Biljartclub “ Het Witte Paard BC “ : Reglement van inwendige orde De Biljartclub wordt genoemd “ Het Witte Paard BC ”. Hierna verder genoemd de “vereniging, de biljartvereniging of de biljartclub”. Momenteel is het clublokaal gevestigd in café ´ Het Witte Paard , Dorp 44 te Lommel, Deze locatie kan ten allen tijde gewijzigd worden door een éénvoudige meerderheid van het, op dat ogenblik in functie zijnde bestuur van de vereniging. Deze beslissing dient genomen te zijn op een bestuursvergadering, onder de aanwezige bestuursleden. Bestuursleden die niet aanwezig zijn, verliezen hun recht tot stemmen, ongeacht de reden van hun afwezigheid. Hetgeen omschreven kan worden als zijnde “overmacht”, geldt niet. Afwezige bestuursleden kunnen geen volmacht tot het gebruik van hun stem geven aan aanwezige bestuursleden. Indien beslist wordt een andere locatie te nemen, zal de biljart , die door de oorspronkelijke club ” Het Witte Paard “in de gemeenschap werd ingebracht, blijven staan in het huidige lokaal, ter beschikking van de leden die in het huidige lokaal wensen te blijven. Eenvoudige meerderheid = 50% (vijftig procent) van de bestuursleden +1 (één) stem. Bij gelijkheid van stemmen, geldt de stem van de, op dat tijdsogenblik in functie zijnde voorzitter van de vereniging, als twee stemmen. Is de voorzitter afwezig, om welke reden ook, dan neemt de ondervoorzitter zijn taken waar. Hierna genoemd “éénvoudige meerderheid” en/of “éénvoudige beslissing”. De duur van de vereniging is onbeperkt. Ze kan nochtans ophouden wanneer ze uit niet meer dan 4 leden bestaat. Bij ontbinding van de verenging, om welke reden ook, beslissen alle, op dat ogenblik, aangesloten leden van de vereniging over de financiële kastoestand bij éénvoudige meerderheid van stemmen, zoals hiervoor beschreven. Om tot een stemming te kunnen overgaan dienen alle leden van de vereniging per brief te worden uitgenodigd, minstens twee weken (=veertien dagen) voor het tijdstip waarop deze algemene ledenvergadering zal plaatsvinden. De datum van poststempel geldt als vaststelling van het hoger genoemde tijdstip. De uitnodiging tot deze vergadering dient opgesteld en verzonden te worden, in eerste instantie, door de secretaris van de vereniging. Indien deze laatste in de onmogelijkheid is, door de voorzitter van de vereniging. Indien deze laatste in de onmogelijkheid is, door de ondervoorzitter van de vereniging. Indien deze laatste in de onmogelijkheid is, door de schatbewaarder van de vereniging. Indien al deze personen in de onmogelijkheid verkeren, door gelijk welk lid van de vereniging. Degene die de uitnodiging voor deze vergadering opstelt en verstuurt, zendt eveneens een uitnodiging naar zichzelf. Bedoeling is de datum van verzending van alle uitnodigingen, te bepalen. Wordt in alle omstandigheden gelijkgesteld met een uitnodiging per brief : een emailbericht, met dezelfde inhoud als de brief, aan een aangesloten lid. De datum van verzending staat op dit emailbericht. 1
Desbetreffende dient opgemerkt te worden dat ieder lid verantwoordelijk is tot zijn eigen kennisname van de inhoud van dit emailbericht. Opmerkingen, op een later tijdstip, zoals bv. “ja maar, ik kan mijn email niet openen of ik heb computerproblemen”, worden niet aanvaard en hebben geen enkele waarde in een discussie op een later tijdstip. De opmerking : “ik heb geen email ontvangen” heeft ook geen waarde omdat alle Belgische- en Nederlandse internet providers voorzien dat bij de niet-aflevering van een verzonden emailbericht, de persoon die dit emailbericht heeft verzonden een bericht terug zal ontvangen met een vermelding in de zin van : “er is een fout opgetreden, bestemmeling heeft het emailbericht niet ontvangen”. Zolang een soortgelijk bericht niet terug werd ontvangen door de verzender, heeft de bestemmeling wel degelijk deze email ontvangen. Als er een bijlage gekoppeld is aan een emailbericht, en je hebt het emailbericht op zichzelf ontvangen met een verwijzing naar de bijlage(n), dan wordt ook deze bijlage(n) beschouwd als ontvangen op dat tijdstip. Dat je de inhoud van de bijlage(n) niet kan lezen, om welke reden dan ook, heeft geen enkele waarde in een latere discussie. Op dat ogenblik dien je zelf een actie te ondernemen, zodat je de bijlage(n) wel kan lezen. De vereniging bestaat uit bestuursleden en gewone leden. Om lid te worden van de vereniging dient men op datum van aansluiting minimum de leeftijd van achttien jaren te hebben bereikt. Tevens dient men zijn lidgeld volledig betaald te hebben voor het begin van het biljartseizoen. Een biljartseizoen start op 1 augustus ( kalender van de bond )van het lopende kalenderjaar en eindigt op 31 juli van het volgende kalenderjaar. Het lidgeld voor het komende biljartseizoen wordt bepaald door de leden van de vereniging, op advies van het bestuur van de vereniging. Deze bepaling en goedkeuring/afkeuring gebeurt op de algemene ledenvergadering op de laatste donderdag van de maand mei van het lopende kalenderjaar. De goedkeuring/afkeuring gebeurt bij éénvoudige meerderheid, zoals hiervoor beschreven. Het lidgeld voor het komende biljartseizoen dient betaald te worden, uiterlijk op 1 Augustus van het lopende kalenderjaar door storting op overschrijving op het bankrekeningnummer van de biljartvereniging. Dit bankrekeningnummer is : ………………………………………….. Met vermelding “ Lidgeld seizoen…………..” Bij kontante betaling van het lidgeld levert de schatbewaarder binnen een tijdsperiode van veertien dagen na betaling, een overeenkomstig bewijs af aan het desbetreffende lid. Het jaarlijkse lidgeld is hoofdelijk en ondeelbaar en kan niet worden omgerekend in functie van het aantal resterende maanden van het lopende biljartseizoen.
Bij overlijden van een aangesloten lid kunnen de wettelijke erfgenamen, de erfgenamen bij testament of gelijk welke andere natuurlijke persoon of vennootschap, onder gelijk welke vorm, en/of alle schuldeisers van de overledene, geen aanspraak maken en/of beslag laten leggen op gelden toebehorende aan de biljartvereniging, of de terugbetaling van het lidgeld eisen, zelfs niet prorata. 2
Het dagelijks beheer van de vereniging wordt uitgevoerd door het bestuur van de vereniging. Dit bestuur is minimum samengesteld uit een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris, een schatbewaarder en een sportbestuurder. Nieuwe functies zijn ten allen tijde mogelijk bij éénvoudige beslissing van de op dat ogenblik van kracht zijnde bestuur van de vereniging. De voorzitter, de ondervoorzitter, de secretaris, de schatbewaarder en de sportbestuurder zijn in functie voor een periode van minimum twee opeenvolgende jaren, uitgezonderd het eerste jaar van de oprichting van de vereniging. Op het einde van het eerste jaar na oprichting van de vereniging, zijn de voorzitter en de schatbewaarder uittredend en herverkiesbaar door de aangesloten leden van de vereniging voor dat kalenderjaar. Op het einde van het tweede jaar zijn de ondervoorzitter, de secretaris en de sportbestuurder uittredend en herverkiesbaar door de aangesloten leden van de vereniging voor dat kalenderjaar. De andere bestuursleden, niet zetelend in het dagelijks bestuur van de vereniging, zijn elk jaar uittredend en herverkiesbaar. Dit systeem herhaalt zich dan constant de volgende jaren. Praktisch zal dit betekenen dat in december 2012 de voorzitter en de schatbewaarder uittredend en herverkiesbaar zijn. Dat in december 2013, de ondervoorzitter, de secretaris en sportbestuurder uittredend en herverkiesbaar zijn. Dit systeem herhaald zich dan weer voor de volgende jaren : dus in december 2014 zijn opnieuw de voorzitter en de schatbewaarder uittredend en herverkiesbaar. In december 2015 zijn opnieuw de ondervoorzitter, de secretaris en de sportbestuurder, uittredend en herverkiesbaar. Het is voor ieder bestuurslid mogelijk om vroeger uit het bestuur te stappen, hiervoor zal men zich niet moeten verantwoorden tegenover het bestuur nog tegenover de leden. Aan het uit tredende bestuurslid wordt gevraagd om alle documenten betreffende de werking, en kledij van “Het Witte Paard BC “die in zijn bezit zijn terug te bezorgen aan de club. De bovengenoemde uittreding en herverkiesbaarheid van deze vijf bestuursleden gebeurt op een algemene ledenvergadering die zal doorgaan de laatste donderdag van de maand mei van het lopende kalenderjaar. Beslissingen genomen op de algemene ledenvergadering, gehouden op de laatste donderdag van de maand mei van het lopende kalenderjaar, worden medegedeeld aan alle leden van de biljartvereniging per gewone brief of gelijkgesteld emailbericht, uiterlijk op 30 december daaropvolgend. Indien de statuten van de biljartvereniging werden gewijzigd, dient een afschrift van de gewijzigde statuten te worden meegezonden, en, waarbij de wijziging(en) in de tekst in een rode kleur zijn gemarkeerd. Door het betalen van het lidgeld verklaart het lid zich voor het komende biljartseizoen, akkoord met het reglement van inwendige orde van de
3
biljartclub en onderwerpt hij/zij zich aan de beslissingen welke krachtens het reglement van inwendige orde worden getroffen. Het bestuur van de biljartvereniging bepaalt in onderling overleg welke taken elk individueel bestuurslid dient uit te voeren om tot een goede werking van de biljartvereniging te komen. Eenmaal deze taken onderling duidelijk werden bepaald, is elk bestuurslid verantwoordelijk voor de goede uitvoering ervan. De functieomschrijvingen van alle bestuursleden worden medegedeeld aan de leden van de vereniging. Dit heeft louter de volgende bedoeling : indien er zich een probleem zou voordoen bij een lid van de vereniging, dan kan hij/zij desbetreffende nagaan welk specifiek bestuurslid er dient gecontacteerd te worden om tot een mogelijke oplossing te komen. De functieomschrijving van de schatbewaarder is wel belangrijk. De schatbewaarder is verantwoordelijk voor het correct opvolgen van de financiële toestand van de vereniging. Om dit te verwezenlijken houdt hij een kasboek bij, waarbij alle kosten en baten van de biljartvereniging, chronologisch per datum, dienen genoteerd te worden. Elke zes maanden stelt de schatbewaarder een gedetailleerd financieel verslag op, dat hij/zij zal ondertekenen en zal zenden aan alle bestuursleden van de biljartvereniging, per gewone brief of gelijkgesteld emailbericht. De ondertekening van dit verslag door de schatbewaarder dient voorafgegaan te worden door volgende mededeling : “naar waarheid opgemaakt te……..(plaats) op datum van…………(datum). Eenmaal per jaar, op de algemene ledenvergadering van de maand mei, brengt de schatbewaarder ook verslag uit aan alle aanwezige leden. Het is, op deze algemene ledenvergadering, dat dit verslag ter goedkeuring/afkeuring wordt voorgelegd aan alle aanwezige leden op deze vergadering. De leden van de biljartvereniging dienen zich duidelijk uit te spreken over goedkeuring of afkeuring, en, deze beslissing wordt genotuleerd in het verslag van deze algemene ledenvergadering. Indien een bepaald bestuurslid bv. door ziekte of ongeval of een andere gebeurtenis, in de onmogelijkheid is om zijn taken, geheel of gedeeltelijk, te kunnen uitvoeren, dan beslist het bestuur van de biljartvereniging eigenhandig om tot een eventuele herverdeling te komen. Het bestuur dient daarover geen verantwoording af te leggen aan de leden van de biljartclub. Wel dient deze herverdeling medegedeeld te worden aan alle leden van de vereniging per éénvoudige brief of gelijkgesteld emailbericht, zodat men er kennis kan van nemen. Men moet minstens één volledig biljartseizoen lid zijn van de biljartclub, voordat men zich kandidaat kan stellen voor een functie in het bestuur. Het bestuur van de biljartclub is bevoegd om alle geschillen en problemen, welke niet in het reglement van inwendige orde voorzien zijn, op te lossen. Indien er belangrijke beslissingen, van uitzonderlijke aard, dienen genomen te worden zal het bestuur een voorstel ter goedkeuring aan alle leden van de vereniging formuleren. Dezelfde procedures dienen gevolgd te worden als omschreven in de uitnodiging tot het bijwonen van de jaarlijkse algemene 4
ledenvergadering (cfr. maand mei) en de beslissingen die op deze vergadering genomen worden. Nieuwe leden kunnen zich op elk moment aansluiten bij de biljartclub. Daartoe dienen ze zich kenbaar te maken aan de voorzitter van de biljartclub. Ze kunnen zich ook kenbaar maken bij gelijk welk bestuurslid, die dan dit verzoek tot aansluiting overmaakt aan de voorzitter van de vereniging. Het bestuur van de vereniging beslist bij éénvoudige meerderheid over dit verzoek tot aansluiting en/of de te volgen procedure tot onderzoek. Een positieve beslissing is slechts geldig na betaling van het jaarlijkse lidgeld door het nieuwe lid. Zoals reeds gezegd is dit jaarlijkse lidgeld, hoofdelijk en ondeelbaar. In speciale omstandigheden kan een algemene ledenvergadering ten alle tijden worden bijeengeroepen, slechts na een bespreking met het bestuur, of wanneer het bestuur zo’n vergadering nodig mocht achten. Elk lid van de biljartclub heeft daartoe het recht, maar dit verzoek geldt enkel na goedkeuring door het bestuur bij éénvoudige meerderheid. Elk lid van de biljartclub kan ten allen tijde ontslag nemen uit de vereniging. Dit gebeurt uitsluitend bij schriftelijke mededeling aan de voorzitter van de vereniging. Mondelinge mededelingen worden niet aanvaard. De betaalde lidgelden blijven echter het definitief bezit van de biljartclub, wegens hoofdelijk en ondeelbaar. Ontslagnemende- of uitgesloten leden, hebben geen recht op het vermogen van de biljartclub, ook niet toekomstgericht. Zij kunnen noch opgave of voorlegging van rekening, noch plaatsing van zegels, noch inventaris eisen of voorleggen. Leden, die hun jaarlijks lidgeld niet betaald hebben voor 1 augustus van het lopende biljartseizoen, zijn ook ambtshalve ontslagnemend. Personen, die zich in deze toestand bevinden, dienen daartoe geen schriftelijke mededeling te doen aan de voorzitter van de vereniging. Zij kunnen terug aansluiten na betaling van hun lidgeld en eventuele boetes enkel na goedkeuring van hun nieuwe aanvraag tot aansluiting door het bestaande bestuur van de biljartclub. Elk aangesloten lid, dat op welke wijze ook, de vereniging kan of zal benadelen, kan uitgesloten worden. Het dagelijks bestuur van de biljartclub zal de mogelijke uitsluiting bespreken en een beslissing nemen. Deze beslissing dient te gebeuren met een twee derde meerderheid van stemmen en niet bij een éénvoudige meerderheid. De beslissing tot uitsluiting wordt medegedeeld aan alle leden van de biljartclub per gewone brief of gelijkgestelde email. Het bestuur mag de reden van uitsluiting niet vermelden in deze brief of gelijkgesteld emailbericht. Het gaat hier over een loutere kennisgeving. Wekelijks is er een clubavond en dit op donderdagavond, de biljarts zijn dan voorbehouden voor de effectieve leden. 5
De biljartclub is aangesloten bij de volgende overkoepelende biljartbonden : -
Koninklijke Noord-Limburgse Biljartbond, afgekort K.N.L.B.B.
Alle leden van de biljartclub dienen zich te richten conform de statuten en de reglementen van de hiervoor vermelde biljartbonden, voor wat betreft hun deelname aan activiteiten ingericht door deze bonden of bij lastgeving aan één van de andere toegetreden biljartverenigingen. Indien één van de beiden of beiden hiervoor genoemde bonden, om welke reden ook, ophoudt of ophouden te bestaan, kunnen zij geen aanspraak maken op de gelden van de biljartclub, om welke reden dan ook en ongeacht de statuten van deze hiervoor genoemde bonden. Nieuwe- of gewijzigde statuten worden na goedkeuring ondertekend door alle leden van het dagelijks bestuur. Een kopie met alle handtekeningen dient bewaard te worden bij de voorzitter en bij de secretaris van de vereniging, De secretaris dient een afschrift te verzenden naar alle leden van de vereniging per gewone brief of per gelijkgesteld emailbericht. Opgemaakt te …Lommel …………..op datum van …20/03/2011………… Voorzitter : Ondervoorzitter : Secretaris : Herman Steijlen Schatbewaarder : Sportbestuurder(s) :
“Volgen de handtekeningen van de leden van het dagelijks bestuur van de vereniging – voor gelijkvormig afschrift” Steijlen Herman secretaris van Verbroedering ‘t Bergske
6
7
