Deventer, 29 maart 2006

Provinciale Staten van Overijssel Postbus 9090 6800 GX Arnhem Griffie t.a.v. mevr. R. Wiggers

Rekenkamer Oost-Nederland Achter de Muren Zandpoort 6 7411 GE Deventer Telefoon: 0570-665800 Fax: 0570-649702 E-mail: [email protected]

Deventer, 29 maart 2006

Betreft: Jaarverslag Rekenkamer Oost-Nederland 2005

Geachte leden van de Provinciale Staten van Overijssel, Hierbij bieden wij u het jaarverslag 2005 aan van de Rekenkamer Oost-Nederland. De Rekenkamer wil op deze wijze op een zo transparant mogelijke wijze verantwoording afleggen over beleid en uitvoering. Uiteraard vindt u ook de financiële jaarrekening terug in het jaarverslag met daarbij de accountantsverklaring. In het jaarverslag doen wij in paragraaf 11.2 een voorstel voor de resultaatsbestemming van de Rekenkamer Oost-Nederland. Wij zijn uiteraard altijd bereid om de inhoud van dit jaarverslag waar nodig extra toe te lichten. Voor vragen of opmerkingen over het jaarverslag kunt u zich wenden tot ondergetekende. Hoogachtend,

Namens het bestuur van Rekenkamer Oost-Nederland Claudio Bruggink Secretaris/directeur Rekenkamer Oost-Nederland

Jaarverslag 2005

Deventer, maart 2006

Inhoudsopgave

Colofon..........................................................................................................................3 Jaarverslag 2005 1. Inleiding .................................................................................................................5 2. Opbouw van de organisatie ...................................................................................6 3. Oriëntatie op het onderzoek...................................................................................8 4. Onderzoek en uitvoering........................................................................................9 5. Toelichting lasten 2005........................................................................................11 Jaarrekening 2005 6. Staat van baten en lasten 2005 ...........................................................................15 7. Balans 31 december 2005 ...................................................................................17 8. Grondslagen van waardering en resultaatsbepaling ............................................17 9. Toelichting staat van baten en lasten...................................................................20 10. Toelichting op de balans......................................................................................21 11. Overige gegevens ...............................................................................................22 11.1. Verklaring van de accountant.......................................................................22 11.2. Voorstel voor resultaatsbestemming ............................................................24 Bijlage 1

Toelichting jaarrekeningposten ..................................................................25

Bijlage 2

Missie en visie............................................................................................27

Jaarverslag Rekenkamer Oost-Nederland 2005

2

Colofon De Rekenkamer Oost-Nederland is opgericht bij besluit van Provinciale Staten van Gelderland en van Overijssel per 1 januari 2006. Vanaf dat moment is er volgens een gezamenlijk onderschreven besluit een Rekenkamer – een instelling onder regiem van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. De afzonderlijke Staten hadden al voor deze datum het besluit hiertoe genomen in 2004, dit conform de vernieuwde provinciewet. De Rekenkamer zetelt in Deventer, in een pand aan Achter de Muren Zandpoort 6. Van daaruit voert zij haar activiteiten uit voor en in de provincies Gelderland en Overijssel. Haar onderzoek is algemeen gericht op verbetering en bevordering van controle en kaderstelling door de beide Provinciale Staten. De Rekenkamer wordt gevormd door een driehoofdig bestuur en een uitvoerende organisatie van tot dusver vier personen. De adresgegevens van de Rekenkamer Oost-Nederland zijn: Rekenkamer Oost-Nederland Achter de Muren Zandpoort 6 7411 GE Deventer Telefoon: 0570 665800 Email: [email protected] Directeur: drs. C.F.M. Bruggink Bestuur: P. van Dijk, voorzitter R.S. de Heus Th. Lucardi


3

Jaarverslag 2005


4

1.

Inleiding

De Rekenkamer Oost-Nederland (RKON) is tot stand gekomen na langdurig en intensief interprovinciaal overleg, waarbij landelijk werd bezien op welke schaal en wijze er optimale samenwerking gerealiseerd zou kunnen worden. Voor het oosten van ons land resulteerde dit in de samenwerking tussen Overijssel en Gelderland, voor het noorden gold dit voor Groningen, Friesland en Drente, voor het zuiden was het Brabant en Limburg, in het midden van het land ontstond de Randstedelijke Rekenkamer voor Flevoland, Noord- en Zuid-Holland en Utrecht, en tenslotte ging er in Zeeland een zelfstandige Rekenkamer van start. De aanleiding voor de oprichting is het gevolg van de vernieuwde (en gedualiseerde) provinciewet. Ter bevordering en verbetering van controle en kaderstelling door de verkozen volksvertegenwoordigers, verenigd in de respectievelijke Staten, is een Rekenkamer verplicht gesteld. Daarbij zijn de provincies vrij om een eigen samenwerkingsvorm te kiezen. De Staten van de provincies Gelderland en Overijssel zorgden voor een besluit dat voorzag in oprichting van een Rekenkamer op basis van de Wet Gemeenschappelijke Regeling. Men stelde als twee provincies een gezamenlijk budget vast van € 680.000,- en men benoemde een bestuur. Dat is in 2005 aan de slag gegaan. De Statenleden van beide provincies beoogden de controle te bevorderen, maar uit de verslagen van de discussies, die vooraf gingen aan het besluit, blijkt, dat niet ieder Statenlid evenzeer overtuigd was van nut en noodzaak, anders dan dat het een wettelijke verplichting gold. Toch is de uitdaging de moeite waard: het gaat immers om verbeterde controle en kaderstelling. De opstart van ook deze kleine organisatie heeft tijd gevergd en gezien het bijzondere karakter ook grote zorgvuldigheid bij de aanpak. Er zijn offertes gevraagd, er is gewikt en gewogen en bij de keuze van kantoor en personeel is er weloverwogen besloten. In het hierna genoemde leest u hoe dat is gegaan en welke afwegingen een rol hebben gespeeld. Uiteraard vindt u nog geen follow-up van gegeven aanbevelingen in 2005. Hoewel het eerste rapport wel is gestart in 2005, heeft dat in 2005 nog geen uitkomsten opgeleverd – die worden in 2006 bekend gemaakt. De lezer treft in dit stuk twee delen: het jaarverslag en de jaarrekening. Het jaarverslag geeft een beeld van het ingezette beleid en de activiteiten van 2005. De jaarrekening geeft inzicht in de financiële verantwoording. De bijgevoegde goedkeurende accountantsverklaring strekt zich uit over de jaarrekening. De Rekenkamer zou graag in de komende jaren steeds jaarverslag en jaarplan gekoppeld presenteren, maar gezien de wettelijke indieningstermijn (uiterlijk 15 juli) is dat voor het jaarplan niet wenselijk. De actualiteit wordt dan moeilijk te volgen. Reactie op dit verslag en de achterliggende werkelijkheid is welkom. We hebben ons voorgenomen die te beschouwen als welgemeende en gratis adviezen. Omgekeerd hopen we ook dat kritiek die via onze rapporten geventileerd wordt, een even onbevangen ontvangst mag beleven. We doen het tenslotte niet voor onszelf, niet als Statenlid en niet als Rekenkamerlid. We doen het voor de burgers en voor onze provincies. Namens de Rekenkamer Oost-Nederland, P. van Dijk, voorzitter


5

2.

Opbouw van de organisatie

Opstart Eind 2004 benoemden de Staten de drie bestuursleden. Het bestuur is, na kennismaking in december 2004, in januari aan zijn taak begonnen. Van meet aan is het bestuur bijzonder gesteund door de beide griffies van de provincies Gelderland en Overijssel. Voor bestuurders in deeltijd is het zeer waardevol dat er griffies zijn die de weg in de Provinciehuizen kennen. Bij de planning van bijvoorbeeld kennismakingen of oriëntatie op afdelingen. Het bestuur heeft gemiddeld eens per twee weken vergaderd. In januari 2004 is er een voorlopige shortlist opgesteld van activiteiten. Deze betrof een eerste verkenning naar de werkwijze als team, het primaire netwerk, de huisvesting, organisatie en personeel, allerlei juridische aspecten, financiën, onderzoeksprogrammering, communicatie en presentatie en zo nog talloze andere grote en kleine zaken. Huisvesting en personeel De zoektocht naar personeel en huisvesting werd voorafgegaan door een oriëntatie op de gewenste omvang en taak van de Rekenkamer. Gezien het budget en de overwegingen van de beide provincies kwam het bestuur uit op een formatie van maximaal zes medewerkers. De formatie werd als volgt opgebouwd: een directeur, vier onderzoekers, waarvan een tevens plaatsvervangend directeur is en een bureaumanager. Het bestuur koos ervoor de overige onderzoekersfuncties pas in te vullen in de loop van het jaar 2006. De bureaumanager zou ook onderzoeksondersteunende taken krijgen. Locatie Eenmaal zover in de besluitvorming kon het bestuur al vlug beginnen met het zoeken naar huisvesting. Uit de contacten met beide provincies bleek, dat huisvesting in Zwolle of Arnhem niet wenselijk werd geacht, een visie die door het bestuur gedeeld werd. Dat gold ook voor een gesplitste huisvesting in twee teams. Het was dan ook tamelijk vanzelfsprekend dat er voor huisvesting het eerst werd gekeken in de zgn. stedendriehoek: Apeldoorn, Deventer en Zutphen. Om geografische redenen ging het daarbij voornamelijk om Apeldoorn en Deventer. Het bestuur heeft bij de zoektocht royaal medewerking gehad van beide gemeenten en diverse panden beoordeeld. Uiteindelijk is er gekozen voor het pand Achter de Muren Zandpoort 6, zowel om reden van inrichting en ruimte als vanwege de financiële kant van de zaak. Er is een een 6-jarig contract gesloten met de eigenaar en per 1 augustus 2005 konden we het pand betrekken. Vervolgens is er veel aandacht besteed aan de inrichting. Omdat het om relatief veel geld gaat, is er gekozen voor het laten uitbrengen van drie offertes daarvoor, hoewel de Europese regels dit bij deze bedragen nog niet vereisen. Na de zomervakantie kwam het beoogde pand beschikbaar en kon het ingericht worden. Inrichting en ict De Rekenkamer heeft voldoende werkplekken. Er is een aparte vergaderruimte en er is de mogelijkheid om afgezonderd te werken. Ook is gezorgd voor een snelle digitale verbinding met het provinciehuis in Gelderland. De Rekenkamer heeft een (beveiligde) toegang tot het provinciale intranet en dat bevordert de snelheid van werken en de beperking van de reiskosten. De toegang tot het intranet van de provincie Overijssel kon nog niet geregeld worden. Uiteraard is het wel mogelijk via de internetsite van de provincie Overijssel de openbare stukken na te gaan, maar hier valt nog een slag te maken.


6

Personeel en bedrijfsvoering Het bestuur is voortvarend aan de slag gegaan met het werven van personeel. De reactie was overweldigend: tientallen en soms honderdtallen mensen solliciteerden naar de beschikbare functies. In de fase van werving en selectie zijn we geholpen door de afdeling P&O van de provincie Gelderland. Aangezien de Rekenkamer een nieuw fenomeen is in het middenbestuur, waren er ook nieuwe functieomschrijvingen nodig, die daarvoor aan de betreffende commissie moesten worden voorgelegd. De tijd die nodig is voor het werving, selectie en benoeming van mensen heeft het bestuur als lang ervaren.. Er is een fraaie mix gevonden tussen meer en minder ervaren mensen, en allen die zich met onderzoek bezig houden, zijn ook wetenschappelijk gekwalificeerd. Het team van vier personen wordt geleid door drs C. Bruggink. De directeur neemt ook zelf actief deel aan onderzoek. De rechtspositie van het personeel van de Rekenkamer is gelijk aan die van de provincie Gelderland. Medewerkers van de Rekenkamer zijn dus in dienst van de provincie Gelderland, maar de aansturing is uiteraard in handen van de Rekenkamer. De provincie detacheert het personeel bij de Rekenkamer. Het P&O gedeelte van de Rekenkamer wordt uitgevoerd door de afdeling P&O van de provincie Gelderland. Ook de financiële administratie wordt door de provincie Gelderland, afdeling Financiën uitgevoerd. Wel heeft de Rekenkamer een eigen accountant gecontracteerd. Beëdiging en integriteit Het bestuur heeft al in een vroeg stadium besloten medewerkers van de Rekenkamer te beëdigen. Dat is ook gebeurd op 16 november 2005. Immers, medewerkers van de Rekenkamer hebben vrijwel onbeperkt toegang tot alles wat dienstig is voor onderzoek, en daarbij kan het gaan om gevoelig en vertrouwelijk materiaal. En ook de duiding van het gevonden materiaal vraagt om een gewetensvolle afweging: een rapport met conclusies en aanbevelingen kan volstrekt nieuw licht werpen op beleid van de provincie. De gevolgen daarvan kunnen groot zijn. Daarom sluit de Rekenkamer aan bij de traditie van de Algemene Rekenkamer en van de lokale (gemeentelijke) rekenkamers en rekenkamercommissies. Functioneringsgesprekken De directeur voert functioneringsgesprekken met het personeel en doet dat conform de afspraken zoals die voor al het provinciale personeel gelden. Het functioneringsgesprek met de directeur wordt gevoerd door de voorzitter van het bestuur. Dit heeft in december plaatsgevonden.


7

3.

Oriëntatie op het onderzoek

Kennismaking De kennismaking met Staten, Gedeputeerden en de ambtelijke staven is als een van de eerste activiteiten opgepakt. Het bestuur vond en vindt het bijzonder belangrijk, om een open verhouding met de provinciehuizen te hebben. Het leggen en onderhouden van deze contacten is erg belangrijk, maar ook omvangrijk. In Overijssel vormt de commissie Economie en Bestuur het eerste aanspreekpunt voor de Rekenkamer, in Gelderland is dit de Commissie Algemeen Bestuur. Maar daarnaast acht de Rekenkamer het van belang ook de fractievoorzitters te kennen, zich regelmatig te verstaan met de commissarissen der Koningin, belangrijke vergaderingen van de Staten bij te wonen et cetera. Inmiddels zijn we wel op vele bijeenkomsten van beide provincies geweest, zijn er statenvergaderingen bezocht, bijeenkomsten in de regio en zijn er veel individuele contacten gelegd. We hebben in een vroeg stadium kennisgemaakt met de diverse vertegenwoordigers in beide provinciehuizen. Toch betekent de planning van contact met fractievoorzitters, commissies, gedeputeerden en CDK’s een fors tijdbeslag, juist doordat er rekening moet worden gehouden met twee provincies. Het bestuur ziet hierin echter voor zichzelf een belangrijke taak om voeling te houden met wat er in de provincies leeft. Oriëntatie Het bestuur heeft ook een begin gemaakt met oriëntatie op onderzoeksactiviteiten. Dat is onder andere gebeurd door de fractievoorzitters te raadplegen, evenals de eerder genoemde commissies en de CdK’s en uiteraard door het bestuderen van diverse jaarstukken. Het bestuur is zich er van meet aan van bewust geweest, dat de Rekenkamer een unieke positie heeft als controle- en adviespartner bij het middenbestuur. Het bestuur heeft zich ook georiënteerd op het bestaan van andere provinciale rekenkamers. De voorzitter P. van Dijk is tevens uit dien hoofde lid van het bestuur van de NVRR (Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies). Als zodanig behoorde de oprichting van een kring van Provinciale Rekenkamers tot zijn activiteiten. Doel daarvan is het uitwisselen van ervaringen en zo mogelijk training van nieuwe personeelsleden. Missie en begroting Een organisatie kan niet zonder missie als visie op de eigen taak, en die treft u dan ook in dit stuk aan1. Het bestuur heeft zich daarbij op het standpunt gesteld, dat de missie een “living document” moet zijn en niet een statisch stuk, dat voornamelijk archiefwaarde heeft. Ook is er een onderzoeksprotocol opgesteld dat dezelfde status heeft. Natuurlijk was het ook nodig een voorlopig financieel plan te maken. Nadat het bestuur de hoofdlijnen heeft vastgesteld is er, in samenwerking met de beide griffies en afdeling Financiën van de Provincie Gelderland, een definitieve meerjarenbegroting gemaakt die qua rekeningstelsel geïntegreerd is in de boekhouding van de provincie. Nadrukkelijk moet worden vermeld, dat de samenwerking de technische uitvoering betrof: de zelfstandigheid van de Rekenkamer is geenszins in geding geweest. De totstandkoming van de Missie en het onderzoeksprotocol was tegelijk ook het kantelmoment van de organisatie – op basis hiervan konden de medewerkers aan de slag en daarmee was een belangrijke mijlpaal in het korte bestaan van de Rekenkamer gerealiseerd.

1

Bijlage: Missie en visie


8

4.

Onderzoek en uitvoering

Startnotities De Rekenkamer verkent het onderzoeksgebied altijd met een startnotitie, die voor intern gebruik is bestemd. Hierin wordt aandacht gegeven aan de omvang van het veld van onderzoek, mogelijke beperkingen, tijdsfactoren, wettelijke mogelijkheden en onmogelijkheden en vanzelfsprekend is er aandacht voor de vraag naar het effect van het onderzoek zelf. Er zijn ten behoeve van de eerste keuze enkele startnoties over mogelijke onderwerpen geschreven voor interne afweging. Die afweging heeft geleid tot de keuze voor het onderwerp Wonen, zorg en welzijn. Wonen, zorg en welzijn Dit onderzoek is zowel in Overijssel als in Gelderland gehouden. Criteria hiervoor waren uiteraard de criteria zoals die in rekenkamerland algemeen aanvaard zijn, en zoals die ook in onze missie en visie zijn opgenomen. Maar voor de Rekenkamer was ook van belang, dat dit onderzoek het eerste was, dat enig gevoel moest brengen voor de verhouding tussen provinciale overheid en gemeenten, dan wel de burgers. Het moest ook actualiteitswaarde hebben en bovendien moest het de Rekenkamer inzicht geven in de wijze waarop door Colleges met door de Provinciale Staten gestelde doelen omgegaan werd. En natuurlijk moest het een rapport worden waar de Staten in hun controlerende en kaderstellende taak verder mee konden komen. Aanvankelijk was het plan de interne fase van onderzoek nog eind december 2005 af te ronden, maar dat bleek in de opstartfase niet mogelijk. Daar waren diverse oorzaken debet aan, die varieerden van scholing van medewerkers tot de snelheid waarmee contact gelegd kon worden met beleidsbepalende ambtenaren in provincie en gemeenten. Bovendien werd van diverse zijden veel belang gehecht aan een zorgvuldige hoor- en wederhoorprocedure, en dat bevordert uiteraard ook de kwaliteit van het onderzoek. Voor de feitelijke uitvoering van het onderzoek kan worden verwezen naar het rapport dat medio mei 2007 openbaar wordt. Ten behoeve van de uitvoering is enige externe capaciteit ingehuurd – zie het financiële verslag. Vergeleken met de andere provinciale Rekenkamers zien we ongeveer dezelfde ontwikkelingen: voor het eerste grote onderzoek is geproduceerd is een rekenkamer al gauw een half tot een heel jaar bezig op gang te komen. Het jaarplan 2006 Ten behoeve van het jaarplan 2006 is er een aantal verkenningen uitgevoerd zoals aan het begin van dit hoofdstuk omschreven. Daarnaast zijn er gesprekken gevoerd met diverse beleidsbepalende ambtenaren, is er aan dossierstudie gedaan en is er uiteraard gekeken naar wat andere (Provinciale) Rekenkamers doen. Er zijn gesprekken gevoerd – formeel en informeel - met de commissarissen van beide provincies, met de secretarissen van beide colleges, met directeuren en hoofden van diensten, en ook veel met de griffies. Het jaarplan voor 2006 wordt medio april gepresenteerd.


9

Financiën De Rekenkamer heeft in het jaar 2005 niet volledig gebruik kunnen maken van het ter beschikking gestelde fonds. Dat vond zijn oorzaak in het feit, dat het personeel pas vanaf augustus kon worden aangesteld, en zo werd er uiteraard veel minder uitgegeven. Dat heeft echter ook gevolgen voor de ingezette onderzoeksproductie. Er is een inhaalslag nodig om binnen de komende jaren toch alle beleidsterreinen met een onderzoek te bestrijken. De middelen die daarvoor niet ingezet zijn in het jaar 2005 kunnen wel ingezet worden in 2006, 2007en eventueel in 2008. Dat moet ertoe leiden dat het gemiddeld aantal onderzoeken per jaar gehaald wordt. Overleg met de Staten van beide provincies heeft ertoe geleid, dat we dan ook voorstellen het overschot als bestemmingsreserve voor nader uit te voeren onderzoek ter beschikking te houden voor de Rekenkamer. Het is immers de bedoeling van de Staten geweest dat alle terreinen in de loop van de zesjarige bestuursperiode aan de orde zouden komen, en dit heeft de Rekenkamer ook als voornemen opgevat. Maar dat betekent dat er een inhaalslag moet worden gemaakt. De gevolgen die dat voor de onderwerpskeuze heeft, worden zichtbaar gemaakt in het onderzoeksplan van de Rekenkamer. Een probleem dat zich pas in de loop van het jaar aandiende, was de BTW-kwestie. Aangezien het personeel van de Rekenkamer gedetacheerd is, moet er BTW betaald worden over de salariskosten aan de provincie. De provincie draagt deze af aan het Ministerie. Voor de provincie is dat niet erg: zij ontvangt via het BTW-compensatiefonds schadeloosstelling. Maar dat geldt niet voor een instelling op basis van de WGR. Goed overleg heeft er toe geleid dat de schadeloosstelling via het BTW-compensatiefonds wordt verwerkt in de begroting voor de Rekenkamer. Wel hanteert de provincie Gelderland daarbij een andere werkwijze dan de provincie Overijssel: Gelderland verhoogt vooraf zijn bijdrage en Overijssel declareert eerst en compenseert dan intern. Algemeen kan worden geconstateerd dat de ter beschikking gestelde fondsen voldoende waren. Het bestuur is gaan werken met een globale begroting, waarvan de bedragen veelal indicatief zijn vastgesteld in het voorjaar van 2005. Waar van de (globale) begroting afgeweken is, wordt dit toegelicht.


10

5.

Toelichting lasten 2005

In dit hoofdstuk wordt de staat van baten en lasten zoals is weergegeven in hoofdstuk 6 van een toelichting voorzien. De toelichting is gebaseerd conform hetgeen hierover is bepaald in hoofdstuk 9, de toelichting staan van baten en lasten.

Bestuur en Personeel Salarissen vast personeel De onderschrijding van het budget ‘salarissen vast personeel’ is te verklaren doordat: • in de begroting 2005 is uitgegaan van een formatie van 4,8 fte (full-time equivalent). In 2005 is gestart met 3,8 fte. In 2006 zal extra onderzoekscapaciteit geworven worden; • het personeel gemiddeld genomen enkele weken later in dienst is gekomen dan begroot. Reis- en verblijfkosten personeel De reis- en verblijfkosten zijn hoger dan begroot omdat in de begroting geen rekening was gehouden met uitgaven voor woon-werkverkeer in de vorm van NS-trajectkaarten voor het personeel conform de rechtspositieregeling van de provincie. Verder zijn er voor het eerste Rekenkameronderzoek naar ‘wonen, zorg en welzijn voor ouderen’ relatief veel dienstreizen gemaakt. Zo zijn 24 gemeenten in Overijssel en Gelderland door het onderzoeksteam van de Rekenkamer bezocht. Opleidingen Er is minder geld uitgegeven aan opleidingen dan was verwacht. Twee onderzoeksmedewerkers hebben een intensieve training gevolgd met betrekking tot Rekenkameronderzoek aan de Erasmus-universiteit. Daarmee was aan de opleidingsbehoefte voor 2005 voldaan. Inhuur (externe deskundigen) De Rekenkamer ging in de begroting 2005 er vanuit dat een deel van de onderzoeken over 2005 zouden worden uitbesteed. Nadere verkenning van de onderzoeksonderwerpen en de uitwerking daarvan in onderzoeksplannen heeft het bestuur van de Rekenkamer doen besluiten om zoveel mogelijk te kiezen voor de uitvoering van de onderzoeken door het eigen onderzoeksteam. De belangrijkste reden hiervoor was dat het onderzoeksteam op deze wijze snel inzicht zou krijgen in het functioneren van de provincies Gelderland en Overijssel. Wel werd uit de capaciteitsplanning duidelijk dat er een tekort aan capaciteit voor de uitvoering van het eerste onderzoek zou ontstaan. Om dit tekort op te kunnen vangen is één tijdelijke ervaren onderzoeksmedewerker gedurende de uitvoeringsperiode van het eerste onderzoek aangetrokken.

Huisvesting Energielasten De energielasten zijn lager dan begroot. De kanttekening die hierbij wordt gemaakt is dat de feitelijke energiekosten hoger zullen worden dan op het moment van de opmaak van de jaarrekening bekend was. De gas- en elektriciteitsleverancier was vanwege administratieve onvolkomenheden nog niet in staat om de definitieve energiecijfers door te geven. Verzekeringen De verzekeringskosten zijn lager dan begroot omdat aanvankelijk was uitgegaan dat het bestuur van de Rekenkamer een bestuursaansprakelijkheidsverzekering zou moeten afsluiten. Deze verzekering is ondergebracht in de collectieve verzekering van de provincie Gelderland.


11

OZB De factuur van de OZB van de gemeente Deventer is nog niet ontvangen en zal naar verwachting in 2006 moeten worden betaald.

Servicekosten De schoonmaakkosten zijn lager dan begroot en zullen in de aangepaste begroting 2006 ook wat lager uitvallen. De beveiligingskosten zijn eenmalig hoger dan verwacht als gevolg van de aanleg van een beveiligingssysteem. De telefoonkosten zijn lager dan begroot. De ervaring over een wat langere periode zal een meer realistisch beeld gaan geven van de verwachte telefoonkosten.

Informatievoorziening Onderhoud computerapparatuur Het onderhoud van de ICT-voorzieningen is aanzienlijk hoger uitgevallen dan verwacht. De reden is het feit dat de installatie en het (continue) werkend krijgen van de server voor problemen heeft gezorgd. Verder is in dit bedrag ook opgenomen de kosten voor de leaseconstructie van het print/kopieer/scan/faxapparaat. Tot slot zijn op deze post ook een deel van de niet-begrote kosten opgenomen voor de technische ontwikkeling van de website voor de Rekenkamer. Extern drukwerk Het drukwerk is hoger uitgevallen omdat de Rekenkamer voor enkele reeks van jaren enveloppen, briefpapier etc. met logo van de Rekenkamer heeft laten produceren. Daarmee zullen de kosten voor drukwerk voor 2006 en verder vooral betrekking hebben op het drukken van de rapporten van de Rekenkamer. Boeken De aanschaf van boeken heeft nog niet plaatsgevonden. De benodigde literatuur was voor de activiteiten voor de onderzoeksplannen en de onderzoeken voldoende voorhanden in de informatievoorzieningcentra (bibliotheken) van de beide provincies, de intranetten van de beide provincies en op het internet.

Kantoor Uitbesteding administratie aan de provincie Gelderland De financiële administratie van de Rekenkamer is uitbesteed aan de provincie Gelderland. De provincie Gelderland heeft een verzoek ingediend bij de Rekenkamer om het volledige jaarbedrag hiervoor in rekening te brengen in plaats van het begrote 8/12 deel van dat bedrag. De reden hiervoor is dat de financiële administratie van de provincie initiële kosten heeft moeten maken om de Rekenkamer boekhouding op te stellen. Dit heeft meer tijd gekost dan verwacht. De Rekenkamer heeft het verzoek ingewilligd. Accountantskosten De accountantskosten zijn hoger dan begroot. Naar verwachting is dit eenmalig vanwege de extra voorbereidende gesprekken en het inwerken van de accountant in de opstartfase van de Rekenkamer.

Overig Algemene uitgaven De algemene uitgaven zijn niet begroot omdat ten tijde van het opstellen van de begroting 2005 te veel onduidelijkheid bestond over de hoogte van de eventuele algemene uitgaven. De hoogte van algemene uitgaven is voor het grootste deel te verklaren door de volgende uitgaven:


12

• • •

het ontwerpen van de huisstijl (logo, presentatie, briefpapier, website); de kosten van de opening van het pand van de Rekenkamer in Deventer op 12 november 2005; de aankleding van het pand in de vorm beplanting en raambekleding en dergelijke. Ook de bescheiden tuin behorend bij het pand van de Rekenkamer is enigszins toegankelijk gemaakt.

Algemene reserve Onverdeeld resultaat In de begroting 2005-2010 is aangegeven dat als gevolg van de opstartfase niet alle budget van 2005 zal worden uitgegeven en dat de Rekenkamer in de jaarrekening van 2005 aan beide provincies zal voorstellen het overgebleven budget toe te voegen aan de reserves van de Rekenkamer. In 2005 heeft de Rekenkamer in totaal € 362.440,-. niet kunnen besteden aan onderzoeken. Het voorstel van de Rekenkamer aan de Provinciale Staten van Gelderland en Overijssel is om dit overgebleven budget toe te voegen aan de reserves van de Rekenkamer. Met deze middelen kan de Rekenkamer in 2006 en 2007 een inhaalslag uitvoeren ten aanzien van de onderzoeken voor de beide provincies. Daarmee is de Rekenkamer alsnog in staat om de doelstellingen van 2005 vanuit een meerjarig perspectief te halen. In de onderzoeksprogrammering 2006-2007 van de Rekenkamer is duidelijk gemaakt welke onderzoeken hierdoor mogelijk worden. Te verrekenen BTW De provincies hebben de mogelijkheid om via de zogenaamde transparantiemethode de door de Rekenkamer betaalde BTW terug te ontvangen van het BTW-compensatie-fonds. De te declareren BTW over 2005 bedraagt in totaal € 43.379,-. De Rekenkamer heeft deze BTW, ieder voor de helft, ingediend bij de beide provincies. Per saldo wordt over het jaar 2005 van beide provincies derhalve een bijdrage ontvangen van € 723.379,-. Bestaande uit de bijdrage volgens de begroting van € 680.000,-. En de voornoemde BTW-claim van € 43.379,-.


13

Jaarrekening 2005


14

6.

Staat van baten en lasten Rekenkamer Oost-Nederland

Baten Rekenkamer Oost-Nederland per 31 december 2005 Baten Bijdragen Provincies

Budget

Realisatie

Bijdrage provincie Gelderland 340.000

340.000

Bijdrage provincie Overijssel

340.000

340.000

43.379

BTW-compensatiefonds Totaal

€

680.000


723.379

15

Lasten Rekenkamer Oost-Nederland 2005 per 31 december 2005 Lasten Bestuur en Personeel Bestuursvergoedingen en –kosten Salarissen vast personeel Reis en verblijfkosten personeel Advertentiekosten werving personeel Opleidingen

Budget

€ Realisatie

€ Verschil

40.000

39.613

387

108.200

90.859

17.341

3.000

9.112

-6.112

25.000

23.552

1.448

5.200

3.052

2.148

0

30

-30

Overige personeelskosten Subtotaal

181.400

166.218

€

15.182

Inhuur Externe deskundigen

182.500

Subtotaal

20.745 182.500

161.755 20.745

161.755

Huisvesting Energielasten

1.700

223

1.477

Verzekeringen

1.300

414

886

Huren

9.200

9.167

33

500

0

500

Onroerende zaak belasting Subtotaal

12.700

9.804

2.896

Servicekosten Schoonmaakkosten

2.000

1.063

937

Beveiliging

1.100

2.444

-1.344

0

201

-201

2.100

651

1.449

Onderhoudskosten Telefoonkosten Subtotaal

5.200

4.359

841

Informatievoorziening Onderhoud computerapparatuur

1.900

11.610

-9.710

Extern drukwerk

2.100

7.285

-5.185

Boeken

2.000

0

2.000

500

864

-364

27.000

26.133

867

6.000

6.320

-320

Contributie lidmaatschappen Aanschaf automatiseringsapparatuur Aanschaf telefonieapparatuur Subtotaal

39.500

52.212

-12.712

Kantoor Kantoorbenodigdheden

12.000

11.307

693

Aanschaf meubilair

25.000

25.847

-847

Uitbesteding adm. Aan Prv. Gld.

5.000

8.925

-3.925

Accountantskosten

1.500

2.975

-1.475

Subtotaal

43.500

49.054

-5.554

Overig Bankkosten

0

-174

174

Algemene uitgaven

0

15.343

- 15.343

Subtotaal Totaal lasten

0

15.169

-15.169

464.800

317.561

147.239

Algemene reserve Onverdeeld resultaat

215.200

362.440

-147.240

0

43.379

-43.379

Te verrekenen BTW Subtotaal Totaal


215.200

405.819

-190.619

680.000

723.380

-43.380

16

7.

Balans 31 december 2005

Balans Rekenkamer Oost-Nederland 2005 per 31 december 2006 Activa Debiteuren

€ 43.379

BNG

651.341

Postbank

9.724

Afstemrekening BNG

1.330 Totaal

8.

Passiva Algemene Reserve

€ 405.819

Crediteuren

281.980

Transitoria

17.975

705.774

Totaal

705.774

Grondslagen van waardering en resultaatsbepaling

Inleiding De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft. Deze voorschriften zijn eveneens van toepassing op de Rekenkamer Oost Nederland. Grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening In de jaarrekening is onderscheid gemaakt tussen algemene en specifieke grondslagen van waardering en resultaatsbepaling. De specifieke grondslagen betreffen enerzijds grondslagen zoals opgenomen in de ‘Financiële verordening Gelderland 2003’ (vastgesteld door Provinciale Staten) en de ‘Uitvoeringsregeling Financiële Verordening Gelderland 2003’ (nadere uitwerking van de financiële verordening door Gedeputeerde Staten). Anderzijds betreft het grondslagen die niet als zodanig zijn vastgelegd, maar de afgelopen jaren volgens de bestendige gedragslijn zijn gehanteerd. Algemene uitgangspunten De begrotingscijfers bestaan uit de primaire begroting en alle door het bestuur van de Rekenkamer Oost Nederland goedgekeurde begrotingswijzigingen betreffende het verslagjaar. Het stelsel van baten en lasten is van toepassing. Baten en lasten worden tot het brutobedrag verantwoord. Onder baten en lasten vallen ook de over het eigen vermogen berekende bespaarde rente. De jaarrekening geven volgens normen die voor de provincie en dientengevolge voor de Rekenkamer Oost Nederland als aanvaardbaar worden beschouwd een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd over de financiële positie en over de baten en lasten. De jaarrekening en de toelichtingen geven getrouw, duidelijk en stelselmatig de baten en lasten van het begrotingsjaar, evenals het saldo ervan weer. De jaarrekening geeft tevens een getrouw, duidelijk en stelselmatig inzicht in de financiële positie aan het einde van het begrotingsjaar.


17

De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voorzover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en dergelijke. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming te weten vier jaar.

Activa Vaste activa Alle vaste activa vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. Materiële vaste activa met economisch nut. Alle investeringen met een economisch nut - dit zijn verhandelbare dan wel middelen genererende investeringen - worden geactiveerd, tenzij sprake is van een ideaalcomplex. Vlottende activa

Vorderingen en overlopende activa De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. Liquide middelen en overlopende posten. Deze activa worden tegen nominale waarde opgenomen.

Passiva Vaste schulden Vaste schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde verminderd met gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer.

Vlottende passiva

De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.


18

Specifieke grondslagen

Investeringen, waardering activa en afschrijving Financiële verordening Gelderland 2003 De provincie Gelderland hanteert de volgende afschrijvingstermijnen voor investeringen met een economisch nut: • geactiveerde kosten van agio en disagio: 5 jaar; • bedrijfsgebouwen: 40jaar; • renovatie, restauratie en aankoop bedrijfsgebouwen: 20 jaar; • veiligheidsvoorzieningen in bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties en kantoormeubilair: 10 jaar; • zware transportmiddelen, aanhangwagens, personenauto’s, lichte motorvoertuigen en technische hulpmiddelen: 5 jaar; • automatiseringsapparatuur en –programmatuur: 3 jaar; • bijdragen aan activa in eigendom van derden: 15 jaar. Op gronden en terrein wordt niet afgeschreven. Kosten verbonden aan het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. De materiële vaste activa met economisch nut met een verkrijgingsprijs lager dan € 25.000 worden niet geactiveerd, met uitzondering van gronden en terreinen die altijd worden geactiveerd. Uitvoeringsregeling Financiële Verordening Gelderland 20032 Activa worden annuïteitsgewijs afgeschreven. Op nieuwe activa wordt afgeschreven als op 30 juni van het jaar meer dan de helft van het begrote bedrag voor het nieuwe activum is uitgegeven. Het daaraan gerelateerde afschrijvingsbedrag wordt gebaseerd op: • de begrote investering als nog niet het gehele begrote bedrag is uitgegeven; • de werkelijke investering als geen bedragen meer worden uitgegeven. De uitgaven tot en met 30 juni worden op 1 juli vastgesteld. Rente

Bestendige gedragslijn De jaarlijkse rente is berekend volgens de rente-omslagmethodiek. De systematiek van renteomslag is als volgt. De rente die wordt omgeslagen betreft rente van opgenomen langlopende geldleningen, de toevoeging van rente of inflatiecorrectie aan reserves en voorzieningen (bespaarde rente) en de rente over het financieringstekort. Alle reserves en voorzieningen krijgen een inflatiecorrectie teneinde de geplande activiteiten te kunnen blijven realiseren. Over het totaal aan reserves en voorzieningen wordt een rentevergoeding berekend tegen een rentepercentage dat gebaseerd is op de 2

De uitvoeringsregeling is vastgesteld door Gedeputeerde Staten, en is een nadere uitwerking van de Financiële Verordening, die door Provinciale Staten is vastgesteld.


19

kapitaalmarkttarieven van het afgelopen jaar. Het verschil tussen deze rentevergoeding en de inflatiecorrectie wordt toegevoegd aan de reserve ‘Egalisatiefonds reserves en voorzieningen’. De rente over het financieringstekort betreft een renteberekening over het verschil tussen de stand van de bestemmingsreserves en de boekwaarde van de vaste activa. Dit verschil wordt vervolgens vermenigvuldigd met een rentepercentage – afgeleid van geldmarkttarieven – en geeft het rentebedrag. Over een beperkt aantal reserves en voorzieningen zijn specifieke voorschriften voor rentetoerekening bepaald door het Rijk c.q. de Europese Commissie. Het verschil met de toegerekende inflatiecorrectie wordt gecorrigeerd op de overrente die is toegerekend aan het ‘Egalisatiefonds reserves en voorzieningen’. De som van bovenstaande drie elementen (rente langlopende geldleningen, bespaarde rente en rente financieringstekort) wordt omgeslagen over de vaste activa. Vervolgens komt deze rente ten laste van functies, kostenplaatsen en activa. Met de op balansdatum lopende rente van opgenomen en verstrekte langlopende geldleningen is rekening gehouden.

9.

Toelichting staat van baten en lasten

Baten De Rekenkamer Oost-Nederland wordt gefinancierd door de provincies Overijssel en Gelderland. Beide provincies hebben zoals afgesproken in de WGR Rekenkamer OostNederland ieder voor de helft een bedrag van in totaal 680.000 euro overgemaakt op de eigen BNG-bankrekening van de Rekenkamer. De Rekenkamer betaalt BTW over de door haar ingekochte leveringen en diensten. Op grond van de zogeheten transparantiemethode kan deze BTW door de provincies geclaimd worden bij het BTW-compensatiefonds. Dit betekent per saldo dat het budget van € 680.000,-. geheel ten goede kan komen aan activiteiten van de Rekenkamer. Voor de beide provincies verloopt de BTW-verrekening budgetneutraal. De hiervoor beschreven werkwijze is terug te voeren op de besluiten die daarover zijn genomen door de Provinciale Staten van de provincie Overijssel (kenmerk PS/2006/80, 23 januari 2006) en door Gedeputeerde Staten van de provincie Gelderland (zaaknummer 2006-001079, 17 januari 2006).

Lasten De Rekenkamer heeft deze middelen zo efficiënt mogelijk gebruikt om haar taken in 2005 uit kunnen voeren. Vooraf merkt de Rekenkamer op dat de begroting 2005 zo zorgvuldig mogelijk is opgesteld maar dat ervaringscijfers van uitgaven uit het verleden misten. De inschatting van uitgaven was daarom soms lastig. De ervaringscijfers van 2005 zullen leiden tot een betere inschatting van de begrote uitgaven in de komende jaren. In het onderstaande overzicht worden de uitgaven (realisatie) afgezet tegen de begrote budgetten van 2005. De cijfers worden van een toelichting voorzien • wanneer er sprake is van een afwijking van 10% meer of minder ten opzichte van het budget (bij verschillen die minder bedragen dan € 500,-. wordt geen toelichting gegeven); • of wanneer de afwijking meer of minder is dan € 50.000,-.; Alle bedragen zijn inclusief BTW.


20

10.

Toelichting op de balans

Hieronder worden enkele posten van de balans (zie hoofdstuk 7) nader gespecificeerd. Debiteuren Deze post is het BTW-bedrag dat de Rekenkamer heeft betaald en via de BTWcompensatie-methodiek in vordering brengt bij de beide provincies. Algemene reserve Deze post is een samentelling van de nog te innen BTW en het onverdeelde resultaat van de Rekenkamer. Crediteuren Deze post bestaat uit drie delen. 1. De medewerkers van de Rekenkamer zijn formeel in dienst van de provincie Gelderland en gedetacheerd bij de Rekenkamer. De salariskosten zijnde € 131.000,-. worden door de provincie gedeclareerd bij de Rekenkamer. 2. In de opstartfase zijn er door de Rekenkamer kosten gemaakt die tijdelijk zijn betaald door de provincie Gelderland. Deze kosten, € 108.000,-., moeten nog worden verrekend. 3. Het restbedrag van ruim € 40.000,-. zijn overige crediteuren. Transitoria Deze post bestaat uit twee delen: 1. De rekenkamer heeft voor haar eerste onderzoek externe capaciteit ingehuurd. Deze Rekenkamerkosten zijn in eerste instantie door de provincie Gelderland betaald. De correctie van deze boeking is voor een bedrag van bijna € 15.000,-. 2. Het resterende bedrag van bijna € 3.000,-. betreft de accountant van de Rekenkamer.


21

11.

Overige gegevens

In dit hoofdstuk is in de eerste paragraaf de verklaring van de accountant bij de jaarrekening 2005 van de Rekenkamer opgenomen. Vervolgens is in de tweede paragraaf een voorstel voor de resultaatsbestemming beschreven.

11.1 Verklaring van de accountant Accountantsverklaring

Opdracht

Wij hebben de jaarrekening 2005 van de Rekenkamer Oost Nederland gecontroleerd. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de Rekenkamer. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor de naleving van de weten regelgeving. Het is onze verantwoordelijkheid de controle als bedoeld in artikel 217, tweede lid van de Provinciewet uit te voeren en een accountantsverklaring inzake de jaarrekening te verstrekken. Provinciale Staten van Gelderland heeft voor het onderzoek naar de jaarrekening 2005 in Statenbesluit PS2004-907 de invulling van het begrip rechtmatigheid bevestigd. Hiermee ligt vast wat wordt bedoeld met de in de oordeelsparagraaf opgenomen zinsnede “de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder interne verordeningen. Werkzaamheden Bij onze controle hebben wij nagegaan dat: - de jaarrekening zowel de baten en de lasten over 2005 als de activa en passiva per 31 december 2005 getrouw weergeeft en; - de in de jaarrekening opgenomen baten en lasten, alsmede de balansmutaties tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de interne verordeningen; - het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is en; - de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Onze controle is verricht overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten en in overeenstemming met het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten. Volgens de in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van de bedragen en toelichtingen in de jaarrekening. Tevens omvat een controle een beoordeling van de grondslagen voor financiële verslaggeving die bij het opmaken van de jaarrekening zijn toegepast en van belangrijke schattingen die het bevoegd gezag van de provincie daarbij heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.


22

De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten. Deze goedkeuringstolerantie is door de Provinciale staten in haar vergadering van 26 januari 2005 vastgesteld. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel. Oordeel Getrouwheidsonderzoek

Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening van de Rekenkamer Oost Nederland zowel de baten en de lasten over 2005 als de activa en passiva per 31 december 2005 getrouw weergeeft in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Rechtmatigheidonderzoek

Wij zijn van oordeel dat de in deze jaarrekening opgenomen baten en lasten alsmede de balansmutaties tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder de interne verordeningen. Deventer, 28 maart 2006 Eshuis, Accountants en Belastingadviseurs

W.J.G. Holtkuile AA


Drs. J.A. Rasing RA

23

11.2 Voorstel voor resultaatsbestemming Het rekeningsresultaat 2005 bedraagt voor resultaatsbestemming € 362.440,-. Het bestuur van de Rekenkamer stelt voor dit rekeningsresultaat conform het besluit Begroting en Verantwoording toe te voegen aan de Algemene Reserve. De aldus ontstane Algemene Reserve wordt aangewend om in de jaren 2006, 2007 en eventueel 2008 onderzoeken uit te voeren die oorspronkelijk uitgevoerd zouden zijn in 2005. In het jaarprogramma 2006 van de Rekenkamer zijn de mogelijke onderzoeken nader toegelicht.


24

Bijlage 1 Toelichting jaarrekeningposten Onder de jaarrekeningposten van 2005 worden de volgende onderdelen gevat: Bestuur en Personeel Bestuursvergoedingen en kosten

Salarissen vast personeel

Opleidingen

Reis- en verblijfkosten personeel Werving nieuw personeel

Inhuur Externe deskundigen

Accountantskosten Huisvesting Energielasten Verzekeringen

-

Vergoedingen Toelagen Consignaties Bruto salaris Sociale lasten/premies Secundaire arbeidsvoorwaarden Eenmalige toelagen Overwerk Gratificaties Overige personeelskosten Cursussen Seminars Opleidingen Dienstreizen Woon-werkverkeer Personeelsadvisering Advertentiekosten

-

Inhuur extra capaciteit projecten Uitzendkrachten Uitbesteding onderzoeken Jaarrekening controle rekenkamer

-

Gas, water, licht Brand-/inboedelverzekering Aansprakelijkheidsverzekering

-

Schoonmaak pand binnen en buiten Tuinonderhoud

-

Vaste telefonie Mobiele telefonie

-

Boeken Abonnementen

-

Laptops, server, netwerk etc. Telefooncentrale, vaste telefoons, mobiele telefoons

-

Papier en enveloppen Postzegels Kantoormeubelen (kasten, stoelen ed.) Verlichting Financiële administratie Personele administratie

-

Te betalen rente

Huur Onroerende zaak belasting Servicekosten Schoonmaakkosten Beveiliging Telefoonkosten

Informatievoorziening Onderhoud computerapparatuur Extern drukwerk Vakliteratuur Contributie lidmaatschappen Aanschaf/afschrijving automatiseringsapparatuur Aanschaf/afschrijving telefonieapparatuur

Kantoor Kantoorbenodigdheden Aanschaf/afschrijving meubilair Uitbesteding administratie aan prv. Gelderland

Overig Bankkosten Algemene uitgaven


25

Reserves Onverdeeld resultaat Te verrekenen BTW


-

Te betalen BTW

26

Bijlage 2 Missie en Visie Missie; kort en krachtig. De Rekenkamer Oost-Nederland (Gelderland en Overijssel) beoogt het bestuurlijk functioneren van de beide provincies te versterken. Dit wil zij bereiken door een bijdrage te leveren aan het: o Versterken van de controlerende en kaderstellende verantwoordelijkheden van de Provinciale Staten; o Verbeteren van het handelen van de provincies; o Vergroten van de publieke verantwoording (vertrouwen en transparantie). De Rekenkamer Oost-Nederland is een kwaliteitskamer en geen ‘afrekenkamer’. De Rekenkamer zal de bestuursorganen van beide provincies (PS, CdK en GS) en relevante commissies raadplegen om te komen tot een jaarlijkse programmering en uitvoering van onderzoeken, onverminderd haar onafhankelijke positie Kwaliteit staat voorop: ook het eigen optreden van de Rekenkamer zal dus onbetwist dienen te zijn. Dit bereikt zij onder meer door een professionele en zorgvuldige voorbereiding en uitvoering van onderzoeken. U kunt op ons rekenen!

Missie: uitgebreid. 1. Doelstelling De Rekenkamer Oost-Nederland is in 2005 ingesteld door de provincies Overijssel en Gelderland als onafhankelijk orgaan met als doel om het bestuurlijk functioneren van de beide provincies te versterken. Deze toegevoegde waarde wil zij realiseren door een bijdrage te leveren aan het: •

Versterken van de controlerende en kaderstellende verantwoordelijkheden van de Provinciale Staten. (versterken bestuurlijke visie en bestuurlijke besluitvorming);

•

Verbeteren van het handelen van de provincies (vergroten doelmatigheid en doeltreffendheid);

•

Vergroten van de publieke verantwoording (vertrouwen en transparantie).

Vanuit dit perspectief richt de rekenkamer zich zowel op doelmatigheid in brede zin (doeltreffendheid, effectiviteit en efficiency), als rechtmatigheid3 van het bestuurlijk handelen binnen de provincies. Daaronder is ook begrepen de besteding van nationale en Europese fondsen. 2. Kwaliteitskamer De Rekenkamer Oost-Nederland is een kwaliteitskamer en geen ‘afrekenkamer’. Onderzoeken die geëntameerd worden vanuit de Rekenkamer hebben altijd als oogmerk een constructieve bijdrage te leveren aan het bestuurlijk handelen en staan dus in het teken van het beoordelen van het functioneren van de bestuursorganen. De Rekenkamer stelt onderzoeken in vanuit het lerend perspectief. Dat betekent echter niet dat

3

al moet hierbij worden opgemerkt, dat het onderzoek naar de Jaarrekening uitdrukkelijk een taak voor de accountant is.


27

onderzoeksuitkomsten altijd prettig zullen zijn. Waar nodig legt de Rekenkamer haar vinger ook op de zere plek. De Rekenkamer Oost-Nederland beïnvloedt het bestuurlijk functioneren van de provincies op 2 manieren: • In directe zin door de uitkomsten en aanbevelingen van onderzoeken te adresseren aan de betreffende bestuurlijke organen en door aandacht te besteden; de implementatie van aanbevelingen door follow up onderzoek • In preventieve zin, door haar bestaan 3. Onafhankelijkheid De Rekenkamer Oost-Nederland is door de beide provincies ingesteld als een onafhankelijk orgaan dat nevengeschikt is aan Provinciale en Gedeputeerde Staten. De onafhankelijkheid van de rekenkamer komt tot uitdrukking in haar onderzoeksprogrammering en -uitvoering. Onderzoeksonderwerpen die door Provinciale Staten van beide provincies zijn aangedragen kunnen worden opgenomen in deze programmering. Zowel wensen van Provinciale Staten als onderwerpen die door de Rekenkamer Oost-Nederland zelf als relevant beoordeeld worden, kunnen in de programmering aan bod komen. 4. Samenhang De Rekenkamer stelt haar onderzoeksprogrammering af met het zicht op alle onderzoeksfuncties zoals ze binnen de provincies aanwezig zijn. Onder afstemming wordt verstaan, zonder uitputtend te zijn: o onderzoeksprogrammering: we raadplegen ze om na te gaan welke onderwerpen we gaan uitvoeren, om te komen tot een efficiënte werkwijze o uitwisseling van ideeën en inzichten o opstellen stuk over afstemming onderzoeksfuncties: Interne en externe rol, positionering en afstemming duidelijk maken tussen de verschillende onderzoeksfuncties binnen de provincie Beide provincies kennen een door Provinciale Staten ingestelde commissie die onderzoek verricht in opdracht van Provinciale Staten (Overijssel: Commissie Beleidsevaluatie, Gelderland: Commissie van Onderzoek). De Rekenkamer zal in haar onderzoeksprogrammering en -uitvoering afstemming (zie opmerking bij samenvatting missie). De externe accountant voert jaarlijks controle uit op de jaarrekening van de provincies. De kern van deze rechtmatigheidscontrole is de beoordeling of de inning en besteding van publieke middelen in overeenstemming is met de wettelijke regelingen die daaraan ten grondslag liggen. De Rekenkamer zal overleg voeren met de externe accountant om de gevolgde werkwijze en bevindingen te kunnen bespreken. Een nieuw element in de Provinciewet (artikel 217 A) is de verplichting van Gedeputeerde Staten om periodiek onderzoek te verrichten naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hen gevoerde bestuur en daarover aan Provinciale Staten verslag te doen. De Rekenkamer zal op dit punt natuurlijk ook met belangstelling kennis nemen van de wijze waarop GS met deze verplichting omgaat. Tot slot kan niet onvermeld blijven dat Provinciale Staten over het recht van onderzoek (enquête, artikel 45 RvO) beschikken.


28

5. Werkwijze Onderzoeksprogramma Centraal in de aanpak van de Rekenkamer staat het onderzoeksprogramma. Dit programma wordt vastgesteld door het college van bestuur van de Rekenkamer. Het onderzoeksprogramma heeft een reikwijdte van één jaar en wordt gekoppeld aan de begroting. De Rekenkamer voert het onderzoeksprogramma doorgaans zelf uit. Waar nodig kan de uitvoering (deels) uitbesteed worden aan externe partijen. De regie voor deze onderzoeken is in handen van de Rekenkamer. Bij de totstandkoming van het onderzoeksprogramma spelen de volgende criteria een rol: • • • • • • •

Is het onderwerp een prioriteit binnen het provinciale beleid? Is er een sprake van een groot maatschappelijk belang? Is er sprake van een groot financieel belang? (Ook nationale en Europese fondsen) Is er sprake van risico's voor de doelmatigheid, doeltreffendheid of rechtmatigheid? Is het onderwerp niet onlangs onderzocht door anderen (het college uit hoofde van artikel 217a, de accountant, een onderzoeksbureau etc.)? Is de Rekenkamer in het bijzonder geschikt om onderzoek te doen naar het onderwerp op basis van haar bevoegdheden, kennis of vaardigheden? Is er voldoende variatie in de onderwerpen die de Rekenkamer in één jaar en over de jaren heen onderzoekt?

Voor wie Rapporten van de Rekenkamer worden primair geadresseerd aan Provinciale Staten. Veel aandacht wordt besteed aan een zorgvuldige communicatie met betrokkenen en belanghebbenden. Vanzelfsprekend zijn echter ook de burgers in beeld; vergroten van transparantie betekent immers ook dat onderzoeksresultaten openbaar en voor iedereen toegankelijk zijn. De Rekenkamer zal frequent monitoren of haar onderzoeken ook daadwerkelijk effect sorteren. Follow-up gesprekken met de betrokkenen vormen hiertoe een adequaat middel. Kwaliteit van onderzoek Alhoewel tot nu toe veel aandacht is besteed aan positionering en rol van de Rekenkamer, valt of staat haar optreden met de kwaliteit van het uit te voeren onderzoek. Indien onderzoeken tot doel hebben de kwaliteit van het functioneren van de provincies te vergroten, zullen de onderzoeken zelf aan hoge kwaliteitseisen moeten voldoen. Veel zorg en aandacht dient te worden besteed aan methodologische aspecten aan het onderzoek, waarin natuurlijk ook afstemming met betrokkenen, ‘hoor en wederhoor’ een vaste plaats verdienen. De rekenkamer hanteert bij de oordeelsvorming voor al haar onderzoeken de norm van “good-governance”. Algemeen aanvaarde principes en uitgangspunten voor goed bestuur zijn dus altijd leidend. Toepassing van deze principes, impliceert dat de normatiek die gebruikt wordt voor de oordeelsvorming door de Rekenkamer, onbetwist is. Per onderzoek kunnen naast dit algemene kader, meer specifieke normenkaders van toepassing zijn. Deze normenkaders kunnen hun oorsprong hebben in algemeen geaccepteerde theoretische beginselen, maar ook voortkomen uit regels en voorschriften vanuit wetgeving of Provinciale verordeningen zelf.


29

Kwaliteitsborging Kwaliteitsborging van haar aanpak vindt verder plaats door onder meer: • Kwaliteit van de onderzoekers van de Rekenkamer (aandacht voor selectie, scholing en begeleiding); • Multidisciplinaire aanpak van onderzoeksteams (samenstelling van onderzoeksteams gebeurt primair op grond van benodigde expertise en ervaring); • Leren van andere Rekenkamers (periodiek overleg met andere Rekenkamers); • Hanteren van een gedragscode en aandacht voor integriteit van het eigen personeel. 6. Tot slot Een missie en een visie zijn living documents. Nieuwe inzichten en omstandigheden kunnen reden zijn tot bijstelling. Die inzichten hangen nauw samen met het doel waarvoor de rekenkamer en de dualisering in het leven zijn geroepen: een bijdrage aan het dichten van de kloof tussen overheid en burger door versterking van de controlefunctie en vergroting van de transparantie van het overheidshandelen. Bij alle verandering zal dat doel de Rekenkamer blijven inspireren.


30

Provinciale Staten van Overijssel Postbus 9090 6800 GX Arnhem Griffie t.a.v. mevr. R. Wiggers

Rekenkamer Oost-Nederland Achter de Muren Zandpoort 6 7411 GE Deventer Telefoon: 0570-665800 Fax: 0570-649702 E-mail: [email protected]

Deventer, 29 maart 2006

Betreft: Onderzoeksprogramma 2006 Rekenkamer Oost-Nederland

Geachte leden van de Provinciale Staten van Overijssel, Hierbij bieden wij u het onderzoeksprogramma 2006 van de Rekenkamer Oost-Nederland aan. De Rekenkamer geeft hierin aan welke onderzoeken nog gepland staan voor het lopend jaar. Wij verwachten met de gekozen onderwerpen Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en de ambtelijke organisaties van provincies Overijssel en Gelderland van interessante (onderzoeks-)informatie te kunnen voorzien. Voor vragen of opmerkingen over het onderzoeksprogramma 2006 kunt u zich wenden tot ondergetekende.

Hoogachtend,

Namens het bestuur van Rekenkamer Oost-Nederland Claudio Bruggink Secretaris/directeur Rekenkamer Oost-Nederland

Onderzoeksprogramma 2006

Pagina 1.

Inleiding

3

2.

Hoe is het onderzoeksprogramma tot stand gekomen?

3

3.

Wat zijn de criteria voor selectie van onderzoeksonderwerpen?

4

4.

Onderzoeken 2006

5

5.

Inhaalslag 2005

7

6.

Hoe ziet de onderzoeksprocedure eruit?

7

Bijlage Onderzoeksprotocol Rekenkamer Oost-Nederland

Onderzoeksprogramma Rekenkamer Oost-Nederland 2006

10

2

1.

Inleiding

De Rekenkamer Oost-Nederland is door de Staten van de beide provincies opgericht om een bijdrage te leveren aan het versterken van de kaderstellende en controlerende rol van Provinciale Staten. De Rekenkamer geeft hieraan invulling door middel van onderzoek en rapporteert aan Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten. Het onderzoek zal in dat kader derhalve relevante informatie moeten opleveren voor de beide Staten op doeltreffendheid, doelmatigheid en/of rechtmatigheid. Een Rekenkamer kenmerkt zich door een onafhankelijke positionering ten opzichte van de provincie. De onafhankelijkheid van de Rekenkamer is onder meer gewaarborgd doordat de Rekenkamer zelf haar onderzoeksprogramma vaststelt. In deze notitie vindt u het onderzoeksprogramma 2006 van de Rekenkamer Oost-Nederland. De Rekenkamer kiest ervoor om de onderzoeksprogrammering per jaar op te zetten en te communiceren. Hierdoor is het beter mogelijk om ook actuele onderwerpen op te pakken. Dit onderzoeksprogramma is de eerste in een reeks van onderzoeksprogramma’s. De Rekenkamer staat altijd open voor suggesties om de programmering te verbeteren. Tips hiervoor zijn dan ook van harte welkom. Bovendien is er de ambitie om burgers, bedrijven en non-profit-organisaties de mogelijkheid te bieden om de Rekenkamer te informeren over signalen of suggesties voor onderzoeken. De nieuwe website van de Rekenkamer (vanaf medio april operationeel) zal hiervoor onder andere worden ingezet.

2.

Hoe is het onderzoeksprogramma tot stand gekomen?

Om tot een relevant onderzoeksprogramma te komen heeft de Rekenkamer zelf onderzoek gedaan door verschillende documenten zoals begrotingen, jaarverslagen, GS-notulen, Staten- en commissieverslagen e.d. te bestuderen. Daarnaast is het ook van wezenlijk belang om goed te luisteren naar wat er leeft binnen de provincie. Doordat de Rekenkamer het jaar 2005 voor een belangrijk deel voor de opstart heeft moeten gebruiken is, later dan gepland, het definitieve onderzoeksprogramma 2006 opgeleverd. Er is met verschillende relevante partijen afgestemd over mogelijke onderzoeken. Hieronder volgt een korte uiteenzetting van dit proces Er is afstemming geweest met de Commissie van onderzoek uit Provinciale Staten van Gelderland en de Statencommissie Economie en bestuur van de provincie Overijssel. Deze commissies kunnen verzoeken tot onderzoek indienen bij de Rekenkamer. De afstemming met de Commissie van Onderzoek in Gelderland had plaats op 7 december 2005. In Overijssel zou de afstemming met de Statencommissie Economie en Bestuur ook in december plaatsvinden. Deze afspraak is echter verschoven doordat de Statencommissie de acute problematiek rondom de stroomvoorziening in met name Twente op de agenda plaatste. De behandeling over de verzoeken aan de Rekenkamer vond derhalve plaats op 18 januari jl.. Verder heeft de Rekenkamer Gedeputeerde Staten van beide provincies in januari 2006 uitgenodigd om met verzoeken voor onderzoek te komen. De Rekenkamer was daarna aan zet om tot een definitieve onderzoeksprogrammering te komen. Dit betekende dat extra informatie is verzameld om tot een verdere verdieping te komen van de aangedragen onderzoeksonderwerpen uit de beide provincies. Dit kostte tijd en is tevens de verklaring waarom de Rekenkamer niet eerder in staat bleek om de Staten te informeren over het onderzoeksprogramma 2006. De Rekenkamer is voornemens om, anders dan in 2006, de onderzoeksplanning van 2007 eind 2006 beschikbaar te hebben en te presenteren aan de beide Staten. Dit geldt uiteraard ook voor de onderzoeksplanning voor de jaren daarna.


3

3.

Wat zijn de criteria voor selectie van onderzoeksonderwerpen?

Het vertrekpunt voor de Rekenkamer bij het opstellen van het onderzoeksprogramma is de geformuleerde missie. Samengevat luidt deze als volgt: De Rekenkamer Oost-Nederland (Gelderland en Overijssel) beoogt het bestuurlijk functioneren van de beide provincies te versterken. Dit wil zij bereiken door een bijdrage te leveren aan het: • versterken van de controlerende en kaderstellende verantwoordelijkheden van de Provinciale Staten; • verbeteren van het handelen van de provincies; • vergroten van de publieke verantwoording (vertrouwen en transparantie). De Rekenkamer Oost-Nederland is een kwaliteitskamer en geen ‘afrekenkamer’. De Rekenkamer zal de bestuursorganen van beide provincies (PS, CdK en GS) en relevante commissies raadplegen om te komen tot een jaarlijkse programmering en uitvoering van onderzoeken, onverminderd haar onafhankelijke positie. Op basis van deze missie selecteert de Rekenkamer relevante onderwerpen door deze te toetsen aan criteria die zijn omschreven in haar missie. Deze zijn: • Is het onderwerp een prioriteit binnen het provinciale beleid? • Is er sprake van een groot maatschappelijk belang? • Is er sprake van een groot financieel belang? • Is er sprake van risico's voor de doelmatigheid, doeltreffendheid of rechtmatigheid? • Is het onderwerp niet onlangs onderzocht door anderen (het college uit hoofde van artikel 217a, de accountant, een onderzoeksbureau etc.)? • Is de Rekenkamer in het bijzonder geschikt om onderzoek te doen naar het onderwerp op basis van haar bevoegdheden, kennis of vaardigheden? • Is er voldoende variatie in de onderwerpen die de Rekenkamer in één jaar en over de jaren heen onderzoekt? De Rekenkamer streeft ernaar om per provincie twee rapporten per jaar op te leveren, dat wil zeggen vier in totaal. De Rekenkamer ziet deze verdeling per provincie en ook de aantallen rapporten wel in een meerjarig perspectief. Voor wat betreft de verdeling kan dit betekenen dat in het ene jaar één provincie in verhouding meer aandacht krijgt dan de andere provincie. In andere jaren zal dit weer worden gecompenseerd. Dit geldt ook voor de aantallen rapporten. Verder is het zo dat het aantal van vier rapporten per jaar afhankelijk is van de omvang van een onderzoek. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat er drie omvangrijke onderzoeken in een jaar worden opgeleverd of twee omvangrijke en drie kleinere onderzoeken. Ook is het zeker mogelijk dat één onderzoeksonderwerp voor beide provincies wordt opgepakt.

4.

Onderzoeken 2006

In november 2005 is gestart met het eerste rekenkameronderzoek naar ‘wonen, zorg en welzijn voor ouderen’. De eindrapportage wordt openbaar in mei 2006. Naast dit onderzoek gaat de Rekenkamer nog drie onderwerpen oppakken. Deze zijn: a) Quick-scan jaarstukken 2005 b) Verdrogingsbeleid c) Economisch beleid


4

a. Quick-scan jaarstukken 2005 (provincie Gelderland) Wat is de aanleiding? Met de dualisering van het provinciebestuur in 2003 zijn de kaderstellende en controlerende taken van de Provinciale Staten versterkt en moeten de begroting en verantwoording hen meer dan voorheen ondersteunen. Dit heeft geleid tot een andere begrotingen verantwoordingsopzet. Gezien deze nieuwe opzet is het de vraag in hoeverre dit tegemoet komt aan de informatiebehoefte van de Provinciale Staten. De Rekenkamer kiest ervoor om dit onderzoek in 2006 voor de provincie Gelderland op te pakken. Dit type onderzoek gaat voor de komende jaren onderdeel uitmaken van de onderzoeksprogramma’s van de Rekenkamer. Binnen dat meerjarig perspectief zullen ook de jaarstukken van de provincie Overijssel aan bod komen. Wat willen we bereiken? De Rekenkamer Oost-Nederland gaat onderzoek uitvoeren naar de jaarstukken van de provincie Gelderland. Met dit onderzoek wil de Rekenkamer Oost-Nederland een bijdrage leveren aan de verbetering van de begroting en jaarstukken om daarmee de kaderstellende en controlerende functie van de Provinciale Staten te ondersteunen. Wat gaan we daarvoor doen? Het onderzoek vindt hoofdzakelijk plaats door middel van documentenanalyse. Het onderzoek richt zich op de jaarstukken over 2005 en wordt uitgevoerd in april en opgeleverd in mei van dit jaar. b. Verdrogingsbeleid (provincie Gelderland en Overijssel) Wat is de aanleiding? In verschillende delen van Gelderland en Overijssel is de bodem (ernstig) verdroogd . Dit heeft vooral consequenties voor de natuurgebieden. Door een te lage waterstand krijgen bijzondere planten geen kans meer en trekken dieren weg. Beide provincies hebben beleid geformuleerd om de verdroging aan te pakken. Dit gebeurt in samenwerking met waterschappen,gemeenten, waterleidingbedrijven, vertegenwoordigers van industrie en landbouw. Van belang is om duidelijk te krijgen of het ingezette beleid in beide provincies voldoende effectief wordt aangepakt. Wat willen we bereiken? Inzicht geven in de effectiviteit van het provinciale beleid en de provinciale rol om de verdroging in de provincie te verminderen. Wat gaan we daarvoor doen? In beide provincies zal door middel van documentenanalyse inzicht worden verkregen in de vastgestelde beleidsdoelen en –instrumenten. Vervolgens zullen interviews worden gehouden met provinciale ambtenaren en zal indien relevant een expertmeeting worden georganiseerd met de verschillende betrokken partijen. De planning is om het onderzoek op te starten in mei en op te leveren in het vierde kwartaal van 2006. c.

Economisch beleid (provincie Gelderland en Overijssel)

Wat is de aanleiding? Een belangrijke doelstelling van het provinciale economisch beleid is het stimuleren van de werkgelegenheid. Om deze doelstelling te bereiken wordt door de provincie Overijssel en door de provincie Gelderland aandacht besteed aan thema's zoals voldoende bedrijventerreinen, acquisitie van nieuwe bedrijvigheid en innovatie. Naast activiteiten die de


5

provincie Overijssel en de provincie Gelderland zelf uitvoeren, worden organisaties zoals Oost NV ingezet. Voor doeltreffend en doelmatig beleid is het voor beide provincies essentieel goed zicht te hebben op de achtergronden, doelen en middelen van het provinciale economische beleid in het algemeen en op de relaties met verbonden partijen in het bijzonder. Wat willen we bereiken? Inzicht verkrijgen in de achtergronden, doelen en middelen van het economisch beleid van de provincie Overijssel en de provincie Gelderland in het algemeen. Daarnaast inzicht verkrijgen in de relatie van de beide provincies met één of meerdere te selecteren verbonden partijen (zoals Oost NV). De Rekenkamer gaat deze onderwerpen oppakken middels een vooronderzoek. Het vooronderzoek resulteert eveneens in (eventueel) nader te onderzoeken thema's. Wat gaan we daarvoor doen? In beide provincies ligt het voor de hand om in ieder geval een documentanalyse te verrichten, aangevuld met interviews met sleutelpersonen. De planning is om het vooronderzoek te starten in september en het op te leveren eind 2006.

5.

Inhaalslag 2005

De Rekenkamer is ingevoerd in 2005 en kon daadwerkelijk handen en voeten aan de organisatie geven toen het onderzoeksteam vanaf medio augustus van dat jaar in dienst kwam. Uit het jaarverslag 2005 blijkt dat de Rekenkamer door deze verlate start de voorgenomen prestaties in 2005 niet volledig kon leveren. Het gevolg is dat het budget van 2005 niet in zijn geheel kon worden benut voor onderzoeken. Om precies te zijn gaat het om een niet besteed bedrag van in totaal € 362.440,-. De Rekenkamer voelt zich gecommitteerd om de voorgenomen prestaties van 2005 alsnog leveren. Voor de behandeling van het jaarverslag 2005 in de Provinciale Staten van Gelderland en Overijssel wordt daarom voorgesteld om dit overgebleven budget toe te voegen aan de reserves van de Rekenkamer. Met deze middelen kan de Rekenkamer in 2006, 2007 en eventueel 2008 een inhaalslag uitvoeren ten aanzien van onderzoeken voor de beide provincies. Daarmee is de Rekenkamer alsnog in staat om de doelstellingen van 2005 vanuit een meerjarig perspectief te halen. Hieronder zijn onderzoeksonderwerpen aangegeven waaruit de Rekenkamer, in het kader van de reserves, een keus wil gaan maken. 1. Waterbeleid/Waterbeheer 21e eeuw (eventueel in samenwerking met andere provinciale Rekenkamers) 2. Milieuhandhaving 3. Aanleg en onderhoud van provinciale wegen 4. De beleidsconsequenties van de bevolkingsontwikkeling voor de lange termijn 5. Bedrijventerreinen

6.

Hoe ziet de onderzoeksprocedure eruit?

In de voorgaande paragraaf is ingegaan op de voorgenomen onderzoeken voor 2006. Het is van belang om in alle fasen van het onderzoeksproces zo transparant en zorgvuldig mogelijk te zijn. De Rekenkamer heeft hiervoor een onderzoeksprotocol opgesteld. Dit protocol is, samen met enkele algemene bevoegdheden van de Rekenkamer, in samengevatte vorm in deze paragraaf weergegeven. Het gehele protocol is als bijlage bijgevoegd.


6

Algemene bevoegdheden van de Rekenkamer Om een goed onderzoek uit te kunnen voeren heeft de Rekenkamer informatie nodig. De Rekenkamer heeft krachtens de Provinciewet en verordening recht op alle informatie voor zover zij dat ter vervulling van haar taak nodig acht (zie artikel 184 Provinciewet). Bovendien is de Rekenkamer bevoegd bij instellingen nadere inlichtingen in te winnen over bijvoorbeeld de jaarrekeningen. Het gaat hier om organen ingesteld volgens de Wet gemeenschappelijke regelingen, naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen waarbij de provincie een aanmerkelijk belang heeft (zie artikel 185 Provinciewet). Onderzoeksprotocol Voorafgaand aan het starten van een onderzoek is het onderzoek in algemene zin al aangekondigd in het onderzoeksprogramma van de Rekenkamer. In hoofdstuk 2 is hier al uitgebreid op ingegaan. Start onderzoek Na de aankondiging zal een onderzoek, afhankelijk van de onderzoeksplanning, worden gestart. Dit betekent dat er een zogenaamd concept onderzoeksplan wordt opgesteld. Hierin wordt de probleemstelling en het toetsingskader nader geformuleerd en wordt ingegaan op uitvoeringsaspecten van het onderzoek. De ambtelijke organisatie wordt in de gelegenheid gesteld om te reageren op eventuele feitelijke onjuistheden en onvolledigheden. Het definitieve onderzoeksplan zal samen met een persbericht bij Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en de pers worden geïntroduceerd. Daarna start de feitelijke uitvoering van het onderzoek. Zowel ambtenaren, provinciale bestuurders als derden kunnen worden benaderd voor een interview. De gespreksverslagen worden altijd ter accordering voorgelegd aan de geïnterviewden. Ambtelijk hoor- en wederhoor Na het verzamelen van alle relevante informatie via documentenanalyse, interviews ed. wordt een zogenaamde nota van bevindingen opgesteld. Deze nota bevat de feiten zoals die door de Rekenkamer zijn verzameld. De nota bevat geen conclusies en aanbevelingen. Deze zullen pas in de eindrapportage voor Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten worden geformuleerd. Het is van groot belang dat de nota wordt gecheckt op juistheid en volledigheid. Dit wordt ook wel ambtelijk hoor- en wederhoor genoemd. In de regel krijgt de ambtelijke organisatie, in de persoon van de provinciesecretaris, 15 werkdagen de tijd om met een reactie richting de Rekenkamer te komen. De reactie van de ambtelijke organisatie zou, nadat de Rekenkamer zorgvuldig de eventuele geconstateerde onjuistheden of onvolledigheden heeft afgewogen, tot aanpassingen in de nota van bevindingen kunnen leiden. De nota van bevindingen is geheim (behalve uiteraard voor de ambtenaren die worden betrokken in de ambtelijke hoor- en wederhoorfase). Bestuurlijk hoor en wederhoor Na ambtelijk hoor- en wederhoor wordt door de Rekenkamer het concept eindrapportage opgesteld door de nota van bevindingen aan te vullen met conclusies en aanbevelingen. Vervolgens wordt dit concept eindrapportage voorgelegd aan Gedeputeerde Staten voor het zogenaamde bestuurlijk hoor- en wederhoor. Hiermee wordt GS in de gelegenheid gesteld een reactie te geven op de inhoud van het rapport. Ook hiervoor geldt in de regel een termijn van vijftien werkdagen. De Rekenkamer stelt een nawoord op naar aanleiding van de reactie van GS. De inhoud van het eindrapport zal echter niet meer veranderen. De bestuurlijke reactie van GS en het nawoord van de Rekenkamer worden integraal opgenomen in een eindrapport.


7

Opstellen en publicatie eindrapport Het eindrapport en een persbericht worden via de Commissaris van de Koningin, als voorzitter van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten, aangeboden aan PS en GS. Ook de pers wordt dan door de Rekenkamer ingelicht. De Commissaris van de Koningin draagt er vervolgens mede zorg voor dat de agendering en behandeling van het Rekenkamerrapport door Provinciale Staten binnen een redelijke termijn zal gaan plaatsvinden. Het is aan het Presidium van de Staten in Overijssel en de Procedure commissie in Gelderland om te bepalen hoe het rapport verder wordt afgehandeld. Vervolgonderzoek Na enige tijd gaat de Rekenkamer na op welke wijze Gedeputeerde Staten invulling heeft gegeven aan de aanbevelingen zoals Provinciale Staten die heeft vastgesteld en voortvloeien uit rapportages van de Rekenkamer. De Rekenkamer rapporteert hierover vervolgens in haar jaarrekening. Eventueel kan de Rekenkamer het noodzakelijk vinden om een vervolgonderzoek in te stellen naar onderwerpen die eerder aan de Provinciale Staten zijn gerapporteerd. Andersoortig onderzoek De hierboven benoemde procedure kenmerkt zich door een hoge mate van zorgvuldigheid en transparantie. Dit betekent in de praktijk ook dat de procedure langdurig is. In de regel behelst het afstemtraject, dus de ambtelijke en bestuurlijke hoor- wederhoorfase, minimaal zo’n 10 weken. Dit is onvermijdelijk bij de meeste onderzoeken van de Rekenkamer. De Rekenkamer wil echter ook naar gelang behoefte en noodzaak onderzoeken met een korte(re) looptijd uitvoeren. Dit zijn bijvoorbeeld zogenaamde quick scans of korte bevindingen in briefvorm gericht aan GS en/of PS. Voor dit type onderzoek kan ervoor gekozen worden om af te wijken van de reguliere, langdurige, procedure. De Rekenkamer zal voorafgaand aan de hiervoor bedoelde onderzoeken vooraf met de betrokken partijen afstemmen op welke wijze de procedure kan worden ingevuld. Voorop staat dat een dergelijke procedure de zorgvuldigheid en transparantie in voldoende mate waarborgt.


8

Bijlage Onderzoeksprotocol Rekenkamer Oost-Nederland Inleiding Dit protocol beschrijft de werkwijze van de Rekenkamer Oost-Nederland ten aanzien van op te starten en uit te voeren onderzoeken. Hierbij zijn de verschillende onderzoeksfasen in chronologische volgorde weergegeven. Dit betekent dat het protocol de volgende onderdelen kent: 1. Opstellen onderzoeksprogramma 2. Opstellen startnotitie 3. Opstellen en aankondiging onderzoeksplan 4. Uitvoeren onderzoek 5. Ambtelijk hoor en wederhoor 6. Bestuurlijk hoor en wederhoor 7. Opstellen en publicatie eindrapport 8. Nazorg 9. Andersoortig onderzoek Alvorens dieper in te gaan op de onderzoeksfasering worden allereerst de algemene bevoegdheden van de Rekenkamer Oost-Nederland omtrent informatie weergegeven. Deze bevoegdheden zijn van toepassing op alle onderzoeken en onderzoeksfasen. Algemene bevoegdheden omtrent informatie Voor het kunnen uitvoeren van onderzoeken is het essentieel dat de Rekenkamer OostNederland over alle benodigde informatie kan beschikken. De Rekenkamer heeft krachtens de Provinciewet en verordening recht op alle informatie voor zover zij dat ter vervulling van haar taak nodig acht (zie artikel 184 Provinciewet). De Rekenkamer verkrijgt deze informatie door eigen onderzoek, of krijgt deze op verzoek aangeleverd door de ambtelijk, en eventueel, externe betrokkenen. Bovendien is de Rekenkamer bevoegd bij instellingen nadere inlichtingen in te winnen over de jaarrekeningen, daarop betrekking hebbende rapporten van hen die deze jaarrekeningen hebben gecontroleerd en overige documenten met betrekking tot die instelling die bij het provinciebestuur berusten. Indien één of meer documenten ontbreken, kan de Rekenkamer van de betrokken instelling de overlegging daarvan vorderen. Het gaat hier om organen ingesteld volgens Wet gemeenschappelijk regelingen, naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen waarbij de provincie een aanmerkelijk belang heeft (zie artikel 185 Provinciewet). De Rekenkamer gaat zorgvuldig om met al hetgeen haar bij de uitvoering van haar taak als geheim of vertrouwelijk ter kennis is gekomen. Informatie die de Rekenkamer OostNederland verstrekt bevat vertrouwelijke informatie die uitsluitend voor bestuurlijk of ambtelijk commentaar beschikbaar wordt gesteld. Zowel met het bestuurlijke niveau, als met het ambtelijke niveau worden afspraken gemaakt over de contacten met de media gedurende de looptijd van het onderzoek.


9

1 – Opstellen onderzoeksprogramma a. Ten behoeve van het opstellen van het Onderzoeksprogramma verricht de Rekenkamer permanent planningonderbouwend onderzoek. De bronnen voor dit planningonderbouwend onderzoek kunnen onder andere zijn: - de financiële stukken van de aangesloten provincies (zoals de programmabegroting, nota van aanbieding, productenraming, jaarverslag, jaarrekening, productenrekening, accountantsverklaring van de externe accountant incl. managementletter (bedoeld voor de directie) en boardletter (bedoeld voor GS); - de onderzoeksprogramma’s van Gedeputeerde Staten; - de onderzoeksprogramma’s van de statencommissies; - de reguliere Statenvoorstellen; - de onderzoeksprogramma’s van de Commissie Beleidsevaluatie van Overijssel; - de onderzoeksprogramma’s van de Commissie van Onderzoek van Gelderland; - de afdelingsplannen of werkplannen (waarin de voorgenomen evaluaties van het management staan); - de gesprekken die het bestuur van de Rekenkamer voert met belanghebbenden en betrokkenen; - de ambtelijke contacten (die door de secretaris/ directeur en de onderzoeksonderzoeksorganisatie worden onderhouden); - de bestuurlijke contacten (die door de secretaris/ directeur en de onderzoeksonderzoeksorganisatie worden onderhouden); - de contacten van de Rekenkamer met het maatschappelijke veld, de burgers en de media. b. Op basis van dit planningonderbouwend onderzoek wordt een groslijst van onderzoekswaardige onderwerpen opgesteld. c. De Rekenkamer nodigt elk jaar Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten uit om onderzoeksonderwerpen aan te dragen. d. De Rekenkamer houdt bij haar werkzaamheden rekening met de onderzoeken die zijn of worden ingesteld door het college (artikel 217a, PW), de rekeningcommissie, de Commissie van Onderzoek (Gelderland), de Beleidsevaluatie Commissie (Overijssel) en de externe accountant en overlegt hierover. e. Het college wordt jaarlijks in oktober schriftelijk verzocht, onder verwijzing naar artikel 217a van de Provinciewet, een opgave te doen van de krachtens dit artikel uitgevoerde en voor het komende jaar geplande onderzoeken en de resultaten van uitgevoerde onderzoeken. f. Het bestuur van de Rekenkamer maakt in november een overzicht van onderzoekswaardige onderwerpen. g. Het bestuur van de Rekenkamer besluit uiterlijk in december over het onderzoeksprogramma voor het komende jaar. h. Het bestuur van de Rekenkamer stuurt uiterlijk in december het vastgestelde onderzoeksprogramma ter kennisneming naar Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten, en maakt het (door verspreiding aan de pers en plaatsing op internet) openbaar. i. In de loop van het jaar kan het onderzoeksprogramma bijgesteld worden.


10

2 – Opstellen startnotitie a. Het bestuur van de Rekenkamer bepaalt voor welke onderzoeken uit het onderzoeksprogramma een startnotitie wordt uitgewerkt. Deze startnotitie wordt door de onderzoeksorganisatie opgesteld. b. Een startnotitie omvat in ieder geval een beleidsschets en de indicaties voor een in te stellen Rekenkameronderzoek. c. De beleidsschets en de indicaties dienen in eerste instantie voor het bestuur van de Rekenkamer om vast te stellen of het zinvol is om het onderzoek voort te zetten en een eerste schets om de onderzoeksvragen vast te stellen. d. De startnotitie wordt ter accordering voorgelegd aan het bestuur van de Rekenkamer. 3 – Opstellen en aankondiging onderzoeksplan a. Na accordering van de startnotitie door het bestuur van de Rekenkamer wordt een concept onderzoeksplan opgesteld. Hierin wordt de probleemstelling en het toetsingskader nader geformuleerd en wordt ingegaan op uitvoeringsaspecten van het onderzoek. b. Het conceptonderzoeksplan wordt ter accordering voorgelegd aan het bestuur van de Rekenkamer. c. Tevens ter accordering legt de onderzoeksorganisatie een conceptpersbericht voor aan het bestuur van de Rekenkamer. d. Vervolgens wordt het conceptonderzoeksplan voorgelegd aan de provinciesecretaris en de betrokken directeur uit de ambtelijke provinciale organisatie om te reageren op eventuele feitelijke onjuistheden en onvolledigheden. Tevens gaat de secretaris-directeur van de Rekenkamer na of de onderzoeksorganisatie van de Rekenkamer bij voortzetting van het onderzoek op de volledige medewerking van de ambtelijke organisatie kan rekenen. e. Op basis van deze reactie zal door de onderzoeksorganisatie een definitief onderzoeksplan en persbericht, geaccordeerd door het bestuur van de Rekenkamer, geformuleerd worden. f. Het bestuur van de Rekenkamer introduceert het onderzoek bij PS en GS en de pers. Het bestuur van de Rekenkamer gaat na of de Rekenkamer op de volledige medewerking van GS kan rekenen. 4 – Uitvoeren onderzoek a. Tijdens de uitvoering van het onderzoek kunnen zowel personen op ambtelijk en bestuurlijk niveau binnen de provincie als derden worden benaderd voor een interview. b. Gespreksverslagen worden ter accordering voorgelegd aan de geïnterviewden. c. Het bestuur van de Rekenkamer wordt over de voortgang van het onderzoek geïnformeerd door de onderzoeksorganisatie. d. Het bestuur kan besluiten om één van de bestuursleden aan te wijzen als lidrapporteur, wat inhoudt dat de onderzoeksorganisatie van de Rekenkamer een beroep op het bestuurslid kan doen voor vragen, aanwijzingen en tussentijdse gesprekken met het ambtelijke en bestuurlijke kader bij de aangesloten provincies. e. Het bestuur van de Rekenkamer kan besluiten om, onder regie en verantwoordelijkheid van de Rekenkamer, de uitvoering van het onderzoek (deels) uit te besteden aan externe onderzoekers.


11

5 – Ambtelijk hoor en wederhoor a. De secretaris/ directeur van de Rekenkamer legt het bestuur van de Rekenkamer de nota van bevindingen voor (exclusief conclusies en aanbevelingen). De bij het onderzoek betrokken onderzoekers is/zijn voor zover mogelijk bij de bespreking van het concept aanwezig. b. Het bestuur van de Rekenkamer geeft de nota van bevindingen vrij voor ambtelijk hoor en wederhoor door de secretaris/ directeur van de Rekenkamer. Zonodig geeft het bestuur van de Rekenkamer een aantal aandachtspunten mee. De nota van bevindingen zal via de mail en per post gestuurd worden aan de provincie secretaris. De nota van bevindingen is op dan nog vertrouwelijk en dus niet openbaar. Voor ambtelijk hoor en wederhoor geldt een termijn van maximaal vijftien werkdagen, tenzij vooraf andere afspraken worden gemaakt. c. De secretaris/ directeur van de Rekenkamer informeert het bestuur van de Rekenkamer over de resultaten van het ambtelijk hoor en wederhoor aan de hand van een notitie. De secretaris/ directeur van de Rekenkamer doet, indien nodig, voorstellen voor wijziging van de nota van bevindingen. 6 – Bestuurlijk hoor en wederhoor a. Na het ambtelijk hoor en wederhoor wordt de nota van bevindingen aangevuld met conclusies en aanbevelingen. Tevens wordt door de onderzoeksorganisatie een concept persbericht opgesteld en voorgelegd aan het bestuur van de Rekenkamer. b. Dit concept eindrapport wordt ter accordering aan het bestuur van de Rekenkamer voorgelegd en geeft dit vrij voor bestuurlijk hoor en wederhoor. Voor bestuurlijk hoor en wederhoor geldt een termijn van vijftien werkdagen, tenzij vooraf andere afspraken worden gemaakt. c. Het bestuur van de Rekenkamer wordt terstond geïnformeerd over de schriftelijke reactie van GS. Indien een portefeuillehouder over het concept in gesprek wil gaan, dan wordt dat verzoek door het bestuur van de Rekenkamer overwogen en een besluit daarover zo spoedig mogelijk medegedeeld aan de betreffende portefeuillehouder. 7 – Opstellen en publicatie eindrapport a. De bestuurlijke reactie van GS wordt integraal opgenomen in een eindrapport, alsmede een nawoord van de Rekenkamer. b. De secretaris/ directeur van de Rekenkamer legt het bestuur ter accordering het eindrapport en het persbericht voor. De bij het onderzoek betrokken onderzoeker(s) is/ zijn voor zover mogelijk bij de bespreking van het eindrapport aanwezig. c. Het eindrapport en persbericht wordt via de Commissaris van de Koningin, als voorzitter van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten, aangeboden aan PS en GS. De Commissaris van de Koningin draagt er vervolgens mede zorg voor dat de agendering en behandeling van het Rekenkamerrapport door Provinciale Staten binnen een redelijke termijn zal gaan plaatsvinden. d. Per onderzoek wordt door de Rekenkamer bepaald hoe het onderzoek gecommuniceerd wordt. In elk geval geldt dat: - het eindrapport en persbericht aan de pers zal worden aangeboden, zoveel mogelijk gelijktijdig met de aanbieding aan de Commissaris van Koningin (zie 7c).


12

-

de voorzitter van de Rekenkamer woordvoerder is en informatie verstrekt over het verloop en de uitkomsten van het onderzoek. Hij kan hiervoor ook één van de bestuursleden of ambtelijk medewerkers aanwijzen. - Externe onderzoekers onthouden zich ten aanzien van derden van uitspraken over bevindingen aangaande het onderwerp van onderzoek door de Rekenkamer. e. Het Presidium van de Staten in Overijssel en de Procedure commissie in Gelderland bepalen hoe het rapport verder wordt afgehandeld. 8 – Nazorg a. De Rekenkamer gaat na op welke wijze Gedeputeerde Staten invulling heeft gegeven aan de aanbevelingen zoals Provinciale Staten die heeft vastgesteld en voortvloeien uit rapportages van de Rekenkamer. De Rekenkamer rapporteert hierover in haar jaarrekening. b. Indien de Rekenkamer het noodzakelijk acht, kan zij besluiten om een vervolgonderzoek in te stellen naar onderwerpen die eerder aan de Provinciale Staten zijn gerapporteerd. 9 – Andersoortig onderzoek a. Het bestuur van de Rekenkamer kunnen besluiten van de voorgaande onderzoeksprocedures af te wijken. Met name gaat het om onderzoek dat naar de aard een snellere afronding vergt dan de reguliere Rekenkamer onderzoeken. Te denken valt aan zogenaamde quick scans en brieven aan het college van Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten. b. Het bestuur van de Rekenkamer zal voorafgaand aan onderzoeken zoals bedoeld in artikel 9a, vooraf met de betrokken partijen afstemmen op welke wijze de procedure kan worden ingevuld. Voorop staat dat een dergelijke procedure de zorgvuldigheid en transparantie waarborgt.


13

Deventer, 29 maart 2006

Recommend Documents