BESTUURSREGLEMENT HET BAARNSCH LYCEUM Voorgenomen besluit bestuur (14-6-2011) Het algemeen bestuur van de Stichting Het Baarnsch Lyceum, gevestigd te Baarn, in aanmerking nemende de Code ‘Goed onderwijsbestuur’ in het voortgezet onderwijs (VO-raad) besluit, met inachtneming van de statuten van de stichting zoals gewijzigd bij akte d.d. 11 juli 2011, het navolgende bestuursreglement vast te stellen: Begrippen In dit reglement wordt verstaan onder: Stichting: Stichting Het Baarnsch Lyceum. Statuten: de statuten van de stichting. Code Goed Bestuur: Code ‘Goed onderwijsbestuur’ in het voortgezet onderwijs (VO-raad). Bestuur: het algemeen bestuur van de stichting als bedoeld in de statuten, voert het bevoegd gezag over de onder de stichting ressorterende scholen, bestaat uit een toezichthoudend en een uitvoerend gedeelte. Uitvoerend bestuurder: Het lid van het algemeen bestuur dat het uitvoerend gedeelte van het bestuur vormt fungeert tevens als rector van Het Baarnsch Lyceum. Scholen: de onder het bevoegd gezag van de stichting staande scholen. Artikel 1 Vaststelling reglement 1. Het algemeen bestuur stelt binnen 3 maanden nadat de statuten van de stichting zijn gewijzigd een reglement voor het algemeen bestuur vast. 2. Alvorens het reglement vast te stellen dan wel te wijzigen stelt het algemeen bestuur de medezeggenschapsraad in de gelegenheid advies uit te brengen. 3. Het reglement, alsmede een wijziging daarvan treedt in werking op de dag volgend op de dag waarop het algemeen bestuur het reglement dan wel een wijziging daarvan heeft vastgesteld. Artikel 2 Goed onderwijsbestuur 1. Het algemeen bestuur is zich bewust van zijn verantwoordelijkheid, maatschappelijke positie en voorbeeldfunctie en zal uit dien hoofde geen handelingen verrichten of nalaten die de reputatie van de stichting schaden. Het algemeen bestuur bevordert dan wel doet bevorderen dat medewerkers van de stichting zich eveneens volgens deze norm gedragen. 2. Het algemeen bestuur heeft met inachtneming van het advies van de medezeggenschapsraad de Code Goed Bestuur vastgesteld als geldend voor Stichting Het Baarnsch Lyceum en past deze code ook toe. 3. Indien het algemeen bestuur besluit op onderdelen van de Code Goed Bestuur af te wijken, zal het algemeen bestuur aan belanghebbenden via het jaarverslag en aan het bestuur van de VO-raad kenbaar maken in hoeverre niet is voldaan aan de bepalingen uit de Code Goed Bestuur en wat de reden daarvan is. 4. Bestaande regelingen binnen de school dienen in lijn te zijn met de inhoud van deze code. Artikel 3 Bevoegdheden, taken en verantwoordelijkheden 1. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor de conform de statuten aan het algemeen bestuur toegekende bevoegdheden en taken. 2. Het algemeen bestuur neemt bij het nemen van besluiten de wettelijke advies- en instemmingsrechten van de medezeggenschapsraad in acht. 3. Binnen de wettelijke en statutaire algemeen bestuurlijke verantwoordelijkheden van elk lid van het algemeen bestuur afzonderlijk, is de voorzitter van het algemeen bestuur in het bijzonder verantwoordelijk voor de voortgang van de werkzaamheden en het besluitvormingsproces van het algemeen bestuur. 4. De leden van het algemeen bestuur die geen lid zijn van het uitvoerend gedeelte van het bestuur en het toezichthoudend gedeelte van het bestuur vormen (hierna te noemen: toezichthoudende bestuurders), vervullen ten opzichte van het uitvoerend gedeelte van het bestuur de functie van intern toezicht zoals bedoeld in de Code Goed Bestuur en de wettelijke bepalingen die voorschrijven dat de functies intern toezicht en algemeen bestuur gescheiden zijn. Het uitvoerend gedeelte van het bestuur vervult de functie van bestuur zoals bedoeld in de Code Goed Bestuur en de wettelijke bepalingen die voorschrijven dat de functies intern toezicht en bestuur gescheiden zijn.
1
5.
6. 7.
8. 9.
10. 11. 12.
13. 14. 15.
16.
De toezichthoudende bestuurders zien er op toe dat de uitvoering van het bestuursbeleid strookt met de vastgestelde en goedgekeurde beleidsplannen en beleidsuitgangspunten. Het algemeen bestuur en het lid van het algemeen bestuur dat het uitvoerend gedeelte van het bestuur vormt (hierna te noemen: uitvoerend bestuurder) maken afspraken over het gehanteerde toezichtskader (Bijlage 1). De toezichthoudende bestuurders staan de uitvoerend bestuurder met advies terzijde. Zij fungeren als klankbord door mee te denken en kennis en expertise daartoe ter beschikking te stellen. Minimaal twee toezichthoudende bestuurders waaronder de voorzitter van het algemeen bestuur voeren gezamenlijk jaarlijks een functionering- en beoordelingsgesprek met de uitvoerend bestuurder op basis van een door het algemeen bestuur vastgesteld beoordelingskader en beoordelingsprocedure. Toezichthoudende bestuurders zijn onafhankelijk en kunnen derhalve onbevangen ten opzichte van elkaar en ten opzichte van de uitvoerend bestuurder opereren. Zij nemen zonder ruggespraak deel aan het algemeen bestuur. De uitvoerend bestuurder is belast met de algemene gang van zaken binnen de stichting en de dagelijkse leiding. Hieronder wordt verstaan de instandhouding van de scholen, de kwaliteit van het onderwijs en de zorg die door de scholen wordt geleverd en de bedrijfsvoering, waaronder mede valt de uitvoering van het financieel- en personeelsbeleid. De uitvoerend bestuurder is tevens belast met de voorbereiding en/of uitvoering van besluiten van het algemeen bestuur, tenzij deze krachtens de statuten is voorbehouden aan het algemeen bestuur. Het afleggen van verantwoording door de uitvoerend bestuurder geschiedt in overleg met de toezichthoudende bestuurders. De uitvoerend bestuurder is bevoegd een deel van zijn taken en bevoegdheden bij mandaatbesluit te doen uitvoeren door andere functionarissen die onder zijn gezag staan in overeenstemming met een daartoe op te maken managementstatuut. De uitvoerend bestuurder is bevoegd zich door een toezichthoudende bestuurder, alsmede door personeelsleden, te laten informeren over zaken en onderwerpen waaromtrent het informatie nuttig of gewenst acht in het kader van zijn collectieve verantwoordelijkheid voor het algemeen bestuur van de stichting. De uitvoerend bestuurder is verantwoordelijk voor het instellen en handhaven van interne procedures die bewerkstelligen dat alle relevante financiële informatie tijdig bij het algemeen bestuur bekend is, en dat deze informatie steeds juist en volledig is. De uitvoerend bestuurder is verplicht de jaarstukken volgens de wettelijke termijnen te archiveren. De uitvoerend bestuurder benoemt, schorst en ontslaat leden van het managementteam/ conrectoren volgens een vastgestelde procedure die instemming behoeft van de medezeggenschapsraad. Ten aanzien van de benoeming heeft de medezeggenschapsraad adviesrecht. De uitvoerend bestuurder geeft leiding aan het managementteam/de conrectoren, is voorzitter van het directieoverleg en voert de functionerings- en beoordelingsgesprekken met het managementteam/ de conrectoren. De uitvoerend bestuurder voert het overleg in het decentraal georganiseerd overleg en met de medezeggenschapsraad.
Artikel 4 Vactures en werving 1. Het algemeen bestuur stelt een competentieprofiel op voor een toezichthoudende bestuurder en voor de uitvoerend bestuurder. De medezeggenschapsraad adviseert over beide competentieprofielen die vervolgens openbaar worden gemaakt. Het algemeen bestuur gaat op het moment dat een lid van het algemeen bestuur al dan niet volgens rooster aftredend is dan wel bij gelegenheid van het anderszins ontstaan van een vacature in het algemeen bestuur na of de van toepassing zijnde profielschets nog voldoet. Zonodig stelt het algemeen bestuur de betreffende profielschets bij. Hierbij evalueert het algemeen bestuur tevens of alle door het algemeen bestuur benodigd geachte aandachtsgebieden in het algemeen bestuur vertegenwoordigd zijn. (Bijlage 2). 2. Toezichthoudende bestuurders worden volgens een door het algemeen bestuur vastgestelde procedure geworven en geselecteerd. (Bijlage 4). 3. De uitvoerend bestuurder wordt volgens een door het algemeen bestuur vastgestelde procedure geworven en geselecteerd. Deze procedure behoeft de instemming van het personeelsdeel van de medezeggenschapsraad. Ten aanzien van de benoeming heeft de medezeggenschapsraad adviesrecht. Artikel 5 Vergaderingen 1. Het algemeen bestuur stelt uiterlijk in de laatste vergadering van het schooljaar de vergaderdata vast van de vergaderingen voor het komend schooljaar.
2
2. Elk lid van het algemeen bestuur is gerechtigd onderwerpen te agenderen voor de vergadering van het algemeen bestuur. Het lid van het algemeen bestuur, dat een onderwerp op de agenda plaatst, zal waar mogelijk het betreffende agendapunt voorzien van een (schriftelijke) toelichting. In ieder geval zal alle informatie te dien aanzien waarover het betreffende lid van het algemeen bestuur beschikt ter vergadering worden ingebracht. 3. De agenda van de vergadering van het algemeen bestuur wordt vastgesteld door de voorzitter van het algemeen bestuur. Artikel 6 Einde lidmaatschap 1. Het algemeen bestuur stelt met inachtneming van de statuten een zodanig rooster van aftreden vast dat een lid van het algemeen bestuur na benoeming ingevolge de statuten zitting heeft voor een periode van drie jaar. Voor het eerste bestuur kan hiervan worden afgeweken. Dit rooster van aftreden wordt zodanig ingericht dat de continuïteit in de samenstelling van het algemeen bestuur gewaarborgd is. 2. Bij een voorgenomen besluit tot herbenoeming handelt het algemeen bestuur zoveel mogelijk volgens artikel 4 lid 1 tot en met 3 en beraadt zich op het functioneren van het aftredend lid. Zij voegt haar bevindingen bij het verzoek om advies aan de medezeggenschapsraad inzake de voorgenomen herbenoeming. Artikel 7
Intern en extern overleg en optreden van het toezichthoudende deel van het algemeen bestuur 1. Minimaal twee toezichthoudende bestuurders zijn minimaal éénmaal per jaar aanwezig bij een overlegvergadering van de uitvoerend bestuurder en de medezeggenschapsraad. Het toezichthoudende deel van het algemeen bestuur kan besluiten één keer per jaar overleg te voeren met de medezeggenschapsraad zonder aanwezigheid van de uitvoerend bestuurder. 2. Wanneer een toezichthoudende bestuurder benaderd worden door externe relaties of door personen werkzaam in de stichting over aangelegenheden betrekking hebbend op dan wel verband houdend met de stichting of personen daarin werkzaam, verwijst hij in de regel naar de uitvoerende bestuurder. 3. Op de regel onder artikel 7.2 wordt alleen in zeer bijzondere gevallen uitzondering gemaakt en wanneer daar een gegronde reden voor is. Hierover wordt vooraf overleg gepleegd met de uitvoerende bestuurder of wanneer dit niet mogelijk is, wordt de uitvoerende bestuurder achteraf geïnformeerd. Artikel 8 Werkwijze 1. De toezichthoudende bestuurders kunnen desgewenst een onderlinge verdeling van aandachtsgebieden afspreken. Een eventuele verdeling laat echter de verantwoordelijkheid voor het integrale toezicht onverlet. 2. In de regel bereidt de uitvoerend bestuurder de vergaderingen van het algemeen bestuur in overleg met de voorzitter, voor. 3. In het secretariaat van het algemeen bestuur wordt voorzien door of vanwege de uitvoerend bestuurder, die tevens zorgdraagt voor een adequate archivering van de bescheiden van het algemeen bestuur. Het archief van het algemeen bestuur is te allen tijde toegankelijk voor alle leden van het algemeen bestuur. 4. Het algemeen bestuur legt vast dat: a. het vergadert in beslotenheid en kan besluiten tot openbaarheid van de beraadslagingen, die gemotiveerd wordt vanuit het belang van de onderwijsorganisatie, het daaraan ontleende belang van het algemeen bestuur en/of van personen; b. derden op uitnodiging van het algemeen bestuur dan wel van de voorzitter aanwezig kunnen zijn bij de vergadering dan wel een gedeelte daarvan; c. het algemeen bestuur werkt met een meerjaren- en jaarplanning: het vergaderen volgens een vastgesteld schema waarin de data voor komend jaar en de te behandelen onderwerpen zijn opgenomen; d. het algemeen bestuur werkt met een agendavoering, waarin agendapunten benoemd zijn als informatieve, meningsvormende, besluitvormende, controlerende of evaluatieve agendapunten; e. het algemeen bestuur elk jaar met de accountant het jaarverslag betreffende het voorafgaande jaar bespreekt. f. het algemeen bestuur van zijn vergaderingen een verslag op hoofdpunten opmaakt, een afsprakenlijst en een besluitenregister;
3
Artikel 9 Informatievoorziening 1. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor zijn informatievoorziening. 2. Binnen het kader van het beleidsplan en het jaarplan en met behulp van de jaarplanning bepalen de toezichthoudende bestuurders hun informatievoorziening, bespreken deze met de uitvoerend bestuurder en leggen deze na dit overleg vast in de jaarplanning. 3. De uitvoerend bestuurder verschaft de toezichthoudende bestuurders periodiek en gestandaardiseerd informatie over het beleid, de doelrealisaties, de prestaties en de resultaten van de afspraken in het kader van het strategische meerjarenbeleid en het jaarplan. In ieder geval betreft dat de resultaatgebieden: a. Kwaliteit van het onderwijs en de leerlingenzorg; b. Personeelsbeleid en medewerkers; c. Financiële positie; d. Aantallen leerlingen en werving van leerlingen; e. Oudertevredenheid; f. Leerlingtevredenheid. De toezichthoudende bestuurders worden op gestandaardiseerde wijze geïnformeerd in de vorm van een planning- en controlcyclus met behulp van kengetallen en gegevens uit benchmarkonderzoek(en). 4. De toezichthoudende bestuurders zien er op toe dat de uitvoerend bestuurder regelmatig rapporteert over: a. de realisering van de maatschappelijke functie, de strategie inclusief de daaraan verbonden risico’s en mechanismen tot beheersing ervan, b. zijn beoordeling van de interne beheersystemen, waaronder de algemeen bestuurlijke informatievoorziening, in relatie tot de doelstelling van de stichting. c. het op orde zijn van de bedrijfsprocessen 5. Verder worden de toezichthoudende bestuurders op gestandaardiseerde wijze geïnformeerd over: a. belangrijk interne en externe ontwikkelingen, waaronder wet- en regelgeving, de op de stichting van toepassing zijnde CAO’s en andere primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden en ontwikkelingen op het gebied van de positionering en de strategie van de stichting; b. het schoolplan en de schoolgids, het medezeggenschapsstatuut, het medezeggenschapsreglement, de klachtenregeling en de klokkenluiderregeling; c. verslagen van decentraal georganiseerd overleg; d. problemen en conflicten van betekenis in de organisatie alsmede klachten, meldingen en de beslissing daarop ingevolge de klachtenregeling en de klokkenluiderregeling; e. problemen en conflicten van betekenis in de relatie met derden, zoals overheid, inspectie, samenwerkingspartners; f. calamiteiten, die gemeld zijn bij de gerechtelijke autoriteiten dan wel de Inspectie, gerechtelijke procedures en claims; g. kwesties, waarvan verwacht kan worden dat zij in de publiciteit komen; h. samenstelling, taakverdeling en voortgang van de directie; i. het inschakelen van externe adviseurs; j. omvangrijke (ver-)bouwactiviteiten betreffende de onder de stichting ressorterende school; k. alle overige punten waarvan het bestuur het noodzakelijk vindt om over geïnformeerd te worden en waarvan in redelijkheid door de uitvoerend bestuurder kan worden verwacht dat dit van belang is voor het algemeen bestuur. 6. De toezichthoudende bestuurders winnen informatie in door: a. de met het lid van het algemeen bestuur dat het uitvoerend gedeelte van het bestuur vormt overeengekomen informatievoorziening dan wel door de informatieverstrekking door het lid van het algemeen bestuur dat het uitvoerend gedeelte van het bestuur vormt; b. door de gereguleerde en op wederzijdse informatievoorziening afgestemde contacten met de medezeggenschapsraad; c. door bezoeken aan de onderwijsinstelling en door aanwezigheid bij sociale, personele of andere evenementen van de onderwijsorganisatie waardoor voeling met de school wordt gehouden; d. door na overleg met het lid van het algemeen bestuur dat het uitvoerend gedeelte van het bestuur vormt op kosten van de stichting externe deskundigheid voor zijn oordeel en advies in te schakelen;
4
Artikel 10 Commissies Het algemeen bestuur kan al dan niet tijdelijke commissie instellen, bestaande uit leden van het algemeen bestuur eventueel aangevuld met externe deskundigen, dan wel individuele leden een opdracht verstrekken. Artikel 11
Honorering of onkostenvergoeding toezichthoudende deel van het algemeen bestuur 1. De toezichthoudende bestuurders hebben recht op vacatiegeld. De hoogte hiervan wordt jaarlijks vastgesteld door het algemeen bestuur. 2. De stichting zal de door de toezichthoudende bestuurders ten behoeve van de stichting gemaakte onkosten aan hen vergoeden. 3. De hoogte van de vergoedingen voor de toezichthoudende bestuurders worden per persoon en op naam vermeld in de jaarrekening Artikel 12 Deskundigheid 1. Het algemeen bestuur is er verantwoordelijk voor dat in het algemeen bestuur voldoende deskundigheden en vaardigheden gewaarborgd zijn. 2. Elk lid van het algemeen bestuur draagt er zorg voor dat zijn kennis en vaardigheden ruim voldoende zijn en blijven voor een adequate functievervulling in het belang van de organisatie. Elk lid van het algemeen bestuur laat zich daarop aanspreken door het andere lid van het algemeen bestuur. 3. Wanneer een lid van het algemeen bestuur in specifieke gevallen de kennis en ervaring mist om in het belang van de organisatie adequaat te handelen, dan kan hij zich laten bijstaan door de overige leden van het algemeen bestuur. Artikel 13 Evaluatie 1. Het algemeen bestuur evalueert elk jaar de strategie en het beleid van het algemeen bestuur vanuit de in het beleidsplan en jaarplan vastgestelde onderwijsdoelen, resultaten en prestaties op de aspecten rechtmatigheid en doelmatigheid. 2. De toezichthoudende bestuurders evalueren onderling – buiten aanwezigheid van de uitvoerend bestuurder- elk jaar het functioneren van de uitvoerend bestuurder, alsmede de relatie tussen het toezichthoudend gedeelte en het uitvoerend gedeelte van het bestuur. De uitkomst van de evaluatie wordt met de uitvoerend bestuurder besproken. 3. De toezichthoudende bestuurders evalueren onderling – buiten aanwezigheid van de uitvoerend bestuurder –elk jaar hun functioneren als toezichthoudend gedeelte van het bestuur. Het resultaat wordt besproken binnen het algemeen bestuur. Artikel 14 Verantwoording 1. Het algemeen bestuur verantwoordt zich jaarlijks naar belanghebbenden. Dit gebeurt door middel van het jaarverslag van de stichting. Het algemeen bestuur verschaft daarbij tevens inzicht op welke wijze de stichting aan de Code Goed Bestuur voldoet. 2. De uitvoerend bestuurder draagt er zorg voor dat de activiteiten van de stichting en van de aan de stichting gelieerde instellingen, algemeen bestuurlijk, juridisch, organisatorisch en financieel goed geregeld zijn, inzichtelijk zijn en verantwoord worden. 3. De uitvoerend bestuurder legt hierover verantwoording af aan de toezichthoudende bestuurders en de hoofdzaken worden vermeld in het jaarverslag en de jaarrekening. 4. Uitgaande van het belang van de stichting streeft het algemeen bestuur en in zijn handelen naar voldoende draagvlak bij de medewerkers. 5. Het algemeen bestuur biedt openheid over het beleid, het onderwijs, de zorg- en dienstverlening en de prestaties van de stichting. Het algemeen bestuur legt ten aanzien van degenen die het aangaat verantwoording af en staat bij de beleidsvoorbereiding en -uitvoering open voor de opvattingen van betrokken belanghebbenden. Informatieverstrekking, verantwoording en beleidsbeïnvloeding intern en extern worden door het algemeen bestuur actief bevorderd. 6. De uitvoerend bestuurder toetst periodiek bij ouders, leerlingen en het personeel hoe zij het functioneren van de instelling, de kwaliteit van het onderwijs en het werk- en pedagogisch klimaat van de instelling beoordelen. Het algemeen bestuur maakt de resultaten van het uitgevoerde onderzoek openbaar.
5
Artikel 15 Belangenverstrengeling en openbaarheid 1. Structurele belangenverstrengeling van een lid van het algemeen bestuur is niet toegestaan. Mede met inachtneming van het bepaalde in de statuten in artikel 3 lid 11 zorgt elk lid van het algemeen bestuur ervoor dat er geen strijdigheid ontstaat tussen zijn persoonlijke belangen en de belangen van de stichting. Ook elke schijn van belangenverstrengeling tussen de stichting en het lid van het algemeen bestuur zelf wordt vermeden. 2. Indien een lid van het algemeen bestuur voorziet dat een (schijn van) onverenigbaarheid zou kunnen optreden of anderszins een tegenstrijdig belang met de stichting kan ontstaan, zal het betreffende lid van het algemeen bestuur de voorzitter daarvan in kennis stellen. Indien de voorzitter van oordeel is dat er sprake is van een incidentele onverenigbaarheid, waarvoor een tijdelijke oplossing mogelijk is, werkt het betreffende lid van het algemeen bestuur mee aan deze tijdelijke oplossing, met inachtneming van het hierna in artikel 15 lid 4 bepaalde. Indien de voorzitter van oordeel is dat er sprake is van een structurele onverenigbaarheid, zal het betreffende lid van het algemeen bestuur er voor zorgdragen dat de onverenigbaarheid wordt opgeheven dan wel aftreden. 3. Indien de voorzitter van het algemeen bestuur voorziet dat een (schijn van) onverenigbaarheid zou kunnen optreden of anderszins een tegenstrijdig belang met de stichting kan ontstaan, zal hij het algemeen bestuur daarvan in kennis stellen. Indien het algemeen bestuur van oordeel is dat er sprake is van een incidentele onverenigbaarheid, waarvoor een tijdelijke oplossing mogelijk is, werkt de voorzitter mee aan deze tijdelijke oplossing, met inachtneming van het hierna in artikel 15 lid 4 bepaalde. Indien het algemeen bestuur van oordeel is dat er sprake is van een structurele onverenigbaarheid, zal de voorzitter van het algemeen bestuur er voor zorgdragen dat de onverenigbaarheid wordt opgeheven dan wel aftreden. 4. In geval naar het oordeel van het algemeen bestuur sprake is van een tegenstrijdig belang tussen een lid van het algemeen bestuur en de stichting, neemt het betreffende lid van het algemeen bestuur niet deel aan de discussie en besluitvorming over het onderwerp waarbij hij een tegenstrijdig belang heeft. 5. Elk lid van het algemeen bestuur behaalt persoonlijk geen voordelen of zakelijke kansen uit transacties of andere handelingen die hij namens de stichting verricht. Evenmin verstrekt hij of biedt hij oneigenlijke voordelen aan personen met wie hij transacties namens de stichting verricht. Voorts zal het lid van het algemeen bestuur geen (substantiële) schenkingen aanvaarden. 6. Elk lid van het algemeen bestuur betracht openheid naar het algemeen bestuur over eventuele nevenfuncties voor zover deze van belang en mogelijk van invloed zijn voor hun functioneren als lid van het algemeen bestuur. 7. De uitvoerend bestuurder zal geen betaalde nevenfuncties aanvaarden dan na voorafgaande schriftelijke toestemming van het algemeen bestuur. Voor het aanvaarden van een onbetaalde nevenfunctie door de uitvoerend bestuurder wordt vooraf melding gemaakt aan het algemeen bestuur. Artikel 16 Geheimhouding Elk lid van het algemeen bestuur is verplicht ten aanzien van alle informatie en documentatie verkregen in het kader van zijn lidmaatschap de nodige discretie en, waar het vertrouwelijke informatie betreft, geheimhouding in acht te nemen. Leden van het algemeen bestuur en oud-leden van het algemeen bestuur zullen vertrouwelijke informatie niet buiten het algemeen bestuur brengen of openbaar maken aan het publiek of op andere wijze ter beschikking van derden stellen, tenzij de stichting deze informatie openbaar heeft gemaakt of vastgesteld is dat deze informatie reeds bij het publiek bekend is. Artikel 17 Vrijwaring en vrijtekening 1. De stichting sluit voor haar bestuursleden een bestuursaansprakelijkheidsverzekering af, die voorziet in rechtsbijstand en vergoeding van schade veroorzaakt door handelen jegens de stichting. Artikel 18 Slot 1. Dit reglement kan worden gewijzigd door een besluit van het algemeen bestuur met inachtneming van artikel 4 lid 6 sub e uit de statuten. 2. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het algemeen bestuur met inachtneming van wettelijke bepalingen en statuten. 3. Het algemeen bestuur gaat tijdens de jaarlijkse evaluatie van zijn functioneren na of dit reglement nog voldoet. 4. Dit reglement dient als aanvulling op de statuten van de stichting en op de regels die op grond van
6
5.
Nederlands recht van toepassing zijn. Waar dit reglement strijdig is met Nederlands recht of de statuten, zullen deze laatste prevaleren. Indien een van de bepalingen uit dit reglement niet of niet meer geldig is, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. Het algemeen bestuur zal in dat geval de ongeldige bepalingen vervangen door geldige bepalingen waarvan het effect, gegeven de inhoud en strekking daarvan, zoveel mogelijk gelijk is aan die van de ongeldige bepalingen.
Dit reglement is op 14 juni 2011 vastgesteld door het algemeen bestuur van Stichting Het Baarnsch Lyceum. Het reglement treedt in werking op 1 augustus 2011.
7
Bijlagen 1. Toezichtskader (zie eerste aanzet – nader uit te werken in algemeen bestuur 2011/2012) 2. Competentieprofiel algemeen bestuur - Toezichthoudende bestuurder - Uitvoerende bestuurder (in te voegen in bijlage 2b) 3. Rooster van aftreden leden toezichthoudend deel van het algemeen bestuur (op te stellen door nieuw algemeen bestuur) 4. Werving en selectieprocedure toezichthoudende bestuurders
8
Bijlage 1:
Toezichtskader
Inleiding Door middel van deze bijlage wordt een eerste aanzet gegeven voor de afspraken tussen het algemeen bestuur en de uitvoerend bestuurder over het gehanteerde toezichtskader (zie tabel 1). Het toezichtskader hangt enerzijds samen met wetten en regels, interne reglementen en regels en overige (gedrags)regels en anderzijds met specifieke doelstellingen en afspraken op verschillende beleidsterreinen. Het gaat dus om rechtmatigheid en doelmatigheid, om proces en resultaat. Ten aanzien van specifieke doelstellingen op verschillende beleidsterreinen geldt dat deze worden vertaald in te behalen (tussentijdse) normen/kpi’s. Om vervolgens te kunnen monitoren of deze normen worden behaald is informatie nodig, zowel voor de uitvoerend bestuurders als het algemeen bestuur in zijn geheel. Het gaat dan om het afeggen van verantwoording. Doelstellingen (schoolbeleidsplan)
Normen/kpi’s (tussentijds)
Informatiebehoefte/ra pportage
Het vertalen van de doelstellingen van HBL in normen/kpi’s op verschillende beleidsterreinen is een ontwikkeltraject. In tabel 2a staat een overzicht weergegeven aan de hand de verantwoording plaatsvindt en het algemeen bestuur zou moeten kunnen bepalen of aan de normen/kpi’s wordt voldaan. Naast deze periodieke verantwoording is het noodzakelijk om ook waarschuwingssignalen af te kunnen geven aan het algemeen bestuur als het niet goed dreigt te gaan. Tabel 2b benoemt een aantal op dit moment geïdentificeerde onderwerpen/indicatoren die als zodanig dienst kunnen doen. Tot slot dient door middel van een heldere jaarplanning die aansluit op de informatiebehoefte en onderwerpen die in het algemeen bestuur aan bod moeten komen. In tabel 3 staat een voorbeeld voor een jaarplanning met periodiek terugkerende onderwerpen. Hierbij zijn de volgende aspecten van belang: a. Agendapunten worden door het algemeen bestuur benoemd als: Informatief (I), Meningsvormend (M; hieronder ook als adviserend/sparrend bedoeld), Besluitvormend (B), Controlerend (C) of Evaluatief (E) – zie bestuursreglement artikel 8 llid 4 sub c; b. Naast de structurele onderwerpen zijn er natuurlijk ook incidentele agendapunten - zie bijvoorbeeld statuten art 4 lid 5.
9
Tabel 1: Toezichtskader Aanwezig Algemene kaders (rechtmatigheid) 1. Wet- en regelgeving (o.a. WVO, WOT, WMS) 2. Code goed bestuur VO 3. Statuten 4. Reglement auditcommissie (indien wordt gekozen voor een auditcommissie) 5. Bestuursreglement 6. Managementstatuut 7. Treasurystatuut 8. Klachtenregeling 9. Klokkenluiderregeling HBL en de maatschappelijke verankering 10. Missie, visie en kernwaarden 11. Beleid horizontale verantwoording 12. Medezeggenschapsstatuut en –reglement Uitvoering beleid (doelmatigheid) 13. Meerjaren- en jaarbeleidsplan 14. Meerjaren- en jaarbegroting (financiële verslaggevingproces en formatieplan) 15. Risicoanalyse / scenario’s 16. Aanbevelingen externe accountant 17. Schoolplan (met daaruit te ontwikkelen normen op gebieden 1) onderwijs, 2) financiën en 3) personeel Uitvoerend bestuurder 18. Functiebeschrijving en competentieprofiel uitvoerend bestuurder 19. Resultaatafspraken volgend uit jaarbeleidsplan en schoolplan 20. Gemaakte afspraken uit meest recente functionerings- en beoordelingsgesprek
1 0
Tabel 2a: Voorbeeld verantwoording naar algemeen bestuur Frequentie
Wanneer in algemeen bestuur (kalenderkwartaal)
Jaar Jaar Jaar Jaar Jaar Jaar Jaar Jaar
Derde kwartaal Derde kwartaal Derde kwartaal Derde kwartaal Vierde kwartaal Vierde kwartaal Derde kwartaal Derde kwartaal
Jaar
Derde kwartaal
Financiën 10. Omzet
Jaar
11. Exploitatiesaldo (in% en €)
Jaar
12. Personeelslasten als % totale lasten
Jaar
13. Liquiditeit
Jaar
14. Solvabiliteit
Jaar
15. Weerstandsvermogen
Jaar
16. Omvang reserves
Jaar
Tweede kwartaal (jaarrekening)/ Vierde kwartaal (begroting) Tweede kwartaal (jaarrekening)/ Vierde kwartaal (begroting) Tweede kwartaal (jaarrekening)/ Vierde kwartaal (begroting) Tweede kwartaal (jaarrekening)/ Vierde kwartaal (begroting) Tweede kwartaal (jaarrekening)/ Vierde kwartaal (begroting) Tweede kwartaal (jaarrekening)/ Vierde kwartaal (begroting) Tweede kwartaal (jaarrekening)/ Vierde kwartaal (begroting)
Personeel 17. Aantal, m/v 18. Gemiddelde personeelslast 19. Gemiddelde leeftijd 20. Natuurlijk verloop 21. Ziekteverzuim 22. Tevredenheid medewerkers
Jaar Jaar Jaar Jaar Jaar Jaar
Onderwijs 1. Instroomaantal en leerlingenaantal 2. Slagingspercentage 3. Doorstroompercentage 4. Lesuitval en feitelijke onderwijstijd 5. Tevredenheid leerlingen 6. Tevredenheid ouders 7. Gemiddeld examencijfer t.o.v. schoolexamen 8. Externe beoordeling kwaliteit (inspectie, visitatie, vensters voor verantwoording) 9. Aantal klachten
Eerste kwartaal Eerste kwartaal Eerste kwartaal Eerste kwartaal Eerste kwartaal Eerste kwartaal
Tabel 2b: Voorbeeld signalering Meetfrequentie
Wanneer in algemeen bestuur
Onderwijs 1. Onderwijstijd 2. Onderwijsresultaten
5x/ jaar 2x /jaar
Indien nodig (‘licht op oranje’) Indien nodig (‘licht op oranje’)
Financiën 3. Uitputting begroting/budgetoverzicht 4. Liquiditeitenoverzicht
2x/ jaar 4x/ jaar
Indien nodig (‘licht op oranje’) Indien nodig (‘licht op oranje’)
Personeel 5. Ziekteverzuim
2x/ jaar
Indien nodig (‘licht op oranje’)
11
Tabel 3: Voorbeeld overzicht jaarplanning algemeen bestuur Tijd
Onderwerp
Soort (I, M, B, C, E)*
Eerste kwartaal
Rapportage van uitvoerend bestuurder Verwezenlijking grondslag/doelstelling Heidag algemeen bestuur: Bezettingsprognose (vacatures, rooster van aftreden) Bestuurs- en organisatiestructuur Reglementen en procedures Evaluatie algemeen bestuur Rapportage van uitvoerend bestuurder Jaarverslag en jaarrekening, inclusief verslag van algemeen bestuur (eind juni) Verklaring accountant (eind juni) Beoordelings- en functioneringsgesprek met uitvoerend bestuurder (eind juni) Planning vergaderingen volgend schooljaar Rapportage van uitvoerend bestuurder met focus op onderwijs Kaderstelling financiële begroting Beoordelingen schoolleiding Rapportage van uitvoerend bestuurder Hoe staat HBL ervoor (oktober), met: SWOT Benchmarking Risico’s en risicobeheer Overleg toezichthoudende bestuurders met MR (samen met en eventueel apart van uitvoerend bestuurder) Maatschappelijke taak en positie (Meerjaren) strategie en meerjarenbeleidsplan (niet ieder jaar) Begroting
I, C, E I, M, C, E
Tweede kwartaal
Derde kwartaal
Vierde kwartaal
B, C M, (B), C, E, M, (B), C, E, E I, C, E B, C (goedkeurend) I, C C, E B I, C, E I, C I, C I, C, E I, C, M, E
I, M I, M, C, E B (goedkeurend) B (goedkeurend)
Niet jaarlijks Inspectierapport I, C, E * I = Informatief, M=Meningsvormend (ook adviserend/sparrend), B= Besluitvormend , C=Controlerend , E= Evaluatief
Bovenstaand staan per kwartaal de te behandelen onderwerpen weergegeven. Het voorstel is om vooralsnog van minimaal 8 vergaderingen (exclusief een eventuele heidag) per jaar uit te gaan.
12
Bijlage 2a: Competentieprofiel toezichthoudende bestuurder Algemeen Iedere toezichthoudende bestuurder dient: 1. Voldoende relevante kennis en/of ervaring te hebben om de functie uit te oefenen; 2. Voldoende beschikbaar te zijn om de functie uit te oefenen; 3. Zich te laten aanspreken op zijn functievervulling door de andere leden; 4. Ervoor te zorgen dat er geen strijdigheid ontstaat tussen zijn persoonlijke belangen en de belangen van de stichting; 5. De grondslag , doelstelling, missie en visie van Het Baarnsch Lyceum te onderschrijven. Profielkenmerken Uitgangspunt is dat het toezichthoudende gedeelte van het algemeen bestuur uit generalisten bestaat die gezamenlijk een multidisciplinair team vormen. De leden dienen te beschikken over de volgende kwaliteiten: 1. Een helikopterview, analytisch vermogen en het kunnen onderscheiden van hoofd- en bijzaken; 2. Besluitvaardigheid, resultaatgerichtheid, discussievaardigheid, vergadervaardigheid, communicatievaardigheid en integriteit; 3. Affiniteit met onderwijs; 4. Het vanuit een toezichthoudende rol kunnen oordelen over het functioneren van de stichting op grond van de beschikbare informatie; 5. Het evenwicht te vinden tussen de noodzaak de bestuurder de nodige ruimte te geven en de noodzaak de juiste vragen te stellen c.q. een kritische houding aan te nemen richting het bestuur; 6. Het inzicht in het functioneren van organisaties en in strategische afwegingsprocessen; 7. Samenwerken in een team gegeven de eigen toegevoegde waarde; 8. Het kunnen omgaan met vertrouwelijkheid van behandeling van en besluitvorming over onderwerpen. Pluriformiteit; aandachtsgebieden en deskundigheden 1.
2. 3. 4. 5. 6.
Binnen het toezichthoudende gedeelte van het algemeen bestuur dient kennis beschikbaar te zijn met betrekking tot de volgende aandachtsgebieden: a. Bestuur en organisatie, algemeen management (voorzitter); b. Onderwijs; kennis van (actuele) ontwikkelingen op het gebied van (voortgezet) onderwijs, met name ook ten aanzien van wet- en regelgeving; c. Financiën; kennis op het gebied van financiën zodat jaarstukken en begrotingen kunnen worden gelezen en geïnterpreteerd, waardoor wordt gestaan voor het waarborgen van de financiële continuïteit; d. Juridische zaken; kennis van het Nederlands Recht; e. Personeel en organisatie; kennis van personeelszaken, HRM-beleid, management development, automatisering en de structuur en cultuur van organisaties; Van elke toezichthoudende bestuurder wordt verwacht dat hij de ontwikkelingen ten aanzien van zijn aandachtsgebied weet te vertalen naar het functioneren van de stichting. Bepaalde aandachtsgebieden kunnen gecombineerd voorkomen bij één persoon. In geval van vacatures inventariseert het algemeen bestuur welke aandachtsgebieden men niet voldoende in huis heeft en tracht vervolgens kandidaten aan te trekken die op dat punt een aanvulling kunnen bieden. Het algemeen bestuur streeft naar deelname van ouders van leerlingen van Het Baarnsch Lyceum in het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur streeft naar een evenwichtige deelname van mannen en vrouwen in de het algemeen bestuur.
13
Profielkenmerken voorzitter algemeen bestuur De voorzitter bereidt de vergaderingen voor, zit ze voor, en zorgt voor (controle op) de uitvoering van de vergaderbesluiten. Hij/zij is het eerste aanspreekpunt voor de uitvoerend bestuurder. Als regisseur van het toezichtproces is hij/zij verantwoordelijk voor de bewaking van de roldiscipline binnen het algemeen bestuur. Andere bijkomende taken voor de voorzitter zijn: 1. controle op verschillende taakgebieden; 2. het voeren van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken met de uitvoerend bestuurder (tezamen met een ander toezichthoudend bestuurslid; 3. het voeren van het jaarlijkse overleg met de medezeggenschapsraad; 4. het beoordelen en toetsen van de eigen werkzaamheden van het algemeen bestuur en het controleren van de externe verantwoording daarvan. Naast de profielkenmerken die voor ieder lid van het toezichthoudende gedeelte van het algemeen bestuur gelden, gelden voor de voorzitter nog een aantal aanvullende kenmerken. De voorzitter: 1. beschikt bij voorkeur over ervaring in een voorzittersfunctie in een toezichthoudend orgaan; 2. is in staat om de balans en eenheid binnen het toezichthoudende gedeelte van het algemeen bestuur en tussen het toezichthoudende gedeelte en de uitvoerend bestuurder te organiseren en in stand houden; 3. kan leidinggeven aan de informatievoorziening voor het algemeen bestuur; 4. kan met (natuurlijk) gezag optreden als binder die respect afdwingt; 5. heeft een visie, maar is diplomatiek en terughoudendheid in zijn/haar optreden; 6. heeft moed, durf en tact om precaire situaties aan de orde te stellen en daar adequaat mee om te kunnen gaan; 7. heeft kennis van c.q. ervaring met conflicthantering; 8. kan zich verplaatsen in de belevingswereld van het bestuur; 9. heeft extra tijd beschikbaar om de rol als voorzitter te kunnen uitvoeren.
14
Bijlage 2b: Competentieprofiel uitvoerend bestuurder Dit linkt aan het competentieprofiel dat is opgesteld ten behoeve van de werving van een nieuwe bestuurder-rector.
15
Bijlage 4: Procedure werving en selectie toezichthoudende bestuurders Inleiding De werving en selectie van toezichthoudende bestuurders geschiedt bij voorkeur via een open procedure. Middels deze ‘Procedure werving- en selectie toezichthoudende bestuurders’ wordt aan die openheid vorm en inhoud gegeven. De procedure is opgesteld om te bevorderen dat het aantrekken van toezichthoudende bestuurders plaatsvindt volgens de beginselen van goed bestuur. 1. Openstelling vacature Uiterlijk 6 maanden voor het verstrijken van de zittingstermijn van de aftredende toezichthoudende bestuurder stelt het algemeen bestuur de vacature open. De vacature wordt in ieder geval openbaar gemaakt via de website en gemeld aan de medezeggenschapsraad. Iedere voordracht dient uiteindelijk te worden opgemaakt met inachtneming van het ‘Competentieprofiel toezichthoudende bestuurder’. Bij het zich voordoen van een vacature kan het algemeen bestuur besluiten tot een aanvulling dan wel nadere detaillering van de vereiste kwaliteiten en deskundigheden voor de betreffende zetel. Er wordt een advertentie opgesteld die in ieder geval wordt geplaatst op de website van Het Baarnsch Lyceum. Een toezichthoudende bestuurder kan, om bepaalde redenen, eerder stoppen met de werkzaamheden. In een tussentijdse vacature wordt zo spoedig mogelijk voorzien. Deze procedure wordt eveneens bij een tussentijdse vacature van toepassing geacht. 2. Sollicitatiecommissie 1. Het algemeen bestuur stelt voor iedere vacature een sollicitatiecommissie in. 2. De sollicitatiecommissie bestaat uit: a. twee toezichthoudende bestuursleden op voordracht van het algemeen bestuur; b. de uitvoerend bestuurder; c. een lid van de medezeggenschapsraad; d. indien gewenst kan vanuit de stichting een medewerker toegevoegd worden. 3. De onder 2 a t/m 2c genoemde leden hebben het mandaat om namens respectievelijk het algemeen bestuur en de medezeggenschapsraad hun taken binnen de sollicitatiecommissie zonder last of ruggespraak uit te voeren. 4. De sollicitatiecommissie regelt de taakverdeling onderling. De sollicitatiecommissie wijst een voorzitter en een secretaris aan die de algehele gang van zaken rond de procedure bewaken. 3. Selectie en selectiegesprek De sollicitatiecommissie maakt een selectie uit de kandidaten en nodigt deze uit voor een gesprek. De sollicitant waarop de keuze is gevallen, wordt zo spoedig mogelijk door de voorzitter van de sollicitatiecommissie geïnformeerd. De sollicitanten die niet voor een gesprek in aanmerking komen of die, nadat met hen een gesprek is gevoerd, niet voor de functie in aanmerking komen, ontvangen zo spoedig mogelijk een gemotiveerde afwijzing via de secretaris. Na afloop van de procedure worden de gegevens, met uitzondering van de gegevens van de benoembare sollicitant, door de secretaris van de sollicitatiecommissie teruggezonden of vernietigd. De gegevens van de benoembare sollicitant worden in een personeelsdossier bewaard. 4. De voordracht 1.
De sollicitatiecommissie zendt haar gemotiveerde voordracht naar het algemeen bestuur. Indien er meerdere kandidaten zijn, wordt een voorkeursvolgorde aangegeven. 2. Naast een voordracht die loopt via de hiervoor geschetste procedure met een sollicitatiecommissie, heeft de medezeggenschapsraad ook het recht om op eigen initiatief, buiten de sollicitatiecommissie om, een niet-bindende voordracht te doen voor één vacature van toezichthoudende bestuurder. Hierbij blijft het ‘Competentieprofiel toezichthoudende bestuurder’ leidend. De medezeggenschapsraad stelt haar eigen procedure vast om tot de voordracht te komen waarvan een eigen
16
sollicitatiecommissie een onderdeel kan zijn. 3. Het algemeen bestuur kan afwijken van een voordracht. Een afwijking geschiedt met schriftelijke argumentatie. 4. Het algemeen bestuur besluit over de voordracht voor de benoeming van de leden van het algemeen bestuur.
17
