BUKU PETUNJUK “PROGRAM UPAH HARIAN LEPAS DAN ABSENSI STAFF” I.
PENDAHULUAN Program upah harian lepas dan staff adalah program yang digunakan untuk mengelola data upahan harian lepas serta absensi staff di proyek. Adapun fasilitas dalam Program ini meliputi input absensi manual, tarik absensi dari mesin, input upah, tarik data upah dan import/export. Program ini dibuat untuk dipergunakan oleh kalangan sendiri (lingkungan kerja PT. Multibrata Anugerah Utama).
II. PETUNJUK PENGGUNAAN Cara penggunaan program ini adalah dengan menjalankan file “program_absen.bat” yang ada di folder “absen portabel\” atau menjalankan file Prog_absen_proyek.exe di dalam folder “absent portable\data”. Setelah dijalankan akan muncul tampilan login sesuai gambar di bawah.
Gambar 1. Tampilan login Setelah diisi user dan password (yang sudah didaftarkan), maka program akan masuk ke menu utama sesuai tampilan gambar di bawah
Gambar 2. Tampilan Utama Menu-menu yang terdapat di tampilan utama adalah sbb : 1. Program a. Login : untuk melakukan login b. Logout : untuk mengganti login Page 1
© IT Division
c. keluar 2. Absensi a. Master Upah pekerja b. Daftar Master staff c. Input Absensi Harian d. Tarik Absen via Mesin e. Laporan f. Import Export Data 3. Pengaturan a. Atur jam kerja b. Restruktur Data
: untuk keluar dari program : untuk menginput master upah pokok harian lepas : untuk menginput surat perintah lembur operator : untuk menginput absensi manual : untuk menarik data absensi dari mesin : untuk proses laporan dan rekap upah harian dan staff : untuk mentransfer dan import data program : untuk setting jam kerja harian lepas dan staff : untuk mengupdate data absensi sesuai master
A. Absensi – Master Upah Pekerja
Gambar 3, Tampilan inputan data timesheet Input Data: Pilih Status Pekerja “HARIAN LEPAS/BULANAN STAFF”, kemudian lengkapi nama, jabatan, status pajak dan no.npwp bila ada. Lengkapi upahannya, saat input nilai upah harian, otomatis upah lembur/jam terisi. Ceklist terlebih dahulu di masing2 kolom Upah lembur/makan lembur/transport. Pilih kelompok aturan jam kerja “HARIAN/STAFF” dan isi no.id mesin absensi yg terdaftar serta no.ktp base-mess proyek/insentif libur jika ingin memasukkan nilai upahannya klik simpan untuk menyimpan hasil inputan, atau klik batal untuk membatalkan hasil inputan Pencarian Data: Gunakan kotak pencarian yg tersedia, pilih pencarian berdasarkan NIK/NAMA/JABATAN yg sudah disediakan. Kemudian ketik kata kunci disamping pilihan, Tekan tombol Enter untuk menampilkan data Untuk Edit dan hapus data, akan muncul jika salah satu data master upah di tabel pencarian disorot dan klik kanan. Untuk edit data sama langkahnya seperti input data master upah Page 2
© IT Division
B. Absensi – Daftar Master Staff
Gambar 4. Tampilan Daftar Master Staff Pencarian Data: Gunakan kotak pencarian yg tersedia, pilih pencarian berdasarkan NIK/NAMA/JABATAN/NO.ID yg sudah disediakan. Kemudian ketik kata kunci disamping pilihan, Tekan tombol Refresh untuk menampilkan data C. Absensi – Input Absensi Harian
Gambar 5, Tampilan Input Absensi Harian
Page 3
© IT Division
Input Data: Ketik di kolom NIK/Nama hingga muncul daftar nama harian/staff, pilih dan klik nama yg ada di daftar tersebut. Masukkan jam masuk dan keluar serta tanggal absensi Ceklist lembur sesuai waktu (pagi dan sore/malam) jika ada SPL klik simpan untuk menyimpan hasil inputan Pencarian Data: Gunakan kolom pencarian data, pilih periode tanggal absensi untuk menyorting data absensi manual per periode serta gunakan pilihan status pekerja dan masukan kata kunci di kolom nik/nama untuk menampilkan data lanjutan Klik refresh untuk menampilkan data Untuk Edit dan hapus data, akan muncul jika salah satu data absensi di tabel pencarian disorot dan klik kanan. Untuk edit data sama langkahnya seperti input data D. Absensi – Tarik Absen via Mesin
Gambar 6. Tampilan Data tarik Absensi Menu ini digunakan untuk menarik data absensi dari mesin absensi yg ada, untuk koneksinya menggunakan media kabel USB untuk local dan kabel LAN/WIFI untuk jaringan. Data yg sudah ditarik akan muncul di tabel untuk selanjutnya diproses lembur dan upahnya Tarik Data dan Proses Upah: o Pilih tipe koneksi, USB untuk mesin yg support USB, dan pilih LAN untuk support ke jaringan. Khusus LAN, wajib diisi alamat IP address mesin absensinya. Klik connect untuk menyambungkan, tunggu sampai statusnya connected (warna hijau) o Pilih periode tanggalnya kemudian pilih status pekerja “Harian Lepas/Bulanan Staff”. Klik tarik absen dari mesin untuk memulai proses penarikan data dari mesin ke program. Tunggu hingga muncul pesan Data absen berhasil di tarik dan muncul di tabel Page 4
© IT Division
o Jika ada ada yg lembur ditanggal tertentu..gunakan pilihan lembur pagi dan lembur sore. Jika ada lembur di pagi hari sebelum jam masuk, pilih lembur pagi, kemudian ceklist satu-sati kotak disamping kiri nik/nama pekerja ditanggal yg sudah ditentukan. Ulangi langkah ini untuk penentuan lembur sore o Klik proses dan hitung upah untuk memulai proses hitung upah dan simpan data absensi pengupahan. Data hasil proses ini dapat dilihat dari menu laporan E. Absensi – Laporan a) Laporan dan rekap absensi harian
Gambar 7a. Tampilan Data Absensi Operator Cetak Data: o Pilih status pekerja, kemudian NIK/nama, jabatan, group untuk menampilkan laporan sesuai pilihan yg dimasukan. Atau biarkan All untuk menampilkan semua, o Masukkan periode tanggal absensi kemudian Klik cetak rekap/laporan untuk menampilkan data ke layar b) Laporan Perhitungan upah harian Menu ini digunakan untuk menampilkan laporan data penghitungan upah harian lepas dan bukti kas
Gambar 7b. Tampilan Laporan Perhitungan upah harian
Page 5
© IT Division
Proses cetak laporan: o Pilih periode tanggalnya kemudian bisa ditambahkan sortir berdasarkan status pekerja untuk filter tambahan. o Klik cetak bukti kas untuk menampilkan form bukti kas ke layar, dan klik cetak laporan untuk menampilkan laporan perhitungan upah harian ke layar o Khusus untuk laporan perhitungan upah harian, jika dalam print out > 1 lembar, makan muncul kotak dialog tambahan untuk mencetak posisi halaman . F. Absensi – Import Export Data
Gambar 8. Tampilan menu transfer data Untuk menu transfer data ini terbagi menjadi 2 bagian utama, yaitu Export dan Import. Export digunakan untuk mengirimkan hasil inputan data absensi dan upah harian dgn periode tertentu kedalam bentuk file (excel), sedangkan import digunakan untuk memasukkan data dari sebuah file (excel) kedalam program baik itu master upah, akses bisa edit/input absen serta tarikan absen dari file a) Export Data
Gambar 9b. Tampilan menu Export data Export Data: Pilih status karyawan (harian lepas/bulanan staff), kemudian pilih periodenya serta ketik lokasi penyimpanan, untuk lokasi penyimpanan penulisan lokasi di akhir dengan tanda “:\” klik Transfer, tunggu hingga muncul pesan berhasil di transfer
Page 6
© IT Division
b) Import Data ( Data master upah, data tarikan absen.akses bisa edit/input)
Gambar 9c. Tampilan menu Import data Import Data: Klik tombol browse, hingga muncul kotak dialog lokasi file. Cari file yg di maksud. Klik import data, tunggu hingga muncul pesan berhasil di import
III. PENUTUP Kami menerima kritik dan saran yang bersifat membangun untuk pengembangan program dan buku petunjuk program ini. Seandainya ada kesulitan atau hal-hal yang kurang jelas silakan menghubungi divisi IT untuk mendapatkan penjelasan yang lebih lengkap.
Author : Rusli (Divisi IT) © Juli 2016
Page 7
© IT Division
