Ditulis oleh: Rasiman

LAPORAN OVERSEAS NON-DEGREE TRAINING SISTEM AUTOMASI PERPUSTAKAAN (AUTOMATION LIBRARY SYSTEMS) DI PERPUSTAKAAN TUN SERI LANANG UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA (UKM) MALAYSIA

Ditulis oleh:

Rasiman

Dilaporkan kepada: SPMU dan CPMU TPSDP (ADB Loan No. 1792-INO) Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi dan Rektor Universitas Sumatera Utara 2005

Rasiman : Laporan Overseas Non-Degree Training Sistem Automasi Perpustakaan (Automation Library Systems) di Perpustakaan Tun Seri Lanang Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) Malaysia, 2005. USU Repository © 2009

Ucapan Terima Kasih Pertama-tama kami ucapkan terimakasih yang tulus kepada Bapak Rektor Universitas Sumatera Utara (USU), Prof. Chairuddin P. Lubis, DTM&H, Sp.A(K) karena dukungannya sehingga kami dapat mengikuti pelatihan tentang Sistem Automasi Perpustakaan di luar negeri. Terima kasih juga kami ucapkan kepada Bapak Dadang Sudiyarto dan Dr. Zul Alfian, sebagai Direktur Central Project Management Unit (CPMU) Technological and Professional Skills Development Sector Project (TPSDP) dan sebagai Direktur Sub Project Management Unit (SPMU) TPSDP USU yang telah mendukung program Perpustakaan USU termasuk salah satunya overseas non- degree training ini. Penghargaan juga kami sampaikan kepada Puan Putri Saniah Megat Abdul Rahman dan Encik Abu Bakar Maidin, sebagai Ketua Pustakawan dan Timbalan Ketua Pustakawan/Ketua Jabatan Pengurusan & Perkhidmatan Maklumat Perpustakaan Tun Seri Lanang (PTSL) Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) yang telah menerima kami untuk melakukan pelatihan di sini, Encik Azman Idris sebagai Ketua Bahagian Automasi yang juga merupakan supervisor, dimana beliau banyak terlibat dalam usaha membantu kami, serta kepada seluruh staf lainnya yang tidak mungkin untuk disebutkan namanya satu persatu, atas bantuan dan bimbingan yang diberikan selama dalam pelatihan kami ucapkan terimakasih sekali lagi.

Rasiman: Laporan Overseas Non-Degree Training Sistem Automasi Perpustakaan di PTSL UKM -

2 Rasiman : Laporan Overseas Non-Degree Training Sistem Automasi Perpustakaan (Automation Library Systems) di Perpustakaan Tun Seri Lanang Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) Malaysia, 2005. USU Repository © 2009

Daftar Isi Ucapan Terima Kasih .............................................................................................................2 Daftar Isi .................................................................................................................................3 I. PENDAHULUAN...............................................................................................................4 1.1 Latarbelakang ............................................................................................................4 1.2 Tujuan .......................................................................................................................4 1.3 Hasil yang Diharapkan ..............................................................................................4 1.4 Informasi Peserta Pelatihan.......................................................................................5 1.5 Informasi Program ....................................................................................................5 1.6 Jadual Pelatihan.........................................................................................................5 1.7 Perkiraaan Biaya dan Uraian.....................................................................................5 II. PERPUSTAKAAN UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA ..................................6 2.1 Gambaran Umum......................................................................................................6 2.2 Sejarah Ringkas Perkembangan Sistem Automasi ...................................................7 2.3 Struktur Organisasi ...................................................................................................9 2.4 Organisasi Staf..........................................................................................................9 2.5 Job Deskripsi Bagian Automasi..............................................................................12 III. PROSES PELATIHAN ..................................................................................................13 3.1 Objektif ...................................................................................................................13 3.2 Sistem Automasi Perpustakaan UKM ....................................................................13 3.2.1 Modul Pengadaan (Acquisition) ..........................................................................13 3.2.2 Modul Pengatalogan (Cataloging) .......................................................................14 3.2.3 Modul Katalog (OPAC).......................................................................................14 3.2.4 Modul Sirkulasi (Circulation)..............................................................................17 3.2.5 Modul Serial (Serials)..........................................................................................19 3.2.6 Modul Sistem Informasi Manajamen (Management Information Systems) .......19 3.3 Sumberdaya Elektronik...........................................................................................19 3.3.1 Jaringan dan Fasilitas Akses ................................................................................19 3.3.2 Website Perpustakaan ..........................................................................................20 3.3.3 Perpustakaan Digital ............................................................................................20 3.3.4 Jurnal Elektronik..................................................................................................20 3.4 Desktop Publishing .................................................................................................21 3.5 Pengurusan dan Penyelenggaraan Peralatan IT ......................................................21 3.6 Aktivitas Lain .........................................................................................................21 3.6.1 Kunjungan ke Perpustakaan Alam dan Tamadun Melayu...................................21 3.6.2 Kunjungan ke Perpustakaan Undang-Undang.....................................................22 3.6.3 Kunjungan ke Perpustakaan Hospital UKM........................................................22 3.6.4 Kunjungan ke Pusat Komputer UKM..................................................................22 IV. KESIMPULAN DAN RENCANA KEGIATAN...........................................................24 4.1 Kesimpulan .............................................................................................................24 4.2 Rencana Kegiatan ...................................................................................................24 Lampiran.......................................................................................................................25



I. PENDAHULUAN 1.1 Latarbelakang Suatu dana hibah berbasis kompetisi (TPSDP-ADB Loan No. 1792-INO Batch II) dari pemerintah pusat diperoleh oleh Perpustakaan Universitas Sumatera Utara (USU) untuk membiayai suatu sub-project dalam upaya meningkatksn perpustakaan dan pelayanan informasi yang berkualitas. Sub-project dimaksudkan adalah mengembangkan sistem baru untuk perpustakaan dalam rangka mengatasi beberapa kelemahan yang ada pada sistem sebelumnya sehingga diharapkan dapat memenuhi kebutuhan para pengguna perpustakaan baik itu pengguna (user) maupun pengguna akhir (end user). Sistem yang baru sekarang ini diberi nama WILIS (Web-based Integrated Library Information Systems) di mana kini terus dikembangkan. Ada beberapa sumberdaya yang dibutuhkan di dalam pengembangan sistem seperti, tenaga konsultan, perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware), perabotan dan peralatan, pengembangan staf, pelatihan pengguna, renovasi minor, dan termasuk pengadaan buku-buku. Pengembangan staf termasuk pelatihan dalam negeri dan luar negeri (domestic and overseas non-degree training) ini bertujuan untuk menambah pengetahuan dan keterampilan staf perpustakaan untuk dapat berkontribusi dalam pengembangan, pemeliharaan, manajemen dan mengoperasikan pada sistem perpustakaan yang baru. Ada tiga orang staf perpustakaan yang ditugaskan untuk mengikuti overseas non-degree training, salah satu dari mereka adalah mengambil program pelatihan dalam bentuk attachment di Perpustakaan Tun Seri Lanang Universiti Kebangsaan Malaysia pada tahun 2005. Tulisan ini merupakan laporan program pelatihan staf Perpustakaan USU dalam bidang Sistem Automasi Perpustakaan di Perpustakaan Tun Seri Lanang Universiti Kebangsaan Malaysia yang dilaksanakan selama Bulan September – Oktober 2005. Termasuk di dalam laporan ini berisi tentang seluruh kegiatan yang dilakukan oleh peserta selama mengikuti pelatihan, dan jika memungkinkan beberapa aspek sistem automasi perpustakaan yang dianggap baik di PTSL UKM akan diadaptasi dan diimplementasikan di Perpustakaan USU setelah kembali.

1.2 Tujuan Tujuan dari overseas non-degree training adalah untuk mendapatkan pengetahuan dan pengalaman mengoperasikan sistem automasi perpustakaan yang terintegrasi mencakup enam sub sistem: (1) Pengadaan (Acquisition), (2) Pengatalogan (Cataloging), (3) Pengawasan Sirkulasi (Circulation Control), (4) Katalog (Online Public Access CatalogOPAC), (5) Pengawasan Serial (Serials Control), dan (6) Sistem Informasi Manajamen (Management Information Systems)

1.3 Hasil yang Diharapkan Melalui pelatihan ini, diharapkan akan memperoleh pengetahuan dan pengalaman untuk mengoperasikan sistem automasi perpustakaan terintegrasi. Kemampuan dan



pengalaman ini menjadi modal utama dalam rangka pengimplementasian WILIS pada Perpustakaan USU. Selanjutnya, kemampuan dan pengalaman tersebut akan di-sharing kepada staf Perpustakaan USU lainnya.

1.4 Informasi Peserta Pelatihan Nama Nama instansi Jabatan

: Rasiman : Perpustakaan Universitas Sumatera Utara : Kasub. Divisi Sistem Automasi

1.5 Informasi Program Judul Pelatihan Tempat Alamat Telepon Fax. E-mail Kontak Person

: Automasi Perpustakaan (Library Automation) : Perpustakaan Tun Seri Lanang (PTSL) Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) : 43600 Bangi, Selangor Darul Ehsan, Malaysia : 603 8925 0199, 8921 5841 : 603 8925 6067 : [email protected] : Abu Bakar Maidin, Timbalan Ketua Pustakawan/Ketua Jabatan Pengurus & Perkhidmatan Maklumat

1.6 Jadual Pelatihan Lihat Lampiran-1

1.7 Perkiraaan Biaya dan Uraian Lihat Lampiran-2



II. PERPUSTAKAAN UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA 2.1 Gambaran Umum Perpustakaan Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) didirikan bersamaan dengan lahirnya UKM pada tahun 1970 di Lembah Pantai, Kuala Lumpur. Perpustakaan Tun Seri Lanang (PTSL) adalah Perpustakaan Induk yang berada di kampus utama Bangi, dan untuk memberikan kemudahan akses ke perpustakaan dibentuklah empat Perpustakaan Cabang yang terdiri dari Perpustakaan Alam dan Tamadun Melayu (PATMA-Bangi), Perpustakaan Undang-Undang (PUU-Bangi), Perpustakaan Perubatan (PP-Kuala Lumpur), dan Perpustakaan Hospital UKM (PHUKM-Cheras). Perpustakaan Tun Seri Lanang (PTSL) dibuka dan diresmikan pada tanggal 2 Juli 1980 oleh DYMM Tuanku Jaafar Ibni Almarhum Tuanku Abdul Rahman yang merupakan Canselor ke-2 UKM. Gendung PTSL yang terdiri dari 5 (lima) lantai ini mempunyai luas lantai 220.000 kaki persegi. Perpustakaan Alam dan Tamadun Melayu (PATMA) berdiri pada tahun 1982, memiliki 2 (dua) lantai dengan luas 10.000 kaki persegi. Perpustakaan Undang-Undang (PUU) berdiri dan mulai beroperasi pada bulan Juni 1996, dengan luas bangunan 24.000 kaki persegi. Perpustakaan Perubatan (PP) berdiri pada tahun 1974, bangunan 3 (tiga) tingkat ini memiliki luas 40.000 kaki persegi. Perpustakaan Hospital UKM (PHUKM) beroperasi mulai tanggal 14 Juli 1997, berada di lantai 3 (tiga) Kompleks Pendidikan Perubatan Canselor Tuanku Jaafar, Hospital UKM, memiliki luas 20.000 kaki persegi. Dari segi koleksi Perpustakaan UKM hingga 31 Desember 2004 berjumlah 1.292.921 naskhah (item) bahan yang terdiri dari buku, majalah berjilid dan bahan media, yang terdiri dari 622.588 adalah buku dan majalah berjilid berada di PTSL, 46.065 di PATMA, 56.387 di PUU, 114.989 di PP, dan 48.848 berada di PHUKM. Sedangkan jumlah keseluruhan bahan media sebanyak 404.044 salinan, dan jumlah ini terus mengalami pertambahan setiap tahunnya. Perpustakaan kini melayani sekitar 25.418 mahasiswa UKM, terdiri dari 7.219 postgraduate, 17.190 undergraduate, 1.009 mahasiswa internasional, dan 7.430 staf. Selain dari itu perpustakaan juga memberikan layanan kepada pelajar-pelajar dari Institusi Pengajian Tinggi (IPT) negeri dan swasta, disamping pegawai-pegawai penyelidik dari jabatan-jabatan kerajaan terutama institusi-institusi yang letaknya berdekatan dengan UKM seperti MINT, PORIM, MARDI dan pusat-pusat pelatihan di sekitar Bangi. Misi, Dasar Kualiti dan Piagam Pelanggan Misi Perpustakaann bertekad menjadi sebuah perpustakaan terkehadapan yang menjadi penghubung utama antara rangkaian maklumat dengan pengguna. Perpustakaan akan mempertingkatkan mutu perkhidmatan, prasarana dan teknologi yang terbaik supaya



mewujudkan suasana keilmuan yang sihat dan memikat, dan seterusnya dapat dimanfaatkan oleh warga Universiti khususnya dan masyarakat Malaysia amnya. Dasar Kualiti Seluruh warga Perpustakaan UKM beriltizam untuk menyediakan perkhidmatan Perpustakaan yang berkualiti dan melaksanakan penambahbaikan yang berterus ke arah menepati keperluan pelanggan selaras dengan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2000 melalui objektif berikut: • Berusaha memantapkan perolehan, pendokumentasian dan penyelenggaraan sumber ilmu dan maklumat menepati keperluan pembelajaran, pengajaran dan penyelidikan Universiti • Memberi perkhidmatan maklumat yang memenuhi kehendak pelanggan • Menyediakan prasarana fizikal dan teknologi maklumat bagi penyokong kecermelangan akademik dan menggalakkan budaya pembelajaran sepanjang hayat • Mempusakakan ilmu dan hasil keluaran warga Universiti supaya Perpustakaan menjadi sumber pewaris ilmu Piagam Pelanggan • • • • •

Menyediakan dan mengurus sumber maklumat yang berkualiti dan terkini dalam pelbagai bidang Menyediakan pelbagai kemudahan teknologi maklumat terkini bersesuaian dengan keperluan pelanggan Mengutamakan pelanggan dengan memberi perkhidmatan yang cekap, tepat dan mesra Membantu pelanggan mengesan, mengakses dan memperolehi maklumat yang relevan Menyedia perkhidmatan kaunter yang cekap dan selesa kepada pelanggan

2.2 Sejarah Ringkas Perkembangan Sistem Automasi Perpustakaan mulai merancang untuk menggunakan sistem automasi perpustakaan (pengurusan perpustakaan berkomputer) pada awal tahun 1990-an. Untuk mendukung tujuan tersebut, cawangan automasi telah diwujudkan. Pada Juli 1990 perpustakaan telah memilih satu sistem automasi terintegrasi yaitu Dobis/Libis (D/L) untuk diimplementasikan di Perpustakaan UKM.. Pada Januari 1992 fungsi pengkatalogan dan katalog umum talian (OPAC=Online Public Access Catalogue) telah mulai diterapkan di Perpustakaan Tun Seri Lanang (PTSL). Pada saat itu ada sebanyak 62.000 judul rekod katalog hasil dari pengkatalogan Malmarc (Malaysia Marc) telah dimasukkan ke dalam sistem D/L sebagai data awal. Sedangkan modul sirkulasi baru dilaksanakan penggunaanya ke seluruhan warga kampus UKM di PTSL pada Maret 1993 setelah proyek penempelan/pemberian barcode pada buku-buku di PTSL selesai.



Pada bulan Agustus 1994 modul akuisisi D/L digunakan, sementara modul terbitan berseri baru digunakan pada tahun 1995. Penggunaan sistem D/L di perpustakaan cabang UKM dilaksanakan secara bertahap sejak tahun 1994-1995. Sistem D/L dioperasikan dengan menggunakan perangkat keras Mainframe ES9000 (mulai Januari 1994) yang sebelumnya (1990-1993) masih menggunakan Mainframe IBM 4341. Para pengguna perpustakaan dapat mengakses OPAC melalui terminal yang disediakan oleh perpustakaan dan juga dari tempat lain dengan menggunaka program telnet TN3270. Sistem D/L hanya digunakan hingga akhir tahun 1999 saja kerana terdapat masalah pergantian tahun 2000 (Y2K). Oleh karena itu perpustakaan mengganti sistem automasinya dengan sistem yang baru. Perpustakaan telah berhasil mendapat tender untuk mengganti dengan sistem baru yaitu VIRTUA. (VTLS=Visionary Technology in Library Solutions). Sejak Oktober 1998 Pusat Komputer bekerjasama dengan Perpustakaan melakukan konversi data rekod bibliografi dan rekod pengguna dari sistem D/L ke dalam sitem Virtua. Dimana pada saat itu dibutuhkan biaya untuk pengadaan software dan hardware ketika migrasi ke sistem Virtua sebesar ± RM 2,8 juta (untuk 128 user license) termasuk konversi data, serta RM 110 ribu per tahun untuk biaya kotrak pemeliharaan (maintenance). Pada bulan Januari 1999, 260.000 rekod bibliografi dan 30.000 rekod pengguna telah dikirimkan ke VTLS, USA untuk proses konversi. Pada bulan Maret 1999, sistem Virtua versi 15.2 telah mulai diinstall dan rekod-rekod bibliografi sudah dapat diakses. Oleh kerana masih banyak terdapat rekod yang tidak lengkap dan salah dalam pengetikan, maka dilakukan pengeditan untuk perbaikan. Pada 14 September 1999, UKM telah menerima kembali rekod bibliografi dan rekod pengguna yang yang sudah diperbaiki dari beberapa kesalahan dalam pengetikan sehinga mendapatkan rekod yang benar-benar bersih dari kesalahan. Sejak 22 September 1999 Perpustakaan Tun Seri Lanang telah mulai melakukan transaksi peminjaman menggunakan sistem Virtua. Beberapa terminal komputer untuk mengakses rekod juga mulai dipasang untuk keperluan pengguna. Selain itu modul pengkatalogan, modul sirkulasi dan modul terbitan berseri juga mulai digunakan. Perpustakaan-perpustakaan cabang juga sudah mulai melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian melalui sistem ini pada tanggal 22 Oktober 1999. Sedangkan modul pengadaan (acquisition) baru mulai digunakan pada bulan Februari 2000 setelah versi 24.3 diinstal. Versi sistem Virtua akan senantiasa diberikan kepada perpustakaan apabila keluar versi yang terbaru. Sejak itu pula sistem Virtua ini mulai beroperasi secara client-server. Sehingga pengguna juga sudah dapat mengakses katalog umum talian (OPAC=Online Public Access Catalogue) melalui intenet dengan Web Browser serperti Internet Explorer ataupun Netscape Communicator pada alamat situs Web http://gemilang.ukm.my.



2.3 Struktur Organisasi

2.4 Organisasi Staf Hingga Juni 2005 Perpustakaan UKM memiliki 210 orang staf yang terdiri dari 150 pustakawan dan staf Perpustakaan Induk (PTSL), dan 60 pustakawan dan staf Perpustakaan Cabang.

Unsur Pimpinan Bahagian Pentadbiran Ketua Pustakawan Puan Putri Sania Megat Abdul Rahman B.Econ.(Hons.) (UM), Dip. Lib. (Strathclyde). MLS (Aberystwyth) Timbalan Ketua Pustakawan Encik Abu Bakar Maidin Sm.Sn. (UKM), Posgrad. Dip. Lib. & Information Science (ITM), Dip. Islam (UMK), MS, (UPM)



Jabatan Pengurusan dan Perkhidmatan Maklumat Ketua Encik Abu Bakar Maidin Sm.Sn. (UKM), Posgrad. Dip. Lib. & Information Science (ITM), Dip. Islam (UMK), MS, (UPM) Bahagian Perkhidmatan Maklumat Pustakawan Puan Lela Ruzma Mohd Shaari B.A. (Hons.) (UM), Postgrad. Dip. Lib. & Information Science (ITM) Bahagian Perkhidmatan Pelanggan Pustakawan Puan Mazni Hj. Md. Yusof B.A. (Hons.), Library Science (Univ. Indonesia) Bahagian Automasi Pustakawan Encik Azman Idris M.Sc. (UKM), Dip. Lib. Sc. (UiTM) Perpustakaan Peta Pustakawan Puan Norliah Sukarno B.Sc. Lib. Sc. (UiTM) Jabatan Pembangunan Sumber Maklumat Ketua Puan Hafsah Mohd B.Sc. (Northern Illinois), MLS (Lousiana), Dip. Islam (UKM) Bahagian Katalog Pustakawan Puan Che Selamah Che Mustafha B.A. (UM), Postgrad. Dip. Lib. (Polytechnic North London) Bahagian Perolehan Pustakawan Puan Rosnah Yusof Sm.Sa. (UKM), Prosgrad. Dip. Lib. & Information Science (ITM) Jabatan Pengurusan Jurnal dan Jilidan Ketua Encik Tusiman Mingun B.A. (Hons.) (UM), Postgrad. Dip. Lib. & Information Science (ITM)



Bahagian Jilidan Pustakawan Puan Nor Asiah Mohamad Sm. (Kep) Pengajian Maklumat (ITM) Jabatan Pengurusan Koleksi Khusus Ketua Puan Thuraiyen Nadzrah Mohd Ghazali B.A. (Hons.) (UM), Porstgrad. Dip. Lib. (Liverpool) Bahagian Koleksi Asia Tenggara Ketua Encik Shahruddin Shafri B.Soc.Sc. (Hons.) (USM), Postgrad. Dip. Lib. & Information Science (ITM) Bahagian Koleksi Dokumen Ketua Puan Rosnah Suliman B.Sc. Botany (Hons.) (UM), Postgrad. Dip. Lib. & Information Science (ITM) Bahagian Koleksi Media Ketua Puan Noraini Omar B.Econs. (Hons.) (UM), Postgrad. Dip. Lib. & Information Science (ITM) Bahagian Koleksi Arab dan Tamadun Melayu Ketua Cik Rohaya Umar Sm. PI (UKM), Postgrad. Dip. Lib. & Information Science (ITM), MS (UMP) Bahagian Koleksi Arkib dan Galeri Pustakawan Encik Harith Faruqi Sidek Sm. (Kep.) Pengajian Maklumat (ITM) Perpustakaan Perubatan Ketua Puan Faizah Mohd Zain B.A. (Hons.) (UM), Postgrad. Dip. Lib. (Polytechnic North London), MLS (Syracuse) Perpustakaan Hospital Ketua Puan Maimunah Kadir Dip. Lib. Sc. (ITM), Dip. Lib. & Information Science (Loughborough), MLS (Loughborough) Perpustakaan Alam dan Tamadun Melayu Puan Sakinah Muhammed B.A. (Hons.) (UM), Postgrad. Dip. Lib. (Polytechnic North London)



Perpustakaan Undang-Undang Ketua Cik Fawziah Md. Senawi B.A. (Hons.) (UM), Postgrad. Dip. Lib. & (Polytechnic North London)

2.5 Job Deskripsi Bagian Automasi Lihat Lampiran-3



III. PROSES PELATIHAN 3.1 Objektif Pelatihan ini diselenggarakan dalam bentuk attachment dalam bidang Automasi Perpustakaan yang meliputi: (1) pengadaan (acquisition), (2) pengatalogan (cataloging), (3) sirkulasi (circulation), (4) katalog (online public access catalog (OPAC)), (5) serial (serials), dan (6) sistem informasi manajamen (management information systems).

3.2 Sistem Automasi Perpustakaan UKM Hari pertama mengikuti pelatihan, peserta mendapat pengenalan tetang gambaran umum Perpustakaan UKM, sejarah perkembangan sistem automasi, serta perpustakaan digital. Kemudian di hari yang sama, peserta dibawa tour perpustakaan untuk melihat beberapa fasilitas layanan yang disediakan, seperti OPAC, Lab Komputer, Hotspot, Akses Internet, Ruang Diskusi, serta fasilitas lainnya. Masih hari yang sama, peserta juga diperkenalkan kepada beberapa orang staf yang nantinaya terlibat dalam membimbing peserta selama masa pelatihan. Di hari kedua, peserta dengan bimbingan Encik Azman Idris diperkenalkan tentang sistem automsi yang digunakan PTSL UKM yaitu VTLS. Sejak diimplementasikanya sistem VTLS di PTSL UKM tahun 1999 terus berkembang dan hingga kini pada tahap kesempurnaan, dimana VTLS yang selanjutnya disebut Virtua merupakan suatu sistem perpustakaan yang terintegrasi penuh (fully integrated) yang terdiri dari modul: (1) pengadaan (acquisition), (2) pengatalogan (cataloging), (3) sirkulasi (circulation), (4) katalog (online public access catalog (OPAC)), (5) serial (serials), dan (6) sistem informasi manajamen (management information systems), dan lain-lain. Sistem Virtua ini juga terintegrasi dengan sitem yang digunakan pada masing-masing Perpustakaan Cabang PTSL karena menggunakan sistem yang sama. Untuk mengetahui fungsi dari setiap modul tersebut, peserta melakukan ujicoba dan mengopersikan langsung pada sistem yang meliputi modul-modul sebagai berikut: 3.2.1 Modul Pengadaan (Acquisition) Sesuai fungsi utama dari sistem pengadaan terdiri dari mulai proses pemilihan, pengecekan bibliografi (bibliographic checking), pemesanan dan penerimaan bahan pustaka baru. Ada dua cara pesanan pengadaan yang dilakukan pada Perpustakaan UKM. Pertama Pesanan Biasa, yaitu pesanan yang dilakukan oleh perpustakaan yang merupakan hasil dari seleksi baik katalog penerbit maupun sumber lain, kemudian menyerahkan daftar tersebut kepada vendor/supplier. Kedua Pesanan Penentuan, yaitu pesanan bahan pustaka yang saat itu juga sudah tersedia (ready stock). Proses pengadaan Baik cara pemesanan Biasa maupun Penentuan keduanya, harus diproses melalui fasilitas ORDER pada modul Pengadaan. Pada kegiatan ini dilakukan pengecekan apakah bahan yang diterima merupakan judul baru atau tambahan eksemplar. Jika judul



baru informasi bibiliografi yang dimasukkan meliputi a.l.: pengarang, judul, ISBN, harga, bahasa, impresum, dan catatan lain yang dibutuhkan. Kegiatan selanjutnya adalah memberikan label barcode sebagai nomor akses dan nomor item, menempelkan slip tanggal pengembalian, serta stempel/cap milik perpustakaan. Bahan pustaka dengan daftar borang pengesahan penerimaan bahan monograf di dalamnya, kemudian bahan pustaka dipisahkan antara judul baru dengan tambahan eksemplar, selanjutnya diteruskan ke prosedur pengatalogan. Borang Bagian Pengadaan dapat dilihat pada Lampiran-4. 3.2.2 Modul Pengatalogan (Cataloging) Fungsi utama pengatalogan mencakup pembuatan kartu-kartu katalog (pengatalogan dan pengklasifikasian) dan penyiapan fisik (penyelesaian akhir) bahan-bahan pustaka yang baru diterima, sehingga hasil akhir dari pada pekerjaan ini menghasilkan data bibiliografi rekod yaitu dalam bentuk OPAC. Proses pengatalogan Bahan pustaka dan borang pengesahan penerimaan bahan monograf diterima dari bahagian pengadaan. Kataloger memeriksa bahan dan borang tersebut. Bahan pustaka yang merupakan tambahan eksemplar langsung diserahkan kepada bagian penyiapan fisik untuk melakukan pekerjaan seperti: menempelkan nomor panggil (call number), memasang magnetik keamanan, serta menyampul jika diperlukan. Sedangkan judul baru, kataloger melanjutkan, memeriksa, serta melengkapi informasi bibliografi yang telah dikerjakan pada bagian pengadaan. Kemudian kataloger melakukan proses pengatalogan dengan menggunakan alat-alat bantu pengatalogan seperti LC dan LCSH untuk menentukan nomor kelas dan subjek, setelah selesai kemudian diteruskan ke prosedur penyiapan fisik. Kemudian buku dihantarkan ke bagian Sirkulasi untuk disusun di rak. Borang Bagian Pengatalogan dapat dilihat pada Lampiran-5.

3.2.3 Modul Katalog (OPAC) OPAC adalah merupakan hasil akhir dari proses pengadaan dan pengatalogan. Ada dua modul OPAC yang disediakan di PTSL, pertama pada sistem Client-User, dan yang kedua berbasis Web. Sitem client-user hanya diperuntukkan bagi staf terutama untuk melakukan pengecekan bibliografi (bibliographic checking) apabila ingin melakukan pembelian buku misalnya. Sedangkan yang berbasis Web disebut GEMILANG ini diperuntukkan bagi pengguna/pengunjung yang ingin mencari informasi yang tersedia di PTSL. Situs Web Gemilang dapat diakses dengan alamat http://gemilang.ukm.my. Melalui modul OPAC ini selain dapat digunakan sebagai sistem temubalik informasi juga memiliki beberapa fitur seperti: pemesanan (reserved), perpanjangan masa pinjaman (renewal), informasi status peminjaman, dan beberapa fitur lainnya yang dapat digunakan bagi pengguna perpustakaan dengan cara login terlebih dahulu kemudian memasukkan User ID dan Password, seperti terlihat pada gambar berikut:





Proses pemesanan (Reserved) Bahan pustaka yang sedang dalam status dipinjam, dapat dipesan (reserved) oleh seorang pengguna yang lain. Pengguna diminta untuk mengisi kartu reservasi dimana dicatat data tentang bahan yang dipesan dan data tentang pemesan. Jika sebuah bahan yang dipesan dikembalikan, maka petugas sirkulasi akan menyimpan bahan tersebut dengan memasukkan slip reservasi ke dalamnya untuk jangka waktu 7 hari sampai si pemesan mengambilnya. Kemudian sistem secara otomatis memberitahu si pemesan melalui email sesuai alamat yang tercantum pada profil pengguna. Sebuah bahan pustaka yang sedang dipesan tidak dapat diperpanjang. Proses perpanjangan (Renewal) Perpanjangan bahan pustaka yang dipinjam dapat dilakukan dengan dua cara, pertama peminjam datang lasung ke kaunter sirkulasi Bagian Pengembalian dan Perpanjangan, dan kedua melalui GEMILANG. (Lebih rinci tentang perpanjangan dibahas pada Modul Sirkulasi)



3.2.4 Modul Sirkulasi (Circulation) Fungsi utama dari sistem sirkulasi terdiri dari pendaftaran anggota (keanggotaan), peminjaman, perpanjangan, pengembalian, penagihan, dan pembuatan surat keterangan bebas dari tagihan. Proses pendaftaran anggota Untuk dapat meminjam bahan pustaka, seorang pengguna perpustakaan harus memiliki kartu tanda anggota (ID Card). Ada dua bagian yaitu: (1) anggota mahasiswa dan staf UKM, (2) anggota mahasiswa dan staf di luar UKM. Pada bagian pertama mahasiswa atau staf secara otomatis akan mendapatkan ID Card ketika pertama kali mendaftar menjadi mahasiswan atau staf UKM. Sedangkan bagian kedua pengguna harus mendaftar pada Perpustakaan UKM dengan mengisi formulir registrasi dan pengikuti persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan. Gambar contoh ID Card staf.



Dalam prosedur pendaftaran anggota (bagian kedua), seseorang datang ke kaunter (meja) sirkulasi. Ia diminta untuk mengisi formulir registrasi yang mengidentifikasi nama, nomor tanda pengenal (KTP, Pasport), alamat, kode pos dan nomor telepon, email, dan lain-lain. Contoh Borang Registrasi Pengguna dapat dilihat pada Lampiran-6. Proses peminjaman Jika seorang ingin meminjam bahan pustaka, ia datang ke kaunter sirkulasi Bagian Peminjaman dan membawa bahan pustaka yang akan dipinjam. Seorang petugas sirkulasi melakukan verifikasi terhadap bahan pustaka dan ID Card peminjam. Proses peminjaman dilakukan hanya dengan men-scan Nomor Barcode Buku dan Nomor Barcode ID Card. Kemudian petugas sirkulasi membubuhkan stempel dan tanggal buku harus dikembalikan. Proses pengembalian Untuk memproses pengembalian sebuah bahan pustaka, petugas sirkulasi Bagian Pengembalian cukup hanya dengan men-scan Nomor Barcode ID Card dan Nomor Barcode Buku. Jika suatu bahan terlambat dikembalikan, maka petugas sirkulasi menagih denda untuk keterlambatan sesuai dengan besarnya jumlah denda dengan memberikan formulir denda, kemudian peminjam membayarkanya pada Bagian Kasir. Proses perpanjangan Layanan perpanjangan pinjaman dapat dilakukan melalui dua cara, pertama jika peminjam datang langsung di kaunter sirkulasi Bagian Pengembalian dan Perpanjangan, maka proses yang dilakukan adalah sebagai berikut: petugas sirkulasi memperpanjang jangka waktu pinjamannya kecuali jika ada anggota yang lain memesan bahan pustaka tersebut yang dapat dilakukan melalui layanan Pemesanan (reserved) seperti yang telah diuraikan pada Modul OPAC di atas. Jika cara ini yang dilakukan peminjam biasanya membawa bahan pustaka ke kaunter sirkulasi, kemudian petugas sirkulasi membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali pada bahan pustaka tersebut. Jika bahan pustaka terlambat diperpanjang, peminjam diminta untuk membayar denda. Perpanjangan peminjaman hanya dapat dilakukan maksimal dua kali, kecuali tidak ada anggota yang lain yang memesan. Kedua, peminjam dapat melakukan perpanjangan (renewal) sendiri melalui GEMILANG dengan masa perpanjangan maksimal dua kali, tanpa kecuali. Beberapa fasilitas yang tersedia pada modul ini seperti, Ringkasan Informasi Anggota (Summary), Patron Full Record, Patron Account, Patron Activity, dan Change E-mail Address, serta Logout dapat dilakukan oleh peminjam dari Modul ini. Lihat gambar tampilan beberapa fasilitas Gemilang untuk register user pada Lampiran-9.



Proses penagihan Bahan pustaka yang terlambat dikembalikan lebih dari satu minggu ditagih dengan mengirimkan surat tagihan ke alamat email peminjam secara otomatis. Dalam surat tagihan disebutkan informasi ringkas tentang bahan pustaka yang ditagih. Proses keterangan bebas tagihan Suatu peraturan bahwa setiap mahasiswa yang akan mengurus atau mangambil transkrip nilai setelah tamat dari UKM harus dinyatakan bahwa yang bersangkutan bebas dari semua tagihan perpustakaan, termasuk pinjaman dan denda yang belum dibayar. Dalam hal ini biasanya perpustakaan bekerjasama dengan pihak universitas membuka satu kaunter di bagian akademik. Bagi mahasiswa yang dinyatakan bebas dari tagihan perpustakaan mereka langsung mendapat transkrip nilai tersebut, tetapi jika dinyatakan masih memiliki tagihan, maka harus segera menyelesaikannya. 3.2.5 Modul Serial (Serials) Fungsi utama sistem serial atau serial kontrol adalah untuk mengontrol perolehan bahan pustaka/koleksi terbitan berkala (jurnal) agar diketahui volume atau nomor-nomor mana saja yang dimilikinya. Kemudian hasil akhir dari proses enteri data pada modul serial ini dapat dilihat pada modul OPAC, yaitu pada pilihan database Serial. Proses pada modul serial Entri data pada bagian ini dilakukan baik untuk tambahan nomor atau volume pada judul serial yang sudah ada, maupun pada judul baru. Kemudian proses selanjutnya adalah melakukan penjilidan terhadap jurnal atau serial yang sudah lengkap jumlah volumenya pada bagian penjilidan. Borang Bagian Serial dan Penjilidan dapat dilihat pada Lampiran-7. 3.2.6 Modul Sistem Informasi Manajamen (Management Information Systems) Sistem automasi perpustakaan pada umumnya mengumpulkan statistik untuk kegunaan sebagai informasi manajemen antara lain jumlah perolehan bahan pustaka baru, jumlah anggota, pengunjung perpustakaan, bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna dan sebagainya. Dimana seluruh proses tersebut di atas dapat dilakukan dengan baik pada modul ini.

3.3 Sumberdaya Elektronik 3.3.1 Jaringan dan Fasilitas Akses Infrastruktur Jaringan LAN yang ada di PTSL UKM sepenuhnya ditangani oleh Pusat Komputer UKM. Saat ini ada 201 terminal komputer yang tersambung dalam jaringan



LAN dan tersebar di setiap lantai gedung perpustakaan, baik digunakan untuk keperluan staf maupun fasilitas akses oleh pengguna seperti, Laboratorium Internet, Multimedia, CD-ROM, dan OPAC. Di samping itu tersedia juga fasilitas akses internet tanpa kabel (WiFi) yang terdapat di sekitar Lobi, Lantai-4 dan Lantai-5 gedung perpustakaan. 3.3.2 Website Perpustakaan Seluruh informasi terkini mengenai kemudahan dan pelayanan perpustakaan dapat diperoleh di sini. Diantara menu utama yang terdapat di halaman depan (homepage) Website adalah informasi tentang: Organisasi, Perkhidmatan, Perpustakaan, Sumber Elektronik, Katalog, dan Koleksi. Berikut alamat Website Perpustakaan UKM http://www.ukm.my/library. 3.3.3 Perpustakaan Digital Berdasarkan perancangan yang telah dibuat, Perpustakaan UKM telah melaksanakan proyek pembuatan Perpustakaan Digital mulai tahun 2002 yang kini sudah memiliki 102.512 lebih rekod. Dimana sitem yang digunakan untuk mengelola semua pangkalan data atau contens yang dimiliki adalah menggunakan software Content Manager yang didapat dari IBM. Pangkalan data yang terdapat dalam Perpustakaan Digital UKM (PDUKM) disajikan dalam bentuk Web, sehingga dapat diakses dari mana saja dan kapan saja melalui internet. Adapun bahan-bahan yang telah digitalisasi adalah: Latihan Ilmiah, Indrakat, Keratan Akhbar, Kertas Kerja Seminar, Laporan Penyelidikan, Tesis, dan Pangkalan Data PUU, yang terdiri dari Perundangan Persekutuan dan Rang Undang-Undang Persekutuan/Negeri. Beberapa dari pangkalan data tersebut seperti Tesis, Kertas Kerja Seminar, dan Keratan Akhbar tersedia dalam bentuk teks penuh (full text) dengan format file PDF. Untuk mendapatkan teks penuh dari PDUKM dibutuhkan User ID dan Password, sedangkan bibliografi dan abstrak dapat di download secara gratis. Situs Web Perpustakaan Digital dapat diakses dengan alamat http://ptsldigital.ukm.my. Proses digitalisasi menggunakan hardware Scanner merk Pujitsu fi-4750C, software Acrobat Capture (Cluster Edition 3.0), sedangkan pengerjaannya dilakukan pada masing-masing bagian, sementara pemeliharaan situs Web tersebut dikerjakan oleh Bagian Automasi dan Cetakan. Rencananya mulai tahun depan (2006) baru akan dibentuk bagian tersendiri yaitu Bagian Perpustakaan Digital. 3.3.4 Jurnal Elektronik Perpustakaan UKM melanggan 36 pangkalan data yang berisi ribuan judul jurnal elektronik (e-journal) teks penuh (fulltext) maupun abstrak, baik dalam bentuk online Internet dan Intranet maupun CD-ROM. Pangkalan data yang dilanggan tersebut a.l.: • • • • •

Blackwell-Synergy (Medical & Nursing) CLJ Law CRL Online EBSCO Host Emerald (intranet)

• • • • •

MD-Consult Micromedex (intranet) Nature: Encyclopedia of Life Sciences) OVID Fultext & Medicine ProQuest (Health and Medical Complete & ABI/INFORM Global)



• • • •

Images.MD (intranet) InfoPOEMS Lexis Nexis Malaysian Lawnet

• • • •

Science Direct Springer LINK (intranet) A to Z (Pengurusan Jurnal Langganan) dan pangkalan data lainnya

Penggunaan versi online internet dari luar kampus UKM harus menggunakan User ID dan Password.

3.4 Desktop Publishing Bagian Desktop Publishing bertanggungjawab kepada Ketua Bagian Automasi, dimana tugas-tugasnya antara lain menjalankan (1) pra-penerbitan seperti pembuatan bahanbahan pameran, brosur, poster, dan sebagainya, (2) membantu pustakawan dalam melaksanakan bimbingan/kursus perpustakaan, (3) membantu dan melakukan pemeriksaan hardware serta memantau pada saat pemasangan dilakukan, (4) membantu dalam menerima laporan kerusakan hardware dan software, (5) membantu dan menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan hardware dan software yang dihadapi oleh staf lain, serta (6) membuat laporan bulanan/tahunan Bahagian Automasi.

3.5 Pengurusan dan Penyelenggaraan Peralatan IT Bagian Pengurusan dan Penyelenggaraan (urusan dan perbaikan) Peralatan IT bertanggungjawab kepada Ketua Bagian Automasi, dimana tugas-tugasnya mengurusi dan memberi bantuan kepada penyelenggara dan penyelia pengguna perpustakaan, seperti hardware yang meliputi: komputer, printer, scanner, barcode scanner, dan lainlain serta bantuan pemasangan atau instalasi software. Disamping itu juga bertugas untuk pemeliharaan dan perbaikan peralatan-peralatan IT yang mengalami kerusakan.

3.6 Aktivitas Lain Beberapa kegiatan lain yang dilakukan peserta selama berada di Malaysia yaitu melakukan kunjungan termasuk kunjungan ke perpustakaan cabang PTSL dan Pusat Komputer UKM. 3.6.1 Kunjungan ke Perpustakaan Alam dan Tamadun Melayu Perpustakaan Alam dan Tamadun Melayu (PATMA) merupakan sebuah perpustakaan penyelidikan dalam bidang Pengajian Alam dan Tamadun Melayu. Berdiri sejak tahun 1982, berada di Lantai-2 dan 3 dari gedung Institut Alam dan Tamadun Melayu (ATMA), Universiti Kebangsaan Malaysia. Tujuan utama dari PATMA adalah untuk mengumpulkan, memperkaya serta mendokumentasikan bahan-bahan yang berkaitan dengan alam dan tamadun Melayu dalam usaha mendukung aktivitas penyelidikan dan pengajaran ITMA. Kini selaras dengan perkembangan bidang pendidikan institut, PATMA juga memperluas perolehannya pada semua bidang termasuk komunikasi, sains hayat dan kejuruteraan.



3.6.2 Kunjungan ke Perpustakaan Undang-Undang Sejarah lahirnya Perpustakaan Undang-Undang (PUU) bermula saat dibukanya cabang dan koleksinya pada bukan Maret 1985 di PTSL. Sekarang sudah memiliki gedung sendiri dan mulai beroperasi sebagai Perpustakaan Cabang pada bulan Juni 1996. Lahirnya PUU adalah untuk menampung keperluan mahasiswa dan dosen Fakultas Undang-Undang disamping memberi perkhidmatan kepada pengguna yang memerlukan bahan informasi undang-undang. Pada dasarnya PUU memiliki koleksi yang terdiri dari statut (peraturan, perundangan), laporan undang-undang, bahan terbita berseri, buku teks dan buku Am undang-undang, koleksi Hooker (Prof. M.B. Hooker: seorang pengkaji undang-undang adat), latihan ilmiah mahasiswa, serta koleksi Audio-Visual. PUU juga menyediakan beberapa pangkalan data yang dapat diakses melalui Perpustakaan Digital, dan terdapat juga pangkalan data dalam talian yaitu Lexis/Nexis dan beberapa pangkalan data dalam bentuk CD-ROM. Untuk memudahkan dalam proses transaksi peminjaman, PUU menyediakan sebuah mesin sistem peminjaman yang dapat digunakan untuk melakukan peminjaman sendiri (selfcheck) terhadap bahan pustaka yang akan dipinjam, tanpa harus berurusan dengan Kaunter Peminjaman. Panduan cara menggunakan sistem tersebut juga disediakan dengan lengkap. 3.6.3 Kunjungan ke Perpustakaan Hospital UKM Perpustakaan Hospital UKM (HUKM) beroperasi sejak 14 Juli 1997 bersamaan dengan lahirnya Hospital UKM. Tujau utama Perpustakaan HUKM adalah untuk mendukung aktivitas pengajaran, pembelajaran dan penelitian di Fakulti Perubatan serta mendukung keperluan informasi para profesional perubatan dalam memberi perawatan kepada pasien di rumah sakit HUKM. Perpustakaan ini teletak di Lantai-3 kompleks Pendidikan Perubatan Canselor Tuanku Jaafar, Hospital UKM, Bandar Tun Razak, Cheras, Kuala Lumpur. Perpustakaan HUKM selalu meningkatkan perlayanan depada semua kategori penggunanya baik itu staf akademik, pelajar, profesional perubatan atau kategori yang lainnya dengan menyediakan suatu perpustakaan dengan konsep “Perpustakaan Tanpa Dinding”, yaitu membuat suatu portal yang berisikan informasi dalam bidang perubatan dan sains kesehatan yang dapat diakses oleh seluruh sivitas akademik UKM. Ciri utama portal Perpustakaan HUKM adalah membolehkan akses menggunakan konsep “single-sign on” yaitu pengguna dapat mendaftar dengan menentukan ID dan Password sendiri kemudian menggunakan ID tersebut untuk mengakses berbagai sumber informasi terutama pangkalan-pangkalan data yang dilanggan oleh perpustakaan. 3.6.4 Kunjungan ke Pusat Komputer UKM Pada tahun 1970 UKM telah memperoleh sebuah komputer jenis IBM 1130 yang digunakan untuk memproses Sistem Gaji. Penggunaan komputer untuk pengajaran,



penyelidikan, dan administrasi telah dimulai pada tahun 1974 dan bersamaan dengan itu, Unit Komputer telah dilahirkan pada 1977. Pada tahun 1980 Unit Komputer diubah status dan dinamakan menjadi Pusat Komputer. Dua tahun kemudian Pusat Komputer memperoleh mainframe jenis IBM 4341 dengan kemampuan 2 MB dan 18 unit terminal komputer. Selain digunakan untuk pengajaran dan penelitian, komputer tersebut juga digunakan untuk Sistem Gaji, Pendaftaran, Pemeriksaan dan Account Mahasiswa. Pada bulan Juli 1985 kemampuan dari mesin IBM 4341 ditingkatkan menjadi 16 MB, serta jumlah terminal meningkat menjadi 108 unit. Oleh karena kebutuhan sistem yang semakin meningkat maka pada tahun yang sama UKM menambah lagi mesin IBM 4381. Hal utama yang telah diwujudkan oleh Pusat Komputer adalah membangun prasarana jaringan yang mantap. Jaringan kampus tersebut menggunakan backbone ATM berkemampuan 155 MBps, dan telah ditingkatkan ke 622 MBps. Sedangkan untuk menghubungkan ketiga kampus induk di Bangi, kampus Kuala Lumpur, dan HUKM di Cheras menggunakan jaringan berkemampuan 2 MBps dan 4 MBps. Mulai tahun 1998, Pusat Komputer telah mengerjakan proyek yang dinamakan Sistem Maklumat Universiti terintegrasi yang terdiri dari 3 sistem maklumat utama yaitu Sistem Maklumat Pelajar (SMP), Sistem Maklumat Kakitangan (SMK), dan Sistem Kewangan Universiti (SKU). Sistem-sistem ini kini telah berkembang menjadi 33 sistem aplikasi berbasis web yang dapat diakses oleh seluruh sivitas akademika dari jaringan kampus. Pusat Komputer juga telah membantu dalam penggunaan aplikasi multimedia, termasuk penyediaan server audio-video streaming, penyediaan peralatan video conferenc, dan lain-lain.



IV. KESIMPULAN DAN RENCANA KEGIATAN 4.1 Kesimpulan Pelatihan dalam bidang automasi perpustakaan di Perpsutakaan Tun Seri Lanang (PTSL) Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Peserta telah mendapatkan pengetahuan dan pengalaman khususnya pengoperasian sistem automasi perpustakaan yang terintegrasi. Hal ini karena secara keselurahan sistem automasi yang digunakan dalam semua kegiatan di Perpustakaan UKM yang meliputi: (1) Pengadaan (Acquisition), (2) Pengatalogan (Cataloging), (3) Pengawasan Sirkulasi (Circulation Control), (4) Katalog (Public Access Catalog= OPAC), (5) Pengawasan Serial (Serials Control), dan (6) Sistem Informasi Manajamen (Management Information Systems) sudah terintegrasi secara penuh (fully integrated), bahkan sampai ke tingkat perpustakaan cabang. Dimana beberapa fasilitas seperti fitur OPAC, Renewal, Reserved, dan Patron Account juga dapat diakses melalui internet.

4.2 Rencana Kegiatan Setelah mendapatkan pengetahuan dan pengalaman selama mengikuti pelatihan, peserta akan mencoba menerapkan ide-ide yang telah didapat kaitannya dalam rangka pengimplementasian WILIS pada Perpustakaan USU. Juga akan mengevaluasi sistem tersebut, memberikan saran perbaikan dan penyempurnaan dalam pengembangan sistem yang diperlukan Berperan aktif dalam membantu menentukan sistem automasi perpustakaan yang akan digunakan, apakah membangun sistem sendiri (housekeeping) atau membeli sistem jadi (turnkey system) di masa-masa yang akan datang.



Lampiran 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

Jadual Penempatan dan Pelatihan Perkiraan Biaya dan Uraian Job Deskripsi Bagian Automasi Contoh Borang Bagian Pengadaan Contoh Borang Bagian Pengatalogan Contoh Borang Registrasi Pengguna Contoh Borang Bagian Serial dan Penjilidan Contoh Borang Bagian Automasi Gambar Tampilan Fasilitas Gemilang untuk Register User Foto-Foto Perpustakaan Tun Seri Lanang Foto-Foto Perpustakaan Alam dan Tamadun Melayu Foto-Foto Perpustakaan Undang-Undang Foto-Foto Perpustakaan Hospital UKM Foto-Foto Pusat Komputer UKM Fotokopi Sertifikat Kwitansi (Bukti Pembayaran Training) Fotokopi Tiket Pesawat Fotokopi Paspor Fotokopi VISA



Lampiran-1:

Jadual Penempatan dan Pelatihan Tarikh: 26 September – 25 Oktober 2005 Hari Sabtu Ahad

Tarikh 24 Sep. 25 Sep.

Masa 15.25

Isnin

26 Sep.

08.0010.00

•

11.0012.00

•

•

• •

SelasaJumaat

27 – 30 Sep.

13.0015.00 08.0017.00

Isnin Rabu

3–5 Okt.

08.0017.00

KhamisJumaat

6–7 Okt.

08.0017.00

Isnin

10 Okt.

08.0017.00

Kegiatan Berangkat dari Bandara Polonia Medan Tinggal di Penginapan Kajang Taman Tenaga 22 Pengenalan Perpustakaan Tun Seri Lanang dan Sistem Automasinya yang meliputi: Perancangan, Perkakasan (hardware), Perisian (software), dan Prasarana Rangkaian Library Tour dan Perkenalan dengan Staf

Pengenalan Penggunaan Sistem Automasi Perpustakaan secara umum Bahagian Automasi Petadbiran Sistem (System Admin) • Sistem Virtua (VTLS) − Pengadaan (Acquisition) − Pengatalogan (Cataloging) − Sirkulasi (Circulation) − Online Public Access Catalog (OPAC) − Serial (Serials) − Manajemen Informasi (Information Management) − Pemeliharaan Database (Database Maintenance) • Website Perpustakaan UKM • Perpustakaan Digital − Perancangan − Perkakasan (hardware) − Persisian (software) − Pendigitan (digitized) • Pengurusan dan Penyelenggaraan Peralatan IT - Komputer - Printer - Scanner - Barcode Scanner - Software - Perbaikan Komputer, dll • Desktop Publishing - Penyediaan Brosur - Bahan-bahan Mutimedia - Buku Panduan, dll

Penanggungjawab

Ketua JPPM (Abu Bakar Maidin)

Ketua JPPM Ketua Bhg. Automasi (Azman Idris) Azman Idris Azman Idris

Azman Idris / Muhd. Hazriq

Azman Idris / Bahari Chan

Azman Idris / Sa’diah Sanad



Hari SelasaRabu

Tarikh 11 – 12 Okt.

Masa 08.0017.00

KhamisJumaat IsninSelasa

13 – 14 Okt. 17 – 18 Okt.

08.0017.00 08.0017.00

Rabu

19 Okt.

Khamis

20 Okt.

Jumaat

21 Okt.

08.0017.00 08.0017.00 08.0017.00

Kegiatan Jabatan Pembangunan Sumber Maklumat • Bahagian Perolehan (Acquisition) • Bahagian Katalog (Cataloging) •

Bahagian Pengurusan Maklumat (Circulation)

•

Bahagian Perhidmatan Pelanggan

•

Bahagian Terbitan Berseri dan Penjilidan Manajemen Sistem Informasi (Information Management System) Pemeliharaan Database (Maintenance Database) Tour ke Pusat Komputer UKM Tour ke Perpustakaan Undang-Undang (PUU)

• •

Isnin

Selasa

Rabu

24 Okt.

25 Okt.

26 Okt.

10.0013.00

10.0015.30

14.45

• •

Tour ke Perpustakaan Cabang UKM Perpustakaan Alam dan Tamadun Melayu (PATMA) • Perpustakaan Hospital UKM (HUKM) • Kembali menuju Medan •

Penanggungjawab Puan Rosnah Yusof / Sanusi / Puan Selamah / Puan Mursiti Ketua Bhg. Pengurusan Maklumat Ketua JPPM Sharin B. Sharif / Rosiki / Mustafa Azman Idris / Puan Nordiana (Pusat Komputer) Azman Idris

Abu Bakar Maidin / Azman Idris

Tarikh: 26 September 2005 Perpustakaan PTSL UKM,

Abu Bakar Maidin

Rasiman

Timbalan Ketua Pustakawan Ketua Jabatan Pengurusan & Perkhidmatan Maklumat

Peserta Pelatihan



Lampiran-2:

Perkiraan Biaya dan Uraian No

Description

Unit

Qty

1. 2.

Tuition Fee (at cost) International Travel return Medan-Kuala Lumpur (at cost) Living Allowance Report Travel Document

activity return

1 1

month package package

1 1 1

3. 4. 5.

Unit Price(US$) 735 250 900 58 50 Total (US$)

Total (US$) 735 250 900 58 50 1,993

Penggunaan Biaya dan Uraian No Description 1. Tuition Fee (at cost) RM 2,500 (RM 1 = US$ 3.40)

Unit activity

2.

return

International Travel return Medan-Kuala Lumpur (at cost)

Qty 1

1

Total (US$) 735

Ket. Terlampir

250

Terlampir



Lampiran-3:

PERPUSTAKAAN UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA

Job Deskripsi Bagian Automasi Jabatan/Cabang Bahagian Jawatan Penyandang Tugas dan Tanggungjawab

: Jabatan Pengurusan dan Perkhidmatan Maklumat : Automasi-Ketua Bahagian : Pustakawan (S41) : Azman Idris :

1. Mengawasi dan penyelia pustakawan dan kakitangan Bahagian Automasi dan Unit Percetakan 2. Mengurus pentadbiran am, merancang, menyelia dan menyelaras perkhidmatanperkhidmatan yang diberikan oleh Bahagian Automasi 3. Membantu Ketua Jabatan dalam merancang, perolehan, pelaksanaan dan penyelenggaraan sistem berkomputer di perpustakaan 4. Melaksana, meyelenggara dan mengawasi perjalanan sistem Virtua 5. Menjalankan latihan dan bimbingan kepada kakitangan perpustakaan dalam pelaksanaan modul-modul dalam sistem Virtua 6. Menyedia dan memberi kata laluan kepada pegawai dan kakitangan untuk login ke sistem Virtua 7. Memasukkan akaun baru ke dalam Modul Perolehan sistem Virtua setiap awal tahun 8. Menukar status buku-buku yang telah dihilangkan oleh pelanggan 9. Mengenalpasti dan mengurus bahan-bahan untuk pendigitan dan menyemak failfail yang telah didigitkan 10. Menyelaras pengguna, memberi nasihat dan latihan penggunaan perisian mikrokomputer seperti MS-Office dan sebagainya kepada Perpustakaan UKM 11. Melatih, mengawal dan menilai tugas-tugas kakitangan sokongan dan pelatih/pelajar/pustakawan dari institusi luar 12. Bertugas mengikuti giliran di Meja Penasihat Pembaca 13. Membuat bacaan rak dan penyeliaan buku-buku Koleksi Am 14. Lain-lain yang diarahkan dari semasa ke semasa oleh Ketua Jabatan dan Pengurusan Maklumat dan Ketua Pustakawan



Job Deskripsi Bahagian Automasi

Jabatan/Cabang Bahagian Jawatan Penyandang Tugas dan Tanggungjawab

: Jabatan Pengurusan dan Perkhidmatan Maklumat : Automasi-Wakil Ketua Bahagian : Pustakawan (S41) : Shamsudin Ibrahim :

1. Membantu Ketua Jabatan dan Bahagian dalam perancangan, perolehan, pelaksanaan dan penyelenggaraan sistem berkomputer di perpustakaan 2. Melaksana, menyelenggara dan mengawasi perjalanan sistem Perpustakaan Digitak UMK 3. Menjalankan latihan dan bimbingan kekada kakitangan perpustakaan dalam pelaksanaan sistem berkomputer 4. Membantu menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh perpustakaan dalam menjalankan modul-modul yang terdapat dalam sistem Perpustakaan Digital dan juga sitem Virtua 5. Memohon sebutharga daripada pembekal-pembekal yang berkaitan berhubungan dengan perkakasan dan perisian komputer 6. Mengenalpasti dan mengurus bahan-bahan untuk pendigitan dan menyemak failfail yang telah didigitkan 7. Menyelaras semua komputer dan peralatan yang berkaitan dengannya serta latihan perisian komputer 8. Bertugas di Meja Penasihat Pembaca mengikut jadual yang telah ditetapkan 9. Membuat bacaan susunan rak dan penyelia buku-buku di Koleksi Am dari jam 8.00- 9.00 pagi 10. Mengawas dan bertanggungjawab pengoperasian Unit Percetakan 11. Lain-lain yang diarahkan dari semasa ke semasa oleh Ketua Jabatan Pengurusan dan Perkhidmatan Maklumat dan Ketua Pustakawan





: Jabatan Pengurusan dan Perkhidmatan Maklumat : Automasi-Desktop Publishing : Penolong Pegawai Perpustakaan (S27) : Sa’diah Sanad :

1. Menjalankan tugas gantian di Meja Penasihat Pembaca 2. Menajalankan tugas-tugas pra penerbitan 3. Membantu pustakawan dalam melaksanakan bimbingan/kursus kemahiran perpustakaan dan lawatan berpandu 4. Membantu penyelia kaki tangan Bahagian sewaktu Ketua Bahagian bercuti atau menghadiri kursus atau seminar 5. Membantu dalam membuat pemeriksaan perkakasan serta memantau sewaktu pengujian dan pemasangan dilakukan 6. Membantu dalam menerima laporan kerosakan perkakasan atau perisian 7. Menguruskan penyelenggaraan/pelupusan komputer perpustakaan 8. Membantu pemasangan/penyelenggaraan perisian Virtua 9. Memfail surat-surat Bahagian dan juga surat yang diterima daripada Jabatan 10. Membantu dalam menyelesaikan sembarang masalah yang berkaitan dengan perkakasan dan perisian komputer yang dihadapi oleh kakitangan 11. Membantu dalam penyediaan bahan-bahan pameran, brosur, poster, dan sebagainya 12. Menyusun buku-buku dikoleksi Am setiap hari jam 8.00 – 9.00 pagi 13. Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa oleh Pustakawan, Ketua Bahagian/Jabatan dan Ketua Pustakawan





: Jabatan Pengurusan dan Perkhidmatan Maklumat : Automasi-Pemeliharaan : Pembantu Perpustakaan (S7) : Bahari Chan :

1. Menguruskan, menyelenggara dan menyelia pengguna mikrokomputer, pencetak, dan sebagainya di Perpustakaan UKM 2. Memasang perisian-perisian komputer yang diperlukan untuk penggunapengguna di perpustakaan 3. Menyusun buku-buku dikoleksi Islam setiap hari jam 8.00 – 9.00 pagi 4. Bertugas malam Sabtu/Ahad kaunter pinjaman mengikut jadual waktu kerja 5. Lain-lain tugas yang diarahkan oleh pegawai Bahagian Automasi dan pegawaipegawai di bahagian-bahagian lain.





: Jabatan Pengurusan dan Perkhidmatan Maklumat : Automasi-Digitalisasi : Pembantu Perpustakaan : Muhammad Hazriq b. Ghazali :

1. Mengimbas bahan-bahan perpustakaan yang akan dimasukkan dalam sistem Perpustakaan Digital 2. Membuat pautan file-file yang telah diimbas ke rekod bibliografik yang berkaitan 3. Membantu pustakawan untuk mengurus bahan-bahan perpustakaan yang akan dibuat pendigitan 4. Memindahkan file-file yang telah diimbas daripada ”Harddisk” ke CD sebagai Backup 5. Membantu pustakawan bagi menyelenggara dan menyelia penggunaan mikrokomputer di perpustakaan dari segi perkakasan dan perisian 6. Bertugas malam dan Sabtu/Ahad di kaunter peminjaman mengikut jadual yang telah ditetapkan 7. Menyusun buku-buku dikoleksi Am setiap hari jam 8.00 – 9.00 pagi 8. Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pustakawan Bahagian Automasi, Ketua Jabatan Pengurus dan Perkhidmatan Maklumat dan Ketua Pustakawan



Lampiran-4:

Contoh Borang Bagian Pengadaan













Lampiran-5:

Contoh Borang Bagian Pengatalogan





Lampiran-6:

Contoh Borang Registrasi Pengguna



Lampiran-7:

Contoh Borang Bagian Serial dan Penjilidan













Lampiran-8:

Contoh Borang Bagian Automasi









Lampiran-9:

Gambar Tampilan Fasilitas Gemilang (Untuk Register User)







Lampiran-10:

Foto-Foto Perpustakaan Tun Seri Lanang

Gedung Perpustakaan Tun Seri Lanang

Lobby Lantai-4



Kaunter Pemanduan

OPAC



Bagian Pengadaan

Bagian Pengatalogan



Ruang Ketua Bagian Automasi

Raung Bengkel Bagian Automasi



Desktop Publishing

Bagian Digitalisasi



Mesin Scanner ”Fujitsu fi-4750C”



Mesin-Mesin Penjilidan







Pangkalan Data CD-ROM

Ruang Lab. Komputer



Ruang Baca

Kaunter Sirkulasi



Lampiran-11:

Foto-Foto Perpustakaan Alam dan Tamadun Melayu

Perpustakaan Alam dan Tamadun Melayu

Kaunter Sirkulasi



Ruang Koleksi

Papan Display



Lampiran-12:

Foto-Foto Perpustakaan Undang-Undang

Pintu Masuk Perpustakaan UU

Kaunter Sirkulasi



Mesin Transaksi Self Check

Ruang Diskusi



Lampiran-13:

Foto-Foto Perpustakaan Hospital UKM

Perpustakaan Hospital UKM

Pintu Masuk Perpustakaan Hospital UKM



Fasilitas Akses Internet

Ruang Rapat



Lampiran-14:

Foto-Foto Pusat Komputer UKM

Gedung Pusat Komputer UKM

Ruang Server



Server Sistem Automasi Perpustakaan (VIRTUA) dan Server OPAC (GEMILANG)

Server Digital Library



Lampiran-15:

Fotokopi Sertifikat



Lampiran-16:

Fotokopi Kwitansi (Bukti Pembayaran Training)

Lampiran-17:

Fotokopi Tiket Pesawat



Lampiran-18:

Fotokopi Paspor

Lampiran-19:

Fotokopi VISA





Ditulis oleh: Rasiman

Recommend Documents