BAB II LANDASAN TEORI
2.1.
Manajemen Perkantoran 2.1.1. Pengertian Manajemen Perkantoran Manajemen telah didefinisikan dalam berbagai cara. Akan tetapi untuk maksud manajemen kita pahami sebagai poses atau kegiatan yang menjelaskan apa yang dilakukan manajer pada operasional
organisasi
mereka
untuk
merencanakan
mengorganisasikan memprakasai dan mengendalikan operasi. Menurut George R, Terry, dalam bukunya ” Office mangement and
Control ” (1996:5) mendefinisikan : Manajemen adalah kemampuan atau ketrampilan mengelola
unsur-unsur
manajemen
dengan
menggunakan
fungsi-fungsi
manajemen untuk memperoleh hasil dalam rangkal pencapaian tujuan melalui kegiatan orang lain. Sedangkan Kantor adalah unit organisasi yang terdiri dari tempat, staff personil dan operasi ke tata usahaan.
16
Jadi George R, Terry, mendefinisikan dalam bukunya ” Office Manajemen and Control ” (1996:6): Manajemen ketrampilan methode,
perkantoran
adalah
penempatan
kemampuan
atau
untuk mengelola unsur-unsur manajemen (men, money, material,
market)
dengan
menggunakan
fungsi-fungsi
manajemen (planing, organizing, actuating, controling ) yang di tempatkan pada kantor agar tujuan kantor dapat tercapai dan pegawai-pegawai merasa puas.
2.1.2. Fungsi-Fungsi dari Manajemen 1. Planning adalah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengaan kebutuhan perusahaan dan efektif dalam membantu terwujudnya tujuan. 2. Organizing adalah kegiaatan untuk mengorganisasikan semua karyawan dengan menetapkan pembagian kerja, hubungan kerja, delegrasi wewenang, integrasi koordinasi dalam baganbagan organisasi. 3. Actiacting adalah kegiatan megerakan , dengan memberikan pengarahan bagi karyawan agar mau bekerjasaama dan bekerja efisien dalam membantu tercapainya tujuan perusahaan karyawan dan masyarakat.
17
4. Controling adalah kegiatan pengawasan dengan mengendalikan semua
karyawan
agar
mentaati
peraturan-peraturan
perusahaan dan bekerja dengan rencana.
2.2. Fungsi Manajemen Perkantoran Pelaksanaan fungsi yang efektif dan ekonomis dari pelayanan administrasi perusahaan yang fungsinya adalah : 1. Untuk menjamin sumber daya kantor digunakan secara efisien dan ekonomis. 2. Untuk menjamin sumber daya memadai tersedia untuk memenuhi kebutuhan kantor. 3. Untuk menegakkan sistem danprosedur kantor guna menyediakan informasi secara efisien untuk mengambil keputusan manajemen. 4. Untuk mengatur pengrekrutan, seleksi dan prosedur pelatihan bagi personal untuk memenuhin kebutuhan sekarang dan yang akan datang. 5. Untuk menyiapkan anggaran serta memastikan bahwa prosedur ditetapkan
untuk
mengendalikan
pengeluaran
berdasarkan
anggaran. 6. Untuk menjamin suatu sistem komunikasi yang efektif guna memenuhi kebutuhan pribadi dan operasional.
18
7. Untuk mempertahankan jalannya kantor secara efisien dengan adanya
tanggung
jawab
dan
tugas
bawahan
serta
mempertahankan koordinasi dan kerjasama antara staff.
2.3. Tujuan Manajemen Perkantoran 1. Memberikan keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna pelaaksanaan tugas secara efisien. 2. Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai. 3. Membantu organisasi / perusahaan memelihara serta memenuhi kebutuhan . 4. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja. 5. Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat), akurat, dan dapat di pertanggung jawabkan.
19
2.4. Aspek-Aspek Manajemen Kantor 1. Tujuan, yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan mengarahkan dan mengkoordinasian elemen-elemen manajemen. 2. Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staff dan alokasi tugas untuk staf tersebut. 3. Metode adalah urutan pelaksanaan
bagaimana dana dimana
pelaksanaaan manajemen dilangsungkan. 4. Personalia, meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, dan pengertian karyawan. 5. Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi jasmani di dalam kantor. 6. Mesin dan perlengkapan, mencakup segenap benda mati yang di gunakan dalam kantor untuk membantu pelaksanaan kerja.
20
