Notulen College van Bestuur Datum
: 12-09-2011
Aanwezig
: Jan Westendorp (vz) en Meeme Wever.
Afwezig m.k. : Johan Smith. (ziek) Notulist : Meeme Wever __________________________________________________________________________________ 1. Opening, mededelingen. Het vergaderschema 2011-2012 van het College van Bestuur op maandagmorgen 09.00 – 10.30 u, wordt ongewijzigd vastgesteld. De data zijn: 12-09-2011 26-09-2011 03-10-2011 24-10-2011
05-03-2012 19-03-2012
Di.
02-04-2012 17-04-2012
07-11-2011 (13.30 u.) 21-11-2011
07-05-2012 21-05-2012
05-12-2011 19-12-2011
11-06-2012 25-06-2012
16-01-2012 30-01-2012
09-07-2012
13-02-2012 (13.30 u.) De vergaderingen zullen worden bijgewoond door Jan Westendorp, Johan Smith en Meeme Wever. Agendapunten kunnen tot 3 werkdagen voor aanvang van de vergadering bij Meeme worden ingeleverd. Meeme stelt de agenda samen en maakt het verslag. Het format van de agenda zal conform deze eerste bijeenkomst zijn.
2. Vaststellen agenda. De volgende punten worden aan de agenda toegevoegd: 11.1 Overleg met dhr. G. Hidding (gem. Stadskanaal) over accommodaties Ceresdorp. 11.2 Aansprakelijkheidstelling ongeval Joran Hilverts.
3. Verslagen. 3.1 Directieoverleg 23-06-2011. Geen opmerkingen. 3.2 Bestuursvergadering 24-05-2011. Geen opmerkingen. 3.3 GMR 07-02-2011. Geen opmerkingen.
1
4. Actiepuntenlijst. Niet van toepassing.
5. 5.1
Onderwijs. Uitrol Parnassys en scholing.
De overzetting van de bestaande leerlinggegevens naar Parnassys is afgerond. De scholen moeten nu opnieuw worden aangesloten op BRON en dat levert de nodige problemen op. Het hele verhaal staat onder zekere druk omdat een en ander voor de teldatum geregeld moet zijn. Jan begeleidt het hele traject en heeft er bijkans dagwerk aan. Met betrekking tot de scholing voor Parnassys is gekozen voor de variant waarbij de volgende onderdelen zijn opgenomen: • 1 dag scholing voor alle directeuren en IB-ers • 1 dagdeel scholing op administratieve handelingen voor 50% van de scholen • 1 dagdeel scholing administratieve handelingen voor de andere 50% • 1 dagdeel scholing voor 50% van de IB-ers • 1 dagdeel scholing voor de andere 50% van de IB-ers • 1 dagdeel scholing voor alle leerkrachten van elke school • 2 dagdelen scholing voor de bovenschoolse module in combinatie met VCO Oost Groningen. Markus Wiering (Picto), zal meelopen met ons scholingstraject zodat hij nadien de scholen kan bedienen bij hulpvragen. Voor de kerstvakantie moet het bovenstaande scholingstraject zijn afgerond. De kosten belopen een bedrag van rond de € 15.000 en worden grotendeels afgedekt uit de subsidie opbrengstgericht leiderschap. (€ 70.000). 5.2 Uitrol VOIP. De uitrol gaat voor alle Picto-scholen starten per september en wordt verzorgd door Telecom Servicegroep uit Leek. Naar verwachting komt er binnenkort een uitrolschema beschikbaar en dat zal Meeme dan met de scholen communiceren.
6. Onderhoud en huisvesting. 6.1 Inventarisatieronde onderhoud. Jan start volgens planning op 19 september en rond ook nog in september de ronde af. Voor de Meidoornschool moet nog een besluit worden genomen over de onderhoudsplanning in overleg met NOVO. Wij opteren sterk voor ons eigen systeem, verzorgd door Syplon, mede omdat de verwachting is dat NOVO veel meer geld beschikbaar kan stellen voor (dagelijks) onderhoud en aanpassingen. Er zal in ieder geval afstemming moeten komen over gezamenlijke items als buitenschilderwerk en de vervanging van verwarmingsketel(s). De VPCO Zuidoost Groningen betaalt een jaarlijks bedrag voor het medegebruik van het zwembad en dat roept de vraag op of de gemeente Stadskanaal wel doorgaat met het betalen van een bijdrage voor het zwemonderwijs in het (V)SO. Jan zoekt dit uit. (actie)
2
7. Personeel. 7.1 LC-leerkrachten in Meidoornschool. Meeme gaat op 20-09-2011 met Grieta en Gisela te overleggen over de mogelijkheden.
8. Financiën. 8.1 Voorbereidingen begroting 2012. De voorbereidingen zijn inmiddels opgestart, maar wegens ziekte van Johan wordt dit punt doorgeschoven naar 26-09-2011. 8.2 Beleid met betrekking tot nascholing. Het beleid met betrekking tot nascholing en met name de financiering en de daaraan te koppelen criteria is niet afdoende beschreven. Jan gaat voor de volgende vergadering op 26-09-2011 een concepttekst schrijven. (actie) 8.3 Cursus financieel management. Johan en Meeme gaan per januari 2012 deelnemen aan de cursus financieel management.
9. Organisatie. 9.1 Facilitering leden van de werkgroep VVE. Namens de VPCO Zuidoost Groningen hebben Margriet Visscher en Margreet Mulder zitting genomen in deze werkgroep. Samen met collega’s van OPRON en Tinten voert de werkgroep een aantal keren per jaar overleg over VVE en de uitvoering van de wet OKE. Aangezien deze bijeenkomsten deels onder werktijd gaan plaatsvinden, besluit het College van Bestuur om beide dames 2 dagdelen per jaar vrij te roosteren voor het bijwonen van de vergaderingen. Jan overlegt nog met OPRON over onze insteek. (actie) 9.2 Planning regulier werkoverleg. Dit punt wordt naar de volgende vergadering doorgeschoven. 9.3 Punten naar aanleiding van strategisch beleid d.d. 16-09-2010. Aangezien er geconcludeerd kan worden dat het stuk na 1 jaar de nodige bijstelling vereist, zullen Jan en Meeme binnenkort een afspraak plannen voor actualisatie van het strategisch beleid. (actie) 9.4 Aanpassingen diverse documenten aan nieuwe organisatiestructuur. Meeme zal contact opnemen met Ben Mooibroek over de aanpassingen in het personeelsbeleidsplan en het managementstatuut. (actie) 9.5 Voorbereiding vergadering 25-10-2011, werkgroepen personeel en financiën. Meeme heeft een begin gemaakt met een concepttekst die kan dienen als praatstuk om de discussie over T-1 of T=0 vlot te trekken. Behandeling van deze tekst op 26-09-2011.
3
9.6 Tineke Rozema, vervangingsproblematiek schoolleidersopleiding. Er is bij de aanvraag van de lerarenbeurs geen vervanging aangevraagd voor studieverlof e.d. In overleg met Erika is er ruimte gevonden voor 26 woensdagen vervanging en om de week een dinsdag. De studiefaciliteiten zijn dus krap bemeten en er is met Tineke afgesproken dat ze aan de bel gaat trekken als het fout dreigt te lopen. 9.7 Planning aanschaf digitale versie van Early Warning System. Jan gaat Ger van Barneveld vragen om het instrument te komen toelichten op de eerste professionele leergemeenschap met de directeuren d.d. 08-12-2011 in de Meidoornschool. Jan gaat ook nog even met Ger overleggen over de opzet van collegiale consultatie versus visitatie. Tegen december is ook de uitrol van Parnassys grotendeels afgehandeld en de eerste keer dat het digitale Early Warning System goed van pas kan komen, ligt in januari. (actie)
10. GMR. 10.1 Afvaardiging contactpersoon College van Bestuur naar GMR. Jan zal optreden als contactpersoon voor de GMR namens het College van Bestuur. Hij gaat in overleg met Harry Wolf om een en ander soepel te laten verlopen. (actie) 10.2 Tijdpad voor aanlevering stukken voor de GMR. Jan gaat een tijdpad maken voor de aanlevering van stukken voor de GMR, zoals het bestuursformatieplan en de begroting. (actie) 10.3 Afhandeling van afspraken met betrekking tot leraarondersteuners en GMR. De GMR heeft kort voor de zomervakantie zijn instemming onthouden aan de functiebeschrijving van de leraarondersteuners. De GMR maakte bezwaar tegen de rol die de IB in deze had en ook wilde men scholingseisen zien opgenomen in de functiebeschrijving. In overleg met de directie van de Meidoornschool is besloten om de GMR voor te stellen de ongewijzigde (standaard) functiebeschrijving te hanteren, waarin overigens, net als bij alle andere functiebeschrijvingen, geen aparte scholingseisen zijn opgenomen. Voor de duidelijkheid zij nog vermeld dat de drie beoogde leraarondersteuners een tweejarige opleiding hebben gevolgd en met goed gevolg hebben afgerond. Jan zal de insteek van het College van Bestuur meenemen naar het eerstvolgende overleg van de GMR.
11. Algemeen. 11.1 Overleg met dhr. G. Hidding (gem. Stadskanaal) over accommodaties Ceresdorp. De gemeente wil met ons in overleg over onze positiebepaling als het gaat om de (onderwijs)accommodaties en voorzieningen in Cereswijk e.o. Er wordt door de gemeente een aantal toekomstgerichte scenario’s ontwikkeld, uitgaande van het huidige gebruik en de toekomstige, noodzakelijk geachte situatie. Hierbij worden zowel CBS De Meander en CBS De Verbindingsweg betrokken. Uit informeel overleg is bekend dat de gemeente met name de oprichting van een nieuwe MFA wil onderzoeken. Er is gesproken over situering op of nabij de SETAvelden. Groot onderhoud voor onze gebouwen staat gepland in 2020 – 2025. Jan gaat meepraten.
4
11.2
Aansprakelijkheidstelling ongeval Joran Hilverts.
De fam. Hilverts heeft CBS De Langeveldschool (nu De Rank) in gebreke gesteld voor een ongeluk dat tijdens een pauze hun zoontje Joran is overkomen. Men heeft een letselschadeadvocaat in de arm genomen. Meeme handelt deze zaak verder af en gaat het in handen geven van een expert van de aansprakelijkheidsverzekering bij de Besturenraad.
12. Communicatie. 12.1 Wie ontvangt wat en op welk moment (verslagen College van Bestuur) De vastgestelde verslagen van het College van Bestuur gaan in PDF naar de Raad van Toezicht, het directieoverleg en de GMR. Meeme draagt hiervoor zorg. 12.2 Wie verzorgt het verslag en de website. Meeme maakt de verslagen en Annet zal ze uploaden voor ons intranet. (in PDF) 12.3 Opzet agenda en taakverdeling met betrekking tot Raad van Toezicht. Ons voorstel is om dit als agendapunt te bespreken op de eerste vergadering van de Raad van Toezicht. Waarover wil de Raad van Toezicht op welk moment worden geïnformeerd?
13. Vervolgafspraken. Geen.
M. Wever, 12-09-2011.
5
