Casus 3: OK-planning Planningsafwijking en kans op uitloop in relatie tot de kans op afzeggingen
Arnoud de Bruin 11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
1
Inhoud 1. Context en probleem definiëring 2. Oorzaken van afgezegde operaties 3. Analyseren planningsafwijking (Draaitabellen) 4. Berekenen kans op uitloop (Kansrekening)
11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
2
1. Context en probleem definitie • Te veel afgezegde operaties, m.n. in de UMC’s • IGZ indicator • Definitie ‘Afgezegde operaties’ Teller: aantal electieve operaties dat binnen 24 uur voor de geplande operatietijd wordt afgezegd, dus niet op de afgesproken datum wordt uitgevoerd, ongeacht de oorzaak. Electieve operaties zijn operaties die op het definitieve operatieprogramma staan, wat minimaal 24 uur van tevoren gereed moet zijn. Noemer: totaal aantal gerealiseerde electieve operaties plus het totaal aantal afgezegde operaties zoals gedefinieerd in de teller [Bron: Benchmarking: een kwestie van leren, de resultaten van drie jaar Benchmarking OK, Arjan van Hoorn e.a.]
11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
3
Afgezegde operaties (2006) [Bron: IGZ, het resultaat telt 2006] Afgezegd door ziekenhuis
Afgezegd door patiënt
8,00
UMCN 7,00
% afzeggingen
VUmc 6,00
UMCU
5,00
AMC
4,00
RdGG
3,00 2,00 1,00 0,00
11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
4
2. Oorzaken van afzegging • • • • • • • •
Medisch (bijv. patiënt meldt zich ziek, patiënt niet nuchter) Programma (bijv. uitloop dagprogramma, voorrang acute patiënt) Materieel (bijv. instrumentarium ontbreekt) Capaciteit (bijv. geen IC bed, geen verpleegbed) Personeel (bijv. geen operateur, geen anesthesioloog beschikbaar) Patiënt (bijv. no-show, patiënt ziet af van behandeling) Onbekend Excessen (bijv. brand)
11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
5
Afzeggingen VUmc (2007) planning
Doelstelling: reductie afzeggingen naar 3%
11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
6
3. Planningsafwijking • Analyse laat zien dat groot deel van de afgezegde operaties veroorzaakt worden door ‘planningsproblemen’ • Conclusie masterthesis F. Feenstra (2005) • Er is sprake van structurele onderschatting v/d zittingsduur • Bij 73% van de zittingen is sprake van onderschatting • Gemiddelde geplande en gerealiseerde zittingsduur resp. 106 en 138 min
• Planningsafwijking • Definitie opgesteld door NFU OK Benchmark • Data: ZIS_OPERA • Excel technieken: Draaitabellen/draaigrafieken 11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
7
Definitie planningsafwijking • Absolute planningsafwijking Gerealiseerde zittingsduur − Geplande zittingsduur Geplande zittingsduur
× 100%
• Gemiddelde planningsafwijking Gerealiseerde zittingsduur − Geplande zittingsduur × 100% Geplande zittingsduur
11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
8
Beschikbare data (Bron: OPERA)
11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
9
Verdere analyse op specialisme niveau • Optie 1: Autofilter (data filter autofilter) – Erg bewerkelijk, voor elk specialisme acties herhalen
• Optie 2: Draaitabellen – Iets meer voorbereiden, maar zeer handig in gebruik 11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
10
Draaitabellen (1) • Maak spreadsheet met data gebruiksklaar, doe berekeningen • Menu Data Draaitabel- en draaigrafiekrapport
1
2
11 juni 2008
3 2e PICA mini-symposium
11
Gebruik van draaitabellen (2) • Er wordt nu automatisch nieuw tabblad geopend
Alle kolomlabels
11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
12
Gebruik van draaitabellen (3) • Sleep item ‘Spec’ naar veld ‘Rijvelden hier neerzetten’
11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
13
Gebruik van draaitabellen (4) • Sleep item ‘Datum’ naar veld ‘Gegevensitems hier neerzetten’
In de kolom ‘Totaal’ verschijnt nu niet de Datum, maar het aantal maal dat er een datum voorkwam voor ieder spec. M.a.w. dit is gelijk aan het aantal zittingen
11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
14
Gebruik van draaitabellen (5) • Sleep item ‘Gereal. duur (uur)’ naar kolom ‘Totaal’ (blauw omlijnd) • Ook nu verschijnt default het ‘aantal van ...’
11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
15
Gebruik van draaitabellen (6) • Met rechtermuisknop kunnen Veldinstellingen aangepast worden
11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
16
Gebruik van draaitabellen (7) • Na flink van trial & error ontstaat de juiste draaitabel • Per specialisme: – aantal zittingen – gerealiseerde duur – geplande duur
• In draaitabel kunnen evt. ook berekeningen worden toegevoegd (berekend veld)
11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
17
Extra - draaigrafieken
Dmv aan en uitvinken kunnen heel snel verschillende grafieken gemaakt worden
11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
18
Conclusies (1) [Bron: posterpresentatie tijdens 3e NFU Benchmark OK congres]
• Resultaten op centrum niveau 45,0%
2005 106 138 40,6% 30,2% 72,8% 26,3% 0,9% 7818
2006 119 139 31,1% 17,1% 63,5% 36,0% 0,5% 8520
2007 121 141 30,7% 16,5% 61,5% 38,1% 0,4% 7664
Absolute afw ijking 40,0% P la n n in g s af w ijk in g [ % ]
OK-COMPLEX Gemiddelde planning (min) Gemiddelde realisatie (min) Absolute afwijking Gemiddelde afwijking % Onderschat % Overschat % Exact goed Aantal zittingen (n)
Gemiddelde afw ijking
40,6%
35,0% 30,0% 30,2%
31,1%
30,7%
25,0% 20,0% 15,0%
17,1%
16,5%
10,0% 5,0% 0,0%
2005
11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
2006
2007
19
Conclusies (2) [Bron: posterpresentatie tijdens 3e NFU Benchmark OK congres] 60
90,0% Absolute afwijking
Gemiddelde afwijking
% onderschat 80,0%
50
40
60,0% 50,0%
30 40,0% 20
% onderschat
Planningsafwijking [%]
70,0%
30,0% 20,0%
10 10,0% 0
0,0% HLK
KCH
11 juni 2008
TRA
VAT HGE MON HLO OOG URO HON CCH NCH GYN ORT PCH KNO URK (+) (+) (+) (+) (+)
2e PICA mini-symposium
20
4. Berekenen kans op uitloop • Overprogrammering dreigende kans op uitloop toenemende kans op afzegging • Vraag: Hoe haalbaar is een bepaald OK-programma? • Berekenen kans op uitloop van een OK-dagprogramma • Data: Historische zittingsduren (ZIS_OPERA) • Excel: Kansrekening
11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
21
Elementen van een OK-sessie
uitloop
voorloop
Kenmerk: grote mate van onzekerheid tav de zittingsduur 11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
22
Excel tool om kans op uitloop te berekenen (M. van Schoonhoven, 2004)
• Invoer • • • • •
Starttijd sessie Eindtijd sessie Late start (gemiddelde en SD) Wisseltijd (gemiddelde en SD) Van alle in te plannen zittingen
is niet altijd aanwezig
De gemiddelde duur De SD
• Uitvoer • Kans dat OK-programma eindigt na .... uur
11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
23
Interface : getallenvoorbeeld Invoer data:
Dagplanning
Late start = 21 min SD Late start = 10 min
Vaste invoer
Wisseltijd = 13 min SD Wisseltijd = 15 min Numerieke output
Drie identieke zittingen: •Gemiddelde = 133 min • SD = 100 min
Grafische output
Bezettingsgraad = 95,9% (pré-op) 11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
24
De wiskunde in het model • Centrale Limietstelling: De som van een groot aantal onderling onafhankelijke en gelijk verdeelde stochastische variabelen met eindige variantie is bij benadering normale verdeeld
• Dit gegeven gebruiken we om eindtijd te schatten • Eenvoudig te implementeren in Excel
11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
25
Normale verdeling Verwachte eindtijd Einde sessie (15.30)
Kans op uitloop
Verdeling verwachte eindtijd 11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
26
Berekeningen: verwachte eindtijd Verwachte eindtijd (in min. na aanvang) = som van de elementen
11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
27
Berekeningen: standaard deviatie eindtijd SD eindtijd =Wortel (σlate start2 + σ zitting12 + σ wissel1 2 + σ zitting2 2 + σ wissel2 2 + .... )
11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
28
Kans dat sessie eindigt na 15.30 uur Eindtijd
11 juni 2008
Parameters norm. verdeling
2e PICA mini-symposium
29
Kans dat sessie eindigt na 16.00 uur Eindtijd
11 juni 2008
Parameters norm. verdeling
2e PICA mini-symposium
30
Grafische output 50%
46%
45% 39%
40%
33%
[%]
35% 30%
27%
25%
21%
20%
17% 13%
15%
10%
10%
7%
5% 0% Kans OK eindigt > 15:30
Kans OK eindigt > 16:00
Kans OK eindigt > 16:30
Kans OK eindigt > 17:00
Kans OK eindigt > 17:30
Kans OK eindigt > 18:00
Kans OK eindigt > 18:30
Kans OK eindigt > 19:00
Kans OK eindigt > 19:30
De vraag: hoe groot mag de kans op uitloop zijn? 11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
31
Extra : Effect karakteristieken zittingsduur op uitloop Programma 2
Programma 1 6 ingeplande zittingen
3 ingeplande zittingen
gemiddelde duur van alle zittingen 60 min
gemiddelde duur van alle zittingen 133 min
standaarddeviatie 10 min
standaarddeviatie 100 min
RESULTATEN
RESULTATEN
Beschikbare OK-tijd (min)
465,00
Beschikbare OK-tijd (min)
465,00
Totaal ingeplande OK-tijd (min)
446,00
Totaal ingeplande OK-tijd (min)
446,00
Geplande bezettingsgraad
95,91%
Geplande bezettingsgraad
95,91%
Standaarddeviatie eindtijd (min)
174,79
Standaarddeviatie eindtijd (min)
42,72
Kans OK eindigt > 15:30
33%
Kans OK eindigt > 16:00
13%
Kans OK eindigt > 16:30
3%
Kans OK eindigt > 17:00
1%
Kans OK eindigt > 17:30
0%
Kans OK eindigt > 18:00
0%
Kans OK eindigt > 18:30
0%
Kans OK eindigt > 15:30
46%
Kans OK eindigt > 16:00
39%
Kans OK eindigt > 16:30
33%
Kans OK eindigt > 17:00
27%
Kans OK eindigt > 17:30
21%
Kans OK eindigt > 18:00
17%
Kans OK eindigt > 18:30 Kans OK eindigt > 19:00
13% 10%
11 juni 2008Kans OK eindigt > 19:00 2e PICA mini-symposium Kans OK eindigt > 19:30 0%
32
7%
Bedankt voor uw aandacht Vragen?
11 juni 2008
2e PICA mini-symposium
33