Elektronická spisová služba

Elektronická spisová služba Spisově orientovaná ESS – uživatelská příručka

Vytvořeno dne: 17.5.2012 Aktualizováno: 23.3.2015 © 2015 Software602, a.s.

Software602 Elektronická spisová služba

Obsah 1.

O aplikaci Elektronická spisová služba........................................................... 4 1.1.

2.

Obecný postup práce s Elektronickou spisovou službou ..................................... 5 2.1.

Přihlášení...................................................................................................................................... 5

2.2.

Uspořádání stránky Spisové služby ............................................................................................... 6

2.3.

Práce s formuláři obecně.............................................................................................................. 9

2.4.

Certifikáty a elektronický podpis................................................................................................... 9

3.

Příchozí dokument..................................................................................11 3.1.

Kde najít příchozí dokument ....................................................................................................... 11

3.2.

Popis polí formuláře příchozího dokumentu ............................................................................... 12

3.3.

Postup práce s příchozím dokumentem...................................................................................... 17

4.

Odchozí dokument..................................................................................22 4.1.

Kde najít odchozí dokument ....................................................................................................... 22

4.2.

Popis polí formuláře odchozí zprávy ........................................................................................... 23

4.3.

Postup práce s odchozím či vlastním dokumentem..................................................................... 28

5.

Spis .................................................................................................... 32 5.1.

Kde najít spis .............................................................................................................................. 32

5.2.

Popis polí formuláře spisu........................................................................................................... 33

5.3.

Postup práce se spisem .............................................................................................................. 36

6.

Hromadné podepisování ...........................................................................41

7.

Poštovní podací arch ...............................................................................42

8.

Podací deník .........................................................................................43 8.1.

Vyhledávání v podacím deníku.................................................................................................... 43

8.2.

Práce s podacím deníkem........................................................................................................... 44

8.3.

Nastavení ................................................................................................................................... 45

9.

Seznam dokumentů.................................................................................46 9.1.

Vyhledávání v seznamu dokumentů............................................................................................ 46

9.2.

Práce se seznamem dokumentů ................................................................................................. 47

9.3.

Nastavení ................................................................................................................................... 50

10.

2

K čemu vám Elektronická spisová služba poslouží ......................................................................... 4

Seznam spisů.........................................................................................51

Software602 a.s., Hornokrčská 15, 140 00 Praha 4, www.602.cz Tel: 222 011 602, Fax: 222 011 218, E-mail: [email protected] IČO: 63078236, DIČ: CZ63078236, OR: MS Praha, oddíl B, vložka 3044

Software602 Elektronická spisová služba 10.1. Vyhledávání v seznamu spisů...................................................................................................... 51 10.2. Práce se seznamem spisů ........................................................................................................... 52 10.3. Nastavení ................................................................................................................................... 53 11.

Podatelna/výpravna ................................................................................55

11.1. Vyhledávání příchozí pošty ......................................................................................................... 55 11.2. Práce s příchozí poštou ............................................................................................................... 56 11.3. Vyhledávání odchozí pošty ......................................................................................................... 56 11.4. Práce s odchozí poštou ............................................................................................................... 57 12.

Fronta ................................................................................................. 59

12.1. Vstupní fronta ............................................................................................................................ 59 12.2. Výstupní fronta........................................................................................................................... 60 13.

3

Statistiky..............................................................................................61



1.

O aplikaci Elektronická spisová služba

1.1.

K čemu vám Elektronická spisová služba poslouží Aplikace Software602 FormFlow Server s modulem Elektronická spisová služba (dále jen Elektronická spisová služba) je určena pro správu elektronických zpráv, datových zpráv systému datových schránek a pro správu listovních zásilek, jejichž originály se posílají listovní, tedy klasickou papírovou poštou. Základem této aplikace je osvědčený program Software602 FormFlow Server doplněný o modul Elektronická spisová služba, tedy modul pro komunikaci s datovou schránkou, pro příjem, odesílání a zpracování zásilek elektronické pošty i zásilek listovních, digitalizovaných prostřednictvím skeneru. Celý systém umožňuje komunikaci s jednou datovou schránou i s více datovými schránkami současně. Nastavení pro komunikaci s každou ze schránek je samostatné, přičemž je možné propojení jejich komunikace navzájem (typické řešení holdingu). Každému uživateli aplikace Elektronická spisová služba je pomocí přístupových práv umožněn přístup pouze k těm zprávám a funkcím, které pro něho mají význam. Aplikace Elektronická spisová služba nabízí následující funkce:  Komunikační rozhraní mezi informačním systémem datových schránek (ISDS) a organizací uživatele.  Příjem datových zpráv.  Distribuce datových zpráv konkrétním uživatelům, zajištění koloběhu datové zprávy uvnitř organizace.  Odeslání datových zpráv s určením rolí a odpovědností – to znamená rolí odpovědnosti za obsah datové zprávy a rolí odpovědnosti za její faktické odeslání (např. osoba oprávněná).  Stvrzení odpovědnosti za obsah a zabezpečení zprávy pomocí elektronického podpisu uživatele.  Archivace datových zásilek nejen jako výsledků vnitřního koloběhu, ale i úplného originálu datových zpráv (přijatých i odeslaných) tak, jak prošly přes centrum datových zpráv.  Evidence zpráv (deník příchozí pošty, deník odchozí pošty).  Systém dále podporuje zpracování listovních zpráv, tedy klasické papírové pošty, ať již na straně přijmu, či odeslání. Předpokladem je digitalizace papírové pošty pomocí skeneru.  Je možné také odesílat a přijímat Poštovní datové zprávy.  Pomocí aplikace lze též pracovat se zásilkami elektronické pošty. Podrobnější popis všech vlastností naleznete dále v textu.

4



2.

Obecný postup práce s Elektronickou spisovou službou Pro přístup k Elektronické spisové službě je potřeba internetový prohlížeč. K práci se samotnými formuláři pak buďto nainstalovaná aplikace Software602 Form Filler, nebo rozšíření do internetového prohlížeče. Který z těchto způsobů vyplňování bude k dispozici, záleží na nastavení Elektronické spisové služby. Obvykle také budete potřebovat svůj digitální certifikát umožňující elektronicky podepisovat zprávy.

2.1.

Přihlášení Spisovou službu spustíte v okně internetového prohlížeče. Pro přístup použijte adresu, kterou vám poskytl administrátor tohoto serveru, například http://firemniserver/formserver. Administrátor by vám měl sdělit i uživatelské jméno a heslo, které budete potřebovat k přihlášení. Úvodní stránka Elektronické spisové služby obsahuje pouze formulář pro přihlášení. Požadované údaje zapište do polí Přihlašovací jméno a Heslo a potvrďte je tlačítkem Přihlášení.

Po korektním přihlášení můžete začít používat všechny funkce Elektronické spisové služby. Další podrobnosti související s přihlašováním najdete v uživatelské příručce k Software602 FormFlow Server 5, kapitola 2 – Prostředí Software602 FormFlow Serveru.

5



2.2.

Uspořádání stránky Spisové služby Po úspěšném přihlášení se zobrazí celé rozhraní Elektronické spisové služby.

2.2.1.

Lišta záložek Funkce Elektronické spisové služby jsou uspořádány do několika záložek, které můžete přepínat pomocí tlačítek na vodorovné liště umístěné v horní části stránky. Pokud není lišta dostatečně široká, zobrazíte si další záložky tlačítkem se symbolem trojúhelníka, umístěným na pravém okraji lišty.

Záložka Formuláře je nejrozsáhlejší a její obsah je ještě dále strukturovaný, proto se o ní zmíníme o něco podrobněji v následující kapitole Formuláře. Záložku Moje nastavení můžete využít pro přizpůsobení vzhledu a chování Spisové služby – například údajů o své osobě, změně hesla či podpisového certifikátu, ale také k nastavení zobrazovaných údajů v seznamech formulářů a podobně. Administrátor serveru může vymezit, které vlastnosti si smíte nastavovat samostatně. Obsah této záložky a význam jednotlivých položek nastavení je podrobně vysvětlen v uživatelské příručce k Software602 FormFlow Serveru 5, kapitola 7 – Nastavení prostředí Software602 FormFlow Serveru. Záložka Adresář je určena ke správě kontaktů – datových schránek a e-mailových i poštovních adres. Je popsána v samostatné dokumentaci Spisová služba – Adresář.

6


Software602 Elektronická spisová služba Záložky Podací deník, Seznam dokumentů, Seznam spisů a Podatelna/výpravna každá umožňují vyhledávání určitých typů záznamů a práci s nimi. Podrobně jsou popsány v dalších kapitolách tohoto dokumentu: Kapitola 8 – Podací deník, Kapitola 9 – Seznam dokumentů, Kapitola 10 – Seznam spisů, Kapitola 11 – Podatelna/výpravna. Záložka Statistiky zobrazuje souhrnné údaje o počtech spravovaných dokumentů a spisů. Popisuje ji kapitola 13 Statistiky. Záložka Fronta je určena ke správě příchozích a odchozích zpráv, které jsou právě na cestě: čekají na odeslání či stažení, nebo se jejich odeslání či stažení z nějakého důvodu nepodařilo. Tuto záložku popisuje kapitola 12 Fronta.

2.2.2.

Formuláře Všechny záznamy, se kterými Elektronická spisová služba pracuje – tedy například poštovní zásilky, dokumenty či spisy – jsou spravovány pomocí formulářů. Tyto formuláře jsou v Elektronické spisové službě uspořádané do složek a dostupné právě na záložce Formuláře.

2.2.2.1.

Strom složek V levé části stránky se zobrazuje strom složek s formuláři, rozdělený na několik sekcí, ve větší pravé části pak vždy najdete obsah konkrétní vybrané složky a další ovládací prvky, umožňující například filtraci nalezených formulářů.

Hlavní část formulářového stromu, uvedená hlavičkou Formuláře, obsahuje stromově uspořádané složky. Každý typ formuláře je v této sekci umístěn v právě jedné složce. Uvnitř složky pak je možné formuláře dále filtrovat, prohlížet seznam existujících formulářů (zpráv, dokumentů) daného typu či pomocí šablony vytvořit formulář nový. Pod hlavičkou Rozpracované najdete konkrétní formuláře, které právě procházejí schvalovacím procesem (viz kapitolu 2.2.2.2 Rozpracované formuláře). Další sekcí formulářového stromu je Archiv, určené pro shromažďování již vyřízených formulářů (viz kapitolu 2.2.2.3 Archiv).

7


Software602 Elektronická spisová služba 2.2.2.2.

Rozpracované formuláře Karta Formuláře obsahuje kromě hlavního formulářového stromu ještě zvláštní sekci Rozpracované. Ta je určena k práci s formuláři, které právě procházejí schvalovacím procesem. Sekce se dále dělí na dvě pevně začleněné podsložky – Moje k vyřízení a V procesu. Klepnutím na některou z těchto složek se zobrazí rozpracované formuláře, které odpovídají charakteru složky. Ve složce Moje k vyřízení jsou obsaženy formuláře čekající na zpracování přihlášeným uživatelem, tedy vámi. Číslo v závorce uvádí počet formulářů v této složce. Ve složce V procesu se zobrazují všechny rozpracované formuláře, ke kterým máte přístupové právo. Zeleně podbarvené jsou ty, které čekají na vaše zpracování, žlutě podbarvené jsou ty, které můžete převzít, ostatní jsou podbarveny standardně bíle.

2.2.2.3.

Archiv Sekce Archiv obsahuje archiv zpráv Elektronické spisové služby včetně jejich obsahu a záznamu následného koloběhu uvnitř organizace. Archivovaný formulář obsahuje všechna data (hlavičku, přílohy, záznamy o proběhnuvším koloběhu) i elektronický podpis uživatele odpovědného za její vyřízení. Data jsou dále k dispozici pro další použití a zpracování.

2.2.2.4.

Obsah složky formulářů Obsah složky vybrané ve stromu vlevo se zobrazí na pravé straně, v hlavní části okna. Nad samotným výpisem obsahu naleznete filtr, který slouží k lepší orientaci ve větším množství dokumentů. Kromě textového vyhledávání obsahuje i seznam voleb, kterými můžete seznam omezit jen na určité typy formulářů – například nevyřízené, schválené a podobně. Seznam těchto voleb závisí na právě zobrazené kartě, mezi kterými můžete přepínat na liště níže.

Formulářové složky jsou navíc rozdělené do tří karet. První z nich – obvykle označená Nový příchozí dokument, Nový spis apod., obsahuje jednu či více šablon formulářů, které můžete použít k vytvoření nového formuláře daného typu. Další kartou jsou pak Rozpracované formuláře, na rozdíl od šablon tedy již konkrétní případy – konkrétní zprávy, dokumenty či spisy, na kterých se právě pracuje. Třetí kartou je pak Archiv, ve kterém najdete opět konkrétní formuláře, ale ty již uzavřené, vyřízené či schválené.

8


Software602 Elektronická spisová služba Přepínat mezi uvedenými kartami v rámci složky můžete pomocí tlačítek na liště umístěné mezi filtrem a samotným seznamem formulářů. Pod lištou je pak umístěný samotný seznam formulářů či šablon, patřících do vybrané složky, a to s přihlédnutím k případným volbám ve filtru. Pokud filtru vyhovuje větší množství formulářů, je jejich seznam rozdělený na více stránek, mezi nimiž můžete listovat. Další podrobnosti o zobrazení seznamu naleznete v uživatelské příručce k Software602 FormFlow Server 5, kapitola 3.2 – Listování seznamem formulářů.

2.3.

Práce s formuláři obecně Každá zpráva v Elektronické spisové službě je fyzicky reprezentována XML formulářem. Ten slouží pro jakoukoliv manipulaci se zprávou – pro její čtení stejně jako pro její vytvoření podle šablony, vyplňování, elektronické podepsání, odeslání, postoupení jinému uživateli atd. S XML formulářem může uživatel pracovat dvěma způsoby. Jedním z nich je nainstalovaná aplikace Software602 Form Filler, kterou si můžete zdarma stáhnout například z firemních stránek Software602 a.s. na adrese http://www.602.cz. Druhou variantou je použití FormApps Serveru: v tom případě se formulář otevírá přímo v internetovém prohlížeči nebo jeho rozšíření. Dostupnost těchto možností závisí na nastavení serveru, v případě nejasností se tedy poraďte se svým administrátorem. Nastavení související se způsobem otevírání formulářů najdete v Uživatelské příručce pro Software602 FormFlow Server, kapitola 7.3 – Nastavení aplikace. Upozornění: V této dokumentaci budou zobrazeny šablony formulářů určené pro Software602 FormApps Server, zobrazované přímo v internetovém prohlížeči. Šablony určené pro Software602 Form Filler se mohou mírně vzhledově lišit, ale jejich funkčnost je totožná.

2.4.

Certifikáty a elektronický podpis Většinu akcí s datovou zprávou potvrzujete svým elektronickým podpisem. Pro vytvoření elektronického podpisu je nutné, abyste měli ve Windows nainstalovaný svůj certifikát, který může být vydán některou z certifikačních autorit (např. PostSignum či První certifikační) nebo vnitřní certifikační autoritou organizace (např. pomocí serveru Windows 2000 a novějších). Po stisknutí tlačítka ve formuláři je nejdříve vytvořen elektronický podpis zprávy a vzápětí se formulář se zprávou odešle do serveru k dalšímu zpracování. Aplikace Software602 Form Filler zobrazuje v panelech Informace o formuláři a Informace o podpisech, jaké podpisy byly k formuláři připojeny.

9



10



3.

Příchozí dokument Příchozím dokumentem se rozumí datová zpráva, zásilka elektronické pošty nebo listovní zpráva. Elektronická spisová služba načte zprávu z datové schránky nebo zásilky elektronické pošty a vloží ji do formuláře. Zpráva je doručena uživateli určenému podle pravidel nastavených pro třídění načtených zpráv. Formulář se zprávou v Elektronické spisové službě podléhá nastavenému koloběhu formulářů mezi jeho uživateli. V rámci koloběhu uživatel svým elektronickým podpisem potvrdí převzetí odpovědnosti za řešení obsahu došlé datové zprávy. Pokud se jedná o příchozí listovní zprávu, obsluha ji zpracuje pomocí skeneru. Následně ji vloží do formuláře Elektronické spisové služby; dále pokračuje koloběh obdobným způsobem jako u zprávy vybrané ze systému datových schránek.

3.1.

Kde najít příchozí dokument

3.1.1.

Nový příchozí dokument Zprávy přicházející elektronickou cestou – ať již prostřednictvím elektronické pošty nebo systému datových schránek – jsou Elektronickou spisovou službou zpracovávány automaticky a do rukou uživatelů přicházejí již v předvyplněné podobě. Odlišný postup je pro listovní zprávy, které je třeba nejprve ručně digitalizovat a vložit do Elektronické spisové služby. To obvykle provádí určený pracovník podatelny.

Pro vytvoření nové příchozí zprávy si v Elektronické spisové službě zobrazte kartu Formuláře, na ní složku Dokumenty příchozí a v ní kartu Nový příchozí dokument. Kliknutím na šablonu Příchozí dokument otevřete formulář nové zprávy a můžete jej začít vyplňovat. Vložte údaje o odesílateli a příjemci, čísla jednací a další údaje z příchozího dokumentu (více k jednotlivým polím formuláře najdete v kapitole 3.2 Popis polí formuláře příchozího dokumentu). Zprávu naskenujte a vložte do sekce Přílohy. Podobný postup můžete použít nejen pro zprávy z klasické pošty, ale i další dokumenty, které jste přijali jinými cestami, například osobním předáním nebo z nesledované e-mailové adresy.

11


Software602 Elektronická spisová služba Vytvořením příchozí zprávy se stáváte osobou, která dokument vyřizuje. Pokud spadá do odpovědnosti někoho jiného, předejte mu dokument podle návodu v kapitole 3.3.2 Převzetí a předání dokumentu.

3.1.2.

Rozpracovaný příchozí dokument K dokumentu, který je již evidován v Elektronické spisové službě, můžete přistupovat několika cestami. Všechny dokumenty (tedy nejen příchozí), s nimiž se právě pracuje, se shromažďují na záložce Formuláře, v sekci Rozpracované. Složka Moje k vyřízení obsahuje ty formuláře, které čekají na vaše zpracování, složka V procesu pak všechny, které jsou zpracovávány a můžete je vidět. Samotné příchozí dokumenty lze vytřídit zobrazením složky Dokumenty příchozí v hlavním formulářovém stromu, a to na kartě Rozpracované příchozí dokumenty. Zde se zobrazí seznam všech příchozích dokumentů, které máte právo vidět. Zeleně podbarvené jsou pak ty zprávy, které vyřizujete nebo se podílíte na jejich koloběhu. Ve všech případech kliknutím na ikonu, kód či jméno dokumentu si otevřete příslušný formulář a můžete dokument začít prohlížet, případně vyplňovat. K vyhledání příchozích (i odchozích) dokumentů můžete použít i karty Podací deník, Seznam dokumentů a Podatelna/Výpravna, které zobrazují i další podrobnosti jednotlivých dokumentů. Více o používání těchto karet najdete v kapitole 8 Podací deník, kapitole 9 Seznam dokumentů a kapitole 10 Seznam spisů.

3.1.3.

Archivovaný příchozí dokument Archivovaný (tedy již vyřízený) dokument je k dispozici ve složce Dokumenty příchozí, a to na kartě Archiv dokumentů. Kromě toho všechny archivované dokumenty naleznete ještě v Archivu, který se také nachází na kartě Formuláře. Konkrétní složka archivu, ve které se dokument nachází, může být nastavena během vyřizování dokumentu a záleží na zvyklostech vaší organizace.

3.2.

Popis polí formuláře příchozího dokumentu Kliknutím na vybraný příchozí dokument zobrazíte jeho formulář. Ten obsahuje veškeré informace o dokumentu, ovládací prvky sloužící k jeho zpracování a jako přílohu také soubor s dokumentem samotným. Pokud byla příchozí zpráva zpracována automaticky, ať již z e-mailové schránky či pocházející ze systému datových schránek, pak budou některá pole formuláře vyplněná předem. Taková pole již není možné dále upravovat. U příchozí listové zásilky či například e-mailové zprávy pocházející z nesledovaného e-mailového účtu je třeba vyplnit všechna pole ručně.

3.2.1.

Záhlaví zprávy Záhlaví zprávy obsahuje základní identifikační údaje a několik dalších ovládacích prvků. Byla-li zpráva předzpracována automaticky, byl jí již přidělen JID (jednoznačný identifikátor dokumentu). V opačném případě se u horního okraje formuláře nachází tlačítko Získat JID, kterým můžete číslo dokumentu přidělit. Jeho formát je předem určený a nastavený administrátorem Elektronické spisové služby. Vedle JID se zobrazuje i č.j. (číslo jednací). To je dokumentu přiděleno automaticky na základě zařazení do spisu.

12



Tlačítkem H zobrazíte historii dokumentu, tedy seznam změn, které v něm proběhly od jeho založení. Historie se začíná zaznamenávat od okamžiku přidělení JID. Tlačítko Zavřít dokument použijte pro momentální ukončení práce s dokumentem. Případné změny předtím nezapomeňte potvrdit tlačítkem Uložit dokument ve spodní části formuláře. Jakmile je dokument zařazen do spisu, zobrazí se v záhlaví tlačítko Zobrazit související dokumenty. Kliknutím na něj si můžete zobrazit jejich seznam. Kromě samotného spisu se v něm objeví například i dokumenty vytvořené jako odpověď. Tlačítkem Workflow zobrazíte či naopak skryjete prvky týkající se koloběhu dokumentu. Jejich popis najdete v kapitolách 3.3.2 Převzetí a předání dokumentu, 3.3.3 Koloběh dokumentu, 3.3.4 Práva k dokumentu a 3.3.5 Kopie dokumentu. V této sekci se dále zobrazují tlačítka týkající se zařazení dokumentu do spisu. Podrobnosti o zařazování do spisu najdete v kapitole 3.3.1 Zařazení do spisu.

3.2.2.

Odesílatel a původce Byla-li zpráva předzpracována automaticky, byly už údaje o odesílateli i původci vyplněny a jsou neměnné. V opačném případě je třeba je doplnit ručně. Pokud je Odesílatel již uložen v adresáři Elektronické spisové služby, vepište do příslušné položky část jeho názvu či jména a stiskněte tlačítko Hledat. Na následujícím řádku se zobrazí počet nalezených záznamů a jejich názvy se doplní do seznamu. Výběrem položky ze seznamu vyplníte všechny údaje, které jsou v adresáři uloženy, a případně je můžete ještě upravit. Podporuje-li formulář vyhledávání pomocí tzv. našeptávače, není třeba použít tlačítko Hledat. Jednoduše do pole zapište část názvu a formulář automaticky nabídne odpovídající záznamy zlokálního adresáře. Není-li odesílatel uložen v adresáři, zvolte v seznamu položku Nová klasická adresa. Zobrazí se prázdná pole, která můžete vyplnit příslušnými údaji. Tlačítkem

Zpět na výběr odesílatele je možné vyplněné údaje zrušit a vrátit se k vyhledávacímu dialogu.

Původcem dokumentu je vaše organizace, tedy příjemce příchozí zprávy. Spravuje-li vaše Elektronická spisová služba dokumenty pro více původců (například pro rozsáhlé organizace, které mají více datových schránek), slouží tato sekce k zobrazení či změně původce, kterého se dokument týká.

3.2.3.

Informace o dokumentu Pokud vám byl dokument předán jiným uživatelem, musíte jej nejprve převzít, a to tlačítkem Potvrdit převzetí dokumentu v záhlaví sekce Informace o dokumentu. Teprve pak je možné s dokumentem dále pracovat. Další informace k tématu najdete v kapitole 3.3.2 Převzetí a předání dokumentu.

13


Software602 Elektronická spisová služba I některé údaje v sekci Informace o dokumentu mohou být vyplněny automaticky. Položka Věc je povinná a bez ní není možné dokument vyřídit a založit do archivu. V řádku Zmocnění je možné uvést konkrétní bod zákona, pokud je to pro dokument významné. K dalším vyplňovaným údajům patří datum a čas Dodání a Doručení. Položka Způsob může upřesňovat způsob odeslání dokumentu – například doporučeně, kurýrem a podobně.

Další údaje lze zobrazit stiskem tlačítka v pravém horním rohu sekce, případně je tlačítkem opět skrýt. Zde naleznete čísla jednací a spisové značky jak odesílatele, tak příjemce, dále pak údaje jako K rukám, doručení Do vlastních rukou a případný zákaz náhradního doručení. V položce Typ dokumentu lze rozlišit, zda jde o elektronický nebo analogový (papírový) dokument. Přítomnost některých položek v této sekci závisí na typu zprávy. Například jde-li o e-mail, obsahuje tato sekce i celý Text zprávy. Naopak pro klasické listovní zprávy se zde uvádějí Podací číslo a Podací pošta.

3.2.4.

Přílohy K formuláři může být přiložena jedna nebo více příloh – souborů, které jsou součástí zprávy. V případě datové zprávy je příloha dokonce povinná. Každá řádka této sekce je věnovaná jedné příloze. Pro přidání nové přílohy stiskněte tlačítko Příloha v řádce, která ještě neobsahuje přílohu, v následujícím dialogu vyberte soubor na disku počítače a potvrďte jej, tím bude přiložen k dokumentu.

Při zpracování formuláře v aplikaci Form Filler nabízí tlačítko Příloha navíc volbu Naskenovat písemnost pro případy, kdy ještě nemáte dokument připravený v odpovídajícím formátu souboru. Volba zobrazí dialog, ve kterém si můžete přílohu připravit. Máte-li k dispozici skenovací zařízení, můžete jej zde přímo použít k vytvoření digitální podoby papírového dokumentu. To ale není jediná možnost. Tento dialog můžete také použít k vytvoření PDF souboru z obrázků (již naskenovaných stránek, ale třeba i fotografií), které máte uložené na disku počítače. Vybrané soubory budou sloučeny do jednoho PDF dokumentu a ten vložen jako příloha do zpracovávaného formuláře.

14


Software602 Elektronická spisová služba Jakmile je soubor vložený, nabízí menu u tlačítka Příloha volby Otevřít přílohu, Uložit přílohu a Odstranit přílohu.

Pro přidání řádku pro novou přílohu stiskněte tlačítko + v některém řádku. Nová položka se zařadí hned pod zvolený řádek. Podobně tlačítkem − vybraný řádek smažete. Tlačítkem

si můžete zobrazit náhled přílohy přímo v prohlížeči vedle formuláře.

Tlačítko slouží k zabezpečení přílohy elektronickým podpisem. Po stisknutí se zobrazí dialog pro výběr podpisového certifikátu. Jeho výběrem a potvrzením bude příloha podepsána. Pokud je některá z příloh podepsána, můžete využít tlačítko Kontrola podpisů pro zjištění informací o podpisu. Tutéž akci hromadně pro všechny přílohy umožňuje tlačítko Kontrola podpisů u všech dokumentů. Tato tlačítka se zobrazují po rozbalení sekce tlačítkem +. Rozbalená sekce (tlačítkem − vpravo) také zobrazuje ke každé příloze položku Popis přílohy, ve které můžete k souboru přiložit stručný doprovodný text. Není-li příloha ve formátu PDF, nabízí formulář tlačítko Konvertovat do PDF pro snadný převod formátu.

Pro zpracování některých typů příloh mohou být nadefinované procesy – automaticky prováděné sledy úkonů, které se často opakují. Příkladem takového procesu je založení nové smlouvy. Je-li k příchozí zprávě přiložen dokument smlouvy, může nastavený proces například založit odpovídající nový formulář, smlouvu k němu přiložit, vyplnit jej pomocí údajů převzatých z formuláře příchozí zprávy a případně provést další úkony podle podnikových zvyklostí. Před spuštěním procesu nejprve zaškrtnutím vyberte, kterých příloh se má týkat. Poté vyberte proces ze seznamu, z dalšího seznamu vyberte způsob jeho spuštění a potvrďte tlačítkem Spustit proces. Pochází-li zpráva z datové schránky, obsahuje formulář kromě příloh i zvláštní sekci pro Originál datové zprávy. Ta umožňuje podobné zacházení jako ostatní přílohy, navíc je vybavena tlačítkem Tisk obálky DS pro vytištění souhrnných údajů o datové zprávě.

15


Software602 Elektronická spisová služba 3.2.5.

Doplňující informace V sekci doplňujících informací můžete dokument zařadit do jedné z přednastavených kategorií. Některé z kategorií mohou mít předepsanou lhůtu na vyřízení, která se pak bude na dokument vztahovat. Vyprší-li lhůta, aniž by byl dokument vyřízen, spisová služba na to upozorní určenou osobu zasláním e-mailové zprávy. Podle nastavení mohou být podobná upozornění odesílána opakovaně v určených intervalech před vypršením lhůty. Dále je zde možné evidovat počet listů fyzického dokumentu, případně počet listů fyzických příloh. Tyto položky se zobrazí po rozšíření sekce tlačítkem +.

3.2.6.

Komentáře k dokumentu V sekci Komentáře k dokumentu můžete přiložit svůj vlastní komentář a případně ho doprovodit přílohou, tedy vloženým souborem. K tomu slouží tlačítko Příloha. Komentář či jeho změnu uložte stiskem tlačítka Uložit komentáře. Dále si v této sekci můžete prohlédnout komentáře ostatních uživatelů, kteří se na dokumentu podíleli v rámci koloběhu, a případně si stáhnout jejich přílohy.

3.2.7.

Zpracování dokumentu Sekce Vyřízení dokumentu shrnuje informace týkající se samotného procesu zpracování. Údaj o datu vytvoření dokumentu a osobě, která jej vytvořila, je neměnný. Podobně i osoba, která Dokument vyřizuje, je převzata z vlastností dokumentu a pole nelze změnit přímo, pouze předáním dokumentu. Způsob vyřízení dokumentu je položka vybíraná ze seznamu – chcete-li jej upravit, stiskněte tlačítko . Obdobně lze upravit i Spisový znak, což je kód kategorie dokumentu podle podnikového číselníku. Textový popis spisového znaku se zobrazuje v poli na následujícím řádku. Ze spisového znaku vyplývá i Skartační znak a Skartační lhůta, které určují, zda se bude dokument v budoucnu archivovat či skartovat. Okamžik, od kterého se počítá skartační lhůta, můžete určit v poli Spouštěcí událost. Složka archivu dokumentů určuje, ve které složce archivu Elektronické spisové služby bude dokument po archivaci uložen. Do polí Uložení fyzického dokumentu a Poznámka o vyřízení můžete podle potřeby zapsat libovolný text.

16



3.3.

Postup práce s příchozím dokumentem Příchozí dokument můžeme považovat za určitý úkol, který je třeba zpracovat, vyřídit aněkterým z určených způsobů uzavřít. Ke zpracování je vždy určena jedna osoba, která za dokument odpovídá a svým podpisem stvrzuje, že zpracování proběhlo podle standardů organizace. Tato kapitola shrnuje úkony, které můžete na dokumentu provést.

3.3.1.

Zařazení do spisu Každý dokument musí být zařazen do nějakého spisu. K tomu můžete přistoupit ve chvíli, kdy má přiděleno JID (viz kapitolu 3.2.1 Záhlaví zprávy). Příslušná tlačítka Vložit do spisu či Založit nový spis naleznete v záhlaví formuláře. Je-li dokument již vložen do spisu, další tlačítko umožňuje si v tomto místě rovnou Zobrazit spis. Stiskem tlačítka Vložit do spisu zobrazíte několik polí sloužících k vyhledání příslušného spisu. Hledat lze podle názvu spisu, subjektu či čísla jednacího a můžete omezit hledání pouze na své vlastní spisy. Vyplňte některá z polí a poté stiskněte tlačítko : nalezené spisy se doplní do seznamu pod vyhledávacími poli. Kliknutím na vybranou položku zařadíte dokument do určeného spisu. Tlačítkem můžete vyhledávání uzavřít bez přiřazení.

Tlačítkem Založit nový spis je automaticky vytvořen nový spis a dokument do něj rovnou zařazen.

3.3.2.

Převzetí a předání dokumentu Osoba odpovědná za vyřízení může být určena při automatickém zpracování příchozího dokumentu, případně ručně podatelnou. Převzetí dokumentu je třeba nejprve potvrdit tlačítkem Potvrdit převzetí v sekci Informace o dokumentu, teprve poté můžete začít dokument vyřizovat.

Nechcete-li dokument převzít, stiskněte tlačítko Odmítnout převzetí. Elektronická spisová služba dokument vrátí předchozí vyřizující osobě, případně na podatelnu, kde bude znovu někomu přidělen. Dokument tak může být postupně nabídnut více uživatelům, než jej někdo převezme. Po převzetí dokumentu se zde nadále zobrazuje tlačítko Zrušit převzetí, kterým můžete dokument vrátit i dodatečně. Pokud již dokument vyřizujete a je zařazen do spisu, můžete jej předat k vyřízení jiné osobě. K tomu slouží sekce Předat dokument, kterou si můžete zobrazit v horní části formuláře tlačítkem Workflow. Sekce Předat dokument obsahuje dvě pole. Nejprve v poli Vyhledat uživatele zadejte jeho jméno (nebo část) a stiskněte tlačítko . Vyhledaní uživatelé se doplní do seznamu v poli Uživatel. Zde vyberte, komu má být dokument předán, a akci potvrďte tlačítkem Předat dokument.

17


Software602 Elektronická spisová služba Vybraný uživatel bude o předání informován a opět jej musí potvrdit. Tím převezme odpovědnost za vyřízení dokumentu. Pokud převzetí odmítne, dokument vám bude vrácen k vyřízení. POZOR! Předáním dokumentu odevzdáváte trvale veškerou odpovědnost za jeho vyřízení. Pokud chcete dokument předložit k doplnění či vyjádření jinému uživateli a poté pokračovat v jeho vyřizování, použijte koloběh v sekci Cesta dokumentu k vyjádření, který je popsán v kapitole 3.3.3 Koloběh dokumentu.

3.3.3.

Koloběh dokumentu Přestože osoba odpovědná za vyřízení dokumentu je v každém okamžiku jediná, na jeho vyřízení jich může postupně pracovat více. Toho docílíte sestavením koloběhu, v rámci kterého je dokument postupně předložen k vyjádření určeným osobám. K tomu ve formuláři slouží sekce Cesta dokumentu. Zobrazte ji kliknutím na tlačítko Workflow v horní části formuláře a poté přepnutím na záložku Cesta dokumentu.

Nejprve v horní části sekce vyhledejte uživatele, kterým má být dokument předán k vyjádření. Zadejte jeho jméno (nebo část) do pole Vyhledat uživatele a stiskněte tlačítko . Vyhledaní uživatelé se tím doplní do pole Uživatel. Poté v položce Uživatel vyberte, komu má být dokument předán. Do položky Komentář můžete doplnit informaci, kterou si dotyčný uživatel poté u dokumentu přečte.

Dokument může tímto způsobem projít rukama více osob. Podle potřeby tedy přidejte tlačítkem + další položky seznamu a vyberte další uživatele, kterým má být dokument postupně předán. Tlačítko − použijte případně pro vymazání nepotřebné položky. Jakmile je koloběh naplánovaný, tlačítkem Zahájit koloběh odešlete dokument prvnímu ze seznamu uživatelů. Tomu se nyní bude dokument zobrazovat ve složce K vyřízení a bude s ním moci manipulovat, tedy například doplnit některé údaje, připomínkovat, vložit vlastní komentář či přílohu. Poté dokument předá další osobě ze seznamu pomocí tlačítka Postoupit dalšímu. Pokud při vyřizování zjistí, že dokumentu něco schází, má možnost jej vrátit zpět osobě, která jej zpracovávala před ním. Ktomu slouží tlačítko Vrátit předchozímu. Jiným způsobem ale do koloběhu zasahovat nemůže. Zelené značky vpravo od polí se jmény uživatelů naznačují průběh koloběhu: uživatel označený k dokumentu vyjádřil, uživatel se značkou

18

jej má právě na stole.


se již


Až dokument projde vyjádřením všech určených osob, vrátí se k osobě odpovědné za vyřízení. V průběhu koloběhu může vyřizující osoba také koloběh přerušit a tlačítkem Převzít formulář dokument přesunout zpět na svůj stůl. Poté může pokračovat ve vyřizování, nebo například změnit či vytvořit nový koloběh.

3.3.4.

Práva k dokumentu V této sekci můžete určit seznam uživatelů, kterým bude umožněno dokument pouze prohlížet, bez jakýchkoli zásahů do jeho vyřizování. Stejně jako předchozí sekce i tuto zobrazíte tlačítkem Workflow a poté kliknutím na ouško záložky. Nejprve v horní části sekce vyhledejte požadovaného uživatele zadáním jeho jména (nebo části) a stisknutím tlačítka . Vyhledaní uživatelé se tím doplní do seznamu v poli Uživatel. Poté v položce Uživatel vyberte, komu má být přiděleno právo prohlížet dokument. Tlačítkem + můžete přidat další položku Uživatel a v ní zvolit další osobu. Změny uložte tlačítkem Nastavit práva.

Pokud již byla uživateli práva přidělena, můžete rozhodnutí zrušit, a to zatržením položky Odebrat. Změnu opět potvrďte tlačítkem Nastavit práva.

3.3.5.

Kopie dokumentu V některých situacích může být praktické vytvořit kopii dokumentu, tedy zcela nový dokument s vlastním číslem jednacím a JID, jehož obsah je totožný s již existujícím dokumentem. K tomu můžete využít sekce Kopie dokumentu. Stejně jako předchozí sekce i tuto zobrazíte tlačítkem Workflow a poté kliknutím na ouško záložky. Pole Vyhledat uživatele slouží, stejně jako v předchozích sekcích, k naplnění seznamu níže. V poli Uživatel pak vyberte, kdo má být autorem nově vytvořeného dokumentu, tedy mu bude předán k vyřízení. Tlačítkem + můžete přidat další řádky a tím vytvořit několik kopií současně.

19


Software602 Elektronická spisová služba Po stisknutí tlačítka Kopírovat je vytvořena (či jsou vytvořeny) kopie dokumentu a zobrazí se zvoleným uživatelům Spisové služby v sekci K vyřízení.

3.3.6.

Vyřízení dokumentu Vyřízením dokumentu se rozumí jeho úplné zpracování, uzavření a následné uložení do archivu. Způsob vyřízení závisí na obsahu dokumentu a zvyklostech organizace – některé zprávy stačí vzít na vědomí, jiné projdou schvalovacím procesem nebo jsou vyřízeny podpisem odpovědné osoby. Za vyřízení je vždy odpovědná osoba uvedená v položce Dokument vyřizuje. Tato osoba má jako jediná právo dokument označit jako vyřízený – tím zároveň přebírá odpovědnost za správnost dokumentu a za to, že byly provedeny veškeré náležitosti. Pokud chcete přenechat vyřizování dokumentu jiné osobě, dokument jí předejte (viz kapitolu 3.3.2 Převzetí a předání dokumentu). Má-li dokument všechny náležitosti, stiskněte tlačítko Vyřídit umístěné na konci formuláře. Pokud formulář vyžaduje elektronický podpis, přiložte ho v následujícím dialogu. Tím je dokument označen jako vyřízený a v Elektronické spisové službě přesunut do archivu. Pokud se k němu budete chtít ještě vrátit, najdete ho v příslušné složce Archivu (té, která byla uvedena v příslušné položce sekce Vyřízení dokumentu) i v kartě Archiv dokumentů složky Dokumenty příchozí.

3.3.7.

Další práce s dokumentem

3.3.7.1.

Uložení Pokud v dokumentu provedete jakékoliv úpravy, uložte jej pomocí tlačítka Uložit dokument ve spodní části formuláře. Tím se změny přenesou na server Elektronické spisové služby.

3.3.7.2.

Storno Pokud byl dokument vytvořen omylem (například zbytečná duplicita) a nemá smysl jej vyřizovat, můžete jej stornovat. Bylo-li mu již přiřazeno číslo jednací a JID, zůstane o něm i nadále záznam v Elektronické spisové službě, spolu s poznámkou, že dokument byl stornován. Chcete-li dokument stornovat, klikněte ve spodní části formuláře na tlačítko Storno. Formulář se doplní o pole Důvod stornování, kde můžete přesněji vysvětlit své rozhodnutí. Pokračujte stiskem tlačítka Stornovat. Pokud formulář vyžaduje potvrzení elektronickým podpisem, zobrazí nejprve dialog pro jeho vložení a poté je dokument stornován.

20



3.3.7.3.

Odpověď Pokud je na zprávu tvořící dokument potřeba odpovědět, zvolte jedno z tlačítek Vytvořit odpověď či Vyřídit a odpověď. Zvolíte-li první, bude vytvořena nová odchozí zpráva podle údajů z této příchozí a původní dokument to nijak neovlivní. V případě druhé volby nejprve proběhne standardní vyřízení dokumentu včetně přiložení elektronického podpisu. Teprve poté bude podle údajů z dokumentu vytvořena nová odchozí zpráva.

3.3.7.4.

Předat jiné datové schránce Pochází-li dokument z datové schránky, je zde k dispozici i volba Předat jiné DS, například pro případy, kdy byla zpráva omylem doručena nesprávnému adresátovi. I v tomto případě jsou k dispozici dvě tlačítka, přičemž druhé, Předat jiné DS a vyřídit, zároveň s vytvořením odchozí zprávy provede i úkony nutné pro vyřízení dokumentu.

3.3.8.

Práce s vyřízeným dokumentem Vyřízený dokument můžete prohlížet – najdete jej v archivu (viz kapitolu 3.1.3 Archivovaný příchozí dokument). Může se stát, že dokument je potřeba i po uzavření ještě upravit. V takovém případě může vyřizující osoba odebrat svůj podpis stisknutím tlačítka Uzavřený dokument znovu otevřít. Tím se dokument přesune mezi Rozpracované a dále je možné s ním pracovat jako s rozpracovaným.

21



4.

Odchozí dokument Novou zprávu vytvoříte vyplněním formuláře, jehož šablona je umístěna ve větvi Dokumenty vlastní/odchozí, v kartě Nový dokument. Nová zpráva může být určena do systému datových schránek, pro e-mail i klasickou listovní poštu. Stejný formulář se použije i pro vytvoření tzv. vlastního dokumentu, který nebude odeslán žádnému adresátovi, ale jde o vnitřní dokument organizace. Formulář nového dokumentu obvykle podléhá koloběhu formulářů, čímž se elektronickými podpisy zajistí převzetí odpovědnosti za obsah zprávy a za její skutečné odeslání. Po schválení, tedy po přiložení elektronického podpisu odpovědné osoby, Elektronická spisová služba zprávu odešle a archivuje. Pokud je povolena funkce Výpravny, pak v případě listovních zásilek přebírá odpovědnost za vypravení (tisk, vložení do obálky a odeslání) zvolený uživatel („pracovník výpravny“), který po skutečném odeslání dopisu datum odeslání nastaví ve formuláři.

4.1.

Kde najít odchozí dokument

4.1.1.

Vytvoření nového odchozího dokumentu Pro vytvoření nového odchozího dokumentu v Elektronické spisové službě přejděte na záložku Formuláře, otevřete složku Dokumenty vlastní/odchozí a v ní kartu Nový dokument. Na této kartě může být jedna nebo více šablon pro vytváření nových datových nebo listovních zpráv.

Kliknutím na šablonu formuláře otevřete nový formulář a můžete jej začít vyplňovat. V tu chvíli se stáváte osobou odpovědnou za vyřízení dokumentu. Nový odchozí dokument může být také vytvořen automaticky systémem, například jako odpověď na příchozí dokument. V takovém případě jej přidělená odpovědná osoba nalezne ve složce Moje k vyřízení.

22



Rozpracované odchozí dokumenty Novou zprávu může založit i jiná osoba a dokument vám následně předat. Takové zprávy najdete ve složce Moje k vyřízení. Převezmete-li dokument, stáváte se také osobou odpovědnou za jeho vyřízení. Některé dokumenty vám může jiná osoba v průběhu vyřizování předložit k vyjádření. I ty najdete ve složce Moje k vyřízení. V takovém případě pouze připojíte, co je třeba – například podpis či komentář – a Elektronická spisová služba zprávu předá zpět vyřizující osobě nebo dalšímu uživateli k vyjádření. K rozpracovaným odchozím dokumentům můžete přistupovat i ve složce Dokumenty vlastní / odchozí. Ve složce přejděte na kartu Rozpracované dokumenty a zobrazí se seznam všech odchozích dokumentů, které se právě zpracovávají a máte právo je vidět. Položky podbarvené zelenou barvou jsou ty zprávy, které vyřizujete nebo se podílíte na jejich koloběhu. K vyhledání odchozích (i příchozích) dokumentů můžete použít i karty Podací deník, Seznam dokumentů a Podatelna/Výpravna, které zobrazují i další podrobnosti jednotlivých dokumentů. Více o používání těchto karet najdete v kapitole 8 Podací deník, kapitole 9 Seznam dokumentů a kapitole 11 Podatelna/výpravna.

4.1.3.

Archivované odchozí či vlastní dokumenty Archivovaný (tedy již vyřízený) dokument je k dispozici ve složce Dokumenty vlastní / odchozí, a to na kartě Archiv dokumentů. Kromě toho všechny archivované dokumenty naleznete ještě v Archivu, který se také nachází na kartě Formuláře. Konkrétní složka archivu, ve které se dokument nachází, může být nastavena během vyřizování dokumentu a záleží na zvyklostech vaší organizace.

4.2.

Popis polí formuláře odchozí zprávy

4.2.1.

Záhlaví zprávy Záhlaví zprávy obsahuje základní identifikační údaje a několik dalších ovládacích prvků. Dvojice ikon zcela vlevo slouží k přepínání formuláře mezi odchozím dokumentem a dokumentem určeným pro vlastní potřeby organizace, tedy takovým, který se nebude odesílat a neobsahuje sekci pro určení příjemců. Větší z ikon vždy zobrazuje aktuální typ dokumentu, kliknutím na menší přepnete dokument na druhou variantu.

Ke zpracování v Elektronické spisové službě je vyžadováno č.j. (číslo jednací) a JID (jednoznačný identifikátor dokumentu). Tyto údaje se zobrazují v záhlaví zprávy. K přidělení JID slouží tlačítko Získat JID. Jakmile je přiděleno, můžete dokument vložit do spisu, čímž mu bude automaticky přiděleno i číslo jednací. Formát těchto čísel je předem určený a nastavený administrátorem Elektronické spisové služby.

Tlačítkem H zobrazíte historii dokumentu, tedy seznam změn, které v něm proběhly od jeho založení. Historie se začíná zaznamenávat od okamžiku přidělení JID.

23


Software602 Elektronická spisová služba Tlačítko Zavřít dokument použijte pro momentální ukončení práce s dokumentem. Případné změny předtím nezapomeňte potvrdit tlačítkem Uložit dokument ve spodní části formuláře. Jakmile byl dokument zařazen do spisu, zobrazí se v záhlaví tlačítko Související dokumenty. Kliknutím na tlačítko zobrazíte jejich seznam. Kromě samotného spisu se v něm objeví například i dokumenty vytvořené jako odpověď. Tlačítkem Workflow zobrazíte či naopak skryjete prvky týkající se koloběhu dokumentu. Jejich popis najdete v kapitolách 4.3.2 Předání a převzetí dokumentu, 4.3.3 Koloběh dokumentu, 4.3.4 Práva k dokumentu a 4.3.5 Kopie dokumentu. V této sekci se dále zobrazují tlačítka pro zařazení dokumentu do spisu. (Podrobnosti najdete vkapitole 4.3.1 Zařazení do spisu.)

4.2.2.

Odesílatel (původce) a příjemce Odesílatelem a tedy i původcem zprávy je vaše organizace. Pokud například spravujete více datových schránek, pak zde můžete mít na výběr z více původců. V tom případě v této sekci vyberte, kterého původce se odesílaný dokument týká. Navíc můžete vyplnit údaje o konkrétní organizační jednotce.

Dokument může být určený i většímu množství příjemců, jejichž seznam se sestavuje v následující sekci. Rozsah zadávaných údajů závisí také na tom, jakým způsobem má být zpráva odeslána: zda pomocí datové schránky, e-mailem nebo klasickou listovní poštou. Tyto varianty lze i kombinovat, tedy pro každého příjemce zvolit jinou doručovací metodu. Formulář pro vyhledávání příjemců pracuje se dvěma zdroji adres: především s lokálním adresářem, do kterého se ukládají klasické poštovní i e-mailové adresy kontaktů a také ID datových schránek těch subjektů, se kterými již Elektronická spisová služba komunikovala. Kromě toho formulář umožňuje přímo vyhledávat v aktuální databázi systému datových schránek. Tu je nutné použít vždy, když chcete odeslat zprávu do nové datové schránky, tedy takové, od níž jste ještě nepřijali žádnou datovou zprávu. Než začnete vyhledávat, zvolte zaškrtnutím příslušné položky, kde mají být záznamy vyhledávány. Volba Hledat v lokálním adresáři dále umožňuje rozlišit typ vyhledávaných adres: volba jen DS bude vyhledávat jen uložené adresy datových schránek, zatímco varianta jen klasické adresy nabídne poštovní a e-mailové adresy z adresáře. Varianta DS i klasické adresy prohledává všechny záznamy v lokálním adresáři.

Pro vyhledávání v lokálním adresáři (ať už kterékoli variantě) zadejte do pole vpravo název nebo část názvu požadovaného příjemce a stiskněte tlačítko Hledat. Odpovídající záznamy se doplní do seznamu Příjemce, ve kterém můžete zvolit hledanou položku. Tím se zobrazí údaje z adresáře. Pokud jsou u daného příjemce k dispozici adresní údaje pro více způsobů doručení, můžete mezi nimi přepínat pomocí tlačítek (klasická poštovní zásilka), (elektronická pošta) či (poštovní datová zpráva). Údaje zde můžete i doplnit či upravit a v případě klasické poštovní zásilky navíc upřesnit údaje o doručení.

24


Software602 Elektronická spisová služba Podporuje-li formulář vyhledávání pomocí tzv. našeptávače, není třeba použít tlačítko Hledat. Jednoduše do pole zapište část názvu a formulář automaticky nabídne odpovídající záznamy zlokálního adresáře. Tlačítkem Přidat příjemce vložíte adresu do seznamu příjemců. Tlačítko Odebrat příjemce použijte pro návrat k vyhledávacímu dialogu a kdykoli později také k odebrání již vloženého příjemce. Volba Hledat v systému DS je určena pro hledání přímo ve veřejném adresáři datových schránek a zobrazuje vyhledávací dialog podobný jako přímo v systému DS. Vyplňte potřebné údaje a vyhledávání spusťte tlačítkem Hledat. Pro návrat k ostatním typům hledání přepněte na pole Hledat v lokálním adresáři.

Pokud není příjemce ani v jednom z adresářů, použijte tlačítko Vytvořit adresu příjemce pro zadání zcela nové adresy. Po uložení bude nadále k dispozici v lokálním adresáři. Při odesílání zprávy klasickou poštovní zásilkou je možné zvolit, zda ji doručovat přes výpravnu. V takovém případě se zpráva nepovažuje za odeslanou ihned, ale je předána výpravně – speciálnímu pracovišti, které je odpovědné za vytvoření fyzické zásilky a její odnesení na poštu (či předání kurýrovi apod.). Teprve pak je dokument označen jako odeslaný, doplněn o datum skutečného odeslání a archivován. V případě volby bez výpravny je dokument považován za odeslaný ihned a předpokládá se, že uživatel odpovědný za jeho vyřízení se postará i o vypravení. K přípravě listovních zásilek můžete využít tlačítko Tisk klasických poštovních adres, které připraví arch s adresami příjemců pro vylepení na obálky.

4.2.3.

Informace o dokumentu Pokud vám byl dokument předán jiným uživatelem, musíte jej nejprve převzít, a to tlačítkem Potvrdit převzetí dokumentu v záhlaví sekce Informace o dokumentu. Teprve pak je možné s dokumentem dále pracovat. Další informace k předávání najdete v kapitole 4.3.2 Předání a převzetí dokumentu. Položka Věc je povinná a bez ní není možné dokument odeslat. Na dalších řádcích je možné vyplnit čísla jednací a spisové značky jak odesílatele, tak příjemce, dále pak údaje jako K rukám, doručení Do vlastních rukou a případný zákaz náhradního doručení.

25


Software602 Elektronická spisová služba Do pole Poznámka můžete vložit libovolný text. Jde-li o e-mail, obsahuje tato sekce i pole pro celý Text e-mailové zprávy.

4.2.4.

Přílohy K formuláři může být přiložena jedna nebo více příloh – souborů, které jsou součástí zprávy. V případě datové zprávy je příloha dokonce povinná. Každá řádka této sekce je věnovaná jedné příloze. Pro přidání nové přílohy stiskněte tlačítko Příloha v řádce, která ještě neobsahuje přílohu, a zvolte položku Vložit písemnost. V následujícím dialogu vyberte soubor na disku počítače a potvrďte jej, tím bude přiložen k dokumentu.


Jakmile je soubor vložený, nabízí menu u tlačítka Příloha volby Otevřít přílohu, Uložit přílohu a Odstranit přílohu. Pro přidání řádku pro novou přílohu stiskněte tlačítko + v některém řádku. Nová položka se zařadí hned pod zvolený řádek. Podobně tlačítkem − vybraný řádek smažete. Tlačítkem


Tlačítko slouží k zabezpečení přílohy elektronickým podpisem. Po stisknutí se zobrazí dialog pro výběr podpisového certifikátu. Jeho výběrem a potvrzením bude příloha podepsána.

26


Software602 Elektronická spisová služba Pokud je některá z příloh podepsána, můžete využít tlačítko Kontrola podpisů pro zjištění informací o podpisu. Tutéž akci hromadně pro všechny přílohy umožňuje tlačítko Kontrola podpisů u všech dokumentů. Tato tlačítka se zobrazují po rozbalení sekce tlačítkem +. Rozbalená sekce (tlačítkem − vpravo) také zobrazuje ke každé příloze položku Popis přílohy, ve které můžete k souboru přiložit stručný doprovodný text.

4.2.5.

Doplňující informace V sekci doplňujících informací můžete dokument zařadit do jedné z přednastavených kategorií. Dále je zde možné evidovat počet listů fyzického dokumentu, případně počet fyzických příloh. Tyto údaje se zobrazují po rozbalení sekce tlačítkem +.

4.2.6.

Komentáře k dokumentu V sekci Komentáře k dokumentu můžete přiložit svůj vlastní komentář a případně ho doprovodit přílohou, tedy vloženým souborem. K tomu slouží tlačítko Příloha. Komentář či jeho změnu uložte stiskem tlačítka Uložit komentáře. Dále si v této sekci můžete prohlédnout komentáře ostatních uživatelů, kteří se na dokumentu podíleli v rámci koloběhu, a případně si stáhnout jejich přílohy.

4.2.7.

Zpracování dokumentu Sekce Vyřízení dokumentu shrnuje informace týkající se samotného procesu zpracování. Údaj o datu vytvoření dokumentu a osobě, která jej vytvořila, je neměnný. Podobně i osoba, která Dokument vyřizuje, je převzata z vlastností dokumentu a pole nelze změnit přímo, pouze předáním dokumentu (to popisuje kapitola 4.3.2 Předání a převzetí dokumentu). Způsob vyřízení dokumentu je položka vybíraná ze seznamu – chcete-li jej upravit, stiskněte tlačítko . Obdobně lze upravit i Spisový znak, což je kód kategorie dokumentu podle podnikového číselníku. Textový popis spisového znaku se zobrazuje v sousedním poli. Ze spisového znaku vyplývá i Skartační znak a Skartační lhůta, které určují, zda se bude dokument v budoucnu archivovat či skartovat. Okamžik, od kterého se počítá skartační lhůta, můžete určit v poli Spouštěcí událost. Složka archivu dokumentů určuje, ve které složce archivu Elektronické spisové služby bude dokument po archivaci uložen. Do polí Uložení fyzického dokumentu a Poznámka o vyřízení můžete podle potřeby zapsat libovolný text.

27



4.3.

Postup práce s odchozím či vlastním dokumentem Odchozím dokumentem může být jakákoli zpráva či zásilka určená jiným subjektům (zákazníkům, dodavatelům, úřadům apod.). Stejný formulář lze použít i pro vlastní dokumenty, tedy takové, které nebudou odesílány, ale pouze zpracovány a uloženy v archivu Elektronické spisové služby. Stejně jako v případě příchozích dokumentů je vždy jedna osoba odpovědná za přípravu a zpracování dokumentu a stvrzuje, že výsledná podoba dokumentu obsahuje vše potřebné. Teprve pak je zpráva odeslána příjemci či příjemcům a archivována. Tato kapitola shrnuje úkony, které můžete použít k přípravě dokumentu.

4.3.1.

Zařazení do spisu Každý dokument musí být zařazen do nějakého spisu. K tomu můžete přistoupit ve chvíli, kdy má přiděleno JID (viz kapitolu 4.2.1 Záhlaví zprávy). Tlačítka Vložit do spisu či Založit nový spis naleznete v záhlaví formuláře. Je-li dokument již vložen do spisu, tlačítko Zobrazit spis umožňuje rovnou zobrazit příslušný formulář. Stiskem tlačítka Vložit do spisu zobrazíte několik polí sloužících k vyhledání příslušného spisu. Hledat lze podle názvu spisu, subjektu či čísla jednacího a můžete omezit hledání pouze na své vlastní spisy. Vyplňte některá z polí a poté stiskněte tlačítko : nalezené spisy se doplní do seznamu pod vyhledávacími poli. Kliknutím na vybranou položku zařadíte dokument do určeného spisu. Tlačítkem můžete vyhledávání uzavřít bez přiřazení.

Tlačítkem Založit nový spis je automaticky vytvořen nový spis a dokument do něj rovnou zařazen.

4.3.2.

Předání a převzetí dokumentu Osoba, která vytvořila první verzi dokumentu, je automaticky odpovědná za jeho vyřízení. Tuto roli je ale možné předat jiné osobě. Aby bylo předání platné, musí jej příjemce potvrdit. Chcete-li předat dokument k vyřízení jiné osobě, použijte sekci Předat dokument, kterou si zobrazíte tlačítkem Workflow v záhlaví formuláře. Předávaný dokument už musí být zařazený do spisu. Nejprve v poli Vyhledat uživatele zadejte jeho jméno (nebo část) a stiskněte tlačítko .

Poté v poli Uživatel vyberte, komu chcete dokument předat, a výběr potvrďte tlačítkem Předat dokument. Vybraný uživatel bude o převzetí informován a musí jej potvrdit. Tím převezme odpovědnost za vyřízení dokumentu. Pokud převzetí odmítne, dokument vám bude vrácen k vyřízení. Pokud vám někdo předal dokument k vyřízení, naleznete jej v Elektronické spisové službě ve složce Moje k vyřízení. Otevřete formulář dokumentu a nalistujte sekci Informace o dokumentu. V jeho záhlaví se nyní zobrazuje tlačítko Potvrdit převzetí. Teprve stisknutím tlačítka se zpřístupní další funkce pro ovládání dokumentu. Tímto okamžikem jste převzali odpovědnost za dokument a můžete jej začít vyřizovat.

28



Nechcete-li dokument převzít, stiskněte tlačítko Odmítnout převzetí. Elektronická spisová služba dokument vrátí předchozí vyřizující osobě. POZOR! Předáním dokumentu odevzdáváte trvale veškerou odpovědnost za jeho vyřízení. Pokud chcete dokument předložit k doplnění či vyjádření jinému uživateli a poté pokračovat v jeho vyřizování, použijte koloběh v sekci Cesta dokumentu k vyjádření, který je popsán v kapitole 4.3.3 Koloběh dokumentu.

4.3.3.

Koloběh dokumentu Přestože osoba odpovědná za vyřízení dokumentu je v každém okamžiku jediná, na jeho vyřízení jich může postupně pracovat více. Toho docílíte sestavením koloběhu, v rámci kterého je dokument postupně předložen k vyjádření určeným osobám. K tomu ve formuláři slouží sekce Cesta dokumentu. Zobrazte ji kliknutím na tlačítko Workflow v horní části formuláře a poté přepnutím na záložku Cesta dokumentu. Nejprve v horní části sekce vyhledejte uživatele, kterým má být dokument předán k vyjádření. Zadejte jeho jméno (nebo část) do pole Vyhledat uživatele a stiskněte tlačítko . Vyhledaní uživatelé se tím doplní do pole Uživatel. Poté v položce Uživatel vyberte, komu má být dokument předán. Do položky Komentář můžete doplnit informaci, kterou si dotyčný uživatel poté u dokumentu přečte.

Dokument může tímto způsobem projít rukama více osob. Podle potřeby tedy přidejte tlačítkem + další položky seznamu a vyberte další uživatele, kterým má být dokument postupně předán. Tlačítko − použijte případně pro vymazání nepotřebné položky. Jakmile je koloběh naplánovaný, tlačítkem Zahájit koloběh odešlete dokument prvnímu ze seznamu uživatelů. Tomu se nyní bude dokument zobrazovat ve složce K vyřízení a bude s ním moci manipulovat, tedy například doplnit některé údaje, připomínkovat, vložit vlastní komentář. Poté dokument předá další osobě ze seznamu pomocí tlačítka Postoupit dalšímu. Pokud při vyřizování zjistí, že dokumentu něco schází, má možnost jej vrátit zpět osobě, která jej zpracovávala před ním. K tomu slouží tlačítko Vrátit předchozímu. Jiným způsobem ale do koloběhu zasahovat nemůže. Zelené značky vpravo od polí se jmény uživatelů naznačují průběh koloběhu: uživatel označený k dokumentu vyjádřil, uživatel se značkou

29



se již


Až dokument projde vyjádřením všech určených osob, vrátí se k osobě odpovědné za vyřízení. V průběhu koloběhu může vyřizující osoba také koloběh přerušit a tlačítkem Převzít formulář dokument přesunout zpět na svůj stůl. Poté může pokračovat ve vyřizování, nebo například změnit či vytvořit nový koloběh.

4.3.4.

Práva k dokumentu V této sekci můžete určit seznam uživatelů, kterým bude umožněno dokument pouze prohlížet, bez jakýchkoli zásahů do jeho vyřizování. Stejně jako předchozí sekce i tuto zobrazíte tlačítkem Workflow a poté kliknutím na ouško záložky. Nejprve v horní části sekce vyhledejte požadovaného uživatele zadáním jeho jména (nebo části) a stisknutím tlačítka . Vyhledaní uživatelé se tím doplní do seznamu v poli Uživatel. Poté v položce Uživatel vyberte, komu má být přiděleno právo prohlížet dokument. Tlačítkem + můžete přidat další položku Uživatel a v ní zvolit další osobu. Změny uložte tlačítkem Nastavit práva.

Pokud již byla uživateli práva přidělena, můžete rozhodnutí zrušit, a to zatržením položky Odebrat. Změnu opět potvrďte tlačítkem Nastavit práva.

4.3.5.

Kopie dokumentu V některých situacích může být praktické vytvořit kopii dokumentu, tedy zcela nový dokument svlastním číslem jednacím a JID, jehož obsah je totožný s již existujícím dokumentem. K tomu můžete využít sekce Kopie dokumentu. Stejně jako předchozí sekce i tuto zobrazíte tlačítkem Workflow a poté kliknutím na ouško záložky. Pole Vyhledat uživatele slouží, stejně jako v předchozích sekcích, k naplnění seznamu níže. V poli Uživatel pak vyberte, kdo má být autorem (zpracovatelem) nově vytvořeného dokumentu. Tlačítkem + můžete přidat další řádky a tím vytvořit několik kopií současně. Po stisknutí tlačítka Kopírovat je vytvořena (či jsou vytvořeny) kopie dokumentu a zobrazí se vybraným uživatelům Elektronické spisové služby v sekci K vyřízení.

30



4.3.6.

Vyřízení dokumentu Vyřízením dokumentu se rozumí jeho úplné zpracování, odeslání (jde-li o odchozí dokument) a následné uložení do archivu. Za vyřízení je vždy odpovědná osoba uvedená v položce Dokument vyřizuje. Tato osoba má jako jediná právo dokument elektronicky podepsat, odeslat a uložit do archivu – tím zároveň přebírá odpovědnost za správnost a úplnost dokumentu a za to, že byly provedeny veškeré náležitosti. Pokud chcete přenechat vyřizování dokumentu jiné osobě, dokument jí předejte (viz kapitolu 4.3.2 Předání a převzetí dokumentu). Má-li dokument všechny náležitosti, stiskněte tlačítko Odeslat dokument. Pokud formulář vyžaduje elektronický podpis, zobrazí poté dialog, ve kterém jej přiložíte. Pokud je dokument odesílán pouze elektronicky (ať už elektronickou poštou nebo prostřednictvím systému datových schránek), je zpráva po potvrzení rovnou odeslána a poté uložena do archivu. Totéž platí, pokud je mezi příjemci i klasická poštovní adresa, ale bylo zvoleno odeslání bez použití výpravny (viz též kapitolu 4.2.2 Odesílatel (původce) a příjemce). Pokud byla zpráva určena současně elektronickým i listovním příjemcům, jsou elektronické verze odeslány okamžitě po podpisu, zatímco listovní zásilky jsou předány výpravně. V takovém případě zprávu nelze archivovat okamžitě. Na výpravně určený pracovník dokument vytiskne, vloží do obálek a předá poště. Do formuláře pak doplní údaj o datu skutečného odeslání zprávy. Teprve poté může odpovědná osoba dokument archivovat tlačítkem Odeslat do archivu. Pokud je zpráva odesílána pouze na klasické adresy, může ji výpravna ještě před odesláním vrátit vyřizující osobě, například při zjištění chyby. K tomu slouží tlačítko Vrátit k doplnění. Vyřizující osoba pak může odebrat svůj podpis, dokument upravit a poté znovu podepsat a odeslat výpravně. Pokud se budete chtít ještě vrátit k odeslanému a archivovanému dokumentu, najdete ho v příslušné složce Archivu (té, která byla uvedena v příslušné položce sekce Vyřízení dokumentu) i v kartě Archiv dokumentů složky Dokumenty odchozí/vlastní.

4.3.7.

Další práce s dokumentem Pokud v dokumentu provedete jakékoliv úpravy, uložte jej pomocí tlačítka Uložit dokument ve spodní části formuláře. Tím se změny přenesou na server Elektronické spisové služby.

4.3.8.

Práce s vyřízeným dokumentem Vyřízený dokument můžete prohlížet – najdete jej v archivu (viz kapitolu 4.1.3 Archivované odchozí či vlastní dokumenty). Odeslaný dokument již není možné upravovat. Výjimkou je dokument odesílaný klasickou listovní poštou, který byl svým autorem odeslán, ale ještě čeká na vypravení. Pokud dokument výpravna vrátí, má jeho autor k dispozici tlačítko Uzavřený dokument znovu otevřít. Jeho stiskem se formulář přesune mezi Rozpracované a je možné s ním ještě pracovat a po potřebných úpravách znovu odeslat.

31



5.

Spis Dokumenty a zprávy, které spolu souvisejí, se řadí do spisů. Spis je obvykle přiřazen některému z obsluhovaných subjektů, má svoji spisovou značku, spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu. Spis lze předat jinému uživateli nebo spis vyřídit. Tento formulář slouží pro založení spisu a přiřazení zásilek či dokumentů do spisu. Poznamenejme, že dokument či zprávu lze do spisu vložit i přímo z formuláře daného dokumentu.

5.1.

Kde najít spis

5.1.1.

Založení nového spisu Založit spis je možné několika způsoby. Jedna z cest je použít přímo rozhraní Elektronické spisové služby: v záložce Spisy si zobrazte kartu Nový spis a kliknutím zvolte šablonu formuláře. Tím otevřete nový formulář a můžete začít vkládat údaje.

Pokud potřebujete vytvořit nový spis pro příchozí či odchozí zprávu, s kterou právě pracujete, můžete tak učinit rovnou z formuláře dané zprávy. V záhlaví formuláře stiskněte tlačítko Založit nový spis. Aplikace jej vytvoří a právě zpracovávaný dokument do něj rovnou zařadí. Pokud chcete ihned doplnit další údaje, otevřete si jeho formulář tlačítkem Zobrazit spis.

5.1.2.

Rozpracovaný spis Aktuálně otevřené spisy najdete v Elektronické spisové službě na dvou místech karty Formuláře: ve složce Spisy na kartě Rozpracované spisy jsou umístěny všechny doposud nevyřízené spisy, které máte právo vidět. Ty z nich, které vyřizujete přímo vy nebo se podílíte na jejich koloběhu, jsou podbarveny zeleně.

32



Spisy, které čekají na vaše zpracování, naleznete spolu s dalšími čekajícími dokumenty také ve složce Rozpracované – Moje k vyřízení, a další ve složce Rozpracované – V procesu. K vyhledání spisu můžete použít i kartu Seznam spisů – viz kapitolu 10 Seznam spisů.

5.1.3.

Archivovaný spis Archivovaný (tedy již vyřízený) spis je k dispozici ve složce Spisy, a to na kartě Archiv spisů. Kromě toho všechny archivované spisy naleznete ještě v Archivu, který se také nachází na kartě Formuláře. Konkrétní složka archivu, ve které se spis nachází, může být nastavena během vyřizování spisu a záleží na zvyklostech vaší organizace.

5.2.

Popis polí formuláře spisu

5.2.1.

Záhlaví a charakteristika spisu Záhlaví spisu obsahuje několik ovládacích prvků.

Tlačítkem Workflow zobrazíte či naopak skryjete prvky týkající se koloběhu spisu. Jejich popis najdete v kapitolách 5.3.1 Předání a převzetí spisu, 5.3.3 Koloběh spisu a 5.3.4 Práva ke spisu. Tlačítkem H zobrazíte historii spisu, tedy seznam změn, které v něm proběhly od jeho založení. Tlačítko Zavřít spis použijte pro momentální ukončení práce se spisem. Případné změny předtím nezapomeňte potvrdit tlačítkem Uložit ve spodní části formuláře. K identifikaci spisu slouží číslo jednací. Nemá-li jej ještě přiděleno, vyberte číselnou řadu (v poli s textem Vyberte řadu čísel jednacích), podle které bude číslo přiděleno. Poté se zobrazí tlačítko Přiřadit č.j., kterým potvrdíte výběr. Jakmile je jednou číslo přiděleno, již nelze změnit.

33



V sekci Charakteristika pak určete Název a Podrobnosti spisu, sloužící ke snazší orientaci ve spisech. Pokud vám byl spis předán jiným uživatelem, musíte nejprve potvrdit, případně odmítnout jeho převzetí. Příslušná tlačítka jsou v takovém případě umístěna v záhlaví sekce Charakteristika. Další informace o přebírání spisů najdete v kapitole 5.3.1 Předání a převzetí spisu.

5.2.2.

Přiřazení subjektu Tato sekce je užitečná zejména v případě, že Elektronická spisová služba spravuje dokumenty více subjektů (například pocházející z více datových schránek). Spisu může, ale nemusí být přiřazen subjekt, kterého se spis týká. Pro vyhledání subjektu zapište do příslušného pole část názvu či adresy a stiskněte tlačítko . Z nalezených subjektů pak můžete vybírat v seznamu o řádek níže.

Přiřazení můžete později zrušit tlačítkem Znovu vybrat subjekt.

Pokud se spis netýká konkrétního subjektu, zvolte tlačítko Spis bez přiřazeného subjektu.

5.2.3.

Připojení dokumentů a spisů Ke spisu může být připojeno libovolné množství dokumentů i dalších spisů. Jejich seznamem můžete listovat v sekci Připojené příchozí / odchozí / vlastní dokumenty nebo spisy.

Pokud je připojených dokumentů či spisů větší množství, není praktické je ve formuláři zobrazovat všechny najednou. Zobrazený rozsah můžete upravit pomocí položky Zvolte počet dokumentů na jednu stránku. Na konkrétní stránku pak přejděte pomocí položky Vyberte rozsah dokumentů.

34


Software602 Elektronická spisová služba Pro každý připojený dokument se zobrazují jeho základní údaje – číslo jednací a JID, adresát či odesílatel, věc a vyřizující osoba. Tlačítkem Otevřít dokument si lze rovnou zobrazit formulář daného dokumentu, či jej tlačítkem Vyjmout opět vyřadit ze spisu. Tlačítko Kopírovat zobrazí sekci pro vytvoření kopie dokumentu a přidělení vybranému uživateli. Tlačítko Vložit dokument zobrazí sekci pro vyhledání a připojení dalšího dokumentu či spisu. Podrobnosti o jejich vkládání uvádí kapitola 5.3.2 Připojení dokumentů a spisů.

5.2.4.

Přílohy K formuláři může být přiložena jedna nebo více příloh – souborů, které jsou součástí spisu. Každá řádka této sekce je věnována jedné příloze. Pro přidání nové přílohy stiskněte tlačítko Příloha v řádce, která ještě neobsahuje přílohu, a zvolte položku Vložit písemnost. V následujícím dialogu vyberte soubor na disku počítače a potvrďte jej, tím bude přiložen ke spisu.


Jakmile je soubor vložený, nabízí menu u tlačítka Příloha volby Otevřít přílohu, Uložit přílohu a Odstranit přílohu. Pro přidání řádku pro novou přílohu stiskněte tlačítko + v některém řádku. Nová položka se zařadí hned pod zvolený řádek. Podobně tlačítkem − vybraný řádek smažete. Tlačítkem

35




Komentáře Do sekce Komentáře může každý uživatel vložit svou poznámku ke spisu, případně ji doplnit i přílohou. Na rozdíl od příloh z předchozí sekce tyto soubory nelze přímo skenovat, ale kromě zobrazení umožňují uživatelům i stažení na disk.

5.2.6.

Zpracování spisu Sekce Vyřízení spisu shrnuje informace týkající se samotného procesu zpracování. Údaj o datu vytvoření spisu a osobě, která jej založila, je neměnný. Podobně i osoba, která Spis vyřizuje, je převzata z vlastností spisu a pole nelze změnit přímo, pouze předáním spisu. Do pole Poznámka můžete podle potřeby zapsat libovolný text. Složka archivu určuje, ve které složce archivu Elektronické spisové služby bude spis po archivaci uložen.

5.3.

Postup práce se spisem

5.3.1.

Předání a převzetí spisu Osoba, která vytvořila první verzi spisu, je automaticky odpovědná za jeho vyřízení. Tuto roli je ale možné předat jiné osobě. Aby bylo předání platné, musí jej příjemce potvrdit. Chcete-li předat spis k vyřízení jiné osobě, použijte sekci Předat spis, kterou si zobrazíte tlačítkem Workflow v záhlaví formuláře. Nejprve v poli Vyhledat uživatele zadejte jeho jméno (nebo část) a stiskněte tlačítko .

Poté v poli Uživatel vyberte, komu chcete spis předat, a výběr potvrďte tlačítkem Předat spis. Vybraný uživatel bude o převzetí informován a musí jej potvrdit. Tím převezme odpovědnost za vyřízení spisu. Pokud převzetí odmítne, spis vám bude vrácen k vyřízení.

Pokud vám někdo předal spis k vyřízení, naleznete jej v Elektronické spisové službě ve složce Moje k vyřízení. Otevřete formulář spisu. V záhlaví sekce Charakteristika se nyní zobrazuje tlačítko Potvrdit

36


Software602 Elektronická spisová služba převzetí. Teprve stisknutím tlačítka se zpřístupní další funkce pro ovládání spisu. Tímto okamžikem jste převzali odpovědnost za spis a můžete jej začít vyřizovat.

Nechcete-li spis převzít, stiskněte tlačítko Odmítnout převzetí. Elektronická spisová služba spis vrátí předchozí vyřizující osobě. POZOR! Předáním spisu odevzdáváte trvale veškerou odpovědnost za jeho vyřízení. Pokud chcete spis předložit k doplnění či vyjádření jinému uživateli, a poté pokračovat v jeho vyřizování, použijte koloběh v sekci Cesta spisu, který je popsán v kapitole 5.3.3 Koloběh spisu.

5.3.2.

Připojení dokumentů a spisů Sekce Připojené příchozí /odchozí / vlastní dokumenty nebo spisy nejen zobrazuje již připojené záznamy, ale umožňuje i vyhledat a přidat další položky. K tomuto účelu si tlačítkem Vložit dokument zobrazte sekci Vložení dokumentu. V poli Typ určete, mezi jakými dokumenty se má hledat, případně pro upřesnění uveďte některý zúdajů Věc, číslo jednací či Adresát. Hledání můžete omezit jen na své dokumenty a zvolit, zda hledat v dokumentech rozpracovaných, uzavřených či obojích. Po zadání potřebných údajů stiskněte tlačítko a aplikace nalezené záznamy doplní do seznamu.

V seznamu nalistujte požadovaný záznam. Pokud chcete ověřit, že jde opravdu o ten, který hledáte, můžete si jej tlačítkem Otevřít přímo zobrazit. Stiskem tlačítka Vložit jej zařadíte do spisu. Tlačítkem

5.3.3.

je možné sekci Vložení dokumentu opět skrýt.

Koloběh spisu Přestože osoba odpovědná za vyřízení spisu je stejně jako u dokumentů v každém okamžiku jediná, na jeho vyřízení jich může postupně pracovat více. Toho docílíte sestavením koloběhu, v rámci kterého je spis postupně předložen k vyjádření určeným osobám. K tomu ve formuláři slouží sekce Cesta spisu. Zobrazte ji kliknutím na tlačítko Workflow v horní části formuláře a poté přepnutím na záložku Cesta spisu. Nejprve v horní části sekce vyhledejte uživatele, kterým má být spis předán k vyjádření. Zadejte jméno (nebo jeho část) do pole Vyhledat uživatele a stiskněte tlačítko . Vyhledaní uživatelé se tím doplní do pole Uživatel. Poté v položce Uživatel vyberte, komu má být spis předán. Do položky Komentář můžete doplnit informaci, kterou si dotyčný uživatel poté u spisu přečte.

37



Spis může tímto způsobem projít rukama více osob. Podle potřeby tedy přidejte tlačítkem + další položky seznamu a vyberte další uživatele, kterým má být spis postupně předán. Tlačítko − použijte případně pro vymazání nepotřebné položky. Jakmile je koloběh naplánovaný, tlačítkem Zahájit koloběh odešlete spis prvnímu ze seznamu uživatelů. Tomu se nyní bude spis zobrazovat ve složce K vyřízení a bude s ním moci manipulovat, tedy například doplnit některé údaje, připomínkovat, vložit vlastní komentář. Poté spis předá další osobě ze seznamu pomocí tlačítka Postoupit dalšímu. Pokud při vyřizování zjistí, že spisu něco schází, má možnost jej vrátit zpět osobě, která jej zpracovávala před ním. K tomu slouží tlačítko Vrátit předchozímu. Jiným způsobem ale do koloběhu zasahovat nemůže. Zelené značky vpravo od polí se jmény uživatelů naznačují průběh koloběhu: uživatel označený spisu vyjádřil, uživatel se značkou

se již ke


Až spis projde vyjádřením všech určených osob, vrátí se k osobě odpovědné za vyřízení. V průběhu koloběhu může vyřizující osoba také koloběh přerušit a tlačítkem Převzít formulář spis přesunout zpět na svůj stůl. Poté může pokračovat ve vyřizování, nebo například změnit či vytvořit nový koloběh.

5.3.4.

Práva ke spisu V této sekci můžete určit seznam uživatelů, kterým bude umožněno do spisu pouze nahlížet, bez jakýchkoli zásahů do jeho vyřizování. Obsah sekce zobrazíte kliknutím na titulek sekce, který slouží zároveň jako ouško záložky. Nejprve v horní části sekce vyhledejte požadovaného uživatele zadáním jeho jména (nebo části) a stisknutím tlačítka . Vyhledaní uživatelé se tím doplní do seznamu Uživatel níže. Poté v položce Uživatel vyberte, komu má být přiděleno právo prohlížet spis. Tlačítkem + můžete přidat další položku Uživatel a v ní zvolit další osobu. Změny uložte tlačítkem Nastavit práva.

38



Pokud již byla uživateli práva přidělena, můžete rozhodnutí zrušit, a to zatržením položky Odebrat. Změnu poté opět potvrďte tlačítkem Nastavit práva.

5.3.5.

Vyřízení spisu Vyřízením spisu se rozumí jeho úplné zpracování, uzavření a následné uložení do archivu. Za vyřízení je vždy odpovědná osoba uvedená v položce Spis vyřizuje. Tato osoba má jako jediná právo spis elektronicky podepsat a označit jako vyřízený – tím zároveň přebírá odpovědnost za správnost obsahu spisu a za to, že byly provedeny veškeré náležitosti. Pokud chcete přenechat vyřizování spisu jiné osobě, dokument jí předejte (viz kapitolu 5.3.1 Předání a převzetí spisu). Má-li dokument všechny náležitosti, stiskněte tlačítko Podepsat a uzavřít. Pokud formulář vyžaduje potvrzení elektronickým podpisem, přiložte jej v následujícím dialogu. Tím je spis označen jako uzavřený a v Elektronické spisové službě přesunut do archivu. Pokud se k němu budete chtít ještě vrátit, najdete ho v příslušné složce Archivu (té, která byla uvedena v příslušné položce sekce Vyřízení spisu) i v kartě Archiv spisů složky Spisy.

5.3.6.

Další práce se spisem

5.3.6.1.

Uložení Pokud ve spisu provedete jakékoliv úpravy, uložte jej pomocí tlačítka Uložit ve spodní části formuláře. Tím se změny přenesou na server Elektronické spisové služby.

5.3.6.2.

Storno Pokud byl spis vytvořen omylem nebo z nějakého jiného důvodu nemá smysl jej vyřizovat, můžete jej stornovat. Zůstane o něm i nadále záznam v Elektronické spisové službě, spolu s poznámkou, že spis byl stornován. Chcete-li spis stornovat, klikněte ve spodní části formuláře na tlačítko Storno. Poté můžete ještě připojit textový komentář do položky Důvod stornování. Pokračujte stiskem tlačítka Stornovat. Pokud formulář vyžaduje potvrzení elektronickým podpisem, nejprve zobrazí dialog pro vložení elektronického podpisu a teprve poté je spis stornován.

5.3.7.

Práce s uzavřeným spisem Uzavřený spis můžete prohlížet – najdete jej v archivu (viz kapitolu 5.1.3 Archivovaný spis).

39


Software602 Elektronická spisová služba Pokud s ním potřebujete znovu pracovat, je nutné spis znovu otevřít. K tomu má autor (vyřizující osoba) k dispozici tlačítko Uzavřený spis znovu otevřít. Tím se spis přesune mezi Rozpracované a dále je možné s ním pracovat jako s rozpracovaným.

40



6.

Hromadné podepisování Formulář Hromadné podepisování umožňuje připojit podpis k více dokumentům současně. Manažer tak může potvrdit a podepsat balík připravených dokumentů, aniž by musel otevírat každý zvlášť. V záhlaví formuláře jsou umístěna tlačítka Příchozí dokumenty a Odchozí dokumenty, kterými zvolíte, s kterou sadou dokumentů budete nadále pracovat. Poté můžete nastavit filtr vyhledávaných dokumentů – jejich počet a také období, ze kterého se mají vybírat. Tlačítkem Načíst dokumenty si vyžádáte vytvoření seznamu dokumentů k podepisování.

Zobrazí se tabulka s informacemi o dokumentech, které čekají na váš podpis. Každý řádek odpovídá jednomu dokumentu. Tlačítka vpravo umožňují manipulaci s nimi: kliknutím tlačítko můžete příslušný dokument otevřít, případně uložit na disk počítače. Tlačítkem – odstraníte vybraný dokument ze seznamu a tedy nebude zatím podepsán. Pokud jste se seznamem dokumentů k podpisu spokojeni, pokračujte stiskem tlačítka Podepsat a odeslat. Systém si vyžádá váš elektronický podpis, přiloží jej k vybraným dokumentům a poté je zařadí do fronty k odeslání.

41



7.

Poštovní podací arch Formulář Poštovní podací arch naleznete mezi ostatními formuláři Elektronické spisové služby na kartě Formuláře. Umožňuje předvyplnění a následné vytištění podacího archu pro odeslání většího množství poštovních zásilek. V záhlaví formuláře se nachází několik ovládacích tlačítek:  Tisk poštovních adres – připraví formulář pro tisk adresních štítků podle adres vyplněných v tomto formuláři.  Tisk – vytiskne tento formulář.  Uložit a zavřít – uloží změny v tomto formuláři a zavře jej.  Export do CSV – vytvoří CSV soubor s adresami vyplněnými v tomto formuláři a nabídne jej k uložení.  Odeslat do archivu – zaarchivuje tento formulář.  Seřadit – seřadí vyplněné adresy podle abecedy. Některé položky v záhlaví formuláře, Podavatel a Odesílatel, jsou předvyplněny systémem podle aktuálně přihlášeného uživatele a subjektu. Můžete je upravit podle potřeby a případně vyplnit další pole Číslo zákaznické karty. Do tabulky vyplňte adresní údaje a další podrobnosti podávaných zásilek. Tlačítky – umístěnými vpravo od tabulky můžete vymazat nepotřebné řádky. Tlačítko Příloha umístěné pod tabulkou umožňuje přiložit k formuláři soubor.

42



8.

Podací deník Podací deník je seznam přenesených evidovaných dokumentů. Obsahuje všechny dokumenty evidované ve Spisové službě. Pokud máte právo si dokument zobrazit, pak se jeho záznam vpodacím deníku zobrazuje jako odkaz na příslušný formulář. U ostatních dokumentů se zobrazují jen základní identifikační údaje a jeho formulář není dostupný. Kartu zobrazíte kliknutím na ikonu Podací deník na liště v horní části stránky.

8.1.

Vyhledávání v podacím deníku Pokud spravujete dokumenty více subjektů, vyberte v poli Obsluhovaný subjekt v horní části stránky, pro který subjekt se mají dokumenty vyhledávat. V parametrech vyhledávání určete období, ze kterého se mají dokumenty vybírat. Tlačítkem Zobrazit/skrýt rozšířené parametry hledání si můžete zobrazit pole, která umožňují vyhledávání upřesnit podrobněji, a to pomocí obsahu kteréhokoli ze zobrazovaných polí: ID datové zprávy, JID, Číslo jednací, Spisový znak, Adresát/Odesílatel, Adresa, Věc, Č.j. odesílatele, Č.j. příjemce, Spisová značka odesílatele, Spisová značka příjemce, zda je zpráva určena Do vlastních rukou, její Druh (Datová zpráva, Emailová zpráva, Klasická poštovní zásilka) a Typ dokumentu (Příchozí, Odchozí, Vlastní).

Dokumenty je možné filtrovat i podle toho, který uživatel je má na starosti. Vložte jméno (či jeho část) do pole Vyhledat uživatele a stiskněte tlačítko Hledat uživatele. Uživatelé odpovídající výsledku hledání budou doplněni do seznamu v následujícím poli Uživatel. Zde nyní můžete vybrat konkrétního uživatele a zatržením jednoho nebo více z následujících polí Na stole, Uzavřel či Odeslal upřesnit jeho vztah k dokumentu.

43


Software602 Elektronická spisová služba Stiskem tlačítka Hledat pak zahájíte vyhledávání odpovídajících dokumentů. Tlačítko Vyčistit filtr vrátí původní nastavení vyhledávacího formuláře.

8.2.

Práce s podacím deníkem Všechny údaje, používané k vyhledávání, se zobrazují i jako sloupce tabulky s výsledky hledání. Kliknutím na záhlaví sloupce můžete seznam podle vybraného údaje seřadit. Údaje ve sloupci Typ rozlišují Odchozí dokument, Příchozí dokument a Vlastní dokument. Graficky jsou odlišeny i E-mailové zprávy ( ),Klasické poštovní zprávy ( ) a Datové zprávy ( ). Pokud je nalezeno více záznamů, než odpovídá nastavenému stránkování, pak se pod seznamem zobrazují tlačítka pro listování seznamem. (Další podrobnosti o zobrazení seznamu naleznete v uživatelské příručce k Software602 FormFlow Server 5, kapitola3.2 – Listování seznamem formulářů.)

Pokud máte právo dokument zobrazit, kliknutím na její datum odeslání či doručení, identifikační údaje či číslo jednací zobrazíte jeho formulář.

Seznam zpráv v podacím deníku lze exportovat do CSV souboru, vhodného pro další zpracování v tabulkových procesorech (jako je například Excel) či dalších programech. Soubor se seznamem zpráv sestaveným podle aktuálního filtru vytvoříte kliknutím na tlačítko Exportovat do CSV, umístěné pod seznamem.

44



8.3.

Nastavení Záložka Nastavení umožňuje přizpůsobit vzhled výsledného seznamu dokumentů v podacím deníku. Skládá se ze dvou částí. Nastavení parametrů obsahuje dvě volby pro chování systému:  Nastavení oddělovače pro CSV export se týká tlačítka Exportovat do CSV umístěného pod seznamem vyhledaných dokumentů. Toto nastavení je společné i pro Seznam dokumentů a Seznam spisů.  Automatické zobrazení určuje, zda se při prvním zobrazení záložky Podací deník mají rovnou vyhledat dokumenty podle přednastaveného filtru. Sekce Nastavení tabulky s výsledky umožňuje změnit vzhled tabulky s vyhledanými dokumenty. Seznam údajů umístěných v jednotlivých sloupcích je pevně daný, ale můžete zvolit, které z nich mají být zobrazené (zatržením ve sloupci Zobrazit). U textových údajů lze ve sloupci Délka řetězce omezit délku zobrazeného textu. Ve sloupcích Řadit ▼ a Řadit ▲ lze zvolit jeden údaj, podle kterého budou výsledky buďto sestupně, nebo vzestupně seřazené. Ve sloupci Max. šířka sloupce vyberte, který sloupec tabulky bude roztažen na celou šířku obrazovky v případě, že bude prostor pro tabulku širší, než je nutné. Šířka ostatních sloupců se přizpůsobí jejich nejširšímu záznamu.

Tlačítkem Uložit potvrdíte provedené změny. Do původního nastavení se lze vrátit tlačítkem Nastavit výchozí hodnoty. Tlačítkem Zpět se vrátíte na záložku Podací deník.

45



9.

Seznam dokumentů Seznam dokumentů je obdoba podacího deníku s tím rozdílem, že jsou zde zobrazené všechny evidované dokumenty a zobrazované údaje se zaměřují spíše na vlastnosti obsažených dokumentů. Kartu zobrazíte kliknutím na ikonu Seznam dokumentů na liště v horní části stránky.

9.1.

Vyhledávání v seznamu dokumentů K vyhledávání dokumentů slouží filtry v horní části stránky. Text, vložený do pole Hledat, se bude vyhledávat v identifikačních údajích příslušného formuláře. Položka Vyhledat uživatele slouží k dohledání uživatelů pro předání dokumentu. Do seznamů ve sloupci Předání dokumentu aplikace automaticky doplňuje uživatele ze stejné skupiny. Pokud chcete dokumenty předat někomu jinému, napište jeho jméno (či část) do pole Vyhledat uživatele a stiskněte tlačítko Hledat uživatele. Uživatelé odpovídající výsledku hledání budou doplněni do seznamů pro předání dokumentu.

Podrobnější filtr si pak můžete nastavit v sekci Rozšířené parametry vyhledávání, jejíž zobrazení lze přepnout pomocí tlačítka Zobrazit/skrýt rozšířené parametry hledání. Tato pole slouží jako filtrace seznamu dokumentů. V poli Druh lze vyhledávané dokumenty omezit pouze na Datové zprávy, Klasické poštovní zprávy či E-mailové zásilky. Volbou Typ můžete vybrat pouze Příchozí, Odchozí či Vlastní dokumenty. V poli Organizační jednotky lze výběr omezit na dokumenty příslušející některé organizační jednotce příjemce. V následujících dvou polích Kategorie příchozích zpráv a Kategorie odchozích zpráv můžete určit, že se budou zobrazovat pouze zprávy zařazené do vybrané kategorie. Následující sekce umožňuje vyhledání zpráv podle toho, který uživatel Elektronické spisové služby je odpovědný za hledané dokumenty. V poli Uživatel zvolte konkrétní jméno a zatržením pak určete, zda hledáte dokumenty, jejichž je Zpracovatel, nebo které Odeslal. Seznam uživatelů nabízených v poli Uživatel nastavíte vyplněním hledaného jména či jeho části v poli Vyhledat uživatele umístěném v pravém spodním rohu vyhledávacích parametrů. Výběr dokumentů lze omezit i vhodnou kombinací zatrhávacích políček Jen moje dokumenty, Nevyřízené dokumenty, Uzavřené dokumenty, Stornované dokumenty, Nepřiřazené do spisu, Přiřazené do spisu, Nepřevzaté dokumenty a Označené dokumenty (ty, které jsou ve výpisu opatřeny hvězdičkou). Pole Zaevidované od / do a Uzavřené od / do lze použít k výběru dokumentů z určitého časového období.

46


Software602 Elektronická spisová služba Stiskem tlačítka Hledat pak zahájíte vyhledávání odpovídajících dokumentů. Tlačítko Vyčistit filtr vrátí původní nastavení vyhledávacího formuláře.

9.2.

Práce se seznamem dokumentů Tabulka seznamu dokumentů může obsahovat položky Typ dokumentu, Odesláno, Číslo jednací, JID, Spisový znak, Věc, Adresáti/Odesílatelé, Na stole, Uzavřel, Odeslal, Organizační jednotka, Pracoviště, Stav, Způsob vyřízení a Doba vyřízení. Sloupec Lhůta na vyřízení uvádí, kolik času aktuálně zbývá do vypršení doby vyřízení. Kliknutím na záhlaví sloupce můžete seznam podle vybraného sloupce seřadit. Údaje ve sloupci Směr/Typ rozlišují Odchozí dokument ( ), Příchozí dokument ( )a Vlastní dokument ( ). Graficky jsou odlišeny i E-mailové zprávy ( ), Klasické poštovní zprávy ( ) a Datové zprávy ( ). Pokud je nalezeno více záznamů, než odpovídá nastavenému stránkování, pak se pod seznamem zobrazují tlačítka pro listování seznamem. (Další podrobnosti o zobrazení seznamu naleznete v uživatelské příručce k Software602 FormFlow Server 5, kapitola3.2 – Listování seznamem formulářů.)

Sloupec Předání dokumentu slouží k rychlému hromadnému předání jiným uživatelům bez nutnosti otevírat samotné formuláře jednotlivých dokumentů. V seznamu vyberte osobu, které chcete dokument

47


Software602 Elektronická spisová služba předat. Poté v nabídce nad seznamem dokumentů zvolte akci předat vybraným uživatelům a klikněte na tlačítko Provést.

Samotné dokumenty, tedy soubory přiložené k formulářům, lze získat snadno a hromadně. Zatrhněte políčko vpravo u těch zpráv, jejichž přílohy chcete stáhnout, a v nabídce nad seznamem dokumentů zvolte akci extrahovat. Po kliknutí na tlačítko Provést aplikace nabídne formulář, v němž lze s vybranými přílohami hromadně manipulovat.

Formulář Uložení příloh zobrazí seznam všech příloh z vybraných dokumentů. Kliknutím na tlačítko Otevřít přímo zobrazíte vybraný soubor v asociované aplikaci podle typu souboru. Tlačítkem − případně vyřadíte přílohu, kterou stahovat nechcete. Pokud má některý ze souborů nevhodný název (například pro více příloh se stejným názvem, příliš dlouhý název apod.), můžete jej upravit v poli Nový název. Na konci seznamu je umístěno tlačítko Uložit přílohy, kterým můžete všechny přílohy pod určenými názvy hromadně uložit do vybrané složky na disku počítače.

48



Důležité nebo jinak významné dokumenty je možné označit pro snazší dohledání: u takových dokumentů se ve sloupci při pravém kraji seznamu zobrazuje hvězdička a lze použít filtr pro vyhledávání pouze takto označených dokumentů (viz kapitolu 9.1 Vyhledávání v seznamu dokumentů). Zatrhněte políčko vpravo u těch zpráv, které chcete označit, a v nabídce nad seznamem dokumentů zvolte akci označit dokumenty. Akci potvrďte tlačítkem Provést.

Označení dokumentů lze podobným způsobem opět zrušit: zatrhněte políčko u zvolených označených dokumentů a v nabídce vyberte akci zrušit označení dokumentů. Po stisknutí tlačítka Provést jim bude hvězdička odebrána. Seznam dokumentů lze exportovat do CSV souboru, vhodného pro další zpracování v tabulkových procesorech (jako je například Excel) či dalších programech. Soubor se seznamem dokumentů sestaveným podle aktuálního filtru vytvoříte kliknutím na tlačítko Exportovat do CSV, umístěné pod seznamem. Oddělovací znak pro CSV soubor můžete změnit na záložce Nastavení. Pokud máte právo dokument zobrazit, kliknutím na jeho datum odeslání či doručení, identifikační údaje či číslo jednací zobrazíte jeho formulář.

49



9.3.

Nastavení Záložka Nastavení umožňuje přizpůsobit vzhled výsledného seznamu dokumentů. Skládá se ze dvou částí. Nastavení parametrů obsahuje dvě volby pro chování systému:  Nastavení oddělovače pro CSV export se týká tlačítka Exportovat do CSV umístěného pod seznamem vyhledaných dokumentů. Toto nastavení je společné i pro Seznam spisů a Podací deník.  Automatické zobrazení určuje, zda se při prvním zobrazení záložky Seznam dokumentů mají rovnou vyhledat dokumenty podle přednastaveného filtru. Sekce Nastavení tabulky s výsledky umožňuje změnit vzhled tabulky s vyhledanými dokumenty. Seznam údajů umístěných v jednotlivých sloupcích je pevně daný, ale můžete zvolit, které z nich mají být zobrazené (zatržením ve sloupci Zobrazit). U textových údajů lze ve sloupci Délka řetězce omezit délku zobrazeného textu. Ve sloupcích Řadit ▼ a Řadit ▲ lze zvolit jeden údaj, podle kterého budou výsledky buďto sestupně, nebo vzestupně seřazené. Ve sloupci Max. šířka sloupce vyberte, který sloupec tabulky bude roztažen na celou šířku obrazovky v případě, že bude prostor pro tabulku širší, než je nutné. Šířka ostatních sloupců se přizpůsobí jejich nejširšímu záznamu.

Tlačítkem Uložit potvrdíte provedené změny. Do původního nastavení se lze vrátit tlačítkem Nastavit výchozí hodnoty. Tlačítkem Zpět se vrátíte na záložku Seznam dokumentů.

50



10.

Seznam spisů Záložka Seznam spisů zobrazuje spisy a jejich základní vlastnosti. Kartu zobrazíte kliknutím na ikonu Seznam spisů na liště v horní části stránky.

10.1.

Vyhledávání v seznamu spisů K vyhledávání spisů slouží filtry v horní části stránky. Text, vložený do pole Hledat, se bude vyhledávat v identifikačních údajích spisů – Spisové značce, Názvu apod. Podrobnější filtr si pak můžete nastavit v sekci Rozšířené parametry vyhledávání, jejíž zobrazení lze přepnout pomocí tlačítka Zobrazit/skrýt rozšířené parametry hledání. Jednotlivá pole slouží jako filtrace seznamu spisů. Do pole Hledat ve spisové značce můžete uvést spisovou značku nebo její část. Obdobně lze použít i pole Hledat ve spisovém znaku. Další možností je Hledat podle roku skartace. Pole Skartační znak umožňuje volit z existujících skartačních znaků A, S a V. V poli Organizační jednotka lze výběr omezit na spisy příslušející některé organizační jednotce příjemce. Následující sekce umožňuje vyhledání zpráv podle toho, který uživatel Elektronické spisové služby je odpovědný za hledané spisy. V poli Uživatel zvolte konkrétní jméno a zatržením pak určete, zda hledáte spisy, jejichž je Zpracovatel, nebo které Odeslal. Výběr spisů lze omezit i vhodnou kombinací zatrhávacích políček Moje spisy, Nevyřízené spisy, Nepřevzaté spisy, Uzavřené spisy a Stornované spisy. Pole Datum zaevidování od / do a Datum uzavření od / do lze použít k výběru spisů z určitého časového období. Stiskem tlačítka Hledat pak zahájíte vyhledávání odpovídajících dokumentů. Tlačítko Vyčistit filtr vrátí původní nastavení vyhledávacího formuláře.

51



10.2.

Práce se seznamem spisů Tabulka seznamu spisů obsahuje údaje o datech zaevidování, zpracování či uzavření spisu, identifikační údaje jako Spisovou značku či Název spisu, Zpracovatele, komu spis leží Na stole a kdo jej Uzavřel, Organizační jednotku, Pracoviště, Dobu zpracování a vyřizování, Stav a Způsob vyřízení. Kliknutím na záhlaví sloupce můžete seznam podle vybraného údaje seřadit.

Zatržením políček vpravo lze vybrat některé ze spisů pro další manipulaci. Přednastavené akce jsou nabízeny v seznamu Vybrat akci nad seznamem spisů. Po výběru ze seznamu akci potvrďte tlačítkem Provést.

52


Software602 Elektronická spisová služba Jednou z možných akcí je také předání spisu. V tom případě ale místo zatržení předávaných spisů zvolte uživatele ve sloupci Předání spisu. Poté zvolte akci předat vybraným uživatelům a potvrďte tlačítkem Provést. Vybraný uživatel bude nyní vlastníkem daného spisu. Seznam spisů lze exportovat do CSV souboru, vhodného pro další zpracování v tabulkových procesorech (jako je například Excel) či dalších programech. Soubor se seznamem spisů sestaveným podle aktuálního filtru vytvoříte kliknutím na tlačítko Exportovat do CSV, umístěné pod seznamem. Oddělovací znak pro CSV soubor můžete změnit na záložce Nastavení. Kliknutím na některou z položek zobrazíte formulář vybraného spisu.

10.3.

Nastavení Záložka Nastavení umožňuje přizpůsobit vzhled výsledného seznamu spisů. Nastavení parametrů obsahuje dvě volby pro chování systému:  Nastavení oddělovače pro CSV export se týká tlačítka Exportovat do CSV umístěného pod seznamem vyhledaných spisů. Toto nastavení je společné i pro Seznam dokumentů a Podací deník.  Automatické zobrazení určuje, zda se při prvním zobrazení záložky Seznam spisů mají rovnou vyhledat spisy podle přednastaveného filtru. Sekce Nastavení tabulky s výsledky umožňuje změnit vzhled tabulky s vyhledanými spisy. Seznam údajů umístěných v jednotlivých sloupcích je pevně daný, ale můžete zvolit, které z nich mají být zobrazené (zatržením ve sloupci Zobrazit). U textových údajů lze ve sloupci Délka řetězce omezit délku zobrazeného textu. Ve sloupcích Řadit ▼ a Řadit ▲ lze zvolit jeden údaj, podle kterého budou výsledky buďto sestupně, nebo vzestupně seřazené. Ve sloupci Max. šířka sloupce vyberte, který sloupec tabulky bude roztažen na celou šířku obrazovky v případě, že bude prostor pro tabulku širší, než je nutné. Šířka ostatních sloupců se přizpůsobí jejich nejširšímu záznamu.

53


Software602 Elektronická spisová služba Tlačítkem Uložit potvrdíte provedené změny. Do původního nastavení se lze vrátit tlačítkem Nastavit výchozí hodnoty. Tlačítkem Zpět se vrátíte na záložku Seznam spisů.

54



11.

Podatelna/výpravna Karta Podatelna/výpravna soustřeďuje na jednom místě obvyklé funkce pro hromadný příjem a odesílání zpráv. Dále se dělí do čtyř karet: Nová pošta a Nepřidělená se obě týkají podatelny, tedy příchozí pošty, zatímco karty K vypravení a Vypravená se věnují odchozí poště a tedy spadají do kompetence výpravny. Pokud má uživatel na starosti pouze jeden z těchto dvou procesů, může mít administrátorem nastavený přístup jen na některé z těchto karet. Kartu zobrazíte kliknutím na ikonu Podatelna/výpravna na liště v horní části stránky.

11.1.

Vyhledávání příchozí pošty Pošta přicházející na podatelnu je dostupná jak z karty Nová pošta, tak Nepřidělená. Nová pošta soustřeďuje dosud neotevřené zprávy došlé elektronickou cestou, tedy zdatových a emailových schránek. Karta Nepřidělená pošta je určena pro všechny typy zpráv, tedy i klasické poštovní, které dosud nebyly nikomu přiděleny ke zpracování. Obě karty obsahují v horní části formulář Parametry vyhledávání, který můžete použít pro filtraci příchozí pošty. Položky JID, Číslo jednací a Věc umožňují hledat podle identifikačních údajů zprávy. V položkách Zaevidovaná od a Zaevidovaná do můžete upřesnit rozmezí data, ve kterém byly hledané zprávy poprvé zpracovány Spisovou službou. Zaškrtnutím zvolte, zda zobrazovat Datové zprávy či E-mailové zprávy, případně (na kartě Nepřidělená) Klasické poštovní zásilky. Zaškrtnout lze jednu z těchto kategorií, všechny či libovolnou jejich kombinaci. Na kartě Nepřidělená lze navíc zvolit k prohledávání pouze zprávy, které jsou zpracovávány přímo vámi. Po nastavení zvolených parametrů stiskněte tlačítko Vyhledat. Zprávy odpovídající filtru se zobrazí v seznamu ve spodní části stránky. Nastavené parametry můžete jednoduše smazat tlačítkem Vyčistit filtr.

55



11.2.

Práce s příchozí poštou Seznam příchozí pošty obsahuje sloupce Typ ( E-mailové zprávy, Klasické poštovní zprávy a Datové zprávy), Zaevidováno (datum a čas vložení do Spisové služby), Číslo jednací, JID, Věc, Zpracovatel, Oddělení, Odesílatel, Stornovat a Převzít. Karta Nepřidělená zobrazuje navíc sloupec Stav vyřízení. Máte-li právo dokument prohlížet, kliknutím na jeho identifikační údaje zobrazíte odpovídající formulář. U dokumentů pocházejících z elektronické či klasické listovní pošty se ve sloupci Stornovat zobrazuje červené tlačítko Stornovat dokument. To můžete použít pro odstranění zpráv, které byly již evidovány spisovou službou, ale nemá smysl se jimi zabývat (například spamy). Kliknutím na symbol zámku (

) ve sloupci Převzít můžete Převzít dokument.

Pokud je nalezeno více záznamů, než odpovídá nastavenému stránkování, pak se pod seznamem zobrazují tlačítka pro listování seznamem. (Další podrobnosti o zobrazení seznamu naleznete v uživatelské příručce k Software602 FormFlow Server 5, kapitola3.2 – Listování seznamem formulářů.)

11.3.

Vyhledávání odchozí pošty Karty K vypravení a Vypravená slouží výpravně k práci s klasickými listovními zásilkami, jejich evidenci a odeslání. Karta K vypravení zobrazuje dokumenty, které již byly svým zpracovatelem uzavřeny a určeny kodeslání, a je tedy na pracovníkovi výpravny, aby je vytiskl, vložil do obálek a předal poště či jiné doručovací službě. Na kartě Vypravená najdete již odeslané zásilky. Obě karty obsahují v horní části formulář Parametry vyhledávání, který můžete použít pro filtraci odchozí pošty. Položky JID, Číslo jednací a Věc umožňují hledat podle identifikačních údajů zprávy. V položkách Zaevidovaná od a Zaevidovaná do můžete upřesnit rozmezí data, ve kterém byly hledané zprávy poprvé zpracovány Spisovou službou.

56



Výběr zpráv můžete upřesnit i zaškrtnutím jednoho nebo více způsobů doručení. Na kartě Vypravená lze navíc zvolit zobrazení pouze zpráv, které mají Nezapsané datum doručení. Po nastavení zvolených parametrů stiskněte tlačítko Vyhledat. Zprávy odpovídající filtru se zobrazí v seznamu ve spodní části stránky. Nastavené parametry můžete jednoduše smazat tlačítkem Vyčistit filtr. Karta K vypravení navíc obsahuje tlačítko Zobrazit seznam dokumentů určených do podacího archu. Po jeho stisknutí aplikace vypíše ty zprávy, u nichž bylo zaškrtnuto pole Podací arch (viz kapitolu 11.4 Práce s odchozí poštou).

11.4.

Práce s odchozí poštou Jakmile zpracovatel uzavře odchozí zprávu, která má být alespoň jednomu z adresátů odeslána klasickou listovní poštou, zobrazí se její formulář v seznamu na kartě K vypravení. Pracovník podatelny takové zprávy vytiskne a vloží do obálek. Pokud mají být odeslány prostřednictvím České pošty, je možné využít funkci pro automatické generování podacího archu pro hromadné podání zásilek. Zásilky, které máte přiděleny k vypravení, jsou v seznamu zobrazeny zeleně a ve sloupci Podací arch obsahují zatrhávací políčko. Zásilky podbarvené žlutě smíte převzít, a to pomocí tlačítka ve sloupci Převzít. U zásilek, které se chystáte vypravit, zatrhněte pole ve sloupci Podací arch a stiskněte tlačítko Vytvořit podací arch. Aplikace sestaví formulář podle údajů z vybraných zásilek.

Zásilky zařazené na podací arch jsou ve sloupci Podací arch označené zkratkou PA. Kliknutím na tento odkaz zobrazíte formulář podacího archu. Formulář slouží přímo jako podací arch České pošty. Zobrazuje seznam jednotlivých zásilek a další údaje potřebné k jejich odeslání.

57



Tlačítko − umístěné vpravo od každého řádku můžete použít k odstranění příslušné zásilky z podacího archu. Ve spodní části podacího archu jsou umístěna další ovládací tlačítka. Tisk poštovních adres vytvoří stránku jen s tabulkou adres, například pro nalepení na obálky, zatímco tlačítko Tisk slouží k vytištění samotného podacího archu. Tlačítkem Uložit a zavřít odešlete změny do Spisové služby a uzavřete formulář. Tlačítko Odeslat do archivu slouží k archivaci vyřízeného podacího archu. V okamžiku archivace se také do odeslaných dokumentů doplní skutečné datum odeslání.

58



12.

Fronta Karta Fronta slouží ke kontrole stavu právě přijímaných či odesílaných zpráv. Skládá se ze dvou záložek, Vstupní fronta a Výstupní fronta.

12.1.

Vstupní fronta Záložka Vstupní fronta obsahuje seznam zpráv přicházejících z nastavených datových schránek či emailových adres. Jde o ty zprávy, které se buď právě stahují, nebo se je z nějakého důvodu stáhnout nepodařilo. Uživatel, který má na záložku přístup, si zde tedy může ověřit, že je očekávaná zpráva na cestě, či reagovat na případné problémy. V sekci Parametry hledání můžete nastavit filtr pro zobrazení jen některých zpráv: Vyplněním pole Hledaný text vyberete zprávy, jejichž identifikační údaje obsahují zadaný řetězec. Pokud Elektronická spisová služba zpracovává dokumenty patřící více subjektům, můžete vpoli Obsluhované subjekty zvolit zobrazení zpráv jen od jednoho z nich. Zatržením některých (či všech) z následujících polí zvolte stavy zpráv, které mají být zahrnuty do výpisu:  Nenačtené zprávy – zprávy, které vykazují aspoň jeden chybný pokus o stažení ze systému datových schránek nebo se je nepodařilo stáhnout během předepsané doby a nejsou akceptované jako nestažitelné. Je u nich připojena informace o chybách.  Chybné neakceptované – zprávy, které se během předepsané doby nepodařilo stáhnout a uživatel je dosud neakceptoval jako nestažitelné. Ve sloupci Pokusů mají záporné číslo.  Chybné akceptované – zprávy, které se nepodařilo načíst, a poté byly některým z uživatelů akceptovány jako nestažitelné.  Nové zprávy – zprávy, které čekají na první pokus o stažení. Tlačítkem Hledat zahájíte filtraci zpráv. Tlačítko Vyčistit filtr můžete použít pro návrat k výchozímu nastavení. Vyhledané zprávy se zobrazují v tabulce v sekci Výsledek vyhledávání. První sloupec tabulky je vyhrazený pro upozornění: pokud se zprávu nepodařilo stáhnout, zobrazuje se zde ikona . Následují identifikační údaje zprávy. Sloupce První pokus a Poslední pokus zobrazují, kdy se Elektronická spisová služba pokoušela zprávu stahovat, celkový počet těchto událostí je uveden ve sloupci Pokusů. Poslední sloupec obsahuje tlačítka pro manipulaci se zprávou: 

Akceptovat zprávu jako nestažitelnou – nebudou probíhat další pokusy o stažení zprávy.



– označuje zprávy, které již byly označeny jako nestažitelné.



Oživit zprávu – spustit nový pokus o stažení zprávy.

 

59

Zobrazit vyplněný formulář – pokud ke zprávě existuje vyplněný formulář, můžete si jej zde zobrazit. Otevřít log – zobrazí okno s výpisem pokusů o stažení a případných chybových hlášení.



12.2.

Výstupní fronta Záložka Výstupní fronta obsahuje seznam zpráv připravených k odeslání pomocí datových schránek či emailových adres. Proces odesílající zprávy je spouštěn v pravidelných, předem nastavených intervalech. Zde si tedy můžete prohlédnout zprávy, které byly připraveny k odeslání od posledního spuštění tohoto procesu, případně ty, které se z nějakého důvodu odeslat nepodařilo. V sekci Parametry hledání můžete nastavit filtr pro zobrazení jen některých zpráv: Vyplněním pole Hledaný text vyberete zprávy, jejichž identifikační údaje obsahují zadaný řetězec. Pokud Elektronická spisová služba zpracovává dokumenty patřící více subjektům, můžete vpoli Obsluhované subjekty zvolit zobrazení zpráv jen jednoho z nich. Zatržením některých (či všech) z následujících polí zvolte stavy zpráv, které mají být zahrnuty do výpisu:  Neodeslané zprávy –zprávy, které vykazují aspoň jeden chybný pokus o odeslání nebo se je nepodařilo během předepsané doby a nejsou akceptované jako neodeslatelné. Je u nich připojena informace s chybami.  Chybné neakceptované – zprávy, které se nepodařilo odeslat a dosud nebyly označené jako akceptované.  Chybné akceptované – zprávy, které se nepodařilo odeslat, a poté byly některým z uživatelů akceptovány jako neodeslatelné.  Nové zprávy – zprávy čekající na odeslání, tedy ty, u kterých dosud neproběhl žádný pokus o odeslání.  Nedoručené – zprávy, které byly odeslány, ale nepřišla zpátky doručenka.  Bez originálu DZ – datové zprávy, které byly odeslány, ale nepodařilo se stáhnout originál datové zprávy. Tlačítkem Hledat zahájíte filtraci zpráv. Tlačítko Vyčistit filtr můžete použít pro návrat k výchozímu nastavení. Vyhledané zprávy se zobrazují v tabulce v sekci Výsledek vyhledávání. První sloupce tabulky zobrazují identifikační údaje zprávy – typ, JID, odesílatel a příjemce. Sloupce První pokus a Poslední pokus zobrazují, kdy se Elektronická spisová služba pokoušela zprávu odeslat, celkový počet těchto událostí je uveden ve sloupci Pokusů. Poslední sloupec obsahuje tlačítka pro manipulaci se zprávou:

60



Akceptovat zprávu jako nestažitelnou – nebudou probíhat další pokusy o stažení zprávy.



Oživit zprávu – spustí nový pokus o stažení zprávy.



Otevřít log – zobrazí okno s výpisem pokusů o odeslání a případných chybových hlášení.



13.

Statistiky Na kartě Statistiky si můžete zobrazit přehled o počtech dokumentů a spisů uložených ve spisové službě. Nejprve v Parametrech vyhledávání nastavte, jaké záznamy se mají do statistiky zahrnout. Zatrhněte alespoň jednu z možností:  Příchozí dokumenty  Odchozí dokumenty  Vlastní dokumenty  Spisy Pro každý z těchto typů se vytvoří samostatný blok tabulky se souhrnnými počty. Kromě toho je možné údaje filtrovat podle dalších kritérií:  Organizační jednotka – pokud spisová služba spravuje dokumenty pro více organizačních jednotek, můžete zde vybrat ze seznamu jednu z nich. Statistika pak bude vytvořena pouze pro dokumenty či spisy patřící této organizační jednotce.  Uživatel – ze seznamu vyberte konkrétního uživatele. Statistika pak bude vytvořena pouze pro dokumenty či spisy, které přijal, odeslal či vytvořil daný uživatel.  Zaevidované od / do – vyberte datum. Do statistiky budou zahrnuty pouze dokumenty či spisy, které byly zařazeny do evidence v uvedeném časovém období.

Tlačítkem Zobrazit potvrdíte zvolený výběr a spisová služba vytvoří odpovídající statistiky. Ty se zobrazí v tabulce či tabulkách níže, roztříděné podle typu záznamu a dalších kategorií. Každý z typů dokumentů (Příchozí, Odchozí, Vlastní) má svoji vlastní tabulku, přičemž Příchozí a Odchozí dokumenty jsou navíc rozdělené do sloupců podle způsobu odeslání. Řádky tabulky pak zobrazují rozdělení dokumentů podle jejich stavu – celkový počet, rozpracované dokumenty a uzavřené dokumenty. Odchozí datové zprávy jsou navíc roztříděny i podle stavu doručení/dodání do datové schránky příjemce.

61



Statistiky počtu spisů jsou roztříděné pouze podle stavu rozpracovanosti – tedy Celkový počet, Rozpracované spisy a Uzavřené spisy.

62


Elektronická spisová služba

Recommend Documents