conceptnota
Conceptnota Raamovereenkomst voor een planningstool CD000639
Versie 7.0
CD000639_conceptnota.docx
Pagina 1 van 6
conceptnota
Inhoudsopgave 1 2
3
4 5 6 7
Doelstelling conceptnota ................................................................................................. 3 1.1 De opdracht ............................................................................................................ 3 1.2 Digipolis .................................................................................................................. 3 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure .................................... 3 2.1 Opdrachtgevend bestuur ........................................................................................... 3 2.2 Wijze van gunnen .................................................................................................... 4 2.3 Motivatie van de procedure ....................................................................................... 4 2.4 Procedure die zal gevolgd worden .......................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Omschrijving van de opdracht ......................................................................................... 5 3.1 Deelnemers ............................................................................................................. 5 3.2 Doelstelling van hoofdklanten .................................................................................... 5 3.3 Beschrijving van de opdracht ..................................................................................... 5 3.4 Duurtijd van de opdracht .......................................................................................... 5 Achtergrondinformatie .................................................................................................... 5 4.1 Huidige situatie ........................................................................................................ 5 4.2 Toekomstige situatie................................................................................................. 5 Functionele vereisten ..................................................................................................... 5 Gevraagde koppelingen .................................................................................................. 5 Technische vereisten ...................................................................................................... 6
Versie 7.0
CD000639_conceptnota.docx
Pagina 2 van 6
conceptnota
1
Doelstelling conceptnota
Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen.1 Deze conceptnota is louter indicatief en kan het opdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden zal de definitieve bepalingen omtrent deze opdracht bevatten.
1.1
De opdracht
Het betreft het voorzien van een raamovereenkomst voor een planningstool voor Digipolis en zijn leden, meer specifiek voor de leden van groep Gent en groep Antwerpen (Stad, OCMW, Politie, …). Met een planningstool bedoelen we een tool om medewerkers in te plannen en dit meestal op basis van uurroosters. Medewerkers zijn toegekend aan een bepaalde entiteit (departement, dienst, subdienst,…). Per entiteit dient er een dienstverlening voorzien te worden op één of meerdere locaties (loketten, zalen, ….). De tool dient rekening te houden met minimum en maximum bezetting van deze entiteiten, met competenties en functies van medewerkers, de beschikbaarheden van medewerkers (uurroosters, verloven en ziektes, …), met sociale wetgevingen (RPR, feestdagenwetgeving, cao, …) en dient een maximale ondersteuning aan te bieden naar regels die uit deze wetgeving voortvloeien (bvb. maximale week- en shift prestaties). De tool dient inzetbaar te zijn in een zo groot mogelijk aantal domeinen (woonzorgcentra, musea, bibliotheken, kinderopvang, loketdiensten, ….), en dient standaard concepten als een centraal planbord en een employee self service (ESS) te voorzien.
1.2
Digipolis
De Steden en OCMW's van Antwerpen en Gent werken voor wat betreft hun telematica-behoeften sinds 1 oktober 2003 samen in de opdrachthoudende vereniging Digipolis. Digipolis levert diensten op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Dit houdt niet enkel hard- en software in, maar ook geïntegreerde totaaloplossingen in verschillende vakgebieden, waarmee de basistaken zo veel mogelijk geautomatiseerd worden. Digipolis verleent deze diensten aan de Stad Antwerpen en Gent, de lokale politie en het OCMW van de steden Antwerpen en Gent.
2 2.1
Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure Opdrachtgevend bestuur
Digipolis (opdrachthoudende vereniging) Generaal Armstrongweg 1 2020 Antwerpen Tel. (09) 266 09 00 Fax. (09) 231 55 21 Projectleider voor dit bestek: Van Laer Geert
Tel: +32 (0)9 266 07 32
E-mail:
[email protected]
1
Voor de voorwaarden waaronder men zich kandidaat kan stellen: zie de gepubliceerde aankondiging op https://enot.publicprocurement.be
Versie 7.0
CD000639_conceptnota.docx
Pagina 3 van 6
conceptnota
2.2
Wijze van gunnen
De opdracht is een opdracht voor diensten in de klassieke sector waarvoor de Belgische onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt gehanteerd ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur Digipolis. 2.3
2.4
Motivatie van de procedure De aanbestedende dienst opteert voor het toewijzen van een opdracht van diensten voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking krachtens art. 26, §2, 3° niet nauwkeurig kunnen vaststellen van de wet van 15 juni 2006. De aanbestedende overheid is immers van mening dat de gunning van onderhavige opdracht niet mogelijk is door aanbesteding noch door offerteaanvraag omdat de technische specificaties van de opdracht op voorhand niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen worden bepaald Procedure die zal gevolgd worden
De procedure van beoordeling van de inschrijvers zal verlopen in 2 onderhandelingsrondes, zoals hieronder beschreven. Ronde 1 – Selectiefase Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen. Europese onderhandelingsprocedure met bekendmaking Verzending Publicatieblad EU (EU) Verzending Bulletin der Aanbesteding (BE) Openbare zittingsdag kandidaatstelling Opvragen ontbrekende stukken Beoordeling kandidaten Verzending brief aan niet-geselecteerden ifv beroepsmogelijkheden
Streefdatum 22/9/2014 22/9/2014 22/10/2014 29/10/2014 31/10/2014 12/11/2014
Ronde 2 – Bestekfase De geselecteerde kandidaten ontvangen het bestek incl. een uitgebreide behoeftelijst (functioneel en technisch), en dienen een offerte in.
Verzending bestek aan geselecteerden Zittingsdag ontvangen offertes Onderhandelingen (technisch, SLA's en projectaanpak) Prijsonderhandelingen Opstellen gunningsverslag Verzending aan niet-geselecteerden ifv beroepsmogelijkheden Verzending aan geselecteerden Start implementatie
13/12/2014 19/01/2015 21/01-27/02 21/01-27/02 27/02/2015 27/03/2015 27/03/2015 11/04/2015
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, in het licht van de concrete noden van het onderhandelingsproces, het verloop van deze onderhandelingen te wijzigen.
Versie 7.0
CD000639_conceptnota.docx
Pagina 4 van 6
conceptnota
3
Omschrijving van de opdracht
3.1
Deelnemers
Het raamovereenkomst is voorzien voor alle leden van groep Gent en groep Antwerpen. De bedoeling is om gedurende de duurtijd van het raamovereenkomst implementaties te realiseren bij meerdere klanten. Momenteel voorzien we voor 2015 een implementatie bij OCMW Gent Ouderenzorg (inplannen van 690 medewerkers). Andere potentiële implementaties: Musea Gent, Dienst Kinderopvang Gent, …
3.2
Doelstelling van hoofdklanten
Implementatie van de planningstool conform hun behoefte in de loop van de duurtijd van de opdracht.
3.3
Beschrijving van de opdracht
Voorzien van een raamovereenkomst voor een planningstool, zoals beschreven in de opdracht.
3.4
Duurtijd van de opdracht
Het betreft hier een raamovereenkomst met een duurtijd van 5 jaar.
4
Achtergrondinformatie
4.1
Huidige situatie
Bij een aantal leden van groep Gent wordt de resource planning nog handmatig uitgevoerd, veelal op basis van excel bestanden. Dit wensen we te automatiseren, omdat dit vandaag te complex wordt, te tijdrovend, en er vaak ook een te grote afhankelijkheid ontstaat van de planner.
4.2
Toekomstige situatie
Een geautomatiseerde planning bij meerdere leden.
5
Functionele vereisten
Deze worden later in detail beschreven in het bestek.
6
Gevraagde koppelingen
Tijdsregistratie Voor tijdsregistratie wordt bij veel van onze klanten nu gebruik gemaakt van de toepassing Xtremis van GET. Via miFare badges worden vandaag prikkingen (bij start en einde van shift, bij (lunch)pauze) alsook functietoetsen zoals bvb. fietsvergoedingen, dienstreis) geregistreerd via prikklokken (Eagle en DT1000). Deze gegevens worden beheerd via de tool Xtremis. Deze gegevens zullen uit Xtremis op regelmatige basis (bvb. om de 15') geëxporteerd worden in txt. files, en dienen ingeladen te worden in de planningstool. Een koppeling zal voorzien worden via het personeels- of identificatienummer. Na de import uit
Versie 7.0
CD000639_conceptnota.docx
Pagina 5 van 6
conceptnota
Xtremis dient de planningstool geactualiseerd te worden. Bij sommige klanten worden ook de aanvragen voor aan- en afwezigheden geregistreerd in Xtremis. Daar dienen gevalideerde aanvragen geëxporteerd te kunnen worden naar de planningstool.
E-Hrm Er dienen meerdere gegevens geëxporteerd en geïmporteerd te kunnen worden naar de harde e-HRM tool. Van e-HRM -> planningstool: o o o
Persoonsgegevens Contractgegevens Ziekte code(s)
Van planningstool -> e-HRM: o o o o o
Aan- en afwezigheden Standaard te presteren uren Maaltijdcheques Aantal kilometers …
AD Integratie Idealiter wordt binnen de planningstool AD integratie voorzien voor single sign on.
7
Technische vereisten
De database en applicatie servers zullen gedeployd en beheerd worden in de Digipolis omgeving.
Als database dient SQL Server gebruikt te worden. Momenteel gebruiken wij versie 2008R2
De toepassing dient voldoende schaalbaar te zijn om +700 werknemers te beheren en in te plannen en om tientallen planners simultaan met de tool te laten werken.
De toepassing dient integraal in het Nederlands beschikbaar te zijn
De ESS dient web enabled te zijn
De toepassing dient inzetbaar te zijn in tal van sectoren (woonzorgcentra, musea, loketdiensten, ….)
Deze lijst is niet-limitatief. In het bestek zal deze aangevuld worden met andere technische vereisten.
Versie 7.0
CD000639_conceptnota.docx
Pagina 6 van 6
