Beheerdershandleiding Elektronische aanslagen EKA en SBA

Beheerdershandleiding Elektronische aanslagen EKA en SBA 17.2.0

UNIT4 Accountancy B.V. Bastion 4 Postbus 755 3900 AT Veenendaal Telefoon algemeen: 0318-581600 Telefoon Servicedesk: 0318-581750 E-mail: [email protected] Selfservicesite: https://my.unit4.com

Copyright © 2014 UNIT4 Accountancy B.V., Veenendaal, Nederland. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van UNIT4 Accountancy B.V. De informatie in deze uitgave kan zonder enige voorafgaande waarschuwing worden gewijzigd. Tenzij anders vermeld, zijn alle in deze uitgave vermelde bedrijven, personen, gegevens en adressen fictief. Hoewel bij de uitgave van dit document de uiterste zorg is nagestreefd, kan voor de aanwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaardt UNIT4 Accountancy B.V. deswege geen aansprakelijkheid. Alle in deze uitgave genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren.

INHOUDSOPGAVE 1. 1.1. 1.1.1. 1.1.2.

Inleiding Automatische elektronische aanslagcontrole en -communicatie Wel automatische elektronische aanslagcontrole en -communicatie Geen automatische elektronische aanslagcontrole en -communicatie

1 1 1 1

2. 2.1. 2.2.

Algemene inrichting elektronische aanslagen Stap 1 - Definieer een berichtenbeheerder Stap 2 - Voeg voortgangsomschrijvingen toe

2 2 3

3. 3.1.

Elektronische aanslagcontrole instellen Stap 1 - Tabblad Elektronische aanslagcontrole aanpassen

4 4

4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7.

Automatische elektronische aanslagtermijncontrole instellen Stap 1 - Termijncontrole activeren Stap 2 - Applicatiebeheerders definiëren Stap 3 - Relatiebeheerders definiëren Stap 4 - Verzendschema definiëren Stap 5 - Rechten voor de Organizer toekennen Het termijncontrolebericht ontvangen Wat u verder moet weten

8 8 9 9 9 12 12 12

5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 5.8. 5.9.

Automatische elektronische aanslagcommunicatie instellen Stap 1 - Windows user account inrichten Stap 2 - E-mail voor afgekeurde aanslagen instellen Stap 3 - E-mail voor goedgekeurde aanslagen instellen Stap 4 - Voorblad toevoegen Stap 5 - E-mailsjabloon aanmaken Stap 6 - Tabblad Voorbladen elektronische aanslagen aanpassen Stap 7 - Printer elektronische aanslag vastleggen Stap 8 - Middleware-server configureren Uitleg verzendwijze van elektronische aanslagen naar cliënten

13 13 14 14 15 18 20 21 22 22

6.

EKA-bestellingen en SBA-machtigingen via UNIT4 DigiPoort

24

7.

Index

25

1.

INLEIDING

Met de elektronische aanslagen EKA en SBA ontvangt u via het programma UNIT4 DigiPoort elektronische duplicaten van de belastingaanslagen van uw cliënten. Dit betreft de aanslagen inkomstenbelasting (EKA, SBA), vennootschapsbelasting (EKA, SBA), omzetbelasting (EKA, SBA) en loonbelasting (EKA). Daardoor krijgt u de aanslag van de cliënt eerder dan de cliënt zelf, die de aanslag op papier ontvangt. Hiermee handelt u de aanslag af en kunt u eventueel een bezwaarschrift bij de Belastingdienst indienen.

1.1.

Automatische elektronische aanslagcontrole en communicatie

1.1.1.

Wel automatische elektronische aanslagcontrole en communicatie

U kunt ervoor kiezen om binnenkomende elektronische aanslagen (EKA en SBA) automatisch door UNIT4 Business Suite te laten controleren. Binnenkomende elektronische aanslagen hoeft u hierdoor niet handmatig te vergelijken met de voorlopige of definitieve aangifte of met gegevens van oudere jaren. U kunt dit controlesysteem uitbreiden met termijncontrole. Hiermee zorgt u ervoor dat er organizermeldingen worden verzonden naar verschillende medewerkers binnen de organisatie, als de bezwaar- of betaaltermijn van elektronische aanslagberichten dreigt te vervallen. Nadat de controle is uitgevoerd op de elektronische aanslag kan de belastingplichtige automatisch worden geïnformeerd via een bericht naar UNIT4 Client Portal of via e-mail. De cliënt ontvangt de elektronische aanslag in die gevallen als een PDF. Om met automatische elektronische aanslagcontrole en aanslagcommunicatie te werken, moeten instellingen in UNIT4 Business Suite en op alle middleware server(s) worden vastgelegd. De inrichting van automatische elektronische aanslagcontrole en -communicatie wordt in deze handleiding uitgelegd zodat u (als systeembeheerder) deze eventueel zelf kunt doen. Omdat voor de inrichting van sommige onderdelen technische kennis wordt gevraagd, kunt u overwegen de inrichting door een consultant te laten uitvoeren.

1.1.2.

Geen automatische elektronische aanslagcontrole en communicatie

Werken met elektronische aanslagcontrole en aanslagcommunicatie is geen vereiste. Het systeem is ontwikkeld om u het werken makkelijker te maken maar u hebt uiteraard de keuze om elektronische aanslagen handmatig in te (blijven) voeren en te verwerken. In dat geval hoeft u alleen de paragrafen 2.1 en 2.2 van de inrichting uit te voeren.

Handleiding Elektronische aanslagen 17.2.0

pagina 1 van 26

2.

ALGEMENE INRICHTING ELEKTRONISCHE AANSLAGEN

Om elektronische aanslagen aan te maken en te verwerken moeten een berichtenbeheerder en voortgangen worden gedefinieerd. Dit geldt voor iedere gebruiker, ongeacht of u met automatische aanslagcontrole en -communicatie werkt, of dat u elektronische aanslagen handmatig verwerkt. Stap 1. Definieer een berichtenbeheerder, (zie "Stap 1 - Definieer een berichtenbeheerder" onder). Stap 2. Voeg voortgangsomschrijvingen toe, (zie "Stap 2 - Voeg voortgangsomschrijvingen toe" op pagina 3). Als u geen automatische elektronische aanslagcontrole en elektronische aanslagcommunicatie wilt gebruiken, kunt u in deze handleiding verder gaan met hoofdstuk 6 (zie "EKA-bestellingen en SBA-machtigingen via UNIT4 DigiPoort" op pagina 24).

2.1.

Stap 1 - Definieer een berichtenbeheerder

Als een elektronisch aanslagbericht niet in behandeling wordt genomen omdat tijdens de verwerking is geconstateerd dat een BSN ontbreekt of dubbel voorkomt, zal de automatische workflow voor afhandeling van berichten niet starten. Dan moet de beheerder voor elektronische aanslagberichten hiervan op de hoogte worden gebracht via een melding. Daarvoor moet in UNIT4 Business Suite de berichtenbeheerder zijn geselecteerd. Dit doet u in het veld Berichtenbeheerder in het venster "Systeemonderhoud" (via tabblad Algemeen (2).

, Onderhoud, Systeemonderhoud, onderdeel "Fiscaal",

Ook als u niet met automatische aanslagcontrole werkt, moet u hier een berichtenbeheerder selecteren. U kunt anders geen EKA-SBA-berichten ontvangen.

Als er geen berichtenbeheerder is ingesteld, ziet u na het inloggen in UNIT4 Business Suite een waarschuwing waarin u geattendeerd wordt op de ontbrekende berichtenbeheerder:


pagina 2 van 26

2.2.

Stap 2 - Voeg voortgangsomschrijvingen toe

U moet de volgende voortgangsacties koppelen aan voortgangsomschrijvingen met de stroom "Aanslag": 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

(00) Initieel (alleen als u vervolgstappen gebruikt) (36) Elektronische aanslag ontvangen (37) Elektronische aanslag goedgekeurd (39) Middeling gewijzigd door aanslagbericht (40) Elektronische aanslag bezwaar aangemaakt (41) Elektronische aanslag goedgekeurd door systeem (42) Elektronische aanslag afgekeurd door systeem (43) Elektronische aanslag niet gecontroleerd door systeem (44) Gecommuniceerd

Als u geen automatische controle gebruikt, hoeft u geen voortgangsomschrijvingen te maken voor voortgangsacties 41 tot en met 44, (zie "Stap 1 - Tabblad Elektronische aanslagcontrole aanpassen" op pagina 4). U kunt een voortgangsactie aan een voortgangsomschrijving koppelen via het tabblad Fiscaal, groep Algemeen en dan Voortgangsomschrijvingen. Zie voor meer informatie over voortgangen de handleiding "UNIT4 Fiscaal". Voor alle voortgangsomschrijvingen geldt dat in de vensters "Voortgangsomschrijving details" bij Bijwerken voortgangsstatus het keuzerondje Status bijwerken indien een hoger volgnummer moet zijn geselecteerd. In het tabblad Stromen moet u "Aanslag" aanvinken. Als u de gegevens opslaat, verschijnt een extra tabblad Gebruikers. Koppel hier in ieder geval de gebruiker die als berichtenbeheerder gaat fungeren. Deze gebruiker wordt door het systeem gewaarschuwd als een elektronisch aanslagbericht onverhoopt niet wordt behandeld (zie "Automatische elektronische aanslagtermijncontrole instellen" op pagina 8).


pagina 3 van 26

3.

ELEKTRONISCHE AANSLAGCONTROLE INSTELLEN

Elektronische aanslagcontrole zorgt ervoor dat de aanslag automatisch door UNIT4 Business Suite wordt gecontroleerd, waardoor u dit niet meer handmatig hoeft te doen. Er wordt gecontroleerd of en in hoeverre het aanslagbedrag afwijkt van de voorlopige of definitieve aangifte. U kunt zelf de marge bepalen waarin een aanslagbedrag mag afwijken van het voorlopige of definitieve aangiftebedrag. Deze marge bepaalt vervolgens of de aanslag wordt goed- of afgekeurd. Als u met automatische elektronische aanslagcontrole wilt werken, moet u instellingen in UNIT4 Business Suite vastleggen. Stap 1. Pas het tabblad Elektronische aanslagcontrole in systeemonderhoud aan, (zie "Stap 1 - Tabblad Elektronische aanslagcontrole aanpassen" onder).

3.1.

Stap 1 - Tabblad Elektronische aanslagcontrole aanpassen

Om de instellingen vast te leggen hebt u beheerdersrechten nodig. Via , Onderhoud, Systeemonderhoud opent u het venster "Systeemonderhoud". Klik hier in de Outlookbalk op "Fiscaal". In dit venster ziet u de tabbladen Elektronische aanslagcontrole en Voorbladen elektronische aanslagen.


pagina 4 van 26

Tabblad Elektronische aanslagcontrole Controle aanslagsoorten Voor de volgende aanslagsoorten geeft u aan of UNIT4 Business Suite ze moet controleren: Definitieve aanslag, Eerste voorlopige aanslag en Opvolgende voorlopige aanslag Voor elk van deze aanslagsoorten kunt u via een uitklapmenu uit drie mogelijkheden kiezen: Niet controleren en direct archiveren Geen (automatische) controle. De aanslag wordt niet door UNIT4 Business Suite gecontroleerd. Wel wordt de voorgangsactie "Elektronische aanslag niet gecontroleerd door systeem" gezet. Hierdoor kunt u de aanslag uit de onderhandenwerklijst filteren. De voortgangsacties 41, 42 en 44 zijn niet van toepassing (zie "Stap 2 - Voeg voortgangsomschrijvingen toe" op pagina 3). Niet controleren maar direct doorsturen naar Onderhandenwerk (standaard) Geen (automatische) controle. De aanslag wordt niet door UNIT4 Business Suite gecontroleerd, ook wordt geen voortgangsactie gezet. U ziet de aanslag terug in uw


pagina 5 van 26

onderhandenwerklijst en kunt de aanslag handmatig verwerken. De voortgangsacties 41, 42, 43 en 44 zijn niet van toepassing, (zie "Stap 2 - Voeg voortgangsomschrijvingen toe" op pagina 3). Controleren volgens de geldende parameters Wel automatische controle. De aanslag wordt door UNIT4 Business Suite automatisch gecontroleerd. Afhankelijk van de uitkomst hiervan wordt de voortgangsactie "Elektronische aanslag goedgekeurd door systeem" of "Elektronische aanslag afgekeurd door systeem" gezet als de aanslag door het systeem gekoppeld wordt aan een elektronische aanslag. Koppelen aanslag aan aangifte De wijze van koppelen van een aanslag aan een aangifte gaat als volgt: 1. 2.   

Een definitieve aanslag wordt alleen gematcht met een aangifte van hetzelfde aangiftejaar. Een voorlopige aanslag wordt gematcht met een aangifte van hetzelfde aangiftejaar. Als die niet wordt gevonden, wordt geprobeerd de voorlopige aanslag te matchen met een voorlopige aangifte van dat jaar. Als die er niet is, wordt dezelfde volgorde geprobeerd van het jaar ervoor. Als dat niet mogelijk is, wordt dezelfde volgorde geprobeerd van twee jaar terug.

De gematchte aangiftes of voorlopige aangiftes moeten altijd de voortgangsstatus "Ingeleverd bij Belastingdienst" hebben. Elektronische aanslagcontrole U kunt zelf de marge bepalen waarin een aanslagbedrag mag afwijken van het voorlopige of definitieve aangiftebedrag. Deze marge bepaalt dan of de aanslag wordt goed- of afgekeurd. U kunt de afwijking als percentage, als vast bedrag of als percentage en vast bedrag instellen. U moet wel een vinkje plaatsen bij het veld dat u wilt gebruiken, de marge wordt anders niet toegepast. Hieronder enkele voorbeelden:

Aangiftebedrag Aanslagbedrag Afwijking % Controle 10000 9900 1 10000

10350


3,5

pagina 6 van 26

Aangiftebedrag Aanslagbedrag Afwijking € Controle 40000 40030 30 40000

39850

150

Aangiftebedrag Aanslagbedrag Afwijking % Afwijking € Controle 200000 200050 0,025 50 200000

201900

0,95

1900

200000

197500

1,25

2500


pagina 7 van 26

4.

AUTOMATISCHE ELEKTRONISCHE AANSLAGTERMIJNCONTROLE INSTELLEN

Als u wilt voorkomen dat de termijn van elektronische aanslagberichten zonder waarschuwing (over de bezwaartermijn en/of betaaltermijn) naar de betrokken medewerkers verstrijkt, dan is het onderdeel automatische elektronische aanslagtermijncontrole voor u relevant. Met behulp van de termijncontrole zorgt u ervoor dat er organizermeldingen worden verzonden naar de verschillende medewerkers in de organisatie. Als deze medewerker niets doet met de afhandeling van de betreffende aanslag, kan na een door u vastgesteld aantal dagen een nieuw bericht worden verzonden naar dezelfde of andere medewerkers van het kantoor. Zolang de status van de aanslag niet op “Goedgekeurd” of “Bezwaar ingediend” is gezet, blijft deze workflow actief. Om dit onderdeel te laten functioneren, moet dit worden ingericht in uw UNIT4 Business Suite-omgeving. Dit wordt in de onderstaande stappen beschreven. Doorgaans wordt deze inrichting verricht door de systeembeheerder of door een consultant. Stap 1. Activeer termijncontrole, (zie "Stap 1 - Termijncontrole activeren" onder). Stap 2. Definieer applicatiebeheerders, (zie "Stap 2 - Applicatiebeheerders definiëren" op pagina 9). Stap 3. Definieer relatiebeheerders, (zie "Stap 3 - Relatiebeheerders definiëren" op pagina 9). Stap 4. Definieer een verzendschema, (zie "Stap 4 - Verzendschema definiëren" op pagina 9). Stap 5. Ken de Organizer-rechten toe, (zie "Stap 5 - Rechten voor de Organizer toekennen" op pagina 12).

4.1.

Stap 1 - Termijncontrole activeren

In het venster "Systeemonderhoud" (via , Onderhoud, Systeemonderhoud, onderdeel "Fiscaal", tabblad Algemeen (2)) moet bij Automatisch berichtenverkeer elektronische aanslag het veld Elektronische aanslagtermijncontrole actief worden aangezet.


pagina 8 van 26

4.2.

Stap 2 - Applicatiebeheerders definiëren

Omdat relatiebeheerders gekoppeld zijn aan cliënten, wordt voor een goede werking van de functionaliteit aangeraden relatiebeheerders te gebruiken. Mocht u niet met relatiebeheerders werken, kunt u ook gebruikers (in de rol van applicatiebeheerders) opgeven als ontvanger van termijncontroleberichten. Applicatiebeheerders zijn in deze functionaliteit gebruikers die als extra back-up fungeren op het moment dat termijncontroleberichten niet door relatiebeheerders worden afgehandeld. In dat geval krijgt de applicatiebeheerder een bericht waarin hij bijvoorbeeld wordt verzocht actie te ondernemen. Een termijncontrolebericht sturen naar individuele applicatiebeheerders wordt op de volgende manier in het bserver.ini-bestand gedefinieerd: [Applicatiebeheer] a1=u29 a2=u212 In dit voorbeeld is a1 (applicatiebeheerder 1) de gebruiker met logincode 29, a2 (applicatiebeheerder 2) is gebruiker met logincode 212.

4.3.

Stap 3 - Relatiebeheerders definiëren

Voor iedere cliënt kunt u in de cliëntkaart een of meer relatiebeheerders invullen. Dit is niet verplicht maar afhankelijk van de in het verzendschema gedefinieerde relatiebeheerders (zie volgende stap) die een bericht moeten krijgen over een binnengekomen, niet-afgehandelde aanslag. Hoe u relatiebeheerders toevoegt, wordt beschreven in de handleiding "Fiscaal".

4.4.

Stap 4 - Verzendschema definiëren

De verzendlijst en de termijnen voor het verzenden van termijncontroleberichten kan de systeembeheerder of consultant instellen in het bserver.ini-bestand. Dit verzendschema bepaalt welke gebruikers (relatiebeheerders) de berichten ontvangen. Met 'termijnen' legt u vast in welk tijdsbestek een termijncontrolebericht wordt ontvangen, dit bepaalt u door het opgeven van het aantal dagen. Het termijncontrolebericht wordt dan gegenereerd na het aantal dagen na dagtekening van de aanslag. In onderstaande tabel is als voorbeeld een standaardschema voor verzending van termijncontroleberichten opgenomen. Zolang de aanslag nog niet is afgehandeld, worden via het onderstaand schema termijncontroleberichten verstuurd.


pagina 9 van 26

Dagen Verzendlijst 0 Relatiebeheerder 6 7 Relatiebeheerder 6 Relatiebeheerder 6 12 Relatiebeheerder 5 Relatiebeheerder 6 16 Relatiebeheerder 5 Relatiebeheerder 4 Relatiebeheerder 6 20 Relatiebeheerder 5 Relatiebeheerder 4 Relatiebeheerder 3 Relatiebeheerder 6 24 Relatiebeheerder 5 Relatiebeheerder 4 Relatiebeheerder 3 Relatiebeheerder 2 Relatiebeheerder 6 28 Relatiebeheerder 5 Relatiebeheerder 4 Relatiebeheerder 3 Relatiebeheerder 2 Relatiebeheerder 1 Applicatiebeheerder

Opmerking Tekst bericht Tekst bericht Tekst bericht Tekst bericht

Tekst bericht

Tekst bericht

Tekst bericht

Het schema voor termijncontroleberichten wordt zoals gezegd in het bserver.ini-bestand vastgelegd. Als voorbeeld nemen we een standaardschema voor termijncontroleberichten, zoals weergegeven in bovenstaande tabel. U kunt de tekst van het bericht zelf bepalen. Dit kan per bericht maar u kunt dit ook aan het systeem overlaten. Als u een vaste tekst wilt aanhouden voor termijncontroleberichten, laat u in de bserver.ini setting de 'bericht-regels' leeg en zet u de tekst bij de volgende regels: DefaultMessageSubject= Uw onderwerp DefaultMessageContent= Uw bericht


pagina 10 van 26

Het schema ziet er dan als volgt uit: [EKA_alerts] alert1=0;r6; alert2=7;r6; alert3=12;r6,r5; alert4=16;r6,r5,r4; alert5=20;r6,r5,r4,r3; alert6=24;r6,r5,r4,r3,r2; alert7=28;r6,r5,r4,r3,r2,r1,ab; DefaultMessageSubject=Aanslag niet afgehandeld DefaultMessageContent=Er is een elektronische aanslag ontvangen, deze is nog niet afgehandeld DefaultAlertScheme=unit4ekaalert Ieder termijncontrolebericht zal dan standaard de in dit schema ingevoerde tekstregels krijgen. Het standaardschema unit4ekaalert is onderdeel van de UNIT4 Business Suitedatabase. In bovenstaande schema's is een standaardinstelling gehanteerd, waarvan kan worden afgeweken. De volgende gebruikersaanduidingen kunnen worden gebruikt: rx: Relatiebeheerder x* (r6 bijvoorbeeld staat voor relatiebeheerder 6) ux: Gebruiker x (u29 staat voor gebruiker 29) ax: Applicatiebeheerder x (a1 staat voor applicatiebeheerder 1) ab: Alle applicatiebeheerders benoemt onder de sectie [Applicatiebeheerder] in het bserver.ini bestand ontvangen het bericht. eb: elektronische aanslag-berichtenbeheerder * = gebruikersnummer Na elke regel kan na de punt-komma de tekst voor het onderwerp en het bericht worden ingevoerd. [EKA_alerts] alert1=0;r6;Er is een elektronische aanslag ontvangen,deze is nog niet afgehandeld. alert2=7;r6;Er is een elektronische aanslag ontvangen, deze is nog niet afgehandeld. alert3=12;r6,r5;Er is een elektronische aanslag ontvangen, deze is nog niet afgehandeld. alert4=16;r6,r5,r4;Er is een elektronische aanslag ontvangen, deze is nog niet afgehandeld. alert5=20;r6,r5,r4,r3;Er is een elektronische aanslag ontvangen, de bezwaartermijn dreigt te verlopen. alert6=24;r6,r5,r4,r3,r2;Er is een elektronische aanslag ontvangen, de bezwaartermijn dreigt te verlopen. alert7=28;r6,r5,r4,r3,r2,r1,ab;Er is een elektronische aanslag ontvangen, de bezwaartermijn dreigt te verlopen. DefaultMessageSubject= DefaultMessageContent= DefaultAlertScheme=unit4ekaalert


pagina 11 van 26

4.5.

Stap 5 - Rechten voor de Organizer toekennen

De gebruiker moet over rechten beschikken voor toegang in de Organizer om hier termijnberichten in te zien. Deze rechten worden toegekend in privilegegroepen. Privilegegroepen worden ingesteld via de menukeuze Onderhoud, Privilegegroepen, tabblad Objectbeveiliging. Zie ook de handleiding "Werken met UNIT4 Business Suite", hoofdstuk "Rechten". Voor meer informatie over de Organizer wordt verwezen naar de handleiding "Organizer".

4.6.

Het termijncontrolebericht ontvangen

Als alle instellingen juist zijn vastgelegd, ontvangen de in het termijncontroleschema opgenomen personen een termijncontrolebericht zodra een nieuwe EKA of SBA via UNIT4 DigiPoort in UNIT4 Business Suite is verwerkt. U wordt met een pop-upmelding geattendeerd op de niet-afgehandelde elektronische aanslag. U kunt dit bericht ook inzien via het tabblad Start, groep Taakbalk en dan Agendaweergave of Gridweergave. Een termijncontrolebericht is een organizer-item, type 'bericht'. Dit wordt niet als e-mail verstuurd en is alleen binnen UNIT4 Business Suite in te zien. Het onderwerp en de inhoud van het bericht zijn door de gebruiker of consulent ingericht in het bserver.inibestand, (zie "Stap 4 - Verzendschema definiëren" op pagina 9). Aan het bericht worden (automatisch) de volgende kenmerken meegegeven:       

4.7.

Cliëntnummer Cliëntnaam Aanslagnummer Dagtekening Belastingmiddel Dagtekening Einde datum bezwaar

Wat u verder moet weten

Als een elektronische aanslag de status "goedgekeurd" of "bezwaar aangemaakt" heeft, wordt de termijncontrole uitgeschakeld voor de betreffende aanslag. Als de status van de aanslag vervolgens wordt gewijzigd, wordt de termijncontrole niet opnieuw worden geactiveerd. U ziet een melding die u hierop attendeert. Het termijncontrolesysteem werkt niet bij bestaande elektronische aanslagberichten die opnieuw worden verwerkt. De termijncontrole werkt ook voor handmatig aangemaakte berichten. Eektronische aanslagberichten die niet aan een cliënt zijn gekoppeld, komen niet in aanmerking voor een termijncontrolebericht.


pagina 12 van 26

5.

AUTOMATISCHE ELEKTRONISCHE AANSLAGCOMMUNICATIE INSTELLEN

Nadat de controle is uitgevoerd op de aanslag is er een volledig automatische terugkoppeling naar de belastingplichtige mogelijk. Er wordt in dat geval een bericht naar UNIT4 Client Portal gestuurd of de cliënt ontvangt de elektronische aanslag in een PDF, via e-mail. Om dit te activeren is onderstaande inrichting noodzakelijk. Stap 1. Richt een Windows user account in, (zie "Stap 1 - Windows user account inrichten" onder). Stap 2. Stel een e-mail voor afgekeurde aanslagen in, (zie "Stap 2 - E-mail voor afgekeurde aanslagen instellen" op pagina 14). Stap 3. Stel e-mail voor goedgekeurde aanslagen in, (zie "Stap 3 - E-mail voor goedgekeurde aanslagen instellen" op pagina 14). Stap 4. Voeg voorbladen toe, (zie "Stap 4 - Voorblad toevoegen" op pagina 15). Stap 5. Voeg e-mailsjablonen toe, (zie "Stap 5 - E-mailsjabloon aanmaken" op pagina 18). Stap 6. Tabblad Voorbladen elektronische aanslagen aanpassen, (zie "Stap 6 - Tabblad Voorbladen elektronische aanslagen aanpassen" op pagina 20). Stap 7. Leg de printer voor elektronische aanslagen vast, (zie "Stap 7 - Printer elektronische aanslag vastleggen" op pagina 21). Stap 8. Configureer de middleware-server (zie "Stap 8 - Middleware-server configureren" op pagina 22).

5.1.

Stap 1 - Windows user account inrichten

Deze instellingen moeten door een systeembeheerder worden verricht. Voor automatische elektronische aanslagcommunicatie is een Windows user account nodig. U kunt hiervoor het account gebruiken waar ook de middleware service mee gestart wordt.

De Windows user account moet kunnen inloggen op de middleware server en verbinding kunnen maken met printers. De Windows user account moet tevens een mailprofiel hebben op de mailserver. Als de middleware service nog niet gestart wordt door een Windows user account, dan moet dit alsnog worden ingericht (zie afbeelding hierboven).


pagina 13 van 26

5.2.

Stap 2 - E-mail voor afgekeurde aanslagen instellen

Als een aanslag automatisch bij binnenkomst door het systeem wordt afgekeurd, kunt u een e-mailbericht laten sturen naar de betreffende relatiebeheerder in uw kantoor. Dit geeft u aan met het opnemen van een parameter in de bserver.ini. U hebt hierbij de keuze uit de onderstaande mogelijkheden: [EKACommunicatie] Alert=eb (dit verwijst naar de berichtenbeheerder, zie venster "Systeemonderhoud", onderdeel "Fiscaal", tabblad Algemeen (2)). of [EKACommunicatie] Alert=r1of r2 of r3 of r4 of r5 of r6 (dit verwijst naar de relatiebeheerder 1...6, zie het tabblad Communicatie in de cliëntkaart). De gebruikers op uw kantoor die bij de cliënten als relatiebeheerder 1 tot en met 6 zijn ingevuld, moeten hun e-mailadres hebben ingevuld in de gebruikerskaart. of [EKACommunicatie] Alert=u (dit verwijst naar de specifieke gebruiker).

5.3.

Stap 3 - E-mail voor goedgekeurde aanslagen instellen

Als een aanslag automatisch bij binnenkomst wordt goedgekeurd door het systeem, kunt u automatisch een e-mailbericht naar uw cliënt laten sturen. Contactpersoon aanslagen De contactpersoon van de cliënt die in het veld Contactpersoon aanslagen in het venster "Cliënt details" is ingevuld, ontvangt de elektronische aanslag op zijn emailadres. Wij raden u aan dit veld altijd in te vullen. De variabelen in het e-mailsjabloon van de contactpersoon halen hun gegevens uit dit veld (zie "Stap 5 - E-mailsjabloon aanmaken" op pagina 18). U moet dit bij alle cliënten doen voor wie aanslagen binnenkomen.

U kunt op de cliëntkaart van het standaardscenario voor automatische verzending afwijken (zie "Uitleg verzendwijze van elektronische aanslagen naar cliënten" op pagina 22). Via het onderdeel "Inkomstenbelasting" of "Vennootschapsbelasting" kunt u in het uitklapmenu bij het veld Afwijkende info el. aanslagcontrole een voorkeur kiezen. Hier hebt u de volgende keuzemogelijkheden: 

: de elektronische aanslag wordt verstuurd volgens de standaardverzendwijze.


pagina 14 van 26

   

5.4.

Papier: de elektronische aanslag wordt naar de elektronische aanslagprinter gestuurd. E-mail/PDF: de elektronische aanslag wordt als pdf naar het e-mailadres van de contactpersoon gestuurd die bij de cliëntkaart is ingevuld. Client portal/PDF: de elektronische aanslag wordt als PDF naar de client portal gestuurd. Geen communicatie: de elektronische aanslag wordt wel gemaakt maar niet verstuurd.

Stap 4 - Voorblad toevoegen

Als u UNIT4 Client Portal gebruikt, kunt u het elektronische aanslagbericht naar de UNIT4 Client Portal van de cliënt sturen. Als u geen UNIT4 Client Portal gebruikt maar wel mail wilt versturen bij binnenkomende aanslagen, dan moet u ook voorbladen aanmaken die als bijlage bij het aanslagrapport worden meegestuurd. Op het voorblad kunt u een (standaard)tekst voor de cliënt opnemen. Dit voorblad wordt automatisch gegenereerd via een sjabloon dat door een gebruiker met beheerderstaken in UNIT4 Business Suite is gemaakt (zie "Stap 6 - Tabblad Voorbladen elektronische aanslagen aanpassen" op pagina 20).

Een voorblad maken Een gebruiker met beheerdersrechten kan voorbladen maken via het tabblad Fiscaal, groep Elektronische aanslagen, EKA en dan Voorbladen elektronische aanslagen of via Fiscaal, groep Elektronische aanslagen, SBA, Voorbladen elektronische aanslagen. Klik in het venster "Voorbladen elektronische aanslagen" op de knop "Voorblad nieuw" wordt geopend.


. Het venster

pagina 15 van 26

Omschrijving Geef in het veld Omschrijving het nieuwe voorblad een omschrijving, bijvoorbeeld 'Elektronische aanslag inkomstenbelasting goedgekeurd'. Belastingmiddel Selecteer in het veld Belastingmiddel het gewenste belastingmiddel. Maak voor elk belastingmiddel een goed- en afgekeurd voorblad. Maak een keuze uit één van de volgende belastingmiddelen:      

Inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen Vennootschapsbelasting Gewijzigde heffingsgrondslag Voorlopige inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen Voorlopige aanslag zorgverzekeringswet Zorgverzekeringswet

Voer vervolgens als in het navolgende voorbeeld in het invoerveld een tekst voor het sjabloon in. De onderstaande codes kunt u bij het invullen van het voorblad gebruiken om de variabele gegevens uit UNIT4 Business Suite in het voorblad op te nemen.


pagina 16 van 26

Code Omschrijving Voorbeeld @[ANSNR] Aanslagnummer H6710109845 @[CNTPERS] Client portal-contactpersoon bij cliënt* De Vries @[DATUM] Datum van dagtekening van de 11-11-2013 aanslag *de persoon die in UNIT4 Client Portal in het tabblad contacten is geregistreerd als contactpersoon, oftewel de contactpersoon in de cliëntkaart, onderdeel Client Portal, tabblad Webconnector.

Met de knop

opent u het volgende venster:


pagina 17 van 26

Hier kunt u de stijl van de tekst in het voorblad aanpassen, bijvoorbeeld door de lettergrootte of het lettertype aan te passen of de tekst anders uit te lijnen. U kunt ook een afbeelding invoegen via de knop Via de knop

. Afbeeldingen mogen niet groter zijn dan 1 MB.

bewaart u het voorblad bewaren om via

meer voorbladen aan te

maken. Via de knop in het venster "Voorblad nieuw" ziet u een voorbeeld van het voorblad in PDF-formaat. In het venster "Voorbladen elektronische aanslagen" hebt u een overzicht van de aanwezige voorbladen. Als u op een voorblad klikt, ziet u in het onderste deel van het venster de inhoud van het voorblad.

5.5.

Stap 5 - E-mailsjabloon aanmaken

Bij binnenkomst van een automatisch door het systeem goedgekeurde elektronische aanslag wordt een e-mail gestuurd naar de contactpersoon bij de cliënt (zie "Stap 3 - Email voor goedgekeurde aanslagen instellen" op pagina 14). Van een automatisch door het


pagina 18 van 26

systeem afgekeurde aanslag wordt een e-mail gestuurd naar een kantoormedewerker (zie "Stap 2 - E-mail voor afgekeurde aanslagen instellen" op pagina 14). De (generieke) tekst voor deze e-mail wordt samengesteld op basis van een sjabloon. Dat doet u via het tabblad Algemeen, groep Algemeen en dan E-mailsjablonen. Net als bij voorbladen voor UNIT4 Client Portal-berichten bestaat een e-mailsjabloon uit vaste tekstelementen aangevuld met variabelen. De volgende contactpersoonvelden zijn hiervoor beschikbaar: Omschrijving Code Voornaam @[FRSTNM] Initialen @[INTLS] Achternaam @[LSTNM] Prefix @[PRFX] Titel voor @[SLTNA] Titel na @[SLTNB] Aanhef @[SMNS]

Voorbeeld van een e-mailsjabloon:

De tekst in dit voorbeeldsjabloon is zo opgesteld dat het sjabloon voor zowel een goedals afgekeurde aanslag kan dienen. De tekst die u in het bovenstaande venster bij Onderwerp invult, wordt overgenomen in de onderwerp-regel van de te versturen e-mail.


pagina 19 van 26

5.6.

Stap 6 - Tabblad Voorbladen elektronische aanslagen aanpassen

Om de instellingen vast te leggen hebt u beheerdersrechten nodig. Bij het versturen van de elektronische aanslag (EKA of SBA) naar UNIT4 Client Portal of via e-mail wordt een 'begeleidend schrijven’ als voorblad, of in het geval van emailcommunicatie, als e-mailsjabloon meegestuurd. Dit hebt u in respectievelijk stap 4 en 5 aangemaakt. Het te gebruiken e-mailsjabloon en de voorbladen worden in het venster "Systeemonderhoud", onderdeel "Fiscaal", tabblad Voorbladen elektronische aanslag vastgelegd.

Omdat een voorblad gekoppeld wordt aan een belastingmiddel moeten per belastingmiddel twee voorbladen (goed- en afgekeurd) worden opgegeven, (zie "Stap 4 - Voorblad toevoegen" op pagina 15).

Als een elektronische aanslag via e-mail wordt verstuurd, wordt een e-mailtekst naar de cliënt meegestuurd, (zie "Stap 5 - E-mailsjabloon aanmaken" op pagina 18). Deze koppelt u in het veld E-mailsjabloon.


pagina 20 van 26

5.7.

Stap 7 - Printer elektronische aanslag vastleggen

De elektronische aanslag kan worden afgedrukt op de printer die opgenomen is bij de vestiging van de cliëntgroep waartoe de aanslag-cliënt behoort. Deze printer legt u vast in het venster "Vestiging details", via het tabblad Organisatie, groep Organisatie en dan Vestigingen.

Via de optie "Wijzigen" in het snelmenu (rechtermuisknop of F2) opent u het venster "Vestiging details" waar u in het tabblad Communicatie bij het veld Elektronische aanslagprinter, de printer voor de elektronische aanslag selecteert.


pagina 21 van 26

De aan de middleware server gekoppelde Windows-gebruiker moet rechten hebben om op die printer de elektronische aanslag af te drukken. De Windows-gebruiker geeft u in stappen 1 en 8 van dit hoofdstuk rechten hiervoor (zie "Stap 1 - Windows user account inrichten" op pagina 13), (zie "Stap 8 - Middleware-server configureren" onder).

5.8.

Stap 8 - Middleware-server configureren

Deze instellingen moeten door een systeembeheerder worden vastgelegd. De volgende stappen moeten worden uitgevoerd: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Log in op de middleware server met het Windows user account (zie "Stap 1 Windows user account inrichten" op pagina 13), zodat een gebruikersprofiel wordt aangemaakt en configureer de onderstaande punten: Verbind alle printers die op de verschillende kantoren worden gebruikt om elektronische aanslagberichten af te drukken. Installeer Adobe Acrobat Reader of PDF XChange viewer. Open in Windows-verkenner een PDF-bestand en wijs één van beide PDF-viewers aan als standaard om PDF-bestanden te openen. Installeer een mailclient (bij voorkeur MS Outlook) als deze nog niet aanwezig is. Deze is nodig voor MAPI om e-mails automatisch te versturen nadat een elektronische aanslag is binnengekomen. Configureer het mailclientprofiel van het Windows user account. Voeg de volgende regels toe aan de balance.ini op alle middleware servers: [EKACommunicatie] Enabled=1

8.

Als u behalve Organizer-berichten (zie "Stap 2 - E-mail voor afgekeurde aanslagen instellen" op pagina 14) (en) (zie "Stap 3 - E-mail voor goedgekeurde aanslagen instellen" op pagina 14) ook e-mails in MS Outlook wilt ontvangen als er aanslagen zijn ontvangen, moet u op alle middleware servers de volgende regels toevoegen aan de balance.ini: [EKACommunicatie] MailEkaAlerts=1 Dit is geen verplichte stap. U ontvangt dezelfde melding over de aanslag hiermee dubbel: als Organizer- en als Outlook item. Als u alleen Organizerberichten wilt ontvangen, hoeft u deze actie niet uit te voeren.

9.

5.9.

Herstart nu de UNIT4 CRM Middleware Server service.

Uitleg verzendwijze van elektronische aanslagen naar cliënten

Op basis van de uitkomst van de controle door UNIT4 Business Suite bij binnenkomst vanuit UNIT4 DigiPoort wordt de goedgekeurde elektronische aanslag automatisch verwerkt. Dan wordt deze, afhankelijk van de instellingen, naar UNIT4 Client Portal gestuurd, naar de cliënt gemaild, of alleen geprint op uw kantoor.


pagina 22 van 26

Standaardverzendwijze voor elektronische aanslagen De verzendwijze van de elektronische aanslag bij automatische controle wordt in de onderstaande standaardvolgorde bepaald. Voorwaarde is dat de optie "Controleren via de geldende parameters" in het tabblad Elektronische aanslagcontrole in het venster "Systeemonderhoud" is geselecteerd: A. Aanslag komt binnen, aangifte gekoppeld en aanslag automatisch goedgekeurd door systeem 1. 2.

3.

4.

5.

Heeft de cliënt een portal, dan wordt de elektronische aanslag op de portal van de cliënt gepubliceerd. Ook ontvangt de cliënt een e-mail ter notificatie. Heeft de cliënt geen portal maar een contactpersoon met een e-mailadres (het veld Contactpersoon aanslagen is ingevuld in het venster "Client details", onderdeel IB of VpB) dan wordt de elektronische aanslag naar dit e-mailadres verstuurd. Heeft de cliënt geen portal en geen contactpersoon aanslagen met een emailadres, dan wordt het e-mailadres in het veld Standaardcontactpersoon in het tabblad Communicatie onder de Algemene gegevens in het venster "Cliënt details" gebruikt. Heeft de cliënt geen portal en geen e-mailadres in het veld Contactpersoon aanslagen en geen e-mailadres in het veld Standaardcontactpersoon, dan wordt het veld E-mailadres in het tabblad Communicatie onder de Algemene gegevens in het venster "Cliënt details" gebruikt. Als bij de betreffende cliënt de bovenstaande vier punten niet aan de orde zijn, dan wordt de aanslag afgedrukt op de elektronische aanslagprinter bij de vestiging die hoort bij de cliëntgroep waar de cliënt onder valt. Dit laatste moet op elke middleware server die u op kantoor gebruikt, goed zijn ingericht, anders wordt de aanslag niet afgedrukt (zie "Stap 1 - Windows user account inrichten" op pagina 13), (zie "Stap 8 - Middleware-server configureren" op pagina 22).

B. Aanslag komt binnen, aangifte gekoppeld en aanslag automatisch afgekeurd door systeem 1.

2.

Er wordt een e-mail verstuurd naar de gebruiker die bij u op kantoor is ingesteld in de bserver.ini in de sectie [EKACommunicatie] Alert= (zie "Stap 2 - E-mail voor afgekeurde aanslagen instellen" op pagina 14) Als er geen e-mailadres is ingesteld bij de aangegeven gebruiker in de bovenstaande ini-setting, dan wordt de aanslag afgedrukt op de elektronische aanslagprinter bij de vestiging die hoort bij de cliëntgroep waar de cliënt onder valt. Dit laatste moet op de middleware server goed zijn ingericht, anders wordt de aanslag niet afgedrukt.

C. Aanslag komt binnen, aangifte niet gekoppeld Als er geen aangifte wordt gevonden om te koppelen, dan is er geen communicatie, maar zijn er wel alerts (organizer-itemberichten) als dit is ingericht (zie "Automatische elektronische aanslagtermijncontrole instellen" op pagina 8).


pagina 23 van 26

6.

EKA-BESTELLINGEN EN SBAMACHTIGINGEN VIA UNIT4 DIGIPOORT

EKA-bestellingen en SBA-machtigingen worden via UNIT4 DigiPoort doorgestuurd naar de Belastingdienst. Hiervoor moeten EKA- en SBA-stromen in UNIT4 DigiPoort worden aangemaakt. Hoe dit moet, is beschreven in de handleiding "UNIT4 DigiPoort", die u kunt downloaden vanaf My UNIT4.


pagina 24 van 26

7.

INDEX

—A—

E-mail goedgekeurde aanslagen 14 E-mailsjabloon 18, 20

Aangifte 4, 6 Aanslag 1, 4, 6 Aanslagsoorten 5 Aanslagtermijncontrole 8, 9, 12 activeren 8 applicatiebeheerders 9 bericht 12 berichtenbeheerder 2 kenmerken 12 organizer 12 relatiebeheerders 9 verzendschema berichten 9 Applicatiebeheerders 9, 11 Automatische verwerking aanslag 22

—G—

—B—

Onderhandenwerk 5 Organizer 12

Balance.ini 22 Belastingmiddelen 16 Berichtenbeheerder 2, 11 Bserver.ini 9, 10, 12, 14, 23 BSN 2 —C—

Geen automatische controle 1, 2, 3, 5 —K— Koppelen aanslag aan aangifte 6 —M— Middleware server configuratie 22 —O—

—P— Parameters 14 PDF 1, 15, 18 PDF XChange viewer 22 Printer elektronische aanslag 15, 21, 23 Privilegegroepen 12

Consultant 1, 8 Contactpersoon aanslagen 14

—R—

—E—

Relatiebeheerders 9, 11

EKA 1 Elektronische aanslag afgekeurd 23 afwijkende verzendwijze 14 automatische controle 1 communicatie 13 controle 4, 6 goedgekeurd 23 inrichting 3 printer 21 termijncontrole 8 verzendwijze 23 voorbladen 20 E-mail 12, 14, 15, 23

—S—


SBA 1 Service account 13 —U— UNIT4 Client Portal 15, 23 UNIT4 Digipoort 24 —V— Verzendwijze 23

pagina 25 van 26

Voorbladen 15, 20


pagina 26 van 26

Beheerdershandleiding Elektronische aanslagen EKA en SBA

Recommend Documents