Beheerportaal Systeembeheerder

Beheerportaal Systeembeheerder Informatie voor de lokale systeembeheerder Auteur: Kris Banken Datum: 16 september 2014 Versie 3.2 Versiebeheer: Versie 0.1 0.2 2.0 3.0 3.1 3.2

Datum 15 juli 2013 15 juli 2013 19 juli 2013 28 november 2013 16 januari 2014 16 september 2014

Handleiding Colt Exchange 2010

Auteur Jens Heusdens Jens Heusdens Jens Heusdens Kris Banken Kris Banken Kris Banken

Aard van aanpassing Aanmaak van het document Kopiëren tekst “Algemene handleiding – Kris Banken” Revisie en definitieve versie 2.0 Revisie na laatste upgrade + aanvullen documentatie Revisie na uitklaren openstaande issues na migraties en optimaliseren documentatie Revisie

Pagina | 1

Inhoudsopgave 1

Inloggen op het beheerportaal............................................................................................................................................................................................... 9

1.1

Homepagina en navigatie .................................................................................................................................................................................................... 10

1.1.1

Homepagina .................................................................................................................................................................................................................... 10

1.1.2

Navigatie .......................................................................................................................................................................................................................... 10

2

Service gebruiker ................................................................................................................................................................................................................. 11

2.1

Nieuwe servicegebruiker aanmaken ................................................................................................................................................................................... 12

2.2

Algemeen............................................................................................................................................................................................................................. 15

2.2.1

Account uitschakelen ....................................................................................................................................................................................................... 15

2.2.2

Account verwijderen ........................................................................................................................................................................................................ 15

2.2.3

Wachtwoord wijzigen ....................................................................................................................................................................................................... 16

2.2.4

Bewerken ......................................................................................................................................................................................................................... 17

2.2.5

Service toevoegen ........................................................................................................................................................................................................... 18

2.3

Contactinfo........................................................................................................................................................................................................................... 19

2.3.1

Tweede E-mail adres ....................................................................................................................................................................................................... 19

2.3.2

Active Directory................................................................................................................................................................................................................ 19

2.4

Login geschiedenis weergeven ........................................................................................................................................................................................... 20

2.5

Taal van de gebruiker aanpassen ....................................................................................................................................................................................... 20

2.6

Wachtwoord vervaltijd ......................................................................................................................................................................................................... 21


Pagina | 2

2.7

Exchange opties Servicegebruiker ...................................................................................................................................................................................... 22

3

Exchange ............................................................................................................................................................................................................................. 23

3.1

Mailbox toevoegen .............................................................................................................................................................................................................. 24

3.1.1

Nieuwe servicegebruiker ................................................................................................................................................................................................. 24

3.1.2

Eerst nieuwe servicegebruiker aanmaken via het menu Servicegebruiker .................................................................................................................... 27

3.1.3

Bestaande servicegebruiker ............................................................................................................................................................................................27

3.2

Mailbox bewerken ................................................................................................................................................................................................................ 30

3.2.1

Tonen in adresboek ......................................................................................................................................................................................................... 31

3.2.2

OWA activeren................................................................................................................................................................................................................. 31

3.2.3

Toegang tot outlook ......................................................................................................................................................................................................... 31

3.2.4

ActiveSync ....................................................................................................................................................................................................................... 31

3.2.5

IMAP4 .............................................................................................................................................................................................................................. 31

3.2.6

Alias toevoegen ............................................................................................................................................................................................................... 32

3.2.7

Limietgrootte .................................................................................................................................................................................................................... 33

3.2.8

Retentie verwijderde items .............................................................................................................................................................................................. 34

3.2.9

Forwarding instellen ........................................................................................................................................................................................................ 34

3.2.10

Lidmaatschap groepen .................................................................................................................................................................................................... 35

3.2.11

Toegang verlenen ............................................................................................................................................................................................................ 36

3.3

Contacten beheren .............................................................................................................................................................................................................. 38


Pagina | 3

3.3.1

Nieuwe contactpersoon aanmaken ................................................................................................................................................................................. 39

3.3.2

Contacten bewerken ........................................................................................................................................................................................................ 40

3.3.3

Primair e-mailadres en aliassen ...................................................................................................................................................................................... 41

3.3.4

Lidmaatschap groepen .................................................................................................................................................................................................... 41

3.3.5

Fouten bij het aanmaken van contactpersonen .............................................................................................................................................................. 42

3.3.6

Contactpersonen verwijderen .......................................................................................................................................................................................... 43

3.3.7

Contacten importeren ...................................................................................................................................................................................................... 44

3.4

Distributielijsten.................................................................................................................................................................................................................... 46

3.4.1

Distributielijst aanmaken.................................................................................................................................................................................................. 46

3.4.2

Distributielijst importeren ................................................................................................................................................................................................. 47

3.4.3

Distributielijst bewerken ................................................................................................................................................................................................... 48

3.4.4

Distributielijst: toevoegen en verwijderen van leden ....................................................................................................................................................... 49

3.4.5

Leden importeren............................................................................................................................................................................................................. 50

3.4.6

Bescherming distributielijst .............................................................................................................................................................................................. 51

3.4.7

Primair mailadres instellen en aliassen toevoegen ......................................................................................................................................................... 52

3.4.8

Distributielijst koppelen aan andere distributielijsten ....................................................................................................................................................... 53

3.4.9

Toestemmingen ............................................................................................................................................................................................................... 54

3.4.10

Distributielijst verwijderen ................................................................................................................................................................................................ 55

3.5

Rapport opslaggebruik ........................................................................................................................................................................................................ 56


Pagina | 4

3.6

Resource beheer ................................................................................................................................................................................................................. 57

3.6.1

Resource toevoegen ....................................................................................................................................................................................................... 58

3.6.2

Algemeen......................................................................................................................................................................................................................... 59

3.6.3

Ruimte of hulpmiddel? ..................................................................................................................................................................................................... 61

3.6.4

Resourceplanning ............................................................................................................................................................................................................ 62

3.6.5

Alias ................................................................................................................................................................................................................................. 63

3.6.6

Limietgrootte .................................................................................................................................................................................................................... 64

3.6.7

Toevoegen aan groepen ................................................................................................................................................................................................. 66

3.6.8

Toestemmingen ............................................................................................................................................................................................................... 67

3.7

Bedrijfsdisclaimers ............................................................................................................................................................................................................... 69

3.7.1

Bedrijfsdisclaimer aanmaken........................................................................................................................................................................................... 69

3.7.2

Bedrijfsdisclaimer bewerken ............................................................................................................................................................................................71

3.7.3

Bedrijfsdisclaimer verwijderen ......................................................................................................................................................................................... 72

3.7.4

Afbeeldingen toevoegen in een bedrijfsdisclaimer .......................................................................................................................................................... 72

3.8

Publieke mappen ................................................................................................................................................................................................................. 73

3.8.1

Informatie op een elektronisch bulletinboard posten ....................................................................................................................................................... 73

3.8.2

Outlook-items delen in een agenda, lijst met contactpersonen of takenlijst ................................................................................................................... 73

3.8.3

Bestanden delen .............................................................................................................................................................................................................. 74

3.8.4

De toegang tot een map instellen via machtigingen........................................................................................................................................................ 74


Pagina | 5

4

Meer Diensten: anti-spam ................................................................................................................................................................................................... 75

5

Account ................................................................................................................................................................................................................................ 76

5.1

Bestelprocedure................................................................................................................................................................................................................... 77

5.1.1

Service plan selecteren waarop je een bestelling wil plaatsen ....................................................................................................................................... 77

5.1.2

Bestelling plaatsen .......................................................................................................................................................................................................... 78

5.1.3

Order bevestigen ............................................................................................................................................................................................................. 80

5.1.4

Upgrade wizard afsluiten ................................................................................................................................................................................................. 81

5.2

Wachtwoordvervaltijd instellen ............................................................................................................................................................................................82

5.2.1

Stap 1: menu “Account” ................................................................................................................................................................................................... 82

5.2.2

Stap 2: Accountinstellingen ............................................................................................................................................................................................. 83

5.2.3

Stap 3: Meer hulpmiddelen .............................................................................................................................................................................................. 84

5.2.4

Stap 4: instellen wachtwoordvervaltijd ............................................................................................................................................................................ 85

6

Mobiele diensten (blackberry) ............................................................................................................................................................................................. 87

6.1

Introductie blackberry .......................................................................................................................................................................................................... 87

6.2

Blackberry diensten ............................................................................................................................................................................................................. 87

6.2.1

BlackBerry Enterprise ...................................................................................................................................................................................................... 87

6.2.2

BlackBerry Internet Services ........................................................................................................................................................................................... 87

6.2.3

BlackBerry-toestellen ....................................................................................................................................................................................................... 88

6.2.4

Controverse .....................................................................................................................................................................................................................89


Pagina | 6

6.2.5

Data-abonnement ............................................................................................................................................................................................................ 89

6.2.6

BlackBerry PIN ................................................................................................................................................................................................................ 89

6.2.7

Blackberry Desktop Software .......................................................................................................................................................................................... 90

6.3

Blackberry-activatie Hosted Exchange 2010 ....................................................................................................................................................................... 91

6.3.1

Minimale vereisten om te kunnen werken met Hosted Exchange 2010 van Colt ........................................................................................................... 91

6.3.2

Licentie bestellen ............................................................................................................................................................................................................. 92

6.3.3

Blackberry-account aanmaken ........................................................................................................................................................................................ 96

6.3.4

Hosted Exchange 2010 instellen op het blackberry-toestel .......................................................................................................................................... 102

6.4

Blackberry-account beheren in het beheerportaal ............................................................................................................................................................103

6.4.1

Blackberry-account bewerken ....................................................................................................................................................................................... 103

6.4.2

Blackberry-account verwijderen .................................................................................................................................................................................... 103

7

Aandachtspunten en troubleshooting ................................................................................................................................................................................ 104

7.1

Aangemaakte mailbox bestaat al ...................................................................................................................................................................................... 104

7.2

Wachtwoord wijzigen als eindgebruiker ............................................................................................................................................................................ 105

7.2.1

Wachtwoord wijzigen via beheerportaal ........................................................................................................................................................................ 105

7.2.2

Minimale eisen paswoord .............................................................................................................................................................................................. 106

7.2.3

Wachtwoord aanpassen in outlook................................................................................................................................................................................ 107

7.2.4

Wachtwoord aanpassen op mobiele toestellen (tablet, smartphone, gsm, …) ............................................................................................................. 111

7.3

Het paswoord wordt niet meer aanvaard .......................................................................................................................................................................... 111


Pagina | 7

7.4

Interne mails komen niet aan en de accounts veranderen in een lange naam (outlook 2007) ........................................................................................ 112

7.5

Bijbestellen extra account voor administrators met multi-domeinen ................................................................................................................................. 113

7.5.1

Wat zijn multi-domeinen? .............................................................................................................................................................................................. 113

7.5.2

Hoe plaats je een bestelling voor het bestuur? ............................................................................................................................................................. 113


Pagina | 8

Hoofdstuk 1: Inloggen op het beheerportaal

1 Inloggen op het beheerportaal Hieronder vind je de url om in te loggen en toegang te krijgen tot het beheerportaal van Colt: https://control.ccscld.net/

Vergeet niet bij het inloggen de taal te veranderen in het Nederlands, aangeduid als “Dutch” op de website.


Pagina | 9

Hoofdstuk 1: Inloggen op het beheerportaal

1.1 Homepagina en navigatie 1.1.1 Homepagina De home pagina is opgedeeld in verschillende delen en tabbladen. De inhoud van de tabbladen wordt per tabblad apart bekeken in de verschillende alinea’s in dit hoofdstuk; Servicegebruiker, Exchange, Microsoft Lync 2010, Meer diensten, Account

1.1.2 Navigatie Rechts bovenaan zijn enkele navigatie-tools voorzien om u het navigeren tussen verschillende menu’s en domeinen te vergemakkelijken. Bij Abonnement kan u navigeren tussen verschillende domeinen indien uw bestuur over verschillende domeinen beschikt. Als u in een submenu zit, kan u terug navigeren naar het bovenliggende menu via Level up. Gebruik nooit de “Back”-knop van uw browser! Deze werkt niet op het portaal. Of u kan de pagina vernieuwen om de huidige status te controleren via het commando vernieuwen.


Pagina | 10

Hoofdstuk 2: Service gebruiker

2 Service gebruiker De definitie van de term “Service gebruiker” vindt u terug in het gedeelte “Algemene informatie Hosted Exchange 2010”. Merk op dat er een verschil is tussen een servicegebruiker en een mailbox. Ook in het beheer is er een verschil tussen een servicegebruiker en een mailbox. Als je in het overzicht klikt op één van de servicegebruikers, kom je in een overzicht terecht waar je de keuze tussen 6 tabbladen krijgt: Algemeen, Contactinfo, Login geschiedenis, Taal, Wachtwoordvervaltijd en Exchange. Deze tabbladen bespreken we verder in de volgende hoofdstukjes. Volgende functies worden beheerd via de servicegebruiker en zijn beschikbaar via deze tabbladen:          

Wachtwoord gebruiker wijzigen Mailbox toekennen aan gebruiker Overzicht van e-mail adressen en aliassen Log-in geschiedenis op het portaal Taal van de gebruiker aanpassen Wachtwoord vervaltijd Mailbox toegang bekijken Grootte van mailbox bekijken Koppeling naar mailbox bewerken Inloggen als gebruiker op het beheerportaal


Pagina | 11


2.1 Nieuwe servicegebruiker aanmaken Vul de gevraagde velden in: Weergavenaam: Geef hier de naam van de gebruiker op zoals deze in het systeem getoond zal worden. Gebruikersnaam: De gebruikersnaam is een unieke naam voor deze gebruiker. Deze wordt aangevuld met "@domein.be". Wachtwoord: Kies een wachtwoord dat voldoet aan de vereisten voor een wachtwoord of laat zoals in het voorbeeld een code genereren bij gebrek aan inspiratie. Wachtwoord bevestigen: Geef opnieuw het eerder gekozen wachtwoord in. Als je meteen een mailbox aan de account wil koppelen, vink dan ook de optie Exchange aan onder “Diensten”. In het voorbeeld staat er “Kan geen Exchange-services toevoegen omdat resourcelimiet bereikt is of Exchange-hosting niet beschikbaar is”. In dit geval moet je eerst een licentie bijbestellen. Hoe je dit moet doen, vind je terug onder het hoofdstuk Account. Vergeet zeker ook niet de juiste taal onderaan te kiezen; “Dutch” Als alles goed ingevuld is, klik dan op “Volgende”.


Pagina | 12

Hoofdstuk 2: Service gebruiker Op de daaropvolgende pagina zullen een aantal velden al standaard zijn ingevuld. (Het volgende scherm zal enkel getoond worden als Exchange als extra dienst aangeduid staat.) Displaynaam: Deze is automatisch ingevuld. Dit is de weergavenaam van de servicegebruiker die net werd aangemaakt. E-mailadres: Dit is het e-mailadres dat zal worden gebruikt voor de mailbox. Limietgrootte: Kies hier de gewenste grootte van de mailbox. Deze grootte moet worden aangegeven in MB. Onder het vak wordt aangegeven hoeveel ruimte er nog beschikbaar is voor het ganse domein. Je kan dan kiezen voor een kleinere of grotere mailbox. De grootte kan nog dynamisch aangepast worden. Outlook webtoegang (OWA): Vink dit aan als de mailbox raadpleegbaar moet zijn via de webmail (OWA). Outlook toegang: Vink dit aan als de mailbox in Outlook zal worden ingesteld. Outlook-licentie van verkoper: Dit mag NIET worden aangevinkt.

ActiveSync: Vink deze optie aan als de mailbox op een smartphone of ander mobiel toestel zal worden ingesteld. IMAP4: Vink deze optie aan als de mailbox ook via IMAP4 geraadpleegd dient te worden. POP3: Vink deze optie aan als de mailbox ook via POP3 geraadpleegd dient te worden. Aangezien POP3 verouderd is en er een lokale back-up nodig is, raden we u aan deze optie niet te gebruiken. LET OP!!! Bij de aanmaak van de mailbox staat GEEN ENKELE van de vernoemde opties standaard aangevinkt. Je moet deze dus aanvinken om te kunnen gebruiken.


Pagina | 13

Hoofdstuk 2: Service gebruiker Als alles is ingevuld klikt u op "Volgende".

Anders dan bij de aanmaak van een mailbox , krijg je voor het voltooien nog een overzicht ter controle alvorens te voltooien. Controleer het overzicht en indien alles juist is, klik dan op “VOLTOOIEN” Vervolgens krijg je volgend scherm:


Pagina | 14


2.2 Algemeen Onder het eerste tabblad kan men kiezen om de account uit te schakelen, te verwijderen, te bewerken, wachtwoord te wijzigen of een service toe te voegen. Zoals je kan zien in de voorgaande screenshot, staat er “login” naast elke servicegebruiker. Dit geeft je als systeembeheerder de mogelijkheid om in te loggen als de gebruiker op het beheerportaal zonder het paswoord van de gebruiker te moeten zoeken.

2.2.1 Account uitschakelen Als men de account uitschakelt, ontzegt men de gebruiker tijdelijk de toegang tot zijn gegevens via het portaal. Helaas beperkt deze optie zich tot het portaal en heeft dit geen invloed op de werking van Exchange. Bijgevolg heeft deze optie weinig nut.

2.2.2 Account verwijderen Bij het verwijderen van de servicegebruiker, wordt de daaraan gekoppelde mailbox ook verwijderd van het domein. Omgekeerd kan de servicegebruiker wel blijven bestaan zonder mailbox.

Selecteer de te verwijderen account zodat deze groen opgelicht wordt en kies vervolgens bovenaan voor “VERWIJDEREN” en bevestig vervolgens door op “OK” te klikken.


Pagina | 15


2.2.3 Wachtwoord wijzigen In onderstaand scherm zie je de mogelijkheden om het wachtwoord van een servicegebruiker te wijzigen.

Onder het vak waar je wachtwoord kan wijzigen en bevestigen, krijg je de uitleg van hoe je wachtwoord samengesteld moet zijn. Als je hier moeilijkheden mee hebt, of onvoldoende inspiratie kan opbrengen om een paswoord te verzinnen dat aan deze regels voldoet, kan je kiezen voor de optie “Genereer nieuw wachtwoord”. Het systeem zal je dan een willekeurig paswoord toekennen, waarvan je een voorbeeld kan zien op pagina 12.


Pagina | 16


2.2.4 Bewerken Bij bewerken kan je de weergave naam aanpassen en de naam van je servicegebruiker aanpassen en eventueel een alias toevoegen. Let wel! Als je mailbox al aangemaakt is, zal de naam van je mailbox NIET mee gewijzigd worden.

Onderaan vind je de status van de account; in dit geval is de account beschikbaar en klaar voor gebruik. Moest dit niet het geval zijn, dan kan je via het hoofdmenu “Algemeen” de account terug inschakelen.


Pagina | 17


2.2.5 Service toevoegen Indien je op het moment van het aanmaken van de account geen mailbox-licentie vrij had, kan je deze achteraf toevoegen, in onderstaand scherm.

Vink “Exchange” aan en kies voor de juiste taal onderaan. In dit voorbeeld staat de optie van Exchange er niet tussen. Dit wil zeggen dat deze dienst reeds actief is voor deze account.


Pagina | 18


2.3 Contactinfo Je kan bij contactinfo alle gegevens van de gebruikers invullen zoals telefoonnummer, adres, kantoor, webpagina, … Dit is geen verplichting.

2.3.1 Tweede E-mail adres Een handige bijkomende functie is het tweede e-mailadres. Hierin kan de gebruiker zijn thuisadres laten invoeren en op die manier kunnen ze van thuis uit hun paswoord laten resetten zonder tussenkomst van VERA of de systeembeheerder. Hou er rekening mee dat dit enkel een reset doet van het wachtwoord van het portaal. Dit zal dus enkel nuttig zijn voor de systeembeheerders en/of gebruikers die gebruik maken van het portaal.

Het aanpassen van de info doe je op het eerste scherm te klikken op de knop “Bewerken”.

2.3.2 Active Directory Initieel is er geen ondersteuning naar Active Directory voor het invoeren van contactinfo voor Hosted Exchange. Na rijp beraad met de werkgroep Hosted Mail, is er beslist geen gebruik te maken van deze dienst. Ondanks de vele voordelen van deze dienst, wogen deze niet op tegen de vele nadelen.


Pagina | 19


2.4 Login geschiedenis weergeven De login geschiedenis geeft je een beeld van hoe vaak een gebruiker inlogt op het beheerportaal. De gebruiker heeft het beheerportaal nodig om periodiek zijn paswoord aan te passen. Via deze weg kan je volgen hoe consequent zijn/haar paswoord aangepast wordt.

2.5 Taal van de gebruiker aanpassen Standaard staat de taal ingesteld op het Nederlands op het beheerportaal. Moest dit niet het geval zijn, kan dit hier aangepast worden. Dit staat volledig los van de taalinstellingen van de mail. Dit heeft evenwel belang voor de mailattendering bij het verlopen van het paswoord.


Pagina | 20


2.6 Wachtwoord vervaltijd Uit het oogpunt van vereenvoudigd beheer en het vermijden van complexiteit raden we de besturen aan om een standaard vervalperiode in te stellen voor het ganse bestuur. Maar in uitzonderlijke gevallen kan er voor gebruikers een aparte, gepersonaliseerde vervalperiode ingesteld worden, let wel: als er gekozen wordt voor aparte wachtwoordvervaltijden, kan er geen standaard wachtwoordvervaltijd meer ingesteld worden.


Pagina | 21


2.7 Exchange opties Servicegebruiker Bij de optie Exchange onder de servicegebruiker, krijg je een overzicht van de gegevens van de mailbox van deze gebruiker en een verwijzing naar het bewerken van deze mailbox. Het is echter makkelijker om hier te kijken als overzicht en het daadwerkelijke bewerken te doen via het hoofdmenu “Exchange” dat beschreven staat in het volgende hoofdstuk. Als je hier kiest voor het verwijderen van de mailbox, dan wordt alleen de mailbox verwijderd en niet de servicegebruiker.


Pagina | 22

Hoofdstuk 3: Exchange diensten

3 Exchange

In het overzicht van het tabblad “Exchange” krijg je een oplijsting van de servicegebruikers waaraan een mailbox gekoppeld is. Hier wordt ook een indicatie gegeven van de grootte van de mailbox en het verbruik, net zoals in het overzicht “Exchange” bij de servicegebruiker. Je hebt in dit overzicht wel meer uitgebreide mogelijkheden: mailboxen beheren, contacten beheren, distributielijsten beheren, rapportering opslaggebruik, resource beheer en bedrijfsdisclaimers. Hoe je het beheer doet van de verschillende onderdelen, wordt uitgelegd in de hierop volgende hoofdstukjes.


Pagina | 23


3.1 Mailbox toevoegen

Als je klikt op “Nieuwe mailbox toevoegen”, kom je op bovenstaand scherm terecht. Een mailbox kan op meerdere manieren worden aangemaakt. Bij de aanmaak kan deze worden gekoppeld aan een nieuw aan te maken servicegebruiker. Een andere mogelijkheid is om deze te koppelen aan een bestaande servicegebruiker.

3.1.1 Nieuwe servicegebruiker Klik op het hoofdscherm op de tab "EXCHANGE" en kies dan vervolgens voor "MAILBOXEN". Vervolgens klikt u op de knop "NIEUWE MAILBOX TOEVOEGEN". In het geval van een nieuwe servicegebruiker kiest u deze optie, in het geval van een bestaande servicegebruiker kiest u de tweede optie. De tweede optie wordt in volgend hoofdstukje uitgeklaard. Klik op "VOLGENDE".


Pagina | 24


Vervolgens worden enkele gegevens gevraagd indien u een nieuwe servicegebruiker wilt aanmaken. In het voorbeeld hebben we het systeem een code laten genereren. Weergavenaam: Geef hier de naam van de gebruiker op zoals deze in het systeem getoond zal worden. Gebruikersnaam: De gebruikersnaam is een unieke naam voor deze gebruiker. Deze wordt aangevuld met "@domein.be". In het dropdown-menu van het domein, kan je in geval er meerdere domeinen bestaan, het domein kiezen. Moet de gebruiker in meerdere domeinen bestaan met dezelfde gebruiker, voeg dan de gebruiker met het juiste domein toe als alias na het aanmaken van de account. Wachtwoord: Kies een wachtwoord dat voldoet aan de vereisten voor een wachtwoord of laat zoals in het voorbeeld een code genereren bij gebrek aan inspiratie. Wachtwoord bevestigen: Geef opnieuw het eerder gekozen wachtwoord in. Klik op "VOLGENDE".


Pagina | 25

Hoofdstuk 3: Exchange diensten Op de daaropvolgende pagina zullen een aantal velden al standaard zijn ingevuld. Displaynaam: Deze is automatisch ingevuld. Dit is de weergavenaam van de servicegebruiker die net werd aangemaakt. E-mailadres: Dit is het e-mailadres dat zal worden gebruikt voor de mailbox. Limietgrootte: Kies hier de gewenste grootte van de mailbox. Deze grootte moet worden aangegeven in MB. Onder het vak wordt aangegeven hoeveel ruimte er nog beschikbaar is voor het ganse domein. Je kan dan kiezen voor een kleinere of grotere mailbox. De grootte kan nog dynamisch aangepast worden. Outlook webtoegang (OWA): Vink dit aan als de mailbox raadpleegbaar moet zijn via de webmail (OWA). Outlook toegang: Vink dit aan als de mailbox in Outlook zal worden ingesteld. Outlook-licentie van verkoper: Dit mag NIET worden aangevinkt. ActiveSync: Vink deze optie aan als de mailbox op een smartphone of ander mobiel toestel zal worden ingesteld. IMAP4: Vink deze optie aan als de mailbox ook via IMAP4 geraadpleegd dient te worden. POP3: Vink deze optie aan als de mailbox ook via POP3 geraadpleegd dient te worden. Aangezien POP3 verouderd is en er lokaal een back-up genomen moet worden, raden we u aan geen gebruik te maken van deze optie. LET OP!!! Bij de aanmaak van de mailbox staat GEEN ENKELE van de vernoemde opties standaard aangevinkt. Je moet deze dus aanvinken om te kunnen gebruiken. Als alles is ingevuld klikt u op "VOLTOOIEN". De nieuwe mailbox zal tevoorschijn komen in de lijst van mailboxen. De status zal initieel "Bezig met aanmaken" zijn. Van zodra de status veranderd is in "Gereed", kan de mailbox worden gebruikt.


Pagina | 26


3.1.2 Eerst nieuwe servicegebruiker aanmaken via het menu Servicegebruiker Indien u start met het aanmaken van een nieuwe servicegebruiker, dan worden er enkele gegevens gevraagd en kan u dadelijk aangeven dat er een Exchange licentie (een mailbox) aan gekoppeld moet worden. Deze procedure vindt u terug in het hoofdstuk Nieuwe servicegebruiker aanmaken. De nieuwe gebruiker zal tevoorschijn komen in de lijst van servicegebruikers. De status zal initieel "Aan het updaten" zijn. Van zodra de status veranderd is in "Gereed", kan er worden ingelogd met de gebruiker op het portaal en kan de mailbox worden gebruikt.

3.1.3 Bestaande servicegebruiker Klik op het hoofdscherm op de tab "EXCHANGE" en kies dan vervolgens voor "MAILBOXEN". Vervolgens klikt u op de knop "NIEUWE MAILBOX TOEVOEGEN". Kies hierna voor de optie "Bestaande servicegebruiker" en klik op "VOLGENDE".

Geef op het volgende scherm aan welke servicegebruiker u wenst te gebruiken om de mailbox aan te koppelen. Als dit gebeurd is klikt u op "VOLGENDE".


Pagina | 27


In bovenstaand voorbeeld is er maar één servicegebruiker beschikbaar. Dit wil niet zeggen dat er maar één servicegebruiker aangemaakt is. Er is maar één servicegebruiker aangemaakt die niet beschikt over een mailbox.


Pagina | 28

Hoofdstuk 3: Exchange diensten Op de volgende pagina moeten enkele gegevens worden opgegeven. Alias: Deze wordt automatisch ingevuld. Displaynaam: Deze is automatisch ingevuld. Dit is de weergavenaam van de servicegebruiker die net werd aangemaakt. E-mailadres: Dit is het e-mailadres dat zal worden gebruikt voor de mailbox. Limietgrootte: Kies hier de gewenste grootte van de mailbox. Deze grootte moet worden aangegeven in MB. Outlook webtoegang (OWA): Vink dit aan als de mailbox raadpleegbaar moet zijn via de webmail (OWA). Outlook toegang: Vink dit aan als de mailbox in Outlook zal worden ingesteld. Outlook-licentie van verkoper: Dit mag niet worden aangevinkt. ActiveSync: Vink deze optie aan als de mailbox op een smartphone of ander mobiel toestel zal worden ingesteld. IMAP4: Vink deze optie aan als de mailbox ook via IMAP4 geraadpleegd dient te worden. POP3: Vink deze optie aan als de mailbox ook via POP3 geraadpleegd dient te worden. Aangezien POP3 verouderd is en er lokaal een back-up genomen moet worden, raden we u aan geen gebruik te maken van deze optie. Als alles is ingevuld klikt u op "VOLTOOIEN". De nieuwe mailbox zal tevoorschijn komen in de lijst van mailboxen. De status zal initieel "Bezig met aanmaken" zijn. Van zodra de status veranderd is in "Gereed", kan de mailbox worden gebruikt.


Pagina | 29


3.2 Mailbox bewerken

De tweede optie naast het aanmaken van een mailbox is het bewerken van een bestaande mailbox. Klik op de displaynaam van de gebruiker om in bovenstaand scherm te komen en klik vervolgens onderaan op “BEWERKEN”. Vanaf dan wordt het mogelijk vinkjes aan te passen. Klik om te bevestigen op “VERSTUREN”.


Pagina | 30


3.2.1 Tonen in adresboek Terug te vinden onder tabblad “Algemeen” De eerste aanpasbare optie in het scherm is het tonen of niet tonen in het adresboek.

3.2.2 OWA activeren Terug te vinden onder tabblad “Algemeen” Men kan het gebruik van webmail per account inschakelen of uitschakelen.

3.2.3 Toegang tot outlook Terug te vinden onder tabblad “Algemeen” Zonder deze toegang is het niet mogelijk om de mailboxen te bereiken of te beheren via outlook.

3.2.4 ActiveSync Terug te vinden onder tabblad “Algemeen” Deze optie maakt het mogelijk om de account in te stellen op een mobiel toestel zoals smartphone of tablet.

3.2.5 IMAP4 Terug te vinden onder tabblad “Algemeen” Deze optie dient om gebruik te kunnen maken van IMAP4.


Pagina | 31


3.2.6 Alias toevoegen Onder het tweede tabblad “Emailadressen” vindt men de optie terug om een alias toe te voegen en het primaire mailadres aan te passen. Als je klikt op “WIJZIGEN”, kan je kiezen om een ander primair adres in te stellen. Dit gaat niets veranderen aan het inloggen, het primaire adres is niet per se gelijk aan de service gebruiker. Het primair e-mailadres is het adres dat de ontvanger te zien krijgt bij het ontvangen van een mail vanuit hosted Exchange. Als je wat lager klikt op “Nieuw Emailadres toevoegen”, dan krijg je het tweede scherm te zien en kan je een alias toevoegen aan de mailbox en deze na het aanmaken instellen als primair e-mail adres indien gewenst. Je hebt ook de mogelijkheid om de account toe te voegen aan een secundair domein dat via hetzelfde beheerd wordt.


Pagina | 32


3.2.7 Limietgrootte Onder het derde tabblad “Limieten” kan je de grootte van de mailbox of limietgrootte instellen.

Pas de limietgrootte aan zodat de mailbox de gewenste grootte krijgt. Onder dit invulveld staat aangegeven hoeveel opslagcapaciteit er nog kan worden toegekend voor het hele bestuur. Per bijkomende licentie wordt er aan het totaal van opslagcapaciteit 512 MB extra toegevoegd, maar u kan er voor kiezen om de gebruiker meer of minder dan de voorziene storage te laten gebruiken. De resterende ruimte kan dynamisch toegekend worden aan andere gebruikers. Pas vervolgens ook de waarden aan van "Waarschuwing verzenden na" en "Weiger verzenden na". Wanneer de nodige aanpassingen gebeurd zijn, klik dan op "VERSTUREN". De grootte van de mailbox werd aangepast. Het kan enkele minuten duren vooraleer de aanpassing werkelijk actief is.


Pagina | 33


3.2.8 Retentie verwijderde items Helemaal onderaan het tabblad “Limieten” kan je instellen hoe lang de retentie voor de verwijderde items moet zijn. Na het verwijderen van de mail in outlook, blijft de mail nog zo lang beschikbaar via exchange en kan je deze via outlook nog recupereren via de optie “Verwijderde items herstellen”. Procedure outlook 2007: http://office.microsoft.com/nl-be/outlook-help/verwijderde-items-herstellen-HA010183568.aspx Procedure outlook 2010: http://office.microsoft.com/nl-be/outlook-help/verwijderde-items-herstellen-in-outlook-HA010355039.aspx Procedure outlook 2013: http://office.microsoft.com/nl-be/outlook-help/verwijderde-items-herstellen-in-outlook-HA102749439.aspx?CTT=5&origin=HA104104897 Procedure OWA: http://office.microsoft.com/nl-be/web-apps-help/verwijderde-items-of-e-mail-herstellen-in-outlook-web-app-HA104104897.aspx

3.2.9 Forwarding instellen

Onder de tab "DOORSTUREN" kan u instellingen voor het doorsturen van mails aanpassen. Indien u dit wenst te doen kan u klikken op

.

Vervolgens dient u op te geven naar welk e-mailadres mails moeten worden doorgestuurd. Eveneens kan u aanvinken of er ook een kopie van de doorgestuurde mail in de mailbox bewaard moet worden. Indien dit niet aangevinkt wordt, zal er ook geen kopie achtergelaten worden in de eigen mailbox.

Klik op

om de wijzigingen op te slaan of op


Om zonder wijzigingen verder te gaan.

Pagina | 34


3.2.10 Lidmaatschap groepen Onder het tabblad “Lid van” kan je de mailbox gaan toevoegen aan mailgroepen. In het eerste scherm zie je de groepen waartoe de mailbox al toe behoort.

Wil je de mailbox toevoegen aan een andere mailgroep die nog niet in de bovenstaande lijst staat? Klik dan op

Kies de gewenste mailgroep om de mailbox aan toe te voegen en bevestig door op

.

te klikken.

In bovenstaand voorbeeld zijn er nog geen mailgroepen aangemaakt. In het hoofdstuk Distributielijsten leggen we je uit hoe je mailgroepen moet aanmaken.


Pagina | 35


3.2.11 Toegang verlenen In het laatste tabblad “Toestemmingen” kan je bepalen wie toegang krijgt tot je mailbox of wie rechten krijgt om in uw naam mails te verzenden. In de 2 onderstaand schermen staat er aangegeven hoe je toegang geeft aan andere gebruikers tot je mailbox. Vink de mailbox aan die je rechten op je mailbox wil toekennen en bevestig door te klikken op “VERSTUREN”.


Pagina | 36

Hoofdstuk 3: Exchange diensten In de volgende 2 schermen staat aangegeven hoe je “verzenden als”- of “verzenden namens”-rechten kan toekennen aan iemand.

Wat is het verschil tussen “verzenden als” en “verzenden namens”? De gebruiker die een mail verstuurt, gaat geen verschil tussen beide zien, maar wel de ontvanger. Bij “verzenden als” gaat de ontvanger alleen het adres van de mailbox zien die rechten toekent aan andere gebruikers. Bij “verzenden namens” gaat de ontvanger beide adressen te zien krijgen in de vorm van: [email protected] namens [email protected].


Pagina | 37


3.3 Contacten beheren

Contactpersonen zijn e-mailadressen die binnen het domein gebruikt worden, zelf geen deel uitmaken van het domein, maar wel een account krijgen om gekoppeld te kunnen worden aan delen van het domein zoals doorsturen van mail, toevoegen aan gebruikersgroepen of beschikbaar maken van veel gebruikte externe e-mailadressen zoals bvb. E-mailadressen van leveranciers of persoonlijke adressen van beleidsmensen. In het beheer van de contacten, kan je een nieuw contact aanmaken, nieuwe contacten importeren, een bestaande contactpersoon aanpassen, aliassen geven, toevoegen aan groepen en uiteraard verwijderen indien niet meer nodig. Het is een optie om een intern e-mailadres te koppelen aan de contactpersoon, maar dit is niet vereist. Als je een intern e-mailadres achteraf wil toevoegen, moet je de contactpersoon eerst verwijderen om vervolgens opnieuw aan te maken. Je kan het adres niet toevoegen via bewerken. Hoe je dit allemaal doet zie je terug in de volgende hoofdstukjes.


Pagina | 38


3.3.1 Nieuwe contactpersoon aanmaken Klik in het beginscherm op en je komt in volgend scherm terecht. Alias: loginnaam, gebruik hiervoor voornaam.achternaam zoals in het voorbeeld aangegeven staat. Displaynaam: naam zoals je deze weergegeven wil zien als volledige naam. Extern e-mail adres: e-mailadres van de contactpersoon E-mailadres toewijzen: het interne adres dat aangemaakt wordt voor de contactpersoon binnen het domein. Zoals aangegeven op de screenshot, wordt de mail rechtstreeks doorgestuurd naar het externe e-mailadres en wordt niet intern opgeslagen. Deze optie is niet verplicht. Je kan de account ook gebruiken zonder intern e-mailadres. Eens alles ingevuld is, dien je de gegevens nog te bevestigen door op

te klikken. Als je wil annuleren, klik je op de knop

.

Eens bevestigd kom je terug op het beginscherm en zie je dat de “Aanmaak van contact” gepland is en dat de status “Bezig met aanmaken” is. Als je regelmatig op “Vernieuwen” klikt, ga je na enkele ogenblikken zien dat de status op “Gereed” zal staan.


Pagina | 39


3.3.2 Contacten bewerken

In het voorbeeld staat er maar één contact aangeduid. Door te klikken op “Displaynaam” kan je de bestaande contact bewerken.

Je kan de displaynaam aanpassen, het Extern e-mailadres aanpassen en wel of niet tonen in het adresboek. De contactpersoon MXLogic die afgebeeld staat in het voorbeeld, mag niet verwijderd worden van het domein. Deze contactpersoon is nodig voor VERA om het beheer van de anti-spam op te volgen.


Pagina | 40


3.3.3 Primair e-mailadres en aliassen Onder het tabblad “E-mail adressen” kan je onderaan aliassen instellen en bovenaan kan je via de knop “Wijzigen” bepalen welk van de aliassen ingesteld wordt als primair adres voor de account van de contactpersoon.

De werking hiervan verloopt analoog met dit van de aliassen van een domeinaccount. Omschreven in het hoofdstuk Alias toevoegen.

3.3.4 Lidmaatschap groepen

Je kan de contactpersonen toevoegen aan groepen, zoals je dit ook kan met domein accounts. Meer uitleg over hoe je de account moet koppelen, vind je terug in hoofdstuk lidmaatschap groepen voor gewone accounts.


Pagina | 41


3.3.5 Fouten bij het aanmaken van contactpersonen

In bovenstaand scherm staat er een e-mail adres ingegeven bij alias. Dit wordt geweigerd zoals je kan zien.

Het niet invullen van verplichte velden, geeft een foutmelding zoals hierboven.


Pagina | 42


3.3.6 Contactpersonen verwijderen

Selecteer de te verwijderen contactpersoon door in het vakje vooraan te klikken zodat de contactpersoon in een groene balk komt te staan en klik vervolgens op de knop

. Je kan je trouwens moeilijk vergissen, aangezien de knop niet actief wordt alvorens er een account geselecteerd staat. Als extra

beveiliging wordt er achteraf nog eens bevestiging gevraagd. (zie onderstaand scherm) Klik op

om te bevestigen of

indien gewenst.

Na de bevestiging kom je terug in het beginscherm terecht en zie je de status van de account op “Bezig met verwijderen” staan. Klik op “Vernieuwen” om de account uit de lijst te krijgen. Je ziet trouwens ook dat het vakje in de eerste kolom verdwenen is.


Pagina | 43


3.3.7 Contacten importeren Importeren van contacten gaat enkel via een CSVbestand.

Scheidingstekens:

Codering: Formaat bronbestand: Formaat door komma gescheiden waarden (CSV, Comma Separared Values) wordt gebruikt om contactgegevens in bulk te importeren.

Elk record bevindt zich op een afzonderlijke regel, begrensd door een regelscheiding (CRLF). Velden zijn gescheiden door één van de volgende symbolen: komma, puntkomma of tab. Als een veld een scheidingsteken, aanhalingsteken of regelscheidingskarakter bevat, moet dit veld tussen aanhalingstekens gezet worden. Begin- en eindspaties en tabs worden genegeerd als ze niet tussen aanhalingstekens staan. Alle records moeten hetzelfde aantal velden bevatten. Eerste regel is een header. Het bevat veldnamen (hieronder vindt u de lijst van ondersteunde veldnamen). Volgende regels bevatten contactenrecords. Het bestand moet een van de volgende ondersteunde coderingen hebben:  ANSI  UTF-8 (met of zonder BOM)  Unicode (UCS-2 Little Endian) * Let op: Als u een CSV-bestand met internationale symbolen in Microsoft Excel aanmaakt, gebruik "Opslaan als type: Unicode Text" om uw gegevens in Unicode-codering op te slaan en internationale symbolen te behouden. Als u "Opslaan als type: CSV (Door komma gescheiden)" gebruikt, worden gegevens in ANSI-codering opgeslagen en kunnen internationale symbolen verloren gaan.


Pagina | 44

Hoofdstuk 3: Exchange diensten Veldnamen en formaat 1.

Alias -ï¿½ Optioneel, het gebruikersnaam van een doel e-mailadres wordt gebruikt als het leeg is. Mag alleen hoofd- en kleine Latijnse letters, cijfers, gedachtestreepjes, liggende streepjes en punten bevatten. Volledige lengte mag maximaal 64 karakters bevatten.

2.

Display Name (displayName) - Optioneel, de "Voornaam + Achternaam" van het doel e-mailadres wordt gebruikt als het leeg is. Kan alle symbolen van alle talen bevatten. Volledige lengte mag maximaal 255 karakters bevatten.

3.

E-mail Address (Email, E-mail, EmailAddress, Email Address) - Verplicht. Moet een geldig e-mailadres zijn. Volledige lengte mag maximaal 255 karakters bevatten.

4.

Show In Address Book (Show In GAL, ShowInGAL) - Optioneel, wordt op 'ja' ingesteld als het leeg is. Kan de volgende waarden bevatten: on/off, yes/no, true/false, 1/0.

5.

First Name (FirstName), Last Name (LastName), Description, Department (Dept), Office, Title, Company - Optioneel. Kan alle symbolen van alle talen bevatten. Volledige lengte mag maximaal 64 karakters bevatten.

6.

Phone (Telephone), Home, Pager, Mobile phone (Mobile), Fax, IP-phone (IP phone, Iphone) - Optioneel. Kan telefoonnummers bevatten. Een telefoonnummer is een string met één van de volgende formaten: <extensie> - Optioneel. Tot 3 cijfers. Kan met plus ('+' teken) beginnen. - Optioneel. Tot 4 cijfers. Kan tussen haakjes staan. - Tot 9 cijfers. Kan door gedachtestreepje('-' teken) teken zijn gescheiden. <extensie> - Optioneel. Tot 4 cijfers. Gedeeltes kunnen door spatie, gedachtestreepje, hash('#' teken) teken zijn gescheiden. <extensie> kan door 'x' letter zijn gescheiden. Voorbeelden: +1 (222) 3456-789x01, +7-333-3456789, +11 (222) 3-45-67-89 01. Getal tot 20 cijfers. Kan met plus ('+' teken) beginnen. Voorbeelden: +79039334797, 4483743627236.

7.

Web page (Web) - Optioneel. Kan alle symbolen van alle talen bevatten. Volledige lengte mag maximaal 255 karakters bevatten.

8.

Postal code (Postal, ZIP code) - Optioneel. Kan Latijnse letters en cijfers bevatten. Volledige lengte mag maximaal 8 karakters bevatten.

9.

Street, City - Optioneel. Kan alle symbolen van alle talen bevatten. Volledige lengte mag maximaal 127 karakters bevatten.

10. Country - Optioneel. Moet een geldige landcode of landnaam zijn. Mag alleen Latijnse letters bevatten. Volledige lengte mag maximaal 45 karakters bevatten. 11. State - Optioneel. Mag alleen Latijnse letters bevatten. Volledige lengte mag maximaal 45 karakters bevatten.


Pagina | 45


3.4 Distributielijsten Distributielijsten of mailgroepen kunnen zowel domeinaccounts als contactpersonen bevatten en zorgen ervoor dat verschillende mensen via één centraal adres bereikbaar zijn. In het beheer kan je een distributielijst aanmaken, bewerken, verwijderen en importeren. Er staat standaard altijd één distributielijst in: All Exchange Users Deze groep staat er standaard in en alle accounts die aangemaakt worden, komen automatisch in deze lijst tevoorschijn.

3.4.1 Distributielijst aanmaken Klik op om op het scherm hiernaast terecht te komen. Alias Displaynaam: Naam van de groep zoals je deze getoond wil hebben in de adreslijst (Global Address List) E-mailadres: het e-mailadres van de distributielijst of mailgroep, m.a.w. het adres dat je wil gebruiken om accounts te bundelen. Bvb. [email protected] In adresboek tonen: tonen of niet tonen Berichten aanvaarden van: maak een keuze tussen iedereen, organisatie of leden. De omschrijving per keuze staat onder de keuze zelf aangegeven.


Pagina | 46


3.4.2 Distributielijst importeren Veldnamen en formaat:

4. 5. 6. 7. 8. 9.

1. Alias -ï¿½ Optioneel, de gebruikersnaam van een primair e-mailadres wordt gebruikt als het leeg is. Het mag alleen hoofd- en kleine Latijnse letters, cijfers, gedachtestreepjes, liggende streepjes en punten bevatten. Volledige lengte mag maximaal 64 karakters bevatten. 2. Display Name (displayName) - Optioneel, primair e-mailadres wordt gebruikt als het leeg is. Kan alle symbolen van alle talen bevatten. Volledige lengte mag maximaal 255 karakters bevatten. 3. E-mail Address (Email, E-mail, EmailAddress, Email Address) -Verplicht. Moet een geldig emailadres zijn. Volledige lengte mag maximaal 255 karakters bevatten. E-mail Address1 (Email1, E-mail1, Emailaddress1, Email Address1) - Optioneel. Moet een geldig e-mailadres zijn. Volledige lengte mag maximaal 255 karakters bevatten. E-mail AddressX (EmailX, E-mailX, EmailAddressX, Email AddressX), waarbij X een getal tussen 2 en 10 is. - Optioneel. Moet een geldig e-mailadres zijn. Volledige lengte mag maximaal 255 karakters bevatten. Show In Address Book (Show In GAL, ShowInGAL) - Optioneel, wordt op 'ja' ingesteld als het leeg is. Kan de volgende waarden bevatten: on/off, yes/no, true/false, 1/0. Show Members (ShowMembers) - Optioneel, wordt op 'ja' ingesteld als het leeg is. Kan de volgende waarden bevatten: on/off, yes/no, true/false, 1/0. Accept Mail From (AcceptMailFrom, Accept From, AcceptFrom) - Optioneel, wordt op 'iedereen' ingesteld als het leeg is. Kan de volgende waarden bevatten: everyone (all), organization (org), members. Members -ï¿½ Optioneel. Moet de lijst van e-mails bevatten die gescheiden zijn door komma, puntkomma of tabulatie. Als het scheidingsteken van de lijst gelijk is aan het scheidingsteken van het gehele CSV-bestand, moet de lijst worden geciteerd. Mailvoorwerpen die met gespecificeerde e-mails overeenkomen, worden aan deze distributielijst toegevoegd. Als er geen mailvoorwerp in de organisatie van de klant is, die met de gespecificeerde email overeenkomt, wordt een contact aangemaakt met dit e-mailadres.


Pagina | 47


3.4.3 Distributielijst bewerken

Klik op de displaynaam van de distributielijst die je wenst te bewerken en je komt in bovenstaand scherm. Klik op de onderste knop “Bewerken” om in onderstaand scherm te komen. Daar heb je de mogelijkheid om de “Displaynaam” te veranderen en om de mailgroep te tonen in het adresboek of niet. Bevestig door op “Versturen” te klikken of te annuleren via de knop “Annuleren”.


Pagina | 48


3.4.4 Distributielijst: toevoegen en verwijderen van leden

Klik op het beginscherm van Distributielijsten op de “Displaynaam” van de gewenste mailgroep en kies vervolgens voor het tweede tabblad “Leden”. Selecteer vervolgens de accounts die je wil toevoegen aan de distributielijst en klik op “Versturen” om te bevestigen. Selecteren doe je door het vakje voor de ID aan te klikken zodat er een vinkje tevoorschijn komt. De account wordt in het groen belicht zoals in het voorbeeld aangegeven staat. Zonder bevestiging, kan u de selectie steeds wijzigen door de aangevinkte accounts uit te vinken of de niet-aangevinkte accounts mee aan te vinken.


Pagina | 49

Hoofdstuk 3: Exchange diensten Klik op de link vernieuwen om de status te zien van de accounts. Nu heb je een overzicht van de leden van de groep. Bovenaan in de groene balk krijg je nog extra informatie over de huidige status. In dit voorbeeld: “Toevoeging van 5 distributielijstleden is nu gepland.” Als je de account selecteert (aanvinken), kan je de leden ook weer verwijderen uit de distributielijst. Dit werkt op dezelfde manier als in andere menu’s. Kijk bijvoorbeeld naar de handelswijze in hoofdstuk Contactpersonen verwijderen.

3.4.5 Leden importeren Leden importeren doe je eerst en vooral door te klikken op de knop en vervolgens de instructies te volgen die aangegeven staan op bovenstaande screenshot. De instructies staan er altijd bij vermeld. Contactpersonen die nog niet aangemaakt zijn, worden automatisch aangemaakt als ze in de lijst voorkomen. Eens de contactpersonen verwijderd zijn, verdwijnen ze ook automatisch uit de distributielijst. Dit moet maar op één plaats gewijzigd worden. Als je de contactpersoon in de distributielijst verwijdert, blijft deze wel bestaan in de lijst met contactpersonen.


Pagina | 50


3.4.6 Bescherming distributielijst

Bij het aanmaken van de distributielijst, heb je kunnen kiezen of je de mailgroep beschikbaar wil maken voor iedereen, alleen voor domeingebruikers of enkel voor leden. Als je dit na het aanmaken nog wil aanpassen, dan doe je dit via het tabblad “Bescherming”. Aanpassen doe je via de knop “Bewerken”.

Bevestig je keuze door te klikken op “Versturen” of kies je voor “Annuleren” als je toch niet wil wijzigen.


Pagina | 51


3.4.7 Primair mailadres instellen en aliassen toevoegen

Net zoals bij contactpersonen en mailboxen, kan je het primair mailadres aanpassen en aliassen toevoegen. De werking hiervan verschilt niet. Kijk bijvoorbeeld naar hoofdstuk Alias toevoegen.


Pagina | 52


3.4.8 Distributielijst koppelen aan andere distributielijsten Je kan in het tabblad “Lid van” de distributielijst aan andere distributielijsten gaan koppelen.

Dit werkt op dezelfde manier als het koppelen van gewone gebruikersaccounts aan een groep. Meer uitleg hierover vind je in het hoofdstuk Leden toevoegen en verwijderen aan de distributielijst.


Pagina | 53


3.4.9 Toestemmingen

Via het tabblad “Toestemmingen” kan je toegang verlenen aan gebruikers om te verzenden namens of te verzenden als de mailgroep. Bevestigen kan je via de knop “Versturen” of “Annuleren” indien gewenst.


Pagina | 54


3.4.10 Distributielijst verwijderen

Net zoals in andere menu’s kan je een distributielijst verwijderen door deze eerst te selecteren en vervolgens te klikken op de knop “Verwijderen”. Volg in geval van twijfel de procedure in hoofdstuk Contactpersonen verwijderen. Je gaat net zoals bij de andere procedures een bevestigingsbericht krijgen waar je op “OK” moet klikken alvorens de groep definitief verdwenen is. De distributielijst gaat er nog op blijven staan in status “Bezig met verwijderen” tot deze volledig weg is. Dit kan je geverifieerd worden door regelmatig op “Vernieuwen” te klikken.


Pagina | 55


3.5 Rapport opslaggebruik In het tabblad “Rapport Opslaggebruik” krijg je een overzicht van de limietgrootte van alle accounts en wat er gereserveerd is voor de bestaande mailboxen (Toegewezen), wat er nog niet gereserveerd is voor mailboxen (Niet toegewezen) en wat er daadwerkelijk in gebruik is door de mailboxen (Gebruikt). De knop zorgt ervoor dat de weergave van de limieten vernieuwd wordt. Ook de tijd “Gebruik laatst geupdate” zal aangepast worden. Dit is niet volledig hetzelfde als de knop “Vernieuwen” bovenaan. De knop “Vernieuwen” vernieuwt alleen de status van de huidige pagina, niet de status van het overzicht. Bij “Berekening” staat er het aantal account met mailbox weergegeven. Als je op het cijfer klikt, kom je in het tabblad “Mailboxen” terecht waar je een lijst van de mailboxen te zien krijgt. Zie afbeelding onderaan. Je ziet dat de berekening er 6 weergeeft en het overzicht van de mailboxen slechts 4. De overige 2 mailboxen zijn resources van elk 50 MB. Het beheer van de resources zit onder het tabblad “Meer diensten”. Meer hierover in het volgende hoofdstuk. Hou er dus rekening mee dat het systeem in zijn overzicht niet alleen de capaciteit van de mailboxen samentelt, maar ook deze van resources. Dit is een verschil met het platform op Exchange 2007. Daar werd geen rekening gehouden met mailboxcapaciteit van de resources.


Pagina | 56


3.6 Resource beheer

Onder het tabblad “Meer diensten” vind je de resourcemailboxen, publieke mappen en bedrijfsdisclaimers terug. Elk van hun wordt in een apart hoofdstukje besproken. Om in onderstaand scherm te komen, klik je op het vak: Je komt dan vervolgens in het onderstaand scherm terecht. Dit is je beginscherm voor het beheren van de resourcemailboxen.

Je kan een nieuwe resourcemailbox toevoegen, bewerken, verwijderen, limietgrootte aanpassen, het doel (ruimte of hulpmiddel) bepalen, aliassen toevoegen, toevoegen aan groepen en rechten instellen op de resource.


Pagina | 57


3.6.1 Resource toevoegen Klik in het voorgaand scherm op de knop

om een nieuwe resource aan te maken. Vul de nodige velden in: Alias Displaynaam: De naam zoals deze getoond wordt in het adresboek. E-mailadres: het te gebruiken emailadres voor de resource Limietgrootte: standaard kiezen we hier voor 50 MB, onderaan vind je de beschikbare mailopslag terug. De praktijkervaring wijst het uit dat een resource mailbox bij correct gebruik nooit groter zal zijn dan 50 MB. Als je de opslagruimte vergroot, zal deze mailbox toch betalend worden eens deze de limiet van 50 MB passeert. Brontype: Ruimte of hulpmiddel

Resourcelocatie: aanduiding van de plaats waar zich de resource bevindt. Resourcecapaciteit: de capaciteit van een ruimte. Bvb. 25 zitplaatsen voor een vergaderzaal zoals in het voorbeeld getoond. Wat is een ruimte? Wat is een hulpmiddel? Meer uitleg hierover vind je terug in het hoofdstuk Ruimte of hulpmiddel?


Pagina | 58


3.6.2 Algemeen Onder het tabblad “Algemeen” heb je de mogelijkheid om via de knop “Bewerken” volgende opties aan te passen: 

Alias



Displaynaam



wel of niet tonen in adresboek



resourcelocatie



resourcecapaciteit



verwerking van de vergaderaanvragen



Externe afspraakvragen verwerken

Het verwerken van vergaderaanvragen wordt standaard op automatisch gezet. Als je dit wil aanpassen, ga dan via de knop bewerken naar de aangemaakte resource. Het brontype kan je logischerwijs niet aanpassen. Deze wordt ingesteld bij het aanmaken van de resource. Als deze verkeerd is, moet men deze verwijderen en opnieuw aanmaken. Hou er dan wel rekening mee dat als je deze verwijderd, dat ook de data in de resource mee verdwijnt. Bij het verwerken van de vergaderaanvragen, heb je de keuze tussen volgende 3 opties: 

Automatisch; aanvragen worden automatisch door het systeem verwerkt, FIFO-principe



Aan gevolmachtigden doorsturen; gebruikers met volmacht krijgen uitnodiging in hun mailbox



Handmatig; aanvragen zijn rechtstreeks in de mailbox te behandelen


Pagina | 59



Pagina | 60


3.6.3 Ruimte of hulpmiddel? Wat is het verschil tussen een ruimte en een hulpmiddel?

Een ruimte is een resource die duidt op een locatie. Er kan een capaciteit en plaatsaanduiding meegegeven worden aan de ruimte waardoor het makkelijker wordt voor de organisator om in te schatten hoeveel mensen hij in die ruimte uitgenodigd kunnen worden. Een hulpmiddel is alles wat geen ruimte is. Meestal gaat het over reservaties van materiaal zoals beamers, dienstwagens, of zelfs bijkomende agenda’s voor verlofregelingen.


Pagina | 61


3.6.4 Resourceplanning

Bij de resourceplanning heb je volgende opties:        

Hoe ver op voorhand je een resource kan reserveren De maximale duur van een vergadering Toestaan van periodieke of wederkerende vergaderingen Antwoorddetails inschakelen (gebruiker de mogelijkheid bieden om commentaar toe te voegen bij een uitnodiging bvb. Reden voor weigering toevoegen) Het onderwerp te verwijderen en te vervangen door de organisator van de vergadering Bijlagen te verwijderen of niet Commentaren te verwijderen of niet Niet-kalender items verwijderen

De waarden en opties zoals je ziet in de afbeeldingen, zijn de standaard waarden van elke resource bij aanmaak. Pas bij het aanmaken van de resource aan wat je zelf wil instellen. Het is aan te raden om volgende opties aan te passen: onderwerp verwijderen uitvinken, bijlagen verwijderen uitvinken, commentaren verwijderen uitvinken, niet-kalender items verwijderen uitvinken.


Pagina | 62


3.6.5 Alias

Net zoals bij contactpersonen, mailboxen en distributielijsten, kan je ook voor een resource een alias en een primair mailadres instellen. Het nut hiervan in de praktijk is echter verwaarloosbaar en gaan we dit niet verder bespreken.


Pagina | 63


3.6.6 Limietgrootte

De limietgrootte zoals ze hier ingesteld is, is standaard voor elke resource. Het valt af te raden om hier iets aan te passen. Als men toch iets wil aanpassen, klik dan op “Bewerken”.


Pagina | 64


Je kan in bovenstaand scherm volgende zaken instellen; waarschuwing bijna vol, niet meer verzenden als de mailbox vol is, de limietgrootte en het aantal dagen dat een verwijderd item bewaard blijft. De andere items zijn niet in te stellen en zijn standaard voor alle besturen. Overschrijden van deze waarden zal door de meeste anti-spam oplossingen op internet per definitie geweigerd worden.


Pagina | 65


3.6.7 Toevoegen aan groepen

Je kan een resource toevoegen aan een distributielijst of mailgroep, maar dit heeft in de meeste gevallen geen nut. Het toevoegen aan een groep, doe je door de gewenste groep aan te vinken zodat deze geselecteerd is en dan te bevestigen door te klikken op “Versturen”. Wanneer gaat men dit kunnen gebruiken? Men zou een resource schepenlokaal kunnen koppelen aan de distributielijst College van Burgemeester en Schepenen.


Pagina | 66


3.6.8 Toestemmingen In het beginscherm kan men op 2 niveaus toegang verlenen: Mailboxtoestemmingen en Verzendtoestemmingen.

In het eerste voorbeeld wordt getoond hoe je volledige mailboxtoegang kan verlenen aan een gebruiker, aan een groep of alle gebruikers binnen het domein (All Exchange users). Selecteer de gebruiker of groep die je toegang wil verlenen door te klikken in het vakje zodat deze geselecteerd wordt en bevestig door te klikken op “Versturen”.


Pagina | 67


Om verzendtoestemmingen in te stellen, moet je eerst in het beginscherm al klikken op “Verzendtoestemmingen” zodat deze in het groen komt te staan en dan klikken op de knop

.

Kies dan in het drop down-menu de rechten die je wil instellen voor deze gebruiker; Niet toegewezen, Verzenden als of Verzend namens en bevestig door te klikken op “Versturen”.


Pagina | 68


3.7 Bedrijfsdisclaimers Als men het menu van bedrijfsdisclaimers niet te zien krijgt, moet men eerst een licentie activeren via de bestelling procedure. Een licentie is kosteloos.

3.7.1 Bedrijfsdisclaimer aanmaken De bedrijfsdisclaimer wordt per domein ingesteld en niet per gebruiker. Je kan deze automatisch inschakelen voor interne ontvangers, externe ontvangers of alle ontvangers.

Om een bedrijfsdisclaimer toe te voegen, klik je op

om in volgend scherm terecht te komen:

Kies een beeldnaam en kies vervolgens voor welke ontvangers je deze disclaimer wil instellen en klik vervolgens op scherm te gaan.


om naar het volgende

Pagina | 69

Hoofdstuk 3: Exchange diensten Kies bovenaan de locatie van de disclaimer. Je hebt de keuze tussen “Bijvoegen” en “Vooraan bijvoegen”. Als je kiest voor “Bijvoegen”, komt de disclaimer onderaan de mail te staan. Als je kiest voor “Vooraan bijvoegen”, komt de disclaimer vooraan in de mail terecht. In het voorbeeld kiezen we om de disclaimer onderaan de mail te plaatsen. Dit is de standaardinstelling en sowieso de meest logische plaats voor een disclaimer. Seperator gebruiken: hiermee kan je een scheidingslijn tussen de tekst en de disclaimer plaatsen. Lettersoort: Arial, Courrier New of Verdana Grootte: kleinst, kleiner, normaal, groter, grootst Standaard staat de grootte ingesteld op “Normaal” Kleur: zwart, blauw, fuchsiapaars, grijs, groen, limoengroen, kastanjebruin, marineblauw, olijfbruin, paars, rood, zilver, cyaanblauw, wit en geel. Standaardkleur: grijs Reserve-actie: Afbreken, Negeren, Weigeren Tekst: geef hier je dislaimer in. Klik op

om op het laatste scherm te komen en als alles correct

ingegeven is, bevestig dan door te klikken op

.

Voorbeeldweergave van een disclaimer:


Pagina | 70


3.7.2 Bedrijfsdisclaimer bewerken

Klik op de beeldnaam om de disclaimer te bewerken. Onder Algemeen kan je beheren welk type ontvangers de disclaimer meekrijgen.

Als je klikt op Als je dan klikt op

, wordt de disclaimer inactief gezet en verandert de knop in

.

, wordt de disclaimer terug actief en verandert de knop bovenaan weer in

. Je hoeft de disclaimer dus niet te verwijderen en opnieuw aan te maken. In het gedeelte “Dislaimer” kan je de tekst bewerken van de disclaimer door te klikken op de knop aan te passen.


. Zie op de vorige bladzijde om deze correct

Pagina | 71


3.7.3 Bedrijfsdisclaimer verwijderen Als je klikt op de knop

krijg je volgend scherm:

Klik op OK om de verwijdering te bevestigen. De disclaimer zal dan definitief verwijderd zijn. Zoals reeds vermeld bij het uitschakelen, is het niet nodig om een disclaimer volledig te verwijderen, aangezien deze ook uitgeschakeld kan worden en later opnieuw gebruikt kan worden. Verwijder alleen de disclaimer als je er zeker van bent dat deze nooit meer in zijn huidige vorm zal gebruikt worden. Een andere mogelijkheid om een disclaimer te verwijderen is om deze in het overzicht te selecteren (aanvinken) en dan te klikken op de knop “Verwijderen”.

3.7.4 Afbeeldingen toevoegen in een bedrijfsdisclaimer Je kan afbeeldingen integreren door een HTML-tag toe te voegen in de tekst. De HTML-tag zal door de client die de disclaimer inleest, weergegeven worden als afbeelding.


Pagina | 72


3.8 Publieke mappen Openbare mappen zijn een voorziening van Microsoft Exchange Server waarmee u informatie kunt verzamelen, ordenen en met anderen in een organisatie kunt delen. Doorgaans worden openbare mappen gebruikt door projectteams of gebruikersgroepen die informatie over een bepaald interessegebied met elkaar delen. Wanneer u bent verbonden met een Exchange-server, worden mappen met de naam 'Openbare mappen' weergegeven in de Microsoft Outlook-mappenlijst in het navigatiedeelvenster. U kunt deze mappen vanuit Outlook beheren. U kunt alle items van Outlook in openbare mappen plaatsen, zoals berichten, afspraken, contactpersonen, taken, logboekitems, notities, formulieren, bestanden en posten. U kunt ook een snelkoppeling naar een openbare map toevoegen aan de map Favorieten onder de map Openbare mappen. U kunt het volgende met een openbare map doen:

3.8.1 Informatie op een elektronisch bulletinboard posten 

Via een bulletinboard kunt u deelnemen aan onlinediscussies. Elk onderwerp kan in een eigen map met eigen toegangsmachtigingen worden opgeslagen.



Een bulletinboard wordt niet altijd gecontroleerd waardoor het lijkt op een internetnieuwsgroep waar iedereen informatie kan lezen en posten.



Een bulletinboard kan ook worden gecontroleerd door een daarvoor aangestelde persoon die de items van de gebruikers ontvangt en besluit welke items worden gepost.



Op de volgende manieren kunt u met geposte informatie werken:  Zodra de onlinediscussie is gestart, kunt u een antwoord in de openbare map plaatsen waar de groep het antwoord kan lezen.  Als u niet wilt dat de hele groep uw antwoord leest, antwoordt u direct aan de persoon die de informatie heeft gepost, of stuurt u geposte informatie alleen aan de door u opgegeven personen door.  Als u een openbare map als een bulletinboard wilt gebruiken, moeten e-mailberichten in die map kunnen worden opgeslagen.

3.8.2 Outlook-items delen in een agenda, lijst met contactpersonen of takenlijst 

Deel een agenda als u een overzicht wilt hebben van bijeenkomsten, gebeurtenissen, snipperdagen, vakanties en opleveringsdata van projecten die belangrijk zijn voor de groep.



Deel een lijst met contactpersonen als u namen, functietitels, adressen en telefoonnummers beschikbaar wilt stellen voor de groep.



Deel een takenlijst als u de voortgang wilt bijhouden die elk lid maakt in een project waaraan een groep werkt.


Pagina | 73


3.8.3 Bestanden delen 

Open een bestand in een openbare map als u het bestand wilt lezen of bijwerken of snel door een reeks bestanden wilt bladeren.



Kopieer via Windows Verkenner een bestand vanuit een programma naar een openbare map zonder dat u daarvoor het programma voor dat bestand hoeft te openen.



Post een bestand naar een openbare map zonder dat u het programma sluit waarmee u het bestand hebt gemaakt. U kunt bijvoorbeeld een kwartaalrapport met de verkoopresultaten posten dat u zojuist in een Microsoft Office Excel-werkmap hebt bijgewerkt, zodat de groep de meest recente informatie kan bekijken.

Als u bestanden wilt delen die vaak door anderen worden gelezen of bijgewerkt, moet u over het programma beschikken waarin het bestand is opgeslagen. Wanneer u een bestand vanuit Windows Verkenner kopieert of een bestand vanuit een ander geopend Microsoft Office-programma in een openbare map post, blijft het originele bestand staan waar het is opgeslagen. Wijzigingen in het gekopieerde of geposte bestand hebben geen invloed op het originele bestand.

3.8.4 De toegang tot een map instellen via machtigingen 

De machtigingen voor openbare mappen worden doorgaans vastgesteld en toegekend door een beheerder of door een persoon in de organisatie die eigenaar is van de map voor een bepaald project of onderwerp.



Voor de mappen waarvoor u toegangsmachtigingen hebt, kunt u items lezen en in de map plaatsen. U kunt echter alleen de items verwijderen die u zelf in de map hebt geplaatst.



Als u bent gemachtigd, kunt u uw eigen openbare mappen instellen en anderen machtigen om deze te gebruiken.



Als u de eigenaar bent van een openbare map, kunt u uw eigen aangepaste weergaven, formulieren, aangepaste velden en regels op uw openbare mappen toepassen. U zou een bepaalde weergave kunnen instellen die wordt weergegeven zodra iemand de map opent.



U kunt een persoonlijke weergave van een openbare map opslaan, ook als u niet bent gemachtigd om wijzigingen in de map aan te brengen. Wanneer u een persoonlijke weergave van een openbare map opslaat, kunt u altijd over deze weergave beschikken.

Bron: http://office.microsoft.com/nl-be/outlook-help/informatie-delen-met-openbare-mappen-HA010148788.aspx


Pagina | 74

Hoofdstuk 4: Meer diensten

4 Meer Diensten: anti-spam Onder het tabblad kan men nakijken of anti-spam beschikbaar is of niet.

Dit kadertje vind je terug op de homepagina, links onderaan.


Pagina | 75

Hoofdstuk 6: Mobiele diensten

5 Account

Het lijkt ingewikkeld en er lijken enorm veel opties beschikbaar, maar je kan er maar ééntje gebruiken: “Koop additionele bronnen”. Je vindt deze knop trouwens ook terug op de homepagina. (zie scherm hiernaast) Via deze weg kan je bijkomende mailbox-ruimte gaan bestellen. Klik op de blauwe titel van “Koop additionele bronnen” om in de upgrade wizard terecht te komen.


Pagina | 76


5.1 Bestelprocedure Let er op dat het aanmaken van een mailbox in 3 fases verloopt; 1. Er moet een licentie beschikbaar zijn of een licentie aangekocht worden. (Deze procedure volgt in de volgende hoofdstukjes.) 2. Zonder servicegebruiker kan je geen mailbox activeren, omgekeerd kan je wel een servicegebruiker aanmaken zonder mailbox en dus licentie. De servicegebruiker is dan enkel beschikbaar voor het beheerdersportaal. 3. Als de licentie beschikbaar is en de servicegebruiker bestaat, kan de mailbox als dienst aan de servicegebruiker gekoppeld worden. Deze 3de fase kan in één beweging samen met de aanmaak van de servicegebruiker gedaan worden op voorwaarde dat de licentie op voorhand beschikbaar is.

5.1.1 Service plan selecteren waarop je een bestelling wil plaatsen

In uw overzicht hebt u normaal gezien maar één service plan staan, tenzij uw facturatie opgedeeld is. Let dan op dat u hier het juiste service plan kiest waarvoor u een uitbreiding wenst te bestellen. Wanneer heb je aparte service plans? Bvb. Gedeeld domein tussen gemeente, OCMW en politie met aparte budgettering. Eens u uw keuze van service plan gemaakt hebt door deze te selecteren in het bolletje vooraan, bevestigt u uw keuze door te klikken op “Volgende”.


Pagina | 77


5.1.2 Bestelling plaatsen Bovenaan krijgt u de melding dat u in stap 2 van de wizard terecht gekomen bent. In het abonnement overzicht krijgt u een bevestiging van de keuze op de eerste pagina. U kunt kiezen voor de knop “Terug” als u ziet dat u de verkeerde keuze hebt gemaakt. Vervolgens kan u de resources gaan aanpassen. Eerst in de rij hebt u Sharepoint services. Deze diensten worden niet ondersteund door VERA. Gebruik deze dan ook niet alvorens u hierover voldoende te informeren. Als u deze aanduidt, zal deze ook aangerekend worden, ongeacht u deze kan gebruiken of niet. Onderaan hebt u de “Hosted Exchange Options” en daar kan u de daadwerkelijke bestelling plaatsen. Bij 512MB Mailbox kan u extra licenties aankopen. Bij 512MB Mailbox Storage kan u extra storage bijbestellen om aan te vullen bij de licenties. U hebt ook de mogelijkheid om een nieuw domein bij te bestellen door het aantal aan te passen. Deze domeinen zullen binnen hetzelfde service plan op één factuur komen. Indien het de bedoeling is om de factuur op te splitsen voor de domeinen, let dan op dat dit niet de juiste weg is. U dient dan eerst een nieuwe bestelling te plaatsen en een nieuw service plan aan te vragen. Wat is het verschil tussen 512MB Mailbox en 512MB Mailbox Storage? Bij 512MB Mailbox wordt de licentie aangeduid waaraan u een aparte gebruiker kan aan koppelen. Aan de storage kan geen mailbox aan gekoppeld worden. De storage kan alleen gekoppeld worden aan een bestaande mailbox.


Pagina | 78

Hoofdstuk 6: Mobiele diensten Eenheden De eenheden zijn altijd per 512 MB. Als u 10 items aangeeft, krijgt u 5120 MB extra storage of 10 mailboxen van 512MB waar u een account aan kan koppelen. Hoe bestel je dan bijvoorbeeld een mailbox van 2 GB? Als je geen vrije licentie meer hebt, duid je een extra licentie aan bij 512MB Mailbox en verander je 10 in 11. De overige ruimte kan je dynamisch toevoegen van de resterende ruimte. Als je niet voldoende ruimte in zijn geheel over hebt, kan je extra mailbox storage bijbestellen in blokken van 512MB. In dit voorbeeld stellen we dat alle ruimte opgebruikt is en veranderen we het cijfer bij 512MB Mailbox Storage van 0 naar 3. In totaal hebben we dan ruimte die vrijkomt van 2 GB.

In bovenstaand voorbeeld zie je dat er gekozen is om 2 extra blokken van 512 MB bij te bestellen om toe te voegen aan bestaande accounts. Dynamisch beheer van limietgrootte Het is niet nodig om elke keer een mailbox dreigt vol te lopen, extra storage bij te kopen. Je kan de mailboxen dynamisch gaan beheren, wat wil zeggen dat je ruimte van een andere mailbox kan afnemen om toe te voegen aan een andere account. Bvb. Als je 2 accounts van 512 MB hebt, kan de ene account 300 MB zijn en de andere 700 MB, zonder daarvoor extra storage te moeten aankopen. Dit biedt meer flexibiliteit naar beheer toe.


Pagina | 79


5.1.3 Order bevestigen Eens je op volgende geklikt hebt om in het derde scherm terecht te komen, krijg je een overzicht van wat je aangepast hebt. Je ziet in het voorbeeld dat 2 extra mailbox storages aangeduid zijn.

Als dit correct is, hoef je niets meer aan te passen en bevestig je door op “Order plaatsen” te klikken. Indien je toch een fout ziet, kan je klikken op “Terug” om terug te keren naar de vorige stap van de wizard. Als je ziet dat het bedrag niet klopt of je hebt dit verkeerd ingeschat, kan je kiezen voor “Annuleren”. Laat u niet misleiden door de bedragen in het voorbeeld, deze zijn leeg omdat dit gaat over een test omgeving zonder facturatie.


Pagina | 80


5.1.4 Upgrade wizard afsluiten

In het laatste scherm krijg je alleen de kosten van de bestelling te zien. De enige optie die je daar nog rest, is te klikken op “Sluit upgradewizard”. Als je hier op geklikt hebt, val je terug op het beginscherm. Er is op dat moment geen optie meer om de bestelling te annuleren. Vestig dus uw aandacht op stap 3 vooraleer u doorklikt.


Pagina | 81


5.2 Wachtwoordvervaltijd instellen Zoals eerder vermeld, is het beter om de wachtwoordvervaltijd in te stellen voor het ganse domein.

5.2.1 Stap 1: menu “Account” Ga naar het menu “Account” en klik op “Accountinstellingen”.


Pagina | 82


5.2.2 Stap 2: Accountinstellingen In het menu “Accountinstellingen”, klikt u op het blauwe blokje “Meer hulpmiddelen”.


Pagina | 83


5.2.3 Stap 3: Meer hulpmiddelen In het menu “Meer hulpmiddelen” klikt u op “Beleid wachtwoordvervaltijd”.


Pagina | 84


5.2.4 Stap 4: instellen wachtwoordvervaltijd Standaard staat de wachtwoordvervaltijd uitgeschakeld.

Klik op “Bewerken” om de wachtwoordvervaltijd in te schakelen en de termijn voor de wachtwoordvervaltijd te bepalen.


Pagina | 85


Vink “Wachtwoordvervaltijd inschakelen” aan om de wachtwoordvervaltijd te activeren. Kies de vervalperiode in dagen. Een eerste waarschuwing zal 7 dagen op voorhand gestuurd worden, een tweede waarschuwing een dag op voorhand. Kies ook altijd om het beleid te beveiligen zodat de gebruikers de wachtwoordvervaltijd zelf niet kunnen aanpassen. Ze kunnen dit aanpassen via hun eigen account op het beheerportaal indien de optie niet is aangevinkt.


Pagina | 86


6 Mobiele diensten (blackberry) 6.1 Introductie blackberry Een BlackBerry is een smartphone en pda die gebruikt kan worden voor mobiele telefonie, mobiel internet (ontvangen en versturen van e-mail en internetsurfen), PIM (Personal Information Manager) en andere applicaties. De BlackBerry kwam in 1999 voor het eerst op de markt. Hij werd ontwikkeld door het gelijknamige, Canadese bedrijf BlackBerry (voorheen RIM). Hij ondersteunt push e-mail. Het draadloze netwerk dat wordt gebruikt komt van de reguliere mobiele telefonieproviders. In 2010 kondigde BlackBerry een tablet-pc aan met de naam BlackBerry PlayBook, die in juni 2011 op de markt kwam. Op 30 januari 2013 onthulde het bedrijf twee nieuwe smartphones die, vergeleken met vroegere modellen, niet meer over het op Java-gebaseerde platform beschikken, maar een door het bedrijf nieuw ontworpen besturingssyteem, BlackBerry 10, dat gebouwd is op het QNX-besturingssysteem. Vanwege de veelal verslavende werking van de BlackBerry in de zakenwereld en onder consumenten, heeft BlackBerry als bijnaam "Crackberry" gekregen.

6.2 Blackberry diensten De BlackBerry-diensten bestaan uit twee varianten: de BlackBerry Enterprise-variant en de BlackBerry Internet Services-variant.

6.2.1 BlackBerry Enterprise De BlackBerry Enterprise is vooral bedoeld voor zakelijk gebruik. Deze BlackBerry-variant werkt samen met een BlackBerry Enterprise Server (BES) die gekoppeld is aan het bedrijfs-e-mailsysteem. Er is een BES voor Microsoft Exchange, IBM Lotus Notes en Novell GroupWise. De BlackBerry-apparaten zijn (soms fabrieksmatig) geconfigureerd voor Enterprise-gebruik en moeten ook werken met een BlackBerry Enterprise-abonnement.

6.2.2 BlackBerry Internet Services De BlackBerry Internet Services (BIS) is vooral bedoeld voor zelfstandigen, kleine bedrijven of particulieren die meestal geen eigen e-mailserver hebben. Deze oplossing werkt samen met een webclient die tot maximaal 10 POP3/IMAP-e-mailadressen kan beheren. Er is naast het BlackBerry-apparaat verder geen hardware nodig. De BlackBerry-apparaten zijn (soms fabrieksmatig) geconfigureerd voor BIS-gebruik en moeten ook werken met een BIS-abonnement.


Pagina | 87


6.2.3 BlackBerry-toestellen


Pagina | 88


6.2.4 Controverse De BlackBerry kwam in opspraak na speculaties over de Amerikaanse regering die de BlackBerry stelselmatig zou afluisteren. Frankrijk heeft als reactie daarop de BlackBerry voor regeringsambtenaren in de ban gedaan. In Nederland stelde Wouter Bos dat als stelregel afgesproken is dat de BlackBerry nooit voor het verzenden van vertrouwelijke informatie gebruikt zal worden. In oktober 2011 kreeg RIM last van een storing waardoor het voor miljoenen BlackBerry-gebruikers in Europa, Azië, Afrika en Zuid-Amerika niet meer mogelijk was om de internetdiensten te gebruiken. Oorzaak van de storing was een defecte "core-switch".

6.2.5 Data-abonnement Soms ontstaat verwarring dat de BlackBerry alleen samenwerkt met een speciaal BlackBerry-abonnement en niet met een gewoon data-abonnement. Dit geldt echter alleen wanneer men de ingebouwde browser, push e-mail-client van Research in Motion of de instant messaging-clients van Research in Motion (voor onder andere Twitter, MSN, Google Talk en meer) wil gebruiken. Men moet dan niet de ingebouwde clients gebruiken, maar (met behulp van de bij de BlackBerry geleverde desktop-software) een tweede browser (bijvoorbeeld Opera Mini voor BlackBerry), een tweede instant messaging-client en een tweede e-mailprogramma (bijvoorbeeld LogicMail voor BlackBerry) installeren en de TCP-instelling aanpassen volgens aanwijzingen van de provider van het dataplan. Ook de GMail-client voor BlackBerry en Google Maps werken met een gewoon dataplan. Als men gebruik maakt van een Exchange-account en men wil de volledige werking van exchange op het toestel benutten, is men verplicht een BESabonnement aan te vragen bij zijn telecom-provider (Proximus, Base, Mobistar).

6.2.6 BlackBerry PIN BlackBerry PIN is een identificatienummer van acht tekens dat altijd begint met 2 (bijvoorbeeld 256E4186). Dit nummer is uniek voor ieder BlackBerry-toestel en kan niet door een gebruiker zelf worden aangepast (dit kan eventueel wel door BlackBerry-technici gedaan worden). BlackBerry-gebruikers kunnen elkaar gemakkelijk berichten sturen met BlackBerry Messenger ook wel bekend als ping. Je krijg bij elke BlackBerry maar een PIN, als je een nieuwe BlackBerry koopt krijg je een nieuwe PIN. Deze PIN wordt ook getoond in de Blackberry Desktop Software.


Pagina | 89


6.2.7 Blackberry Desktop Software Via de gratis verkrijgbare Blackberry Desktop Manager die men kan downloaden vanop de site van blackberry, kan men makkelijk het beheer van de blackberry via pc of mac uitvoeren.

Synchroniseer bestanden tussen je pc en blackberry, werk op een vereenvoudigde manier met back-ups, wis je toestel op een veilige, gecontroleerde manier, … Het zijn slechts enkele van de voordelen van het werken met de desktop manager.


Pagina | 90


6.3 Blackberry-activatie Hosted Exchange 2010 In de voorgaande hoofdstukken kreeg je een uitleg over de werking van blackberry. Hoe kan je de blackberry instellen met hosted exchange 2010 van Colt? De activatie van de blackberry verloopt in 4 stappen; 1. Kan de gebruiker geactiveerd worden voor de blackberry-diensten? Voldoet hij aan de minimale eisen? 2. Is er een licentie beschikbaar? Indien niet, zal er een licentie besteld moeten worden. 3. Een blackberry-account aanmaken op het beheerportaal. 4. Het toestel zelf instellen met de account. De 4 stappen worden in de volgende hoofdstukjes verder toegelicht.

6.3.1 Minimale vereisten om te kunnen werken met Hosted Exchange 2010 van Colt 1. Je hebt een blackberry BES-abonnement nodig bij je provider om gebruik te kunnen maken van alle Exchange-opties bij Colt. 2. Indien je enkel de mail wenst te synchroniseren, dan kan je dit instellen via IMAP en moet je minstens een normaal data-abonnement hebben bij je telecom-provider. 3. Je hebt een account op de Hosted Exchange 2010 bij Colt via een domein van een bestuur met eigen mailbox. 4. De toegang tot Active Sync of blackberry-diensten worden geactiveerd door de systeembeheerder via het beheerdersportaal. 5. Je toestel is up-to-date en beschikt over de recentste firmware-updates.


Pagina | 91


6.3.2 Licentie bestellen Standaard zal er bij mobiele diensten geen mogelijkheid zijn om blackberry meteen in te stellen. Dit wil niet zeggen dat je het niet kan gebruiken, maar dat er nog geen licenties beschikbaar zijn.

Om een licentie bij te bestellen, moet je de gewone weg volgen om licenties bij te bestellen en in het overzicht pas je het aantal licenties aan naar het aantal licenties dat je nodig hebt. In het voorbeeld wordt er één licentie bijbesteld; 

Dit kan door het huidige aantal handmatig te verhogen door het getal aan te passen.



Of door met de muis op de pijltjestoetsen er naast het aantal te verhogen.

Van zodra je het juiste aantal licenties hebt aangeduid bij Blackberry Mobile Pack, klik je op “Volgende” of “Next”. Naast het aantal dat je aangepast hebt, komt er een kruisje te staan waar je kan op klikken om de aanpassingen teniet te doen.


Pagina | 92



Pagina | 93

Hoofdstuk 6: Mobiele diensten In stap drie van de bestellingsprocedure, wordt er een bevestiging gevraagd. Klik daar op “Place order”. Merk op dat op het bevestigingsscherm ook nog een “Extended Price” aangeduid wordt naast de maandelijkse, recurrente kost van 6 € per maand per gebruiker. Deze “Extended Price” is de installatiekost die voor elke transactie gerekend wordt.


Pagina | 94

Hoofdstuk 6: Mobiele diensten Eens bevestigd, kom je in de statuspagina terecht. Eens de account klaar is, kan je op “Exit upgrade wizard” klikken. De licentie zal nu beschikbaar zijn in het menu “Mobiele Diensten” of “Mobile Devices” waar je een extra menu krijgt voor Blackberry.


Pagina | 95


6.3.3 Blackberry-account aanmaken In het onderstaande scherm zie je het menu van blackberry onder “Mobile Devices” verschijnen na het bestellen van een licentie.

Ga in het menu door er op te klikken.

Klik op “Add new account” om een nieuwe account op te maken.


Pagina | 96

Hoofdstuk 6: Mobiele diensten Selecteer vervolgens de exchange-gebruiker waaraan je de blackberry-diensten wil koppelen.


Pagina | 97

Hoofdstuk 6: Mobiele diensten Als je de gebruiker niet meteen vindt, kan je gebruik maken van de zoekfunctie in het portaal. Vergeet het joker-teken “*” niet om de gebruiker terug te vinden en bevestig door op “search” of “zoeken” te klikken.


Pagina | 98

Hoofdstuk 6: Mobiele diensten Klik in de laatste kolom op “Select” om de gekozen account te selecteren. Als je zeker bent van je keuze, ga dan verder door op “Volgende” of “Next” te klikken.

In de volgende stap maak je de activatie op voor het toestel. Kies zelf een paswoord voor de activatie of genereer een paswoord. Vul in hoe lang je de geldigheid van het paswoord wil instellen. Voor de veiligheid is dit best om dit zo kort mogelijk in te stellen. Zorg ervoor dat er een activatie-mail verstuurd wordt naar de gebruiker door het vinkje bij “E-mail activation password” aan te vinken.


Pagina | 99

Hoofdstuk 6: Mobiele diensten Als alles goed ingevuld is om de activatie-mail naar de gebruiker te verzenden, klik dan onderaan op “Finish”. De mail wordt dan verstuurd naar de gebruiker.


Pagina | 100

Hoofdstuk 6: Mobiele diensten Na het bevestigen, krijg je volgend scherm te zien.

Klik op “Vernieuwen” of “Refresh” tot de status op “ready” of “klaar” staat. Vanaf dan is de account aangemaakt in het beheerportaal.


Pagina | 101


6.3.4 Hosted Exchange 2010 instellen op het blackberry-toestel Het instellen van Exchange op blackberry verloopt via de opties, geavanceeerde opties (Advanced Options) en vervolgens Enterprise Activation. Zie volgende screenshots.

Vul in het derde scherm uw e-mailadres in van uw bestuur. Gebruik het activatiepaswoord dat u per mail ontvangen hebt, als paswoord in dit scherm. Zet de activatie in gang door op de blackberry-toets te drukken en te kiezen voor “Activate”. De activatie is voltooid als je het laatste scherm te zien krijgt.


Pagina | 102


6.4 Blackberry-account beheren in het beheerportaal 6.4.1 Blackberry-account bewerken Indien je account al bestaat, heb je volgende opties: 1. Opnieuw een paswoord instellen om een activatiemail te versturen 2. Een paswoord genereren om een activatie-mail te versturen. 3.

Toestel laten wissen, in geval van verlies, diefstal, …

4.

Updaten van status van het toestel

5.

Gebruikersinformatie aanpassen

6.

Acitivatie-instellingen aanpassen

7.

De account verwijderen

6.4.2 Blackberry-account verwijderen Je kan een account op 2 manieren verwijderen; 

Ofwel klik je op “Delete Account” in het scherm waar je de account kan bewerken.



Ofwel selecteer je de account in de lijst met accounts en kies je voor “Verwijderen” zoals je dat zou doen voor een exchange- of servicegebruiker zou doen.


Pagina | 103


7 Aandachtspunten en troubleshooting 7.1 Aangemaakte mailbox bestaat al

Onderzoek of de account die u wil aanmaken al niet bestaat als alias voor een andere account, als distributielijst of als contactpersoon op het domein.


Pagina | 104


7.2 Wachtwoord wijzigen als eindgebruiker Het wijzigen van het wachtwoord gebeurt in 2 stappen: stap 1 wachtwoord wijzigen in de webmail en stap 2 is het nieuwe wachtwoord opslaan in outlook. Als u de 2de stap vergeet, riskeert u uw wachtwoord te blokkeren, omdat outlook gaat blijven proberen met het oude wachtwoord.

7.2.1 Wachtwoord wijzigen via beheerportaal De eindgebruiker logt in op het beheerplatform met zijn eigen account. (zelfde als webmail en outlook); http://control.ccscld.net/ 1. Log in op http://control.ccscld.net 2. Klik op “wachtwoord wijzigen”

3. Nu kunt u zelf een nieuw wachtwoord invoeren of het systeem een wachtwoord voor u laten bedenken. Klik “versturen” om uw wachtwoord te activeren.


Pagina | 105


7.2.2 Minimale eisen paswoord Het paswoord mag niet gebaseerd zijn op de naam van de persoon zelf of op de naam van het domein. De minimale lengte van wachtwoord is 7 karakters van verschillende types (hoofd- en kleine letters, cijfers, speciale karakters). Indien er maar drie verschillende karaktertypes zijn, is de minimale lengte 8, waarvan minstens een speciaal karakter of 2 hoofdletters. Indien het wachtwoord op een woord is gebaseerd of er minder dan drie verschillende types karakters zijn, is de minimale lengte 10, waarvan minstens een speciaal karakter of 2 hoofdletters. Indien er geen verschillende karaktertypes in een wachtwoord zijn, is de minimale lengte 12. Er moeten in het wachtwoord genoeg verschillende karakters zijn, het aantal hangt van de wachtwoordklasse af (meer voor op een woord gebaseerd wachtwoord of wachtwoord met weinige verschillende karaktertypes).


Pagina | 106


7.2.3 Wachtwoord aanpassen in outlook Nadat je het wachtwoord gewijzigd hebt via de admin portal of via de webinterface, moet je het paswoord nog aanpassen in Outlook. Standaard gaat Outlook 2010 of outlook 2013 het paswoord NIET aanpassen. Je gaat via “Bestand” naar “Accountinstellingen” en je klikt op “Accountinstellingen” in het drop down menu.


Pagina | 107

Hoofdstuk 6: Mobiele diensten Je komt op volgend scherm terecht waar je het e-mail adres selecteert en klikt op “Wijzigen”.


Pagina | 108

Hoofdstuk 6: Mobiele diensten In onderstaand scherm klik je op “Meer instellingen”.


Pagina | 109

Hoofdstuk 6: Mobiele diensten In onderstaand scherm vink je “Altijd om aanmeldingsreferenties vragen” aan.

De volgende keer dat je Outlook opstart, vraagt Outlook opnieuw om gebruikersnaam en wachtwoord in te vullen. Eens ingelogd, vergeet dan niet om de optie “Altijd om aanmeldingsreferenties vragen” terug uit te vinken. Door aan te duiden dat de gegevens mogen worden onthouden, wordt de gebruiker volgende keer automatisch ingelogd met de nieuwe gegevens.


Pagina | 110


7.2.4 Wachtwoord aanpassen op mobiele toestellen (tablet, smartphone, gsm, …) Vergeet bij het aanpassen van het wachtwoord niet uw wachtwoord aan te passen op toestellen waar uw hosted mail-account op geconfigureerd staat. Bij elk type toestel zal de manier van werken verschillend zijn om dit aan te passen. Raadpleeg de website of informatie die de fabrikant van het toestel beschikbaar stelt om de instellingen aan te passen.

7.3 Het paswoord wordt niet meer aanvaard Na een aantal verkeerde pogingen, wordt geen enkel paswoord meer aanvaard. Via het beheerdersportaal kan de account opnieuw geactiveerd worden. Schakel de account uit en vervolgens terug in. Lees hoofdstuk Servicegebruiker: Algemeen – account uitschakelen om te weten hoe je de account uitschakelt en terug inschakelt. Je kan in hetzelfde scherm eventueel ook het wachtwoord wijzigen in geval van twijfel.


Pagina | 111


7.4 Interne mails komen niet aan en de accounts veranderen in een lange naam (outlook 2007)

Als er bij de omschakeling voor gekozen werd om NK2-bestanden te kopiëren naar een nieuw mailprofiel, dan is het best mogelijk dat hier accounts in zitten die connecteren naar het vorige Exchange 2007-platform. Hoe herken je deze accounts? Als je via de NK2 editor kijkt, zie je in de kolom “Email/Exchange string” een rare code verschijnen zoals in bovenstaand scherm. Oplossing 1: Verwijder al deze entries via NK2 Editor om te vermijden dat er conflicten ontstaan tussen het Exchange 2007- en Exchange 2010-platfom. Oplossing 2: het NK2-bestand niet overzetten, maar dan neem je de geschiedenis van de vorige mailomgeving niet mee.


Pagina | 112


7.5 Bijbestellen extra account voor administrators met multi-domeinen 7.5.1 Wat zijn multi-domeinen? Domeinen waar het ocmw of gemeente niet kan gescheiden worden zoals bvb. Haacht.be en ocmw.haacht.be.

7.5.2 Hoe plaats je een bestelling voor het bestuur? Het beheer van een multi-domein gaat steeds via VERA. Als er iets aangepast moet worden, neem dan contact op met de helpdesk van VERA mits goedkeuring van het beleid van het bestuur of de IT-verantwoordelijke uiteraard.


Pagina | 113

Beheerportaal Systeembeheerder

Recommend Documents