Communicatiehandboek Energie Coöperatie Schijndel Dit communicatieplan heeft modules die te gebruiken zijn in verschillende stadia: 1. Een energiecoöperatie starten (pa gina 3) 2. Communicatie en voorlichting (6) 3. Organisatie en interne communicatie (11) 4. Projecten (12) 5. Hulp bij het verder opzetten/uitrollen van de coöperatie en verbinding zoeken 6. Informatieavonden en evenementen organiseren (14) 7. Reflectie (16) 8. Bijlage A: Twitter hand-out (17) 9. Bijlage B: Tips voor het schrijven van een persbericht (20) 10. Bijlage C: Draaiboek evenementen (21)
Informatieavond Uitleg over dit communicatieplan en oefeningen persberichten en webteksten schrijven, wordt gegevens tijdens een informatieavond. Deze is aan te vragen via Energie Coöperatie Schijndel:
[email protected] of tel. 073-8908319. De avond duurt van 19.30 tot 22.00 uur en wordt geleid door de auteur van dit communicatieplan. Kosten bedragen € 200,- exclusief reiskosten à € 0,19 per kilometer
1
(13)
Colofon Contactinformatie: Energie Coöperatie Schijndel Madame Curieweg 3 5482 TL Schijndel www.energieschijndel.nl
[email protected] Auteur: Tjanne Hartman | Tekst- en Communicatiebureau. www.tjannehartman.nl
[email protected] Dit communicatiehandboek is mede tot stand gekomen dankzij de Europese Commissie, Stichting Streekfonds Het Groene Woud en de gemeente Schijndel.
2
1. Een energiecoöperatie starten Waarom een coöperatie? Door een coöperatie te starten, geef je aan met en voor de (lokale) bevolking te gaan werken. Je plannen moeten dus collectief zijn: te groot voor een individu om op te pakken. Wil je alleen een zonnepanelenproject starten? Dan hoef je daar niet per se een coöperatie voor op te richten. Enkel een projectgroep vormen kan dan genoeg zijn. Zie hoofdstuk 4: projecten. Denktank of initiatiefgroep Begin met een denktank of initiatiefgroep. Een groep enthousiastelingen die gezamenlijk hun ideeën, wensen, plannen en ambities proberen vorm te geven. Richt pas een echte energiecoöperatie op wanneer duidelijk in beeld is wat het doel is. Dat uiteindelijke doel mag best groot en ambitieus zijn, maar je moet ook duidelijke ideeën (kleinere plannen, stapjes) hebben over de weg daar naartoe. Breng het volgende in kaart: Doel(en) voor korte en lange termijn. Ambitie(‘s) voor korte en lange termijn. Inventarisering mankracht: hoeveel handjes om te helpen, wie wil wat doen, wat zijn ieders sterkte punten etc. Ga praten bij vergelijkbare coöperaties/instellingen om te horen wat zij doen, hebben gedaan, wat hun valkuilen waren en wat hun tips zijn. Financiële inventarisatie. Mogelijkheden van subsidies. Wat is een coöperatie? Een coöperatie is een vorm van zelforganisatie van producenten of verbruikers, gericht op het vergroten van economische macht en het behalen van schaalvoordeel. Het is een onderneming die wordt bestuurd en gefinancierd door leden die gebruik maken van di e onderneming. De leden benoemen een Raad van Commissarissen. Deze raad stelt vervolgens een bestuur aan. Vanuit de wet zijn de volgende juridische waarden op een coöperatie van toepassing¹: - De vereniging oefent een bedrijf uit. - De stoffelijke belangen van de leden worden bevorderd. - Tussen leden en coöperatie bestaat naast lidmaatschap een zakelijke overeenkomst. - Coöperatie mag winst uitkeren aan leden. - Leden hebben zeggenschap. ¹Bron: www.cooperatie.nl
Startersrichtlijnen De eerste drie jaar zijn de belangrijkste jaren. Hierin ontwikkel je je visie, ambitie, zet je de sociale mediakanalen op, vormt zich een vaste groep vrijwilligers/medewerkers en worden de eerste projecten zichtbaar. Houd er rekening mee dat je veel achterban zult verliezen. Een groep begint enthousiast, maar uiteindelijk blijft er maar een klein(er) groepje over. Dit komt vaak omdat een gevoel van verbinding en toegevoegde waarde ontbreekt: in het begin gebeurt er soms weinig zichtbaars/tastbaars. Zorg dus dat de vrijwilligers die je hebt ook enthousiast blijven. Hoe? Zie hoofdstuk 2: communicatie en voorlichting.
3
De beginfase: 1. Breng de wensen in kaart. Zie ´Denktank of initiatiefgroep´ op pagina 2. 2. Organiseer een startersavond of publieksavond. Het doel hiervan is tweeledig: je onderzoekt of lokale mensen een coöperatie zien zitten en doet een oproep voor vrijwilligers die bij willen dragen aan de oprichting en totstandkoming. Kondig de avond groots aan in de (lokale) media. Ben tijdens de avond en in het persbericht openhartig en eerlijk: er zijn wellicht nog weinig concrete projecten/plannen, maar samen (de initiatiefgroep én de potentiele nieuwe vrijwilligers/leden) ga je die ontwikkelen. Laat aanwezigen op deze avond al inschrijven als (potentieel) lid / geïnteresseerde / vrijwilliger voor een bepaalde werkgroep etc. Pols de wensen, ambities e.d. van de aanwezigen. Zorg dat iemand tijdens deze avond notuleert en inventariseert zodat de informatie niet verloren gaat. 3. Bied je leden iets. Als je iemand vraagt om lid te worden, stelt deze persoon zich de volgende vragen: o Wat levert het me op, en het liefst nog op korte termijn? o Is de partner (in dit geval de energiecoöperatie) te vertrouwen? o Helpt het bij iets wat ik alleen niet voor elkaar krijg? Op deze vragen moet je als coöperatie antwoord kunnen geven. Misschien nog niet heel specifiek, maar in ieder geval een lange-termijn-antwoord. 4. Richt een bestuur op. Denk daarbij aan statuten, reglementen, oprichtingsakte, Raad van Commissarissen, eventuele ledenraad etc. 5. Start met projectgroepen. Na de startersavond kun je werk- en projectgroepen werkgroep samenstellen. Werk op projectbasis: gerichte projecten waar een team vrijwilligers zich op stort en waar een termijn voor staat. Bijvoorbeeld: project website. Een aantal mensen gaat de website maken/laten maken/vullen. Werkgroepen verzanden vaak in verlamming omdat er weinig concreets gedaan kan worden. Een project heeft een deadline, korte -termijn-planning en concrete opdracht. Zie ook hoofdstuk 4: projecten. 6. Laat je horen. In de beginfase mag je fouten maken en er voor uitkomen dat nog niet alles vlekkeloos verloopt. Durf te zeggen: ‘We zijn er, we zijn druk bezig met van alles en nog wat maar je hoort nog weinig van ons. Dat wordt later beter’. 7. Houd de denktank in leven. De kans is groot dat de initiatiefnemers van de coöperatie uitwaaieren over bestuur en projectgroepen. Het zou goed zijn als zij als denktank ook nog af en toe bij elkaar komen om het oorspronkelijke enthousiasme, de ambitie en de doelen te bewaken en waarborgen. 8. Algemene Leden Vergadering. Organiseer twee keer per jaar een Algemene Leden Vergadering (ALV) zodat leden hun invloed kunnen uitoefenen. Bijkomend voordeel: je bent praktisch bezig, krijgt leden bij elkaar en kunt bijvoorbeeld de conceptbegroting al voorleggen en daar reacties op vragen. Vul de avonden met een zo kort mogelijk formeel deel en een actief informeel deel. Zo krijg je meer interactie en hopelijk ook meer opkomst dan gewoon is bij ledenvergad eringen. Bij de najaarsvergadering kun je het budget voor het volgende jaar voorleggen en het bijvoorbeeld ook over een verhoging van het lidmaatschapsgeld hebben. In de voorjaarsvergadering stel je de jaarcijfers vast. Zie voor meer ideeën over de invulling van de ALV hoofdstuk 2: communicatie en voorlichting.
4
Bij elke oprichting en binnen elke organisatie zijn valkuilen. Ben hier alert op. Valkuilen: - Navelstaren. Het is aan te bevelen één iemand - liefst een buitenstaander of communicatieprofessional - aan te stellen die een overzicht houdt. Deze persoon kan beoordelen wanneer iets wel of niet nieuwswaardig is en kan het navelstaren doorbreken. Zie ook de subkop ‘Wat is nieuws’ op pagina 8. - Geld. Een coöperatie opstarten kost geld. Je hebt budget nodig voor publiciteit, faciliteit, communicatiemiddelen en het bekostigen van evenementen (koffie/thee/huur). Energie Coöperatie Schijndel kreeg van de gemeente Schijndel een startbudget. Neem dus contact op met de verantwoordelijk wethouder en betrek hem of haar bij je plannen. - Het duurt gemiddeld twee jaar om een (vrijwilligers)organisatie op de rit te krijgen. Heb geduld en verwacht niet veel in korte tijd te kunnen bereiken.
5
2. Communicatie en voorlichting Het loont de moeite om een communicatiespecialist aan te trekken. Iemand die persberichten kan schrijven, een medialijst van lokale en regionale media en collega-energiecoöperaties samenstelt, die de website voorziet van content en de social media bijhoudt. Is dit niet mogelijk, stel dan een klein team samen dat de communicatie op zich neemt. Liefst een team dat veel bij de organisatie en het bestuur is betrokken en dus dicht bij het vuur zit. Werkgroep communicatie:
Informatie/wensen va nui t doelgroep(en)
Informatie/wensen va nui t externen
WERKGROEP COMMUNICATIE:
INFORMEREN:
Informatie verzamelen Informatie verwerken Informatie bewaren Nieuws vergaren Nieuws verspreiden (intern & extern) Mediacontacten Social media en website onderhouden
Leden Media Doelgroep(en) Externen Belanghebbenden Politiek
Informatie/wensen va nuit projectgroepen en bestuur
De intensiteit van communicatie kan en mag variëren. Soms valt er weken lang niets te melden, vervolgens is er dagelijks nieuws. Let altijd op het taalgebruik: je zit zelf helemaal in de materie, maar dat geldt niet altijd voor de mensen die je wilt bereiken. Dus vermijd ingewikkelde termen (of leg ze goed uit). Unique selling points: Blijf in al je communicatie je kernwaarden en korte- en lange termijn doelen benadrukken. Meld bijvoorbeeld altijd dat je een coöperatie bent zonder winstoogmerk, dat je eventuele winst investeert in lokale duurzame energie etc. Het zijn je zogenoemde ´unique selling points´ en die moeten altijd en overal zichtbaar zijn. Meld ze niet alleen als opsomming, maar maak er ook een samenhangend verhaal van, vergelijkbaar met een elevator pitch. Zo kun je ook op verjaardagen of tijdens zondagmiddagen met de familie kort en bondig uitleggen wat de coöperatie doet en nastreeft.
6
De communicatie is gericht op 3 doelgroepen: 1. Achterban/doelgroep (gericht informeren) - Beschrijf je doelgroep. Een voorbeeld: Energie Coöperatie Schijndel is voor álle Schijndelaren. De doelgroep is dus heel breed en moet op brede, verschillende manieren benaderd worden. - Zet bij de communicatie website, nieuwsflitsen/-brieven en social media in. - Houd met regelmaat ledenavonden en openbare thema-avonden. Geef de stand van zaken over lopende zaken, vertel wat achter de schermen gebeurt en in ontwikkeling is etc. Denk aan thema-avonden, workshops, energiecafés om te kletsen etc. - Houd leden/geïnteresseerden op de hoogte middels nieuwsflitsen. Geen lange nieuwsbrieven, maar korte, prikkelende berichtjes. Ook non-nieuws is nieuws. Heb je een nieuw logo? Meld dit dan en vraag mensen om hun mening. Call to action: betrek mensen bij de club. - Algemene Leden Vergadering (ALV). Dit is een verplicht nummer voor veel verenigingen, maar je kunt er iets moois van maken. Zie punt 8 op pagina 3. - Maak onderscheid tussen particulieren en bedrijven. Bedrijven hebben andere interesses/belangen en wellicht ook mogelijkheden (bijvoorbeeld meer zonnepanelen op een groot plat dak). Leg daarom contact met de plaatselijke ondernemersvereniging(en). Misschien kun je regelen dat de ondernemersverenigingen je nieuwsbrief naar al haar leden door wil sturen. Onderzoek of je via hen de bedrijven kunt benaderen, wat mogelijk is in het bedrijfsleven (speciale subsidies) en wat leeft onder de ondernemers in jouw gemeente op het gebied van duurzaamheid. Let wel op de wet op privacy: nieuwsbrieven versturen mag alleen als iemand daar specifiek toestemming voor heeft gegeven. 2. Buitenwereld (doel: algemeen informeren, naamsbekendheid vergroten, evt. leden werven) - Communiceer actief met de buitenwereld. Vergroot zo je naamsbekendheid, werf nieuwe leden of mensen die iets bij kunnen/willen dragen. Houd de lopende projecten, ambities en te behalen doelen niet te veel binnen de eigen club. - Zet bij de communicatie website, nieuwsflitsen/-brieven, persberichten voor de lokale en regionale media en social media in. 3. Overheid (doel: subsidie werven, medewerking krijgen, informeren, draagvlak vergroten) - Het is een flinke zoektocht, maar bij overheden is vaak heel wat subsidie te krijgen voor initiatieven als het oprichten van een energiecoöperatie. Het benaderen van een overheidsinstantie vergt o.a. kennis van de ambtenarij. Onderschat niet het belang van deze vorm van communiceren en zoek de juiste ingangen. - Schrijf formele doch heldere brieven naar de betrokken ambtenaren en verwijs hierin ook naar de website. - Durf om geld te vragen. Als gezegd is er vaak meer subsidie beschikbaar dan je denkt en mag je met een goed en helder plan of projectidee vragen om financiële ondersteuning.
7
Communicatiemiddelen: Website - Gebruik deze in het begin vooral als visitekaartje. Zet de site niet meteen vol met (nog vage) plannen. Een homepage met het doel, de ambitie (zie ook unique selling points op pagina 5), contactgegevens en manier om in te schrijven als lid of voor de nieuwsbrief is voldoende. - Laat een website maken die makkelijk te onderhouden is (bijvoorbeeld middels CMS Wordpress) en waar een SEO-module achter zit. Dit laatste betekent dat zoekmachines als Google de site en verschillende pagina´s makkelijk kunnen vinden. - Vul een site niet met lange lappen tekst, maar maak een goede balans tussen tekst, afbeeldingen, tussenkopjes en alinea’s. - Wanneer je zelf de website gaat vullen, laat de teksten dan schrijven door iemand die hier ervaring mee heeft en in ieder geval het Nederlands goed beheerst. - Onthoud dat de website niet het primaire communicatiemiddel is. Je ‘lokt’ mensen naar de site via anderen kanalen: sociale media en persberichten in de media. Uiteraard moet je website wel het complete plaatje en de complete informatie bieden.
Sociale media - Begin hier pas aan als je iemand hebt die het ook kan en wil onderhouden. Een account dat nooit wordt gebruikt, wekt de indruk dat je organisatie niet leeft. - Omdat social media snel is, sluipen taalfouten makkelijk in berichten. Plaats daarom alles met aandacht en werk niet gehaast. Laat alle berichten het liefst door twee anderen lezen. Ook een goede tip: reageer niet impulsief op berichten van anderen. Laat reacties, opmerkingen of je eigen emotie eerst even bezinken. - Social media-mogelijkheden zijn er in overvloed. De meest populaire in Nederland zijn Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, YouTube, Flickr en LinkedIn. De meest geschikte voor een energiecoöperatie zijn Facebook en Twitter. Als er veel afbeeldingen/foto’s zijn, zijn ook Instagram en Pinterest geschikt. Ga je veel filmpjes maken/delen, dan is een YouTube-kanaal de moeite. Let wel: zorg dat links naar je social media op je website staan. LinkedIn is minder geschikt: dit is voornamelijk een medium voor individuen. Er zijn wel energiecoöperaties actief in groepen die je op LinkedIn aan kunt maken. Doel is dan informatie delen en op elkaar reageren. Een effect dat ook op Facebook te verkrijgen is. Je kunt proberen een groep van je coöperatie aan te maken en op die manier andere bedrijven te benaderen. Echter blijft LinkedIn een medium waar individuen achter schuil gaan waardoor het lastig(er) is om met bedrijven te communiceren. - Veel mensen linken social media aan elkaar. Een tweet wordt dan één-op-één door Facebook gekopieerd en andersom. Doe dit niet. Elk social media kanaal is anders. Twitter is van de korte, krachtige en soms bijna cryptische omschrijvingen, op Facebook schrijf je veel uitgebreider. Het oogt bovendien ‘lui’ als je één bericht overal doorplaatst. Neem de moeite om een aparte tweet en een apart Facebookbericht te posten. - Facebook is bij de meeste Nederlanders inmiddels wel bekend. Zeker bij diegenen die zich met de communicatie van de coöperatie willen gaan bemoeien. Voor Twitter geldt dat niet. Daarom een speciale bijlage met een basishandleiding. Zie Bijlage A: Twitter hand-out.
8
Persberichten voor externen - Laat persberichten indien mogelijk door een deskundige schrijven. Tekstschrijvers weten hoe media willen worden benaderd, hoe je persberichten opstelt etc. - Het lijkt een open deur, maar taal- en schrijffouten zijn not-done. - Zie Bijlage B: tips voor het schrijven van een persbericht. - Maak een template voor je persberichten: het logo bovenaan, onderaan de contactgegevens, meld duidelijk dat het een persbericht is, zet de datum er bij etc. - Verstuur de persberichten via een eerder samengestelde medialijst. Het opstellen van een medialijst kost éénmalig veel tijd, maar loont de moeite. Op een medialijst staan lokale, regionale en eventueel landelijke media (dit laatste zal weinig tot niets opbrengen als je een lokale organisatie bent, maar niet geschoten is altijd mis), belanghebbenden, geïnteresseerden etc. Maak onderscheid bij het versturen van de persberichten. Schrijf media aan met ‘Beste redactie, hierbij een persbericht voor in/op uw medium.’, je collega’s met ‘Beste collega, hierbij een persbericht over een mooi nieuw initiatief van onze coöperatie’ etc. - Medialijsten zijn ook te koop, maar hier wordt doorgaans veel geld voor gevraagd.
Logo -
Ontwerp een sterk logo voor je coöperatie. Vaak geldt: hoe simpeler, hoe beter. Kies een krachtig beeldmerk en laat dit overal terugkomen. Een logo moet herkenbaar zijn en duidelijk (dus meld je naam er in).
Nieuwsbrief voor leden - Stuur geen ellenlange nieuwsbrieven: breng nieuws kort en krachtig. - Werk met tekst, beeld en links naar bijvoorbeeld je eigen website. - Overweeg of ook niet-leden voor de nieuwsbrief kunnen inschrijven. Maak hiervoor een inschrijffunctie aan op je website. Let er wel op bij het versturen van je nieuwsbrieven: leden krijgen soms ander nieuws dan niet-leden (denk aan uitnodigingen voor ledenvergaderingen). - Energie Coöperatie Schijndel heeft de nieuwsbrief vervangen voor een Nieuwsflits. Elk te melden bericht wordt apart via een nieuwsflits naar de leden gestuurd (en ook op Facebook en op de website geplaatst). Leden krijgen vaker bericht en bove ndien kortere berichten die ze sneller zullen lezen dan een lange nieuwsbrief. Schrijf een korte nieuwsflits waarin je voor het volledige bericht doorlinkt naar de website. - Een makkelijk programma voor het maken van de nieuwsbrief/nieuwsflits is Mailchimp. Tot en met 2.000 ontvangers is dit programma gratis en het is makkelijk te integreren op de meeste websites. - Let bij het versturen van nieuwsbrieven op de wet van de privacy: mensen dienen toestemming te hebben gegeven voor het ontvangen van de nieuwsbri ef en er moet altijd een duidelijk afmeldfunctie onderaan de nieuwsbrief staan.
Mond-tot-mond reclame - De beste reclamemaker ben je zelf! Praat met familie, vrienden en collega’s over je passie en ambitie.
9
Wat is nieuws? Alles wat van een zeker (algemeen) belang is, is nieuws. Nieuws is meestal een recent feit, een actualiteit, een ´nieuwtje´. Nieuws zijn ook onthullingen uit het verleden. Nieuws kan zowel groot nieuws zijn (‘Energie Coöperatie Schijndel sleept subsi die van 2 ton in de wacht’) als klein nieuws (‘Nieuw logo voor Energie Coöperatie Schijndel’). Het grote nieuws is interessant voor alle lokale en regionale media, het kleine nieuws houd je doorgaans intern voor alleen de leden. Maak de afweging of ‘het brede publiek’ geïnteresseerd is in wat je wilt melden. In het geval van die twee ton subsidie is dat zeker het geval. Een nieuw logo zal weinig tot geen buitenstanders interesseren. Nieuws signaleren is een vak apart, niet voor niets is in dit communicatieplan al meerdere malen geadviseerd een professioneel iemand aan te stellen voor de communicatie. Echter, met een beetje kwaliteit om de eigen activiteiten vanuit een helicopterview te bekijken, kan ook een leek goed inschatten wanneer je wel of niet naar buiten moet treden met nieuwtjes. Deel succesverhalen Succesverhalen zijn niet altijd ‘hard nieuws’, maar zeker de moeite van het delen waard. Wanneer je een project succesvol afrond (bijvoorbeeld een ledenwervingsactie die 100 nieuwe leden oplevert), is dat vermeldenswaardig. Door succesverhalen te delen, wek je interesse en geef je aan dat je als coöperatie je ervaringen deelt. Dat geeft een open karakter. Succesverhalen delen hoeft niet altijd via media, maar kan heel makkelijk via de eigen website en social media-kanalen. Series, verhalen en ludieke acties Benader de weekkrant of regionale editie van je dagblad en bespreek de mogelijkheden voor bijvoorbeeld een serie, een actie, een (gratis) advertentie etc. Ideeën van ECS: - Flits van de Week. Wekelijks kadertje in de weekkrant met een spreuk, uitdrukking, tip of nieuwtje op het gebied van energie of gerelateerd aan de coöperatie. - Serie ‘Stroom van boven´. Een serie in het lokale weekblad waarin eigenaren van zonnepanelen aan het woord komen en vertellen over hun ervaringen met zelf opgewekte energie. Ideale volgorde wanneer je iets te melden hebt: 1. Maak het nieuws-/persbericht, 2. Verstuur het naar de leden (in de nieuwsbrief/-flits) (leden moeten nieuws altijd als eerste horen. Wanneer ze iets uit de pers vernemen, kan dat onvrede of een gevoel van ‘ik ben niet belangrijk’ creëren). 3. Meld het nieuws op je site en social media 4. Verstuur het bericht naar de media Hoe schrijf je een persbericht? Zie bijlage B
10
3. Organisatie en interne communicatie Een organisatie functioneert niet zonder een goede interne communicatie en organisatie. Ook die weg is een zoektocht naar de makkelijkste manier van werken. Belangrijk is om alle documentatie vanaf het begin te archiveren. Communicatie begint met een duidelijke structuur: werk in gedeelde mappen in the cloud (online) waar iedereen zijn of haar bestanden in opslaat. Maak mappen voor het bestuur, voor eventuele werkgroepen en projectgroepen en verdeel deze mappen ook weer onder. Het lijkt een heel karwei, maar het systeem ontwikkelt zichzelf. Wat is belangrijk om te delen, en digitaal te bewaren: - Ledenadministratie - Bestuurlijke informatie zoals de statuten - Persberichten - Foto’s - Notulen van (belangrijke) vergaderingen - Projectinformatie (notulen, plannen, uitwerkingen etc.) Opslaan in de cloud Dropbox is een bekend cloud-programma om mappen te kunnen delen met derden, maar heeft een aantal beperkingen: Voor veel gebruikers is de basis-opslagruimte van een gratis Dropboxaccount (momenteel 2 GB) al vrij snel verbruikt. Als je bij Dropbox mappen deelt, kan iedereen bij elke map. Hiërarchie is niet mogelijk. Een beter alternatief is Copy (www.copy.com) Copy bestaat al langere tijd en doet qua functionaliteit, snelheid en reputatie niet onder voor Dropbox en andere concurrenten. Een gratis account bij Copy heeft momenteel 15 GB ruimte. Copy maakt gebruik van ´fair sharing´. Dat wil zeggen dat wanneer een bestand van 1 GB wordt gedeeld door 10 mensen, iedereen slechts 0,1 GB verbruikt van de opslagcapaciteit. Bij Copy kan op ieder niveau in de mappenstructuur toegang ingesteld worden (voor lezen en/of bewerken). Je kunt dus keuzes maken wie in welke mappen (en alle daar onder hangende mappen) kan werken. Er is één nadeel, dat overigens voor vrijwel alle anderen oplossingen ook geldt: de informatie staat op Amerikaanse systemen en valt dus onder het Patriot Act. Deze wet geeft de Amerikaanse overheid meer mogelijkheden om informatie te verkrijgen en op te treden in geval van mogelijk terrorisme. Er is veel kritiek op de wet omdat ze de privacy-burgerrechten van de Amerikaanse bevolking zou schenden. Gezien de informatie die je als energiecoöperatie opslaat en deelt, is dit geen bezwaar: je deelt geen zwaar vertrouwelijke of geheime gegevens. Vergeet bij al het externe communiceren niet dat je ook intern de zaken op orde moet hebben. Beginnersfout: je organiseert enthousiast een evenement maar vergeet je collega-bestuursleden te informeren. Of je bedenkt je ineens dat je de leden niet hebt uitgenodigd. Vind een goede balans tussen interne en externe communicatie, dan komt het helemaal goed met je coöperatie. En nogmaals: een foutje maken mag, daar leer je alleen maar van.
11
4. Projecten Voer je plannen en ambities uit door middel van projecten. Zoals eerder al vermeld, werkt een project vaak beter dan een werkgroep, omdat je een deadline en specifiek doel kunt stellen. Een project kan zo groot of klein zijn als je zelf wenst. Project ‘nieuwe website ontwerpen’ is aanzienlijk sneller klaar dan project ‘Alle dorpsgenoten van zonnepanelen voorzien’. Tijdens een eerste brainstormsessie kun je onderzoeken wat de wensen zouden kunnen zijn: Stel daarbij de volgende vragen: - Waar zou de coöperatie haar leden mee kunnen/willen ontzorgen? - Lopen er al besparings-/energieprogramma’s bij de gemeente of andere organisaties? - Welke lokale bedrijven/organisaties zijn al actief met energie? Begin met een duidelijke visie voor het project: 1. Doel Wat gaan we doen, wat willen we bereiken? 2. Deadline Geef het project een duidelijk eindpunt waar iedereen naar toe werkt. 3. Medewerkers Wie zijn bij het project betrokken? Zijn er externe partijen die iets toe kunnen voegen? 4. Hoofdverantwoordelijke Stel een voorzitter van de projectgroep aan. Iemand die de vergaderingen regelt, die de rode draad bewaakt en die de leiding neemt. 5. Plan van aanpak Maak een duidelijk plan van aanpak. Bijvoorbeeld aan de hand van het draaiboek dat aan dit communicatieplan is toegevoegd. Zie bijlage C. 6. Taakverdeling Wat zijn ieders sterkte punten? Wie doet wat? 7. Communicatie Communiceer via nieuwsflits en eventueel social media en website over het lopende project. Dit is ook een ideale manier om mensen te werven of om leden met de gewenste expertise te vinden die bij kunnen dragen. Zie hoofdstuk 2: communicatie en voorlichting. Voorbeeld: Energie Coöperatie Schijndel heeft al een project gerealiseerd tot kant-en-klaar product: Schijndelse Stroom. Zie www.energieschijndel.nl/schijndelse-stroom Vergeet niet alle leden, de pers en eventuele belanghebbenden duidelijk te informeren als het project het einde nadert of al ten einde is. Ben trots op het resultaat, draag dit naar buiten volgens eerder genoemde communicatiemiddelen en communicatiekanalen. Kom na elk project nog een keer bij elkaar met de projectgroep om te evalueren. Ben hierbij kritisch: je leert er van. Zie hoofdstuk 7: reflectie.
12
5. Hulp bij het verder opzetten/uitrollen van de coöperatie en verbinding zoeken Blijf hameren op de gemeenschappelijke passie en visie. In het geval van Energie Coöperatie Schijndel is het doel: samen op weg naar betaalbare, eigen en duurzame energie in Schijndel. Die zin/ambitie/leus komt continu terug. Tips om je coöperatie levendig te houden: - Bedenk ludieke acties. Ga als de lente begint verkleed als zonnepanelen door het centrum lopen want ´de lente begint, de zonnepanelen gaan weer incasseren´. - Onderlinge verbinding. Zorg voor regelmatige bijeenkomsten / workshops / ledenavonden / themaavonden. - Verbinding met externen. Bezoek andere coöperaties, blijf lobbyen bij de politiek, ga naar themabijeenkomsten of workshops. - Subsidies. Blijf alert op de wereld van de subsidies: wat valt er te halen, waar komen interessante tenders aan? - Benader politiek. Welke wethouder gaat over duurzaamheid? Wie is de duurzaamheidsambtenaar? Nodig hen regelmatig uit voor gesprekken om updates over de gang van zaken te geven. Ga ook eens bij de gemeenteraad vertellen wat je allemaal aan het doen bent als coöperatie. De Schijndelse Energie Coöperatie heeft dat in januari 2015 gedaan. Lees het persbericht daarvan via http://www.energieschijndel.nl/politici-bijgepraatenergie-cooperatie-en-veerkrachtig-schijndel/ - Communicatieplan herlezen Lees dit communicatieplan regelmatig nog eens door om tips of inspiratie op te doen of om wakker geschud te worden. Marketing Maak een project ´Marketing´. Onderzoek of het de moeite loont om bijvoorbeeld merchandise te laten maken: pennen met het logo, temperatuurmeters die je uit kunt delen tijdens de weekmarkt in het dorp of in de wijk, banners met daarop de naam van je coöperaties om tijdens evenementen te gebruiken etc. Tijdens een brainstormsessie kun je met een paar mensen vaak enorm veel leuke (en goedkope) ideeën bedenken.
13
6. Informatieavonden en evenementen organiseren Werk de volgende checklist puntsgewijs af en je zult weinig tot niets vergeten bij de organisatie van een informatieavond of (groter) evenement. Het spreekt voor zich dat voor een ledenavond aanzienlijk minder voorbereiding nodig is dan bij het organiseren van een open dag. Beslis dus zelf hoe intensief en grondig de voorbereidingen moeten zijn. Hieronder wordt uitgegaan van het organiseren van een evenement waarbij enkele tientallen bezoekers komen. Voor aanvang 1. Formuleer het idee en de aanleiding van het evenement. 2. Definieer de doelstellingen van het evenement. 3. Stel het beschikbaar budget vast. 4. Bepaal de vorm ofwel het soort evenement. 5. Maak een profiel van de gasten/doelgroep. Samenstelling project- of organisatieteam 1. Stel een hoofdverantwoordelijke/projectleider aan. 2. Stel de budgetverantwoordelijke aan. 3. Definieer de taken van de leden. 4. Stel deadlines. Draaiboek samenstellen Werken aan de hand van een draaiboek is bijna onmisbaar bij het organiseren van een evenement. Voor een ledenavond is het niet nodig, maar ga je een open dag organiseren dan is het al snel raadzaam en makkelijk om aan de hand van een draaiboek te werken. In Bijlage C een voorbeeld van zo’n draaiboek. Uiteraard kan deze per activiteit/organisatie/persoon worden aangepast. Vergaderingen Houd tenminste twee keer een operationele vergadering waarbij het organisatieteam aanwezig is. Plan deze vergaderingen ruimschoots voor het evenement. Tijdens het evenement 1. Indien gewenst: geef alle betrokkenen een draaiboek. 2. Zorg dat één persoon de regie in handen heeft. 3. Zorg dat deze regisseur bevoegd is om snel beslissingen te nemen. 4. Zorg voor één persoon die fungeert als aanspreekpunt. 5. Zorg voor gastheren/-vrouwen. 6. Zorg bij een informatie- of ledenavond voor een duidelijke kop en staart: houd een welkomstwoordje waarin je het doel en de invulling van de avond uitlegt maar ook kort wat vertelt over je eigen energiecoöperatie. Sluit de avond vervolgens af en laat gelegenheid tot het stellen van vragen. 7. Vraag bezoekers die geen lid zijn bij binnenkomst/vertrek hun mailadres op te schrijven. Je kunt ze dan na afloop een (foto)verslag sturen waarin je ook de mogelijkheden van lidmaatschap, de social mediakanalen, website etc. beschrijft.
14
Na afloop 1. Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, leveranciers, etc. 2. Stuur leden/bezoekers per nieuwsflits/-brief een verslag van het evenement. Doe dit binnen twee weken na de betreffende happening wanneer alles nog vers is. Liefst ook met foto´s. Ook plaatsen op website en via social media. 3. Stuur het verslag – indien interessant en nieuwswaardig genoeg – in de vorm van een nieuwsbericht naar lokale/regionale media. 4. Doe verslag op social media. 5. Werk het draaiboek bij voor een volgende keer. 6. Maak een financieel eindverslag. 7. Evalueer het evenement. Zie hoofdstuk 7: reflectie.
15
7. Reflectie Evalueren is van groot belang. Doe dit liefst na elke informatieavond, bijeenkomst en na elk evenement. Ben kritisch op jezelf en sta open voor eventuele op- en aanmerkingen. Evalueren kan aan de hand van twee simpele kolommen: Wat zijn/waren sterkte punten
Wat zijn verbeterpunten
Algemene reflectie: vraag eens een buitenstaander naar je energiecoöperatie te kijken. Wat vindt hij/zij van de pr? Snapt hij/zij de website? Buitenstaanders kunnen een verhelderende blik geven op waar je mee bezig bent en het navelstaren doorbreken. Ook dit communicatieplan kan worden aangevuld. Dus heb je verbeterpunten of toevoegingen, mail die dan naar
[email protected]. Bedankt voor het meedenken!
16
BIJLAGE A Twitter hand-out
Advies voor beginnende twitteraars Wat is Twitter? Twitter is een tweezijdig communicatiekanaal. Het bestaat uit tweets die de hele dag door worden geplaatst door iedereen die een Twitteraccount bezit. In jouw timeline/tijdlijn komen alle berichten van de personen en instanties die jij volgt. Een tweet is een bericht van 140 karakters. Je kunt hierin melden wat je doet, zeggen hoe je ergens over denkt, maar ook reclame maken voor je bedrijf of product. Eveneens kun je anderen retweeten (een geplaatste tweet van iemand kopiëren), links naar webpagina’s of filmpjes plaatsen en naar je eigen website linken. Twitter is een publiek netwerk, alles wat je tweet is openbaar (tenzij je account op ‘private’ is ingesteld. Dit is echter niet aan te raden want het doel van Twitter is juist die openbaarheid en vindbaarheid). Ook zoekmachines verwijzen vaak door naar Twitter. Waarom zou je gaan Twitteren? Je opent een Twitter-account als je deel wil nemen aan dit snelle, dynamische medium. Het is zinvol om je Twittergebruik eerst te definiëren: wat wil je bereiken met Twitter, wie wil je bereiken, heb je tijd en ben je bereid om het bij te houden etc. Je eigen Twitter-account Zorg voor een duidelijke naam (username). Hier word je door anderen op gevonden en het is de naam waarmee de buitenwereld je leert kennen. Overigens kun je je Twitter-naam altijd aanpassen. Als profielfoto kun je het beste een portretfoto nemen, maar wanneer je als bedrijf of coöperatie twittert, is je logo ook goed. BASISREGELS VOOR TWEETS Zorg voor duidelijke tweets: goed taalgebruik, duidelijke zinnen en af en toe een foto of doorverwijzing naar een website of artikel. Tweet niks als je niets interessants te melden hebt. Ben voorzichtig met re-tweeten en het plaatsen van links: als je dit te veel doet, wek je de indruk zelf niks te melden te hebben. Links plaatsen in je Tweet Links plaatsen is een makkie: je kopieert het betreffende webadres en plaatst deze in je tweet. Twitter verkort de link automatisch. Ook in het populaire Twittersoftwareprogramma Tweetdeck worden links automatisch ingekort. Wil je een YouTube-filmpje delen, dan kun je gebruik maken van de URLverkorter van YouTube zelf. Klik op ‘Deze video delen’ en vink ‘Korte URL’ aan. Je kunt deze dan kopiëren of meteen via het Twitterknopje een tweet aanmaken. Via Twitter kun je ook heel makkelijk een foto of video delen. Dat kan door middel van een klik op het cameraatje links onder de tweet.
17
Hashtags Hashtags (het Engelse woord voor #) zijn een soort labels of kernwoorden die je aan je tweet hangt. Zo geef je aan dat je tweet over een bepaald onderwerp gaat. Voor de Energie Coöperatie Schijndel zijn de hashtags #Energie en #Schijndel logische voorbeelden. Met hashtags kun je zoeken wat allemaal over een bepaald onderwerp wordt getwitterd. Iemand die alles wil weten over zonnepanelen, gaat naar de zoekfunctie binnen Twitter, vult daar #zonnepanelen in en krijgt alle tweets (van over de hele wereld) te zien die deze hashtag hebben. Het is ook handig als je bij een evenement bent. Wil je bijvoorbeeld alles weten over Hier Opgewekt, dan zoek je op #HierOpgewekt. En sta je zelf op een beurs? Zet dan de naam van die beurs achter al je tweets, met een # er voor. De zoekfunctie van Twitter wordt steeds geavanceerder waardoor je ook zonder de hashtag veel kunt opzoeken. Een # is dus niet meer zo belangrijk als eerst, maar nog steeds heel handig als zoekfunctie. Reageren op andere twitteraars/tweets Je kunt op drie manieren reageren op anderen en hun tweets: 1. Een antwoord (Reply). Als je op Reply klikt, verschijnt automatisch de gebruikersnaam van de ontvanger in beeld en kun je hem/haar een antwoord sturen. Een Reply is openbaar. 2. Een @vermelding (Mention). Je meldt iets in je tweet en vraagt daarmee ook de aandacht van iemand anders, of noemt (mentioned) die ander. Dit doe je simpelweg door zijn/haar @username in je be richt te melden. 3. Een (privé)bericht. (Direct Message). Wordt afgekort als DM (Direct Message). Dit is een privé bericht dat niet te lezen is door anderen. En dan kun je ook nog retweeten. Je plaatst een tweet van een ander één op één door onder jouw account. Tip: Laat de bronvermelding altijd staan. Hoe krijg je volgers? Twitter draait om volgen en gevolgd worden. Immers: pas als je volgers hebt, zullen zij in hun timeline (het overzicht van alle tweets van de mensen/instanties die je volgt) jouw berichten lezen. VOLGERS KRIJGEN Ben actief: haak aan bij opmerkingen/gesprekken, kijk waar mensen het over hebben en reageer daar op en werk gericht met hashtags. Op de site twittergids.nl vind je overzichten van actieve twitteraars op allerlei gebieden. Het is gebruikelijk om mensen te volgen die je niet persoonlijk kent. Dat kan en mag bij Twitter. Op de Who to follow-pagina op twitter.com kun je op vier manieren nieuwe Twittercontacten vinden. Bij ‘search’ kun je een naam of trefwoord intikken, ‘view suggestions’ toont tips van Twitter zelf, ‘Browse Interests’ toont suggesties per rubriek en bij ‘Find Friends’ kun je bijvoorbeeld via je LinkedIn-account kijken wie van je contacten op Twitter actief is. Het lukt niet altijd om iemand via zijn of haar echte naam te vinden binnen Twitter. Probeer dan eens Google. Gebruik als zoekopdracht de naam plus het woord ´Twitter´. Via de profielen van andere twitteraars kun je zien wie zij volgen. Hier kun je ook ideeën opdoen.
18
Mensen ontvolgen Soms ben je iemand gaan volgen van wie je op een beleefde manier afscheid van wil nemen. Dat heet ontvolgen of unfollowen. Ontvolgen gaat in twee simpele stappen: 1. Activeer het profiel dat je wilt ontvolgen door op de foto of de Twitternaam te klikken. Je ziet nu de knop Following 2. Klik op Following om het betreffende account te ontvolgen. De knop verandert als je er met de muis boven komt. Blokkeren / rapporteren als spam Sommige Twitteraccounts wil je uit je lijst omdat ze spam verspreiden of je lastig vallen. Zo’n account kun je blokkeren en/of rapporteren als spam. Daarbij maakt het niet uit of jullie elkaar al volgen. Deze opties vind je bij het profiel van de betreffende account. Na het blokkeren of rapporteren als spam is jouw twitteraccount onzichtbaar voor die ander. Je ontvangt ook geen berichten meer van het betreffende account. Mensen krijgen er overigens geen bericht van wanneer je ze blokkeert. ALGEMENE TWITTERTIPS Twitter regelmatig, maar geen onzinnige tweets. Online wordt weinig écht gelezen, maar vooral gescand. Dus hoe korter de boodschap, hoe beter. Tweet afwisselend: soms reclame, soms een filmpje, dan weer een foto, etc.. Ga iedereen die jou volgt zelf ook volgen. Promoot volgers zo nu en dan. Als een collega je volgt, mel dt dan eens dat @.... zo’n mooi werk doet bijvoorbeeld. Als je graag geretweet wil worden, is het slim om ongeveer 20 karakters in je tweet vrij te laten. Dan hoeft de retweeter niks te wissen. Werk met hashtags. Doe dat duidelijk en gebruik geen vijf hashtags achter elkaar. Meld duidelijk op je website en eventuele correspondentie dat je twittert. Dat kan simpel door het Twittersymbooltje met je gebruikersnaam daarachter of alleen het Twittersymbooltje met een link naar je account. Laat weten wat er gebeurt: organiseer je een activiteit, meld dit dan, zowel vooraf als tijdens het betreffende evenement. Zorg dat je tijdens evenementen niet continu aan het twitteren/internetten bent. Persoonlijk contact blijft de voorkeur hebben. Het lijkt een open deur, maar Twitter is verslavend…. Koppel Twitter niet aan je LinkedIn- of Facebookprofiel. Twitter is een totaal andere vorm van communiceren, dus houd je social mediakanalen gescheiden. Stel ook eens een vraag via Twitter. Het kan verrassend zijn wat daar voor reacties op komen. Veelgebruikte hashtag hierbij is #dtv (durf te vragen). Steeds vaker worden via Twitter acties gehouden. Denk aan online kortingsbonnen, ‘wachtwoorden’ verspreiden via Twitter waarmee klanten korting kunnen bemachtigen etc. Je kunt Twitter als klantenservice gebruiken. Geef aan dat mensen vragen kunnen stellen (en zorg vervolgens dat je die snel beantwoord).
19
BIJLAGE B Tips voor het schrijven van een persbericht 1. Verstuur je persberichten op papier waarop het logo en de adresgegevens van je coöperatie staan. Dit is simpel in te voeren via koptekst en voettekst in Word. Meld de datum en dat het om een persbericht gaat en zet altijd duidelijk een telefoonnummer of mailadres onderaan het bericht. 2. Zorg voor een opvallende invalshoek. Meestal is dit simpelweg het nieuwsfeit. Meld dit zowel in de kop als in de openingszin (maar niet op dezelfde manier). 3. In de eerste alinea (de lead) geef je antwoord op de 5 W’s en de H: wie, wat, waar, waarom, wanneer en hoe. 4. Maak een persbericht niet langer dan een A4-tje: schrijven is schrappen. 5. Schrijf niet in de ´wij´-vorm en spreek de lezer niet met ´u´ aan. Houd het afstandelijk en objectief. Serieuze media plaatsen het anders niet of herschrijven het grondig. 6. Maak er geen reclamestuk van. Schrijf zakelijk. 7. Houd het taalgebruik simpel. Communiceer op heldere en overzichtelijke wijze en verzand niet in ambtelijk taalgebruik of ingewikkelde zinsconstructies. Vergeet niet dat je persbericht voor iedereen begrijpelijk moet zijn. Tip: schrijf zoals je je boodschap thuis aan je partner of bij een gesprek op straat aan iemand uit zou leggen. Kort en krachtig. 8. Schrijf actief. Dus niet ‘de energiecoöperatie zal gaan fuseren’ maar ‘de energiecoöperatie fuseert’. 9. Meestal maak je de kop pas als laatste. Hoe? Zie ‘maak een goede kop’ hieronder. 10. Controleer de tekst goed op spelling- en taalfouten. Laat iemand anders de tekst nog eens kritisch lezen. 11. Vermeld onderaan een 'noot voor de redactie, niet ter publicatie' en zet hierin de contactgegevens van de coöperatie. 12. Verstuur indien mogelijk een foto mee, maar alleen als deze iets toevoegt aan het bericht. Let op fotocredits (dus meld duidelijk de fotograaf) en geef zelf een suggestie voor het fotobijschrift. 13. Verstuur het persbericht indien mogelijk vanaf het mailadres van de coöperatie. Zet je eigen mail in de AAN-balk en alle andere adressen in de BCC. 14. Probeer journalisten zo veel mogelijk persoonlijk aan te schrijven via hun persoonlijke mailadres.
Maak een goede kop 1. Een kop moet prikkelen en/of kernachtig het belangrijkste nieuws weergeven. 2. Een kop heeft geen interpunctie: dus geen uitroepteken, punt etc. 3. Maak de kop kort, maximaal 70 posities. Gebruik hoofd- en kleine letters als in een gewone zin. Gebruik aanhalingstekens voor uitspraken of meningen. 4. Stel de kern van het nieuws vast door antwoord te geven op de vragen w ie, wat, waar, waarom, wanneer en hoe. Maak vervolgens één samenvattende zin. 5. Een kop kan ook prikkelen en uitdagen. Dus juist bewust wat vaag zijn om mensen aan het lezen te krijgen. 6. Schrap overbodige woorden: lidwoorden, van, is, zijn, etc. 7. Je kunt eventueel een subkop gebruiken: dat is een extra kop boven de ‘echte’ kop. Vaak wordt deze gebruikt als extra uitleg. 8. Laat iemand anders de kop lezen om te controleren of hij/zij het ook begrijpt.
20
BIJLAGE C Draaiboek evenementen Het draaiboek wordt als aparte bijlage bij het communicatieplan geleverd. Het betreft een Word document. Er is indien gewenst ook een uitgebreide Excel -versie beschikbaar.
21
