Lokakarya Fungsional Non Peneliti 1999
STRATEGI KOMUNIKASI DALAM PERSENTASI ILMIAH MAKSUM Pusat Perpustakaan Pertanian dan Komunikasi Penelitian, Jl . Ir. H. Juanda Bogor
RINGKASAN Strategi komunikasi melalui presentasi ilmiah ialah suatu rencana yang menyeluruh tentang manajemen penyampaian informasi ilmiah dengan menggunakan metode dan teknik komunikasi secara langsung dan tatap muka dengan tujuan adanya perubahan pada diri sasaran . Tujuan tersebut akan berhasil dengan baik apabila presenter tersebut dapat terlaksana dengan sukses . Sukses tidaknya suatu presentasi sangat dipengaruhi oleh : (1) kemampuan pembicara menguasai subyek pengetahuan/materi ; (2) persiapan yang matang ; (3) mampu berkomunikasi dan menggunakan alat/media komunikasi dengan baik, serta (4) peran moderator yang memberikan dukungan .
PENDAHULUAN Banyak eksekutif, konsultan, pelatih, dosen, bahkan peneliti takut dipermalukan dan gagal di depan rekannya, koleganya, staf dan kelompok penting lainnya karena kurangnya kemampuan menyampaikan presentasi . Dikatakan oleh Chancelor (dalam Macnamara, 1998) bahwa dewasa ini seorang manajer belum bisa dikatakan baik tanpa memiliki keterampilan berkomunikasi . Sebuah studi yang dilakukan APM Training Institute di Sydney menemukan tiga keterampilan yang paling diinginkan eksekutif pemasaran, semua berkaitan dengan keterampilan komunikasi . Nomor satu adalah keterampilan presentasi sebanyak 80,70% (Morphew, 1994) . Keterampilan ini tidak dengan sendiri meskipun banyak pembicara dengan bakat alam . Dalam sebuah presentasi yang dibutuhkan adalah penampilan, bukan aktivitas alami . Karena itu keterampilan dapat dipelajari dan dilatih . Memberikan presentasi tanpa perencanaan yang memadai ibarat menembak tanpa sasaran . Orang mungkin dapat mendengar yang sama (bunyi peluru), tetapi bunyi peluru tersebut tidak bermakna baginya maupun khalayak sasaran . Oleh sebab itu dengan persiapan yang matang, pembicara akan mampu menarik perhatian sasaran, memberi gambaran keuntungan bagi audiens, serta menghilangkan kegugupan, serta menghemat waktu .
MODERATOR Pada umumnya presentasi berjalan dalam empat tahap, yaitu tahap memperkenalkan pembicara, tahap penyajian materi, tahap diskusi atau tanya jawab,
1
Lokakarya Fungsional Non Peneliti 1999 dan tahap perumusan kesimpulan . Guna memperlancar jalannya tahapan-tahapan tersebut perlu ditetapkan seorang pemimpin sidang atau moderator . Moderator memperkenalkan pembicara, mengarahkan, dan mengatur jalannya diskusi, serta merumuskan dan menyampaikan kesimpulan . Oleh karena tugas dan tanggung jawab seorang moderator harus memiliki kemampuan berbicara, tegas, serta mampu menangkap aspirasi dan tanggapan peserta, bersikap netral, dan mampu menempatkan diri dan bertindak sebagai pengatur jalannya diskusi selama diskusi berlangsung . Untuk meringankan tugas moderator dalam merumuskan kesimpulankesimpulan, sebaiknya ditunjuk seorang sekretaris yang berfungsi sebagai notulis . a . Memperkenalkan Pembicara Langkah pertama yang harus dilakukan Moderator adalah memasarkan . Pada saat pemasaran upayakan agar peserta terkonsentrasi terhadap apa dan siapa pembicara tersebut . Untuk menuntun peserta agar konsentrasi pada apa dan siapa pembicara dapat menggunakan Formula TIS (Carnegi, 1958 :217) . Formula tersebut merupakan akronim dari T untuk Topic, I untuk linportances, dan S untuk Speaker . Artinya bahwa dalam memperkenalkan pembicara, sebaiknya diawali dengan topik terlebih dahulu, kemudian segi keuntungan-keuntungan dari topik tersebut bagi peserta, dan diakhiri dengan biodata pembicara . Cara memperoleh biodata pembicara, dapat dilakukan langsung bertanya kepada pembicara atau kepada panitia pelaksana . Apapun biodata yang akan disampaikan, sebaiknya dikonsultasikan dengan pembicara untuk mendapat persertujuan . b . Mengorganisir diskusi Sebelum acara diskusi dimulai, moderator dapat menyimpulkan hal-hal penting yang telah disajikan pembicara . Hal ini perlu dilakukan untuk memberikan waktu pada pembicara terutama untuk mengarahkan peserta agar tetap memasuki jalur materi pembicara yang lebih terfokus . Moderator bertindak sebagai pimpinan, dan berhak mengatur jalannya diskusi . Tawarkan kepada peserta untuk memberikan saran, tanggapan atau pertanyaanpertanyaan . Jika respon peserta lebih dari 5 orang, moderator segera menentukan termin diskusi . Sebaliknya jika respon peserta tidak ada sebaiknya moderator mengajukan pertanyaan atau tanggapan dengan maksud merangsang peserta untuk bertanya atau memberikan tanggapan . Moderator harus mencatat setiap pertanyaan atau tanggapan peserta, hal ini diperlukan untuk penegasan jika pembicara salah penafsiran, atau mungkin tidak menangkap isi pembicaraan . Jika dianggap perlu, moderator dapat meminta peserta untuk menyebutkan nama dan instansinya . Sebelum termin berikutnya di buka, ada baiknya moderator menanyakan kembali kepada peserta mengenai jawaban dari pembicara, jika masih dipandang kurang memuaskan, moderator dapat meminta pembicara untuk memberikan jawaban yang lebih jelas lagi, atau moderator sendiri dapat memberikan penjelasan tambahan yang sifatnya mendukung penjelasan pembicara . Lakukan hal tersebut dengan bukti-bukti kuat, misalnya berdasarkan pendapat, hasil penelitian, ketentuan-ketentuan, dll .
2
Lokakarya Fungsional Non Peneliti 1999
c . Merumusan Kesimpulan Perumusan kesimpulan dapat dilakukan oleh Tim Perumus, jika penyajian dilakukan oleh beberapa pembicara untuk materi yang sama . Tim Perumus terdiri dari pembicara, moderator, wakil peserta dan sekretaris . Jika pembicara itu tunggal, kesimpulan dapat dirumuskan langsung saat itu oleh moderator . Kesimpulan tersebut masih bersifat sementara namun harus disampaikan kepada peserta . Sebelum penyajian ditutup, suasana komunikasi tetap harus terpelihara dengan baik dan akrab, moderator sebaiknya mengajak peserta untuk memberikan ucapan selamat kepada pembicara, misalnya dengan memberikan aplus .
PEMBICARA Sukses tidaknya penyajian, sangat ditentukan oleh pembicara dalam mempersiapkan diri dengan baik . Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh pembicara antara lain a . Penulisan Makalah Meskipun hanya menancapkan sebatang pohon singkong, seorang petani tidak akan melakukan dengan cara terbalik . Demikian juga menulis naskah, pendeknya jangan asal tulis, tetapi buatlah suatu rencana menyeluruh mengenai apa yang akan disajikan dalam tulisan . Tentukan judul yang jelas dan singkat, kemudian kerangka outline, jangan terlalu banyak mengemukakan bahwa, karena waktu merupakan variabel yang harus dipertimbangkan . Setelah kerangka outline dibuat, sebaiknya jangan langsung menulis, penundaan akan lebih baik, karena secara pisiologis selama penundaan berlangsung, otak kita terus menerus memproses dan memikirkan persoalan-persoalan tersebut, dan pada saatnya dapat mengungkapkan materi dengan mudah . Materi tulisan pada bagian latarbelakang sebaiknya mengungkapkan permasalahan-permasalahan yang mengakibatkan timbulnya masalah baru, kemudian berupaya memberikan alternatif pemecahannya . Pada bagian tinjauan pustaka harus menyajikan konsep-konsep berupa teori, hasil penelitian atau rujukan lainnya yang mengacu pada permasalahan-permasalahan dan pemecahan . Selanjutnya dalam bagian metodologi harus menguraikan secara singkat tentang metode yang digunakan, perlakuan, prosedur dan obyek dari penelitian . Pada bagian hasil dan pembahasan mengemukakan analisis-analisis yang berkaitan dengan hasil penelitian, sehingga analisis tersebut mengacu pada temuan-temuan baru . Jika makalah sudah tersusun rapih, sebaiknya minta saran atau koreksi kepada ahlinya atau teman terdekat yang dianggap memiliki kemampuan dalam melihat materi dan teknik penulisan yang dikemukakan melalui makalah tersebut . b . Persiapan Penyajian Sukses tidaknya suatu penyajian sangat bergantung dari persiapan . Persiapan yang harus dilakukan persentasenya jauh lebih tinggi (90%) dari pelaksanaan
3
Lokakarya Fungsional Non Peneliti 1999
penyajian/persentasi (10%) .Periiapan penyajian pada dasarnya merupakan strategi komunikasi . Yaitu suatu rencana dan manajemen penyampaian pesan atau informasi dari sumber kepada khalayak sasaran dengan maksud untuk memperoleh perubahan . Dengan demikian dapat dikemukakan bahwa presentasi adalah model komunikasi yang dilakukan terhadap kelompok (group of communication) . Hal-hal yang perlu dipersiapkan dan dicek kesiapannya antara lain yiitu : (1) berbagai fasilitas yang berhubungan dengan ruang presentasi, diantaranya tata ruang, penerangan, akustik, ventilasi, toilet, dsb . ; (2) situasi dan kondisi yang berhubungan dengan lingkungan diantaranya, meliputi kenyamanan, ketenangan dan keamanan ; (3) alat bantu atau media yang dapat dimanfaatkan, meliputi OHP, Slide, computer, papan tulis, papan elektronik, dll . ; (4) ketersediaan sound sistem ; (5) data peserta, meliputi tingkat pendidikan, propesi, umur, pengalaman, dsb . ; (6) penampilan diri, meliputi cara berpakaian, cara berbicara, kesiapan mental, dll . ; (7) pengolahan waktu, meliputi waktu yang digunakan selama penyajian berlangsung . Penggunaan alat bantu ditentukan sebelumnya serta mempertimbangkan tingkat kesulitannya . Alat bantu hanya berfungsi sebagai penunjang agar presentasi lebih terarah, jelas, tepat dan tidak membosankan . Apapun alat bantu yang akan dipilih, informasi yang akan disajikan melalui alat bantu harus memenuhi unsur-unsur VISUALS. Artinya dapat dilihat (V=visible), menarik perhatian (I= interesting), terstruktur dengan baik (S=structured), berguna (U=useful), teliti (A=accurate), mengikuti persyaratan tertentu (L=legitimate), dan sederhana (S=simple) . c . Penyajian Pada tahap penyajian, pembicara harus mampu menguraikan secara kronologis, sistematis, hubungan kausal, argumentasi, teori-teori pendukung, keakuratan data, pengujian-pengujian yang dilakukan, relevansi metodologi yang digunakan ; . dan kesimpulan . Agar sistematis penyajian tidak trrupakan, pembicara dapat membuat ringkasan materi dari bagian-bagian yang ada, terutama untuk materi yang belum dikuasai benar . Disamping itu agar dapat memperlancar sistimatika dan kronologis penyajian, karena adakalanya pembicara yang sedang asyik menyajikan, tiba-tiba lupa urutannya maupun isisnya . Cara lain misalnya dengan mempergunakan daftar isi (kerangka outline), atau dapat juga menuliskan kata-kata kuncinya yang akan disajikan menurut urutannya . Buatlah dalam kertas kecil yang dapat dimasukkan kedalam saku . Upayakan untuk tidak membaca langsung dan terlalu lama, pembicara akan dan dapat dianggap tidak menguasai materi . Penyajian suatu materi dengan cara membaca akan cepat membosankan karena pembicara terus menerus membaca tanpa ada kontak wajah dan mata dengan audien . Selain itu penyajian dengan membaca hampir tidak disarankan oleh semua konsultan komunikasi dan pakar presentasi . Diakatakan oleh Dunkell (1955) bahwa bicara itu untuk telinga, bukan untuk mata . Timbulnya keraguan dan negatif dari peserta akan mengurangi arti positif pelaksanaan penyajian tersebut . Pada saat menggunakan alat bantu, misalnya overhead proyektor (OHP), dan overhead Transparansi (OHT) upayakan komunikasi tatap muka tetap terpelihara .
4
Lokakarya Fungsional Non Peneliti 1999
Materi yang dituangkan dalam transparansi sebaiknya mengikuti kaidah-kaidah penulisan OHT yang benar, demikian juga dalam menggunakan OHP . Buatlah catatan ringkas dari bagian-bagian yang disajikan, jangan menuliskan sesuatu di luar penyajian, jangan menghapal kata demi kata, sampaikan informasi dalam bentuk ilustrasi dan contoh-contoh, kuasai pengetahuan secara luas tentang materi yang disajikan, jangan cemas waktu menyajikan, dan jangan meniru gaya orang lain, jadilah diri sendiri .
DISKUSI Tahap diskusi atau tanya jawab merupakan bagian dari pelaksanaan penyajian . Untuk mendapatkan hasil positif, hendaknya pembicara menganggap positif dengan banyak yang memberikan respon baik berupa tanggapan, saran, maupun pertanyaan . Banyak pembicara pemula beranggapan bahwa forum tanya jawab merupakan forum pembantaian terhadap pembicara, bahkan sering kali khawatir dan takut diserang, dikritik, diuji, bahkan dijatuhkan, dan konotasi negatif lainnya yang tidak konstruktif . Anggapan ini tentu tidak benar, walaupun tidak menutup kemungkinan ada saja peserta yang memang sengaja ingin menunjukkan gigi dan pamer kepandaian, pembicara harus tetap bersikap fair, tenang, dan berfikir positif bahwa semua pertanyaan dalam forum itu memang mengandung kebenaran, terimalah sebagai kebenaran, tetapi apabila pernyataan peserta bertolak belakang dengan pandangan dan pendapat pembicara, kemukakan dan sampaikan penjelasan-penjelasan secara bijaksana dan argumentable yang dapat diterima . Agar tanggapan dan pertanyaan peserta dapat ditangkap dengan baik dan benar, tuliskan tanggapan dan pertanyaan-pertanyaan tersebut dalam bentuk kata kunci agar memudahkan penjelasan . Upayakan untuk tidak menuliskan dua pertanyaan yang sama . Dan jangan memberikan jawaban atau penjelasan satu persatu terhadap tanggapan dan pertanyaan masing-masing penanya .
KESIMPULAN Berdasarkan tulisan di atas, dapat dikemukakan beberapa kesimpulan sebagai berikut 1. 2. 3.
4.
Dalam suatu presentasi terutama ilmiah, Moderator merupakan bagian penting dan sangat mebantu kelancaran pelaksanaan presentasi dan diskusi ; Makalah yang disajikan sebaiknya ditulis sesuai dengan ketentuan penulisan paper yang baik dan benar ; Penguasaan subyek pengetahuan, serta persiapan yang matang dan terarah merupakan langkah awal yang harus dilakukan sebelum presentasi dilaksanakan ; OHT/OHP, Slide, white board, dan media lainnya merupakan alat bantu visual dalam penyajian, agar penyajian lebih terarah dan sistematis, dan peserta dapat menggunakan lebih dari satu inderanya dalam menangkap pernyataan-pernyataan disampaikan ;
5
Lokakarya Fungsional Non Peneliti 1999
5.
Tanggapan dan pertanyaan-pertanyaan yang disampaikan dalam tarap diskusi merupakan bahan masukan yang berharga dan perlu ditanggapi secara positif dan jangan grogi .
DAFTAR BACAAN Carnegie, Dorothy . The Quick and Easy Way to Effective Speaking . Now York . Dale Carnegie & Associates Inc ., 1985 . Dunkel, Jacueline ., and Elizabeth Parnham . Effective Speaking for Business Success . Nort Van couver, Canada, 1995 . Effecdy, Onong Uhyana . Human Relation dan Public Relation dalam Manajemen . Bandung . Alumni, 1989 . Macnamara, Jim, The Modern Presenter's Handbook . Prentice Hall Australian Pty Ltd ., 1996 . Rudolf, Dochc . Public Relations . Jakarta Golden Trayon Press, 1993 . Winkell, WS . Psikologi Pengajaran . Jakarta . PT Gramedia, 1989 .
6
