elisa - Dodatek k manuálu - Verze 1.24

Spisová služba/ELISA Dodatek k manuálu Verze 1.24 1.4.2014

Dodatek k manuálu verze 1.24

1. Obsah

1.

Obsah .............................................................................................................................................. 2

2.

Převody do spisovny – výběrová kritéria ......................................................................................... 3

3.

Číselník zařazení archivní krabice................................................................................................... 3

4.

Archivní krabice ............................................................................................................................... 3

5.

6.

4.1.

Řádkové zobrazení archivních krabic ..................................................................................... 3

4.2.

Detail archivní krabice ............................................................................................................. 5

4.3.

Naplnění archivní krabice ........................................................................................................ 7

4.4.

Uzavření archivní krabice ........................................................................................................ 8

4.5.

Předání archivní krabice do spisovny ...................................................................................... 8

Modul Spisovna ............................................................................................................................. 11 5.1.

Spisovna – Archivní krabice .................................................................................................. 11

5.2.

Zápůjčka archivní krabice/ dokumentu/ spisu ....................................................................... 13

5.3.

Spisovna – Přehled – Archivní kniha ..................................................................................... 14

5.4.

Spisovna – Přehled - Kniha zápůjček .................................................................................... 15

5.5.

Spisovna – Přehled - Hledání ................................................................................................ 15

Skartační řízení.............................................................................................................................. 17 6.1.

Přeřazení znaku „V“ ............................................................................................................... 17

6.2.

Vytvoření skartačního návrhu/ protokolu ............................................................................... 18

7.

Počet listů – povinné pole pro vyplnění ......................................................................................... 21

8.

Podací deník .................................................................................................................................. 21 8.1.

CNS a.s.

Tiskové sestavy k podacímu deníku...................................................................................... 22

Strana 2 (celkem 24)


2. Převody do spisovny – výběrová kritéria Do výběrových kritérií pro převod dokumentů a spisů do spisovny přibyla pro výběr spisového znaku možnost vybírat i ze zrušených či pozastavených spisových plánů. Uživatel má možnost vybrat jako kritérium výběru i spisový znak z neplatného spisového plánu, který platil v minulosti.

3. Číselník zařazení archivní krabice Modul Administrace – Číselníky – Zařazení archivní krabice - jedná se o nový číselník obsahující pouze obecné atributy:  Popis  Platnost záznamu (platný, zrušený, platnost pozastavena) Z tohoto číselníku je možné data vkládat do pole „Zařazení“ na detailu archivní krabice viz níže.

4. Archivní krabice V modulu Kancelář – Převody do spisovny přibyla nová podsekce „Archivní krabice“, která umožňuje uživateli vytvořit archivní krabici, do které lze vložit dokumenty nebo spisy určené pro převod do spisovny. Archivní krabici lze poté uzavřít a převést i s jejím obsahem do spisovny. Možnost založení archivní krabice je závislé na pravomoci uživatele, kterou lze nastavit v Administraci. Modul Administrace – Uživatelé – Konfigurační skupiny – na detailu konfigurační skupiny přibyly dvě nové pravomoce. -

smí vytvořit archivní krabice pro své dokumenty a spisy smí vytvořit archivní krabice za spisový uzel

Pokud má uživatel pravomoc „smí vytvořit archivní krabice za spisový uzel“, může vkládat záznamy i do archivních krabic vytvořených za spisový uzel. Archivní krabice jsou plněny ze seznamu dokumentů a spisů v modulu Kancelář – Převody do spisovny. Archivní krabice lze i naplnit funkcí „ručního plnění“. Tato funkce se používá v případě převodu dokumentů, které nejsou evidovány ve spisové službě (záznamy z let minulých). Archivní krabici lze naplnit pouze jedním způsobem: buď výběrem dokumentů/ spisů z ELISy nebo ručním plněním. Krabice vždy nese příznak podle druhu plnění.

4.1.

Řádkové zobrazení archivních krabic

Jedná se o řádkové zobrazení neuzavřených/ uzavřených a nepřevedených archivních krabic. Zobrazovány jsou ty záznamy, které smí uživatel dle práv v Administraci vidět.

CNS a.s.



Ikony panelu nástrojů: 

„Vytvoření nové archivní krabice“ – provede vytvoření nové archivní krabice.



„Zobrazení detailu archivní krabice“ – provede zobrazení detailu archivní krabice.



„Změna údajů archivní krabice“ – provede editaci archivní krabice.



„Stornování archivní krabice“ – provede stornování vybrané archivní krabice (změna stavu z platného záznamu na zrušený). Provede se vyjmutí obsahu archivní krabice NIKOLIV stornování obsahu.



„Ruční plnění archivní krabice“ - zobrazí prostý seznam pro zápis jednotlivých položek v archivní krabici. Ikona je aktivní pouze na detailu archivní krabice.



„Vybrat všechny archivní krabice“ – provede hromadný výběr všech archivních krabic.



„Zrušit výběr“ – provede zrušení výběru archivních krabic.



„Uzavření archivní krabice“ – provede uzavření archivní krabice.



„Zrušení uzavření krabice“ – provede zrušení uzavření krabice.

 

„Předání archivní krabice do spisovny“ – provede předání uzavřené archivní krabice do spisovny. „Zobrazí tiskovou sestavu“ – provede tisk seznamu archivních krabic.

Filtry seznamu: Filtrování podle data vytvoření archivní krabice.

Filtrování podle popisu archivní krabice.

Filtrování podle roku vyřízení (data vyřízení vložených dokumentů) na archivní krabici – zadáním v létech (např. 2009) – vybrány jsou tak všechny krabice, kde se rok 2009 objeví v jejich rozmezí (tj. 2009-2009, i 2008-2012)

Filtrování podle spisového znaku. Lze vybrat i ze zrušených či pozastavených spisových plánů. Uživatel může vybrat spisový znak z neplatného spisového plánu, který platil v minulosti.

Filtrování podle skartačního znaku.

Filtrování podle stavu záznamu.

Sloupce seznamu: 

CNS a.s.

Výběr





Ikony Neuzavřená archivní krabice

      

Uzavřená archivní krabice Vytvořeno - datum vytvoření archivní krabice Popis archivní krabice Spisový znak Skartační znak Skartační lhůta Rok vyřízení (data vyřízení vložených dokumentů – v létech, OD-DO) Ruční plnění (ano/ne) – pokud je archivní krabice naplněna ručně, je checkbox zaškrtnut

4.2.

Detail archivní krabice

Na detailu archivní krabice jsou záložky:   

Profil Obsah archivní krabice Ruční plnění

Záložka Profil obsahuje tyto informace:       

CNS a.s.

Pořadové číslo - doplní se automaticky ve chvíli, kdy je krabice převedena do spisovny tzn. je na protokole Spisový uzel - doplní se automaticky ve chvíli, kdy je krabice převedena do spisovny (podle funkčního místa uživatele, který ji do spisovny předává) Popis – povinné pole, kde lze zapsat až 150 znaků Podrobný popis – nepovinné pole Spisový znak – povinné pole, výběr z číselníku spisových znaků (možnost vybrat i spisové znaky z neplatných spisových plánů, které platily v minulosti) Skartační znak – povinné pole, akceptované hodnoty: S, A, V Skartační lhůta – povinné pole, akceptované hodnoty – celé kladné číslo



    

Zařazení – nepovinné pole pro výběr z obecného číselníku (viz Administrace – Číselníky – Zařazení archivní krabice) Poznámka – nepovinné pole Vytvořeno - datum vytvoření krabice – vyplňuje se automaticky po uložení záznamu Rok vyřízení (podle data vyřízení vložených dokumentů) – vyplňuje se automaticky po uzavření archivní krabice Rok skartace – vyplňuje se automaticky po uzavření archivní krabice

Záložka Obsah archivní krabice obsahuje dokumenty a spisy vložené do archivní krabice. Jsou zde k dispozici tyto tlačítka:   

Zobrazit – provede zobrazení detailu dokumentu/ spisu Vyjmout – provede vyjmutí dokumentu/spisu z archivní krabice Zapůjčit – provede zapůjčení dokumentu/ spisu

Tlačítko „Zapůjčit“ je aktivní pouze u archivních krabic, které byly převedeny do Spisovny a byly schváleny (tzn. nacházejí se v modulu Spisovna – Archivní krabice – Archivní krabice ve spisovně). Jedná se o stejnou funkci jako je zápůjčka dokumentu/ spisu ve spisovně. Na detailu Archivní krabice lze kliknutím na ikonu „Zobrazí tiskovou sestavu“ vytisknout „Obsah archivní krabice“ či „Ručně zapsané záznamy“. Na tiskové sestavě jsou v řádkovém zobrazení dokumenty a spisy (ne dokumenty, které jsou obsahem spisu).

CNS a.s.



Tisková sestava „Obsah archivní krabice“ obsahuje tyto údaje:        

Hlavička nadpisu: Obsah archivní krabice, pořadové číslo a popis archivní krabice Pořadové číslo dokumentu/ spisu Datum vytvoření dokumentu/ spisu Datum vyřízení dokumentu/ spisu Jednotka (dokument/ spis) Popis dokumentu/ spisu Číslo jednací dokumentu/ spisu Vlastník dokumentu/ spisu

Záložka ruční plnění Jedná se o ruční zápis dokumentů/ spisů pocházejících z let minulých a které nejsou zaevidovány ve spisové službě. Jedná se pouze o řádkové zobrazení bez možnosti zobrazení detailu záznamu. Data lze vkládat pomocí ikony

   

„Ruční plnění archivní krabice“.

ČJ - text, složený tvar Popis - text, 250 znaků Vyřízeno - datum vyřízení poznámka - text, 4000 znaků

V řádkovém zobrazení se dále zobrazuje spisový znak, skartační znak a lhůta. Tyto údaje uživatel nevyplňuje, jedná se o údaje, které se shodují s archivní krabicí, do které jsou vloženy.

4.3.

Naplnění archivní krabice

V modulu Kancelář – Převody do spisovny – Převod dokumentů/ spisů přibyla v panelu nástrojů ikona „Naplň archivní krabici“. V případě Převodu dokumentů jde o naplnění krabice dokumenty a v případě Převodu spisů o naplnění krabice spisy. Po standardním výběru dokumentů/ spisů (tj. po vyfiltrování podle zvolených kritérií), které mají být převedeny do spisovny a kliknutí na ikonu „Naplň archivní krabici“, se otevře okno s vytvořenými otevřenými archivními krabicemi, kde uživatel vybere Archivní krabici, do které budou dokumenty/ spisy vloženy. V okně s vytvořenými archivními krabicemi jsou aktivní všechny ikony, v tomto okně je tedy možné založit novou archivní krabici, do které budou dokumenty/ spisy vloženy. Nabízejí se archivní krabice, které nejsou uzavřené, a není u nich nastaven příznak ručního plnění. CNS a.s.



Obsahem archivní krabice jsou tak pouze vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, kterým se po zařazení do archivní krabice změní stav na takový, že s nimi již nelze v modulu Kancelář manipulovat. Zařazením do krabice jsou dokumenty a spisy vyjmuty ze složek, pokud v nich předtím byly umístěné. Dokument nebo spis, který je uložen v krabici, má na svém detailu (Profil dokumentu, spisu), pod lištou ikon informaci o tom, že dokument nebo spis je součástí Archivní krabice + pořadové číslo krabice a název spisovny, ve které je krabice uložena. Aplikace nezajišťuje kolik dokumentů či spisů může být v krabici uloženo a nezjišťuje, kolik místa v krabici ještě zbývá. Toto si uživatel zajištuje sám.

4.4.

Uzavření archivní krabice

Kliknutím na ikonu   



 

„Uzavření archivní krabice“ se Archivní krabice uzavře, což znamená:

Archivní krabice je připravena k převodu do spisovny. Do této chvíle není možné archivní krabici předat do spisovny - není aktivní ikona „Předání archivní krabice do spisovny“. Obsah archivní krabice – všechny dokumenty a spisy obdrží spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu uvedenou uživatelem na detailu archivní krabice. Pokud bude na archivní krabici uveden skartační znak např. S a obsahem archivní krabice bude např. jeden dokument se skartačním znakem A, tak kliknutím na ikonu „Uzavření archivní krabice“, vyskočí okénko s upozorněním „V archivní krabici se nachází objekt s rozdílným skartačním znakem. Chcete i přesto uzavřít archivní krabici?“ Pokud uživatel uzavření potvrdí, všem objektům se změní spisový znak, skartační znak a lhůta na údaj uvedený na detailu archivní krabice. Po uzavření krabice se vezmou v podtaz všechna období vyřízení dokumentů či uzavření spisů (od nejstaršího po nejmladší, např. 2001 – 2008) a doplní se do pole „rok vyřízení“ OD-DO. Z nejmladšího vyřízení dokumentu či uzavření spisu (v našem případě 2008) se podle skartační lhůty (např. A/10) uvedené na archivní krabici, automaticky vypočítá rok skartačního řízení (v našem případě 2019) a uloží se do pole „rok skartace“. Archivní krabici již nelze editovat ani měnit obsah. Archivní krabici lze zaktivnit ikonou „Zrušení uzavření archivní krabice“. Zrušení uzavření je možné pouze do doby než je archivní krabice vložena na Návrh pro převod dokumentů/ spisů do spisovny.

4.5.

Předání archivní krabice do spisovny

V řádkovém zobrazení archivních krabic (Kancelář – Převody do spisovny – Archivní krabice) se po označení uzavřených archivních krabic ve sloupci Výběr zaktivní ikona krabice do spisovny“.

„Předání archivní

Kliknutím na tuto ikonu se otevře okno „Předání archivních krabic do spisovny“, kde je možné vybrat spisovnu ze seznamu, dále pak zvolit jestli bude archivní krabice vložena na již existující protokol nebo se vytvoří nový. Funkce a práce v okně „Předání archivní krabice do spisovny“ je stejná jako ve funkci „Převod dokumentů/ spisů do spisovny“. Po kliknutí na tlačítko „Předat“ v okně „Předání archivních krabic do spisovny“ se vytvoří Návrh protokolu do spisovny. Funkce Návrhu protokolu do spisovny je stejná jako u funkce „Převod dokumentů/ spisů do spisovny“. Návrh je možné editovat a vyjmout z něj archivní krabici.

CNS a.s.



Návrh je zobrazen jak v modulu Kancelář – Převody do spisovny – Návrhy do spisovny, tak i v modulu Spisovna – Návrhy a protokoly – Návrhy neschválené. Archivní krabice určené k převodu do spisovny nelze vložit na návrh protokolu, kde jsou dokumenty nebo spisy a naopak, dokumenty nebo spisy není možné vložit na návrh protokolu, kde jsou archivní krabice. Návrh se poté zpracovává v modulu Spisovna. Po schválení návrhu (modul Spisovna – Návrhy neschválené) se návrh přesune do „Návrhů schválených“ (modul Spisovna), kde je možné provést „Převod do spisovny“ (modul Spisovna) a tím vznikne „Protokol o převodu archivních krabic do spisovny“ (modul Spisovna). Vznik protokolu je stejný jako u funkce „Převod dokumentů/ spisů do spisovny“.

Tisková sestava Protokol o převodu archivních krabic do spisovny, na které jsou archivní krabice, obsahuje tato pole:          

Hlavička tiskové sestavy – datum tisku, název spisovny a výběrová kritéria Pořadové číslo - začíná od 1 na každém protokolu a ukládá se permanentně do databáze. Nejedná se pouze o generované pořadí pro tiskovou sestavu. Ukládací znak - spisový znak Druh písemnosti - popis písemnosti Způsob zabalení - krabice Časový rozsah - rok vyřízení: od–do Skartační znak/ lhůta Počet dokumentů – počet dokumentů v archivní krabici Počet spisů – počet spisů v archivní krabici Celkem položek (archivních krabic) – celkový počet

Na detailu Protokolu je možné pomocí ikony „Tisk štítku na archivní krabici“ vytisknout štítek archivním krabicím zařazeným na tomto protokolu. Štítky se tisknou dva na jednu A4.

CNS a.s.



Na vytištěném štítku jsou tyto údaje:        

zkratka spisového uzlu číslo archivní krabice popis archivní krabice rok vyřízení spisový znak skartační znak skartační lhůta rok skartace

Předáním archivní krabice do spisovny dojde k vygenerování čísla krabice – jedná se o vzestupnou řadu čísel pro každou spisovnu samostatně. Každá nová přijatá archivní krabice ve spisovně dostane číslo o jedničku vyšší, než bylo poslední použité. Toto číslo tvoří základ – jednoznačnou identifikaci položky v Archivní knize dané spisovny. Zobrazení detailu archivní krabice vložené do protokolu je stejné jako v případě dokumentů a spisů. Pokud je archivní krabice na Návrhu protokolu, může si detail zobrazit jak uživatel v modulu Kancelář, tak i pracovník Spisovny.

CNS a.s.



5. Modul Spisovna V modulu Spisovna přibyla nová sekce Archivní krabice (seznam archivních krabic převedených do spisovny). Dále zde přibyly nové podsekce v sekci přehled:   

Archivní kniha Kniha zápůjček Hledání

5.1.

Spisovna – Archivní krabice

Sekce Archivní krabice obsahuje tyto podsekce:  

CNS a.s.

Archivní krabice ve spisovně – seznam archivních krabic převedených do spisovny, ale nepodléhající skartačnímu řízení. Archivní krabice k archivaci/skartaci - seznam archivních krabic, které je možné archivovat či skartovat (tj. rok skartačního řízení je stejný nebo starší než je rok aktuální, tzn. v roce 2014 se objeví krabice s rokem skartace 2014, 2013… a starší). V zobrazení se mohou objevit i krabice neúplné, ale není jim umožněna archivace ani skartace.



Sloupce seznamu:          

Výběrový checkbox Číslo archivní krabice - doplní se automaticky číselnou vzestupnou řadou při přijetí krabice do spisovny. Spisový uzel – spisový uzel uživatele, který ji do spisovny předal. Datum vytvoření archivní krabice Popis archivní krabice Spisový znak Skartační znak a lhůta Rok vyřízení - rok vyřízení vložených dokumentů – v létech. Rok skartace Úplná/neúplná krabice - identifikace, zdali z krabice nebyl zapůjčen nějaký dokument či spis. Pokud došlo k zapůjčení, je krabice označena jako neúplná.


„ Zobrazení detailu archivní krabice“ – provede zobrazení detailu archivní krabice



„Změna údajů archivní krabice“ – provede editaci archivní krabice. Lze editovat spisový znak, skartační znak a lhůtu, přičemž změna těchto údajů proběhne také na dokumentech a spisech obsažených v archivní krabici.



„Vybrat všechny archivní krabice“ – provede hromadný výběr všech archivních krabic



„Zrušit výběr“ – provede zrušení výběru archivních krabic



„Vrácení archivní krabice“ - provede vrácení archivní krabice zpět do sekce Kancelář Převody do spisovny – Archivní krabice (uživateli, který ji do spisovny předal). Archivní krabice nebude uzavřená a bude možné ji editovat. Vrácení archivní krabice je zaznamenáno v Archivní knize, ve sloupci „Poznámka“ (jako vyřazení ze spisovny z důvodu přepracování obsahu). Vrácená archivní krabice zůstává jako záznam v archivní knize, stejně tak i na protokolu o převodu do spisovny, jen je jí vymazáno pořadové číslo. Vrácená archivní krabice poté může být nově přijata do spisovny pod novým pořadovým číslem.



„Archivace“ – předání archivních krabic pro archivaci. Aktivní pouze v seznamu archivních krabic k archivaci/ skartaci.



„Skartace“ – předání archivních krabic pro skartaci. Aktivní pouze v seznamu archivních krabic k archivaci/ skartaci.

  

„Přeřazení spisového znaku“ – provede změnu spisového znaku „Předání archivní krabice do spisovny“ – provede předání archivní krabice do jiné spisovny. Jedná se o předání mezi spisovnami. „Zobrazí tiskovou sestavu“ – provede tisk seznamu archivních krabic

Filtry seznamu:     

Datum vytvoření (s výběrem data od – do) – datum vytvoření archivní krabice Popis – popis krabice (fulltext) Rok vyřízení Spisový znak Skartační znak

Kliknutím na tlačítko „Načíst“ se načtou archivní krabice, dle zvolených kritérií. Sloupce je možné poklikáním na jejich záhlaví řadit. CNS a.s.



5.2.

Zápůjčka archivní krabice/ dokumentu/ spisu

Na detailu archivní krabice v režimu editace je možné zapůjčit obsah archivní krabice. Zápůjčka se provádí na záložce Obsah archivní krabice, označením dokumentu/ spisu a kliknutím na tlačítko „Zapůjčit“. Zápůjčka se používá ve chvíli, kdy dojde k fyzickému vyjmutí dokumentu/ spisu z archivní krabice ve spisovně či vyjmutí samotného dokumentu nebo spisu ze spisovny. Funkce slouží k fyzickému označení zapůjčeného dokumentu/ spisu. Právo nahlížení na dokument/ spis má uživatel stejné jako před převodem do spisovny.

    

Uzel – výběr spisového uzlu Zapůjčit – výběr funkčního místa a uživatele, kterému bude dokument/ spis zapůjčen Datum od – datum zahájení zápůjčky (aplikace vyplňuje automaticky po založení záznamu) Datum do – datum ukončení zápůjčky (je vyplněno po vrácení dokumentu/ spisu) Účel – účel zapůjčení

Dokumenty a spisy se zapůjčují pomocí ikony „Zápůjčka dokumentu“ v řádkovém zobrazení Dokumenty/ Spisy ve spisovně. Zapůjčený dokument/ spis z řádkového zobrazení zmizí a objeví se až po vrácení (dopsání data DO v modulu Spisovna – Přehled – Kniha zápůjček). Archivní krabice obsahující zapůjčený dokument/ spis je označena jako „neúplná“. Nelze jeden dokument/ spis zapůjčit vícekrát najednou. Vždy musí být doplněné datum zapůjčení DO, aby bylo možné dokument znovu zapůjčit. Zápůjčky se evidují v Knize zápůjček (Spisovna – Přehled), na obsahu archivní krabice je ikonou označen záznam (dokument/ spis), který je zapůjčen, aby byl odlišen od ostatních.

CNS a.s.



Vrácení se provádí pouze v Knize zápůjček pomocí ikony „Vrátit dokument/ spis“. Dojde k automatickému doplnění data zapůjčení DO. Po vrácení dokumentu/ spisu (a doplnění data zapůjčení DO na zápůjčce), je překontrolován obsah celé archivní krabice (zda jsou všechny zápůjčky vráceny) a příslušně podle této kontroly pozměněn příznak („úplná“ = všechny jsou vráceny/ „neúplná“ = existuje nějaký dokument či spis, který je zapůjčen). Zapůjčením dokumentu nejsou dotčena elektronická práva zobrazení záložek na dokumentu/ spisu. Neúplné archivní krabice není možné skartovat/ archivovat ve skartačním řízení. Z archivní krabice, která je již zařazena do skartačního návrhu, nelze dokumenty/ spisy zapůjčovat.

5.3.

Spisovna – Přehled – Archivní kniha

Archivní kniha je evidencí uložených jednotek (dokumentů, spisů, archivních krabic) z protokolu o převodu do spisovny ve spisovně. Záznamy (jednotky) se do ní zapisují ve chvíli, kdy dojde k jejich předání do spisovny. V jedné spisovně je vždy jedna archivní kniha. Číslování archivní knihy: V Administraci – Číselníky – Spisovny přibylo pole „Číslovat Archivní knihu od:“, kde je možné nastavit, od jakého čísla v Archivní knize se v dané spisovně začne číslovat. Toto nastavení docílí zachování kontinuální řada číslování, které může být vedeno v současné době ve spisovně v písemné podobě. V archivní knize jsou číslovány uložené jednotky (dokumenty, spisy a archivní krabice) podle pořadí, v jakém byly vloženy na návrh protokolu.

Sloupce seznamu:  Pořadové číslo - automaticky vygenerované při přijmutí dokumentu/spisu či archivní krabice do spisovny, nejčastěji je to číslo archivní krabice.  Datum uložení - datum, kdy byl proveden převod do spisovny, kdy byl záznam ve spisovně „zaevidován“.  Popis – popis dokumentu, spisu, archivní krabice  Spisový znak, skartační znak a skartační lhůta  Zabaleno - podle jednotky: krabice, spis, dokument  Rok vyřízení  Datum skončení povinné usch. lhůty - rok skartace  Písemnost byla vyřazena dne – datum archivace/ skartace  Spisový plán  Poznámky

CNS a.s.




„Zobrazí tiskovou sestavu“ – provede tisk Archivní knihy – v tiskové sestavě se tisknou stejné údaje jako v řádkovém zobrazení Archivní knihy.

5.4.

Spisovna – Přehled - Kniha zápůjček

Kniha zápůjček obsahuje všechny zaevidované výpůjčky dokumentů a spisů, které jsou zaznamenány pracovníky spisovny. Vrácením dokumentu se nikterak neztrácí záznam, že dokument byl zapůjčen, jen se v Knize objeví v datu zápůjčky doplněné datum vrácení.

Sloupce seznamu:  Popis dokumentu/ spisu  ČJ/ Spis. zn – číslo jednací dokumentu/ spisová značka spisu  Objekt – rozlišení zda jde o dokument či spis  Zápůjčka komu – funkční místo a jméno uživatele, kterému byl dokument/ spis zapůjčen  Archivní krabice – název archivní krabice, ze které byl dokument/ spis zapůjčen  Datum zápůjčky – od-do  Účel – účel zapůjčení  Zápůjčka kdo – jméno, příjmení a funkční místo toho, kdo zápůjčku provedl Ikony panelu nástrojů: 

„Vrátit dokument/ spis“ – provede vrácení a doplnění data dokdy byl dokument/ spis zapůjčen.



„Zobrazí tiskovou sestavu“ – provede tisk Knihy zápůjček – v tiskové sestavě se tisknou stejné údaje jako v řádkovém zobrazení Knihy zápůjček.

Filtry seznamu:   

Datum zápůjčky Funkční místo - komu byl dokument/spis zapůjčen Typ zápůjčky – možnost vybrat vrácené, nevrácené nebo všechny zápůjčky

5.5.

Spisovna – Přehled - Hledání

Tato podsekce umožňuje hledání mezi dokumenty, spisy a archivními krabicemi, převedenými do spisovny. Jedná se o podobný vyhledávací filtr jako je v Kanceláři – Přehled – Hledání. Uživatel si může podle různých kritérií vyhledat požadovaný dokument, spis či archivní krabici. Nelze vyhledávat kombinovaně, tj. vyhledávat lze mezi dokumenty NEBO mezi spisy NEBO mezi archivními krabicemi, v každé třídě samostatně. Sekce Archivní krabice – vyhledávání je možné podle těchto kritérií:  CNS a.s.

Stručný popis Strana 15 (celkem 24)


         

Poznámka Datum vytvoření Číslo krabice Zařazení krabic Spisový uzel Spisový znak Skartační znak Podrobný popis Rok vyřízení Rok skartace

Sekce Spisy – vyhledávání je možné provádět podle těchto kritérií:      

Stručný popis Spisový znak Skartační znak Spisová značka Vlastník – funkční místo Vlastník – spisový uzel

Sekce Dokumenty – vyhledávání je možné provádět podle těchto kritérií:         

Číslo jednací dokumentu Evidenční číslo Stručný popis Datum vyřízení Spisový znak Skartační znak Datum zaevidování (založení) Vlastník – funkční místo Vlastník – spisový uzel

Volbou „Načíst“ se příslušné záznamy načtou do řádkového zobrazení. Odtud je možné doubleclickem či ikonou pro zobrazení detailu, zobrazit detail dokumentu/spisu/archivní krabice. Seznam lze standardně vytisknout.

CNS a.s.



6. Skartační řízení V modulu Spisovna – Skartační řízení – lze provést skartační řízení dokumentů/ spisů/ archivních krabic. Ke skartaci – archivaci jsou připraveny ty dokumenty, jejichž skartační lhůta se naplnila. Skartační lhůta se počítá vždy od data vyřízení, resp. od 1. ledna následujícího roku po vyřízení dokumentu (v ELISe je tímto datem vyřízení datum platnosti u dokumentů a datum uzavření u spisů). V případě Archivních krabic je rok skartace uveden na krabici. Uživatel nejprve připraví skartační návrh (pro každý skartační znak jeden), ten vytiskne/uloží, po jeho schválení archivářem (krok mimo SSL) provede jeho samotnou archivaci/ skartaci (dokumenty/ spisy/ archivní krabice do seznamu pro skartaci/ archivaci se načítají již z vybraného skartačního návrhu) a poté se vytvoří a vytiskne konečný skartační protokol. Dokumenty/ spisy/ archivní krabice se skartačním znakem „V“ je možné ve fázi vytváření skartačního návrhu (tj. v řádkových zobrazeních Dokumenty ke skartaci/ archivaci, Spisy ke skartaci/ archivaci, Archivní krabice ke skartaci/ archivaci) přeřadit ke skartačnímu znaku S nebo A. Dokumentu/ spisu navždy zůstane informace o tom, že dříve měl skartační znak „V“ a že při skartačním řízení byl znak změněn. V řádkových zobrazeních dokumentů / spisů/ archivních krabic, je ve filtrech vždy volba skartačního znaku (S, A, V) a také „po výběru“ (V->S, V->A). Skartační návrhy je možné upravovat – odebírat z nich zařazené dokumenty/ spisy/ archivní krabice, dokud nad nimi nebude provedena skartace/archivace. Dokumenty/ spisy/ archivní krabice zařazené na skartační návrh NELZE editovat.

6.1.

Přeřazení znaku „V“

Jedná se o funkcionalitu, která umožní dokumentům/ spisům/ archivním krabicím (+ obsah krabice) přeřadit skartační znak „V“ na nový skartační znak „S“ a „A“. Přeřazení je možné pomocí ikony „Přeřazení skartačního znaku“ v řádkovém zobrazení Dokumentů k archivaci/ skartaci, Spisů k archivaci/ skartaci, Archivních krabic k archivaci/ skartaci.

CNS a.s.



Dokumenty/spisy/archivní krabice, kterým má být změněn skartační znak, je nutné označit ve sloupci „Výběr“, tím se zaktivní ikona

„Přeřazení skartačního znaku“.

Funkcí Přeřadit se zapíše určený spisový znak k vybraným dokumentům/ spisům/ archivním krabicím, je však u nich stále informace, že původní znak byl „V“.

6.2.

Vytvoření skartačního návrhu/ protokolu

Skartační návrh lze vytvořit v modulu Spisovna – Dokumenty/ Spisy/ Archivní krabice k archivaci/ skartaci. Po vyfiltrování dokumentů/ spisů/ archivních krabic určených k archivaci/ skartaci dle zvolených kritérií, jsou podle přiřazeného skartačního znaku povoleny následující ikony: 

„Archivace“ – předání dokumentu/ spisu/ archivní krabice pro archivaci. Aktivní pouze u dokumentů/ spisů/ archivních krabic se skartačním znakem „A“ či V->A“



„Skartace“ – předání dokumentu/ spisu/ archivní krabice pro skartaci. Aktivní pouze u dokumentů/ spisů/ archivních krabic se skartačním znakem „S“ či V->S“

Po označení záznamu a zvolení příslušné ikony (archivace/ skartace) se zobrazí okno pro výběr:  

Spisovny (automaticky vyplněna spisovna, ve které se vytváří návrh) předávacího protokolu (návrh převodu pro archivaci/ skartaci). Lze vybrat z již založeného protokolu nebo vytvořit nový.

Kliknutím na tlačítko Archivovat/ Skartovat se vytvořený protokol přemístí do sekce „Spisovna Skartační řízení – Skartace/ archivace - Návrhy neschválené“.

CNS a.s.



Návrhy neschválené - seznam návrhů, které čekají na schválení. Ikony panelu nástrojů na detailu návrhu: 

„Schválení návrhu“ – provede schválení návrhu a přesune se do „Návrhy schválené“



„Vybrat všechny archivní krabice“ – provede hromadný výběr všech archivních krabic



„Zrušit výběr“ – provede zrušení výběru archivních krabic



„Tisk na straně serveru“ – zobrazení tiskové sestavy návrhu



„Tisk štítku na archivní krabici“ – tisk štítku (aktivní pouze u návrhu s archivními krabicemi)

Návrhy schválené - seznam schválených návrhů. Ikony panelu nástrojů na detailu návrhu: 

„Skartace“ – provede skartaci dokumentů/ spisů/ archivních krabic v návrhu obsažených, tj. je jim doplněn datum skartace – aktuálním datem. Následně se vytiskne skartační protokol obsahující všechny skartované dokumenty a spisy (jejich seznam grupovaný podle spisových znaků a roku vzniku), seznam skartovaných archivních krabic.



„Archivace“ - provede vygenerování SIP balíčků pro archiv. Je nutné na aplikačním serveru v EMS nastavit cestu k výstupním souborům. Dokumentům je uložen datum archivace – aktuálním datem. Následně se vytiskne skartační protokol obsahující všechny archivované dokumenty a spisy (jejich seznam grupovaný podle spisových znaků a roku vzniku). Skartační protokol je stejný jako skartační návrh, jen v záhlaví sestavy je změněn název na protokol.

 

„Tisk na straně serveru“ – zobrazení tiskové sestavy návrhu „Tisk štítku na archivní krabici“ – tisk štítku (aktivní pouze u návrhu s archivními krabicemi)

Tisková sestava návrhu/ protokolu skartačního řízení:

CNS a.s.



Současně je všem vybraným dokumentům/ spisům/ archivním krabicím přiřazena do databáze informace, že byly zařazeny na skartační návrh, a není jim tak umožněna jejich další editace v programu. U spisů a archivních krabic přitom platí, že se tato informace zapisuje i ke všem jejich dokumentům. V případě dokumentů a spisů v digitální podobě, jsou vytvořeny repliky a k nim náležející metadata. Tyto repliky a následující metadata jsou zpracovány podle požadavků schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat stanoveného národním standardem.

CNS a.s.



7. Počet listů – povinné pole pro vyplnění V modulu Podatelna – Příjem - Obecná zásilka, při příjmu analogového dokumentu je pole „Počet listů“ povinné pro vyplnění. V modulu Kancelář – Dokumenty, při vytváření dokumentu (forma Analogová), je „Počet listů“ povinné pro vyplnění.

8. Podací deník Tisková sestava podacího deníku byla upravena v následujících bodech: Pevná výška řádku Všechny řádky v podacím deníku mají stanovenou pevnou šířku a již se nerozšiřují podle textu v nich zobrazených. Nyní se zobrazuje 6 záznamů na stránku. Velikost tiskové sestavy Výsledná tisková sestava Podacího deníku byla upravena tak, aby byl možný její tisk. Již se nevytváří velké soubory. Před samotným tiskem je možné si sestavu prohlédnout a poté uložit nebo vytisknout. Zalamování textu a zmenšení písma ve sloupci Texty v jednotlivých sloupcích jsou zalamovány a došlo ke zmenšení písma.

Pole v záhlaví podacího deníku: Datum dor./zal. | č.j. vyg.    

Do sloupce bylo přidáno slovo Datum. Datum doručení u cizího dokumentu - pokud jde o cizí dokument, uvádí se Datum doručení. Datum založení u vlastního dokumentu - pokud jde o vlastní dokument, uvádí se Datum založení (zaevidováno) Datum vygenerování ČJ - datum vygenerování čísla jednacího dokumentu.

Přiděleno komu/kdy  

přiděleno komu – uvádí se aktuální vlastník dokumentu přiděleno kdy – uvádí se datum převzetí dokumentu. Pokud jde o vlastní dokument, který nebyl nikomu předáván, uvádí se datum evidováno.

Vyřízeno – odesláno 



Komu/jak - v případě, že je dokument odesílán pouze jednomu adresátovi (byla vytvořena jedna zásilka k dokumentu), zobrazí se zde adresát (název, adresa – ulice, č.p., PSČ, obec). V případě, že se jedná o více adresátů (dva a více) uvede se pouze text „dle rozdělovníku“. Zobrazují se zde pouze vypravené zásilky. p.l./p.l.př. - počet listů a počet příloh se zobrazuje pouze u vyřizující odpovědi na cizí dokument.

Uloženo 

CNS a.s.

Značka spisu - spisová značka spisu (číslo jednací spisu) ve složeném tvaru





Značka sběrného archu – spisová značka sběrného archu (číslo jednací sběrného archu) ve složeném tvaru.

Podoba dokumentu Přidán sloupec s informací, zdali jde o dokument v digitální podobě (digit.), analogové (analog.) či zdigitalizované (zdigit.),

8.1.

Tiskové sestavy k podacímu deníku

V modulu Podatelna – Přehled – Podací deník přibyla podsekce „Sběrný arch“ a „“Rozdělovník“, která umožňuje vytisknout si seznam sběrných archů k danému období a rozdělovník.

Sběrný arch - seznam dokumentů, které mají stejné ČJ a jsou součástí sběrného archu.

Výběrová kritéria jsou shodná jako v sekci podací deník.

Sloupce seznamu:   

CNS a.s.

Číslo jednací sběrného archu Pořadové číslo – pořadí dokumentu ve sběrném archu Evidenční číslo



    

Popis dokumentu Datum zaevidování Datum vyřízení Vlastník Spisový uzel

Tisková sestava obsahuje stejné sloupce, seznamu jako jsou uvedeny v řádkovém zobrazení.

Rozdělovník – seznam adres uvedených u dokumentu, který je odesílán na více jak 2 adresy.

Výběrová kritéria jsou shodná jako v sekci podací deník.

Sloupce seznamu: CNS a.s.



  

číslo jednací dokumentu evidenční číslo dokumentu seznam adres (název, adresa – ulice, č.p., PSČ, obec)

Tisková sestava obsahuje stejné sloupce, seznamu jako jsou uvedeny v řádkovém zobrazení.

CNS a.s.


elisa - Dodatek k manuálu - Verze 1.24

Recommend Documents