BAB III METODE PENELITIAN
A. Gambaran Umum Objek Penelitian
1. Lokasi Perusahaan Penulis mengambil objek penelitian pada PT.Indokonverta Indah yang beralokasi di RUKO CITRA GRAND Blok RI No.11,12 & 15, Jl.Raya Alternatif Cibubur-Cileungsi Km.4 Jati Karya, CIBUBUR 17435,INDONESIA.
2. Sejarah singkat Perusahaan PT.INDOKONVERTA INDAH merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang cetak Rotogravure dan Converting, yang usaha pokoknya adalah mencetak berbagai macam kemasan sekaligus mengemas produk etiket atau label pada pembungkus produk tertentu produk kemasan diantaranya pembungkus untuk makanan,pembungkus obat-obatan,pembungkus perawatan kulit dan kecantikan
dan
masih banyak lagi yang dicetak sekaligus dikemas di
PT.INDKONVERTA INDAH.
PT.INDOKONVERTA INDAH berdiri pada tanggal 1 November 1984 yang memiliki kantor Pusat yang beralamat di ruko Citra Grand Blok R.I no.11,12 dan 15 Km.4 Jati Karya,Cibubur 17435 dan Pusat Produksi yang beralamat di
51
Desa Cicadas Kec.Gunung Putri Bogor, modal dasar PT.INDOKONVERTA INDAH berasal dari modal pribadi atau modal sendiri yaitu dari Direktur Utama.
PT.Indokonverta Indah saat ini udah menerpakan manajemen mutu berdasarkan standar ISO 9001 : 2000 yang diterapkan dalam aktivitasnya, mulai dari penerimaan pesanan barang, pembelian sampai proses produksi dan pengiriman barang ke costumer selain itu PT.Indokonverta Indah memiliki kebijakan mutu yang diterpakan perusahaan sebagai berikut :
Selalu memahami dan menjalani kebijaksanaan dan sasaran mutu
Kemasan bentuk dan percetakan adalah produk kami
Implementasi ISO 9001 : 2000 secara kesinambungan
Terus memberikan pelayanan yang terbaik terhadap costumer
Merencanakan palaksanakan tinjauan manajemen
Dengan semakin berkembangnya usaha yang dijalankannya, perusahaan telah menerpakan sistem database dalam pengelolaan penjualan dan inventorinya, yaitu penerapan sistem database pada penyediaan inventori saja. Sistem database yang masih terbatas pada penyediaan inventori ini, tentunya masih belum mencukupi untuk pemenuhan proses pencatatan akuntansi untuk menghasilkan laporan keuangan bagi perusahaan. Sistem akuntansi yang ada saat ini masih berupa catatan manual. Ini sering kali menyebabkan terjadi kesalahan pada ‘account balance’ yang membuat kinerja menjadi kurang efisien, karena setiap
52
kali harus menelusuri lagi, mencari dimana letak kesalahan yang dibuat. Dengan dibangunnya sistem informasi akuntansi ini diharapkan dapat membantu perusahaan untuk dapat menjurnal dan memposting secara otomatis transaksi yang terjadi. Sehingga dapat disimpulkan bahwa permasalahan yang dihadapi saat ini oleh PT.INDOKONVERTA INDAH adalah pada penjurnalan transaksi yang terjadi diperusahaan, baik pada transaksi penjualan maupun transaksi pembelian. Sehingga diharapkan sistem informasi akuntansi yang dihasilkan dapat memenuhi kebutuhan akuntansi perusahaan atas siklus penjualan dan pembelian yang menghasilkan laporan keuangan. Aplikasi dibangun dan di kembangkan menggunakan database Microsoft Access 2000 dapat diimigrasi ke Microscoft SQL Server 7. Pengalaman PT.INDOKONVERTA INDAH dari mulai berdiri sampai sekarang telah 24 tahun yang pada awalnya PT.INDOKONVERTA INDAH bernama PT.INDOGRAVURE yang merupakan gabungan dari dua perusahaan yang sejenis yang beralokasi di Ciputat – Jakarta, dikarenakan masa kontrak kedua perusahaan tersebut sudah habis terutama dalam bidang percetakan maka salah satu dari dua perusahaan itu memisahkan diri dan berusaha sendiri dengan mendirikan perusahaan percetakan rotogravure yang baru yang beralokasi di Desa Cicadas Kecamatan Gunung Putri Bogor dengan modal dan kegiatan usaha sendiri. Dan perusahaan rotogravure tersebut di beri nama PT.INDOGRAVURE tetapi karena nama tersebut sudah di pakai oleh perusahaan rotogravure yang
53
berada di Ciputat–Jakarta, maka nama tersebut sudah tidak di pakai lagi. Maka dari itu perusahaan yang berada di Cicadas mengganti nama menjadi PT.INDOKONVERTA INDAH. Produk kemasan yang di cetak oleh PT.INDOKONVERTA INDAH sebagian besar bahan baku dasarnya kebanyakan berupa plastic dan jenisnya banyak di antaranya : plastic OPP,PVC,MSAT,AL-FOIL,LLDPE sedangkan untuk kertas dipakai sesuai kemasan atau bentuk kemasannya. Produk kemasan meliputi : pembungkus snack, pembungkus obat, pembungkus tissue, pembungkus bedak dan jamu tradisional,pembungkus perawatan kulit perawatan rumah tangga dan masih banyak order lain yang dicetak sekaligus di kemas di PT.INDOKONVERTA INDAH. Produk kemasan bentuk yang berupa plastik yang dicetak oleh PT.INDOKONVERTA INDAH disebarkan kepada pemesan atau customer sebagai pabrik yang mengelola produk mereka, yang kemudian kemasannya di pakai untuk melindungi sekaligus mengawetkan, lalu sampailah pada lapisan masyarakat, melalui supermarket-supermaket, toko-toko, pasar-pasar, dan sebagainya. Dengan semakin berkembangnya usaha bisnis PT.Indokonverta Indah pelayanan yang baik sebaik kepuasan pelanggan, saat ini PT.Indokonverta indah memiliki costumer yang mempercayakan perusahaan ini menjadi mitra kerja mereka antara lain local dan internlokal, yaitu :
54
Untuk Costumer lokal : a. PT.Frisian Flag untuk produk makanan b. PT.Deltomed untuk produk obat c. PT.Indofarma untuk produk obat d. PT.Mandom untuk produk kosmetik e. PT.Mustika ratu untuk produk kosmetik f. PT.Novapharin untuk produk obat g. PT.Perfetti Van Melle untuk produk makanan h. PT.Sayap Mas Utama untuk produk ditergen i. PT.Khongguan untuk produk makanan j. PT.Molek Ayus untuk produk obat k. PT.Supra Ferbindo untuk produk obat l. PT.Sinde Budi Sentosa untuk produk penyegar/larutan m. PT.Tempo Scan pasifik untuk produk obat n. PT.Unilever untuk produk Ditergen Untuk costumer Ekspor : a. King Stone LTD untuk produk popok dan ditergen b. The Real Mc Coy untuk produk makanan c. Ali Zahreddine untuk produk kosmetik
55
3. Struktur Organisasi Perusahaan Dalam menjalankan organisasinya PT.Indokonverta Indah menciptakan struktur dengan bagian-bagian yang diintegrasikan sedemikian rupa sehingga hubungan yang satu dengan yang lain terkait oelh hubungan terhadap keseluruhan. Dalam rangka mewujudkan efektifitas kerja serta untuk meningkatkan kinerja perusahaan, maka perlu diadakan pembenahan dan penyempurnaan terhadap struktur organisasi perusahaan PT.Indokonverta Indah. Struktur organisasi adalah gambaran yang dapat menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan
antara fungsi, bagian atau posisi
maupun orang-orang yang menunjukan hubungan tugas , wewenang, tanggung jawab yang berbeda dalam organisasi Struktur organisasi sangat menentukan kelancaran jalannya pelaksanaan dan pengaturan lebih lanjut tentang pembagian tugas, tanggung jawab, dan orangorang akan tahu apakah kedudukannya, tugasnya dan fungsinya serta bagaimana hubungan dengan bagian lain. Struktur organisasi PT.Indokonverta Indah berbetuk garis dan staf, dimana setiap atasan hanya mempunyai beberapa bawahan dan seorang bawahan hanya menerima perintah dan tanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan kepada seorang atasan saja, sehingga diharapkan pengendalian dan pengawasan kerja yang dilakukan perushaan dapat terlaksana dengan baik dan teratur. Dalam rangka mewujudkan efektifitas kerja serta untuk meningkatkan kinerja perusahaan, maka perlu diadakan pembenahan dan penyempurnaan terhadap struktur organisasi perusahaan PT.INDOKONVERTA INDAH.
56
Adapun struktur organisasi PT.INDOKONVERTA INDAH dapat dilihat pada tampilan di bawah ini berikut dengan tugas dan wewenang dari direktur dan masing-masing bagian.
57
58
Pembagian tugas-tugas dan tanggung jawab dalam perusahaan ini adalah sebagai berikut : 1. Direktur Sebagai pimpinan tertinggi dari semua kegiatan perusahaan, baik sebagai pelaksana harian yang dilakukan di dalam perusahaan maupun yang berhubungan dengan pihak luar. Tugas-tugas Direktur yaitu : a. Memimpin jalannya perusahaan b. Merencanakan, mengkoordinir, membimbing dan mengawasi semua kegiatan perusahaan. c. Menandatangani surat-surat, bilyet giro untuk pembayaran hutang d. Mengangkat dan meberhentikan karyawan serta menentukan besarnya gaji karyawan. e. Membuat rencana kerja dan kegiatan-kegiatan perusahaan. f. Menetapkan
kebijaksanaan-kebijaksanaan
ataupun
keputusan-
keputusan dalam melaksanakan kegiatan perusahaan.
2. Personalia Tugas dari personalia adalah sebagai berikut : a. Melaksanakan penerimaaan karyawan berdasarkan kebutuhan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di PT.Indokonverta Indah. b. Melaksanakan
pengendalian
dan
pengawasan
dalam
rangka
meningkatkan tata tertib dan disiplin kerja karyawan.
59
c. Menyelenggarakan administrasi dan dokumentasi data karyawan secara tertib dan teratur. d. Mengatur dan mengolah usulan perubahan status kenaikan gaji dan memeriksa perhitungan lembur karyawan. e. Melayani pegawai seperti konsultasi jamsostek, membuat surat peringatan bagi karyawan / karyawati yang melanggar tata tertib dan disiplin kerja. f. Memproses karyawan yang terkena Pemutusan Hubungan Kerjas (PHK) g. Memproses karyawan yang emngalami kecelakaan kerja ke disnaker dan Jamsostek h. Membuat laporan bulanan makan siang karyawan/ti.
3. Marketing Tugas bagian pemasaran adalah sebagai berikut : a. Memasarkan produk – produk perusahan dengan kebijaksanaan promosi yang akan di laksanakan, misalnya melalui Koran atau majalah. b. Memberikan informasi yang lengkap dan terinci mengenai produk yang di tawarkan. c. Mendata semua produk ke dalam bukti order dan mencari konsumen baru.
60
d. Menyiapkan surat perkenalan & catalog perusahaan untuk membantu pelanggan dalam mengidentifikasi produk serta memastikan bahwa permintaan dari pelanggan dapat dipenuhi. e. Secara aktif menindaklanjuti setiap permintaan penawaran dari pelanggan, baik koordinasi kedalam perusahaan maupun komunikasi kepada pelanggan.
4. Keuangan Tugas dari keuangan dan bagian-bagiannya: a. Accounting 1. Memeriksa dan Menandatangani faktur panjualan 2. Menyimpan surat-surat berharga perusahaan 3. Memeriksa pelaporan posisi tagihan a) Piutang b) Hutang c) Saldo Bank 4. Memeriksa pengajuan kas kantor. 5. Memeriksa Rekening Koran 6. Memeriksa pencatatan giro/cek 7. Memeriksa pengajuan pembayaran 8. Menghitung dan emmbuat pembayaran dan pelaporan pajak (PPh 21, PPN dan PPh 25) 9. Membuat konsep surat tagihan piutang
61
10. Menyiapkan SPT pajak 11. Membuat, menagih dan membukukan faktur penjulan, laporan keuangan. 12. Mengerjakan tugas-tugas dari Direktur yang berhubungan dengan Finance & Accounting.
b. Bagian Finance 1. Menerima dan menyimpan copy PO dari bagian marketing dan input data harga/nama barang, kode barang ke system komputer. 2. Menerima surat pengantar barang dari pabrik 3. Menghitung
jumlah
penjualan
harian/bulanan,
menyimpan
membukukan dan mengajukan materai dan membuat faktur penjualan dan membukukan penjualan sekaligus membuat jurnal penjualan. 4. Menerima laporan pengembalian barang dari pabrik dan membuat retur penjualan. 5. Menyimpan dan membukukan, mengirim blanko surat pengentar barang 6. Membuat pajak keluaran 7. Menyimpan copy faktur penjualan dan retur penjualan dengan baik.
62
c. Invoice Control 1. Menerima faktur pembelian dari supplier atas faktur pembelian untuk bahan baku,spare part, bahan penolong dan tinta. 2. Membuat tanda terima sementara faktur pembelian 3. Menyiapkan data-data hutang yang telah jatuh tempo dan saldo hutang dagang per akhir bulan/ per minggu nya. 4. Menyimapan faktur pembelian dengan baik 5. Mencatat PPN masukan, membuat laporan PPN masukan dan menyerahkan kebagian pajak. 6. Merencanakan pembayaran hutang pada saat jatuh tempo baik yang jatuh tempo 7 hari, 14 hari, 30 hari sampai 60 hari. 7. Melakukan pembayaran kesupllier melalui bank. 8. Menerima dan memeriksa : 1. Pembelian barang 2. Penjualan 3. Kas 4. Gaji 5. Transaksi lainnya. 9. Membukukan semua transaksi bank
63
d. Bagian Penagihan 1. Menerima dan membukukan tanda terima faktur dan meyimpan dengan baik 2. Membukukan faktur penjualan kedalam kartu piutang dan meyimpan kartu piutang dengan baik. 3. Menyiapkan jadwal penagihan dan membukukan tanda terima untuk penagihan serta mengecek kembali. 4. Menagih
dan
melaporkan
piutang
yang
bermasalah
dan
menyiapkan data-data piutang yang telah jatuh tempo 5. Menyiapkan saldo piutang akhir bulan 6. Membukukan penerimaan dan mencatat giro ke dalam buku pengihan dan kedalam kartu piutang.
5. Pembelian A. Bag.Bahan Baku 1. Menerima laporan stock barang yang ada di pabrik dilanjutkan proses merencanakan pembelian bahan baku. 2. Menerima PR dari PPIC lalu membuat PO dan merencanakan pembelian bahan baku,yang diketahui oleh bagian keuangan dan mengajukan kepada pimpinan untuk di ACC. 3. Meminta kepada kepala gudang surat penerimaan barang untuk di cek disesuaikan dengan PO
64
4. Meminta kepada kelapa gudang laporan penerimaan barang bulanan guna pengecakan antara pembelian dan faktur pembelian. 5. Membuat laporan pembelian bahan baku dan jurnal. B. Bag.Spare Part 1. Menerima Puchasing Request (PR) daro bagian logistic gudang lalu membuat PO dan merencakan pembalian. 2. Membuat penawaran harga ke supplier sesuai dengan barang yang diminta lalu di ACC oleh pimpinan. 3. Setelah menerima dan mengecek barang dari supplier, mengajukan permohonan keuangan kepada pimpinan 4. membuat jurnal pembelian setiap bulan lalu di cocokkan oleh bagian keuangan kemudian di catat ke buku besar. C. Bag.Bahan Penolongan 1. Membuka/mencatat PO keluar 2. Membeli dan menghitung stock barang yang disimpan dikantor pusat 3. Membuat jurnal Pembelian setiap bulannya 4. Mencatat transaksi pembelian 5. Mengajukan permohonan keuangan kepada pimpinan apabila ada pembelian secara tunai 6. mengarsipkan copy bon penerimaan barnag guna pengecekan penerimaan barang
65
D. Bag.Tinta 1. Mengontrol harga tinta dan kuantitas dari pemesanan yang dilakukan pabrik. 2. Menerima copy PO, bon penerimaan dari pabrik kemudian diarsipkan 3. Melaporkan kenaikan/penurunan harga tinta. 4. Mencatatat transaksi pembelian tinta setiap bulan. 5. Membuat jurnal pembelian tinta setiap bulan. 6. Membuat laporan pembelian tinta proses setiap bulannya. E. Bag.Impor dan Export IMPOR 1. Mengontrol stock dan pemakaian bahan baku sesuai informasi dari pabrik. 2. Memesan dan menegosiasi harga barang ke supplier, menyiapkan dokumen-dokumen impor dan memantau pengiriman barang sampai pabrik. 3. Cek quantity barang impor yang diterima pabrikdan minta bon penerimaan. 4. Membuat jurnal pembelian, laporan pemakaian dan pembelian bahan baku setiap bulan. 5. membuat outstanding pembayaran impor yang dilaporkan ke pimpinan. 6. Membuat realisasi impor untuk laporan ke Bea Cukai (BKPM).
66
EXPORT 1. Membuat shipping schedule export untuk pimpinan dan pihak pabrik. 2. Memastikan apakah barang yang akan di export sudah selesai diproduksi di pabrik. 3. Mempersiapkan dokumen-dokumen (invoice, packing list,BIL) untuk diproses dib ea cukai dan yang akan dikirim ke pelanggan. 4. Membuat outstanding pembayaran export yang dilaporkan ke pimpinan 5. mengajukan pengembalian bea masuk ke bea cukai untuk impor barang yang telah di export.
6. Sekretariatan 1. Mengarsip surat-surat yang keluar dan masuk 2. Mengatur dan membuat laporan kas kecil harian,mingguan dan bulanan. 7. Umum 1
Mengkoordinir kendaraan yang keluar
6. Menservice kendaraan yang rusak/bermasalah 7. Memperpanjang surat-surat seperti STNK
67
4. Aktivitas Perusahaan Bidang usaha PT.Indokonverta Indah adalah manufaktur dan produsen produk etiket dan kemasan plastik yang mensuplai produknya kedalam(impor) dan luar negeri(ekspor) antara lain produk makanan,obat dan kosmetik.
B.
Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif, yaitu
penelitian yang bertujuan untuk membuat deskriptif secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai fakta-fakta dari siklus
pendapatan berbasis komputer pada
PT.Indokonverta Indah di banding dengan teori-teori.
C.
Definisi Opersional Variabel 1. Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer. SIA berbasis komputer adalah suatu sistem informasi yang dapat memberikan informasi keungan dengan cepat dan tepat dengan tiga tahap
pemrosesan
data
yaitu
input(data),
proses(akuntansi),
output(laporan). 2. Siklus Pendapatan Berbasis Komputer. Siklus pendapatan berbasis komputer adalah siklus yang meliputi fungsi-fungsi yang diperlukan untuk menjual produk dan jasa yang dihasilkan perusahaan kepada pelanggan dimana dalam pegolahan datanya menggunakan aplikasi komputer yang dapat memberikan informasi secara akurat, cepat dan terkini (up to date).
68
3. Sistem pengendalian Intern. Sistem Pengendalian intern adalah sistem yang didalamnya terdapat proses yang meliputi pengkoordinasikan struktur organisasi, megecek ketelitian catatan akuntanso, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen secara efisien.
D.
Metode Pengumpulan Data Didalam mengumpulkan data dan fakta yang emndukung penulisan skripsi
ini, penulis menggunakan metode pengumpulan data serta informasi yang diperlukan sebagai berikut :
1. Penelitian Kepustakaan (Library Research) Penelitian kepustakaan dilakukan untuk memperoleh landasan teori dan pengertian pokok masalah yang diteliti. Data diperoleh penulis dengan mengacu pada buku-buku, literature, catatan-catatan kuliah yang sekiranya mempunyai hubungan dengan skripsi ini.
2. Penelitian Lapangan (Field Research) Penelitiaan lapangan dilakukan untuk memeproleh data yang bersifat primer yang dikumpulkan langsung dari sumbernya, sehingga dapat diperoleh informasi yang dibutuhkan. Pelaksanaan penelitian melalui teknik-teknik sebagai berikut :
69
a. Wawancara Wawancara dilakukan dengan pejabat serta staf yang berwenang pada perusahaan yang bersangkutan. Penulisan mengharapkan dengan dilakukan wawancara akan memperoleh data serta informasi yang lebih lengkap dari sumber data yang tertulis.
b. Pengamatan Pengamatan dilakukan untuk mengumpulkan data dan informasi yang berasal dari kegiatan langsung perusahaan yang menjadi objek penelitian sehingga memperoleh data yang lebih lengkap.
Penulisan dalam melaksanakan penelitian juga menggunakan jenis data primer dan sekunder pendukung penulisan skripsi.
1. Data Primer , yaitu data yang dikumpulkan dan diolah sendiri oleh suatu organisasi/perseorangan secara langsung dari objek penelitian dan data tersebut masih perlu proses labih lanjut. Sumber data yang dikutip berdasarkan hasil wawancara dan observasi langsung kelokasi penelitian. 2. Data Sekunder, yaitu data yang didapat melalui riset kepustakaan atau disediakan oleh pihak perusahaan, ynag termasuk dalam data sekunder antara lain sejarah perusahan, struktur organisasi, serta uraian tugas dan dokumen perusahaan lainnya.
70
E.
Metode Analisis Data Metode analisis data yang digunakan adalah deskriptif kualitatif atau
menggambarkan SIA Siklus Pendapatan Sistem Komputer pada PT.Indokonverta Indah, apakah akan didapat sistem pengendalian intern yang lebih efektif, proses pengiriman lebih cepat dan memberikan kemajuan yang optimal bagi manajemen perusahaan. Dari metode ini diharapkan akan terkumpul informasi yang bermanfaat dalam bentuk sebuah kesimpulan.
71
