B.IV
TEKNIK PENGUKURAN KINERJA DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN AGAMA
DEPARTEMEN AGAMA RI SEKRETARIAT JENDERAL BIRO ORGANISASI DAN TATALAKSANA TAHUN 2006
KATA PENGANTAR
Puji syukur ke hadirat Allah SWT Tuhan Yang Maha Esa, atas petunjuk dan rahmatNya buku Teknik Pengukuran Kinerja di lingkungan Departemen Agama dapat disusun dan diterbitkan. Buku ini disusun dan diterbitkan sebagai realisasi kegiatan Biro Organisasi dan Tatalaksana Tahun 2007 dan dimaksudkan agar seluruh pejabat di lingkungan Departemen Agama dapat memahami arti dan manfaat pengukuran kinerja. Sangat disadari bahwa buku ini masih banyak kekurangan, oleh karena itu kritik dan saran sangat diharapkan untuk perbaikan. Ucapan terima kasih dan penghargaan yang tulus disampaikan kepada semua pihak atas upaya dan jerih payahnya yang telah mencurahkan tenaga dan pikiran sehingga buku ini dapat disusun dan diterbitkan. Semoga buku ini dapat bermanfaat bagi seluruh pejabat di lingkungan Departemen Agama.
Jakarta, Februari 2007 Kepala Biro Organisasi dan Tatalaksana
H. Muhammad Irfan NIP. 150157009
C:\Fjr\KMA\06\PK\Ver Zai
i
DAFTAR ISI
Halaman KATA PENGANTAR .............................................................................................
i
DAFTAR ISI ............................................................................................................
ii
BAB I
BAB II
BAB III
PENDAHULUAN A. Latar Belakang ...............................................................................
1
B. Dasar Hukum .................................................................................
2
C. Tujuan Pengukuran ........................................................................
2
D. Manfaat ..........................................................................................
3
E. Apa Yang Diukur ...........................................................................
3
KONSEP DASAR PENGUKURAN KINERJA A. Pengertian Pengukuran Kinerja .....................................................
4
B. Prasyarat Keberhasilan Pengukuran Kinerja .................................
5
C. Pengertian dan Fungsi Indikator Kinerja .......................................
5
D. Syarat-Syarat Indikator Kinerja .....................................................
6
E. Langkah-Langkah Penyusunan Indikator Kinerja .........................
6
F. Strateji Bagi Keberhasilan Pengukuran Kinerja ............................
7
G. Siklus Pengukuran Kinerja ............................................................
8
PENUTUP .............................................................................................
13
LAMPIRAN
C:\Fjr\KMA\06\PK\Ver Zai
ii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Kinerja satuan organisasi/kerja banyak menjadi sorotan akhir-akhir ini, terutama sejak timbulnya iklim yang lebih demokratis dalam pemerintahan. Rakyat mulai mempertanyakan akan nilai yang mereka peroleh atas pelayanan yang dilakukan. Walaupun anggaran rutin dan pembangunan yang dikeluarkan oleh pemerintah semakin membengkak, nampaknya masyarakat belum puas atas kualitas jasa maupun barang yang diberikan. Disamping itu, selama ini pengukuran keberhasilan maupun kegagalan dari satuan organisasi/kerja dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya sulit untuk dilakukan secara objektif. Kesulitan ini disebabkan belum pernah disusun suatu sistem pengukuran kinerja yang dapat menginformasikan tingkat keberhasilannya. Kesulitan lain adalah pengukuran tingkat kinerja satuan organisasi/kerja lebih ditekankan kepada kemampuannya dalam menyerap anggaran. Dengan kata lain, satuan organisasi/kerja akan dinyatakan berhasil apabila menyerap 100% anggaran pemerintah, walaupun hasil maupun dampak yang dicapai dari pelaksanaan program tersebut masih berada jauh di bawah standar. Oleh karena itu, sudah mendesak untuk disusun suatu sistem pengukuran kinerja yang dapat memberikan informasi atas efektivitas dan efisiensi pencapaian kinerja satuan organisasi/kerja. Selama tiga dekade terakhir, belum pernah dikembangkan suatu standar pengukuran kinerja satuan organisasi/kerja yang dapat memberikan informasi kepada pimpinan, apakah satuan organisasi/kerja tersebut telah melaksanakan tugasnya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, tejadi jurang yang sangat luas antara perencanaan satuan organisasi/kerja dengan pengukuran kinerja atas perencanaan tersebut. Karenanya, perlu dikembangkan suatu model pengukuran kinerja yang membantu memberikan informasi apakah program yang dilaksanakan sesuai dengan rencana. Hal ini juga sekaligus mengubah paradigma lama bahwa satuan organisasi/kerja yang sukses dinilai atas keberhasilan penyerapan anggaran, dan bukan atas pencapaian tujuan yang pada akhirnya memuaskan masyarakat banyak. Untuk dapat menjawab pertanyaan akan tingkat keberhasilan satuan organisasi/kerja, maka seluruh aktivitasnya harus dapat diukur. Pengukuran tersebut tidak semata-mata pada masukan (inputs) dari kegiatan tetapi lebih ditekankan kepada keluaran, manfaat, dan dampak dari kegiatan tersebut bagi kesejahteraan masyarakat. Dengan kata lain, Sistem Pengukuran Kinerja yang merupakan elemen pokok dari Laporan Akuntabilitas Satuan organisasi/kerja akan mengubah paradigma pengukuran keberhasilan. Selama ini, keberhasilan suatu satuan organisasi/kerja lebih ditekankan kepada kemampuannya dalam menyerap sumber daya (terutama anggaran) sebanyakbanyaknya, walaupun hasilnya sangat mengecewakan.
Melalui Pengukuran Kinerja, keberhasilan satuan organisasi/kerja akan lebih dilihat dari kemampuannya, berdasarkan sumber daya yang dikelolanya, untuk mencapai hasil sesuai dengan rencana yang telah dituangkan dalam Rencana Stratejik. B. Dasar Hukum 1. Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah; 3. Keputusan Menteri Agama Nomor 373 Tahun 2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi dan Kantor Departemen Agama Kabupaten/Kota (disempurnakan); 4. Peraturan Menteri Agama Nomor 3 Tahun 2006 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. Peraturan Menteri Agama Nomor 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Satuan Organisasi/Kerja di lingkungan Departemen Agama; 6. Instruksi Menteri Agama Nomor 2 Tahun 2006 tentang Pelaksanaan Peraturan Menteri Agama Nomor 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Satuan Organisasi/Kerja di lingkungan Departemen Agama. C. Tujuan Pengukuran 1. Menilai capaian secara kuantitatif setiap indikator kinerja sebagai bahan kontribusi bagi proses penilaian (evaluasi) keberhasilan dan kegagalan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan program, kebijakan, sasaran, dan tujuan; 2. Memberikan pemahaman bahwa pengukuran kinerja tidak hanya difokuskan kepada indikator inputs saja, tetapi yang lebih penting adalah indikator outputs, outcomes, benefits, dan impacts; 3. Memberikan dasar pengukuran dan evaluasi kinerja yang lebih sistematis, terukur, dan dapat diterapkan.
C:\Fjr\KMA\06\PK\Ver Zai
2
D. Manfaat 1. Membantu pimpinan instansi pemerintah dalam penentuan tingkat capaian tujuan yang perlu dicapai; 2. Memberikan umpan balik bagi para pengelola dan pembuat keputusan didalam proses evaluasi dan perumusan tindak lanjut, dalam rangka peningkatan kinerja pada masa yang akan datang; 3. Menjadi alat komunikasi pimpinan organisasi, pegawai, dan para stakeholders eksternal; 4. Dapat menggerakkan instansi pemerintah kearah yang positif; 5. Mengidentifikasi kualitas pelayana instansi pemerintah. E. Apa yang Diukur 1. Aspek finansial; 2. Kepuasan pelanggan; 3. Operasi bisnis internal, untuk memastikan bahwa seluruh kegiatan instansi pemerintah sudah seiramah untuk mencapai tujuan dan sasaran; 4. Kepuasan pegawai; 5. Kepuasan komunitas dan stakeholders; 6. Waktu.
C:\Fjr\KMA\06\PK\Ver Zai
3
BAB II KONSEP DASAR PENGUKURAN KINERJA
A. Pengertian Pengukuran Kinerja Pengukuran Kinerja adalah proses sistematis dan berkesinambungan untuk menilai keberhasilan dan kegagalan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan program, kebijakan, sasaran, dan tujuan yang telah ditetapkan dalam mewujudkan visi dan misi satuan organisasi/kerja. Pengukuran kinerja merupakan hal yang penting dalam manajemen program secara keseluruhan, karena kinerja yang dapat diukur akan mendorong pencapaian kinerja tersebut. Pengukuran Kinerja yang dilakukan secara berkelanjutan memberikan umpan balik, yang merupakan hal yang penting dalam upaya perbaikan secara terus menerus dan mencapai keberhasilan di masa mendatang. Melalui pengukuran kinerja diharapkan satuan organisasi/kerja dapat mengetahui kinerja dalam suatu periode tertentu. Dengan adanya suatu pengukuran kinerja maka kegiatan dan program satuan organisasi/kerja dapat diukur dan dievaluasi. Selanjutnya, dari pengukuran kinerja, setiap instansi dapat diperbandingkan dengan instansi yang sejenis, sehingga penghargaan dan tindakan disiplin dapat dilakukan secara lebih objektif. Ini berarti bahwa pengukuran kinerja penting peranannya sebagai alat manajemen untuk : 1.
Memastikan pemahaman para pelaksana akan ukuran yang digunakan untuk pencapaian kinerja;
2.
Memastikan tercapainya rencana kinerja yang telah disepakati;
3.
Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan kinerja dan membandingkannya dengan rencana kerja serta melakukan tidakan untuk memperbaiki kinerja;
4.
Memberikan penghargaan dan hukuman yang objektif atas prestasi pelaksana yang telah diukur sesuai dengan sistem pengukuran kinerja yang telah disepakati;
5.
Menjadi alat komunikasi antar bawahan dan pimpinan dalam rangka upaya memperbaiki kinerja organisasi;
6.
Mengidentifikasikan apakah kepuasan pelanggan sudah terpenuhi;
7.
Membantu memahami proses kegiatan instansi pemerintah;
8.
Memastikan bahwa pengambilan keputusan dilakukan secara objektif;
9.
Menunjukkan peningkatan yang perlu dilakukan;
10. Mengungkapkan permasalahan yang terjadi.
C:\Fjr\KMA\06\PK\Ver Zai
4
B. Prasyarat Keberhasilan Pengukuran Kinerja Agar pengukuran kinerja terlaksana dengan baik, maka setiap satuan organisasi/kerja harus : 1. Membuat suatu komitmen untuk mengukur kinerja dan memulainya segera. Yang perlu dilakukan oleh satuan organisasi/kerja adalah segera memulai upaya pengukuran kinerja dan tidak perlu mengharap pengukuran kinerja akan langsung sempurna. Nantinya akan dilakukan perbaikan atas pengukuran kinerja yang telah disusun; 2. Perlakukan pengukuran kinerja sebagai suatu proses yang berkelanjutan. Pengukuran kinerja merupakan suatu proses yang bersifat iteratif (berulang-ulang). Proses ini merupakan suatu cerminan dari upaya satuan organisasi/kerja untuk selalu berupaya memperbaiki kinerja; 3. Sesuaikan proses pengukuran kinerja dengan satuan organisasi/kerja. Satuan organisasi/kerja harus menetapkan ukuran kinerja yang sesuai dengan besarnya struktur satuan organisasi/kerja, visi, misi, tujuan, dan sasaran. C. Pengertian dan Fungsi Indikator Kinerja Indikator kinerja adalah ukuran kuantitatif dan/atau kualitatif yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, indikator kinerja harus merupakan sesuatu yang akan dihitung dan diukur serta digunakan sebagai dasar untuk menilai atau melihat tingkat kinerja baik dalam tahap perencanaan, tahap pelaksanaan, maupun tahap setelah kegiatan selesai dan berfungsi. Selain itu indikator kinerja digunakan untuk menyakinkan bahwa kinerja hari demi hari satuan organisasi/kerja yang bersangkutan menunjukkan kemajuan dalam rangka dan/atau menuju tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Dengan demikian, tanpa indikator kinerja sulit bagi kita untuk menilai kinerja (keberhasilan atau ketidakberhasilan) kebijakan / program / kegiatan dan pada akhirnya kinerja satuan organisasi/kerja pelaksananya. Secara umum, indikator kinerja memiliki beberapa fungsi sebagai berikut : 1. Memperjelas tentang apa, berapa dan kapan suatu kegiatan dilaksanakan; 2. Menciptakan konsensus yang dibangun oleh berbagai pihak terkait untuk menghindari kesalahan interpretasi selama pelaksanaan kebijakan/program/ kegiatan dan dalam menilai kinerjanya termasuk kinerja satuan organisasi/kerja yang melaksanakannya; 3. Membangun dasar bagi pengukuran, analisis, dan evaluasi kinerja satuan organisasi/kerja.
C:\Fjr\KMA\06\PK\Ver Zai
5
D. Syarat-syarat Indikator Kinerja Sebelum menyusun dan menetapkan indikator kinerja, terlebih dahulu perlu diketahui syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh suatu indikator kinerja. Syarat-syarat yang berlaku untuk semua kelompok indikator kinerja tersebut adalah sebagai berikut : 1. Spesifik dan jelas, sehingga dapat dipahami dan tidak ada kemungkinan kesalahan interpretasi; 2. Dapat diukur secara objektif baik yang bersifat kuantitatif maupun kualitatif; yaitu dua atau lebih yang mengukur indikator kinerja mempunyai kesimpulan yang sama; 3. Relevan; indikator kinerja harus menangani aspek-aspek objektif yang relevan; 4. Dapat dicapai, penting, dan harus berguna untuk menunjukkan keberhasilan masukan, keluaran, hasil, manfaat, dan dampak; 5. Harus cukup fleksibel dan sensitif terhadap perubahan/penyesuaian pelaksanaan dan hasil pelaksanaan kegiatan; 6. Efektif; data/informasi yang berkaian dengan indikator kinerja yang bersangkutan dapat dikumpulkan, diolah, dan dianalisis dengan biaya yang tersedia. Mengingat bidang kehidupan atau sektor/program pembangunan sangat beragam, dapat bersifat fisik (misalnya pembangunan prasarana dan sarana fisik) maupun nonfisik (misalnya, penyuluhan dan perubahan sikap masyarakat), maka indikator kinerja dan juga pengukurannya tidak selalu sama. E. Langkah-langkah Penyusunan Indikator Kinerja Ada beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam menyusun dan menetapkan indikator kinerja dalam kaitannya dengan laporan akuntabilitas kinerja. Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut : 1. Susun dan tetapkan rencana stratejik lebih dahulu. Rencana Stratejik meliputi visi, misi, tujuan, sasaran, dan cara mencapai tujuan / sasaran (kebijakan dan program); 2. Identifikasi data / informasi yang dapat dijadikan atau dikembangkan menjadi indikator kinerja. Dalam hal ini, data / informasi yang relevan, lengkap, akurat serta kemampuan dan pengetahuan kita tentang bidang yang akan dibahas akan banyak menolong kita untuk menyusun dan menetapkan indikator kinerja yang tepat dan relevan; 3. Pilih dan tetapkan indikator kinerja yang paling relevan dan berpengaruh besar terhadap keberhasilan pelaksanaan kebijakan/program.
C:\Fjr\KMA\06\PK\Ver Zai
6
F. Strategi Bagi Keberhasilan Pengukuran Kinerja Sektor publik merupakan sektor yang selalu mengalami tekanan untuk dapat meningkatkan kegiatannya dan memberikan produk dan pelayanan secara lebih efisien dan dapat mengurangi biaya yang timbul bagi pembayar pajak. Dalam hal ini, pengukuran kinerja merupakan alat yang bermanfaat dalam usaha pencapaian tujuan tersebut, oleh karena melalui pengukuran kinerja dapat dilakukan proses penilaian terhadap pencapaian tujuan yang sudah ditetapkan dan pengukuran kinerja dapat memberikan penilaian yang objektif dalam pengambilan keputusan organisasi maupun manajemen. Jadi pengukuran kinerja dapat membantu meningkatkan kualitas dan menurunkan biaya yang timbul dari kegiatan-kegiatan Berikut ini beberapa strateji untuk menerapkan sistem pengukuran kinerja yang tepat dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan dalam Rencana Stratejik : 1. Melibatkan Pimpinan Sebagian besar organisasi yang telah menerapkan pengukuran kinerja menunjukkan bahwa inisiatif pengukuran kinerja pertama kali diperkenalkan, kemudian dipimpin dan dipromosikan oleh pihak pimpinan. Komitmen pimpinan terhadap pengembangan dan penggunaan pengukuran kinerja merupakan elemen terpenting bagi suksesnya sistem pengukuran kinerja. 2. Kepekaan terhadap pentingnya Pengukuran Kinerja Dorongan untuk maju ke arah peningkatan pengukuran kinerja dan sistem manajemen kinerja secara umum adalah sebagai akibat dari kejadian yang tidak menyenangkan yang terjadi berulang-ulang, yaitu suatu kondisi yang mengancam eksistensi satuan organisasi/kerja. 3. Keselarasan dengan Arah Stratejik Sistem pengukuran kinerja akan sukses apabila strateji satuan organisasi/kerja dan pengukuran kinerja berkaitan, yaitu selaras dengan tujuan satuan organisasi/kerja secara keseluruhan. 4. Komunikasi Komunikasi merupakan hal penting dalam penciptaan dan pemeliharaan sistem pengukuran kinerja. Komunikasi sebaiknya dari berbagai arah, berasal dari atas ke bawah, bawah ke atas dan secara horisontal berada didalam dan lintas organisasi. 5. Keterlibatan Pegawai Keterlibatan pegawai merupakan cara terbaik dalam menciptakan budaya yang positif untuk menciptakan pengukuran kinerja. Apabila para pegawai memiliki masukan untuk kepentingan penciptaan sistem pengukuran kinerja, maka satuan organisasi/kerja dapat memanfaatkannya tanpa perlu meminta bantuan tenaga dari luar.
C:\Fjr\KMA\06\PK\Ver Zai
7
6. Menciptakan Akuntabilitas Kinerja Satuan organisasi/kerja perlu menentukan siapa yang bertanggung jawab terhadap pengukuran kinerja. Seseorang harus bertanggung jawab dalam mendapatkan informasi yang diperlukan dan melaporkannya secara tepat waktu. Yang lainnya perlu bertanggung jawab dalam memperoleh hasil dari pengukuran-pengukuran tersebut. Kedua bentuk tanggung jawab tersebut, baik secara organisatoris maupun individual, adalah merupakan hal yang perlu diidentifikasi di dalam pengukuran kinerja. G. Siklus Pengukuran Kinerja Terdapat empat tahap untuk melakukan pengukuran kinerja yaitu : 1. Perencanaan Stratejik Siklus pengukuran kinerja dimulai dengan perencanaan stratejik, yang berkenaan dengan proses penetapan visi, misi, tujuan, sasaran, kebijakan dan program. 2. Penetapan Indikator Kinerja Setelah Perencanaan Stratejik, mulai menyusun dan menetapkan ukuran/ indikator kinerja. Ada beberapa kegiatan yang dilaksanakan dalam proses ini : a. Pikirkan Kembali Program dan Kegiatan Dalam tahapan ini, pemikiran kembali terhadap indikator hasil (outcomes), manfaat (benefits) dan dampak (impacts) menjadi lebih penting dibandingkan pemikiran kembali atas indikator masukan (inputs) dan keluaran (outputs). b. Rancangan Indikator Kinerja Setelah memikirkan program dan kegiatan, pakailah data tersebut untuk merancang indikator kinerja yang terdiri dari : indikator masukan, keluaran, hasil, manfaat, dan dampak. 1) Indikator Masukan (inputs) Indikator ini mengukur jumlah sumber daya seperti anggaran (dana), SDM, peralatan, material, dan masukan lain, yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan. Dengan meninjau distribusi sumber daya, suatu lembaga dapat menganalisis apakah alokasi sumber daya yang dimiliki telah sesuai dengan rencana stratejik yang telah ditetapkan. Tolok ukur ini dapat pula digunakan untuk perbandingan dengan lembaga-lembaga lain yang relevan. Tolok ukur ini relatif mudah diukur serta telah dipergunakan secara luas, namun seringkali dipergunakan secara kurang tepat dan dapat menimbulkan hasil evaluasi yang rancu atau bahkan menyesatkan. Cara menyusun dan menetapkan indikator masukan (inputs) :
C:\Fjr\KMA\06\PK\Ver Zai
8
a) Susun dan tetapkan rencana stratejik lebih dahulu; b) Identifikasi kegiatan yang akan diukur kinerjanya; c) Identifikasi jenis dan jumlah sumber daya yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. Dalam hal ini, data / informasi yang relevan, lengkap, akurat serta kemampuan dan pengetahuan kita tentang bidang yang akan dibahas akan banyak menolong kita untuk menyusun dan menetapkan indikator masukan yang tepat dan relevan; d) Pilih dan tetapkan indikator masukan yang paling relevan dan berpengaruh besar terhadap keberhasilan pelaksanaan kegiatan. 2) Indikator Keluaran (outputs) Indikator ini digunakan untuk mengukur keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan. Dengan membandingkan keluaran, satuan organisasi/kerja dapat menganalisis sejauh mana kegiatan terlaksana sesuai dengan rencana. Indikator keluaran hanya dapat menjadi landasan untuk menilai kemajuan suatu kegiatan apabila tolok ukur dikaitkan dengan sasaran-sasaran kegiatan yang terdefinisi dengan baik dan terukur. Oleh karena itu, indikator keluaran harus sesuai dengan lingkup dan sifat kegiatan. Untuk kegiatan yang besifat penelitian, berbagai indikator kinerja yang berkaitan dengan keluaran paten dan publikasi ilmiah sering dipergunakan. Untuk kegiatan yang sifatnya pelayanan teknis, indikator kinerja yang berkaitan dengan produk, pelanggan, serta pendapatan yang diperoleh dari jasa tersebut, mungkin lebih tepat untuk dipergunakan. Cara menyusun dan menetapkan indikator keluaran (outputs). a) Susun dan tetapkan rencana stratejik terlebih dahulu; b) Identifikasi berbagai keluaran yang mungkin diperoleh langsung dari pelaksanaan kegiatan (melalui proses) yang relevan, misalnya dalam bentuk fisik maupun non fisik, yang dapat diukur. Dalam hal ini, data / informasi yang relevan, lengkap, akurat serta kemampuan dan pengetahuan kita tentang bidang yang dibahas akan banyak menolong kita untuk menyusun dan menetapkan indikator keluaran yang tepat dan relevan; c) Pilih dan tetapkan indikator keluaran yang paling relevan dan berpengaruh besar terhadap keberhasilan pelaksanaan kegiatan. 3) Indikator Hasil (outcomes) Indikator ini menggambarkan hasil nyata dari keluaran suatu kegiatan. Pada umumnya para pembuat kebijakan paling tertarik pada tolok ukur ini dibandingkan dengan tolok ukur – tolok ukur lainnya. Namun informasi yang diperlukan untuk mengukur hasil seringkali tidak lengkap dan tidak mudah diperoleh. Oleh karena itu, setiap satuan organisasi/kerja perlu mengkaji berbagai pendekatan untuk mengukur hasil dari keluaran suatu kegiatan. Cara menyusun dan menetapkan indikator hasil (outcomes) : C:\Fjr\KMA\06\PK\Ver Zai
9
a) Susun dan tetapkan rencana stratejik terlebih dahulu; b) Identifikasi berbagai hasil nyata yang mungkin diperoleh dari keluaran yang telah ditetapkan. Dalam hal ini, data / informasi yang relevan, lengkap, akurat serta kemampuan dan pengetahuan kita tentang bidang yang dibahas akan banyak menolong kita untuk menyusun dan menetapkan indikator hasil yang tepat dan relevan; c) Pilih dan tetapkan indikator hasil yang paling relevan dan berpengaruh besar terhadap keberhasilan pelaksanaan kegiatan. 4) Indikator Manfaat (benefits) Indikator ini menggambarkan manfaat yang diperoleh dari indikator hasil. Manfaat tersebut baru tampak setelah beberapa waktu kemudian, khususnya dalam jangka menengah dan jangka panjang. Indikator manfaat menunjukkan hal-hal yang diharapkan untuk dicapai bila keluaran dapat diselesaikan dan berfungsi dengan optimal (tepat lokasi dan tepat waktu). Cara menyusun dan menetapkan indikator manfaat (benefits) : a) Susun dan tetapkan rencana stratejik terlebih dahulu; b) Identifikasi berbagai manfaat yang mungkin diperoleh dari hasil yang telah ditetapkan. Dalam hal ini, data / informasi yang relevan, lengkap, akurat serta kemampuan dan pengetahuan kita tentang bidang yang dibahas akan banyak menolong kita untuk menyusun dan menetapkan indikator manfaat yang tepat dan relevan; c) Pilih dan tetapkan indikator manfaat yang paling relevan dan berpengaruh besar terhadap keberhasilan pelaksanaan kegiatan. 5) Indikator Dampak (impacts) Indikator ini memperlihatkan pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang diperoleh dari hasil kegiatan. Seperti halnya indikator manfaat, indikator dampak juga baru diketahui dalam jangka waktu menengah atau jangka waktu panjang. Indikator dampak menunjukkan dasar pemikiran dilaksanakannya kegiatan, yang menggambarkan aspek makro pelaksanaan kegiatan, tujuan kegiatan secara sektoral, regional dan nasional. Cara menyusun dan menetapkan indikator dampak (impacts) : a) Susun dan tetapkan rencana stratejik terlebih dahulu; b) Identifikasi berbagai dampak yang mungkin diperoleh dari hasil yang telah ditetapkan. Dalam hal ini, data / informasi yang relevan, lengkap, akurat serta kemampuan dan pengetahuan kita tentang bidang yang dibahas akan banyak menolong kita untuk menyusun dan menetapkan indikator dampak yang tepat dan relevan; c) Pilih dan tetapkan indikator dampak yang paling relevan dan berpengaruh besar terhadap keberhasilan pelaksanaan kegiatan. C:\Fjr\KMA\06\PK\Ver Zai
10
3. Pengembangan Sistem Pengukuran Data Dalam tahapan ini ada empat kegiatan yang harus dilakukan yaitu : a. Penetapan Standar Untuk Setiap Indikator Setelah menentukan semua indikator kinerja yang bersangkutan, tahap berikutnya adalah menetapkan standar capaian kinerja untuk setiap indikator kinerja yang telah ditentukan. Penetapan standar ini berkaitan erat dengan rencana stratejik yang telah dirumuskan. Oleh karena itu diharapkan agar dibuat capaiancapaian standar kinerja untuk setiap periode pengukuran, misalnya standar lima tahunan, tiga tahunan, tahunan, dan bulanan. Periodesasi ukuran standar ini disesuaikan dengan kebutuhan pelaporan dan pengukuran yang akan dilakukan. Penetapan standar pengukuran ini harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut : 1) Kesesuaian capaian kinerja dengan rencana stratejik; 2) Sumber daya yang ada atau yang tersedia untuk pelaksanaan kegiatan, termasuk didalamnya ketersediaan dana, sumber daya manusia, sarana dan prasarana, perkembangan teknologi, dan lain-lain; 3) Kendala-kendala yang mungkin akan dihadapi dimasa depan. Standar kinerja yang baik antara lain : (1) Dapat dicapai, yaitu sesuai dengan usaha-usaha yang dilakukan pada kondisi yang diharapkan akan dihadapi; (2) Ekonomis, yaitu biaya seharusnya rendah dikaitkan dengan kegiatan yang dicakup; (3) Dapat diterapkan, yaitu sesuai dengan kondisi-kondisi yang ada. Jika terjadi perubahan kondisi, harus dibangun standar yang setiap saat dapat disesuaikan dengan kondisi yang ada; (4) Konsisten, yaitu akan membantu keseragaman komunikasi dan operasi keseluruh fungsi organisasi; (5) Dapat diukur, yaitu harus dapat dikomunikasikan; (6) Legitimasi, yaitu resmi disetujui. b. Menentukan Ketersediaan Data Sejak anda menetapkan apa yang diukur, anda harus menetapkan bagaimana data untuk mengukur tersedia dan bagaimana mendapatkannya. Jika data tidak tersedia, anda harus mengidentifikasi indikator/ukuran alternatif. c. Pengumpulan Data Pengumpulan data membawa kita kepada dua isu utama yakinkan bahwa anda memperoleh jenis informasi yang benar dan menetapkan garis besarnya. Pengujian data ini seharusnya dikumpulkan dalam suatu periode tertentu. Jika waktu mengijinkan, periode pengujian seharusnya berkisar antara tiga sampai dua belas bulan. C:\Fjr\KMA\06\PK\Ver Zai
11
d. Mempertimbangkan Penyajian Data Sekali indikator/ukuran dan pendekatan pengumpulan data telah disetujui, anda akan memutuskan bagaimana menyajikan hasilnya. Informasi yang baik dapat menjadi tidak bermanfaat jika tidak satupun orang mengerti yang dikatakan. Ukuran menjelaskan tentang apa bukan mengapa. Angka-angka sering sulit untuk dipahami, tidak menjelaskan keadaan, dan mungkin tidaklah mudah mengambil kesimpulan. Oleh karena itu, sangatlah penting untuk menyajikan informasi dalam cara-cara yang dapat membuat informasi mudah dimengerti, menunjukkan hubungan kepada data lain, dan dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan. 4. Penyempurnaan Ukuran Kinerja Pada tahapan pengukuran kinerja dapat ditemukan bahwa indikator / ukurannya mungkin memerlukan beberapa modifikasi. Kegiatan yang digambarkan pada tahapan ini dirancang untuk mengadakan perbaikan : a. Menyesuaikan ukuran Setelah mengumpulkan data yang diperlukan, indikator mungkin memerlukan penyesuaian untuk mendapatkan informasi kinerja yang diperlukan bagi program dab kegiatan bersangkutan. b. Mempertimbangkan pembobotan pengukuran Tidak seluruh indikator/ukuran sama pentingnya. Untuk merefleksikan kepentingan atau prioritas diantara ukuran atau kategori ukuran, berikan bobot atau indeks kepada ukuran. Pengukuran atau pengindeksan ukuran dalam suatu proses lanjutan dan mungkin tidak perlu atau memadai untuk setiap program dan kegiatan. Meskipun demikian, memberikan bobot ukuran jika dilakukan dengan benar dapat memberikan pandangan bernilai bagi outcomes program dan kegiatan. Contoh Pengukuran Kinerja Kegiatan dan Pengukuran Pencapaian Sasaran sebagaimana terlampir.
C:\Fjr\KMA\06\PK\Ver Zai
12
BAB III PENUTUP
Pengukuran Kinerja merupakan suatu alat manajemen yang digunakan untuk meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dan akuntabilitas dalam rangka menilai keberhasilan / kegagalan pelaksanaan kegiatan / program / kebijakan sesuai dengan sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan dalam rangka mewujudkan misi dan visi satuan organisasi/kerja. Untuk dapat menjawab pertanyaan akan tingkat keberhasilan / kegagalan suatu satuan organisasi/kerja , seluruh aktivitasnya harus dapat diukur. Dan pengukuran tersebut tidak semata-mata kepada inputs (masukan) dari kegiatan satuan organisasi/kerja tersebut tetapi lebih ditekankan kepada keluaran, hasil, manfaat, dan dampak dari kegiatan satuan organisasi/kerja tersebut bagi kesejahteraan masyarakat. Dengan kata lain, Sistem Pengukuran Kinerja yang merupakan elemen pokok dari Laporan Akuntabilitas Kinerja Satuan organisasi/kerja mengubah paradigma pengukuran keberhasilan. Selama ini, keberhasilan suatu satuan organisasi/kerja lebih ditekankan kepada kemampuannya dalam menyerap sumber daya (terutama anggaran) sebanyak-banyaknya, walaupun hasilnya sangat mengecewakan. Melalui Pengukuran Kinerja maka keberhasilan suatu satuan organisasi/kerja akan lebih dilihat dari kemampuan berdasarkan sumber daya yang dikelolanya, untuk mencapai hasil sesuai dengan rencana yang telah dituangkan dalam Rencana Stratejik. Agar pelaksanaan pengukuran kinerja dapat berjalan dengan lancar, perlu diciptakan strateji dalam melakukan pengukuran kinerja dan memperhatikan praktek-praktek yang baik dalam pengukuran kinerja. Strateji yang perlu dilakukan dalam rangka memperoleh kesuksesan pengukuran kinerja adalah pengukuran kinerja yang dilakukan hendaknya menggunakan pendekatan struktural. Disamping itu, pelaksanaan pengukuran kinerja hendaknya berorientasi pada konsumen / pengguna jasa / peserta program. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dilaksanakan dalam rangka kelancaran pengukuran kinerja adalah melibatkan pimpinan, kepekaan terhadap pentingnya pengukuran kinerja, keselarasan dengan aturan, adanya kerangka kerja konseptual, adanya sistem komunikasi yang baik, dan melibatkan pegawai yang ada dalam satuan organisasi/kerja . Terdapat empat tahap dalam siklus pengukuran kinerja yaitu perencanaan Stratejik, penetapan indikator kinerja, pengembangan sistem pengukuran data, dan penyempurnaan ukuran kinerja. Keempat tahapan tersebut merupakan hal yang saling terkait satu dengan yang lainnya dan dalam rangka meningkatkan pengukuran kinerja. Selanjutnya untuk membantu dan memudahkan dalam melakukan pengukuran pencapaian sasaran dan pengukuran kinerja kegiatan terlampir telah disajikan sebagai contoh alur berpikir dalam penyusunan PPS dan PKK. Isi PPS dan PKK dimaksud atau dengan kata lain kita akan dapat menyusun PPS dan PKK jika sasaran dan kegiatan telah selesai kita kerjakan/laksanakan pada tahun yang dilaporkan pada LAKIP. C:\Fjr\KMA\06\PK\Ver Zai
13
PENGUKURAN KINERJA KEGIATAN Tahun 2004 Instansi
: Departemen Agama Kegiatan
Peningkatan Kualitas SDM.
Ket.
8
Uraian
Indikator Kinerja
Satuan
Rencana tingkat capaian (target)
2
3
4
5
6
7
Program
1
Persentase pencapaian rencana tingkat capaian (target)
Realisasi
Melakukan test CPPN.
Inputs : Dana Outputs : Lulusan Outcomes : Jumlah PPN bertambah. Benefits : Pelayanan Caten lebih baik. Impacts : Pelayanan meningkat.
Rp. Org % % %
250.000.000 250 20 20 50
235.000.000 240 18,8 20 50
94 96 94 100 100
Melakukan Diklat PPN.
Inputs : Dana Outputs : Peserta Outcomes : Pemahaman PPN meningkat. Benefits : Pelayanan Caten lebih cepat. Impacts : Pelayanan meningkat.
Rp. Org % % %
500.000.000 500 70 40 60
500.000.000 500 70 40 60
100 100 100 100 100
Peningkatan Membangun/ Inputs : Dana kualitas sarana rehab KUA/ Outputs : KUA/Ruangan & prasarana. Outcomes : Jumlah KUA/Ruangan bertambah. Ruangan. Benefits : Kegiatan urusan agama meningkat. Impacts : Pelayanan meningkat.
Rp. Unit % % %
10.000.000.000 200 20 40 60
10.000.000.000 200 20 40 60
100 100 100 100 100
Peningkatan kualitas SDM.
Rp. Org % % %
300.000.000 300 100 80 90
300.000.000 300 100 80 90
100 100 100 100 100
C:\Fjr\KMA\06\PK\Ver Zai
Melakukan test Calon Petugas Haji.
Inputs : Dana Outputs : Lulusan Outcomes : Didapatkan petugas. Benefits : Pelayanan meningkat. Impacts : Jamaah haji puas.
14
1
2
3
4
5
6
7
Peningkatan kualitas & kuantitas sarana/ prasarana.
Mengadaka n peralatan petugas Haji.
Inputs : Dana Outputs : Peralatan Outcomes : Tersedianya peralatan petugas haji. Benefits : Pelaksanaan tugas lancar. Impacts : Jamaah haji puas.
Rp. Paket %
2.000.000.000 1.000 100
2.000.000.000 1.000 100
100 100 100
% %
100 100
100 100
100 100
Melakukan Inputs : Dana test CPNS Outputs : Lulusan (Pendidik). Outcomes : Jumlah pendidik bertambah. Benefits : Proses belajar mengajar lancar. Impacts : Masyarakat puas.
Rp. Org % % %
800.000.000 4.000 20 70 80
800.000.000 4.000 20 70 80
100 100 100 100 100
Melakukan Inputs : Dana Diklat PNS Outputs : Peserta (Pendidik). Outcomes : Pemahaman Pendidik meningkat. Benefits : Proses belajar mengajar lancar. Impacts : Masyarakat puas.
Rp. Org %
1.000.000.000 1.000 70
1.000.000.000 1.000 70
100 100 100
% %
40 60
40 60
100 100
Mengadaka Inputs : Dana n buku Outputs : Buku pelajaran pelajaran. Outcomes : Jumlah buku pelajaran bertambah. Benefits : Murid terbantu. Impacts : Proses belajar mengajar lancar.
Rp. Paket %
5.000.000.000 200 20
5.000.000.000 200 20
100 100 100
% %
40 60
40 60
100 100
C:\Fjr\KMA\06\PK\Ver Zai
15
8
Pengukuran Pencapaian Sasaran Tahun 2004 Instansi
: Departemen Agama
Sasaran
Indikator Sasaran
Rencana tingkat capaian (target)
1
2
3
4
Persentase Pencapaian Rencana tingkat Capaian (target) 5
Realisasi
Meningkatnya kualitas SDM URAIS.
Outputs : Tersedianya tenaga profesional. Outcomes : Kualitas SDM meningkat
20 % 20 %
20 % 20 %
100 100
Meningkatnya kualitas prasarana URAIS.
Outputs : Tersedianya sarana & prasarana. Outcomes : Kualitas pelayanan meningkat.
30 % 20 %
30 % 20 %
100 100
Outputs : Tersedianya petugas profesional. Outcomes : Kualitas SDM meningkat.
20 % 20 %
20 % 20 %
100 100
Meningkatnya kualitas/kuantitas sarana & prasarana
Outputs : Tersedianya petugas. Outcomes : Kualitas/ kuantitas prasarana meningkat.
20 % 20 %
20 % 20 %
100 100
Meningkatnya pendidik.
Outputs : Tersedianya tenaga profesional. Outcomes : Kualitas tenaga meningkat.
20 % 20 %
20 % 20 %
100 100
sarana
Meningkatnya kualitas penyelenggaraan haji.
C:\Fjr\KMA\06\PK\Ver Zai
kualitas
&
SDM
tenaga
16
sarana/
pendidik pendidik
Ket
6
C:\Fjr\KMA\06\PK\Ver Zai
17
