Bijlage bij Handleiding Kwaliteitszorg Medische Vervolgopleidingen

1

Bijlage bij Handleiding Kwaliteitszorg Medische Vervolgopleidingen

Martini Ziekenhuis Groningen/Van Swieten Instituut Ziekenhuisgroep Twente locatie Almelo en Hengelo/ZGT Academie 2013

Inleiding Voor het meten en beoordelen van de kwaliteit van opleiden zijn meetinstrumenten onontbeerlijk. In bijlage I wordt een schematisch overzicht en een uitwerking gegeven van de meetinstrumenten die voor dit doel beschikbaar zijn. De instrumenten zijn in de lande bekend (o.a. via rapport Scherpbier), zijn toepasbaar op kleine en/ of grote opleidingsgroepen en verzamelen informatie over verschillende (combinaties van) domeinen waaruit het opleidingsprofiel bestaat. De instrumenten zijn succesvol gebleken binnen het Martini ziekenhuis en/ of ZGT en worden voor andere ziekenhuizen bruikbaar geacht om toe te passen in het kader van interne kwaliteitszorg. Bijlage II bevat voorbeelddocumenten met betrekking tot de inbedding van de meetinstrumenten binnen de kwaliteitszorg van een opleidingsgroep. Het overzichtsdocument kan ingezet worden ten behoeve van de borging en toetsing van de gemaakte afspraken met betrekking tot de inzet van meetinstrumenten binnen een opleidingsgroep en de daar uit voorkomende vervolgafspraken. Het overzichtsdocument kan ook gebruikt worden om te rapporteren naar de COC. Daarnaast is er een voorbeeld communicatieplan toegevoegd. Hierin staan overzichtelijk de communicatiekanalen, de verantwoordelijken en de bijbehorende informatieboodschap (voorbeeld brieven) omschreven per onderzoeksfase. Om de resultaten voortkomend uit een meetinstrument in te bedden binnen de opleiding is een follow-up plan noodzakelijk. Ook hiervan is een voorbeeld opgenomen in dit document. Het follow-up plan wordt ingezet om resultaten om te zetten naar SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) geformuleerde acties waaraan de verschillende stakeholders zich committeren. De voorbeelden met betrekking tot het communicatieplan en het follow-up plan zijn toepasbaar rondom enquêteonderzoeken in het kader van interne kwaliteitzorg.

Bijlage bij Handleiding kwaliteitszorg medische vervolgopleidingen

2

Inhoudopgave

blz

Bijlage I Meetinstrumenten Bijlage A: Schematische weergave meetinstrumenten Bijlage B: Quickscan kwaliteit Bijlage C: Intakeformulier evaluatie opleiding Bijlage D: Interne audit Bijlage E: D-RECT Bijlage F: SetQ Bijlage G: EFFECT Bijlage H: 360° feedback plus Bijlage I: Evaluatie docentvaardigheden supervisor Bijlage J: Exit gesprek Bijlage K: Evaluatie formulier opleiding Bijlage L: Evaluatie gesprekken medische (vervolg)opleidingen

4 5 8 12 13 16 18 20 23 25 26 29 41

Bijlage II Voorbeelddocumenten m.b.t. inbedding meetinstrumenten Bijlage A: Overzichtsdocument voor de opleidingsgroep Bijlage B: Overzichtsdocument voor de COC Bijlage C: Communicatieplan (inclusief voorbeeldbrieven) Bijlage D: Follow-up plan: Van resultaat naar actie! (inclusief werkblad actieplan)

41 42 43 44 48


3

BIJLAGE I Meetinstrumenten Bijlage A: Schematische weergave meetinstrumenten Bijlage B: Quickscan kwaliteit Bijlage C: Intakeformulier evaluatie opleiding Bijlage D: Interne audit Bijlage E: D-RECT Bijlage F: SetQ Bijlage G: EFFECT Bijlage H: 360° feedback plus Bijlage I: Evaluatie docentvaardigheden supervisor Bijlage J: Exit gesprek Bijlage K: Evaluatie formulier opleiding Bijlage L: Evaluatie gesprekken medische (vervolg)opleidingen


4

Bijlage A

Schematische weergave inhoud meetinstrumenten Instrument Doel Domein Quickscan Kwaliteit Bijlage B Intakeformulier evaluatie opleiding Bijlage C Interne Audit Bijlage D D-RECT Bijlage E SetQ Bijlage F

EFFECT Bijlage G 360° feedback plus Bijlage H

Wat

Wie beoordeelt?

Toepasbaar op

Door het invullen een Quickscan en analyse van de resultaten kan er een beginsituatie worden vastgesteld Er wordt een evaluatie intake ingevuld door de AIOS

Opleider, plaatsvervangend opleider

Zowel kleine als grote opleidingsgroepen (kleine opleidingsgroepen zijn minder dan 7 AIOS) Zowel grote als kleine opleidingsgroepen

De opleidingsgroep ondergaat een interne audit a.d.h.v. vooraf vastgestelde criteria door interne auditoren Evaluatie vindt plaats doordat alle AIOS een digitale enquête in vullen

Opleidingsgroep incl. AIOS Interne auditoren

Zowel grote als kleine opleidingsgroepen

AIOS

Grote opleidingsgroepen

Opleidingsgroep

Evaluatie door alle AIOS en zelfevaluatie door specialisten door het invullen van een digitale enquête

Specialisten en AIOS

Grote opleidingsgroep

Opleidingsgroep

Evaluatie vindt plaats doordat alle AIOS een digitale enquête in vullen Evaluatie door alle AIOS en zelfevaluatie door specialisten door het invullen van een digitale enquête

AIOS


Specialisten en AIOS


Vaststellen stand van zaken m.b.t. tot het bewaken van de kwaliteit van opleiden in een opleidingsgroep Vaststellen van de beginsituatie (0-meting) van het evaluatieproces van een AIOS in opleiding

Opleidersinrichting

Vaststellen opleidingssituatie van een opleidingsgroep halverwege de kwaliteitscyclus Vaststellen stand van zaken opleidingsklimaat van een opleidingsgroep door evaluatie Vaststellen stand van zaken opleiderskwaliteiten van gehele opleidingsgroep/zelfevaluatie groepsleden. Evaluatie van de kwaliteit van de supervisor/opleider

Opleidersinrichting Opleidingsgroep Opleidingsinhoud

Vaststellen stand van zaken m.b.t. CanMEDS competenties en supervisie door gehele opleidingsgroep dmv evaluatie

Opleidingsgroep Opleidingsinhoud


Opleidingsinhoud Opleidingsinrichting


AIOS

5

Instrument

Doel

Domein

Wat

Wie beoordeelt?

Toepasbaar op

Evaluatie docentvaardigheden supervisor Bijlage I Exitgesprek Bijlage J

Inzicht geven in de docentvaardigheden van een supervisor

opleidingsgroep

Er wordt een vragenlijst ingevuld

AIOS (Kan tevens dienen als zelfevaluatie voor de supervisor)

Voornamelijk kleine opleidingsgroepen

Het proces en product van een opleidingsperiode wordt geëvalueerd door een afsluitend gesprek met AIOS Inventarisatie verbeterpunten opleiding


Aan de hand van vooraf bepaalde vragen wordt in een gesprek de opleidingsperiode geëvalueerd

AIOS en coördinator arts-assistenten



AIOS vult aan het einde van het opleidingsjaar een evaluatieformulier opleiding in.

AIOS Opleider verzamelt

Voornamelijk kleine opleidingsgroepen

Evaluatie en inventarisatie opleiding d.m.v. jaargesprek met een van te voren vastgestelde agenda met vertegenwoordiger van de opleidersgroep en afvaardiging Leerhuis (medisch manager/onderwijskundige)


Het leerhuis (medisch manager/onderwijskundige) toetst aan de hand van de vastgestelde agenda “wat wil de opleiding verbeteren en waarin vraagt deze ondersteuning”

Opleider (plv. opleider), afvaardiging Leerhuis (medisch manager/onderwijskun dige)


Inventarisatie van de adviezen voortkomend uit de visitatie


Rapport geeft inzicht in adviezen, zwaarwegende adviezen en aanbevelingen van de visitoren m.b.t. medische vervolgopleiding

Opleider en plv. opleider COC

Alle opleidingsgroepen

Evaluatie formulier Opleiding Bijlage K Evaluatiegespr ekken medische (vervolg)opleidingen Bijlage L

RGS-rapport


6

Instrument

Doel

Domein

Wat

Wie beoordeelt?

Toepasbaar op

Opleidings vergadering

Bespreken van de voortgang met betrekking tot de verbeterplannen uit de kwaliteitscyclus


AIOS, opleider, plaatsvervangend opleider en manager arts-assistenten

Zowel grote als kleine opleidingsgroepen. Bij kleine vakgroepen kunnen andere opleidingsgroepsleden aanwezig zijn

Visitatiecheck

Het doorlichten van de opleidingsgroep ten behoeve van de komende externe visitatie


Onder leiding opleider (plv. opleider) wordt a.d.h.v. een agenda een vergadering met alle AIOS gehouden, actieplannen uit de kwaliteitscyclus zijn een vast agendapunt Aan de hand van het werkdocument visitatie (site KNMG) wordt de opleidingsgroep voorbereid op de visitatie

Gehele opleidingsgroep en AIOS Interne auditoren



7

Bijlage B Quickscan Kwaliteit Een evaluatie instrument voor een opleidingsgroep om inzicht te verkrijgen in de kwaliteit rondom de medische vervolgopleiding. Het evaluatie instrument wordt ingevuld (men maakt een keuze voor een situatie) door de opleider/plv. opleider. Er wordt tijdens het invullen een keuze gemaakt voor één van de vier situaties (zie kader voor betekenis). De betekenis is cumulatief d.w.z. indien er bijvoorbeeld wordt gekozen voor situatie 3 dan wordt er vanuit gegaan dat er wordt voldaan aan situatie 1 en 2.. Situatie 1 is de minimale norm.

Situatie 1: Er worden ad hoc beslissingen genomen. Situatie 2: Taken en afspraken zijn vastgelegd. Situatie 3: Er is een systematisch opleidingsbeleid. Situatie 4: Er is een organisatie breed gedragen opleidingsbeleid en afgestemd met de regio.


8

Situatie 1:

Situatie 2:

Situatie 3:

Situatie 4:

Visie en Leiderschap m.b.t. opleiden Hoe is opleidingsvisie en het daarvan afgeleide doel tot stand gekomen?

O Als een opleidingsvraag zich voordoet, wordt bekeken wat de mogelijkheden zijn. Er is geen visie vastgelegd.

O Visie en doelen zijn ontwikkeld in overleg management en opleidingsbetrokkenen. De visie is vastgelegd.

O Opleiden is een onderdeel van breder personeels- en opleidingsbeleid. De opleidingsvisie wordt regelmatig getoetst aan organisatiedoelen.

O Personeels en opleidingsbeleid zijn afgestemd, vastgelegd en organisatiebreed gecommuniceerd.

Hoe wordt de opleidingsvisie door het management uitgedragen?

O Keuzes rondom opleiden worden uitgedragen als daar aanleidingvoor is.

O De opleidingsvisie is verwoord in opleidingsplannen en bekend bij betrokkenen.

O De opleidingsvisie en – doelen worden uitgedragen aan alle medewerkers als integraal onderdeel van het organisatiebeleid.

O Visie en doelen zijn afgestemd, vastgelegd en worden gedeeld met lokale en regionale partners.

Hoe ondersteunt het management de realisatie van de opleidingsdoelen?

O Het management stuurt bij als er problemen zijn er is ruimte voor verbetering.

O Het management moedigt aan, overlegt en vraagt regelmatig om informatie. Verbetervoorstellen worden gewaardeerd en gestimuleerd.

O Opleiden, opleidingsdoelstellingen, zijn een vast agendapunt van de management vergaderingen.

O Het management draagt opleiden en de opleidingsdoelstellingen uit naar de regionale partners.

Hoe wordt het opleidingsproces geëvalueerd en bijgesteld?

O Als een opleidingsproces niet voldoet, vindt bijstelling plaats.

O Er is een procedure vastgelegd voor evaluatie van opleidingsprocessen.

O De opleidingsprocessen worden in samenhang organisatieprocessen geëvalueerd

O De opleidingsprocessen worden geëvalueerd in samenwerking lokale en regionale partners.


9

Situatie 1:

Situatie 2:

Situatie 3:

Situatie 4:

Strategie opleidingsbeleid Hoe wordt het opleidingsbeleid vormgegeven?

O keuzes met betrekking tot opleiden worden door de actualiteit bepaald.

O Er is aandacht voor de ontwikkeling van opleidingsbeleid, opleidingsbeleid is afgeleid van de visie.

O Alle opleidingsbetrokkenen dragen bij aan de ontwikkeling van opleidingsbeleid. Het opleidingsbeleid is gebaseerd op organisatiedoelen, evaluatie vindt systematisch plaats.

O Opleidingsbeleid is organisatiebreed afgestemd en gecommuniceerd met regionale partners.

Hoe vindt implementatie van opleidingsbeleid plaats?

O De keuze over opleiden wordt bekend gemaakt wanneer daar aanleiding toe is.

O Het gewenste resultaat, de middelen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd.

O De implementatie van het opleidingsbeleid wordt systematisch geëvalueerd.

O Implementatieproces is organisatiebreed afgestemd en wordt regionaal gecommuniceerd.

Hoe wordt door opleiden verkregen kennis gebruikt ter verbetering?

O Kennisuitwisseling en ontwikkeling vanuit opleiding vindt spontaan plaats.

O Het management stimuleert om door opleiden verworven kennis te gebruiken voor verbetering van product en dienstverlening.

O De wijze waarop door opleiden verworven kennis wordt benut wordt systematisch geëvalueerd.

O Door opleiden verworven kennis wordt gedeeld met lokale en regionale partners.

Hoe wordt opleidingsbudget vastgelegd?

O Het opleidingsbudget wordt door het management toebedeeld op basis van actuele vraag.

O Het opleidingsbudget wordt vastgesteld aan de hand van de opleidingsnoodzaak en/of behoefte.

O Het opleidingsbudget wordt vastgesteld op basis van organisatie/personeelsbeleid.

O Het opleidingsbudget wordt organisatiebreed afgestemd, vastgelegd en gecommuniceerd met lokale en regionale partners.


10

Situatie 1:

Situatie 2:

Situatie 3:

Situatie 4:

O De effectiviteit van de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden wordt systematisch geëvalueerd

O De verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van opleidingsbetrokkenen wordt afgestemd met lokale partners.

O Er zijn gezamenlijke afspraken over deskundigheidsbevordering de wijze waarop wordt regelmatig geëvalueerd.

O Deskundigheidsbevordering is een integraal onderdeel en wordt lokaal en regionaal afgestemd.

Opleidersgroep Hoe is de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van opleidingsbetrokkenen georganiseerd?

O De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden geregeld op het moment van komst opgeleide.

O De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van opleidingsbetrokkenen is vastgelegd en bekend.

O O Hoe vindt deskundigheidsbevordering Deskundigheidsbevordering Het management stimuleert vindt individueel plaats er acties t.a.v. t.a.v. opleiden plaats? zijn geen afspraken

deskundigheidsbevordering en vraagt dit uit te dragen.

Hoe is begeleiding en beoordeling georganiseerd?

O Begeleiding en beoordeling worden geregeld op het moment van komst opgeleide.

O Begeleiding en beoordeling vinden planmatig plaats, procedures en werkwijzen zijn vastgelegd.

O Begeleiding en beoordeling worden systematisch geëvalueerd, werkwijzen en procedures worden zo nodig bijgesteld.

O De werkwijzen en procedures m.b.t. begeleiding en beoordeling zijn afgestemd met de lokale partners.

Hoe wordt het opleidingsproces van de opgeleide geëvalueerd

O In de gesprekken met de opgeleide komt evaluatie aan de orde.

O Er is een procedure vastgelegd voor evaluatie van het opleidingsproces van de opgeleide.

O Het opleidingsproces wordt systematisch geëvalueerd in samenhang andere leer/werkprocessen.

O Het opleidingsproces wordt geëvalueerd en in samenwerking lokale partners bijgesteld.


11

Bijlage C

Intakeformulier evaluatie opleiding Doel van dit intakeformulier is een start maken met het evaluatieproces ter verbetering van de kwaliteit van opleiden. De evaluatie betreft zowel de AIOS, organisatie en inhoud/middelen van de opleiding. Werkwijze: De AIOS vult het intakeformulier in bij aanvang van de opleiding. De AIOS vult voor ieder voortgangsgesprek het evaluatieformulier opleiding in. Aan het einde van de totale leerperiode worden m.b.v. de ingevulde formulieren conclusies getrokken door opleider en AIOS en verbeteracties besproken en vastgelegd. Naam AIOS:..................................................................... Datum:........................................................................... Opleiding:....................................................................... Onderwerpen

besproken

Niet besproken

Centrale introductie Introductie arts-assistenten Instructiemap arts-assistenten Introductie opleiding Verwachtingen Lokaal opleidingsplan IOP Onderwijs Wetenschap Evaluatiemomenten Gespreksstructuur Beoordelingssysteem Toetsing Werkproces Samenwerking Arbeidstijden


12

Bijlage D

Interne Audit Naar voorbeeld Maastrichtse UMC, oorspronkelijk ontwikkeld in het Catarina ziekenhuis 2004. Inleiding De interne audit heeft tot doel de kwaliteit van de opleiding te monitoren en de opleidingsgroep feedback te geven over goede punten en over verbeterpunten. De interne audit vindt plaats volgens afgesproken structuur, bij voorkeur tussentijds de externe visitatie. De interne audit vindt plaats op aanvraag van de opleider en wordt vanuit de COC georganiseerd. Vertrekpunt voor deze audits vormen de door de RGS geformuleerde voorwaarden, zwaarwegende adviezen en aanbevelingen bij het verlenen van de erkenning voor de opleiding. In de audits zullen de rapportages uit de verbeterplannen van de afdeling aan de orde komen. Daarnaast zullen ook de algemene onderwerpen die bij een visitatie aan de orde komen, geaudit worden (zie inhoudelijke uitwerking). Opzet en organisatie van de audit De audit commissie bestaat uit een aantal stafleden van verschillende disciplines en een assistent, afgevaardigd uit de assistentenvereniging van het ziekenhuis. Iedere audit wordt uitgevoerd door 3 stafleden en een assistent. Eén van de stafleden is dagvoorzitter. De opzet van de audit is als volgt: Nummer deeloverleg

Soort

Aanwezigen

Duur

1

Overleg met gehele

Audit comité bestaande uit:

45 min

opleidersgroep

2

3

Overleg met alle artsassistenten

Overleg tussen artsassistenten vereniging en arts-assistenten



3 stafleden



Vertegenwoordiger arts-assistenten vereniging



Gehele opleidersgroep

Audit comité bestaande uit: 

3 stafleden



Vertegenwoordiger artsassistentenvereniging



arts-assistenten van de betreffende opleiding

Vertegenwoordiger artsassistentenvereniging

45 min

30 min

Arts-assistenten van de betreffende


13

opleiding 4

Terugkoppeling resultaten audit commissieleden met:

• Opleiders betreffende opleiding • 1 of meerdere AIOS betreffende opleiding

45 min

In totaal duurt de audit 2 uur en 45 minuten. De deeloverleggen 1, 2 en 4 worden genotuleerd en de resultaten worden integraal (in één verslag) teruggekoppeld allereerst aan de dagvoorzitter. Na goedkeuring ontvangen alle audit commissieleden het verslag ter beoordeling. Hierna wordt het deelverslag staf + eindconclusie aan de opleider gestuurd en het AIOS deel + eindconclusie aan de AIOS vertegenwoordiger. Het uiteindelijke “conceptdefinitief” verslag wordt gearchiveerd. Aangaande deel 3 heeft de AIOS vertegenwoordiger een gesprek met de AIOS van de opleidingsgroep. Doel van dit gesprek is om eventuele punten die moeilijk bespreekbaar zijn in de gehele groep in een “veiliger” setting te bespreken. Aan het einde bepaalt de AIOS groep samen met de AIOS vertegenwoordiger hoe het gesprek in het verslag verwoord wordt. Indien er bij uitzondering punten besproken worden waarvan de AIOS niet willen dat deze in het verslag terecht komen, dan zal de AIOS vertegenwoordiger dit melden bij een Vertrouwenspersoon. Tevens zal de AIOS vertegenwoordiger aan de dagvoorzitter ad hoc melding hiervan maken, zonder de inhoud hiervan toe te lichten. De AIOS vertegenwoordiger zal het gesprek beginnen met uitleg aan de AIOS over deze gang van zaken. Echter, het doel van de interne audit is ondersteunend en dient als hulpmiddel. De AIOS groep zal steeds worden aangespoord om alle zaken in openheid te bespreken. Voorbereiding Ter voorbereiding hebben de deelnemers aan de interne audit het volgende nodig:  procedure interne audit (deze notitie);  de brief van de RGS inzake het verlenen van de erkenning;  de rapportage van de betreffende maatschap met betrekking tot de door de RGS geformuleerde voorwaarden, zwaarwegende adviezen en aanbevelingen uit de vorige visitatie en de rapportages uit de verbeterplannen;  Het verslag van de vorige audits (bij de eerste keer nog niet van toepassing);  Het concept rapport visitatie;  De opleidingseisen (lokaal opleidingsplan) van betreffende vakgroep. Inhoudelijke uitwerking algemene gespreksonderwerpen interne audit Naast de rapportage wordt er in de audit ingegaan op de volgende algemene gespreksonderwerpen. Uitvoering lokaal opleidingsplan  Opleidingsschema




Stageschema



Onderwijs



Opleidingsactiviteiten

14

Opleidingsfaciliteiten

Organisatie




Begeleiding/beoordeling



Portfolio



Opleidingsvergadering



Supervisie



Opleidingsgroep



Ruimtes



Mediatheek/Documentatie



Wetenschap



Faciliteiten



Werkorganisatie/Dienstlijst



Arbeidstijden



Financiën



Contacten 1e lijn



Specifieke eisen

15

Bijlage E D-RECT ( Dutch Residency Educational Climate Test) Een vragenlijst die informatie biedt over het opleidingsklimaat in een specialistische vervolgopleiding. De vragenlijst wordt ingevuld door AIOS. Factor: Supervisie 1 Als ik een supervisor nodig heb, dan kan ik er altijd een bereiken 2 Als ik wil overleggen, zijn mijn supervisoren laagdrempelig benaderbaar 3 Er zijn heldere afspraken wanneer ik om supervisie moet vragen 4 De mate van supervisie is aangepast aan mijn ervaringsniveau 5 Het is duidelijk wie mijn werk superviseert Factor: Begeleiden en toetsen 6 Ik word regelmatig gevraagd mijn handelen of beleid te beargumenteren 7 Mijn supervisoren begeleiden me in de communicatie met veeleisende patiënten 8 Mijn supervisoren nemen zelf het initiatief me uitleg te geven over hun handelingen of beleid 9 Mijn supervisoren vertellen mij uit zichzelf hoe ik functioneer 10 De supervisoren nemen zelf het initiatief om moeilijke situaties achteraf met mij na te bespreken 11 Mijn supervisoren toetsen of de patiëntenzorg die ik lever past bij mijn niveau van bekwaamheid 12 Mijn supervisoren observeren soms een anamnese met een patiënt 13 Mijn supervisoren toetsen niet alleen mijn medische expertise maar ook andere competenties zoals samenwerken, organiseren of professioneel gedrag 14 Supervisoren geven in feedback regelmatig aan wat ik goed deed én wat ik kan verbeteren Factor: Observatieformulieren 15 Om feedback te structureren worden observatieformulieren gebruikt 16 Opeenvolgende observatieformulieren worden gebruikt om mijn ontwikkeling inzichtelijk te maken Factor: Werken in een team 17 Supervisoren, verpleging, ander (paramedisch) personeel en A(N)IOS vormen hier een team 18 Verpleging en andere zorgverleners dragen positief bij aan mijn opleiding 19 Verpleging en andere paramedici staan open voor gezamenlijke reflectie op de gegeven patiëntenzorg 20 Hoe je in een team werkt komt expliciet aan bod in mijn opleiding Factor: Samenwerking peers 21 Er is een goede samenwerking tussen de A(N)IOS 22 Als A(N)IOS groep zorgen we dat het werk van die dag samen gedaan wordt 23 Wanneer een dienst moet worden geruild of overgenomen, verloopt dat binnen onze A(N)IOS groep zonder problemen Factor: Supervisoren onderling 24 De continuïteit in beleid wordt NIET beïnvloed door conflicten tussen supervisoren 25 Verschil van mening in beleid tussen supervisoren wordt zó besproken dat het leerzaam is voor toehoorders 26 Er zijn GEEN zodanig grote conflicten dat de werksfeer negatief beïnvloed wordt Factor: Aansluiting werk bij AIOS 27 Het werk wat ik doe sluit aan bij mijn ervaringsniveau 28 Het werk wat ik doe sluit aan bij wat ik op dit moment in mijn opleiding wil leren 29 Ik krijg de mogelijkheid patiënten te vervolgen 30 Wanneer ik nieuwe taken moet leren is daar voldoende tijd voor ingeroosterd Factor: Attitude van supervisoren 31 Mijn supervisoren nemen de tijd voor uitleg als ik met hen overleg 32 Mijn supervisoren staan open voor discussies over patiëntenzorg en beleid 33 Er is (zijn) GEEN supervisor(en) die een negatieve stempel op de opleidingssfeer drukken


16

34 Mijn supervisoren zijn in mij als persoon geïnteresseerd 35 Ik word op een correcte manier bejegend door mijn supervisoren 36 Mijn supervisoren zijn allemaal op hun eigen manier een positief rolmodel Factor: Gepland onderwijs 37 AIOS kunnen doorgaans bij geplande onderwijsmomenten zijn 38 Geplande onderwijsmomenten gaan door 39 Supervisoren dragen actief bij aan het tot stand komen van goed onderwijs 40 Het onderwijs sluit goed aan bij mijn behoefte Factor: Rol formele opleider 41 De formele opleider weet hoe ver ik ben in mijn opleiding 42 De formele opleider stuurt andere leden van de opleidergroep zo nodig bij 43 De formele opleider zet zich actief in voor de kwaliteit van de opleiding 44 Het voortgangsgesprek dat ik hier meemaak, is een zinnig gesprek over mijn functioneren 45 Bij het voortgangsgesprek wordt stilgestaan bij mijn toekomstplannen 46 Bij het voortganggesprek wordt de inbreng van meerdere supervisoren gebruikt Factor: Overdracht 47 Bij kritiek op beleid dat ik in overleg met de supervisor heb opgesteld, weet ik mij gesteund door de desbetreffende supervisor 48 Er heerst bij de overdracht een veilige sfeer 49 De overdracht wordt gebruikt als een opleidingsmoment 50 Supervisoren nodigen A(N)IOS uit deel te nemen aan discussies tijdens de overdracht


17

Bijlage F SetQ www.setq.nl SETQ (System of Evaluation of Teaching Qualities) meet opleiderskwaliteiten van individuele opleiders. Er zijn vijf zogenaamde opleidingsaspecten waarop zij worden geëvalueerd, te weten: het opleidingsklimaat, de bejegening van de a(n)ios, de communicatie over leerdoelen/verwachtingen, het geven van feedback aan de a(n)ios en toetsing van de a(n)ios. SETQ vragenlijsten zijn specialismespecifiek Voorbeeld vragenlijst voor AIOS anesthesiologie 1 = zeer mee oneens 2 = oneens 3 = eens/oneens 4 = eens 5 = zeer mee eens Dit kan ik niet beoordelen GEDURENDE MIJN OPLEIDING TOT ANESTHESIOLOOG,GELDT VOOR DIT STAFLID IN HET ALGEMEEN DAT HIJ/ZIJ OPLEIDINGSKLIMAAT 1 assistenten aanmoedigt actief te participeren in discussies 2 assistenten stimuleert om problemen in te brengen 3 assistenten leert hun tijd te managen 4 zich bij besprekingen aan het leerdoel houdt;hij/zij wijkt niet onnodig af van het onderwerp 5 assistenten motiveert tot verder studie 6 assistenten stimuleert om de vakliteratuur bij te houden 7 zich goed voorbereid op onderwijspresentaties en besprekingen 8 scholing geeft over postoperatieve zorg op de verkoever BEJEGENING 9 goed luistert naar assistenten 10 respectvol is naar assistenten 11 goed toegankelijk is in de dienst 12 goed toegankelijk is voor overleg (op de –pijn- poli) COMMUNICATIE OVER LEERDOELEN / VERWACHTINGEN 13 leerdoelen duidelijk formuleert 14 relevante leerdoelen opstelt 15 leerdoelen prioriteert 16 regelmatig terugkomt op gestelde leerdoelen TOETSING 17 regelmatig de vakinhoudelijk kennis van assistenten toetst 18 regelmatig het analytisch vermogen van assistenten toetst 19 regelmatig de toepassing van medische kennis op specifieke patiënten toetst 20 regelmatig de medische vaardigheden van assistenten toetst FEEDBACK AAN ASSISTENTEN 21 regelmatig positieve feedback geeft aan assistenten 22 corrigerende feedback geeft aan assistenten 23 corrigerende feedback ook toelicht 24 suggesties voor verbetering geeft ROLMODEL 25 een voorbeeldfiguur is voor mij als toekomstig anesthesioloog.


18

Voor deze laatste concluderende vraag, gebruik de volgende scores: 1 = slecht 3 = gemiddeld 4 = goed 2 = matig 5 = uitstekend 26 Samenvattend geef ik dit staflid voor zijn / haar opleidingskwaliteiten de score… Tot slot, wilt u voor dit staflid in woorden een aantal sterke punten van zijn/haar functioneren als opleider benoemen en een aantal concrete verbetersuggesties formuleren? STERKE PUNTEN VAN DIT STAFLID ALS OPLEIDER: CONCRETE VERBETERSUGGESTIES VOOR DIT STAFLIDALS OPLEIDER: In wel jaar van uw opleiding zit u? 1e _ 2e _ 3e _ 4e _ 5e _ 6e _ Geslacht? vrouw _ man


19

Bijlage G EFFECT Evaluation and Feedback for Effective Clinical Teaching DOMEIN 1: DE OPLEIDER/SUPERVISOR ALS ROLMODEL 1 De opleider/supervisor als rolmodel Leren in de praktijk vindt onder andere plaats doordat u als AIOS uw opleider en/of supervisor(en) aan het werk ziet. Hiervoor moet u uiteraard ook gelegenheid hebben om uw opleider/supervisor gade te slaan bij zijn of haar patiëntgebonden werkzaamheden. In hoeverre leert u door uw opleider/supervisor aan het werk te zien? Bij mijn opleider/supervisor zie ik  hoe je een anamnese afneemt  hoe je een patiënt onderzoekt  hoe je andere zorgverleners betrekt bij het beleid rond een patiënt  hoe je communiceert met patiënten  hoe je samenwerkt met collega's  hoe je eigen werk goed (spreekuur, brieven, zaal etc) organiseert  hoe je handelt conform richtlijnen en protocollen (waar van toepassing)  hoe je respectvol omgaat met patiënten  dat hij/zij aangeeft wanneer hij/zij iets niet weet  dat hij/zij reflecteert op eigen handelen  is voor mij een voorbeeld van hoe ik als specialist wil handelen DOMEIN 2: ZORG DRAGEN VOOR LEERZAAM WERK 2 Het zorg dragen voor leerzaam werk Om goed te kunnen leren in de praktijk, is het belangrijk dat uw werkzaamheden leerzaam zijn. Uw werk moet essentieel zijn voor de beroepsuitoefening en toenemend complex. U leert steeds meer verantwoordelijkheid te nemen en te dragen. In hoeverre draagt uw opleider/supervisor zorg voor het leerzaam maken van uw werk? Mijn opleider/supervisor:  geeft mij voldoende ruimte om zelfstandig handelingen uit te voeren  laat mij werk doen dat past bij mijn opleidingsniveau  helpt mij goed voorbereid te zijn voor nieuwe taken  stimuleert mij om zelf verantwoordelijkheid te nemen  biedt mij gelegenheid om fouten/incidenten te bespreken  gebruikt elke gelegenheid (ochtendrapport, visite, patiëntbesprekingen etc.) om mij iets te leren DOMEIN 3: PLANNING VAN OPLEIDINGSACTIVITEITEN 3 Planning van opleidingsactiviteiten Voor uw opleiding is het belangrijk dat opleiden en begeleiden goed worden ingepland. In hoeverre plant de opleider/supervisor opleidingsactiviteiten in het dagelijks werk in en neemt hij/zij er de tijd voor? Mijn opleider/supervisor:  reserveert tijd om mij te superviseren/begeleiden  bereidt gesprekken die hij/zij met mij voert over mijn opleiding voor  houdt zich aan geplande afspraken met mij over mijn opleiding/vorderingen  maakt tijd vrij als ik hem/haar nodig heb


20

DOMEIN 4: GEVEN VAN FEEDBACK 4 Geven van feedback Feedback is cruciaal bij het leren in de praktijk. Door middel van feedback krijgt u als AIOS inzicht waar u goed in bent en wat u nog kunt leren/verbeteren. In hoeverre geeft uw opleider/supervisor u regelmatig constructieve feedback? Mijn opleider/supervisor  is beschikbaar als ik hem/haar tijdens mijn dienst nodig heb  observeert mij tijdens mijn werkzaamheden  geeft feedback op basis van observaties  geeft aan wat ik goed doe  bespreekt wat ik kan verbeteren  geeft mij feedback waar ik iets mee kan in de praktijk  laat mij nadenken over mijn sterke en zwakke kanten DOMEIN 5: DOCEERVAARDIGHEDEN 5 Doceervaardigheden Opleiders en supervisoren zijn ook docent, die u als AIOS zaken goed moet kunnen uitleggen, doelen bewaakt en uw stimuleert tot actief leren. In hoeverre draagt uw opleider/supervisor als docent bij aan uw leerproces? Mijn opleider/supervisor:  bespreekt de leerdoelen van deze stage met mij  vraagt mij om mijn keuzes in diagnostiek en beleid te beargumenteren  bespreekt het mogelijke klinische beloop en/of complicaties  bespreekt mijn wijze van verslaglegging (status, ontslagbrieven etc.) met mij  stimuleert mij om zelf dingen op te zoeken  stimuleert mij om vragen te stellen  laat mij regelmatig presenteren (patiënt, referaat etc.) DOMEIN 6: BEOORDELING 6 Beoordeling Tijdens uw opleiding vinden diverse gesprekken plaats over uw voortgang. De nadruk kan liggen op het - waar nodig - bijsturen (voortgangs- of tussentijdse gesprekken), of op de afronding van een onderdeel van uw opleiding (stagebeoordelingen en beoordelingsgesprekken). In hoeverre zorgt uw opleider/supervisor voor goed onderbouwde en constructieve voortgangs- en beoordelingsgesprekken? Mijn opleider/supervisor  bereidt voortgangsgesprekken goed voor  stimuleert mij om voortgangsgesprekken goed voor te bereiden  legt in voortgangsgesprekken een duidelijke relatie met mijn voorafgaande ervaringen  zorgt ervoor dat ik mijn eigen punten kan inbrengen in voortgangsgesprekken  formuleert bij voortgangsgesprekken samen met mij leerdoelen voor de komende periode  komt tot een duidelijke, goed beargumenteerde beoordeling DOMEIN 7: ALGEMENE KENMERKEN VAN DE OPLEIDER/SUPERVISOR 7 Algemene kenmerken van de opleider/supervisor Ook de persoon van de opleider/supervisor draagt bij aan de kwaliteit van uw opleiding In hoeverre draagt uw opleider/supervisor bij aan een prettige, stimulerende leer/werkrelatie? Mijn opleider/supervisor  is in mij geïnteresseerd


21

 behandelt mij als een (a.s.) collega  gaat op respectvolle wijze met mij om  is een enthousiast opleider  laat merken dat ik op hem/haar kan rekenen  maakt geen onderscheid op basis van geslacht, cultuur of etniciteit staat open voor mijn persoonlijke vragen/problemen


22

Bijlage H 360° Feedback plus Voor stafleden/supervisoren bestaat de mogelijkheid om de CanMeds competenties van de specialist in dezelfde vragenlijst feedback uit te breiden met de competentie “Supervisie”. Een 360° feedback plus geeft inzicht en in het functioneren als Medisch Specialist en in het het functioneren als Supervisor. Feedback op twee “functies” verenigd in 1 vragenlijst. De vragen van de competentie Supervisie afzonderlijk kunnen gezien worden als een “quick scan”voor het functioneren van supervisoren, waarvan de resultaten kunnen leiden tot een verdere verdieping en uitwerking in het gesprek met de opleider cq afdelingshoofd. Een voorbeeld van de competenties van de 360° feedback plus en de bijbehorende operationalisaties is hieronder bijgevoegd. Antwoordcategorieën: 1=slecht; 2=matig; 3=voldoende; 4=goed; 5=uitstekend; nvt/geen mening Medisch handelen Bezit kennis en vaardigheid naar de stand van het vakgebied Past het diagnostisch en therapeutisch arsenaal van het vakgebied goed toe Voert de behandeling uit overeenkomstig de huidige maatstaven van de medische wetenschap Neemt beslissingen in de patiëntenzorg door op het juiste moment acties te ondernemen of oordelen uit te spreken Communicatie Stelt gerichte, open vragen Vraagt indien nodig door Staat open voor verbale- en non verbale reacties Geeft duidelijk uitleg/informatie Is duidelijk en volledig in schriftelijke verslaglegging Samenwerking Waardeert en respecteert de kennis en ervaring van anderen Overlegt tijdig met andere zorgverleners Draagt bij aan de kwaliteit van het team Draagt de zorg voor patiënten effectief en zorgvuldig over Helpt collegae, biedt hulp aan Organisatie Houd zich aan afspraken en het afgesproken beleid Coördineert de zorg voor patiënten effectief Is toegankelijk en bereikbaar Deelt tijd effectief in en stelt de juiste prioriteiten Functioneert goed onder tijdsdruk, bij tegenslag of teleurstelling Maatschappelijk handelen Handelt volgens de relevante wettelijke bepalingen Treedt adequaat op bij incidenten in de zorg Is op de hoogte van maatschappelijke hulpverleningsinstanties en patiëntenverenigingen Voorkomt onnodige verwijzingen Kennis en wetenschap Is en blijft op de hoogte van relevante vernieuwingen in kennis vaardigheden en techniek Weegt nieuwe wetenschappelijke inzichten in de eigen werksituatie Handelt conform evidence based medicine Verricht en/of werkt mee aan toegepast of fundamenteel onderzoek Bevordert de deskundigheid ( toekomstige) collegae Professionaliteit Blijft stabiel en kalm in moeilijke situaties Is zich bewust van de eigen grenzen en handelt daarbinnen


23

Accepteert feedback en erkent fouten Is zorgvuldig bij het lichamelijk onderzoek en waarborgt de privacy Respecteert bij beroepsuitoefening verschillen in normen en waarden Supervisie Coacht aios bij het verrichten van klinische en technische handelingen Draagt kennis, vaardigheden en ervaring over aan aios Vervult voorbeeldfunctie voor aios Draagt zorg voor een veilige leeromgeving voor aios Laat aios zelfstandig werken naar gelang diens ervaring en deskundigheid Neemt de tijd voor overlegmomenten met de aios Geeft regelmatig feedback zowel positief als negatief Stelt vragen die het leren stimuleren Open vragen Noem 2 goede punten in het functioneren als staflid Noem 2 verbeterpunten voor het functioneren als staflid Noem 2 goede punten in het functioneren als supervisor Noem 2 verbeterpunten voor het functioneren als supervisor


24

Bijlage I Evaluatie docentvaardigheden supervisor

Dit is een vragenlijst die informatie biedt over de docentvaardigheid van de klinische supervisor in een specialistische vervolgopleiding. De vragenlijst wordt, aan het einde van een leer/werkperiode ingevuld door de AIOS. De vragenlijst kan ook worden afgenomen voor zelf evaluatie van de supervisor. De volgende variabelen worden door deze vragenlijst gedekt: 1. Rolmodel als clinicus 2. Professionele vaardigheden als begeleider 3. Instructeur 4. Beoordelaar 5. Supervisor 1. Creëert een goede leeromgeving (is toegankelijk, niet bedreigend, enthousiast etc). 2. Stimuleert mij om zelfstandig te leren. 3. Laat mij zelfstandig werken voor zover mijn niveau/ervaring/competentie dat toelaat. 4. Deelt zijn/haar werktijd zo in dat er ruimte is voor zowel onderwijs als patiëntzorg. 5. Geeft regelmatig feedback (zowel positief als negatief). 6. Geeft duidelijk aan wat ik geacht word te weten en te doen tijdens deze stage/dienst. 7. Past het onderwijs aan mijn behoefte aan (ervaring, competentie, belangstelling etc.). 8. Stelt vragen die het leren stimuleren (Vraagt om verduidelijking, vraagt “door”, stelt reflecterende vragen). 9. Geeft duidelijke uitleg/verklaring voor zijn/haar meningen, adviezen, handelingen etc. 10. Past het onderwijs aan de setting waarin het onderwijs plaatsvindt (aan het bed van de patient, onderzoekskamer, etc). 11. Geeft begeleiding bij de uitvoering van klinische en technische vaardigheden (anamnese, lichamelijk onderzoek, diagnostiek, procedures, lab. onderzoek). 12. Integreert gegevens uit wetenschappelijk onderzoek en/of praktijkstandaarden etc.). 13. Onderwijst diagnostische vaardigheden (klinisch redeneren, keuze/interpretatie van aanvullende onderzoek etc.). 14. Onderwijst effectieve communicatie vaardigheden t.o.v. de patiënt/familie van de patiënt. 15. Besteedt in het onderwijs aandacht aan de afstemming van zorg en kosten (aanwending van financiële middelen etc.). Algemeen Oordeel (1-10): Overige opmerking:


25

Bijlage J Exitgesprek: Wat gaat goed/Wat kan beter? De manager bureau arts-assistenten heeft een exitgesprek met iedere AIOS die na een bepaalde opleidingsperiode afscheid neemt van het ziekenhuis. Evaluatiepunten uit het exitgesprek worden aangeboden aan de opleider van desbetreffende vakgroep zodat deze meegenomen kunnen worden in de kwaliteitscyclus. Datum:…………………………………………………………………………………………………………………….. Naam AIOS:……………………………………………………………………………………………………………… Opleiding:………………………………………………………………………………………………………………… Opleidingsperiode:…………………………………………………………………………………………………… Reden vertrek:…………………………………………………………………………………………………………. Manager/Coördinator bureau arts-assistenten:………………………………………………………… De vragen bestrijken de volgende onderwerpen: Werkbeleving  Introductie op het werken in het ziekenhuis;  Algemene werkbeleving in het ziekenhuis;  Arbeidsomstandigheden;  Roostering;  Inhoud werkzaamheden;  Ontwikkelmogelijkheden; Samenwerking  Algemene samenwerking;  Samenwerking AIOS;  Samenwerking specialisten;  Samenwerking andere disciplines;  Samenwerking eerste lijn;  Samenwerking bureau arts-assistenten; Opleiding  Introductie op het leren in het ziekenhuis;  Support opleiding in het ziekenhuis;  Support opleiding in de vakgroep;  Gevolgd onderwijs;  Gebruikmaking wetenschap; Wat verder ter tafel komt.


26

Voorbeeld Exitgesprek Martini Ziekenhuis Groningen

Het Exitgesprek Algemene informatie Datum Naam Assistent Opleiding Duur opleiding in MZH Fase opleiding Opleidingsgroep Interviewer VSI Format vragenlijst


D-rect

27

Supervisie 1. Als ik een supervisor nodig heb dan kan ik er altijd

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

een bereiken

2. Als ik wil overleggen, zijn mijn supervisoren laagdrempelig benaderbaar

3.

Er zijn heldere afspraken wanneer ik om supervisie moet vragen.

4.

De mate van supervisie is aangepast aan mijn ervaringsniveau

5.

Het is duidelijk wie mij superviseert.


28

Begeleiden en toetsen 6. Ik word regelmatig gevraagd mijn handelen of

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

beleid te beargumenteren.

7. Mijn supervisoren begeleiden me in de communicatie met veeleisende patiënten.

8. Mijn supervisoren nemen zelf het initiatief me uitleg te geven over hun handelingen of beleid.

9. Mijn supervisoren vertellen mij uit zichzelf hoe ik functioneer.

10. De supervisoren nemen zelf het initiatief om moeilijke situaties achteraf met mij na te bespreken.


29

11. Mijn supervisoren toetsen of de patiëntenzorg die

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

2

3

4

5

ik lever past bij mijn niveau van bekwaamheid.

12. Mijn supervisoren observeren soms een anamnese met een patiënt.

13. Mijn supervisoren toetsen niet alleen mijn medische expertise maar ook andere competenties zoals samenwerken, organiseren of professioneel gedrag.

Feedback 14. Supervisoren geven in feedback regelmatig aan wat ik goed deed én wat ik kan verbeteren.

Observatieformulieren 15. Om feedback te structureren worden

1

observatieformulieren gebruikt.


30

16. Opeenvolgende observatieformulieren worden

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

gebruikt om mijn ontwikkeling inzichtelijk te maken.

Werken in een team 17. Supervisoren, verpleging, ander (paramedisch) personeel en A(N)IOS vormen hier een team

18. Verpleging en andere zorgverleners dragen positief bij aan mijn opleiding.

19. Verpleging en andere paramedici staan open voor gezamenlijke reflectie op de gegeven patiëntenzorg

20. Hoe je in een team werkt komt expliciet aan bod in mijn opleiding


31

Samenwerking peers 21. Er is een goede samenwerking tussen de A(N)IOS.

1

2

3

4

5

22. Als A(N)IOS groep zorgen we dat het werk van die

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

dag samen gedaan wordt.

23. Wanneer een dienst moet worden geruild of overgenomen, verloopt dat binnen onze A(N)IOSgroep zonder problemen.

Supervisoren onderling 24. De continuïteit in beleid wordt NIET beïnvloed door conflicten tussen supervisoren.

25. Verschil van mening in beleid tussen supervisoren wordt zó besproken dat het leerzaam is voor toehoorders.


32

26. Er zijn GEEN zodanig grote conflicten dat de

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

29. Ik krijg de mogelijkheid patiënten te vervolgen.

1

2

3

4

5

30. Wanneer ik nieuwe taken moet leren is daar

1

2

3

4

5

werksfeer negatief beïnvloed wordt.

Aansluiting werk bij AIOS 27. Het werk wat ik doe sluit aan bij mijn ervaringsniveau.

28. Het werk wat ik doe sluit aan bij wat ik op dit moment in mijn opleiding wil leren.

voldoende tijd voor ingeroosterd.


33

Attitude van supervisoren 31. Mijn supervisoren nemen de tijd voor uitleg als ik

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

met hen overleg.

32. Mijn supervisoren staan open voor discussies over patiëntenzorg en beleid.

33. Er is (zijn) GEEN supervisor(en) die een negatieve stempel op de opleidingssfeer drukken.

34. Mijn supervisoren zijn in mij als persoon geïnteresseerd.

35. Ik word op een correcte manier bejegend door mijn supervisoren.


34

36. Mijn supervisoren zijn allemaal op hun eigen

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

38. Geplande onderwijsmomenten gaan door.

1

2

3

4

5

39. Supervisoren dragen actief bij aan het tot stand

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

manier een positief rolmodel.

Gepland onderwijs 37. AIOS kunnen doorgaans bij geplande onderwijsmomenten zijn.

komen van goed onderwijs.

40. Het onderwijs sluit goed aan bij mijn behoefte.


35

Rol formele opleiders 41. De formele opleider weet hoe ver ik ben in mijn

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

opleiding.

42. De formele opleider stuurt andere leden van de opleidergroep zo nodig bij.

43. De formele opleider zet zich actief in voor de kwaliteit van de opleiding.

44. Het voortgangsgesprek dat ik hier meemaak, is een zinnig gesprek over mijn functioneren.

45. Bij het voortgangsgesprek wordt stilgestaan bij mijn toekomstplannen.


36

46. Bij het voortganggesprek wordt de inbreng van

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

48. Er heerst bij de overdracht een veilige sfeer.

1

2

3

4

5

49. De overdracht wordt gebruikt als een

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

meerdere supervisoren gebruikt.

Overdracht 47. Bij kritiek op beleid dat ik in overleg met de supervisor heb opgesteld, weet ik mij gesteund door de desbetreffende supervisor.

opleidingsmoment.

50. Supervisoren nodigen A(N)IOS uit deel te nemen aan discussies tijdens de overdracht.


37

De opleiding 51. Sterke punten van de opleiding

52. Verbeterpunten van de opleiding

53. Overige opmerkingen


38

Bijlage K

Evaluatie formulier Opleiding Naam AIOS:..................................................................... Datum:........................................................................... Opleiding:....................................................................... Geef aan in hoeverre de genoemde aspecten van toepassing zijn op de afgelopen periode. Supervisie Bereikbaarheid supervisoren is goed Omgang supervisoren is goed Drempel overleg is laag Begeleiding kwalitatief is inhoudelijk goed Begeleiding kwantitatief is goed Men houdt rekening met mijn leerdoelen Evaluatie afgelopen periode Werkwijze is duidelijk bij de start van de periode Verantwoordelijkheden zijn duidelijk Er zijn voldoende leermogelijkheden Werkbelasting is goed Er wordt voldoende zelfstandigheid gevraagd Periode was leerzaam/zinvol Leerdoelen zijn haalbaar Persoonlijke leerdoelen zijn haalbaar Inhoud werkzaamheden sluiten aan bij het competentieniveau Beoordeling Beoordelingscriteria zijn duidelijk Er waren duidelijke afspraken over evaluatiemomenten Er waren voldoende evaluatiemomenten Evaluatiemomenten waren kwalitatief goed

Volledig oneens 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2

3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3

volledig eens 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5

1 1 1

2 2 2

3 3 3

4 4 4

5 5 5

1 1

2 2

3 3

4 4

5 5

Wat vind je goed aan de opleiding (graag kort en bondig antwoorden)? ............................................................................................................................................................................... ...............................................................................................................................................................................

Welk advies zou je willen geven om de opleiding te verbeteren? ............................................................................................................................................................................... ...............................................................................................................................................................................

Overige opmerkingen:


39

Bijlage L Evaluatiegesprekken medische (vervolg)opleidingen Jaarlijkse evaluatiegesprekken met opleiders van de medische (vervolg)opleidingen door medisch manager van het Leerhuis en onderwijskundige. De gesprekken vinden plaats onder verantwoordelijkheid van de medisch manager die ook de terugkoppeling verzorgd. Vanuit de bewaking van de kwaliteit wordt er uitvoering gegeven op zowel tactisch als operationeel niveau aan een jaarlijkse review van de medische (vervolg)opleidingen d.m.v. een Plan-Do Check-Act cyclus. Een onderdeel hierin is het jaarlijkse evaluatiegesprek tussen de medisch manager en de opleider met ondersteuning van een onderwijskundige. Het doel van de evaluatiegesprekken is: het op systematische wijze verzamelen van gegevens over de gang van zaken rondom de uitvoering van de medische (vervolg)opleidingen. Op basis van deze gesprekken en gegevens kan men tot verbeterpunten komen die opgenomen kunnen worden in actieplannen en gedeeld met betrokkenen. De planning en organisatie van de gesprekken ligt bij het Leerhuis. Minimaal één keer per jaar zal er een gesprek van ongeveer één uur plaatsvinden. De inhoud van de gesprekken wordt bepaald door alle partijen. Terugkerende onderwerpen:            

Verslag vorige gesprek; Huidige situatie opleiding; Opleidingsplan/stageplan; Onderwijs; Wetenschap; Teach de Teacher; Professionalisering opleidersgroep; Opleidingsklimaat; Kwaliteitsmonitoring intern/extern Verwachtingen; WVTTK Afspraken/ vastleggen volgend gesprek.

De verslaglegging wordt verzorgd door de onderwijskundige en na akkoord opgeslagen. Het gaat om de volgende vakgroepen: Overige vakgroepen:  Medische vervolgopleidingen:   


40

BIJLAGE II voorbeelddocumenten m.b.t. inbedding meetinstrumenten Bijlage A: Overzichtsdocument voor de opleidingsgroep Bijlage B: Overzichtsdocument voor de COC Bijlage C: Communicatieplan (inclusief voorbeeldbrieven) Bijlage D: Follow-up plan: Van resultaat naar actie! (inclusief werkblad actieplan)


41

Bijlage A Voorbeeld overzichtsdocument voor de opleidingsgroep “Borging en toetsing kwaliteit opleidingen”

NAAM OPLEIDINGSGROEP Erkenning tot Datum Instrument Opleidingsgroep

Domein Opleiders- Opleidingsinrichting inhoud


Actiepunten Opleidingsregio

42

Bijlage B Voorbeeld overzichtsdocument voor de COC “Borging en toetsing kwaliteit opleidingen” Cardiologie Datum

Kwaliteitscyclus Afgelopen visitatie Quickscan D-rect SetQ/EFFECT/360+ Exit gesprekken Interne audit Proefvisitatie Visitatie

Actiepunten

Opmerkingen

Dermatologie Erkenning tot Datum Kwaliteitscyclus Afgelopen visitatie Quickscan D-rect SetQ/EFFECT/360+ Exit gesprekken Interne audit Proefvisitatie Visitatie

(opl) & (plv) Actiepunten

Opmerkingen

Geriatrie Erkenning tot Datum Kwaliteitscyclus Afgelopen visitatie Quickscan D-rect SetQ/EFFECT/360+ Exit gesprekken Interne audit Proefvisitatie Visitatie


Opmerkingen

Heelkunde Erkenning tot Datum Kwaliteitscyclus Afgelopen visitatie Quickscan D-rect SetQ/EFFECT/360+ Exit gesprekken Interne audit Proefvisitatie Visitatie


Opmerkingen

Interne Geneeskunde Erkenning tot

(opl) & (plv)

Enz….


43

Bijlage C Communicatieplan (inclusief voorbeeldbrieven)

Deelnemende specialismen: Respondenten: Voorbereiding

In deze fase worden de voorzitter van de COC en alle arts-assistenten, (plaatvervangend) opleider en stafleden geïnformeerd over de inzet van het meetinstrument: het doel; verantwoording voor de keuze van de respondenten; wat er van de respondenten verwacht wordt; plannen in het kader van het na traject.

Responsperiode

In deze fase is het meetinstrument beschikbaar voor deelname. Om een hoog responspercentage na te streven worden de betrokkenen (arts-assistenten en (plaatsvervangend) opleider) tussentijds geïnformeerd door het uitvoerend instituut over het responspercentage en herinnerd aan de vragenlijst.

Na traject

Binnen het na traject vindt de terugkoppeling van de resultaten van het meetinstrument plaatst door de manager arts-assistenten en onderwijskundige van het Leerhuis. Deze terugkoppeling vindt plaats naar de (plaatsvervangend) opleider van de betreffende specialismen en naar het bestuur van arts-assistenten vereniging.

Week

Datum

Actie

49

December

Opstellen correspondentie naar stafleden en artsassistenten m.b.t. het uitzetten van het meetinstrument. Concept communicatieplan doorsturen naar uitvoerend instituut.

50

December

Communicatieplan met bijbehorende correspondentie terugkoppelen naar de voorzitter van de COC.

51

December

Correspondentie uitzetten naar de stafleden en artsassistenten m.b.t. het uitzetten van het meetinstrument. Benodigde gegevens versturen naar uitvoerend instituut (definitief communicatieplan, e-mailadres respondenten ed)

52 kerstvakantie

December

1 kerstvakantie

Januari

2

10-01-2012

Start afname meetinstrument; respondenten ontvangen een mail met inloggegevens van het uitvoerend instituut

3

Januari

Respondenten ontvangen een reminder*

4

Januari


5

Februari


6

Februari

Resultaten worden verwerkt

7

Februari

Resultaten zijn bekend


44

Terugkoppelen resultaten en verbeteradvies aan de opleider en plaatsvervangend opleider (opleider/ plaatsvervangend opleider zijn zelf verantwoordelijk voor het actieplan en de evt. terugkoppeling naar de COC)

8

Februari


9

Februari


10

Maart

Terugkoppelen resultaten aan het bestuur van de artsassistenten vereniging

Bij een erg lage respons (minder dan 65%) worden de opleider geïnformeerd, daarbij worden geen namen van non-responders gegeven, maar wordt er aangegeven dat de respons laag is.


45

Voorbeeld brief arts-assistenten (D-RECT) Beste arts-assistenten, Middels deze e-mail willen we jullie informeren over het voornemen om begin volgend jaar de DRECT enquête uit te zetten. Waarom een onderzoek? Monitoring van de kwaliteit van de opleidingen is een van de kernpunten van het moderne opleiden. Naast een systeem van (proef)visitaties wordt waarde gehecht aan de evaluatie door de artsassistenten van het opleidingsklimaat. Om deze evaluatie binnen het ziekenhuis uit te voeren zal er gebruik gemaakt worden van de D-RECT, een vragenlijst voor het meten van (de veiligheid van) het opleidingsklimaat. Wie zijn de respondenten? De D-RECT zal worden afgenomen onder AIOS, ANIOS, TAIOS en HAIOS binnen de specialismen: Radiologie, Chirurgie en Interne. Andere specialismen kunnen helaas niet deelnemen aan het onderzoek omdat zij over onvoldoende arts-assistenten beschikken voor een betrouwbaar onderzoeksresultaat (bij een steekproefgrootte van ongeveer zeven of meer respondenten zijn de scores op de D-RECT betrouwbaar). Wat levert het op? De D-RECT is een vragenlijst met vijftig vragen, verdeeld naar elf factoren zoals begeleiden en toetsen, supervisie en gepland onderwijs. Deze onderverdeling heeft als voordeel dat een opleider specifieke feedback krijgt op een facet van het leerklimaat en dus ook gerichte vervolgacties kan plannen. Het alternatief voor de opleiders van de specialismen waar de D-RECT niet wordt uitgezet is om de D-RECT te gebruiken als leidraad binnen het voortgangsgesprek. Planning Het onderzoek wordt uitgevoerd door het Wenckebach Instituut en start op 10 januari 2012, wanneer de inlogcodes voor de online vragenlijst verstuurd worden naar het e-mailadres van de artsassistenten. Zij hebben vervolgens drie weken de tijd om de vragenlijst in te vullen. Sluitdatum van het onderzoek is vrijdag 27 januari. De resultaten worden in februari aan de desbetreffende opleiders en plaatsvervangend opleiders teruggekoppeld. De anonimiteit van de respondent wordt hierbij gewaarborgd; alleen de gemiddelde resultaten per specialisme worden verstrekt. Op basis van de resultaten zal er verbeteradvies gegeven worden met betrekking tot gerichte vervolgacties. De resultaten zullen ook worden teruggekoppeld aan het bestuur van de arts-assistenten vereniging binnen het ziekenhuis. Respons Tot slot, willen we de arts-assistenten van de deelnemende specialismen oproepen om daadwerkelijk de vragenlijst in te vullen. Dit vergroot de validiteit van de onderzoeksresultaten. Wij hopen dat jullie door deze aankondiging voldoende geïnformeerd zijn over hetgeen wat gaat komen. Mocht je op basis van deze informatie vragen hebben, dan kun je je richten tot één van ons.

Met vriendelijke groet,


46

Voorbeeld brief stafleden (D-RECT) Beste stafleden, Middels deze e-mail willen we u informeren over het voornemen om begin volgend jaar de D-RECT enquête uit te zetten onder de arts-assistenten binnen het ziekenhuis. Waarom een onderzoek? Monitoring van de kwaliteit van de opleidingen is een van de kernpunten van het moderne opleiden. Naast een systeem van (proef)visitaties wordt waarde gehecht aan de evaluatie door de artsassistenten van het opleidingsklimaat. Om deze evaluatie binnen het ziekenhuis uit te voeren zal er gebruik gemaakt worden van de D-RECT, een vragenlijst voor het meten van (de veiligheid van) het opleidingsklimaat. Wie zijn de respondenten? De D-RECT zal worden afgenomen onder AIOS, ANIOS, TAIOS en HAIOS binnen de specialismen: Radiologie, Chirurgie en Interne. Andere specialismen kunnen helaas niet deelnemen aan het onderzoek omdat zij over onvoldoende arts-assistenten beschikken voor een betrouwbaar onderzoeksresultaat (bij een steekproefgrootte van ongeveer zeven of meer respondenten zijn de scores op de D-RECT betrouwbaar). Wat levert het op? De D-RECT is een vragenlijst met vijftig vragen, verdeeld naar elf factoren zoals begeleiden en toetsen, supervisie en gepland onderwijs (zie bijlage voor gehele vragenlijst). Deze onderverdeling heeft als voordeel dat een opleider specifieke feedback krijgt op een facet van het leerklimaat en dus ook gerichte vervolgacties kan plannen. Het alternatief voor de opleiders van de specialismen waar de D-RECT niet wordt uitgezet is om de DRECT te gebruiken als leidraad binnen het voortgangsgesprek. Planning Het onderzoek wordt uitgevoerd door het Wenckebach Instituut en start op 10 januari 2012, wanneer de inlogcodes voor de online vragenlijst verstuurd worden naar het e-mailadres van de artsassistenten. Zij hebben vervolgens drie weken de tijd om de vragenlijst in te vullen. Sluitdatum van het onderzoek is vrijdag 27 januari. De resultaten worden door manager arts-assistenten en onderwijskundige Leerhuis in februari aan de desbetreffende opleiders en plaatsvervangend opleiders teruggekoppeld. De anonimiteit van de respondent wordt hierbij gewaarborgd; alleen de gemiddelde resultaten per specialisme worden verstrekt. Op basis van de resultaten zal er verbeteradvies gegeven worden met betrekking tot gerichte vervolgacties. De resultaten zullen ook worden teruggekoppeld aan het bestuur van de artsassistenten vereniging binnen het ziekenhuis. Respons Tot slot adviseren we u om gedurende de responsperiode de arts-assistenten van de deelnemende specialismen te stimuleren de vragenlijst in te vullen. Dit vergroot de validiteit van de onderzoeksresultaten. Wij hopen dat u door deze aankondiging voldoende geïnformeerd bent over hetgeen wat gaat komen. Mocht u op basis van deze informatie nog vragen hebben, dan kunt u zich richten tot één van ons.

Met vriendelijke groet,


47

Bijlage D Follow-up plan: Van resultaat naar actie! Datum : Tijd : Plaats:

Voorbereiding: - Aanstellen onafhankelijke externe procesbegeleider - Overleg tussen opleider en procesbegeleider over nadere invulling programma; - Inzage van betrokkenen in de onderzoeksresultaten; - Regelen faciliteiten (eten, ruimte, enz.); - Uitnodigingen versturen naar betrokkenen; - Regelen ondersteunende middelen (presentatie, werkbladen, enz.)

Programma 17.00-17.30: opening door middel van korte uitleg context en doel van de avond. Doel: Op basis van de onderzoeksresultaten komen tot concrete acties ten behoeve van de kwaliteit van de opleiding. Context: Het meetinstrument is ingezet als check in de kwaliteitszorgcyclus van de medische vervolgopleiding. In dit kader is het goed om te refereren naar eerder gemaakte verbeterplannen. 17.30-17.45: Vinden Iedere opleider formuleert op basis van de onderzoeksresultaten: - twee goede punten en schrijft deze op groene post-its; - twee verbeterpunten en schrijft deze op de rode post-its. - één ‘let it go’ punt en schrijft deze op de gele post-it. 17.45- 18.30: Verdiepen Dde procesbegeleider clustert in overleg met de groep de goede, de verbeteren de ‘let it go’ punten. Vervolgens wordt er plenair besproken wat de creatieve oplossingen voor de gemeenschappelijke verbeterpunten zijn (denk binnen je eigen cirkel van invloed). 18.30-19.30: Pauze + eten 19.30-20.15: Verbeteren Plenair wordt er met hulp van de procesbegeleider per verbeterpunt het volgende vastgelegd in het werkblad actieplan (zie bijlage): - Wat moet er gebeuren - Wie is eindverantwoordelijk - Wanneer is de actie klaar 20.00-20.15: Afsluiting en evaluatie Bijlage bij Handleiding kwaliteitszorg medische vervolgopleidingen

48

Vervolg: - Actieplan vastleggen en delen met de stafleden en arts assistenten - Bespreking van voortgang m.b.t. actieplan verankeren in aanwezige overlegstructuur (tijdens onderwijsavonden); - Indien nodig, inzetten van individuele begeleidingstrajecten.


49

WERKBLAD VERBETERPLAN Verbeterpunt

Actie

Wie

Wanneer

1.

a)

a)

a)

b)

b)

b)

c)

c)

c)

a)

a)

a)

b)

b)

b)

c)

c)

c)

2.


50


51

Bijlage bij Handleiding Kwaliteitszorg Medische Vervolgopleidingen

Recommend Documents