Conferencing Win tijd met vergaderen op afstand
Overleg met collega’s op andere vestigingen, een plan presenteren aan een klant, met een partner samenwerken aan een offerte, het contract uitonderhandelen met een leverancier, een deskundige raadplegen… Wanneer u voor uw werk regelmatig onderweg bent voor vergaderingen of presentaties dan bent u waarschijnlijk heel wat tijd kwijt met reizen. Ook zult u merken dat het, om diezelfde reden, vaak moeilijk is om drukke agenda’s op elkaar af te stemmen.
Conferencing – de mogelijkheid om via telefoon, video en/of internet met elkaar samen te werken, overleg te voeren en informatie te delen - neemt afstandsbarrières weg. Het vermindert de werkdruk, verhoogt uw flexibiliteit en maakt het mogelijk om sneller en gerichter tot afspraken te komen.
Voor iedere situatie een oplossing KPN biedt met verschillende conferencingdiensten een betrouwbare oplossing voor iedere overlegsituatie. Zowel incidenteel als structureel. En moet er juist buiten werktijd een belangrijke beslissing genomen worden? Dan hoeft toch niemand zijn huis te verlaten. Vergaderen, presenteren en samenwerken op afstand kan bij KPN namelijk 24 uur per dag, zeven dagen per week. Naast de mogelijkheid om telefonisch te vergaderen, al dan niet in combinatie met een virtuele vergaderruimte online (webconferencing) biedt KPN een aantal extra diensten voor, onder meer,
vergaderen met uitgebreide operator assistentie, voor bijeenkomsten met grote aantallen deelnemers en voor videocommunicatie.
Efficiënt en effectief: Telefonisch vergaderen Door te kiezen voor telefonisch vergaderen kunt u de file omzeilen óf uw tijd in de auto effectief gebruiken door deel te nemen aan een vergadering waarvoor u anders te laat was gekomen. Via de telefoon wordt het samenbrengen van projectteams eenvoudiger en schaarse expertise kan efficiënter worden ingezet. Als u zelf een telefonische vergadering
‘De ConferenceCard heeft inmiddels een vaste positie tussen de andere creditcards in mijn portemonnee verworven’ organiseert kunt u iedereen de mogelijkheid geven het woord te voeren of één of meerdere deelnemers in luisterstand plaatsen. Ook kunt u assistentie krijgen van een KPN-operator. De operator spreekt zowel Nederlands als Engels en kan bijvoorbeeld ook een vragenronde begeleiden. Hij of zij zorgt, kortom, voor een perfect verloop van uw vergadering. Op verzoek verzorgt KPN ook een tolkendienst of een opname of transcriptie van uw vergadering.
Informatie delen en samen werken: Webconferencing Als het belangrijk is dat de deelnemers tijdens uw overleg beschikken over dezelfde informatie, bijvoorbeeld bij het presenteren van een plan of het bespreken van resultaten, kunt u bij uw telefonische vergadering gebruikmaken van web conferencing. De vergadering loopt dan gewoon via de telefoon, maar de deel nemers kunnen inloggen op een website, waar zij toegang krijgen tot de documenten
die daar door u of andere deelnemers zijn klaargezet. Het is daarbij ook mogelijk om de informatie direct online te bewerken en dus effectief samen te werken op afstand. Dat maakt webconferencing ook uitermate geschikt voor projectgroepen, teleleren en telewerken.
Nooit meer reserveren: ConferenceCard Maakt u incidenteel of slechts voor bepaalde bijeenkomsten gebruik van telefonisch vergaderen, dan kunt u dat eenvoudig regelen met één telefoontje naar de Klantenservice via 0800-0156 of een e-mail naar
[email protected]. Voert u regelmatig telefonisch overleg, dan maakt u het uzelf heel gemakkelijk met de ConferenceCard. Wanneer u een vergadering wilt beleggen, hoeft u alleen de datum en het tijdstip door te geven aan de andere deelnemers plús de toegangscode die op uw ConferenceCard staat vermeld. De virtuele vergaderruimte is voor alle deelnemers bereikbaar via www.conferencecard.nl met dezelfde toegangscode. U kunt de ConferenceCard eenvoudig aanvragen via www.conferencecard.nl of bellen naar 0800-0156.
‘Omdat ik regelmatig in het buitenland ben, kan ik flexibel werken vanuit de auto, bij de klant of in een hotel’
‘In een webconferentie corrigeerden we samen de offerte. De gewijzigde versie zagen we meteen op onze beeldschermen, alsof we gewoon naast elkaar achter één computer zaten!’ Vlekkeloos verloop: Executive Service Bij sommige vergaderingen is het net even belangrijker dat iedereen aanwezig is en dat de vergadering ongestoord verloopt. Met de dienst Executive Service kunt u daarom complete begeleiding krijgen van KPN-operators. U hebt geen omkijken naar de organisatie en het verloop van de vergadering en kunt u zich volledig concentreren op de inhoud.
Grote groepen: Event Call Wanneer u grote groepen mensen in één keer wilt bereiken, dan is dit mogelijk door het houden van een Event Call. Bij een productintroductie, de aankondiging van een reorganisatie of bij tijdsgevoelige informatie, zoals de bekendmaking van jaarcijfers is het belangrijk dat veel mensen tegelijkertijd worden bereikt. Event Call van KPN biedt dan een uitkomst. Via de telefoon bereikt u moeiteloos honderden deelnemers tegelijkertijd. Event Call betekent vooral ook: maatwerk. Het is bijvoorbeeld mogelijk om de Event Call te combineren met een presentatieen enquêtemogelijkheid via internet (Web Event). Een audio-, web-, of video registratie van uw presentatie kunt u ook live of achteraf laten uitzenden via internet (WebCast). KPN heeft grote expertsie op het gebied van Event Calls en adviseert u graag over de meest effectieve opzet voor uw specifieke bijeenkomst.
CrisisBeraad Bij calamiteiten zoals netwerkproblemen door een virus, is het belangrijk om snel uw (crisis)team bij elkaar te hebben. De dienst CrisisBeraad kan hierin een belangrijke rol spelen. Met één telefoontje laat u alle crisisteamleden in een telefonisch beraad plaatsen. Leden die niet direct bereikbaar zijn, worden door de operator getraceerd en alsnog in het beraad geplaatst. Zo heeft u in de kortst denkbare tijd uw crisisteam bij elkaar en kunt u snel actie ondernemen. Het hele crisisberaad wordt bovendien opgenomen, zodat het achteraf geëvalueerd kan worden.
Videocommunicatie Telefonisch vergaderen is een ideaal alter natief voor heel veel verschillende typen bijeenkomsten. Is face-to-face contact echter tóch wenselijk, dan biedt videocommunicatie uitkomst. Een goede videocommunicatie oplossing is een zorgvuldig op elkaar afgestemd geheel van apparatuur, IP-netwerken en service. KPN levert totaaloplossingen voor iedere situatie: van de thuiswerkplek en de desktop op het bureau tot mobiele oplossingen en representatieve systemen voor vergaderzalen en boardrooms. KPN biedt ook een volledig beheerde videocommunicatie-oplossing, waarbij u zonder investeringen kunt beschikken over hoogwaardige, beheerde apparatuur en begeleiding bij het opzetten van videovergaderingen. Om welke situatie het ook gaat: De kwaliteit van beeld en geluid is zodanig dat de deelnemers aan het gesprek het gevoel hebben dat ze bij elkaar in dezelfde ruimte zitten.
SiTel Semiconductor: ‘De kracht schuilt in de combinatie van teleconferencing en webconferencing’ Het Nederlandse SiTel Semiconductor is gespecialiseerd in het ontwikkelen en verkopen van halfgeleiders, vooral voor digitale draadloze telefoontoestellen. Met vestigingen in Nederland, Azië en de VS vormen face-to-face meetings een forse kostenpost. Sinds de introductie bij SiTel van de ConferenceCard van KPN heeft het bedrijf flink kunnen besparen op deze kosten. “We hebben kaarten gegeven aan medewerkers in Nederland die veel contacten met het buitenland moeten onderhouden,” vertelt Frank van den Dungen, quality manager bij SiTel. Van de kaart wordt veel gebruikgemaakt, bijvoorbeeld voor company meetings en projectoverleg. De kracht van de ConferenceCard schuilt in de combinatie van teleconferencing – “daar waren we eigenlijk al bekend mee, dus de overstap was niet groot” – en webconferencing (het geven van presentaties via het web). Waar vroeger iedereen de presentatie per mail kreeg opgestuurd, wordt deze nu centraal getoond – met de mogelijkheid aantekeningen te maken. De besparingen dankzij de ConferenceCard zijn het meest tastbaar in termen van reiskosten en reistijd. Maar de versnelling in de communicatie is minstens zo belangrijk voor SiTel. “En, wat voor ons als ISO 140001 gecertificeerd bedrijf ook zeker telt, is verminderde CO2-uitstoot en minder filestress,” aldus een tevreden Van den Dungen.
Informatie en advies Meer informatie vindt u op kpnconferencing.nl. Voor meer details en vrijblijvend advies kunt u ook bellen met 0800-0156.
