Casus 3: OK-planning. Planningsafwijking en kans op uitloop in relatie tot de kans op afzeggingen. Arnoud de Bruin

Casus 3: OK-planning Planningsafwijking en kans op uitloop in relatie tot de kans op afzeggingen

Arnoud de Bruin 11 juni 2008

2e PICA mini-symposium

1

Inhoud 1. Context en probleem definiëring 2. Oorzaken van afgezegde operaties 3. Analyseren planningsafwijking (Draaitabellen) 4. Berekenen kans op uitloop (Kansrekening)

11 juni 2008


2

1. Context en probleem definitie • Te veel afgezegde operaties, m.n. in de UMC’s • IGZ indicator • Definitie ‘Afgezegde operaties’ Teller: aantal electieve operaties dat binnen 24 uur voor de geplande operatietijd wordt afgezegd, dus niet op de afgesproken datum wordt uitgevoerd, ongeacht de oorzaak. Electieve operaties zijn operaties die op het definitieve operatieprogramma staan, wat minimaal 24 uur van tevoren gereed moet zijn. Noemer: totaal aantal gerealiseerde electieve operaties plus het totaal aantal afgezegde operaties zoals gedefinieerd in de teller [Bron: Benchmarking: een kwestie van leren, de resultaten van drie jaar Benchmarking OK, Arjan van Hoorn e.a.]

11 juni 2008


3

Afgezegde operaties (2006) [Bron: IGZ, het resultaat telt 2006] Afgezegd door ziekenhuis

Afgezegd door patiënt

8,00

UMCN 7,00

% afzeggingen

VUmc 6,00

UMCU

5,00

AMC

4,00

RdGG

3,00 2,00 1,00 0,00

11 juni 2008


4

2. Oorzaken van afzegging • • • • • • • •

Medisch (bijv. patiënt meldt zich ziek, patiënt niet nuchter) Programma (bijv. uitloop dagprogramma, voorrang acute patiënt) Materieel (bijv. instrumentarium ontbreekt) Capaciteit (bijv. geen IC bed, geen verpleegbed) Personeel (bijv. geen operateur, geen anesthesioloog beschikbaar) Patiënt (bijv. no-show, patiënt ziet af van behandeling) Onbekend Excessen (bijv. brand)

11 juni 2008


5

Afzeggingen VUmc (2007) planning

Doelstelling: reductie afzeggingen naar 3%

11 juni 2008


6

3. Planningsafwijking • Analyse laat zien dat groot deel van de afgezegde operaties veroorzaakt worden door ‘planningsproblemen’ • Conclusie masterthesis F. Feenstra (2005) • Er is sprake van structurele onderschatting v/d zittingsduur • Bij 73% van de zittingen is sprake van onderschatting • Gemiddelde geplande en gerealiseerde zittingsduur resp. 106 en 138 min

• Planningsafwijking • Definitie opgesteld door NFU OK Benchmark • Data: ZIS_OPERA • Excel technieken: Draaitabellen/draaigrafieken 11 juni 2008


7

Definitie planningsafwijking • Absolute planningsafwijking Gerealiseerde zittingsduur − Geplande zittingsduur Geplande zittingsduur

× 100%

• Gemiddelde planningsafwijking Gerealiseerde zittingsduur − Geplande zittingsduur × 100% Geplande zittingsduur

11 juni 2008


8

Beschikbare data (Bron: OPERA)

11 juni 2008


9

Verdere analyse op specialisme niveau • Optie 1: Autofilter (data filter autofilter) – Erg bewerkelijk, voor elk specialisme acties herhalen

• Optie 2: Draaitabellen – Iets meer voorbereiden, maar zeer handig in gebruik 11 juni 2008


10

Draaitabellen (1) • Maak spreadsheet met data gebruiksklaar, doe berekeningen • Menu Data Draaitabel- en draaigrafiekrapport

1

2

11 juni 2008

3 2e PICA mini-symposium

11

Gebruik van draaitabellen (2) • Er wordt nu automatisch nieuw tabblad geopend

Alle kolomlabels

11 juni 2008


12

Gebruik van draaitabellen (3) • Sleep item ‘Spec’ naar veld ‘Rijvelden hier neerzetten’

11 juni 2008


13

Gebruik van draaitabellen (4) • Sleep item ‘Datum’ naar veld ‘Gegevensitems hier neerzetten’

In de kolom ‘Totaal’ verschijnt nu niet de Datum, maar het aantal maal dat er een datum voorkwam voor ieder spec. M.a.w. dit is gelijk aan het aantal zittingen

11 juni 2008


14

Gebruik van draaitabellen (5) • Sleep item ‘Gereal. duur (uur)’ naar kolom ‘Totaal’ (blauw omlijnd) • Ook nu verschijnt default het ‘aantal van ...’

11 juni 2008


15

Gebruik van draaitabellen (6) • Met rechtermuisknop kunnen Veldinstellingen aangepast worden

11 juni 2008


16

Gebruik van draaitabellen (7) • Na flink van trial & error ontstaat de juiste draaitabel • Per specialisme: – aantal zittingen – gerealiseerde duur – geplande duur

• In draaitabel kunnen evt. ook berekeningen worden toegevoegd (berekend veld)

11 juni 2008


17

Extra - draaigrafieken

Dmv aan en uitvinken kunnen heel snel verschillende grafieken gemaakt worden

11 juni 2008


18

Conclusies (1) [Bron: posterpresentatie tijdens 3e NFU Benchmark OK congres]

• Resultaten op centrum niveau 45,0%

2005 106 138 40,6% 30,2% 72,8% 26,3% 0,9% 7818

2006 119 139 31,1% 17,1% 63,5% 36,0% 0,5% 8520

2007 121 141 30,7% 16,5% 61,5% 38,1% 0,4% 7664

Absolute afw ijking 40,0% P la n n in g s af w ijk in g [ % ]

OK-COMPLEX Gemiddelde planning (min) Gemiddelde realisatie (min) Absolute afwijking Gemiddelde afwijking % Onderschat % Overschat % Exact goed Aantal zittingen (n)

Gemiddelde afw ijking

40,6%

35,0% 30,0% 30,2%

31,1%

30,7%

25,0% 20,0% 15,0%

17,1%

16,5%

10,0% 5,0% 0,0%

2005

11 juni 2008


2006

2007

19

Conclusies (2) [Bron: posterpresentatie tijdens 3e NFU Benchmark OK congres] 60

90,0% Absolute afwijking

Gemiddelde afwijking

% onderschat 80,0%

50

40

60,0% 50,0%

30 40,0% 20

% onderschat

Planningsafwijking [%]

70,0%

30,0% 20,0%

10 10,0% 0

0,0% HLK

KCH

11 juni 2008

TRA

VAT HGE MON HLO OOG URO HON CCH NCH GYN ORT PCH KNO URK (+) (+) (+) (+) (+)


20

4. Berekenen kans op uitloop • Overprogrammering dreigende kans op uitloop toenemende kans op afzegging • Vraag: Hoe haalbaar is een bepaald OK-programma? • Berekenen kans op uitloop van een OK-dagprogramma • Data: Historische zittingsduren (ZIS_OPERA) • Excel: Kansrekening

11 juni 2008


21

Elementen van een OK-sessie

uitloop

voorloop

Kenmerk: grote mate van onzekerheid tav de zittingsduur 11 juni 2008


22

Excel tool om kans op uitloop te berekenen (M. van Schoonhoven, 2004)

• Invoer • • • • •

Starttijd sessie Eindtijd sessie Late start (gemiddelde en SD) Wisseltijd (gemiddelde en SD) Van alle in te plannen zittingen

is niet altijd aanwezig

De gemiddelde duur De SD

• Uitvoer • Kans dat OK-programma eindigt na .... uur

11 juni 2008


23

Interface : getallenvoorbeeld Invoer data:

Dagplanning

Late start = 21 min SD Late start = 10 min

Vaste invoer

Wisseltijd = 13 min SD Wisseltijd = 15 min Numerieke output

Drie identieke zittingen: •Gemiddelde = 133 min • SD = 100 min

Grafische output

Bezettingsgraad = 95,9% (pré-op) 11 juni 2008


24

De wiskunde in het model • Centrale Limietstelling: De som van een groot aantal onderling onafhankelijke en gelijk verdeelde stochastische variabelen met eindige variantie is bij benadering normale verdeeld

• Dit gegeven gebruiken we om eindtijd te schatten • Eenvoudig te implementeren in Excel

11 juni 2008


25

Normale verdeling Verwachte eindtijd Einde sessie (15.30)

Kans op uitloop

Verdeling verwachte eindtijd 11 juni 2008


26

Berekeningen: verwachte eindtijd Verwachte eindtijd (in min. na aanvang) = som van de elementen

11 juni 2008


27

Berekeningen: standaard deviatie eindtijd SD eindtijd =Wortel (σlate start2 + σ zitting12 + σ wissel1 2 + σ zitting2 2 + σ wissel2 2 + .... )

11 juni 2008


28

Kans dat sessie eindigt na 15.30 uur Eindtijd

11 juni 2008

Parameters norm. verdeling


29

Kans dat sessie eindigt na 16.00 uur Eindtijd

11 juni 2008

Parameters norm. verdeling


30

Grafische output 50%

46%

45% 39%

40%

33%

[%]

35% 30%

27%

25%

21%

20%

17% 13%

15%

10%

10%

7%

5% 0% Kans OK eindigt > 15:30

Kans OK eindigt > 16:00








De vraag: hoe groot mag de kans op uitloop zijn? 11 juni 2008


31

Extra : Effect karakteristieken zittingsduur op uitloop Programma 2

Programma 1 6 ingeplande zittingen

3 ingeplande zittingen

gemiddelde duur van alle zittingen 60 min

gemiddelde duur van alle zittingen 133 min

standaarddeviatie 10 min

standaarddeviatie 100 min

RESULTATEN

RESULTATEN

Beschikbare OK-tijd (min)

465,00

Beschikbare OK-tijd (min)

465,00

Totaal ingeplande OK-tijd (min)

446,00

Totaal ingeplande OK-tijd (min)

446,00

Geplande bezettingsgraad

95,91%

Geplande bezettingsgraad

95,91%

Standaarddeviatie eindtijd (min)

174,79

Standaarddeviatie eindtijd (min)

42,72


33%


13%


3%


1%


0%


0%


0%


46%


39%


33%


27%


21%


17%

Kans OK eindigt > 18:30 Kans OK eindigt > 19:00

13% 10%

11 juni 2008Kans OK eindigt > 19:00 2e PICA mini-symposium Kans OK eindigt > 19:30 0%

32

7%

Bedankt voor uw aandacht Vragen?

11 juni 2008


33

Casus 3: OK-planning. Planningsafwijking en kans op uitloop in relatie tot de kans op afzeggingen. Arnoud de Bruin

Recommend Documents