BUPATI PONOROGO PERATURAN BUPATI PONOROGO NOMOR 30 TAHUN 2008 TENTANG URAIAN TUGAS DAN FUNGSI SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN PONOROGO DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI PONOROGO, Menimbang
: bahwa sehubungan dengan telah ditetapkannya Peraturan Daerah Kabupaten Ponorogo Nomor 9 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Ponorogo, yang telah diundangkan dalam Lembaran Daerah Kabupaten Ponorogo Tahun 2008 tanggal 19 Nopember 2008 Nomor 9, perlu mengatur uraian tugas dan fungsi Sekretariat Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Ponorogo dengan menuangkannya dalam Peraturan Bupati;
Mengingat
: 1. 2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok - Pokok Kepegawaian yang telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 ; Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4389); Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah diubah terakhir dengan Undang – Undang Nomor 12 Tahun 2008 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844); Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4438); Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 2005 Nomor 165, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4593) ; Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2007 Nomor 82); Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4741); Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 57 Tahun 2007 tentang Petunjuk Teknis Penataan Organisasi Perangkat Daerah;
2
9.
Peraturan Daerah Kabupaten Ponorogo Nomor 9 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Ponorogo. MEMUTUSKAN :
Menetapkan :
PERATURAN BUPATI PONOROGO TENTANG URAIAN TUGAS DAN FUNGSI SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN PONOROGO. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan : 1. Kabupaten adalah Kabupaten Ponorogo. 2. Pemerintah Kabupaten adalah Pemerintah Kabupaten Ponorogo. 3. Bupati adalah Bupati Ponorogo. 4. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kabupaten Ponorogo. 5. Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disebut Sekretariat DPRD adalah Sekretariat DPRD Kabupaten Ponorogo. 6. Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disebut Sekretaris DPRD adalah Sekretaris DPRD Kabupaten Ponorogo. 7. DPRD adalah DPRD Kabupaten Ponorogo. 8. Pimpinan DPRD adalah pimpinan DPRD Kabupaten Ponorogo. 9. Anggota DPRD adalah anggota DPRD Kabupaten Ponorogo. BAB II KEDUDUKAN, TUGAS, FUNGSI DAN KEWENANGAN Pasal 2 (1)
(2)
(3)
(4)
Sekretariat DPRD merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD, dipimpin oleh Sekretaris DPRD yang secara teknis operasional berada di bawah dan bertanggung jawab kepada pimpinan DPRD dan secara administratif bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Sekretariat DPRD mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi kesekretariatan, administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah. Dalam melaksanaan tugas sebagaimna dimakud pada ayat (2), Sekretariat DPRD menyelenggarakan fungsi : a. penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD; b. penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD; c. pelaksanaan fasilitasi rapat – rapat DPRD; dan d. penyediaan dan pengkoordinasian tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan (3), Sekretariat DPRD mempunyai kewenangan : a. melaksanakan koordinasi dalam arti mengatur dan membina kerja sama, mengintegrasikan dan mensinkronkan penyelenggaraan tugas DPRD;
3
b.
c. d.
melaksanakan perencanaan dalam arti menyiapkan rencana, mengolah, menelaah dan mengkoordinasikan perumusan kebijakan pimpinan DPRD; menyelenggarakan persidangan dan pembuatan risalah yang diselenggarakan DPRD; dan memelihara dan membina ketertiban dan keamanan dalam. BAB III SEKRETARIAT DPRD Bagian Kesatu Susunan Organisasi Pasal 3
(1)
(2) (3)
Susunan Organisasi Sekretariat DPRD terdiri dari : a. Sekretaris DPRD ; b. Bagian Umum; c. Bagian Persidangan dan Risalah; dan d. Bagian Keuangan. Bagian dipimpin oleh Kepala Bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris DPRD. Bagan Susunan Organisasi Sekretariat DPRD sebagaimana tercantum dalam Lampiran dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini. Bagian Kedua Tugas, Fungsi dan Susunan Organisasi Paragraf Kesatu Sekretaris DPRD Pasal 4
(1)
(2)
Sekretaris DPRD mempunyai tugas melaksanakan segala usaha dan kegiatan dalam menyelenggarakan administrasi umum, persidangan/rapat, keuangan dan rumah tangga Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sekretaris DPRD menyelenggarakan fungsi : a. pelaksanaan fasilitasi rapat anggota DPRD; b. pengkordinasian dalam arti mengatur dan membina kerja sama, mengintegrasikan dan mensinkronkan seluruh penyelenggaraan tugas Sekretariat DPRD; c. perencanaan dalam arti mempersiapkan rencana, mengolah, menelaah dan mengkoordinasikan perumusan kebijaksanaan Pimpinan DPRD; d. pembinaan administrasi dalam arti membina urusan tata usaha, mengelola dan membina kepegawaian, keuangan, rumah tangga dan perjalanan dinas DPRD; e. penyelenggaraan persidangan/rapat-rapat dan risalah rapat-rapat yang diselenggarakan oleh DPRD; f. pemeliharaan dan pembinaan keamanan serta ketertiban ke dalam; dan
4
g.
pelaksanaan tugas - tugas lain yang diberikan oleh Pimpinan Dewan. Paragraf Kedua Bagian Umum Pasal 5
(1)
(2)
Bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan urusan tata usaha, kepegawaian, kearsipan, urusan rumah tangga, perlengkapan dan perjalanan dinas DPRD dan Sekretariat DPRD serta urusan keprotokolan dan perpustakaan. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Bagian Umum menyelenggarakan fungsi : a. pelaksanaan urusan tata usaha pimpinan dan umum ; b. pelaksanaan kegiatan kearsipan dan perpustakaan ; c. pelaksanaan urusan rumah tangga dan perjalanan dinas DPRD ; d. pelaksanaan urusan keamanan dalam terhadap personil, materiil dan informasi ; e. pembinaan administrasi kepegawaian bagi Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Sekretariat DPRD ; dan f. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD. Pasal 6
(1)
(2)
Bagian Umum, terdiri dari : a. Sub Bagian Tata Usaha; b. Sub Bagian Rumah Tangga ; dan c. Sub Bagian Protokol dan Perpustakaan. Sub Bagian dipimpin oleh Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian. Pasal 7
(1)
(2)
Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan tata usaha pimpinan dan tata usaha umum, mengendalikan dan melakukan kegiatan kearsipan serta pembinaan administrasi kepegawaian. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sub Bagian Tata Usaha menyelenggarakan fungsi : a. pelaksanaan, penyusunan, pengetikan, penggandaan dan penataan proses pengiriman surat menyurat yang diperintahkan langsung oleh pimpinan ; b. pengarahan dan penataan penyediaan serta pendistribusian surat yang diturunkan oleh pimpinan ; c. penyelenggaraan kegiatan kearsipan; d. pembinaan administrasi kepegawaian bagi Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Sekretariat DPRD ; dan e. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum. Pasal 8
(1)
Sub Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas melaksanakan urusan rumah tangga yang meliputi pelayanan dan peralatan kendaraan dinas, kantor,
5
(2)
rumah jabatan, kebersihan taman, keamanan dan penyediaan konsumsi tamu. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sub Bagian Rumah Tangga menyelenggarakan fungsi : a. pengawasan penggunaan dan pemeliharaan semua kendaraan dinas ; b. pelaksanaan pemeliharaan gedung/kantor dan rumah jabatan ; c. penyiapan tempat keperluan rapat dan pertemuan dinas lainnya ; d. penyelenggaraan pengamanan kantor ; e. pengaturan dan pemeliharaan kebersihan ruangan kantor, gedung dan taman ; f. penyiapan dan penyediaan konsumsi tamu ; g. penyiapan dan penyediaan penginapan tamu; dan h. pelaksanaan tugas - tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum. Pasal 9
(1)
(2)
Sub Bagian Protokol dan Perpustakaan mempunyai tugas mengatur urusan keprotokolan dalam rangka sidang paripurna DPRD maupun acara - acara kenegaraan, penerimaan tamu dan perencanaan pengadaan, pemeliharaan dan pengaturan buku- buku perpustakaan. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sub Bagian Protokol dan Perpustakaan menyelenggarakan fungsi : a. pengaturan keprotokolan sidang paripurna DPRD dan acara – acara kenegaraan; b. pengaturan keprotokolan penerimaan tamu; c. perencanaan pengadaan buku – buku perpustakaan; d. pengaturan dan pemeliharan buku – buku perpustakaan; e. pelayanan peminjaman buku – buku perpustakaan; dan f. pelaksanaan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum. Paragraf Ketiga Bagian Persidangan dan Risalah Pasal 10
(1) (2)
Bagian Persidangan dan Risalah mempunyai tugas menyiapkan penyelenggaraan rapat dan melaksanakan pembuatan risalah rapat. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Bagian Persidangan dan Risalah menyelenggarakan fungsi : a. penyelenggaraan persiapan bahan - bahan persidangan yang diadakan DPRD ; b. pelaksanaan pembuatan risalah rapat - rapat DPRD ; dan c. Pelaksanaan tugas - tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD. Pasal 11
(1)
(2)
Bagian Persidangan dan Risalah, terdiri dari : a. Sub Bagian Persidangan dan Perundang-undangan ; dan b. Sub Bagian Risalah dan Dokumentasi. Sub Bagian dipimpin oleh Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian.
6
Pasal 12 (1)
(2)
Sub Bagian Persidangan mempunyai tugas melaksanakan persiapan persidangan, pengumpuan produk hukum DPRD, pembuatan rancangan produk hukum DPRD, mengikuti kegiatan rapat serta kunjungan kerja. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sub Bagian Persidangan menyelenggarakan fungsi : a. penyelenggaraan persiapan bahan - bahan sidang/rapat; b. pelaksanaan kegiatan rapat – rapat ; c. pelaksanaan pembuatan surat undangan rapat dan surat pemberitahuan kunjungan kerja ; d. pelaksanaan kegiatan kunjungan kerja ; e. pelaksanaan kegiatan lain yang berkaitan dengan rapat; f. pembuatan konsep rancangan produk hukum DPRD; dan f. pelaksanaan tugas - tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Persidangan dan Risalah. Pasal 13
(1) (2)
Sub Bagian Risalah dan Dokumentasi mempunyai tugas mengumpulkan hasil rapat, menyimpulkan dan menyusun serta melaporkan hasil risalah. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sub Bagian Risalah dan Dokumentasi menyelenggarakan fungsi : a. pelaksanaan pengumpulan bahan - bahan rapat untuk persiapan pembuatan risalah ; b. penyelenggaraan pedoman penyusunan pembuatan risalah ; c. pelaksanaan penyusunan pengetikan dan pelaporan risalah ; d. penghimpunan hasil – hasil sidang/penghimpunan dokumen risalah; e. pembuatan dokumentasi tentang produk – produk hukum DPRD; f. pelaksanaan tugas lain yang berkaitan dengan kegiatan risalah ; dan e. pelaksanaan tugas - tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Persidangan dan Risalah. Paragraf Keempat Bagian Keuangan Pasal 14
(1)
(2)
Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan rancangan, perubahan dan perhitungan anggaran serta laporan pembayaran keuangan Sekretariat DPRD dan Keuangan DPRD. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Bagian Keuangan menyelenggarakan fungsi : a. penyusunan rencana anggaran Sekretariat DPRD dan anggaran pengeluaran DPRD ; b. pelaksanaan keperluan urusan keuangan Sekretariat DPRD dan urusan keuangan DPRD ; c. pelaksanaan administrasi keuangan Sekretariat DPRD dan administrasi keuangan DPRD ; dan d. pelaksanaan tugas - tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD.
7
Pasal 15 (1)
(2)
Bagian Keuangan, terdiri dari : a. Sub Bagian Anggaran dan Pembukuan ; b. Sub Bagian Perbendaharaan; dan c. Sub Bagian Verifikasi. Sub Bagian dipimpin oleh Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian. Pasal 16
(1)
(2)
Sub Bagian Anggaran dan Pembukuan mempunyai tugas menyusun dan mengajukan rencana perubahan dan perhitungan anggaran Sekretariat DPRD, anggaran DPRD dan pembukuan keuangan Sekretariat DPRD dan DPRD. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sub Bagian Anggaran dan Pembukuan menyelenggarakan fungsi : a. penyelenggaraan persiapan rencana penyusunan anggaran Sekretariat DPRD dan anggaran DPRD ; b. penyelenggaraan pengajuan rencana, perubahan dan perhitungan anggaran Sekretariat DPRD dan anggaran DPRD ; c. pelaksanaan administrasi keuangan Sekretariat DPRD dan administrasi keuangan DPRD ; d. penyusunan dan penetapan anggaran kas ; e. pelaksanaan pembukuan keuangan Sekrtariat DPRD dan DPRD; e. pelaksanaan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Keuangan. Pasal 17
(1)
(2)
Sub Bagian Perbendaharaan mempunyai tugas pengajuan, pencairan dan pembayaran kegiatan Sekretariat DPRD dan DPRD serta gaji anggota DPRD. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sub Bagian Perbendaharaan menyelenggarakan fungsi : a. pelaksanaan pengumpulan data, penyusunan, pengetikan, pengajuan anggaran untuk mendapatkan SPMU ; b. pelaksanaan pencairan SPMU ; c. pelaksanaan pembayaran untuk kegiatan Sekretariat DPRD, DPRD dan anggota DPRD ; dan d. pelaksanaan tugas - tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Keuangan. Pasal 18
(1)
(2)
Sub Bagian Verifikasi mempunyai tugas menyiapkan bahan kebijakan, pembinaan dan petunjuk teknis pelaksanaan, penyelenggaraan verifikasi bagi aparatur, belanja publik, verifikasi belanja non fisik. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada Sub Bagian Verifikasi menyelenggarakan fungsi :
perumusan koordinasi fisik dan ayat (1),
8
a.
b.
c. d.
e. f.
g. h. i.
penyiapan bahan perumusan kebijakan penyelenggaraan verifikasi belanja aparatur, verifikasi belanja publik dan verifikasi belanja publik non fisik; penyiapan bahan pembinaan dan petunjuk teknis penyelenggaraan verifikasi belanja aparatur, verifikasi belanja publik fisik dan verifikasi belanja publik non fisik; penyelenggaraan verifikasi belanja aparatur, verifikasi belanja publik fisik dan verifikasi belanja publik non fisik; penyiapan bahan koordinasi bagian/sub bagian terkait dalam penyelenggaraan verifikasi belanja aparatur, verifikasi belanja publik fisik dan verifikasi belanja publik non fisik; penelitian dan pengevaluasian dokumen yang berkaitan dengan belanja aparatur, belanja publik, fisik dan non fisik; penagihan dan peringatan atau teguran tertulis agar segera membuat laporan pertanggungjawaban baik belanja aparatur, belanja publik fisik dan belanja non fisik; penelitian dan pengevaluasian dokumen yang berkaitan dengan pembayaran, SPJ realisasi belanja; pencatatan hasil pengesahan baik dokumen dan SPJ/bukti – bukti yang terkait dengan pengeluaran dan penyetoran kembali; dan pelaksanaan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Keuangan. BAB IV KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL Pasal 19
Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Sekretariat DPRD sesuai dengan keahlian dan kebutuhan. BAB V TATA KERJA Pasal 20 (1)
(2)
(3)
(4)
(5)
Setiap pimpinan satuan organisasi di lingkungan Sekretariat DPRD wajib melaksanakan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi baik dalam lingkungan masing-masing maupun antar satuan organisasi di lingkungan Pemerintah Kabupaten serta instansi lain di luar Pemerintah Kabupaten sesuai dengan bidang tugasnya. Setiap pimpinan satuan organisasi di lingkungan Sekretariat DPRD wajib mengawasi bawahannya masing-masing dan bila terjadi penyimpangan agar mengambil langkah-langkah yang diperlukan. Setiap pimpinan satuan organisasi di lingkungan Sekretariat DPRD bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahannya serta memberikan bimbingan dan petunjuk pelaksanaan tugasnya. Setiap pimpinan satuan organisasi di lingkungan Sekretariat DPRD wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dan menyampaikan laporan berkala tepat waktu. Setiap laporan yang diterima oleh pimpinan satuan organisasi dan bawahannya, wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan untuk
9
(6)
penyusunan laporan lebih lanjut dan pemberian petunjuk kepada bawahannya. Dalam penyampaian laporan masing-masing kepada atasan, tembusan laporan wajib disampaikan kepada satuan organisasi lain yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja. BAB VI KETENTUAN LAIN – LAIN Pasal 21
Hal – hal yang belum diatur dalam Peraturan Bupati ini, sepanjang mengenai pelaksanaannya akan diatur lebih lanjut oleh Sekretaris DPRD. BAB VII KETENTUAN PENUTUP Pasal 22 Pada saat Peraturan Bupati ini mulai berlaku, Keputusan Bupati Ponorogo Nomor 91 Tahun 2001 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Ponorogo (Berita Daerah Kabupaten Ponorogo Tahun 2001 Seri 10 D) dicabut dan dinyataan tidak berlaku.
Pasal 23 Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Ponorogo.
Ditetapkan di Ponorogo pada tanggal 30 Desember 2008 Diundangkan di Ponorogo Pada tanggal 30 Desember 2008 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN PONOROGO
BUPATI PONOROGO, Ttd. H. MUHADI SUYONO, SH., M.Si
Ttd. Drs. H. LUHUR KARSANTO, M.Si Pembina Utama Muda NIP. 510 046 985 BERITA DAERAH KABUPATEN PONOROGO TAHUN 2008 NOMOR 30
di Ponorogo
