BAB V ANALISA HASIL
5.1. Analisa Hasil Audit Internal Dari hasil audit internal antara bulan November dan Desember 2014 di dapatkan beberapa temuan ketidaksesuaian di beberapa Departement di perusahaan yang dijelaskan pada tabel dan grafik berikut: Tabel 5.1 Hasil Temuan Audit Internal
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Summary Hasil Internal Audit Temuan Audit Plant/Dept NC OK Total MARKETING 1 6 7 PROCUREMENT 7 6 13 ENGINEERING 3 15 18 WORKSHOP 3 12 15 FRAME & COMP 2 9 11 WHEEL RIM 5 10 15 QA DEPT 1 5 6 MANAGEMENT REP 1 6 7 MANAGEMENT IMPROV 3 7 10 INFORMATION TECH 0 7 7 PROCESS ENG 2 9 11 MAINTENANCE 4 4 8 MUFFLER 5 7 12 HRD 1 9 10 TOTAL 38 112 150
126
127
Gambar 5.1 Grafik Audit Internal Berdasarkan tabel dan grafik diatas dapat disimpulkan bahwa ada 3 departemen yang meiliki NC tertinggi yaitu: 1. Departemen Procurement 2. Departemen Wheel Rim 3. Departemen Muffler Pada Departemen Procurement ada 7 temuan NC, pada Departemen Wheel Rim terdapat 5 temuan NC, dan pada Departemen Muffler terdapat empat temuan NC. Semua Departemen yang mempunyai temuan harus melakukan tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan untuk tidak terjadi lagi temuan seperti ini, serta lampirkan bukti telah melakukan tindakan perbaikan tersebut atau evidencenya. Apabila sudah melakukan itu semua maka temuan bisa dikatakan closed. Berikut summary hasil audit internal, disini penulis hanya mengambil sample untuk Departemen yang mempunyai NC temuan paling banyak, berikut datanya :
128
Tabel 5.2 Temuan Audit Internal No
Nama Plant Clausal (Function)
Temuan Audit 1
4.2.4
4.2.4
2
3 2
Procurement
4.2.4
4.2.4
4
4.2.4
5
4.2.4
6
4.2.4
7
4.2.4
4.2.4 6
Wheel Rim
4.2.4
4.2.4 4.2.4
4.2.4
4.2.4 13
Muffler
4.2.4 4.2.4 4.2.4
Perjanjian kerjasama dengan vendor dari 41 vendor, yang sudah di aprove baru 21 vendor akan tetapi bukti perjanjian tersebut baru 1 vendor yang sudah di tanda tangani oleh vendor Schedule Audit QMS ISO 9001: 2008 & Depelovment periode tanhun 2014-2015 tanggal 27 oct 2014 rev 04 yang terlaksana dari schedule QMS bulan November 2014 Pada PT systema sudah dilakukan audit QMS pada tanggal 3 nop 2014, jawaban NCR belum di kirim atau dibuat karena hasil laporan audit baru kirim tanggal 9 nop 2014 Pada PT Gemilang sudah dilakukan audit QMS pada tanggal 10 nop 2014, jawaban NCR belum di kirim atau dibuat karena hasil laporan audit baru kirim tanggal 19 nop 2014 Belum dibuatkan resume hasil temuan audit QMS Sub-count Untuk prosedur penilaian dan pengembangan supplier belum di tanda tangani, tanggal 03 okt 2014 rev 0 Problem yang timbul dari PT DPA karena case bearing B ada yang karat, PICA sudah dibuat akan tetapi status PICA tersebut masih OPEN List Auditor dan Auditee Vendor Management belum upgrade ISO 9001 : 2009
1 PPIC Struktur organisasi bagian PPIC belum update, terakhir update 04 Mar 2014 , Rev 0 ada beberapa Man Power yang sudah resign akan tetapi masih tercantum di struktur organisasi PPIC 2 PPIC Matrik skill untuk bagian PPIC belum update, ada beberapa Man Power sudah resign akan tetapi masih masuk tercantum di matrik skill. dan tidak bisa menunjukan bukti assesment untuk penambahan point (kotak) pada matrik skill 3 PPIC Job desc untuk bagian Operator / staff di PPIC Wheel Rim tidak bisa menunjukan ke auditor FMEA belum di update untuk proses seam weld pada line 3, dikarenakan sema welding 4 meleset mengakibatkan material menjadi reject ± 83 % 5 Activity plant Dept Wheel Rim belum dapat di tunjukan kepada auditor 1 PPIC Struktur organisasi untuk Bagian PPIC sudah ada dan bisa di tunjukan akan tetapi untuk tanggal dan revisi pembuatan tidak jelas (Struktur Organisasi PPIC, Rev 02 Nov 2014) 2 PPIC Matrik skill untuk PPIC tidak bisa di tunjukan kepada auditor 3 PPIC Job desc bagian PPIC belum update 4 Produksi PQCS untuk proses painting tidak bisa ditunjukan kepada auditor 5 Produksi Check sheet mixing cat Muffler tidak update terakhir tanggal 19 Nop 2014
Berikut tindakan perbaikan yang sudah dilakukan : Tabel 5.3 Tindakan Perbaikan Temuan Audit Internal No
2
6
Nama Plant (Function)
Procurement & Purchasing
Wheel Rim
Sifat Temuan Clausal
Tindakan Perbaikan & Tindakan Pencegahan NC
4.2.4
1
Follow up terus ke Vendor
4.2.4
2
Mp untuk masing-masing job sudah terisi dan audit sudah berjalan
20 nov 14
4.2.4
3
20 nov 14
4.2.4
4
Email hasil audit QMS di kirim on time Resume dilakukan setelah selesai audit QMS di vendor on time dilaksanakan
4.2.4
5
Membuat main conten untuk prosesur pembaharuan termasuk prosedur milik purchasing dan masih dibahas oleh management PT DPM
,09 Des 14
4.2.4
6
PICA Terlampir
20 nov 14
4.2.4
7
Follow up pengajuan TNA ke HRD untuk trainning ISO 9001 : 2014
,09 Des 14
4.2.4
1
15-Jan-15
4.2.4
2
Melakukan review dan revisi struktur organisaasi terbaru Melakukan pembaharuan matrik skill disesuaikan dengan man power yang ada
4.2.4
3
Membdi PPIC Whell Rimuat job desc untuk bagian operator wheel/staff
15-Jan-15
4.2.4
4
4.2.4
5
20 nov 14
15-Jan-15
15-Jan-15 15-Jan-15 15-Jan-15
3 4
Melakukan pengadaan PQCS
15-Jan-15
5
Melakukan Update checklist
15-Jan-15
2
Muffler
Membuat FMEA baru untuk perbaikan proses weld pada line 3 untuk mengurangi reject Melakukan distribusi Activity plan tahun berjalan
09 des 2014
Melakukan revisi struktur organisasi Melakukan Pengadaan Matrik skill baik dengan pembuatan baru maupun revisi Melakukan update dan revisi struktur organisasi
1
13
OK
Tanggal Selesai
129
15-Jan-15 15-Jan-15
Ket Close
Not Close
130
Dari tabel diatas didapatkan data berupa hasil perbaikan 100 % Closed dan diupayakan semua departemen siap untuk menghadapi audit eksternal. 5.2. Analisa Hasil Audit Eksternal Audit eksternal pada tanggal 30 Januari 2014 didapatkan beberapa temuan, diantaranya : Tabel 5.4 Temuan Audit Eksternal No.
Temuan Audit
Klausul
Kategori Temuan
1
Proses keputusan dan tindakan rekaman tidak efektif dalam Management Review
5.6.3
Minor
2
Identifikasi pada alat(robot) yang tidak efektif, 7.5.1.4 ditemukan ketidaksesuaian label alat
Minor
3
Ditemukan ketidaksesuaian proses produksi dengan check sheet.
Minor
7.6
Berikut tindakan perbaikan yang sudah dilakukan : Tabel 5.5 Tindakan Audit Eksternal No. 1
2
3
Tindakan Perbaikan Dalam slide Agenda Manajemen dalam Management Review harus ditambahakan Agenda Project Development. Label identifikasi untuk mesin robotic diperbaiki dan diperjelas tulisannya. Form Check Sheet direvisi dengan mencantumkan point chec k untuk Feller pada Sub Assy Frame Comp .
Due Date 10/02/2015
05/02/2015
11/02/2015
131
5.3. Hasil Analisa Kuesioner Untuk mengetahui keefektifan dari implementasi ISO/TS 16949:2009 yang telah berlangsung, maka dilakukan penyebaran kuesioner mengenai pengetahuan ISO/TS 16949:2009, penyebaran kuesioner disebar pada tiga Departement yang berjumlah 48 karyawan, dan diambil 42 karyawan. Berikut hasil evaluasi dalam bentuk presentase. Tabel 5.6 Rekapitulasi Hasil Kuisioner Dalam Persentase (%) Jawaban YA TIDAK
No
Pertanyaan
1
Apakah anda mengetahui tentang ISO TS 16949:2009 ?
99%
1%
2
Apakah anda mengetahui kebijakan mutu ?
99%
1%
70%
30%
Apakah anda mengetahui Work Intruction 100% ?
0%
Apakah anda mengetahui form-form atau 5 checksheet apa saja yg digunakan pada 100% saat anda bekerja ?
0%
mengenai
Apakah anda mengetahui prosedur apa 3 saja yg terkait dengan pekerjaan yg anda lakukan ? 4
6
Apakah anda mengetahui manfaat ISO TS 16949:2009 ?
85%
15%
Hasil kuesioner menunjukan bahwa implementasi sistem manajemen mutu ISO/TS 16949:2009 di perusahaan cukup efektif, namun ada dua pertanyaan yaitu mengenai pengetahuan prosedur apa saja yang digunakan atau yang terkait dengan pekerjaan masih banyak yang belum mengetahui yaitu sebesar 30%. Dan pertanyaan mengenai manfaat ISO/TS 16949:2009 masih banyak yang belum mengetahui secara baik. Dari hasil tersebut, perlu sekali perbaikan yang dilakukan perusahaan dalam rangka menimbulkan lebih rasa kesadaran kepada karyawan mengenai sistem manajemen mutu ISO/TS 16949:2009. Dengan sering mengadakan
132
training-training yang lebih terkendali dan memastikan karyawan yang terlibat langsung mengenai masalah kualitas harus mengikuti training tersebut agar mengetahui sekali implementasi sistem manajemen mutu ISO/TS yang sudah berlangsung ini.
