat vermeld negatief wordt gescoord, kan het doorlopen van een interventieladder uiteindelijk leiden tot sancties) b Maakt het dagelijks bestuur als archiefzorgdrager bij de selectie van de archiefbescheiden van het waterschap gebruik van de voor Nederlandse waterschappen geldende selectielijst? c Werkt het waterschap aanvullend met een facultatieve stukkenlijst? 5.2 Vernietiging en verklaringen a Vernietigt het dagelijks bestuur als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? b Maakt het dagelijks bestuur als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten?
van het resultaat. Ja
Niet van toepassing TVW Ja, in de huidige hybride situatie staan te vernietigen fysieke dossiers in 5-jaren blokken De verklaring van vernietiging bevat geen specificatie per categorie van de selectielijst waarop de vernietigingstermijn is gebaseerd. Bij archiefbescheiden vanaf 2005 is dit wel mogelijk omdat de vigerende selectielijst als tabel in het DMS staat.
Bij de verklaringen van vernietiging van archiefbescheiden gevormd of ontvangen vanaf 2005 wordt dit meegenomen.
KPI- rapportage 2014 Hoogheemraadschap van Delfland dms 1166448 TVW = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom TVW) Ja: groene arcering. Waterschap voldoet aan de norm Deels: oranje arcering. Waterschap voldoet nog niet aan de norm Nee: rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij TVW staat vermeld negatief wordt gescoord, kan het doorlopen van een interventieladder uiteindelijk leiden tot sancties) 5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen a Past het waterschap vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd? b Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager TVW dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? c Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een TVW verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt? d Zo ja. heeft het college als archiefzorgdrager voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden tevoren een machtiging van Gedeputeerde Staten ontvangen op basis van Art. 7 AW? 5.4 Vervreemding, besluiten en verklaringen a Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd? b Zo ja. heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? c Zo ja, heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? d Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de
In 2010 is door de zorgdrager een machtiging afgegeven tot vervanging van fysieke, op termijn vernietigbare archiefbescheiden door een digitaal exemplaar Ja, dit vindt plaats aan de hand van de vastgestelde procedures Ingenomen post, beoordeling bestemming informatieobjecten en vervanging. Gedeeltelijke voor wat betreft de op termijn vernietigbare archiefbescheiden.
Niet van toepassing.
Niet van toepassing. TVW
Niet van toepassing.
TVW
Niet van toepassing.
TVW
Niet van toepassing.
KPI- rapportage 2014 Hoogheemraadschap van Delfland dms 1166448 TVW = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom TVW) Ja: groene arcering. Waterschap voldoet aan de norm Deels: oranje arcering. Waterschap voldoet nog niet aan de norm Nee: rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij TVW staat vermeld negatief wordt gescoord, kan het doorlopen van een interventieladder uiteindelijk leiden tot sancties) vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? 6 Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats; Hoofdvraag: Brengt het waterschap het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed correct in de praktijk? 6.1 Overbrenging na 20 jaar a Zijn alle te bewaren archiefbescheiden van het waterschap, ouder dan 20 jaar, overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats? b Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? c Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging? 6.2 Verklaringen van overbrenging Maakt het dagelijks bestuur als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? 6.3 Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 jaar overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten?
TVW Ja, het archiefblok 1990-2004 wordt nu bewerkt om in 2024 te worden overgedragen aan het CED.
Niet van toepassing Niet van toepassing
TVW
Ja
TVW
Niet van toepassing
Er wordt onderzocht of het mogelijk is om deze bestanden, na digitalisering, onder te brengen bij een e-depot.
KPI- rapportage 2014 Hoogheemraadschap van Delfland dms 1166448 TVW = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom TVW) Ja: groene arcering. Waterschap voldoet aan de norm Deels: oranje arcering. Waterschap voldoet nog niet aan de norm Nee: rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij TVW staat vermeld negatief wordt gescoord, kan het doorlopen van een interventieladder uiteindelijk leiden tot sancties) 7. Archiefbewaarplaatsen. archiefruimten en e-depots Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? 7.1 Archieforganisatie/ kwaliteitszorg/ benchmark a Is er door het waterschap een (waterschaps- of regionale) archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats? b Werkt de archieforganisatie op basis van een kwaliteitszorgsysteem C Doet de organisatie mee aan landelijke benchmarking? 7.2 Archiefbewaarplaats a Is door het dagelijks bestuur als archiefzorgdrager een eigen waterschaps-, een intergemeentelijke of een buiten de vestigingsplaats van het waterschap gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in het archiefbesluiten regeling en genoemde eisen voldoen? B Gebruikt het dagelijks bestuur deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden? C Zo ja, zijn de plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting of verandering van de archiefbewaarplaats goedgekeurd door de Gedeputeerde Staten op basis van art. 33 AW?
Nee
Nee Nee
TVW
Ja, de archiefbewaarplaats van het HHD is aangewezen als archiefbewaarplaats en is in 2014 goedgekeurd.
TVW
Ja
TVW
Ja
KPI- rapportage 2014 Hoogheemraadschap van Delfland dms 1166448 TVW = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom TVW) Ja: groene arcering. Waterschap voldoet aan de norm Deels: oranje arcering. Waterschap voldoet nog niet aan de norm Nee: rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij TVW staat vermeld negatief wordt gescoord, kan het doorlopen van een interventieladder uiteindelijk leiden tot sancties) 7.3 Archiefruimten a Beschikt het waterschap over een of meer TVW archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en – besluit genoemde eisen voldoen? b Gebruikt het dagelijks bestuur deze TVW archiefruimten t.b.v. de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden? 7.4 E-depot A Beschikt het waterschap over een eigen, een interregionaal of een buiten het waterschap gelden e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen van de archiefregeling voldoet? B Gebruikt het dagelijks bestuur dit e-depot t.b.v. de te bewaren archiefbescheiden?
Ja
Niet van toepassing de te bewaren papieren archiefbescheiden vanaf 1990 worden vervangen door een digitaal exemplaar en t.z.t. geplaatst in een E-depot.
Nee
Nee
8 Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet het waterschap in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? 8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen a Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende TVW Ja archiefbescheiden voor een ieder kosteloos te raadplegen? b Kan een ieder al dan niet op eigen kosten TVW Ja afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken? c Heeft het dagelijks bestuur als archiefzorgdrager TVW Ja, in de Legesverordening Delfland 2007 met
Zie opmerking bij punt 6.1. a
KPI- rapportage 2014 Hoogheemraadschap van Delfland dms 1166448 TVW = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom TVW) Ja: groene arcering. Waterschap voldoet aan de norm Deels: oranje arcering. Waterschap voldoet nog niet aan de norm Nee: rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij TVW staat vermeld negatief wordt gescoord, kan het doorlopen van een interventieladder uiteindelijk leiden tot sancties) regels opgesteld over de genoemde kosten? 8.2 Beperking openbaarheid na 20 jaar a Heeft het dagelijks bestuur als archiefzorgdrager de eventuele beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet? b Heeft het dagelijks bestuur als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats? c Heeft het dagelijks bestuur als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15a van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden op het gebied van milieu-informatie inperkt? d Hebben het dagelijks bestuur als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging? 8.3 Beperking openbaarheid na 75 jaar Heeft het dagelijks bestuur als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten?
bijbehorende tabel zijn de regels opgenomen.
TVW
Niet van toepassing
TVW
Niet van toepassing
TVW
Er zijn geen beperkingen aan de openbaarheid ingediend.
TVW
Niet van toepassing
TVW
Niet van toepassing
KPI- rapportage 2014 Hoogheemraadschap van Delfland dms 1166448 TVW = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom TVW) Ja: groene arcering. Waterschap voldoet aan de norm Deels: oranje arcering. Waterschap voldoet nog niet aan de norm Nee: rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij TVW staat vermeld negatief wordt gescoord, kan het doorlopen van een interventieladder uiteindelijk leiden tot sancties) 8.4 Afwijzing raadpleging of gebruik a Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker? b Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot raadpleging of gebruik gemotiveerd? 8.5 Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling a Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan' Is dit wel/niet voorgevallen9 b Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats TVW inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen zijn verbonden? 8.6 Regulering fysiek bezoek en gebruik a Is er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats? b Zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een kwaliteitshandvest? c Zo ja. werkt de archieforganisatie mee aan de
Ja, dit is vastgelegd in het studiezaalreglement.
Niet van toepassing
Ja
Ja
Ja, er is een studiezaalreglement
Nee Nee
KPI- rapportage 2014 Hoogheemraadschap van Delfland dms 1166448 TVW = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom TVW) Ja: groene arcering. Waterschap voldoet aan de norm Deels: oranje arcering. Waterschap voldoet nog niet aan de norm Nee: rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij TVW staat vermeld negatief wordt gescoord, kan het doorlopen van een interventieladder uiteindelijk leiden tot sancties) monitor dienstverlening?
8.7 Regulering digitaal bezoek en gebruik Toevoegen studiezaalreglement aan Beschikt de archieforganisatie over een digitale Ja via www.hhdelfland.nl en www.archieven.nl http://www.hhdelfland.nl/bestuurfrontoffice met tenminste een toegang tot de organisatie/organisatie/archief collectie (registratie) en het bezoek- en gebruiksreglement? 9. Rampen, calamiteiten on veiligheid Hoofdvraag: Heeft het waterschap plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? 9.1 Onderdeel rampenplan waterschap Nee 1.Opnemen procedure met betrekking Beschikt het waterschap/de regio over een tot de verplaatsing of veiligstelling van risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten objecten met een cultuurhistorische minste procedures met betrekking tot de waarde zoals (te bewaren) verplaatsing of veiligstelling van objecten met een Archiefbescheiden in het cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) calamiteitenplan. archiefbescheiden zijn opgenomen? 2.Onderzoeken of het aangaan van een waakvlamovereenkomst met Documentenwacht een optie is. 9.2 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming Zie punt 9.1 a Heeft het waterschap een veiligheidsplan voor de Ja archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan? b Heeft het waterschap daarin een verzamelplaats Nee aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 9.1) 9.3 Regionaal en landelijk veiligheidsnetwerk a Stelt het waterschap de archieforganisatie in Ja, hieraan wordt nog niet deelgenomen. staat mee te doen aan een regionaal
KPI- rapportage 2014 Hoogheemraadschap van Delfland dms 1166448 TVW = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom TVW) Ja: groene arcering. Waterschap voldoet aan de norm Deels: oranje arcering. Waterschap voldoet nog niet aan de norm Nee: rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij TVW staat vermeld negatief wordt gescoord, kan het doorlopen van een interventieladder uiteindelijk leiden tot sancties) veiligheidsnetwerk voor erfgoedinstellingen? b Stelt het waterschap de archiefbewaarplaats in Ja, hieraan wordt nog niet deelgenomen. staat mee te doen aan incidentenregistratie richting het landelijke veiligheidsnetwerk? c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe Niet van toepassing provinciale toezichthouders? 10. Middelen en mensen Hoofdvraag: Kan het waterschap beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? 10.1 Middelen Hoeveel middelen stelt het dagelijks bestuur als Ja dit is vastgelegd in de artikelen 4 en 6 van de archiefzorgdrager na goedkeuring door het vigerende archiefverordening. algemeen bestuur ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het waterschap en het toezicht daarop? 10.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer a. Hoeveel mensen (fte's) stelt het dagelijks 3,5 fte bestuur als archiefzorgdrager na goedkeuring door het algemeen bestuur ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het waterschap resp. voor en na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats? (Zie ook 2.2.) b. Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte Gedeeltelijk, in 2014 is een inhaalslag gestart om werkzaamheden? de besluitvorming van het waterschap vanaf 2008
KPI- rapportage 2014 Hoogheemraadschap van Delfland dms 1166448 TVW = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom TVW) Ja: groene arcering. Waterschap voldoet aan de norm Deels: oranje arcering. Waterschap voldoet nog niet aan de norm Nee: rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij TVW staat vermeld negatief wordt gescoord, kan het doorlopen van een interventieladder uiteindelijk leiden tot sancties) gedaan met het bestuurlijk informatie systeem (BIS) alsnog op de juiste wijze te archiveren. 10.3 Mensen, kwalitatief tbv beheer a. Kan het dagelijks bestuur als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 10.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 2.2.) b. Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan? c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale toezichthouders?
Ja alle medewerkers Oud Archief zijn in het bezit van de akte Middelbaar Archiefambtenaar, de medewerkers dynamisch archief zijn minimaal in het bezit van SOD 1. Ja Nee
