De nieuwe Aanbestedingswet

De nieuwe Aanbestedingswet De nieuwe Aanbestedingswet voorziet in minder administratie, duidelijker regels voor aanbestedende diensten en geeft ondernemers meer kansen om mee te dingen naar overheidsopdrachten. Maar wat verandert er nou precies voor ondernemers?

In deze whitepaper: Huidige praktijk Knelpunten Wat gaat er veranderen? Gids proportionaliteit Uniformiteit, transparantie en toegang

De Aanbestedingswet moet nog goedgekeurd worden door de Eerste Kamer, maar als alles goed gaat zal hij op 1 januari 2013 in werking treden.

Meer kansen voor het mkb Het mkb ervaart nog steeds moeilijkheden bij aanbesteden. Dat geldt zowel voor Europese aanbestedingen als voor aanbestedingen onder de drempel. De Aanbestedingswet moet daar verandering in brengen. Maar ook de afgelopen jaren is al een aantal stappen ondernomen om ondernemers meer kansen te bieden. Zo is er een aanbestedingsambassadeur aangesteld die overheden moet wijzen op het belang van goed aanbesteden en is de Wet Implementatie Rechtsbeschermingrichtlijnen Aanbesteden (WIRA) aangenomen, die van aanbestedende diensten eist dat zij afwijzingen duidelijk moeten motiveren. De Aanbestedingswet gaat verder en beoogt meer uniformiteit, meer transparantie en een betere toegang voor ondernemers tot overheidsopdrachten. Naast de wet is een aantal moties aangenomen om de positie van het mkb bij aanbestedingen verder te versterken. Een van de belangrijkste is dat het begrip proportionaliteit duidelijk wordt omschreven, waardoor de eisen en waarde van de opdracht meer met elkaar in verhouding staan.

www.mkbservicedesk.nl/nieuweaanbestedingswet

1

Linda van Beek, beleidssecretaris van MKB-Nederland: “Het bundelen van cateringdiensten op verschillende locaties voegt weinig toe aan de kwaliteit van de aanbesteding en de te leveren dienst, maar het mkb komt hierdoor wel buitenspel te staan.”

Stap voorwaarts “De nieuwe Aanbestedingswet is een grote stap voorwaarts”, aldus Linda van Beek, beleidssecretaris van MKB-Nederland. “Het mkb ervaart momenteel nog veel obstakels bij aanbestedingen. Niet alleen bij opdrachten boven de aanbestedingsdrempel, ook bij kleinere opdrachten.” “Te vaak wordt er voor relatief kleine opdrachten gegrepen naar de openbare aanbesteding - een bureaucratische procedure - terwijl dat niet noodzakelijk is. Daarnaast zien we dat opdrachten worden gebundeld waardoor kleinere ondernemers niet meer in aanmerking komen. Soms is er vanuit efficiëntieoogpunt of in het kader van kennisdeling iets voor te zeggen om opdrachten te clusteren, maar te vaak schiet het zijn doel voorbij.” De Tweede Kamer heeft daarom naast de Aanbestedingswet een aantal aanvullende voorstellen aangenomen. “Een daarvan is het verbod op onnodig clusteren. Het bundelen van opdrachten moet gemotiveerd worden en daarnaast moeten de gevolgen voor het bedrijfsleven worden meegewogen.”


2

tip voorbeeld Bekijk een voorbeeld van een ondernemingsplan op www.mkbservicedesk.nl

Knelpunten op een rij Aanbestedingsprocedures worden door veel ondernemers onnodig zwaar bevonden en bedrijven die op zich competent zijn om een opdracht uit te voeren, worden toch vaak geweerd. Bijvoorbeeld door onnodige bundeling van opdrachten, hoge omzeteisen en disproportionele referentieeisen. Dat is de ervaring van veel ondernemers. Daarnaast zien veel bedrijven de aanbestedingsprocedures als een papieren tijger die ver van de praktijk af staat. De nieuwe Aanbestedingswet moet daar verandering in brengen, maar tot 2013 zal de huidige praktijk blijven bestaan. Een aantal van de knelpunten zetten we voor je onder elkaar. Gunning- en selectiecriteria Om tot een eerlijke beoordeling te komen van de aanbesteding worden door de aanbestedende dienst op voorhand gunningen selectiecriteria vastgesteld. Uitgangspunt van deze criteria is dat iedereen gelijke kansen krijgt, omdat men aan dezelfde eisen moet voldoen. In de praktijk blijken er voor ondernemers vaak obstakels te zijn. Bijvoorbeeld doordat als eis wordt gesteld dat het bedrijf ervaring heeft met een soortgelijk project en bij een overheidsinstantie. In veel gevallen is deze ervaringseis onnodig zwaar en het belemmert ondernemers die voor een eerste keer willen inschrijven. EMVI EMVI, economisch meest voordelige inschrijving, is een gunningmethode waarbij een afweging gemaakt wordt tussen alle economische aspecten. De gunning is niet alleen gebaseerd op de prijs, ook de kwaliteit van de dienstverlening en de wijze waarop duurzaamheid is geïmplementeerd in een bedrijf worden meegewogen in het totaaloordeel. Aan alle aspecten wordt een wegingsfactor toegekend. De EMVIgunning beoogt een betere kwaliteit van levering, maar zou verbeterd kunnen worden. Bijvoorbeeld door de economische en duurzame criteria duidelijker te omschrijven en daar meer gewicht aan toe te kennen.


3

Proportionaliteit Aanbestedende diensten willen zekerheid. Zekerheid dat een bedrijf levensvatbaar is, continuïteit en kwaliteit levert. Daarom zullen aanbestedende diensten bij grote opdrachten vragen om referentieprojecten en moet er voldaan worden aan omzeteisen. Om ook het mkb toegang te geven tot deze opdrachten moeten de referenties en omzeteisen in lijn zijn met de waarde van de opdracht. In de huidige aanbestedingspraktijk is dat vaak niet het geval. De eisen staan niet in verhouding tot de opdracht en de complexiteit. Dit komt vaak voort uit voorzichtigheid van de aanbestedende dienst, maar de ondernemer is daar de dupe van. Administratieve lasten Ondernemers die inschrijven op aanbestedingen komen een web aan administratieve lasten tegen die op het moment van inschrijving nog niet relevant zijn. Zo wordt bijvoorbeeld gevraagd om kopieën bij te sluiten van verzekeringen, een kwaliteitshandboek te overleggen, de inschrijving bij de Kamer van Koophandel en de financiële gegevens te versturen. Voor de procedure zou het volstaan om aan te geven dat deze zaken zijn geregeld en bij gunning pas overlegging van de papieren te verlangen. Complexe regelgeving Waarom Europees aanbesteden als dat niet noodzakelijk is? Bijvoorbeeld door clusteren komen opdrachten dan boven de drempelwaarden uit. Dit betekent indirect dat een veel complexere procedure wordt gestart dan noodzakelijk is, maar tevens dat er meer eisen gesteld worden. Hierdoor haakt menig ondernemer af. Wanneer moet Europees worden aanbesteed? Bedraagt de waarde van een opdracht meer dan de drempelwaarde, dan is een aanbestedende dienst verplicht om Europees aan te besteden. De drempelwaarden worden iedere twee jaar vastgesteld. Voor 2012-2013 zijn de waarden: Opdracht- Centrale waarde overheid (ex BTW) (BAO)

Decentrale Speciale overheid sectoren (BAO) (BASS)

Leveringen 130.000 200.000 400.000 Diensten 130.000 200.000 400.000 Werken 5.000.000 5.000.000 5.000.000


4

Peter van de Haar, directeur van de Van de Haar Groep “Aanbesteden is bij ons een A-woord geworden. We zijn in de huid van de opdrachtgever gekropen, die wil ontzorgd worden en daar springen we op in door al in een vroegtijdige fase mee te denken en te adviseren en bij de uitvoering kwaliteit te leveren.”

Ons bedrijf focust op kwaliteit ‘Innovatief aannemen’, daar profileert de Van de Haar Groep uit Wekerom zich mee. Innovatief bij aanbestedingen, maar ook een innovatieve houding ten opzichte van het eigen bedrijf. “Een groot deel van onze projecten wordt gegund op basis van aanbestedingen. Voor de economie van je bedrijf is het belangrijk om daar je eigen weg in te vinden”, aldus Peter van de Haar. De Van de Haar Groep ontwikkelt, onderhoudt en renoveert buitenruimtes. Van de Haar Groep is gespecialiseerd in beheer en aanleg van groen, infrastructuur en sport. Gemeenten vormen een substantieel deel van het klantenbestand. “Wat je in onze branche ziet is een tweedeling bij aanbesteden. Bij de aanleg wordt meestal op prijs gegund, terwijl bij beheer de EMVI steeds meer aan terrein wint. Dat laatste vinden wij een goede ontwikkeling. Zo’n tien jaar geleden zagen we dat de aandacht steeds meer op prijs kwam te liggen terwijl ons bedrijf van oudsher gefocust is op kwaliteit. Dat was lastig, maar het geloof dat kwaliteit uiteindelijk zou overwinnen voerde bij ons de boventoon. Daarom hebben we het zes jaar geleden anders aangepakt. Aanbesteden is bij ons een A-woord geworden. We zijn in de huid van de opdrachtgever gekropen, die wil ontzorgd worden en daar springen we op in door al in een vroegtijdige fase mee te denken en te adviseren en bij de uitvoering kwaliteit te leveren.” “Burgers, ambtenaren, de vakman, iedereen wint als er een evenredige afweging is gemaakt tussen prijs en kwaliteit. En inmiddels zie je dat aanbestedende diensten daar ook steeds meer van overtuigd raken. Zij doen via marktconsultaties graag een beroep op onze expertise of laten zich informeren over de nieuwe technische mogelijkheden. Wat je merkt is dat daardoor de tevredenheid toeneemt.” Ondanks dat Van de Haar zijn weg in ‘Aanbestedingsland’ redelijk lijkt te hebben gevonden, is hij blij met de nieuwe Aanbestedingswet. “We zien veel bestekken, goede en minder goede. Maar uiteindelijk is iedereen gebaat bij meer uniformiteit. De nieuwe wet zorgt daarvoor.”


5

57 miljard Niet onderschat moet worden welke budgetten met inkoop- en aanbestedingsbeleid te maken hebben. “De gemeenten besteden ca. € 1.000,- per inwoner/ per jaar uit in de markt. Totaal dus ca. 17 miljard euro. Nog los van de landelijke en provinciale budgetten die ca. 40 miljard bedragen”

Regionale afstemming “Ondernemers zoeken steeds meer contact met gemeenten over samenwerking op het gebied van inkoop- en aanbestedingsbeleid”, zo constateert Hans Bakker, regiomanager bij MKB-Nederland. “Deze samenwerking moet voor ondernemers leiden tot meer duidelijkheid en meer transparantie.“ De uniformering van drempelbedragen, het inzicht in aanbestedingen die gedaan gaan worden de komende jaren en de kennis van aanbestedingen bij overheden en bedrijven kan verbeteren. “Het georganiseerde bedrijfsleven wil graag in gesprek met de gemeenten, provincies en waterschappen om samen te komen tot innovatief aanbestedingsbeleid. Ondernemers innoveren immers elke dag.”, zo weet Bakker. De regionale samenwerking kan leiden tot een samenwerkingsovereenkomst tussen overheid en bedrijfsleven, waarin afspraken worden gemaakt over transparantie, het toepassen van innovatieve contracten en het middenen kleinbedrijf een reële kans geven bij aanbestedingen. Ook kan er gekeken worden naar reductie van administratieve lasten en de inzet van werkzoekenden. Uiteindelijk moet het leiden tot een win-win-situatie.


6

Wat gaat er veranderen? De verwachting is dat de nieuwe Aanbestedingswet een aantal zaken positief zal veranderen en ondernemers eenvoudiger toegang krijgen tot overheidsopdrachten. De belangrijkste verbeteringen ten opzichte van de huidige aanbestedingspraktijk en het vorige wetsvoorstel zijn dat ze voorzien in meer uniformiteit, meer transparantie, een betere toegang voor ondernemers en een klachtenregeling. In de Aanbestedingswet is onder andere opgenomen: n Een uniform model eigen verklaring waarbij gegadigden voorafgaand aan de gunning niet alle gevraagde bewijzen hoeven over te leggen. n Een standaard toetsingsinstrument voor integriteit dat twee jaar geldig is. n De verplichting tot het aankondigen van opdrachten via TenderNed. De meeste overheden publiceerden Europese aanbestedingen al op TenderNed of de aanbestedingskalender, dit was echter vrijwillig. n Uitwerking van het beginsel van proportionaliteit in de Gids proportionaliteit waarnaar via AMvB naar wordt verwezen. n Clusteren van contractvoorwaarden volgens de beginselen van de Gids proportionaliteit, waarbij de beslissing om te clusteren vooraf gemotiveerd moet worden. n Aanbestedende diensten moeten bij aanbestedingen onder de drempel hun keuze en uitnodigingsbeleid motiveren. n Rigide referentie-eisen worden tegengegaan door de expliciete bepaling dat er geselecteerd dient te worden op vergelijkbare competenties en niet op gelijke projecten. n De minister krijgt de bevoegdheid een commissie van experts te benoemen, die als klachtencommissie zal fungeren. n Het Aanbestedingsreglement van Werken wordt in bindende richtsnoeren opgenomen, waarvan alleen gemotiveerd op basis van objectieve redenen mag worden afgeweken (comply or explain).


7

WIRA De Wet Implementatie Rechtsbeschermingrichtlijnen Aanbesteden (WIRA) geldt voor alle aanbestedende diensten. Met een beroep op de WIRA kan een benadeelde ondernemer de rechter verzoeken een overeenkomst te vernietigen, omdat deze ten onrechte onderhands is gegund terwijl deze Europees aanbesteed had moeten worden. Daarnaast is in de WIRA geregeld dat: - de gunningbeslissing wordt gemotiveerd; - tussen de gunningbeslissing en het sluiten van de overeenkomst een termijn van minimaal vijftien dagen aan moet worden gehouden; - een overeenkomst nietig verklaard kan worden als een overheidsopdracht ten onrechte niet is aanbesteed.

Gids proportionaliteit Voorjaar 2012 wordt gewerkt aan een AMvB (Algemene Maatregel van Bestuur) om te zorgen voor een verplichte toepassing van de Gids proportionaliteit. De Gids is een evenwichtig en praktisch document dat nadere invulling geeft aan de Aanbestedingswet. In de Gids wordt onder andere ingegaan op: n de omvang van de opdracht; n het clusteren van opdrachten; n een nadere invulling van percelen; n raamovereenkomsten; n inkoopsamenwerking; n de keuze voor de aanbestedingsprocedure; n eisen en criteria bijvoorbeeld ten aanzien van de financiële en economische draagkracht; n contractvoorwaarden. Uniformiteit In de Aanbestedingswet is de verplichting opgenomen om de administratieve lasten voor ondernemers zo veel mogelijk te beperken. De volgende maatregelen zijn onder andere door moties getroffen: n Er zijn moties aangenomen om aan de slag te gaan met een aanbestedingsrapport. Dit rapport is een format voor een goede motivering door de aanbestedende dienst. n Om te voorkomen dat een ondernemer bij elke aanbesteding opnieuw moet bewijzen dat hij competent is, wil de Kamer dat het Haags aanbestedingspaspoort verder wordt uitgerold. n Er is een amendement aangenomen om de eigen verklaring van toepassing te verklaren op duurzaamheidcriteria. Dat betekent dat ook voor duurzaamheid een bewijsplicht achteraf geldt, in plaats van vooraf.


8

Aanbestedingsambassadeur In 2010 werd Riek Bakker benoemd tot aanbestedingsambassadeur. Haar functie omvat het begeleiden van lokale overheden bij aanbestedingen. Daarnaast brengt zij het belang van goed aanbesteden onder de aandacht van bestuurders bij overheden. Verder is het haar taak om de professionaliteit van de aanbestedingspraktijk te vergroten en een betere naleving van de aanbestedingsregels te garanderen. Het aanstellen van de aanbestedingsambassadeur staat los van een klachtenregeling die in de Aanbestedingswet is verankerd.

Transparantie Er moet meer transparantie zijn in de selectie- en gunningseisen van aanbestedende diensten. Om dat te bewerkstelligen zijn de volgende moties aangenomen door de Tweede Kamer: n Amendement dat ervoor zorgt dat in de regel gegund moet worden op de economisch meest voordelige inschrijving. Wanneer er gekozen wordt voor een aanbesteding op basis van de laagste prijs moet deze keuze gemotiveerd worden. n Motie die ervoor zorgt dat het bedrijfsleven inspraak krijgt op algemene inkoopvoorwaarden. Dit heeft tot doel dat de inkoopvoorwaarden redelijker en beter uitvoerbaar zijn voor de ondernemer. Betere toegang Een van de belangrijkste zaken die bij amendement door de Tweede Kamer is aangenomen is het verplicht toepassen van de Gids proportionaliteit. Dit voorkomt rigide referentieeisen, maar daarnaast worden ook de omzeteisen aan banden gelegd. Overheden moeten motiveren waarom zij willen overgaan tot clustering en een bepaalde omzet verlangen. Daarnaast is bepaald dat de omzeteis niet meer mag bedragen dan driehonderd procent van de waarde van de opdracht. Voor de referenties geldt dat overheden moeten selecteren op basis van vergelijkbare competenties en niet op basis van gelijke projecten. Om de belangen van kleine ondernemers bij aanbestedingen te onderstrepen, is tevens een motie aangenomen die ervoor moet zorgen dat overheden ten minste dertig procent van het aantal aanbestedingen naar het mkb laat gaan. Bij afwijkingen naar beneden is een overheid verplicht dit te motiveren. Klachtenregeling De afgelopen jaren is er al een aantal maatregelen genomen om een betere naleving van de aanbestedingsregels te bevorderen. Zo zag in 2010 de WIRA het levenslicht en stelde minister Verhagen een aanbestedingsambassadeur aan. De Aanbestedingswet gaat nog een stap verder. De Tweede Kamer heeft moties aangenomen waarin is bepaald dat: n De opschortende termijn waarbinnen tegen de gunningbeslissing in beroep kan worden gegaan wordt verruimd van vijftien naar twintig dagen. n Een klachtencommissie wordt ingesteld waarbij ondernemers tijdens de aanbestedingsprocedure een klacht kunnen indienen. Deze commissie moet voldoende bevoegdheden krijgen om tijdig in te grijpen.


9

tip proactief handelen Ben je op de hoogte van plannen van een gemeente. Zorg er dan voor dat je in een vroegtijdig stadium met de inkoper om de tafel zit. Inkopers maken graag gebruik van jouw ervaring en en kennis.

Floris van der Heijden van Appeldoorn Tendermanagement “Neem een gefundeerde beslissing om je te begeven op de (semi-) overheidsmarkt en zie het - zeker als je voor een eerste keer inschrijft – als een leertraject. Maar maak ook gebruik van de WIRA. In de WIRA is geregeld dat aanbestedende diensten hun afwijzing moeten motiveren. Door persoonlijke uitleg te vragen, krijg je inzicht in jouw scores en bovendien is het een contactmoment dat tot meer kan leiden.”

Wees proactief Als ondernemer is het niet altijd eenvoudig om in aanmerking te komen voor overheidsopdrachten. Floris van der Heijden, consultant bij Appeldoorn Tendermanagement, begeleidt bedrijven bij inschrijvingen en weet dat uit ervaring. “(Europese) aanbestedingen bieden ook het mkb kansen, maar selectie-eisen zoals referenties of financiële draagkracht kunnen een obstakel vormen. Daarom is het van belang vooraf goed te kijken of men ook kansrijk kan zijn. Soms biedt screening van het klantenbestand mogelijkheden, omdat er recent bijvoorbeeld diensten of leveringen zijn verricht aan een school of zorginstelling die als overheidsinstelling wordt aangemerkt. Maar er zijn ook andere oplossingen zoals een gezamenlijke inschrijving of een inschrijving als onderaannemer waarbij de overige combinanten of de hoofdaannemer wel aan de selectie-eisen voldoet.” Om succesvol in te schrijven is het volgens Van der Heijden belangrijk al in het voortraject een proactieve houding te tonen. “Zeker als je ervan op de hoogte bent dat een gemeente plannen heeft tot aanbesteden. Zorg dat je dan in een vroegtijdig stadium met de inkoper om tafel gaat zitten. Inkopers maken graag gebruik van jouw ervaring en kennis, maar daarnaast kun je ook aangeven welke moeilijkheden je ervaart bij inschrijvingen.” Heb je je verdiept in de aanbesteding en denkt je dat jouw inschrijving een redelijke kans maakt, maak dan van de gelegenheid gebruik om vragen te stellen, raadt hij aan. “Door tactisch formuleren kun je jouw eigen kansen vergroten en invloed uitoefenen op een bestek. Wat daarnaast van belang is: zorg dat je feeling krijgt met de organisatie. Ga uit van de kracht van je eigen bedrijf, maar let bij de beantwoording van vragen vooral op wat er op papier – en tussen de regels door - gevraagd wordt door de aanbestedende dienst. Wat vindt de organisatie belangrijk?” Als laatste wijst hij erop dat het voor ondernemers lastig is om (Europese) aanbestedingen te winnen als je slechts één keer meedoet. “Neem een gefundeerde beslissing om je te begeven op de (semi-) overheidsmarkt en zie het - zeker als je voor een eerste keer inschrijft – als een leertraject. Maar maak ook gebruik van de WIRA. In de WIRA is geregeld dat aanbestedende diensten hun afwijzing moeten motiveren. Door persoonlijke uitleg te vragen, krijg je inzicht in jouw scores en bovendien is het een contactmoment dat tot meer kan leiden.”


10

Floris van der Heijden van Appeldoorn Tendermanagement: “Door tactisch formuleren kun je jouw eigen kansen vergroten en invloed uitoefenen op een bestek. Wat daarnaast van belang is: zorg dat je feeling krijgt met de organisatie. Ga uit van de kracht van je eigen bedrijf, maar let bij de beantwoording van vragen vooral op wat er op papier – en tussen de regels door - gevraagd wordt door de aanbestedende dienst. Wat vindt de organisatie belangrijk?” Floris van der Heijden

Peter van de Haar Van de Haar Groep: “Wat je in onze branche ziet is een tweedeling bij aanbesteden. Bij de aanleg wordt meestal op prijs gegund, terwijl bij beheer de EMVI steeds meer aan terrein wint. Dat laatste vinden wij een goede ontwikkeling.”

Peter van de Haar

Over MKB Servicedesk. Powered by

Als gebruikersportaal van MKB-Nederland is de MKB Servicedesk de vraagbaak voor ondernemend Nederland. Op www.mkbservicedesk.nl vind je betrouwbare, concrete en betaalbare antwoorden op alle ondernemersvragen in het middenen kleinbedrijf. Maandelijks bezoeken meer dan 200.000 ondernemers mkbservicedesk.nl. Het is niet toegestaan om beeldmateriaal en informatie afkomstig uit dit document zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van MKB Servicedesk te kopiëren in welke vorm dan ook. Copyright @MKB Servicedesk

11

De nieuwe Aanbestedingswet

Recommend Documents