BESTUURSREGLEMENT
Artikel 1. Begrippen In dit reglement wordt verstaan onder instelling: Stichting Clusius College; statuten: de vigerende statuten van de stichting; college van bestuur: het bestuur van de stichting; raad van toezicht: het toezichthoudend orgaan van de stichting; de ondernemingsraad: de ondernemingsraad verbonden aan de instelling; studentenraad: de vertegenwoordigers van de studentenraden van de vestigingen.
Artikel 2. Dit reglement Dit reglement is gebaseerd op de uitwerkingsbevoegdheid van de raad van toezicht zoals bedoeld in artikel 15 lid b van de statuten en wordt in overleg met het college van bestuur, vastgesteld door de raad van toezicht. Dit reglement omschrijft nader de taken, werkwijzen en bevoegdheden van de raad van toezicht en het college van bestuur, evenals structuur en personele invulling. Artikel 3. Inwerking treden en werkingsduur Dit reglement treedt in werking daags na vaststelling en heeft een werkingsduur van drie jaar. De raad van toezicht moet tijdig, dat wil zeggen tenminste drie maanden voor de expiratiedatum, in overleg met het college van bestuur nagaan of gehele of gedeeltelijke herziening nodig of gewenst is. Indien dit niet aan de orde is wordt de werkingsduur voor een zelfde periode verlengd.
A. Het college van bestuur
Artikel 4. Taken en bevoegdheden Met inachtneming van de goedkeuringsbevoegdheid van de raad van toezicht als vastgesteld in de statuten en dit reglement, oefent het college van bestuur de navolgende taken en bevoegdheden uit. a. Beleid 1. Het vaststellen van een strategisch meerjarenbeleidsplan en een jaarplan ter uitvoering daarvan. 2. Het vaststellen van het onderwijskundige beleid en kwaliteitsbeleid. 3. Het vaststellen van het personeels- en organisatiebeleid, het beloningsbeleid, loopbaanbeleid, arbeidsvoorwaarden en het (meerjaren)formatieplan. Wijziging vastgesteld door RvT d.d. 27 september 2012
-1-
4. Het vaststellen van het financieel beleid in algemene zin, het beleid ten aanzien van budgethouderschap, het kapitaalbeheer de meerjarenramingen en een jaarlijkse begroting. 5. Het vaststellen van materieel beleid in algemene zin, het formuleren van uitgangspunten voor de materiële instandhouding, meerjarenplanning voor huisvesting en onderhoud, verbouwingen en nieuwbouw. 6. Het besluiten tot splitsen of samenvoegen van een vestiging, het oprichten van een school en het fuseren met een andere rechtspersoon. 7. Het oprichten en deelnemen aan besturen van andere rechtspersonen conform artikel 3 lid d van de statuten. 8. Het aangaan van een personele unie met andere rechtspersonen conform artikel 3 lid f van de statuten. b. Uitvoering 1. Het beheer van het vermogen van de stichting. 2. Het nemen van besluiten betreffende aangaan of verstrekken, wijzigen of uitbreiden van aanvullende of nieuwe leningen - inclusief het hypothecair of anderszins bezwaren - en de rekening courant. 3. Het kopen, vervreemden of bezwaren van registergoederen. 4. Het in rechte vertegenwoordigen van de instelling. 5. Het voeren van ontwikkelings- en beoordelingsgesprekken met (vestigings)directeuren en managers van stafafdelingen. 6. Het benoemen, berispen, schorsen en ontslaan van (vestigings)directeuren en managers van stafafdelingen.
c.
Verantwoording 1. Het (doen) opstellen en vaststellen van een jaarverslag waarin verantwoording wordt afgelegd over de stand van zaken van de instelling en het realiseren van de in het jaarplan vastgestelde doelen. 2. Het (doen) opstellen en vaststellen van de jaarrekening van de stichting en met de stichting verbonden andere rechtspersonen conform artikel 6 lid b van de statuten, met een goedkeurende verklaring van de door raad van toezicht benoemde externe accountant.
d. Het college van bestuur is bevoegd overige taken en bevoegdheden over te dragen en stelt hiervoor een of meerdere reglementen vast. Deze worden ter kennis gebracht aan de raad van toezicht. Het college van bestuur houdt toezicht op en evalueert de uitvoering van de overgedragen taken en bevoegdheden. -2-
e. Het college van bestuur voorziet gevraagd en ongevraagd de raad van toezicht van alle informatie die deze nodig heeft voor het uitoefenen van zijn toezichthoudende taak. In ieder geval wordt daartoe gerekend informatie betreffende de stichting en de daarmee verbonden andere rechtspersonen waarmee een personele unie is aangegaan, die betrekking heeft op 1. de financiële stand van zaken; 2. behaalde resultaten en beleidsdoelen; 3. de besturing en inrichting van de organisatie; 4. de externe relaties; 5. de kwaliteit van het geleverde onderwijs en andere gerealiseerde doelen.
f.
Het college van bestuur voert gestructureerd overleg met de aan de instelling verbonden ondernemingsraad. Daartoe kan hij medewerkers mandateren; is dit het geval dan voert het college van bestuur ten minste een maal per jaar zelf het overleg.
g. Het college van bestuur voert gestructureerd overleg met de aan de instelling verbonden raad van toezicht. Het overleg vindt één maal per kwartaal plaats of zo veel vaker als door college van bestuur of raad van toezicht nodig wordt geacht.
Artikel 5. De samenstelling en benoeming a. Het college van bestuur bestaat uit twee leden en de benoeming van de voorzitter uit zijn midden is aan de raad van toezicht.
b. De raad van toezicht stelt voor het benoemen van een lid van het college van bestuur een benoemingsprocedure vast, die is gebaseerd op een geactualiseerd competentieprofiel. c.
De ondernemingsraad wordt in de gelegenheid gesteld advies uit te brengen en de studentenraad wordt vertrouwelijk gehoord over elk voorgenomen besluit tot benoeming of ontslag van een lid van het College van Bestuur, conform artikel 7 lid c van de Statuten.
d. Kandidaten voor het lidmaatschap van het college van bestuur worden voor benoeming voorgedragen door een in te stellen benoemingsadviescommissie. Deze bestaat uit vijf leden, te weten een lid van het college van bestuur, een vertegenwoordiger van de directeuren, een lid van de ondernemingsraad en twee leden van de raad van toezicht.
Artikel 6. Nevenfuncties Voorafgaande aan zijn benoeming, en tijdens de uitoefening van zijn functie, meldt een lid van het college van bestuur alle reeds aanvaarde of te aanvaarden betaalde en onbetaalde nevenfuncties Wijziging vastgesteld door RvT d.d. 27 september 2012
-3-
schriftelijk aan de voorzitter van de raad van toezicht. De raad van toezicht beoordeelt deze nevenfuncties en onthoudt zijn goedkeuring, dan wel verplicht het lid van het college van bestuur de reeds aanvaarde functie op te geven, indien naar oordeel van de raad van toezicht a. de nevenfunctie een onevenredig grote tijdinvestering zou vergen; b. de nevenfunctie tot tegenstrijdige belangen zou kunnen leiden; c.
de nevenfunctie op enigerlei wijze schadelijk zou kunnen zijn voor de instelling.
Wijzigingen in de aard, omvang en van toepassing zijnde voorwaarden van nevenfuncties worden terstond schriftelijk gemeld aan de voorzitter van de raad van toezicht. De door de leden van het college van bestuur met goedkeuring door de raad van toezicht uitgeoefende betaalde of onbetaalde nevenfuncties, worden in het jaarverslag vermeld. Opgenomen wordt bij welke instellingen, met welke taken en onder welke voorwaarden de nevenfuncties al worden uitgeoefend. Artikel 7. Profielschets a. In het college van bestuur dienen de volgende kwaliteiten aanwezig te zijn, waarbij elk afzonderlijk lid meerdere kwaliteiten in zich vertegenwoordigt: 1. onderwijskundig leiderschap, zich uitende in een duidelijke visie op beleid en uitvoering en het vermogen om op basis hiervan consistent sturing te geven aan de instelling en de daarmee verbonden rechtspersonen; 2. het sturing geven aan arbeidsvoorwaarden en personeelsbeleid; 3. het sturing geven aan financieel beleid; 4. het sturing geven aan huisvestingsbeleid en facilitair beleid; 5. het sturing geven aan beleid met betrekking tot public relations; 6. het kennis en inzicht hebben in vraagstukken van juridische aard; 7. het kennis en inzicht hebben in organisatiekunde; 8. het sturing geven aan kwaliteitszorg en evaluatie.
b. Een individueel lid van het college van bestuur 1. heeft het vermogen vorm te geven aan identiteit, missie, strategisch beleid en activiteiten van de instelling; 2. heeft inzicht in maatschappelijke en sociaal-economische processen en ontwikkelingen; 3. kan adequaat en strategisch opereren in netwerken binnen het veld van onderwijs, politiek en bedrijfsleven; 4. heeft een ondernemende en stimulerende houding; 5. heeft het vermogen om de instelling bestuurlijk en operationeel te vertegenwoordigen in de regio en op landelijk niveau; 6. kan bestuurlijk leiding geven aan een grootschalige en complexe organisatie; 7. kan leiding en sturing geven aan lagere managementniveaus. -4-
c.
Voor de voorzitter geldt aanvullend dat deze het eerste aanspreekpunt voor de raad van toezicht is.
Artikel 8. Het college van bestuur in vergadering bijeen a. Taakverdeling 1.
Het college van bestuur is een collegiaal functionerend orgaan.
2.
De voorzitter bevordert en coördineert het overleg en de besluitvorming.
3.
De leden van het college van bestuur nemen elkaars taken waar.
4.
Taakverdeling en alles wat daarmee samenhangt worden aan de raad van toezicht en binnen de organisatie bekend gemaakt.
b. Besluitvorming 1.
Besluitvorming geschiedt bij consensus.
2.
Besluitvorming vindt in beginsel plaats in de vergadering van het college van bestuur.
3.
Besluitvorming kan buiten de vergadering plaatsvinden indien beide leden daarmee instemmen; het betreffende besluit wordt opgenomen in het verslag van de eerstvolgende vergadering.
4.
Bij achterwege blijven van besluitvorming wordt het voorstel nogmaals geagendeerd voor de volgende vergadering.
5.
De voorzitter neemt een besluit in het belang van de instelling in het geval er geen overeenstemming binnen het college van bestuur wordt bereikt en indien uitstel van een besluit in het belang van de instelling onverantwoord is.
6.
De leden committeren zich aan een besluit genomen volgens bovenstaande bepaling.
7.
Een besluit betreffende een voorstel dat binnen het aandachtsgebied van een lid van college van bestuur valt, wordt in aanwezigheid van dat lid genomen.
8.
Een lid van het college van bestuur treedt niet uitvoerend op in het taak- en aandachtgebied van een ander lid van het college van bestuur, tenzij dit naar oordeel van de voorzitter in het belang van de instelling geschiedt en uitstel niet verantwoord is.
c. Verslaglegging 1.
Van alle vergaderingen van het college van bestuur wordt een lijst van actiepunten bijgehouden, waarbij de genomen besluiten afzonderlijk worden vermeld.
2.
Besluitenlijsten worden, na eventuele amendering, in de volgende vergadering vastgesteld, door beide leden van het college van bestuur ondertekend en gearchiveerd.
Wijziging vastgesteld door RvT d.d. 27 september 2012
-5-
Artikel 9. Betreffende de uitvoering van de werkzaamheden Het college van bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van zijn eigen werkzaamheden. Hiertoe behoren: a. het besturen van de instelling; b. het informeren van de raad van toezicht; c.
het adviseren van de raad van toezicht bij werving en selectie van leden van de raad van toezicht en het college van bestuur;
d. het bevorderen en in stand houden van deskundigheid van het college van bestuur, de (vestigings-)directeuren en managers van stafafdelingen; e. het werven, selecteren en benoemen van (vestigings)directeuren en managers van stafafdelingen; f.
het opstellen van een beoordelingskader voor (vestigings)directeuren en managers van stafafdelingen;
g. het op basis van het bovengenoemde beoordelingskader voeren van ontwikkelings- en beoordelingsgesprekken met (vestigings)directeuren en managers van het stafafdelingen; h. het toetsen en zo nodig herzien van profielen voor leden van het college van bestuur, (vestigings)directeuren en managers van het stafafdelingen. Voorstellen tot herziening van competentieprofielen voor leden van het college van bestuur worden ter beoordeling voorgelegd aan de raad van toezicht. Artikel 10. Maatschappelijke betrokkenheid en verantwoording Het is de taak van het college van bestuur om de instelling bestuurlijk, juridisch, organisatorisch en financieel goed te leiden, deze handelswijze inzichtelijk te maken en daarover verantwoording af te leggen. Daarnaast stelt het college van bestuur zijn handelen ter discussie en staat open voor opvattingen van verschillende betrokken belanghebbenden en maatschappelijke actoren. Van belanghebbenden worden behoeften en meningen regelmatig – doch minimaal een maal per drie jaar – door middel van een representatief onderzoek gepeild. De resultaten van deze peiling spelen een aantoonbare rol in de afweging en besluitvorming over zaken, die ook voor belanghebbenden van direct belang zijn. Het college van bestuur behartigt op deze wijze het belang van de instelling en de relevante belanghebbenden, waaronder de deelnemers.
Verantwoording 1. Over de opzet, inhoud en resultaten van het onderwijs dat aan de instelling wordt gegeven vindt een actieve rapportage en uitwisseling plaats naar en met belanghebbenden, waaronder a. het bedrijfsleven, gericht op de vakrichtingen en andere belanghebbenden;
-6-
b. overheden en semi-overheden in gemeenten met een vestiging van het Clusius College; c.
deelnemers en ouders / verzorgers;
d. toekomstige deelnemers; e. medewerkers. De informatie kan zowel in schriftelijke als in digitale vorm worden verspreid aan de hand van een jaarverslag, een geïntegreerd jaardocument en de website.
2. Actieve uitwisseling van bovengenoemde informatie vindt plaats via: a.
de ondernemingsraad, de studentenraad en de ouderraad
b. de ouderraden van de vestigingen; c.
de sectoradviesraden
3. Naast mondelinge informatie-uitwisseling wordt een deel van de informatie in gedrukte en/of digitale vorm verspreid. Daartoe publiceert de instelling professioneel samengestelde en geredigeerde periodieken.
B. De raad van toezicht
Artikel 11. Taken en bevoegdheden De raad van toezicht oefent de navolgende taken en bevoegdheden uit. a. De raad van toezicht evalueert jaarlijks de leden van het college van bestuur en het college als team. Tot de inhoud van deze evaluatie behoren onder meer 1.
de realisatie van de prestaties van de instelling;
2.
de bijdrage van de leden van het college van bestuur aan de prestaties van het afgelopen jaar;
3.
de verwachte aansluiting van diens competenties bij hetgeen in de toekomst nodig is;
4.
het functioneren in en als team;
5.
de relatie met de raad van toezicht.
Conclusies en afspraken worden schriftelijk vastgelegd in een dossier dat door of namens de raad van toezicht wordt beheerd.
b.
De raad van toezicht evalueert jaarlijks zijn eigen inrichting en functioneren als team en de bijdrage van individuele leden en zorgt voor een goed functionerend intern toezicht door benoeming, beoordeling en ontslag van (leden van) de raad van toezicht. Conclusies en
Wijziging vastgesteld door RvT d.d. 27 september 2012
-7-
afspraken worden schriftelijk vastgelegd in een dossier dat door of namens de raad van toezicht wordt beheerd.
c.
Het benoemen, schorsen of ontslaan (van de leden, waaronder de voorzitter) van het college van bestuur, het vaststellen van hun arbeidsvoorwaarden en het voeren van gerechtelijke procedures in verband hiermee.
d. Het fungeren als klankbord voor het college van bestuur. e. Het nemen van tijdelijke bestuursmaatregelen bij ontstentenis van het college van bestuur, met dien verstande dat de leden van de raad van toezicht niet het bestuur kunnen vormen.
f.
Betreffende de accountant: 1.
het benoemen van de externe accountant;
2.
goedkeuren van eventuele niet-controlewerkzaamheden door de externe accountant;
3.
de externe accountant woont de vergadering van de raad bij waarin gesproken wordt over de jaarrekening;
4.
de externe accountant rapporteert zijn bevindingen betreffende het onderzoek van de jaarrekening gelijkelijk aan het college van bestuur en de raad van toezicht;
5.
periodiek, om de vijf jaar, vindt heroverweging plaats van de keuze van de accountant.
g. Voor de navolgende voorgenomen besluiten van het college van bestuur heeft de raad van toezicht voorafgaande goedkeuringsbevoegdheid: 1.
het vaststellen van de visie op basis waarvan het college van bestuur wenst te opereren;
2.
het vaststellen van het meerjarige strategische beleidsplan en het jaarplan ter uitvoering daarvan;
3.
het vaststellen van de meerjarenraming en jaarbegroting (exploitatie- en investering), de jaarrekening en het financieel jaarverslag;
4.
besluiten betreffende aangaan of verstrekken, wijzigen of uitbreiden van aanvullende of nieuwe leningen – inclusief het hypothecair of anderszins bezwaren - en de rekening courant, wanneer deze een bedrag van € 1.000 000,00 (één miljoen euro) te boven gaan;
5.
besluiten betreffende verwerving of vervreemding van registergoederen;
6.
besluiten tot het aangaan, het ingrijpend wijzigen dan wel beëindigen van verregaande samenwerking of fusie met een andere rechtspersoon, belangrijke inkrimping of uitbreiding van de werkzaamheden van de instelling, waaronder het oprichten, opheffen of samenvoegen van locaties;
7.
besluiten tot statutenwijziging, het ontbinden van de rechtspersoon, het aanvragen van surseance van betaling of faillissement. -8-
h. De raad van toezicht onthoudt slechts dan zijn goedkeuring aan de in artikel 11.g , 1 tot en met 7 genoemde besluiten, indien deze naar zijn oordeel in strijd zijn met de statuten en de overige reglementen, dan wel dat deze naar zijn oordeel in redelijkheid niet hadden kunnen worden genomen. i.
De raad van toezicht heeft het recht om alle informatie te verlangen van het college van bestuur en de externe accountant, teneinde zijn toezichthoudende taak naar behoren uit te kunnen oefenen. Indien noodzakelijk kan de raad van toezicht ook externe adviseurs en functionarissen inschakelen.
j.
De raad van toezicht stelt een vergoedingsregeling voor zijn leden vast. Deze vergoeding 1.
is gekoppeld aan de zwaarte van de functie;
2.
houdt rekening met maatschappelijke normen en waarden;
3.
is niet gekoppeld aan de prestaties van de instelling;
4.
volgt de landelijke richtlijn zoals vastgelegd in ‘De honorering van leden van de Raad van Toezicht van mbo-instellingen. Een sectorbrede honoreringsregeling’ Platform voor Raden van Toezicht, 2008.
Artikel 12. Omgangsregels a. De leden van de raad van toezicht nemen deel aan de in de jaarplanning opgenomen en andere activiteiten. Bij regelmatige afwezigheid of minimale deelname wordt betrokkene hierop aangesproken door de voorzitter van de raad.
b. De leden van de raad van toezicht zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hun uit hoofde van hun functie ter kennis is gekomen voor zover die verplichting uit de aard van de zaak volgt of hen uitdrukkelijk is opgelegd. Deze verplichting eindigt niet bij de beëindiging van het lidmaatschap van de raad van toezicht. c.
De voorzitter van de raad van toezicht is het aanspreekpunt. De leden van de raad van toezicht doen geen publieke uitspraken over beleid en besluiten, tenzij op verzoek dan wel na overleg met de voorzitter.
d. Stemming over zaken vindt mondeling plaats, over personen schriftelijk. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen.
Wijziging vastgesteld door RvT d.d. 27 september 2012
-9-
Artikel 13. Structuur en personele invulling van de raad van toezicht De raad van toezicht a. bepaalt zijn omvang en samenstelling, zittingsduur en competenties;
b. bestaat uit minimaal vijf en maximaal zeven leden; c.
benoemt, schorst en ontslaat zijn leden;
d. bepaalt de zittingsperiode van zijn leden op vier jaar, waarbij herbenoeming voor één periode mogelijk is. Herbenoeming is niet vanzelfsprekend: de kandidaat wordt beoordeeld op basis van zijn competenties in relatie tot de (herijkte) profielschets;
e. stelt een rooster van aftreden vast en draagt daarbij zorg voor regelmatige vernieuwing en bestuurlijke continuïteit.
f.
In geval van een vacature 1. stelt de raad een aanstellingscommissie uit zijn midden samen die een voordracht doet; 2. verwittigt de raad de ondernemingsraad welke de bevoegdheid heeft een bindende voordracht te doen voor één lid van de raad van toezicht conform artikel 9 lid c van de statuten, waarbij de ondernemingsraad per direct aangeeft gebruik te willen maken van dit recht dan wel hiervan af te zien; 3. stelt de raad zijn leden aan op basis van de profielschets; deze schets kan geactualiseerd worden op basis van wat in dit reglement is opgenomen; het profiel wordt voorgelegd aan de ondernemingsraad welke de bevoegdheid heeft een advies uit te brengen op een zodanig tijdstip dat dit van wezenlijk belang kan zijn op het op te stellen profiel conform artikel 9 lid c van de statuten; 4. kunnen kandidaten worden voorgedragen door de leden van de raad van toezicht en het college van bestuur.
g. In de raad van toezicht zijn de volgende deskundigheden vertegenwoordigd: 1.
financieel, bedrijfseconomisch
2.
juridisch, fiscaal
3.
personeel, organisatie en arbeidsvoorwaarden
4.
onderwijs en kennisontwikkeling
5.
marketing en organisatieontwikkeling
6.
Naast deze specifieke deskundigheden ziet raad van toezicht toe op pluriformiteit ten aanzien van sekse en leeftijd. - 10 -
De leden van de raad van toezicht hebben zitting in de raad op persoonlijke titel, vertegenwoordigen geen bedrijf of organisatie en nemen deel aan de activiteiten van de raad zonder last of ruggespraak.
h. De profielschets voor leden van de raad van toezicht 1.
wordt in overleg met het college van bestuur vastgesteld door de raad van toezicht; i.
het profiel wordt voorgelegd aan de ondernemingsraad welke de bevoegdheid heeft een advies uit te brengen op een zodanig tijdstip dat dit van wezenlijk belang kan zijn op het op te stellen profiel, conform artikel 9 lid b van de statuten.
2.
is dynamisch, waarbij wetswijzigingen, maatschappelijke en onderwijskundige ontwikkelingen leidend zijn.
i.
Profielschets individueel lid Van een individueel lid van de raad van toezicht wordt verwacht dat deze 1.
bestuurlijk inzicht en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen heeft;
2.
maatschappelijk betrokken is en beschikt over een relevant netwerk;
3.
het college van bestuur gefundeerd en op hoofdlijnen kan adviseren, beoordelen en toetsen;
4.
j.
representatief is, gerelateerd aan het werkterrein en/of de regio.
Van de voorzitter van de raad van toezicht wordt verwacht dat deze, met betrekking tot de instelling 1.
zich analytisch opstelt ten aanzien van fundamentele, cruciale problemen;
2.
de continuïteit bewaakt;
3.
de inhoud en technische sturing borgt;
4.
de onderlinge verhoudingen en kwaliteit borgt;
5.
de relatie met het college van bestuur borgt.
Artikel 14. De raad van toezicht in vergadering bijeen a.
De voorzitter draagt zorg voor 1. het tijdig bijeenroepen van de vergadering; 2. het voorbereiden van de vergadering; 3. het leiden van de vergadering; 4. het toezicht houden op de uitvoering van besluiten.
Wijziging vastgesteld door RvT d.d. 27 september 2012
- 11 -
b. De raad van toezicht vergadert in ieder geval vier maal per jaar en voorts op verzoek van zijn voorzitter, de voorzitter van het college van bestuur of twee leden van de raad van toezicht. Het verzoek wordt schriftelijk en gemotiveerd ingediend bij de voorzitter van de raad van toezicht. Verzoekers zijn bevoegd eigenhandig een vergadering bijeen te roepen, indien aan hun verzoek niet binnen twee weken gehoor wordt gegeven. c.
Een oproep tot de vergadering geschiedt schriftelijk, minimaal vijf werkdagen van tevoren en bevat plaats, tijdstip en agenda.
d. De vergadering wordt geleid door de voorzitter, of bij diens afwezigheid, door een ander lid van de raad van toezicht.
e. Genotuleerd wordt door een door de voorzitter van de vergadering aan te wijzen notulist; besluiten worden afzonderlijk vermeld. De notulen worden, eventueel na amendering, in de volgende vergadering van de raad van toezicht vastgesteld.
f.
De raad van toezicht kan alleen besluiten nemen indien de meerderheid van zijn leden ter vergadering aanwezig is.
g. Stemmingen geschieden mondeling, tenzij een van de leden schriftelijke stemming verlangt. Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht.
h. Ieder lid is gerechtigd één stem uit te brengen. Alle besluiten worden genomen met meerderheid van de uitgebrachte stemmen.
i.
Indien alle leden ter vergadering aanwezig zijn, kunnen over alle onderwerpen geldige besluiten genomen worden, ook al zijn de voorschriften voor oproep en houden van vergaderingen niet in acht genomen.
Artikel 15. Tegenstrijdige belangen van leden van het college van bestuur en de raad van toezicht. Elke vorm en schijn van belangenverstrengeling van leden van het college van bestuur en de raad van toezicht die de uitoefening van hun taak kunnen beïnvloeden, wordt vermeden.
a. Het lid van het college van bestuur of de raad van toezicht meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang aan de voorzitter van de raad van toezicht en zijn eigen collega-leden en verschaft alle relevante informatie. De raad van toezicht beslist of er sprake is van een tegenstrijdig belang en hoe daarmee wordt omgegaan.
- 12 -
b. Besluiten van het college van bestuur of de raad van toezicht waarbij tegenstrijdige belangen van een lid van het college van bestuur spelen en die van materiële betekenis zijn voor de instelling en/of het lid van het college van bestuur of de raad van toezicht, behoeven de goedkeuring van de raad van toezicht. c. Een lid van het college van bestuur of de raad van toezicht neemt niet deel aan de discussie en besluitvorming over het onderwerp waarbij dat lid een tegenstrijdig belang heeft. d. Structurele belangenverstrengeling van een lid van het college van bestuur is niet toegestaan. Van structurele belangenverstrengeling is sprake:
bij familiaire of vergelijkbare relaties en bij zakelijke relaties met leden van de raad van toezicht, leden van het college van bestuur of leden van het management dat rechtstreeks onder het college van bestuur valt.
bij substantiële, structurele zakelijke relaties tussen de eigen organisatie en een andere rechtspersoon waar een lid van het college van bestuur financiële belangen heeft en/of bestuurder of toezichthouder is. Uitgesloten zijn rechtspersonen waarin het Clusius College deelneemt.
Artikel 16. Geschillen Bij verschil van inzicht tussen de raad van toezicht en het college van bestuur over het besturen als geheel of op onderdelen, kan het verschil van inzicht worden voorgelegd aan een arbitragecommissie. De arbitragecommissie bestaat uit drie leden, te weten een lid aangewezen door het college van bestuur, een lid door de raad van toezicht, terwijl deze twee leden gezamenlijk het derde lid als onafhankelijke, dat wil zeggen niet met de instelling verbonden, voorzitter aanwijzen.
Artikel 17. Slotbepaling Dit reglement is onlosmakelijk verbonden met de statuten van de Stichting Clusius College en treedt in werking daags na vaststelling. Daar waar dit reglement niet in voorziet, beslist indien het de relatie raad van toezicht – college van bestuur betreft: de raad van toezicht; indien het de relatie college van bestuur – directeuren betreft: het college van bestuur.
Voor al hetgeen in de reglementen en de statuten wordt bepaald en daar waar dit reglement niet in voorziet, is het document ‘Goed bestuur in de bve-sector. Branchecode over bestuur, toezicht en horizontale dialoog in het middelbaar beroepsonderwijs en de volwasseneneducatie’ - Platform van Raden van Toezicht mbo-instellingen (2009), richtinggevend.
Wijziging vastgesteld door RvT d.d. 27 september 2012
- 13 -
