TO RAAMOVEREENKOMST VOOR ANTENNETELEFOONSYSTEMEN

Bestek TO 1506

VRT Vlaamse Radio- en Televisieomroep NV van publiek recht Aankoopcel TO

TO 1506 - RAAMOVEREENKOMST VOOR ANTENNETELEFOONSYSTEMEN

OPEN OFFERTEAANVRAAG

Datum definitief ontwerp: - 29 mei 2015

Blz. 1

Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ............................................................................................... 5 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT .......................................................................................................... 5 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER ...................................................................................................... 5 I.3 WIJZE VAN GUNNEN ............................................................................................................................ 5 I.4 PRIJSVASTSTELLING.............................................................................................................................. 6 I.5 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE ........................................................................................... 6 I.6 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE ....................................................................................................... 8 I.7 INDIENEN VAN DE OFFERTE ................................................................................................................... 8 I.7.1 Context .................................................................................................................................... 8 I.7.2 Indienen van offerte ............................................................................................................... 8 I.7.3 Benaming en nummering van bestanden ............................................................................... 9 I.8 OPENING VAN DE OFFERTES .................................................................................................................. 9 I.9 VERBINTENISTERMIJN .......................................................................................................................... 9 I.10 GUNNINGSCRITERIA .......................................................................................................................... 9 I.11 PRIJSHERZIENINGEN ........................................................................................................................ 10 I.12 VARIANTEN .................................................................................................................................... 11 I.13 KEUZE VAN OFFERTE ........................................................................................................................ 11 I.14 WIJZIGINGSBERICHTEN .................................................................................................................... 11 II. CONTRACTUELE BEPALINGEN ................................................................................................ 13 II.1 LEIDEND AMBTENAAR ....................................................................................................................... 13 II.2 BORGTOCHT ................................................................................................................................... 13 II.3 LOOPTIJD EN LEVERINGSTERMIJN ........................................................................................................ 14 II.4 MAATREGELEN VAN AMBTSWEGE....................................................................................................... 14 II.5 BETALINGSTERMIJN .......................................................................................................................... 14 II.6 WAARBORGTERMIJN ........................................................................................................................ 15 II.7 ONDERAANNEMERS ......................................................................................................................... 15 II.8 VERIFICATIETERMIJN EN VOORLOPIGE OPLEVERING ............................................................................... 15 II.9 DEFINITIEVE OPLEVERING .................................................................................................................. 16 II.10 VERZEKERINGEN ............................................................................................................................ 16 II.11 VERTROUWELIJKHEIDSCLAUSULE ...................................................................................................... 16 II.12 MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN ............................................................................. 17 III. TECHNISCHE BEPALINGEN ................................................................................................... 18 III.1 ALGEMENE KENMERKEN ........................................................................................................... 18 III.1.1 Voorwerp ........................................................................................................................... 18 III.1.2 Offerte ................................................................................................................................ 18 III.1.3 Omvang van de levering .................................................................................................... 18 III.1.4 Opleidingen en technische assistentie .............................................................................. 18 III.1.5 Support, melding en oplossen van fouten, upgrades en uitbreidingen van de software. 18 III.1.6 Toestel op proef ................................................................................................................. 19 III.1.7 Geheimhouding ................................................................................................................. 19 III.2 TECHNISCHE KENMERKEN ......................................................................................................... 20 III.2.1 Huidige architectuur .......................................................................................................... 20 III.2.2 Nieuwe architectuur .......................................................................................................... 20 III.2.3 Functionele kenmerken van het telefoonsysteem ............................................................ 21 III.2.4 Hardware en besturingsysteem (OS) ................................................................................. 25 III.2.5 Aansluitingen aan de telefooncentrale.............................................................................. 25

Blz. 2

III.2.6 Aansluitingen aan de audiomengtafels. ............................................................................ 26 III.2.7 Aansluitingen aan het IP-netwerk...................................................................................... 27 III.3 REDUNDANTIE ............................................................................................................................... 27 III.4 VERBINDINGEN IN G.722 EN MPEG ................................................................................................. 27 III.5 TELEFOONSYSTEEM VOOR MOBIEL GEBRUIK ........................................................................................ 27 III.6 CERTIFICATIE VOOR DE TELEFOONCENTRALE VAN DE VRT...................................................................... 28 III.7 STAGING ....................................................................................................................................... 28 III.8 DETAIL VAN HET NIEUWE TELEFOONSYSTEEM ...................................................................................... 29 III.8.1 Netten en studio’s.............................................................................................................. 29 III.8.2 Telefoonlijnen .................................................................................................................... 30 III.8.3 Audioverbindingen met de audiomengtafel ...................................................................... 30 III.8.4 Gebruikerssoftware ........................................................................................................... 31 III.8.5 Mobiele telefoonsystemen ................................................................................................ 32 III.8.6 Omvang van de levering .................................................................................................... 32 IV. BIJLAGEN ............................................................................................................................. 33 BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER................................................................................................ 33 BIJLAGE B : ANTWOORDFORMULIER .......................................................................................... 35 BIJLAGE C : VERKLARING OP EER ................................................................................................ 36 BIJLAGE D : BANKVERKLARING.................................................................................................... 37 BIJLAGE E : CONTACTFORMULIER ............................................................................................... 38 BIJLAGE F : INVENTARIS ............................................................................................................. 39

Blz. 3

Ontwerper Naam: Aankoopcel Algemene Diensten Adres: Auguste Reyerslaan 52 te 1043 Brussel Contactpersoon: De heer Rik Van Caenegem Telefoon: +32 2 741 36 10 Fax: +32 2 735 79 24 E-mail: [email protected] Toepasselijke reglementering 1. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. 5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk. 6. Wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen.

Blz. 4

I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen.

I.1 Beschrijving van de opdracht Voorwerp van deze leveringen: TO 1506 - Raamovereenkomst antennetelefoonsystemen. Toelichting: Deze offerteaanvraag betreft de levering van telefoonsystemen waarmee telefoongesprekken op uitzending gebracht kunnen worden. Deze offerteaanvraag past binnen een raamovereenkomst. Leveringsplaats: VRT, Auguste Reyerslaan 52 te 1043 Brussel

I.2 Identiteit van de opdrachtgever VRT Auguste Reyerslaan 52 1043 Brussel

I.3 Wijze van gunnen De opdracht wordt gegund bij wijze van de open offerteaanvraag.

Blz. 5

I.4 Prijsvaststelling De opdracht wordt beschouwd als een opdracht tegen prijslijst. De opdracht tegen prijslijst is een opdracht waarbij de eenheidsprijzen voor de verschillende posten forfaitair zijn en de hoeveelheden, voor zover er hoeveelheden voor de posten worden bepaald, vermoedelijk zijn of worden uitgedrukt binnen een vork. De posten worden verrekend op basis van de werkelijk bestelde en gepresteerde hoeveelheden. De opdracht wordt gegund op basis van de eenheidsprijzen opgegeven in de offerte. Bij het opstellen van de lastvoorwaarden van deze opdracht beschikt de aanbestedende overheid nog niet over de exact benodigde hoeveelheden. Daarom zijn de vermoedelijke hoeveelheden louter indicatief. Zij binden het bestuur op geen enkele wijze. De leverancier kan geen schadevergoeding eisen indien deze vermoedelijke hoeveelheden niet bereikt worden. De prijzen moeten alle elementen omvatten die de kosten bepalen (incl. heffingen, taksen, winstmarges, commissies, verplaatsingen, maaltijden,…) exclusief btw.

I.5 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken: Juridische situatie van de inschrijver (toegangsrecht) * In toepassing van artikel 60 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 dient de Belgische inschrijver geen rsz-attest bij zijn offerte te voegen. De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf opvragen. * De Belgische inschrijver dient geen attest van niet-faillissement of soortgelijke toestanden bij zijn offerte te voegen. De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf opvragen. * In navolging van art. 63 van het KB van 15 juli 2011 dient de Belgische inschrijver geen attest toe te voegen waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn beroepsmatige fiscale verplichtingen. De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf opvragen. Economische en financiële draagkracht van de inschrijver (kwalitatieve selectie) * Een passende bankverklaring opgesteld overeenkomstig het model vervat in bijlage 3 van het KB van 15 juli 2011. Technische bekwaamheid van de inschrijver (kwalitatieve selectie) * Een lijst van de voornaamste leveringen die de inschrijver gedurende de afgelopen drie jaar heeft verricht, hun bedrag, data en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren: - indien het leveringen aan een overheid betreft, worden de leveringen aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of geviseerd; - indien het gaat om leveringen aan privaatrechtelijke personen, worden de certificaten opgesteld door de koper; bij ontstentenis daarvan is een verklaring van de leverancier toegelaten Illegaal verblijvende onderdanen Wanneer de opdrachtnemer of onderaannemer het in artikel 49/2, vierde lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde afschrift ontvangt waarmee zij ervan in kennis wordt gesteld dat zij een of meerdere illegaal verblijvende onderdanen van een derde land in België tewerkstelt, onthoudt deze onderneming zich ervan, met onmiddellijke ingang, de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, en wel tot de aanbestedende Blz. 6

instantie een bevel in andere zin zou geven. Hetzelfde geldt wanneer de voormelde opdrachtnemer of onderaannemer ervan in kennis wordt gesteld: - ofwel door de opdrachtnemer of de aanbestedende instantie, dat zij de in artikel 49/2, eerste dan wel tweede lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde kennisgeving heeft ontvangen die betrekking heeft op deze onderneming; - ofwel door middel van de in artikel 35/12 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers bedoelde aanplakking, dat zij een of meerdere illegaal verblijvende onderdanen van een derde land in België tewerkstelt. De opdrachtnemer of onderaannemer is er bovendien toe gehouden een clausule op te nemen in de onderaannemingsovereenkomst die zij desgevallend zou sluiten, op grond waarvan: 1° de onderaannemer er zich van onthoudt de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, indien uit een in uitvoering van artikel 49/2 van het Sociaal Strafwetboek opgestelde kennisgeving blijkt dat deze onderaannemer een illegaal verblijvende onderdaan van een derde land tewerkstelt; 2° de niet-naleving van de onder 1° gestelde verplichting aanzien wordt als een ernstige tekortkoming in hoofde van de onderaannemer, ingevolge waarvan de onderneming is gemachtigd de overeenkomst te verbreken; 3° de onderaannemer ertoe is gehouden een soortgelijke clausule als onder 1° en 2° op te nemen in de onderaannemingsovereenkomsten en ervoor te zorgen dat dergelijke clausules ook in de verdere onderaannemingsovereenkomsten worden opgenomen.

Loon verschuldigd aan werknemers Wanneer de opdrachtnemer of onderaannemer het in artikel 49/1, derde lid van het Sociaal Strafwetboek bedoelde afschrift ontvangt van kennisgeving waarmee zij ervan in kennis wordt gesteld dat zij een zwaarwichtige inbreuk heeft begaan op de verplichting haar werknemers tijdig het loon te betalen waarop deze recht hebben, onthoudt zij zich ervan, met onmiddellijke ingang, de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, en wel tot zij het bewijs voorlegt aan de aanbestedende instantie dat de betrokken werknemers integraal zijn uitbetaald. Hetzelfde geldt wanneer de voormelde opdrachtnemer of onderaannemer ervan in kennis wordt gesteld: - ofwel, naargelang, het geval, door de opdrachtnemer of de aanbestedende instantie, dat zij de in artikel 49/1, eerste lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde kennisgeving heeft ontvangen die betrekking heeft op deze opdrachtnemer of onderaannemer; - ofwel door middel van de in artikel 35/4 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers bedoelde aanplakking. De opdrachtnemer of onderaannemer is er bovendien toe gehouden een clausule op te nemen in de onderaannemingsovereenkomst die zij desgevallend zou sluiten, op grond waarvan: 1° de onderaannemer er zich van onthoudt de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, indien uit een in uitvoering van artikel 49/1 van het Sociaal Strafwetboek opgestelde kennisgeving blijkt dat deze onderaannemer op zwaarwichtige wijze tekortschiet in zijn verplichting het aan zijn werknemers verschuldigde loon tijdig uit te betalen; Blz. 7

2° de niet-naleving van de onder 1° gestelde verplichting aanzien wordt als een ernstige tekortkoming in hoofde van de onderaannemer, ingevolge waarvan de opdrachtnemer is gemachtigd de overeenkomst te verbreken; 3° de onderaannemer ertoe is gehouden een soortgelijke clausule als onder 1° en 2° op te nemen in de onderaannemingsovereenkomsten en ervoor te zorgen dat dergelijke clausules ook in de verder onderaannemingsovereenkomsten worden opgenomen.

I.6 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en vult de inventaris in op het eventueel bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. Prijzen moeten steeds opgegeven worden in euro.

I.7 Indienen van de offerte BELANGRIJK: De offertes kunnen enkel elektronisch ingediend worden via e-Tendering. (https://eten.publicprocurement.be/etendering/home.do)

I.7.1 Context Sinds 1 januari 2012 is E-Tendering verplicht. Met e-Tendering participeren ondernemingen op een beveiligde manier aan een overheidsopdracht (offerte indiening of kandidaatstelling). De inschrijver maakt zo zijn offerte of kandidaatstelling elektronisch over aan de aanbestedende overheid. Deze laatste organiseert een elektronische openingszitting. Tijdens deze openingszitting worden de documenten elektronisch ontvangen (softcopy). Documenten in hardcopy worden niet meer toegelaten. De manier van werken realiseert een efficiëntieverhoging voor de aanbestedende overheid en een administratieve lastenvermindering voor de inschrijver. De overheid organiseert opleidingssessies voor e-Tendering. Hiervoor is meer informatie ter beschikking (http://www.publicprocurement.be).

I.7.2 Indienen van offerte De met elektronische middelen opgestelde offertes moeten in overeenstemming met artikel 52 van het KB van 15 juli 2011 worden opgesteld. De offertes moeten worden opgemaakt in PDF of in een Microsoft office toepassing (Word , Excel, Powerpoint).

Blz. 8

De offertes moeten worden overgelegd via de e-Tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be die de naleving waarborgt van de voorwaarden artikel 52 van het KB van 15 juli 2011. Meer informatie kan worden bekomen op de website http://www.publicprocurement.be of via de eProcurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 58.

I.7.3 Benaming en nummering van bestanden Benoem uw elektronische documenten op volgende manier: NAAM FIRMA (of afkorting)_ 1 (2/3/4…)_TO 1501 _NAAM DOCUMENT

I.8 Opening van de offertes De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting. Plaats: Omroepcentrum, kamer 11L10 Datum: Zie aankondiging van opdracht. Tot één week voor bovenstaande deadline kunnen bijkomende vragen om inlichtingen gesteld worden bij de aankoopdienst.

I.9 Verbintenistermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 120 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst.

I.10 Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij gunning van de opdracht. Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de offerte welke volgens deze afweging de voordeligste is. 1. Functionele en technische kenmerken en architectuur van de aangeboden apparatuur: 30 punten Volgende eigenschappen zullen beoordeeld worden : de redundantie en betrouwbaarheid, de technische eigenschappen van de apparatuur, de manier en de eenvoud om aanpassingen te doen aan de configuratie of uitbreidingen te doen van het systeem, de wijze waarop aan suggesties en technische voorkeuren wordt voldaan, het gebruik van standaard protocols en standaard interfaces. Verder zal rekening gehouden worden met :  de mogelijkheid om opnames te maken en de mogelijkheden op die opnames te exporteren naar een extern systeem (zie III.2.3.1);  de mogelijkheden om audio en signalisatie aan te sluiten aan de audiomengtafels of aan de audiomatrix (III.2.6);  de mogelijkheid om ook hoge kwaliteitsverbindingen te realseren (EBU TECH 3326) en dat te doen met dezelfde gebruikersinterface (III.4);  de integratie van SMS-diensten (III.2.3.5);  de integratie met social media en de configureerbarheid van de interface (zie III.2.3.6);  de mogelijkheden en de compactheid van de mobiele telefoonsystemen (zie III.5). Blz. 9

De beoordeling wordt als volgt omgezet in punten: Onvoldoende 0

Zwak 1 tot 5

Matig 6 tot 14

Goed 15 tot 20

Zeer goed 21 tot 25

Uitstekend 26 tot 30

2. Ergonomie en gebruiksgemak: 30 punten De belangrijkste eigenschappen, waarnaar gekeken wordt, zijn :  overzichtelijkheid van de gebruikerssoftware;  de mogelijkheden om de gebruikerssoftware aan te passen aan de rol van de gebruiker;  de integratie van sms en sociale media en de interactie met het telefoonsysteem;  de manier waarop het systeem beheerd kan worden;  de manier waarop de het systeem kan geconfigureerd worden. De beoordeling wordt als volgt omgezet in punten: Onvoldoende 0

Zwak 1 tot 5

Matig 6 tot 9

Goed 10 tot 15

Zeer goed 16 tot 20

Uitstekend 21 tot 25

3. Totale kost : 40 punten De offerte moet de totale prijs bevatten van het telefoonsysteem dat beschreven wordt in III.8 van dit bestek. De totale kost bestaat uit de som van volgende prijzen :  prijs voor het telefoonsysteem;  prijs voor de mobiele telefoonsystemen (zie III.8.5);  prijs van de PC’s en servers die de VRT ter beschikking moet stellen (deze prijs wordt door de VRT berekend op basis van geldende raamcontracten);  de prijs voor 2 sessies van de technische opleiding (op de VRT) zie (III.1.4);  de prijs voor 2 sessies van de gebruikersopleiding (op de VRT) zie (III.1.4);  de prijs van een support-overeenkomst (ten minste 5 dagen per week, kantooruren) voor een periode van 5 jaar;  de prijs voor 10 dagen “technische assistentie” (zie III.1.4);  de prijs voor 10 dagen “software-ontwikkeling” (zie III.1.4);  de prijs voor de certificatie van het telefoonsysteem op de telefooncentrale “Openscape Voice” van “Unify”, enkel indien het aangeboden systeem hiervoor nog geen certificaat heeft (zie III.6);  de prijs voor stagingomgeving (zie III.7). De regelmatige offerte met de totale prijs krijgt de maximum score (40 punten). De overige scores zullen verhoudingsgewijs tot de laagste totaalprijs berekend worden (als de tweede prijs 20 % hoger ligt, zal de score 80 % van de maximale score bedragen). De VRT treedt slechts in contact met de inschrijvers indien zij de inhoud van hun offerte moeten preciseren of aanvullen. Wanneer verscheidene offertes die het voordeligst worden geacht , met inachtneming van alle factoren, als gelijkwaardig worden beschouwd, kan VRT in naleving van Artikel 101 van het KB van 15 juli 2011 eventueel verbeterde offertes opvragen voor de hoogste gerangschikte offertes.

I.11 Prijsherzieningen Gezien de neerwaartse prijsevolutie zullen de prijzen voor elke bestelling afgetoetst worden aan de op dat ogenblik geldende marktprijzen met een mogelijke herziening van de opgegeven prijzen in uw bestek en dit bij een prijsdaling vanaf 2%, het percentage in de listprijzen zal toegepast worden op de opgegeven prijzen in uw inschrijving. Bij eventuele prijsstijgingen wordt de formule P:P°(0,2+M/M°)

Blz. 10

toegepast. Prijzen kunnen voor de eerste periode van 1 jaar niet worden herzien. Dit verbod staat uiteraard de verrekening van eventueel afwijkende hoeveelheden niet in de weg. Indien de overeenkomst verlengd wordt, kunnen de opgegeven bedragen aangepast worden op basis van de loonindex (Basis = maand voor opening inschrijvingen) op basis van de onderstaande formule. De aanvraag tot herziening moet ten laatste 1 maand voor het aflopen van contractjaar aangetekend aangevraagd worden aan de VRT.

 S  P1  P0   0,2  0,8  1  S0   P1 geldend tarief na prijsherziening P0 contractueel tarief vermeld in offerte S1 Agoria loonindex – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, contracten vanaf 11/07/1981, van kracht in maand die herziening voorafgaat (enkel voor Belgische ondernemingen). Buitenlandse ondernemingen moeten een analoge index voorstellen. S0 Agoria loonindex – nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, contracten vanaf 11/07/1981, van kracht in maand die de opening van de offertes voorafgaat (enkel voor Belgische ondernemingen). Buitenlandse ondernemingen moeten een analoge index voorstellen. De schommelingen van de parameters S1 S 0 moeten worden gestaafd middels officiële stukken die afkomstig zijn van de bevoegde paritaire commissies.

I.12 Varianten De inschrijver mag in zijn offerte ten hoogste één vrije variante opnemen.

I.13 Keuze van offerte De aanbestedende overheid kiest de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden. Voor zover tijdens het onderzoek van de offerte door de aanbestedende overheid wordt vastgesteld dat er door de inschrijver voorwaarden zijn gevoegd waardoor het onduidelijk is of de inschrijver zonder voorbehoud akkoord gaat met de voorwaarden van het bestek, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte als substantieel onregelmatig af te wijzen. De aanbestedende overheid verbetert de rekenfouten en de zuiver materiële fouten in de offertes, zonder dat zij voor niet-ontdekte fouten aansprakelijk is. Hiervoor kan de aanbestedende overheid aan de inschrijver vragen om binnen de door haar bepaalde termijn de draagwijdte van zijn offerte te verduidelijken of aan te vullen, zonder deze te wijzigen, teneinde de werkelijke bedoeling na te gaan.

I.14 Wijzigingsberichten De berichten en wijzingen, bekendgemaakt via Omzendbrief of op het platform eNotification/Bulletin Der Aanbestedingen en Europees Publicatieblad of via andere elektronische weg en die betrekking hebben op deze opdracht, maken integraal deel uit van de contractuele bepalingen. De inschrijver is derhalve geacht hiervan kennis te hebben genomen en ermee rekening te Blz. 11

hebben gehouden bij het opmaken van zijn offerte.

Blz. 12

II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing.

II.1 Leidend ambtenaar De leiding over de uitvoering van de leveringen zal gebeuren door de leidend ambtenaar: Naam: de heer Wim Moortgat Adres: VRT, Auguste Reyerslaan 52 te 1043 Brussel E-mail: [email protected] Het toezicht op de uitvoering van de leveringen zal gebeuren door: Naam: de heer Paul Piens Adres: VRT, Auguste Reyerslaan 52 te 1043 Brussel Telefoon: +32 2 741 56 83 E-mail: [email protected] De leidend ambtenaar wordt aankooptechnisch bijgestaan door: Naam: de heer Rik Van Caenegem Adres: Aankoopcel TO, Auguste Reyerslaan 52 te 1043 Brussel Telefoon: +32 2 741 36 10 E-mail: [email protected]

II.2 Borgtocht De borgtocht wordt geregeld per bestelling. Voor bestellingen met een bestelwaarde van meer dan 50.000 € en een levertermijn van meer dan 45 dagen geldt volgende borgtocht: 5% van de bestelwaarde (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental. De borgtocht wordt volledig vrijgegeven na de voorlopige oplevering (tenzij er redenen zijn om de vrijgave van de borgtocht per gedeelte te regelen). De borgtocht moet gesteld worden binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht bij aangetekend schrijven. Het bewijs van borgstelling moet verstuurd worden aan het adres van de aanbestedende overheid. Ingeval van verzuim van borgstelling kan gehandeld worden overeenkomstig de mogelijkheden vermeld in artikel 29 van het KB van 14 januari 2013 van de algemene aannemingsvoorwaarden. De leverancier stuurt het verzoek tot vrijgave van de borgtocht naar de aanbestedende overheid.

Blz. 13

II.3 Looptijd en leveringstermijn De raamovereenkomst wordt initieel afgesloten voor drie jaar. VRT kan de raamovereenkomst na de initiële periode van 3 jaar 2 keer verlengen met periodes van 12 maanden. Dit gebeurt stilzwijgend tenzij VRT, door middel van een aangetekend schrijven ten minsten 10 kalenderdagen voor het verstrijken van elke periode, uitdrukkelijk de overeenkomst niet wenst te verlengen. De leveringstermijn voor het leveren van volledige geconfigureerde audiomengtafels bedraagt ten hoogste 6 weken. De leveringstermijn voor wisselstukken en reserve-onderdelen bedraagt ten hoogste 2 weken.

II.4 Maatregelen van ambtswege Het niet beantwoorden van de diensten aan de overeengekomen voorwaarden en bepalingen van de opdracht wordt beschouwd als een contractuele tekortkoming welke een maatregel van ambtswege verantwoordt in overeenstemming met art. 44 juncto art. 47 van het KB van 14 januari 2013 (inbegrepen iedere toekomstige wijziging ter vervanging van het voormelde KB).

II.5 Betalingstermijn De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van de levering om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen. Deze termijn gaat in de dag volgend op de dag waarop de leveringen ter bestemming zijn gekomen, voor zover de aanbestedende overheid in het bezit van de leveringslijst of factuur wordt gesteld. De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van beëindiging van de verificatie, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. Deze factuur geldt als schuldvordering. Alle facturen worden opgestuurd naar: VRT t.a.v. Leveranciersboekhouding – Kamer 11L25 Auguste Reyerslaan 52 1043 Brussel Op de facturen dient duidelijk het nummer van de bestelbon (439XXXXXXX) vermeld te worden. De facturen moeten duidelijk de prestaties en/of leveringen vermelden waarvoor een betaling gevraagd wordt. Opmerking: niet correct opgestuurde/bezorgde facturen kunnen tot laattijdige betaling leiden.

Blz. 14

II.6 Waarborgtermijn De waarborgtermijn voor deze leveringen bedraagt 12 kalendermaanden De waarborgtermijn begint vanaf de dag van de voorlopige oplevering op de leveringsplaats.

II.7 Onderaannemers De inschrijver geeft in zijn offerte duidelijk de identiteit van de onderaannemer en het gedeelte op van de opdracht dat de inschrijver desgevallend voornemens is in onderaanneming te geven. De inschrijver blijft echter aansprakelijk ten opzichte van de aanbestedende overheid wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt. De aanbestedende overheid acht zich door geen enkele contractuele band met die derden verbonden.

II.8 Verificatietermijn en Voorlopige oplevering De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van de levering om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen. Deze termijn gaat in de dag volgend op de dag waarop de leveringen ter bestemming zijn gekomen, voor zover de aanbestedende overheid in het bezit is van de vermelde opleveringsdocumenten. Elke door de leverancier te leveren opdracht kan onderworpen worden aan volgende keuringsmodaliteiten: 

Voorafgaande keuringen (“fabriekskeuringen”): Voorafgaande keuringen hebben plaats tijdens de uitvoeringstermijn zonder deze te schorsen. Zij houden geen eigendomsrecht van het gekeurde materieel in. De uitspraak van een voorafgaande keuring staat een weigering van de voorlopige oplevering niet in de weg. De leverancier stelt de leidend ambtenaar van de VRT schriftelijk in kennis van de datum of de data waarop de installatie gereed is voor deze keuringen. De fabriekskeuringen gebeuren op de plaats van de fabricage of eventueel in de laboratoria van de leverancier. De kennisgeving door de leverancier moet een week vooraf gebeuren. Ze wordt vergezeld door de lijst van het aangeboden materiaal. Indien de VRT dit nodig acht verzorgt de leverancier een voorafgaande opleiding van het VRT-personeel dat bij de keuringen betrokken is. Deze opleiding wordt verondersteld deel uit te maken van de keuring o.m. voor wat betreft de keuringskosten. Een verslag op tegenspraak van de uitslag van deze keuringen moet ter plaatse worden opgemaakt met de materiële hulp van de leverancier of zijn onderaannemers.



Verificatie van de leveringen: De leverancier moet aan de leidend ambtenaar van de VRT schriftelijk de datum mededelen waarop hij de oplevering van de goederen aanvraagt. Dit zal tenminste één week op voorhand gebeuren. De aanvraag van de voorlopige oplevering wordt vergezeld, op straf van weigering, van een complete inventaris met de vermelding van aantallen, merk, type en serienummers van de goederen en de testgegevens van de geleverde goederen. De inventaris en de technische documentatie worden geleverd onder elektronische vorm in een Microsoft Office of PDF document. Voor de voorlopige oplevering zal de VRT de nodige testen uitvoeren. De kosten voor deze testen vallen ten laste van de VRT. De VRT heeft een verificatietermijn van 30 kalenderdagen om de testen uit te voeren en de voorlopige oplevering uit te spreken. Blz. 15

II.9 Definitieve oplevering De definitieve oplevering heeft plaats bij het verstrijken van de waarborgtermijn; ze gebeurt stilzwijgend wanneer de leveringen gedurende die termijn geen aanleiding tot klachten hebben gegeven. Wanneer de leveringen tijdens de waarborgtermijn aanleiding hebben gegeven tot klachten, wordt er binnen de 15 kalenderdagen voorafgaand aan het verstrijken van de waarborgtermijn een procesverbaal van definitieve oplevering of van weigering van oplevering opgesteld.

II.10 Verzekeringen 1. Iedere (zowel hoofd- als onder)aannemer die in het kader van deze aannemingsopdracht voor de VRT prestaties (werken/leveringen/diensten, welke ook de aard of omvang daarvan moge zijn) levert, is verplicht vanaf de aanvang tot aan het beëindigen hiervan de hierna omschreven verzekeringen te hebben onderschreven : a) Inzake werkongevallen : Een verzekeringspolis die alle leden van het door hem tewerkgesteld personeel dekt tegen werkongevallen en ongevallen op de weg van en naar het werk, overeenkomstig de wetgeving in deze. b) Inzake burgerlijke aansprakelijkheid (B.A.) : Een verzekeringspolis welke zijn burgerlijke aansprakelijkheid dekt in geval van schade aan derden of aan hun goederen, voortspruitend uit elk feit of verzuim betreffende de uitvoering van zijn prestaties. De verzekering moet worden aangegaan voor de volledige werkperiode met inbegrip van eventuele perioden van vertraging. De waarborg van deze verzekering mag niet lager zijn dan 2.500.000 euro - (twee miljoen vijfhonderdduizend euro) lichamelijke en stoffelijke schade gemengd. Indien de zaakschade 2.500.000 euro overschrijdt, verbinden alle partijen zich tot een wederzijdse afstand van verhaal die verplicht wordt opgenomen in hun resp. verzekeringspolissen brand en aanverwanten. 2. Verzekeringsattesten en betaling der premies Iedere (zowel hoofd- als onder-) aannemer bezorgt, vooraleer hij zijn prestaties aanvat, aan de VRT een verzekeringsattest (verzekeringsattesten) - dat staaft (die staven) dat hij aan de in de punt 1. a) en b) vermelde verzekeringswaarborgen c.q. aan de in punt 1. b) vermelde "wederzijdse afstand van verhaal"-regeling van dit artikel voldoet. De verzekeringspolissen, welke werden onderschreven in uitvoering van bovenstaande bepalingen, behelzen voor de verzekeraars de verplichting de VRT te waarschuwen ingeval de verzekeringspremies niet regelmatig zouden worden voldaan. Deze kennisgeving moet aan de leidend ambtenaar van de VRT worden gegeven bij aangetekend schrijven.

II.11 Vertrouwelijkheidsclausule De inschrijver verbindt zich tot strikte geheimhouding van de informatie, die hem door de VRT wordt toevertrouwd, of waarvan hij kennis zou krijgen door of ter gelegenheid van de uitvoering van de voorliggende opdracht, alsook van de staten en bescheiden die het resultaat zijn van de verwerking van die informatie. Geen van deze gegevens of inlichtingen zal worden meegedeeld aan een derde partij zonder uitdrukkelijk schriftelijke toestemming van de door VRT aangewezen leidend ambtenaar. In dit verband leeft de inschrijver alle richtlijnen van de VRT na om de vertrouwelijkheid van de informatie te verzekeren.

Blz. 16

De inschrijver zal de informatie, afkomstig van de VRT, slechts doorgeven aan de personeelsleden die rechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van de betreffende opdracht. Hij verbindt zich ertoe de informatie nooit anders aan te wenden dan voor de uitvoering van de voorliggende overeenkomst. De inschrijver verbindt zich ertoe de opdracht niet te vermelden in zijn publiciteit, noch de opdracht te vermelden als referentie, zonder voorafgaande toestemming van de door VRT aangewezen leidend ambtenaar.

II.12 Maatschappelijk verantwoord ondernemen De Medecontractant verbindt zich ertoe om bij de uitvoering van deze overeenkomst de principes van maatschappelijk verantwoord ondernemen in acht te nemen en de geldende sociale regelgeving (met inbegrip maar niet beperkt tot de cao’s en enig instrument van autoregulering in de audiovisuele sector, …) te allen tijde na te leven. De Medecontract verbindt er zich bovendien toe om de contractuele voorwaarden met enige derde (rechtstreeks handelend of middels een vennootschap, als zelfstandige of in ondergeschikt verband) op wie de Medecontractant een beroep doet in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst, schriftelijk vast te stellen. De schriftelijke overeenkomst dient minimaal duidelijk de financiële afspraken en de te presteren duur op te nemen. De Medecontract verbindt er zich tenslotte uitdrukkelijk toe om aan haar medewerkers en onderaannemers schriftelijk te melden dat zij voor klachten met betrekking tot de werkomstandigheden in uitvoering van hun contract bij de Medecontractant voor het VRT project terecht kunnen bij een klachtenmeldpunt bij de VRT, [email protected], waar de klachten op een vertrouwelijke wijze zullen worden behandeld. In geval van klachten lastens de Medecontractant, zal zij op het eerste verzoek van de VRT een bewijs van de schriftelijke overeenkomsten voorleggen.

Blz. 17

III. Technische bepalingen III.1 ALGEMENE KENMERKEN III.1.1 Voorwerp In dit hoofdstuk worden de kenmerken van het gewenste telefoonsysteem beschreven. Het antennetelefoonsysteem zal gebruikt worden in de radiostudio’s van de VRT om correspondenten en luisteraars in de radio-uitzending te brengen. De offerteaanvraag betreft de levering van de antennetelefoonsystemen voor de radionetten van de VRT binnen een raamovereenkomst. In de volgende paragrafen worden de functionele en technische kenmerken van het telefoonsysteem beschreven. In hoofdstuk III.8 staat de detail en de omvang van het antennetelefoonsysteem dat aangeboden moet worden. De offerte moet opgemaakt worden, met totaalprijs voor deze configuratie, inclusief opleidingen en keuringen.

III.1.2 Offerte Het antennetelefoonsysteem moet voldoen aan de specificaties van dit document en van de technische documenten in bijlage. De aanneming betreft de levering van de apparatuur en de configuratie. De inbouw in de studio’s en lijnencentra zal door de VRT uitgevoerd worden en behoort niet tot deze levering. De offerte moet de totale prijs van de beschreven configuratie vermelden alsook de eenheidsprijzen van alle onderdelen, modules, uitbreidingen binnen het gamma van de aangeboden oplossing.

III.1.3 Omvang van de levering De levering omvat alles wat nodig is voor de inbouw en de goede werking van het antennetelefoonsysteem, ook onderdelen die de inschrijver niet expliciet in zijn offerte vermeldt.

III.1.4 Opleidingen en technische assistentie De inschrijver moet de prijs opgeven voor  een sessie van de technische opleiding die moet toelaten dat VRT-personeel configuraties kan aanmaken en wijzigen. Deze opleiding moet plaats vinden op de VRT en is inclusief hotel- en verplaatsingskosten van de “trainer”;  een sessie van de gebruikersopleiding die moet toelaten dat de verschillende operatoren het antennetelefoonsysteem kunnen bedienen. Deze opleiding moet plaats vinden op de VRT en is inclusief hotel- en verplaatsingskosten van de “trainer”;  prijs per dag voor technische assistente of voor een configuratie op maat. Afhankelijk van de architectuur van de aangeboden apparatuur kan dit gaan om assistentie vanop afstand (via “remote”-verbinding) zijn of assistentie ter plaatse. Bij “assistentie ter plaatse” moeten verplaatsings- en verblijfskosten inbegrepen zijn. Verder vermeldt de inschrijver de eenheidsprijzen van alle trainingen die door de fabrikant worden georganiseerd.

III.1.5 Support, melding en oplossen van fouten, upgrades en uitbreidingen van de software. De inschrijver beschrijft de procedure die gevolgd moet worden wanneer fouten worden vastgesteld. Hij vermeldt ook hoe de fouten gemeld moeten worden en hoe de verdere opvolging gebeurt.

Blz. 18

Indien de inschrijver voor deze support gebruik maakt van een onderhoudscontract moet hij een exemplaar met de voorwaarden van zo’n contract toevoegen en de eenheidsprijs van dergelijk contract vermelden. Indien meerdere types onderhoudscontract mogelijk zijn moeten de voorwaarden en de prijzen van elk type worden vermeld. De prijs voor de upgrades van alle software moeten inbegrepen zijn in het onderhoudscontract, indien de fabrikant gebruik maakt van dergelijke contracten, en/of moet vermeld worden in de inschrijving. Dit geldt voor alle software die deel uitmaakt van het telefoonsysteem, maar niet voor de besturingssystemen op de PC’s en servers die de VRT ter beschikking stelt (Windows Server/Linux en Windows Client). De inschrijver beschrijft tevens de procedure om bijkomende functies of (kleine) uitbreidingen van bestaande functies kunnen gerealiseerd worden. Hij vermeldt daartoe de eenheidsprijzen voor software-ontwikkeling in zijn offerte.

III.1.6 Toestel op proef De inschrijver moet bereid zijn op vraag van de VRT en binnen de 14 dagen na de aanvraag een antennetelefoonsysteem op proef te bezorgen om evaluaties en testen uit te voeren. Dit systeem dient tenminste uitgerust te zijn voor 4 gesprekken en 4 audio-ingangen en 4 audio–uitgangen met de mengtafel. Indien dit logistiek onmogelijk zou zijn, zal de inschrijver een demonstratie organiseren in zijn gebouwen of die van de fabrikant. Daarbij moet de mogelijkheid geboden worden om “hands-on” te kunnen configureren.

III.1.7 Geheimhouding De inschrijver verbindt zich tot strikte geheimhouding van de informatie, die hem door de VRT wordt toevertrouwd, of waarvan hij kennis zou krijgen door of ter gelegenheid van de uitvoering van de voorliggende opdracht, alsook van de staten en bescheiden die het resultaat zijn van de verwerking van die informatie. Geen van deze gegevens of inlichtingen zal worden meegedeeld aan een derde partij zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de VRT. In dit verband leeft de inschrijver alle richtlijnen van de VRT na om de vertrouwelijkheid van de informatie te verzekeren.

Blz. 19

III.2 TECHNISCHE KENMERKEN In dit hoofdstuk worden de algemene technische kenmerken beschreven waaraan het antennetelefoonsysteem moet voldoen. Er worden ook functies en kenmerken beschreven met vermeldingen zolas “optioneel”, “bij voorkeur”, “als suggestie”. Die functies en kenmerken zijn niet strikt vereist, maar ze zijn wel gewenst en kunnen tot een betere beoordeling leiden bij de gunning. In de volgende paragrafen III.2.2 en III.2.3 worden de algemene kenmerken van het telefoonsysteem beschreven zonder de juiste aantallen (lijnen, studio, audioverbindingen) te vermelden. In paragraaf III.8 worden per net en per studio de exacte gegevens inzake dimensionering vermeld. Op basis van deze informatie dient de inschrijver zijn systeem samen te stellen.

III.2.1 Huidige architectuur Het huidig antennetelefoonsysteem bestaat hoofdzakelijk uit apparatuur “Magic Touch” van de firma AVT. Deze apparatuur is opgesteld in elke radiostudio en aangesloten aan de audiomengtafel. De apparatuur gebruikt ISDN-technologie voor de telefoonlijnen. Elke AVT is via meerdere ISDN-lijnen aangesloten op een telefooncentrale (Hipath 4000 van Unify) die gekoppeld is met een telefonie-operator. De koppeling met de audiomengtafel is discreet uitgevoerd door middel van een aantal digitale (AES) en analoge audiolijnen (symmetrisch en op lijniveau). De bediening gebeurt via een toepassing op Windows (een “softwareclient”). Er wordt hierbij meestal gebruik gemaakt van een “touch-screen”. De mogelijkheden van de bedieningssoftware zijn aangepast aan de functie van de verschillende operatoren (DJ, presentator, redacteur, redactiemedewerker, ...). De routering van in- en uitgaande telefoonlijnen naar de verschillende antennetelefoonsystemen in de radiostudio’s gebeurt door de telefooncentrale (via geprogrammeerde omleidingen). In de montagecellen, waar de telefoongesprekken zich beperken tot één correspondent tegelijkertijd, staat meestal een enkelvoudige codec (bv. “Pronto 3” van de firma “Prodys”). Deze audiocodec heeft één ISDN-aansluiting en is tevens aangesloten op de telefooncentrale Hipath4000. De bediening gebeurt meestal op het toestel zelf.

III.2.2 Nieuwe architectuur Met het nieuwe telefoonsysteem wenst de VRT te evolueren naar IP-gebaseerde systemen, gekoppeld aan een netwerk en gebruik makend van het SIP-protocol voor het opzetten van telefoongesprekken. Tevens willen we evolueren naar een telefoonsysteem dat georganiseerd is per radionet, in tegenstelling met het huidige systeem dat per radiostudio is opgezet. De infrastructuur van een radionet bestaat meestal uit 2 radiostudio’s (soms 3), een regie, één of meerdere montagecellen en een redactie. Per radionet moet dus één systeem aangeboden worden dat de volledige telefonie en aanverwante functies van dat radionet kan afhandelen. Alternatief is het ook mogelijk om één systeem (behoudens redundantie – zie verder) aan te bieden voor alle radionetten van de VRT, indien de radionetten als aparte logische entiteiten binnen dat systeem kunnen gedefinieerd worden, m.a.w. dat elk radionet haar eigen lijnen, telefoonboek en organisatiestructuur kan hebben. Naast de radiostudio’s en de montagecellen, die aan een net zijn toegewezen, zijn er ook een aantal radiostudio’s en cellen die gemeenschappelijk zijn en door alle netten afwisselend kunnen gebruikt worden. Ze doen dienst als montagestudio, als noodstudio, als uitwijkstudio of als studio voor speciale evenementen. De telefoonfaciliteiten van een radionet moeten dus ook kunnen gerealiseerd worden in deze studio’s. Blz. 20

Een belangrijk punt bij de keuze van het telefoonsysteem is de gebruikersinterface bij de diverse operatoren (DJ, presentator, regisseur, redactiemedewerker, onderhoudstechnicus,...). Deze gebruikersinterface moet duidelijk en gebruiksvriendelijk zijn en aangepast kunnen worden aan de functie van de operator en aan de taak (uitzending, montage, regie, “screening”, voorbereiding, ...) die uitgevoerd moet worden. Andere elementen bij een gebruiksvriendelijk bediening zijn : overzichtelijke schermen, gemakkelijke bediening, evenwichtig gebruik van kleuren en duidelijk omschrijvingen. Het nieuw telefoonsysteem dient redundant uitgevoerd te worden. Hoe dit gerealiseerd kan worden hangt af van de mogelijkheden van het aangeboden systeem. Centrale componenten moet dubbel uitgevoerd worden. Binnen een radionet (met twee radiostudio’s) moet er steeds één radiostudio blijven functioneren bij uitvallen van een willekeurige component. Voor het in uitzending brengen van correspondenten of het opnemen van telefoongesprekken op een extern systeem moet het telefoonsysteem gekoppeld worden met de bestaande audiomengtafels in de radiostudio’s of montagecellen. Die koppeling kan discreet gebeuren door meerdere digitale AES3 in- en uitgangen met elke audiomengtafel te verbinden of kan centraal gebeuren via bijvoorbeeld één of meerdere MADI-koppelingen met de centrale audiomatrix van de VRT. Bij centrale aansluiting zal de VRT zorgen voor de “routering” van de individuele signalen naar de verschillende audiomengtafels in de radiostudio’s en montagecellen. Er dient in dit geval ook rekening gehouden te worden met de gevraagde redundantie (zie vorige paragraaf en paragraaf III.3). Naast de mogelijkheden van het huidige systeem wenst de VRT, indien mogelijk, volgende bijkomende functies te integreren in het nieuwe telefoonsysteem :  een gebruikersinterface voor het raadplegen, afbeelden en beheren van sociale media (“Facebook”, “Twitter”, “Instagram” ,”WhatsApp”, SMS, ...) om zo de interactie met de luisteraars te versterken en te vergemakkelijken. Meer details worden beschreven in III.2.3.5 en III.2.3.6.  realiseren van verbindingen volgens de specificaties van “EBU TECH 3326”, geïntegreerd of door het aansturen van externe audiocodecs die dit type verbinding kunnen opbouwen. Meer details staan in paragraaf III.4. Voor het realiseren van telefoongesprekken tijdens uitzendingen op verplaatsing en in reportagewagens wenst de VRT een aantal losse telefoonsystemen te gebruiken die compact zijn, gemakkelijk verplaatst kunnen worden en voldoende basisfunctionaliteit hebben om telefoongesprekken te kunnen afhandelen. Meer details staan in paragraaf III.5.

III.2.3 Functionele kenmerken van het telefoonsysteem Het systeem moet in staat zijn om een radio-uitzending met meerdere gelijktijdige telefoongesprekken in de uitzendstudio's te realiseren en zelfs een conferentiegesprek te voeren met meerdere correspondenten of luisteraars. Los van de uitzending moet het mogelijk zijn om, via het telefoonsysteem, met de correspondent(en) en luisteraars te communiceren via de communicatieverbindingen van de audiomengtafel of via een headset aangesloten op de PC voor bediening. De bediening moet van op meerdere plaatsen (DJ, presentator, regisseur, redactie…) kunnen gebeuren door middel van een gebruikerssoftware. Bij het telefoonsysteem hoort ook een elektronisch telefoonboek dat gekoppeld is met het telefoonsysteem. III.2.3.1 Afhandeling van binnenkomende oproepen Een binnenkomende oproep wordt visueel gesignaleerd op het gebruikersscherm, via een duidelijke aanduiding. Indien het oproepnummer van de correspondent gekend is, d.w.z. indien het oproepnummer in het elektronisch telefoonboek voorkomt, wordt de naam van de correspondent afgebeeld.

Blz. 21

Eén van de operatoren (DJ, presentator, regisseur of telefonist) kan vervolgens de oproep aannemen of verwerpen. Een aangenomen oproep kan :  op het communicatiekanaal van het telefoonsysteem geschakeld worden : hierbij kan de operator met de correspondent afspraken maken buiten de uitzending. Voor operatoren die zich in de uitzendstudio, regie of bijhorende cellen bevinden moeten de communicatievoorzieningen aangesloten worden op de “spreken met”- en “luisteren naar”-ketens van de audiomengtafel (de “pretalk”-bussen), voor andere operatoren (bv. redactiemedewerkers,...) moet de communicatie via de lokale PC kunnen gebeuren door middel van bijvoorbeeld een lokale headset. Het moet mogelijk zijn om meerdere correspondenten toe te wijzen aan het communicatiekanaal. In dat geval wordt er een conferentieschakeling gerealiseerd;  rechtstreeks op uitzending worden gebracht via de audiomengtafel : hierbij kan de operator de correspondent toewijzen aan één van de uitgaande audiokanalen van het telefoonsysteem, die dan terecht komen op een demper van de audiomengtafel. Het moet mogelijk zijn om meerdere correspondenten (ten minste 8) toe te wijzen aan hetzelfde kanaal. In dat geval worden de audiosignalen van de verschillende correspondenten gemengd in het telefoonsysteem en wordt het gesommeerde signaal naar de mengtafel gevoerd.  in een wachtstand (“HOLD”) worden geplaatst : hierbij krijgt de correspondent of luisteraar een wachtsignaal te horen. Het wachtsignaal wordt door de audiomengtafel (of ander externe apparaat) gegenereerd. Per radiostudio moet een andere wachtmuziek kunnen gekozen worden;  doorgeschakeld worden : de binnenkomende oproep wordt doorgeschakeld naar een ander nummer. Het nummer van het telefoontoestel moet eenvoudig in te voeren zijn of kan via het elektronisch telefoonboek gekozen worden;  opgenomen worden : door een eenvoudige handeling. De opname moet bewaard worden samen met de metadata zoals oproepnummer, tijdstip, ... Het moet mogelijk zijn om, op een eenvoudige manier, een correspondent of luisteraar om te schakelen tussen de standen “communicatie”, “uitzending” en “wacht” en om het gesprek vanuit elke stand te verbreken. Deze handelingen kunnen al dan niet toegelaten worden per gebruiker of gebruikersgroep. De inschrijver vermeldt welke “audioprocessing” mogelijk is op de audiokanalen. Het beschikbaar zijn van een automatische winstregeling (AGC) wordt als een bijkomend pluspunt beschouwd, in het bijzonder in het geval van conferentiegesprekken, waarbij meerdere correspondenten naar hetzelfde audiokanaal worden gestuurd. De mogelijkheid om opnames van gesprekken automatisch te kunnen exporteren is een pluspunt bij de gunning. De opname moet in een gangbaar audioformaat (WAV, mp3,...) opgeslagen worden in een bestand op een centrale folder (“unc-pad”). De metadata van de opname (datum, tijd, telefoonnummer, formaat,...) moet in een apart bestand (vb. een xml-bestand) kunnen opgeslagen worden en bewaard kunnen worden op de folder. Het is ook wenselijk dat sommige “metadata” terug te vinden zijn in de bestandnaam van het audiobestand. De instellingen (“unc-pad”, naamgeving) moeten per net instelbaar zijn. III.2.3.2 Afhandeling van uitgaande oproepen. In dit geval zal de operator zelf de correspondent opbellen. Het nummer kan handmatig worden ingevoerd of kan via het elektronisch telefoonboek worden gekozen. Eens de verbinding gemaakt is, moeten dezelfde mogelijkheden bestaan als bij inkomende oproepen. III.2.3.3 Het genereren van DTMF-codes. Bij oproepen naar sommige bestemmingen is het nodig om DTMF-codes te kunnen genereren voor bijvoorbeeld de besturing van automatische telefooncentrales of antwoordapparaten bij de bestemmeling. Blz. 22

Het telefoonsysteem moet daarvoor de nodige voorzieningen hebben. Bij voorkeur worden de DTMF-codes “inband” gegenereerd door audiosignalen met de juiste duur en frequentie bij te mengen op de lijn. III.2.3.4 Gebruikerssoftware en elektronisch telefoonboek. De gebruikerssoftware vormt de interface met de operatoren. Hiermee moet het telefoonsysteem bediend en ingesteld kunnen worden en moeten alle handelingen die nodig zijn voor de afhandeling van telefoongesprekken uitgevoerd kunnen worden. Bij de gebruikerssoftware hoort een elektronisch telefoonboek waarin de gegevens van de correspondenten en luisteraars kunnen opgeslagen worden. De gebruikerssoftware moet gelijktijdig op verschillende plaatsen gebruikt worden. De taal moet Nederlands of het Engels zijn. Volgende lijst geeft een overzicht van de mogelijkheden die ten minste voorhanden moeten zijn:  een overzicht van alle aangesloten lijnen en de status van elke lijn;  indicatie van oproepen;  telefoonnummer van de oproeper en de naam, als het telefoonnummer voorkomt in het elektronisch telefoonboek;  commentaar (tekstinformatie) invoeren bij een correspondent. De ingevoerde tekst is ogenblikkelijk zichtbaar voor de andere operatoren;  overzicht van de status en routering van de aangenomen lijnen naar het communicatiekanaal, naar de verschillende audio-uitgangen (audiomengtafel) en naar de wachtpositie;  moet gelijktijdig op verschillende PC’s kunnen gebruikt worden;  acties voor het afhandelen van telefoongesprekken en controle over de uitvoering van die acties;  beperken van sommige acties voor sommige gebruikers;  logboek waarin alle gesprekken worden bijgehouden; De gebruikersinterface moet kunnen aangepast worden aan het type gebruiker (DJ, presentator, regisseur, redactiemedewerker,...) en de functie die de gebruiker moet uitvoeren :  de DJ moet een duidelijk overzicht hebben van de lijnen die in gebruik zijn, welke in uitzending zijn, welke op een communicatiekanaal zijn geschakeld en welke in wacht staan. Hij moet een overzicht hebben van de lijnen die naar de audiokanalen (overeenkomend met dempers van de audiomengtafel) zijn geschakeld. Hij moet op een eenvoudige en snelle manier omschakelingen kunnen maken.  de presentator moet duidelijk de naam van de correspondent(en) die op uitzending zijn , de status en de commentaar kunnen lezen . Er moet een overzicht zijn welke correspondenten in uitzending zijn, welke op het communicatiekanaal zijn verbonden en welke aan het wachten zijn.  de regisseur moet een goed overzicht hebben op het geheel van informatie horend bij elke correspondent. Hij kan zoekoperaties doen in het elektronisch telefoonboek. Hij moet op een gemakkelijke manier commentaar en bijkomende informatie kunnen toevoegen aan de wachtende correspondenten ten behoeve van de uitzending van het radioprogramma. Hij moet ook een overzicht hebben over de status van elke de correspondent.  een redactiemedewerker moet over alle functies beschikken om het elektronisch telefoonboek te raadplegen en te onderhouden. In het elektronisch telefoonboek moet een lijst van correspondenten en luisteraars en hun gegevens worden bijgehouden en opgeslagen. Het moet zeker mogelijk zijn om, per correspondent, de naam, het adres, twee telefoonnummers, het geslacht, het tijdstip (datum en uur) van de laatste oproep op te slagen. Bij een inkomende oproep wordt automatisch de correspondent opgezocht in het telefoonboek en kan de informatie snel op het scherm worden afgebeeld. Het moet eveneens mogelijk zijn om een zogenaamde “zwarte lijst” van nummers in het telefoonboek in te voeren. Het aannemen van oproepen vanaf deze nummers moet verhinderd kunnen worden. In geval van hoge

Blz. 23

kwaliteitsverbindingen (zie III.4) moeten de specifieke instellingen voor deze verbindingen in het telefoonboek kunnen opgeslagen worden. Alle oproepen op het telefoonsysteem moet bijgehouden worden in een lijst (“logging”). De lijst bevat een chronologisch overzicht van alle inkomende en uitgaande telefoongesprekken. Verder kunnen een aantal algemene instellingen voor binnenkomende oproepen gemaakt worden zoals alle oproepen doorschakelen naar een vooraf ingesteld doorschakelnummer of alle oproepen blokkeren. Bij blokkeren worden de inkomende oproepen niet opgenomen of krijgen ze een bezettoon. III.2.3.5 Integratie met sms-diensten. Het telefoonsysteem moet gekoppeld worden aan de SMS-provider van de VRT. Dit is momenteel de firma “CM Telecom”. De koppeling moet tot stand worden gebracht door middel van de API die door de firma CM-Telecom ter beschikking wordt gesteld. Het is de bedoeling dat de inkomende SMS-berichten afgebeeld worden in een venster van de gebruikerssoftware van het telefoonsystem. Volgende functionaliteiten moeten beschikbaar zijn :  afbeelding van inkomende SMS-berichten : het bericht zelf, het tijdstip van ontvangst en het telefoonnummer van de persoon die het bericht heeft verzonden;  navigeren in de berichten;  sorteren van de SMS-berichten : bijvoorbeeld de recentste berichten bovenaan;  filteren van SMS-berichten door middel van sleutelwoorden;  instellen en gebruik van een “zwarte lijst”;  terugbellen naar de verzender door middel van eenvoudige actie;  bij voorkeur : integratie met het telefoonboek van het telefoonsysteem. III.2.3.6 Integratie met sociale media. Het intelligent integreren van sociale media in de radiostudio moet ervoor zorgen dat de radiostudio kan omgebouwd worden tot een "sociale studio". De gebruikerssoftware moet de interactie met de luisteraars bevorderen en vergemakkelijken. In een sociale studio moet men luisteraars kunnen volgen en reageren op wat ze leuk vinden, "tweeten", berichten posten, …. De gebruikerssoftware moet een integratie met “Facebook”, “Twitter”, “Instagram” bevatten. Het is een voordeel als de koppeling met de sociale media door configuratie, “scripting” of een API kan aangepast of uitgebreid worden om in de toekomst andere sociale media te kunnen integreren. De inschrijver vermeldt of dit mogelijk is en hoe de koppeling aangepast kan worden. Met behulp van de gebruikerssoftware moet de vermelde sociale media volledig bediend en ingesteld worden en kunnen alle handelingen die nodig zijn voor de afhandeling ervan gerealiseerd worden. Volgende opsomming geeft een overzicht van de belangrijkste mogelijkheden die zeker voorhanden moeten zijn. De gebruikerssoftware moet :  over filters beschikken waarmee snel informatie gezocht kan worden op de verschillende kanalen;  intuïtief en overzichtelijk gebouwd zijn zodat de gebruikers vloeiend kunnen navigeren naar de gewenste informatie en menu’s;  gelijktijdig op verschillende plaatsen gebruikt kunnen worden;  de mogelijkheid hebben om verschillende “views” te definiëren volgens het type gebruiker of volgens het radioprogramma;  de gebruikers in een bepaalde rol kunnen onderbrengen;

Blz. 24

 kunnen zoeken op sociale media naar relevante informatie over de gespeelde artiest en de volgende artiesten;  moet het mogelijk maken berichten te selecteren om ze in de uitzending te gebruiken (“rundown” van berichten);  moet berichten kunnen exporteren. Optionele kenmerken zijn :  beschikt over de mogelijkheid om analyses te maken in “realtime” (meest ge-“tweet”, trends, hot topics, …) en te tonen in lijsten en/of grafieken. III.2.3.7 Configuratie en onderhoud van het systeem Alle tools en software om het telefoonsysteem op te zetten en te configureren maken deel uit van de levering alsook het bijhouden van een technische “logging” om bij fouten de nodige analyse te kunnen uitvoeren.

III.2.4 Hardware en besturingsysteem (OS) III.2.4.1 Hardware voor de gebruikerssoftware De gebruikerssoftware (het deel dat de gebruiker moet bedienen) moet kunnen functioneren op bestaande PC’s die in de radiostudio’s en op de werkplaatsen zijn geïnstalleerd. Op deze PC’s draait nog andere software. Als besturingssysteem wordt momenteel "Microsoft Windows 7 64 bit" gebruikt, maar de software moet op de nieuwere versies van Windows kunnen draaien en eventueel ook op “Windows 32-bit”. De leverancier moet eventuele speciale specificaties vermelden waaraan de PC's moeten voldoen (intern geheugen, schijfruimte, …). III.2.4.2 Hardware voor centrale software en andere software (behalve de gebruikerssoftware) De centrale en andere hardwarecomponenten en de software van het telefoonsysteem maken deel uit van de levering. Uitzonderingen hierop zijn :  standaard kantoor PC’s type “Compaq Elte 8300 Small Form Factor” van de firma HP met besturingssysteem “Windows 7 64 bit”;  standaard servers met gebaseerd op “Windows” met volgende besturingssystemen (“Windows 2012”-server, “Windows 2008”-server), al dan niet virtueel;  standaard servers met “Linux”, al dan niet virtueel. De hardware en het besturingssysteem voor deze PC’s en servers worden door de VRT ter beschikking gesteld. Software die op servers moet draaien, moet draaien “as a service” en moet automatisch opstarten bij het heropstarten van de server. De inschrijver moet een lijst toevoegen met de gewenste kenmerken van de servers die nodig zijn om het telefoonsysteem te realiseren. De kenmerken omvatten processor(en), intern geheugen, aantal harde schijven en schijfcapaciteit, virtueel of niet,... Alle andere hardware en software, inclusief de databasesoftware, maken deel uit van de levering.

III.2.5 Aansluitingen aan de telefooncentrale. Het antennetelefoonsysteem zal worden aangesloten op de interne telefooncentrale van de VRT. Dit is een "OpenScape Voice"-centrale van de firma “Unify” (vroeger “Siemens Business Systems”). De centrale bestaat uit 2 SIP-servers omwille van redundantie.

Blz. 25

De koppeling met de telefooncentrale gebeurt via het SIP-protocol. De centrale zoekt de actieve SIPserver op via DNS service records (SRV). Daarmee wordt de SIP-server gekozen op basis van beschikbaarheid en prioriteit. Via een DNS A record kan het desbetreffende IP-adres achterhaald worden. Het moet mogelijk zijn om meerdere gesprekken op hetzelfde telefoonnummer te ontvangen. Verder moet het telefoonsysteem gecertifieerd zijn met de "OpenScape Voice" versie 8. Het telefoonsysteem is volgens de RFC 3261 SIP standaard geïmplementeerd. Meer details staan in III.6.

III.2.6 Aansluitingen aan de audiomengtafels. III.2.6.1 Audio-aansluitingen Het telefoonsysteem moet aangesloten worden aan de audiomengtafels in de studio’s en montagecellen van de verschillende netten. De meeste audiomengtafels zijn van het merk DHD uit de reeksen 4200 en 5200. De manier van koppeling hangt af van de toepassing. Voor audiomengtafels in uitzendstudio’s of reserve studio’s is de koppeling als volgt :  een aantal mono-audioverbindingen van het telefoonsysteem naar een audiomengtafel;  evenveel mono-retourverbindingen, van de audiomengtafel naar het telefoonsysteem, afkomstig van de hulpmengkringen van de audiomengtafel. Zij bevatten in de regel het programmasignaal, zonder het betreffende binnenkomende telefoonsignaal (ingangen);  een aantal monoverbindingen “luisteren naar”, van het telefoonsysteem naar een audiomengtafel, voor de communicatie met de correspondent(en);  evenveel monoverbindingen “TB Tel”, van de audiomengtafel naar het telefoonsysteem, voor de “spreken met”-functies met de correspondent(en);  1 monoverbinding, van de audiomengtafel naar het telefoonsysteem, voor de wachtmuziek. Voor audiomengtafels in montagecellen is de koppeling als volgt :  1 mono-audioverbindingen van het telefoonsysteem naar een audiomengtafel;  1 mono-retourverbindingen, van de audiomengtafel naar het telefoonsysteem; De aansluiting kan op volgende manieren gebeuren :  gedecentraliseerd en discreet: rechtstreeks op de “centrale core” van elke mengtafel. De aansluitingen moeten via een digitale verbinding gerealiseerd worden volgens het AES/-EBU-formaat beschreven in AES3. Elke AES-in- of –uitgang wordt in “dual mono” geconfigureerd, d.w.z. dat er per richting telkens 2 onafhankelijke audiosignalen per AES verbinding worden gegroepeerd.  gedecentraliseerd via IP (enkel mogelijk voor mengtafels DHD uit de 52-reeks) : via de interface “DHD 52-7180A” of opvolger. Deze interface kan via een IP-verbinding en volgens het “Dante”protocol een meerkanaals-audioverbinding (ten hoogste 48 kanalen) realiseren in beide richtingen. De benodigde drivers voor Windows (ASIO) worden door de VRT ter beschikking gesteld;  gecentraliseerd : via de centrale audiomatrix in het lijnencentrum van de VRT. De verbinding gebeurt “multikanaals” in MADI volgens de AES10-2008 specificatie “Multichannel Audio Digital Interface”. VRT gebruikt de 64-kanaals modus. In dat geval zorgt de audiomatrix van de VRT voor de routering van de MADI-signalen naar de verschillende audiomengtafels. Het aantal audioverbindingen per studio en per net wordt in paragraaf III.8.3 vermeld. III.2.6.2 Signalisatie-aansluitingen en koppeling met externe systemen Naast de audioverbindingen moeten er signalisatie-verbindingen gerealiseerd worden. Volgende signalisatie moet ten minste mogelijk zijn:  Inkomende oproep (signalisatie-uitgang van het telefoonsysteem via GPO);  “onair”-status van een demper (signalisatie-ingangen van het telefoonsysteem via GPI);

Blz. 26

 indien mogelijk : export van de “on air”-informatie (correspondenten in uitzending) via een XMLformaat op te slagen op een instelbare map (via een “unc”-pad); De inschrijver vermeldt of het mogelijk is om de signalistie te realiseren via een IP-verbinding en welke protocollen hij kan ondersteunen.

III.2.7 Aansluitingen aan het IP-netwerk. Het telefoonsysteem moet gekoppeld worden met het computernetwerk van de VRT. Het betreft een IP-netwerk met poorten van 100 MBit/s met DHCP.

III.3 Redundantie Het telefoonsysteem moet redundant worden opgebouwd. De redundantie moet gerealiseerd worden tot op het niveau van een radionet, dat wil zeggen dat het falen van een willekeurige component of software nooit het telefoonsysteem van een volledig radionet mag doen uitvallen. Redundantie kan gerealiseerd worden door onder andere :  het dubbel uitvoeren van componenten;  redundante servers voorzien;  het dubbel en redundant uitvoeren van aansluitingen (bv naar de telefooncentrale van de VRT)  het oordeelkundig verdelen van audio-verbindingen naar audiomengtafels;  omschakeling of overnemen van defecte componenten of software door backup-componenten en backup–software; Bij de redundantie horen automatische en/of handmatige “failover”-procedures die gedocumenteerd moeten worden. Redundantie is niet strikt vereist voor de sms-integratie en de interface naar de sociale media. De inschrijver dient wel te vermelden of hij ook dit deel van zijn telefoonsysteem redundant kan maken. De inschrijver moet de redundantievoorzieningen in zijn architectuur in detail beschrijven en documenteren. Het ontbreken van deze gegevens is een minpunt bij de gunning.

III.4 Verbindingen in G.722 en MPEG Naast de telefoonverbindingen in G.711 is het een pluspunt indien het telefoonsysteem ook verbindingen in hogere kwaliteit volgens EBU TECH 3326 kan realiseren. Dit kan binnen het telefoonsysteem gebeuren mits gebruik te maken van ander audiocodecs of door aansturing van een externe audiocodec die zo’n verbindingen kan opzetten. De externe audiocodecs die momenteel op de VRT in gebruik zijn, zijn de “Prontonet” van de firma “Prodys” en de “C11” van de firma “Mayah”. De bediening van de audiocodecs gebeurt bij voorkeur met dezelfde gebruikersinterface als voor de G711-verbindingen, liefst op een transparante manier. De inschrijver dient alle gegevens te bezorgen over de mogelijke audiocodecs, de integratie met externe codecs (lijst), de algoritmes en eventueel een lijst met audiocodecs waarmee een verbinding kan worden opgezet.

III.5 Telefoonsysteem voor mobiel gebruik Voor het realiseren van telefoongesprekken tijdens uitzendingen op verplaatsing, moet een telefoonsysteem aangeboden worden dat compact is, gemakkelijk bruikbaar in mobiele installaties en dat voldoende functionaliteiten heeft om de telefoongesprekken op uitzending te realiseren. Dit telefoonsysteem hoeft niet alle functionaliteiten van het vaste telefoonsysteem, dat hierboven werd beschreven te realiseren, maar moet wel over de basisfunctionaliteiten te beschikken. Blz. 27

Volgende functionaliteiten en kenmerken moet zeker voorhanden zijn :  inkomende oproepen aannemen op één of meerdere lijnen;  uitgaande oproepen;  communiceren met luisteraars en correspondenten los van uitzending;  gesprekken in uitzending brengen;  eenvoudige bediening;  compact, draagbaar en in te bouwen in een “flightcase”. Verdere pluspunten voor mobiele telefoonsystemen zijn :  geruisloze werking zonder ventilatoren;  voeding op netspanning en op batterijspanning;  telefoonboek eventueel in een vereenvoudigde versie;

III.6 Certificatie voor de telefooncentrale van de VRT Het telefoonsysteem moet gecertificeerd zijn voor aansluiting op de huidige telefooncentrale van de VRT. Dit is een "OpenScape Voice" van de firma “Unify”. De huidige softwareversie is versie 8. Telefoonsystemen die reeds een certificaat hebben moeten een kopie van het certificaat of een ander document waaruit de certificatie blijkt, toevoegen bij de inschrijving. Telefoonsystemen die niet gecertificeerd zijn moeten de certificatie laten uitvoeren. Dit kan bij een “Unify Certified Labo” naar keuze zoals onder andere het “Unify Certified Labo” van Unify Communications België in Huizingen. Voor meer informatie over een eventuele certificering bij Unify België kan u contact opnemen met : De heer Marc Segers, Business Manager Managed Services, Unify Communications N.V.Belgium Guido Gezellestraat 121 B 1654 Huizingen - Belgium Telefoon.: +32 2 406 73 49 (One Number Service) Email: [email protected]

III.7 Staging De inschrijver vermeldt de prijs van een eenvoudige “staging”-systeem dat toelaat om nieuwe configuraties en koppelingen uit te testen. Het “staging”-systeem moet op beperkte hardware met ten hoogste 2 PC’s kunnen draaien en heeft een beperkt aantal lijnen en audiokanalen.

Blz. 28

III.8 Detail van het nieuwe telefoonsysteem Hierna volgt een gedetailleerd overzicht van het nieuwe telefoonsysteem.

III.8.1 Netten en studio’s Volgende tabel geeft een overzicht van de netten, de gebruikte studio’s en hun functie (“uz” = uitzending, “buz” = backup uitzending, “mon” = montage) : Studio NS01 NS02 NS03 Cel 1 RS11 RS01 RS02 Cel 2 RS13 RS03 Cel 3 RS06 RS16 Cel 4 RS07 RS08 Cel 5 RS12 RS18 RS19 RS42 Cel N1 Cel N2 Cel N3 Cel N4 Cel N5 Cel N6 Cel N7 Cel N8

Cel Nieuws (°) (°) (°)

x x x

Radio1 uz uz buz

x x x x

Sporza buz buz uz mon

Netten Radio2

uz buz buz mon

x x x

Klara

StuBru

MNM

buz

buz

buz

uz buz mon

x x x

uz buz mon

x x x x x x x x

buz buz buz buz x x x x x x x x

buz buz buz buz

mon mon mon mon mon mon mon mon

(°) : gebruikt de studio’s van Radio 1

Blz. 29

buz buz buz buz

buz buz buz buz

uz buz mon buz buz buz buz

III.8.2 Telefoonlijnen Volgende tabel geeft een overzicht van het aantal gelijktijdige gesprekken per net : Telefoonlijnen Inkomend luisterraars Inkomend correspondenten uitgaand

Radio1 6 2 2

Sporza 6 1 1

Netten Radio2 7 1 2

Klara 6 1 1

StuBru 6 2 2

MNM 6 2 2

III.8.3 Audioverbindingen met de audiomengtafel Volgende tabel geeft een overzicht, per studio, van het aantal audio-ingangen en audio–uitgangen op de verschillende audiomengtafels bestemd voor het telefoonsysteem. Noteer dat telkens 2 audiosignalen gecombineerd worden in één AES-verbinding : Studio’s NS01 NS02 NS03 Cel 1 RS11 RS01 RS02 Cel 2 RS13 RS03 Cel 3 RS06 RS16 Cel 4 RS07 RS08 Cel 5 RS12

ingangen tel1, tel2, tel3, “pt1”, “pt2” tel1, tel2, tel3, “pt1”, “pt2” tel1, tel2, tel3, “pt1”, “pt2” tel1 tel1, tel2, tel3, “pt1”, “pt2” tel1, tel2, tel3, “pt1”, “pt2” tel1, tel2, tel3, “pt1”, “pt2” tel1 tel1, tel2, tel3, “pt1”, “pt2” tel1, tel2, tel3, “pt1”, “pt2” tel1 tel1, tel2, tel3, “pt1”, “pt2” tel1, tel2, tel3, “pt1”, “pt2” tel1 tel1, tel2, tel3, “pt1”, “pt2” tel1, tel2, tel3, “pt1”, “pt2” tel1 tel1, tel2, tel3, tel4, “pt1”, “pt2” tel1, tel2, tel3, tel4, “pt1”, “pt2” tel1, tel2, tel3, tel4, “pt1”, “pt2” tel1, tel2, tel3, “pt1”, “pt2”

(°) #aud. 3d 3d 3d 1d 3d 3d 3d 1d 3d 3d 1d 3d 3d 1d 3d 3d 1d 3md

Audiomengtafel

uitgangen tel1-ret, tel2-ret, tel3-ret,“pt1”, “pt2”,”hold” tel1-ret, tel2-ret, tel3-ret, “pt1”,“pt2”,”hold” tel1-ret, tel2-ret, tel3-ret, “pt1”,“pt2”,”hold” tel1-ret tel1-ret, tel2-ret, tel3-ret, “pt1”,“pt2”,”hold” tel1-ret, tel2-ret, tel3-ret,“pt1”, “pt2”,”hold” tel1-ret, tel2-ret, tel3-ret, “pt1”,“pt2”,”hold” tel1-ret tel1-ret, tel2-ret, tel3-ret, “pt1”,“pt2”,”hold” tel1-ret, tel2-ret, tel3-ret, “pt1”,“pt2”,”hold” tel1-ret tel1-ret, tel2-ret, tel3-ret, “pt1”,“pt2”,”hold” tel1-ret, tel2-ret, tel3-ret, “pt1”,“pt2”,”hold” tel1-ret tel1-ret, tel2-ret, tel3-ret, “pt1”,“pt2”,”hold” tel1-ret, tel2-ret, tel3-ret, “pt1”,“pt2”,”hold” tel1-ret tel1-ret, tel2-ret, tel3-ret, tel4-ret “pt1”, “pt2”,”hold” RS18 3md tel1-ret, tel2-ret, tel3-ret, tel4-ret “pt1”, “pt2”,”hold” RS19 3md tel1-ret, tel2-ret, tel3-ret, tel4-ret “pt1”, “pt2”,”hold” RS42 3md tel1-ret, tel2-ret, tel3-ret “pt1”, “pt2”,”hold” Cel N1 tel1 1d tel1-ret Cel N2 tel1 1d tel1-ret Cel N3 tel1 1d tel1-ret Cel N4 tel1 1d tel1-ret Cel N5 tel1 1d tel1-ret Cel N6 tel1 1d tel1-ret Cel N7 tel1 1d tel1-ret Cel N8 tel1 1d tel1-ret (°) : d = distrete aansluiting met kanalen (2 kanalen per AES-verbinding). (°) : md = centraal aangesloten kanalen via bv. MADI aan de centrale audiomatrix (zie III.2.6.1). “pt1” = “Pretalk 1” “pt2” = ”Pretalk 2” “hold” = Wachtmuziek

Blz. 30

(°) #aud. 3d 3d 3d 1d 3d 3d 3d 1d 3d 3d 1d 3d 3d 1d 3d 3d 1d 4md 4md 4md 3md 1d 1d 1d 1d 1d 1d 1d 1d

III.8.4 Gebruikerssoftware Volgende tabel geeft een overzicht, per studio, van het aantal gewenste “gebruikerssoftware” (“clients”) en hun functie : Studio’s

client “onair”

NS01 NS02 NS03 Cel 1 RS11 RS01 RS02 Cel 2 RS13 RS03 Cel 3 RS06 RS16 Cel 4 RS07 RS08 Cel 5 RS12 RS18 RS19 RS42 Radio1 Sporza Radio2 Klara StuBru MNM

1 1 1

client “presentator” 1 1 2

client “regisseur” 2 1 1

client opname/montage

client “redactie”

1 1 1 1

2 2 2

1 1 1 1

1 1

2 2

1 1

1 1

2 2

1 1

1

1 1 1

2 2

1 1 1

1 1 1 1

1 1 1 1

1 1 1 1 2 2 3 2 3 3

Cel N1 Cel N2 Cel N3 Cel N4 Cel N5 Cel N6 Cel N7 Cel N8

1 1 1 1 1 1 1 1

Blz. 31

III.8.5 Mobiele telefoonsystemen III.8.5.1 telefoonsysteem “mobiel 1” Het telefoonsysteem “mobiel2” heeft ten minste volgende kenmerken :  ten minste 1 telefoongesprek;  1 audiokanaal naar de audiomengtafel voor uitzending;  1 retourkanaal van de audiomengtafel;  een communicatiekanaal naar keuze via de mengtafel of via “headset”;  eenvoudige in gebruik. III.8.5.2 telefoonsysteem “mobiel 2” Het telefoonsysteem “mobiel1” heeft ten minste volgende kenmerken :  ten minste 2 gelijktijdige telefoongesprekken;  conferentie met 2 mogelijk;  2 audiokanalen naar de audiomengtafel voor uitzending;  2 retourkanalen van de audiomengtafel;  een communicatiekanaal (heen en terug) met de mengtafel voor afspraken los van uitzending;  wachtmuziek;  eenvoudige gebruikersinterface.

III.8.6 Omvang van de levering De levering omvat het volledig telefoonsysteem zoals hierboven beschreven. Dit bestaat onder andere uit :  specifieke hardware met uitzondering van PC en servers die de VRT kan ter beschikking stellen;  de software voor de behandeling van de telefoongesprekken;  de software voor het elektronisch telefoonboek;  de gebruikersoftware volgens III.8.4;  de koppeling met de audiomengtafels volgens III.8.3;  de koppeling met de telefooncentrale (via SIP) volgens III.8.2;  de software voor de integratie van de sociale media volgens zie III.2.3.6;  software voor het beheer van het systeem;  software en procedures voor de configuratie en het onderhoud van het systeem;  software en hardware voor redundantie;  software en hardware voor het staging systeem. Maken geen deel uit van de levering :  de PC's en schermen van de gebruikers en de onerhoudstechnici;  de PC’s of servers voor de centrale componenten, indien ze toepasbaar zijn;  standaard headsets;  de DHD-interfaces. De inschrijving moet verder volgende gegevens bevatten :  een volledige lijst van hard– en softwaremodules waaruit het telefoonssyteem bestaat met hun juiste beschrijving van hun functie;  alle versies van mobiele telefoonsystemen die in het gamma beschikbaar zijn;  een schematisch voorstelling (module schema) van de opbouw van het telefoonsysteem;  een lijst met bijkomende opties;  het licentiemodel.

  

Blz. 32

IV. Bijlagen BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER tegen de eenheidsprijzen vermeld in de inventaris in bijlage.

Algemene inlichtingen Inschrijvingsnr. bij de RSZ.: Ondernemingsnummer (alleen in België): Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op volgende rekening (IBAN/BIC) ................................................ van de financiële instelling ................................. geopend op naam van ................................. . Bij de offerte te voegen documenten De documenten, gedateerd en ondertekend, die volgens het bestek van deze overheidsopdracht moeten worden bijgevoegd.

Gedaan te ..................................................................................................................................... De ................................................................................................................................................ De inschrijver,

Handtekening: ............................................................................................................................... Naam en voornaam: ....................................................................................................................... Functie: ......................................................................................................................................... Belangrijke nota Er mag geen beroep worden aangetekend tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 87 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011).

(1) Doorhalen wat niet van toepassing is

Blz. 33

Blz. 34

BIJLAGE B : Antwoordformulier Er wordt verwacht dat de inschrijver een offerte indient met de technische kenmerken zoals gevraagd in deel III van het bestek. Naast de beschrijving en de antwoorden in de globale offerte dient de inschrijver ook onderstaande items specifiek te verduidelijken: III.1.4

Vermeldt de gegevens en prijzen van de opleidingen :

III.1.5

Vermeldt de gegevens, procedures en prijzen van de support, upgrades en uitbredingen :

III.2

Beschrijf de architectuur van het telefoonsysteem :

III.2.3.1

Beschrijf hoe telefoongesprekken doorgeschakeld kunnen worden :

III.2.3.1

Beschrijf hoe telefoongesprekken opgenomen kunnen worden en hoe de opnames kunnen beluisterd en eventueel geëxporteerd worden :

III.2.3.3

Beschrijf hoe DTMF codes gegenereerd kunnen worden :

III.2.3.4

Geef een opsomming van de velden die per correspondent (luisteraar) kunnen opgeslagen worden in het elektronisch telefoonboek :

III.2.3.5

Beschrijf hoe de SMS integratie gerealiseerd wordt :

III.2.3.6

Beschrijf hoe de integratie met sociale media gerealiseerd wordt :

III.2.3.7

Beschrijf de procedures voor onderhoud en beheer :

III.2.4 t/m 2.7

Geef een schematische voorstelling (blokschema) van de architectuur met de hardwarecomponenten, de aansluitingen en koppelingen met de apparatuur van de VRT :

III.3

Leg uit hoe de redundantie wordt gerealiseerd :

III.4

Vermeldt of verbindingen in hoge kwaliteit mogelijk zijn. Indien wel beschrijft hoe die worden gerealiseerd :

III.5

Beschrijft de mogelijkheden van de audiocodecs voor mobiel gebruik :

III.6

Vermeldt de gegevens betreffende de certificering :

Blz. 35

BIJLAGE C : VERKLARING OP EER TO 1501 - Raamovereenkomst audiomengtafels voor uitzending VERKLARING OP EER CONFORM HET KB VAN 15 JULI 2011

Ondergetekende:

__________________________________________________

Hoedanigheid:

__________________________________________________

Firma:

__________________________________________________

Adres:

__________________________________________________

Postcode:

__________________________________________________

Plaats:

__________________________________________________

Verklaart op erewoord zich niet in één van volgende gevallen van uitsluiting te bevinden: 1. in staat van faillissement of vereffening verkeert; 2. aangifte van faillissement gedaan te hebben of een procedure van vereffening of gerechtelijk akkoord aanhangig is tegen hem; 3. veroordeeld te zijn geweest voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast; 4. bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout begaan te hebben; 5. niet in orde is met de betaling van sociale zekerheidsbijdragen; 6. niet in orde is met de betaling van belastingen 7. zich schuldig gemaakt te hebben aan valse verklaringen bij het verstrekken van deze inlichtingen. Handtekening:

Naam:

____________________________________________________

Datum:

____________________________________________________

Blz. 36

BIJLAGE D : BANKVERKLARING Deze verklaring betreft volgende overheidsopdracht: TO 1501 - Raamovereenkomst audiomengtafels voor uitzending (TO 1501) Hierbij bevestigen wij dat ................................................................................................................. (naam en woonplaats of handelsnaam en maatschappelijke zetel van de kandidaat of inschrijver) onze klant is. De financiële relatie met deze klant verloopt tot op heden tot onze volledige tevredenheid en zonder daarbij noemenswaardige negatieve zaken te hebben vastgesteld. Hij geniet tot op heden van ons volle vertrouwen. Op basis van de gegevens waarover onze bank momenteel beschikt en zonder uitspraak te doen over de toekomst, heeft deze klant op dit ogenblik de financiële en economische draagkracht om de bovenvermelde overheidsopdracht naar behoren uit te voeren. Onze bank levert dit document af zonder enige beperking noch voorbehoud van onze kant, behalve die welke hierboven zijn vermeld. Opgemaakt in ............................................. , op ..................................................................... . Benaming bank, naam en titel ondertekenaar en handtekening

Dit attest moet ingevuld en bij de offerte gevoegd worden.

Blz. 37

BIJLAGE E : CONTACTFORMULIER Voor bijkomende informatie/inlichtingen kan de aanbestedende overheid contact opnemen met:

Onderneming:

__________________________________________________

BTW-nummer:

__________________________________________________

Contactpersoon:

__________________________________________________

Functie:

__________________________________________________

E-mail:

__________________________________________________

Telefoon:

__________________________________________________

GSM

__________________________________________________

:

Back-up bij afwezigheid:

Contactpersoon:

__________________________________________________

Functie:

__________________________________________________

E-mail:

__________________________________________________

Telefoon:

__________________________________________________

GSM

__________________________________________________

:

Blz. 38

BIJLAGE F : INVENTARIS “TO 1501 - RAAMOVEREENKOMST AUDIOMENGTAFELS VOOR UITZENDING” Nr.

Beschrijving

Type

Eenh.

Hoev.

EHP. in cijfers excl. btw

Totaal excl. btw

Btw%

(vul de posten aan !)

Totaal excl. btw :

Btw :

Totaal incl. btw :

De eenheidsprijzen dienen opgegeven te worden tot 2 cijfers na de komma. De producten hoeveelheid x eenheidsprijs dienen echter telkens op 2 cijfers na de komma afgerond te worden. Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier. Te .......................................... de ...................................................... Functie: ...................................................... Naam en voornaam: ............................................................................ Handtekening:

Blz. 39