BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Manajemen Perkantoran. Menurut MC.Maryati (2008;25) Manajemen perkantoran efektif yaitu Suatu rangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol
setiap
aktivitas
kantor.
Sedangkan
beberapa
bentuk
kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: 1.
kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi (arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya. Kantor terdiri dari beberapa kompenen yaitu manusia, sarana dan pekerjaan.
2.
membantu pihak manajerial dalam membuat
keputusan kantor
merupakan pusat data perusahaan, setiap hari data terus bertambah, sehingga pertumbuhan data kantor sangat pesat. Dan setiap saat pemimpin selalu dihadapkan pada sebuah kondisi harus membuat sebuah keputusan. Agar keputusan yang diambil tepat, maka perlu dukungan sebuah informasi yang akurat. 3.
membantu bagian lain memberikan pelayanan administrasi setiap bagian diperusahaan selalu membutuhkan bagian administrasi. Jika bagian administrasi bagus, professional dan cepat, maka kegiatan operasional bagian-bagian lain menjadi lancar. Sehingga kinerja perusahaan menjadi lebih baik.
13
2.1.1 Manfaat positif dari pengelolaan bagian perkantoran secara professional antara lain : 1. Efisiensi perusahaan adalah kegiatan perkantoran penekanannya pada bagaimana membuat system kerja yang mampu mendukung kemajuan perusahaan, metode kerja efektif, prosedur kerja yang efisien, menghilangkan duplikasi-duplikasi serta pemborosan-pemborosan yang tidak perlu, menggunakan peralatan serta perkakas kantor seoptimal mungkin, serta mengupayakan suasana kerja yang kondusif. 2. meningkatkan kinerja atau performance perusahaan adalah kelancaran kerja pada setiap bagian didalam kantor merupakan peningkatan kinerja setiap bagian. Sebuah perusahaan adalah sebuah system setiap bagian didalam system tersebut saling terkait satu sama lain. Sehingga kinerja yang bagus dari setiap bagian didalam system akan meningkatkan kinerja perusahaan. 3. membangun image positif perusahaan adalah pekerjaan didalam perkantoran merupakan kegiatan yang bersifat pelayanan yaitu : melayani
bagian-bagian
lain
perusahaan
tujuannya
adalah
memudahkan, meringankan, serta membantu bagian lain agar kegiatan operasional lebih lancar dengan demikian pelayan terhadap pelanggan pun akan menjadi lebih baik
.
14
Diagram 2.1 manfaat perusahaan adanya manajemen perkantoran yang baik
Membantu pihak manajerial dalam membuat keputusan Membantu bagian lain memberikan pelayanan administrasi Membantu meningkatkan pelayanan pelanggan
Efisiensi perusahaan Meningkatkan kinerja Membangun image positif perusahaan
MENINGKATKAN KEUNTUNGAN PERUSAHAAN
Sumber
2.2
: MC.Maryati (2008;30) Manajemen Perkantoran Efektif
Pengertian manajemen. Menurut
The Liang Gie (2006;10)
adalah proses perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sebagai suatu proses pencapaian tujuan maka dalam aktiftasnya perlu strategi atau langkah-langkah manajerial yang sering disebut sebagai. fungsi-fungsi manajemen. Secara umum ada empat
15
fungsi manajemen yaitu planning, organizing, actuating dan controlling (yang biasa disingkat POAC). 2.2.1. Planning (perancanaan) meliputi proses penatapan tujuan dan cara pencapain tujuan tersebut 2.2.2. Organizing (pengorganisasian) setelah menetapkan tujuan dan membuat program cara pencapaiannya selanjutnya manajer harus segera merancang dan mengembangkan organisasi yang akan melaksanakan program itu dengan baik. Setiap perusahaan membutuhkan jenis organisasi yang berbeda-beda sesuai dengan tujuannya masing-masing. Contoh organisasi sebuah perguruan tinggi berbeda dengan perusahaan konfeksi. 2.2.3. Actuating (pengarahan) setelah membuat perencanaan membentuk struktur organisasi dan penempatan tenaga kerja langkah berikutnya adalah mengarahkan jalannya organisasi supaya sampai tujuan dengan kata lain mengajak atau menggerakan anggota organisasi untuk melakukan perkerjaan dengan cara yang akan membantunya untuk mecapai tujuan. 2.2.4. Controling (pengendalian) akhirnya manajer harus mengendelakian para anggota organisasi agar tindakannya benar-benar menggerakan organisasi kearah tujuan yang telah ditetapkan. Fungsi pengendalian ini mencakup tiga hal yaitu : 1. Menetapkan standar prestasi. 2. Mengukur pretasi yang dicapai dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan.
16
3. Mengambil tindakan untuk koreksi pada prestasi yang tidak memenuhi standar.
2.3
Pengertian Manajemen Perkantoran.
Manajemen
perkantoran
menurut
Badri
Munir
(2008;32)
Administarsi
perkantoran modern dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan. Serta penerapan fungsi-fungsi manajemen pada sarana dan sumberdaya kantor untuk mencapai tujuan dan sasaran yang ditetapkan, dengan cara memberdayakan pegawai sebaik-baiknya, menggunakan mesin dan perlengkapan dengan tepat,menggunakan metode yang paling baik, dan memberikan lingkungan yang kondusif. Menurut MC.Maryati dalam bukunya manajemen perkantoran efektif menyatakan bahwa
“manajemen perkantoran adalah perencanaan,
pengendalian dan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.” Manajemen perkantoran menurut Dra.Suparjati dalam bukunya “Administrasi Perkantoran” adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya.
17
2.3.1 Fungsi-fungsi dalam manajemen perkantoran meliputi : a. Perencanaan
Menetapkan tujuan dan sasaran dari masing-masing fungsi dalam pelayanan kantor.
Melakukan perbaikan setiap waktu dengan melakukan perubahan-perubahan
yang
mengarah
pada
perkembangan,kemajuan serta efisiensi kerja.
Menganalisis sarana dan sumberdaya yang dibutuhkan untuk layanan kantor.
Mendesain metode dan prosedur kerja yang efisien.
Mengembangkan system administrasi yang efektif
Membuat
prosedur
operasi
standar
SOP
(standar
operasional perusahaan) tolak ukur dalam evaluasi kerja. b. Pengorganisasian
Mengatur pengalokasian sarana dan sumberdaya kantor agar tidak terjadi pemborosan.
Mendeskripsikan pekerjaan yang akan dilakukan pada setiap bagian layanan kantor,dan menjelaskannya pada karyawan kantor.
Menjamin optimalisasi penggunaan peralatan kantor.
18
c. Pengarahan Menjelaskan
dan
mengarahkan
karyawan
kantor
dalam
melakukan pekerjaan. Memberikan pelatihan untuk pekerjaan untuk system, metode, prosedur kerja yang baru. Memotivasi karyawan agar selalu bekerja dengan efektif dan efisien searah dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. d. Pengawasan Mengevaluasi
pekerjaan
sesuai
dengan
SOP
(standar
operasional perusahaan) yang sudah ditetapkan. Melakukan penilaian kinerja yang efektif dan efisien. Menjamin terlaksananya prosedur pengawasan kerja yang efektif dan efisien. e. Menerima Informasi Informasi tersebut diterima dari berbagai bentuk, seperti surat, telepon, pesanan, faktur, laporan, pengiriman dari faksmili dan sebagainya. f. Merekam Informasi Kegiatan ini bertujuan untuk menyimpan informasi untuk memenuhi
kebutuhan
manajemen
dalam
perencanaan
dan
pengendalian. Isi rekaman dalam rincian negosiasi, transaksi operasi misalnya korespondensi, pesanan, faktur, ringkasan rincian
19
laporan keuangan dan manajemen, rekaman stok dan analisis penjualan. g. Informasi mengolah Mengolah informasi adalah mengumpulkan informasi, mengolah, merangkum, mengklarifikasi, menafsirkan, menggandakan. h. Memberikan informasi atau menyebarkan informasi Kegiatan tersebut umumnya dilakukan melalui surat atau laporan, faktur, telepon, rapat, computer atau secara langsung berhadapan. i.
Melindungi asset Kegiatan melindungi asset yaitu menjaga informasi, seperti mencatat dan memantau peralatan utama, melaporkan debet, memantau debet, memantau keuangan organisasi dan melindungi kontrak besar.
2.3.2 Ciri-ciri pekerjaan kantor menurut MC Maryati antara lain : 1. Bersifat pelayanan, artinya tata usaha dilakukan untuk menunjang dan mendukung usaha kantor. 2. Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi, artinya tata usaha terdapat disemua unit kantor. 3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi tanpa kecuali 4. Membantu bagian keuangan dalam hal efisiensi biaya. 5. Membantu bagian personalia dalam penggajian. 6. Membantu bagian pemasaran dalam pengiriman pesanan barang.
20
2.3.3
Kegiatan Pekerjaan Perkantoran Ida Nuraida, SE (2008;22)
1. Menerima
pesanan-pesanan
barang/jasa,
mengantarkan
dan
mengirimkannya 2. Menyediakan organisasi kantor yang efektif, agar tercapai efisiensi perusahaan. 3. Surat-menyurat, Korespondensi, mendikte, mengetik surat 4. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang belum diselesaikan. 5. Mengarahkan pegawai-pegawai kantor untuk bekerja dengan optimal. 6. Mengurus, mendistribusikan, dan mengirimkan surat-surat pos 7. Macam-macam pekerjaan, seperti menerima telepon, menerima tamu, dan pekerjaan pesuruh 8. Membuat arsip-arsip dinamis/laporan (mencatat data yang diinginkan)
2.3.4 Tujuan Manajemen Perkantoran menurut MC.Maryati (2008;35).
Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan saja dan dimana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendahrendahnya.
Membantu perusahaan menghadapi persaingan.
Membuat catatan dengan biaya minimal.
21
2.4 Tata Usaha 2.4.1 Pengertian Tata Usaha Tata usaha (kantor) adalah tempat yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tulis menulis dan dilengkapi dengan fasilitas penunjang. Sedangkan tata usaha menurut pedoman pelayanan tata usaha untuk perguruan tinggi sebagai berikut: Tata usaha ialah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang
dimulai
dari
menghimpun
(menerima),
mencatat,
mengolah,
menggandakan, mengirim, dan menyimpan semua bahan keterangan yang di perlukan. 2.4.2 Tugas Tata Usaha
Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mendapatkan berbagai keterangan yang diperlukan suatu organisasi sehingga organisasi tersebut dapat dengan mudah mendapatkan gambaran tindakan dari informasi yang telah terhimpun. Informasi yang dihimpun asalnya berserakan dimana-mana, tugas tatausahlah yang menghimpun informasi dengan berbagai cara.
Mencatat yaitu keterangan atau informasi yang telah dihimpun, untuk kemudian dicatat atau disusun kembali dalam bentuk tulisan sehingga menjadi informasi yang mudah dibaca dan dipahami, disimpan dan dikirim kembali. Penyusunan kembali informasi ini dapat juga disajikan dalam pita rekaman suara/gambar/video sehingga dapat dilihat dan didengar.
22
Mengola yaitu kegiatan ini dimaksudkan untuk menyajikan kembali informasi sehingga lebih berguna.
Menggandakan yaitu keterangan/informasi yang telah dihimpun dicatat dan diolah kemudian digandakan (diperbanyak sesuai kebutuhan) dengan berbagai cara.
Mengirim yaitu kegiatan ini dilakukan untuk menyampaikan informasi yang telah digandakan kepada pihak yang memerlukan dengan menggunakan berbagai saluran informasi, seperti edaran, surat elektronik dan lain sebagainya.
Menyimpan yaitu kegiatan ini dimaksudkan untuk menyimpan dengan aman informasi yang telah diolah dan menyusun dengan berbagai cara dan alat tertentu.
Pekerjaan kantor yang berhubungan dengan ketatausahaan adalah pekerjaan kantor yang berhubungan dengan tulis menulis, seperti mengisi formulir, menangani surat masuk dan surat keluar, mengarsipkan dokumen dokumen penting, mengetik (membuat naskah), mengurus kepegawaian seperti absensi kehadiran dan kenaikan pangkat, mengurus keuangan, mengurus perlengkapan kantor, menggandakan, membuat laporan. Sedangkan, pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan adalah kegiatan kantor yang tidak berhubungan dengan kegiatan tulis menulis seperti pelayanan keamanan, pekerjaan office boy. Memelihara gedung kantor, penerimaan tamu, dan penerimaan telepon.
23
2.5 Manajemen Kearsipan Manajemen kearsipan menurut Dra.Suparjati (2009;38) pelaksanaan pengawasan sistematik dan ilmiah terhadap semua informasi terekam yang dibutuhkan oleh sebuah penyimpanan arsip organisasi untuk menjalankan usahanya. Syarat-syarat keaslian arsip yaitu : A. Otentik Untuk menunjukkan keontektikan sebuah arsip, organisasi perusahaan harus mengarsipkan dan melaksanakan dengan baik kebijakan dan prosedur yang mengawasi penciptaan, transmisi, dan pemeliharaan arsip untuk menjamin bahwa arsip dapat dikenal dan mempunyai kewenangan untuk mencipta arsip B. Andal Suatu arsip dikatakan andal jika isinya dipercaya, akurat dan lengkap dari transaksi C. Bulat Sebuah arsip harus dilindungi dari adanya perubahan, kebijakan, dan prosedur manajemen arsip harus menjelaskan tambahan yang mungkin dibuat pada penciptaanya. D. Siap pakai Sebuah arsip dapat dikatakan siap pakai jika diketahui lokasinya, dapat ditemukan kembali, dapat diperlihatkan dan dapat ditafsirkan dalam konteks kegiatan bisnis yang lebih luas.
24
E. Akurat memadai dan lengkap Sebuah arsip harus dengan benar menggambarkan apa yang telah
dikomunikasikan,
diputuskan
atau
dilaksanakan.
Mendukung kebutuhan-kebutuhan bisnis yang berhubungan dengannya atau yang menjadikan alat bukti. Berikut ini, ada lima macam penyimpanan arsip yang sudah dikenal yaitu : a. Penyimpanan menurut abjad (Alphabetic) b. Penyimpanan menurut pokok soal (Subject filling) c. Penyimpanan menurut wilayah (Geograph filling) d. Penyimpanan menurut nomer (Numeric filling) e. Penyimpanan menurut tanggal (Chronological filling)
25
