Disampaikan Oleh:
Muhammad Azani Hs
Catatan: Slide ini disadur dari Buku Teks oleh Schwalbe, Kathy. Managing Information Technology Project – Seventh edition. Boston, MA: Thomson Course Technology, 2014. Silahkan lihat ke Buku Teks, untuk informasi detail dari materi yang disampaikan di slide ini.
Information System Project Management
2
Learning Objectives • •
• •
Memahami pentingnya manajemen ruang lingkup proyek yang baik Membahas metode untuk mengumpulkan dan mendokumentasikan persyaratan untuk memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder Menjelaskan proses definisi ruang lingkup dan menggambarkan isi dari pernyataan lingkup proyek Mendiskusikan proses untuk menciptakan struktur rincian kerja menggunakan analogi, top-down, bottomup, dan pendekatan pikiran-pemetaan
Information System Project Management
3
Learning Objectives (continued) •
•
•
Menjelaskan pentingnya verifikasi lingkup dan bagaimana kaitannya dengan mendefinisikan dan mengendalikan ruang lingkup Memahami pentingnya mengendalikan lingkup dan pendekatan untuk mencegah masalahlingkup terkait pada proyek-proyek teknologi informasi Menjelaskan bagaimana perangkat lunak dapat membantu dalam manajemen ruang lingkup proyek Information System Project Management
4
What is Project Scope Management? • Scope mengacu pada semua pekerjaan yang terlibat dalam menciptakan produk – produk dari proyek dan proses yang digunakan untuk membuatnya • Deliverable adalah produk yang dihasilkan sebagai bagian dari proyek, seperti perangkat keras, perangkat lunak, dokumen perencanaan, ataupun meeting minutes • Manajemen ruang lingkup proyek mencakup proses – proses yang terlibat dalam mendefinisikan dan mengendalikan apa yang termasuk atau yang tidak termasuk dalam proyek
Information System Project Management
5
Project Scope Management Processes • Collecting requirements: mendefinisikan dan mendokumentasikan fitur dan fungsi dari produk yang dihasilkan selama proyek serta proses yang digunakan untuk menciptakan produk tersebut • Defining scope: meninjau project charter, dokumen persyaratan, dan organizational process asstes untuk membuat pernyataan lingkup • Creating the WBS: membagi deliverable proyek besar menjadi lebih kecil, komponen yang mudah ditangani • Verifying scope: meresmikan/menetapkan deliverable proyek yang diterima • Controlling scope: mengendalikan perubahan lingkup proyek selama siklus proyek
Information System Project Management
6
Figure 5-1. Project Scope Management Summary
Information System Project Management
7
Collecting Requirements • Requirement adalahs “suatu kondisi atau kemampuan yang harus dipenuhi atau dimiliki oleh sistem, produk, layanan, hasil, atau komponen untuk memenuhi kontrak, standar, spesifikasi, atau dokumen resmi lainnya” (PMBOK® Guide, 2013) • Untuk beberapa proyek IT, hal ini akan sangat membantu untuk membagi kebutuhan pengembangan dalam kategori yang disebut elisitasi, analisis, spesifikasi, dan validasi • Hal ini penting untuk menggunakan pendekatan iteratif untuk mendefinisikan persyaratan karena mereka sering tidak jelas di awal proyek Information System Project Management
8
Figure 5-2. Relative Cost to Correct a Software Requirement Defect
Information System Project Management
9
Methods for Collecting Requirements • • • • • • •
Interviewing Focus groups and facilitated workshops Using group creativity and decision-making techniques Questionnaires and surveys Observation Prototyping Software tools
Information System Project Management
10
What Went Right? • Genesys Telecommunications Laboratories uses Accept software, a product planning and innovation management application and winner of the Excellence in Product Management Award from 2006–2008 • Accept helps them instill a consistent, repeatable, and predictable process for new product definition and development • They can define what information comprises a requirement and enforce discipline around that process Information System Project Management
11
Documenting Requirements • Persyaratan dokumen sering dihasilkan oleh perangkat lunak termasuk teks, gambar, diagram, video, dan media lainnya; mereka biasanya sering dibagi ke dalam kategori yang berbeda seperti fungsional, layanan, kinerja, kualitas, persyaratan pelatihan, dan sebagainya • Requirements management plan atau rencana manajemen persyaratan proyek menjelaskan bagaimana persyaratan proyek akan dianalisis, didokumentasikan, dan dikelola • Requirements traceability matrix (RTM) adalah tabel yang berisi daftar persyaratan, berbagai atribut kebutuhan masing – masing, dan status persyaratan untuk memastikan bahwa semua persyaratan ditangani Information System Project Management
12
Table 5-1. Sample Requirements Traceability Matrix
Information System Project Management
13
Defining Scope • Kunci utama untuk mempersiapkan pernyataan ruang lingkup proyek meliputi project charter, dokumentasi persyaratan, dan proses aset organisasi seperti fungsi dan prosedur yang terkait dengan pernyataan lingkup serta file proyek dan pelajaran dari proyek sebelumnya yang serupa • Seperti waktu berjalan, ruang lingkup proyek harus menjadi lebih jelas dan spesifik
Information System Project Management
14
Table 5-3. Further Defining Project Scope
Information System Project Management
15
Creating the Work Breakdown Structure (WBS) • WBS adalah pengelompokan penyampaian berorientasi pekerjaan yang terlibat dalam sebuah proyek yang mendefinisikan ruang lingkup total proyek • WBS adalah dokumen dasar yang menyediakan dasar untuk perencanaan dan pengelolaan proyek jadwal, biaya, sumber daya, dan perubahan • Dekomposisi adalah pengelompokan deliverable proyek menjadi potongan kecil • Work package/paket pekerjaan adalah tugas pada tingkat terendah dari WBS 16 Information System Project Management
Decomposition Steps • Mengidentifikasi unsur-unsur utama dari proyek • Memutuskan apakah biaya dan durasi perkiraan yang memadai dapat dikembangkan pada tingkat detail untuk setiap elemen. • Mengidentifikasi unsur-unsur dari deliverable/penyampaian, harus dijelaskan dalam hal yang nyata. 17 • Memverifikasi kebenaranInformation dekomposisi System Project Management
Figure 5-3. Sample Intranet WBS Organized by Product
Information System Project Management
18
Figure 5-5. Intranet WBS and Gantt Chart in Microsoft Project
Information System Project Management
19
Approaches to Developing WBSs • Menggunakan pedoman: beberapa organisasi, seperti DOD, memberikan pedoman untuk mempersiapkan WBS • Pendekatan Analogi: meninjau WBS proyekproyek serupa dan menyesuaikan dengan proyek Anda • Pendekatan Top-down: mulai dengan item terbesar dari proyek dan mem-break down nya. • Pendekatan bottom-up: mulai dengan tugastugas khusus dan menghubungkannya • Pendekatan Mind Mapping: adalah teknik yang menggunakan cabang memancar keluar dari ide inti untuk struktur pikiran danInformation ide-ide System Project Management
20
Figure 5-7. Sample Mind-Mapping Approach for Creating a WBS
Information System Project Management
21
The WBS Dictionary and Scope Baseline
• Banyak tugas WBS tidak jelas dan harus dijelaskan lebih sehingga orang tahu apa yang harus dilakukan dan dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan dan berapa biaya untuk melakukan pekerjaan • Kamus WBS adalah dokumen yang menggambarkan informasi rinci tentang setiap item WBS • pernyataan lingkup proyek disetujui dan WBS maupun kamus WBS membentuk dasar ruang lingkup, yang digunakan untuk mengukur kinerja dalam tujuan lingkup proyek Information pertemuan System Project Management
22
Advice for Creating a WBS and WBS Dictionary • Sebuah unit kerja akan muncul hanya pada satu tempat di WBS • Isi item pekerjaan WBS adalah jumlah dari item WBS di bawahnya • Item WBS adalah tanggung jawab hanya satu individu, meskipun banyak orang mungkin bekerja di dalamnya • WBS harus konsisten dengan cara di mana pekerjaan sebenarnya akan dilakukan; harus melayani tim proyek pertama dan tujuan lain hanya jika praktis
Information System Project Management
23
Advice for Creating a WBS and WBS Dictionary (continued) • Anggota tim proyek harus terlibat dalam pengembangan WBS untuk memastikan konsistensi dan mematuhinya. • Setiap item WBS harus didokumentasikan dalam kamus WBS untuk memastikan pemahaman yang akurat tentang lingkup pekerjaan termasuk dan tidak termasuk dalam item • WBS harus menjadi alat yang fleksibel untuk mengakomodasi perubahan yang tak terelakkan ketika benar menjaga kontrol dari konten pekerjaan di proyek sesuai dengan pernyataan ruang lingkup Information System Project Management
24
Verifying Scope • Hal ini merupakan hal yang sangat sulit pada pembuatan pernyataan ruang lingkup yang baik dan WBS untuk proyek • Bahkan lebih sulit untuk memverifikasi lingkup proyek dan meminimalkan perubahan lingkup • Scope verification melibatkan penerimaan formal dari lingkup proyek yang harus diselesaikan oleh para pemangku kepentingan • Acceptance sering dicapai melalui inspeksi pelanggan dan kemudian sign off pada kunci deliverable
Information System Project Management
25
Controlling Scope • Scope control melibatkan pengendalian perubahan lingkup proyek • Tujuan dari pengendalian lingkup adalah untuk: – Mempengaruhi faktor – faktor uyang menyebabkan perubahan lingkup – Memastikan perubahan diproses sesuai dengan prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari pengendalian perubahan yang terpadu – Mengelola perubahan ketika hal itu terjadi
• Variance adalah perbedaan antara kinerja yang direncanakan dan aktual Information System Project Management
26
Suggestions for Improving User Input • Mengembangkan proses seleksi proyek yang baik dan pastikan bahwa sponsor berasal dari organisasi pengguna • Memiliki pengguna pada tim proyek dalam peran penting • Memiliki pertemuan rutin dengan agenda yang ditetapkan, dan telah pengguna menandatangani kiriman kunci dipresentasikan pada pertemuan • Memberikan sesuatu kepada pengguna dan sponsor secara teratur • Jangan berjanji untuk memberikan ketika Anda tahu Anda tidak bisa • Co-locate pengguna dengan pengembang Information System Project Management
27
Suggestions for Reducing Incomplete and Changing Requirements • Mengembangkan dan mengikuti proses manajemen persyaratan • Gunakan teknik seperti prototyping, penggunaan pemodelan kasus, dan JAD untuk mendapatkan keterlibatan pengguna yang lebih • Masukan persyaratan secara tertulis dan simpan/dijaga sebaik - baiknya • Membuat database manajemen persyaratan untuk mendokumentasikan dan mengendalikan persyaratan Information System Project Management
28
Suggestions for Reducing Incomplete and Changing Requirements (continued)
• Menyediakan tes yang memadai dan melakukan pengujian di seluruh siklus hidup proyek • Review Perubahan dari perspektif sistem • Tekankan tanggal penyelesaian untuk membantu fokus pada apa yang paling penting • Mengalokasikan sumber daya khusus untuk menangani perubahan permintaan / perangkat tambahan Information System Project Management
29
Using Software to Assist in Project Scope Management • Word-processing software helps create several scoperelated documents • Spreadsheets help to perform financial calculations and weighted scoring models and to develop charts and graphs • Communication software like e-mail and the Web help clarify and communicate scope information • Project management software helps in creating a WBS, the basis for tasks on a Gantt chart • Specialized software is available to assist in project scope management
Information System Project Management
30
Chapter Summary • Project scope management mencakup proses – proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek sesuai dengan semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya diperlukan pekerjaan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses • Main processes include: – – – – –
Collect requirements Define scope Create WBS Verify scope Control scope
Information System Project Management
31
