Bab I. Pendahuluan Program Hibah Kompetisi - Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Universitas Warmadewa (Unwar) telah dilaksanakan selama setahun sampai dengan bulan Desember 2011. Pada bulan Desember pelaksanaan program dalam kurun waktu tahun 2011 berakhir. Dan menjadi kewajiban bagi PIU PHK-PKPD Unwar sebagai pelaksana program untuk melaporkan seluruh kegiatan yang telah dilaksanakan sebagai Laporan Akhir Tahun 2011. Memenuhi kewajiban tersebut dan sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan program selama tahun 2011, maka disusunlah Laporan Akhir Tahun PHK-PKPD Unwar, Tahun 2011. Program Studi Pendidikan Dokter (PSPD) Unwar sebagai institusi pendidikan kedokteran yang baru berumur 2 tahun (SK Dirjen Dikti No. 63/D/T/2009, tanggal 20 Januari 2009) telah berhasil memenangkan kompetisi program hibah diantara 72 institusi kedokteran di Indonesia. Prestasi PSPD Unwar yang membanggakan ini telah mampu menjadikan PSPD Unwar sebagai icon dalam usaha Unwar sebagai pengelola dan bagi Yayasan Kesejahteraan KORPRI Provinsi Bali sebagai “pemilik” untuk mengembangkan institusi Unwar. Ditambah lagi keberhasilan ini terjadi pada saat Unwar menghadapi masa “surut” dalam perjalanan perkembangannya sampai tahun 2010. Oleh karena itu sudah sewajarnya keberhasilan ini selalu menjadi kebanggaan dan selalu ditonjolkan oleh Pimpinan Unwar dan Yayasan pada setiap pertemuan yang membahas usaha pengembangan institusi. Dengan memanfaatkan hasil analisis SWOT khususnya dalam kelemahan yang dimiliki sebagai institusi pendidikan kedokteran muda, terutama dalam manajemen program akademik, program PHK-PKPD Unwar menentukan judul “Peningkatan kualitas akademik didukung oleh organisasi, sistem manajemen dan penjaminan mutu yang handal untuk menghasilkan dokter layanan primer yang kompeten dan professional”. Dengan 4 aktivitas yaitu: 1) Mengembangkan kurikulum berbasis kompetensi dengan menerapkan Standar Kompetensi Dokter dan Muatan Lokal, 2) Memantapkan implementasi kurikulum berbasis kompetensi untuk menghasilkan dokter layanan primer yang berkualitas, 3) Menguatkan tatakelola institusi menuju terciptanya good gorvernance, dan 4) Membangun sistem penjaminan mutu program studi yang selaras dengan sistem penjaminan mutu Universitas sebagai acuan penyelenggaraan penjaminan mutu yang konsisten dan berkelanjutan. Dengan tujuan yang ingin dicapai sesuai dengan Standar Pendidikan Profesi Dokter (SPPD) yaitu “Menghasilkan dokter layanan primer yang berkualitas yaitu dokter yang kompeten, profesional, berbudi luhur, sadar akan kekurangan diri dan selalu menghayati peran lingkungan dalam menjalankan profesi”. Dengan sasaran pokok meliputi : 1) Tersusunnya kurikulum PSPD Unwar berbasis kompetensi dengan menerapkan Standar Kompetensi Dokter (SKD)-KKI, 2006 dan muatan lokal dalam bentuk special topics dan elective study, 2) Meningkatnya mutu proses belajar mengajar dan penilaian hasil belajar untuk menghasilkan dokter layanan primer yang berkualitas, 3) Meningkatnya kualitas pelayanan bidang akademik dan non akademik dengan memfungsikan sistem manajemen akademik, sistem manajemen sumber daya dan sistem informasi manajemen terpadu yang handal, dan 4) Terselenggaranya penjaminan mutu yang operasional. Rancangan Implementasi Program (RIP) PHK-PKPD Unwar tahun anggaran 2011 sebagai tahap awal pelaksanaan program PHK-PKP masing-masing aktivitas menentukan tujuannya sebagai pijakan awal untuk pelaksanaan program tahun berikutnya, sebagai berikut : a. Aktivitas 1, bertujuan : tersusunnya kurikulum berbasis kompetensi (KBK) PSPD Unwar sesuai dengan SPPD - KKI, 2006 meliputi muatan nasional sesuai dengan SKD-KKI, 2006 dan muatan lokal special topics dan special study beserta beberapa Buku Modul Blok dan Buku Pedoman Kepaniteraan Klinik. 1
b. Aktivitas 2, bertujuan : meningkatkan mutu proses belajar mengajar mahasiswa di semester I sampai V untuk menyiapkan lulusan dokter yang kompeten dalam layanan primer. c. Aktivitas 3, bertujuan : terbentuknya struktur organisasi berupa fakultas kedokteran dengan tupoksi, sistem manajemen akademik (khususnya proses pembelajaran), sistem manajemen sumber daya (SDM, keuangan, dan sarana prasarana) dan mengembangkan sistem informasi manajemen (SIM) terintegrasi berdasar sistemsistem manajemen tersebut agar dapat melayani kebutuhan stakeholder akan informasi terkait secara cepat dan akurat. d. Aktivtas 4, bertujuan : memiliki Unit Penjaminan Mutu yang operasional untuk menjamin peningkatan mutu penyelenggaraan akademik yang berkelanjutan di PSPD Unwar dengan dokumen mutu Kebijakan Akademik dan Standar Akademik. Pelaksanaan kegiatan Aktivitas tersebut diatas dalam tahun 2011 sampai bulan Desember secara umum telah berlangsung dengan baik dan mencapai tujuan yang direncanakan sesuai dengan indikator kinerja yang ditentukan dalam RIP tahun 2011. Hasil (output) dari kegiatan semua Aktivitas tahun 2011 akan menjadi landasan untuk pelaksanaan Aktivitas tahun 2012. Beberapa kegiatan pelaksanaannya terlambat (tidak sesuai) dengan rencana. Keadaan ini disebabkan oleh: a) faktor internal dilingkungan PSPD Unwar yakni beban akademik yang cukup tinggi karena jumlah staf dosen yang masih terbatas, kemampuan dosen yang masih belum memadai untuk pelaksanaan kegiatan yang bervariasi dan simultan, fasilitas yang masih terbatas terutama pada saat awal pelaksanaan kegiatan, serta kemampuan tenaga non akademik yang masih terbatas, perlu bimbingan dan kurang berpengalaman. b) faktor eksternal PSPD Unwar antara lain ketentuan pelaksanaan kegiatan dari CPCU yang terlambat seperti persetujuan TOR, aturan pelaksanaan kegiatan seperti penentuan tenaga TA; realisasi anggaran yang terlambat, dukungan dan sitausi kerja dilingkungan Unwar yang kurang kondusif serta waktu luang nara sumber yang kurang sesuai dengan rencana pelaksanaan kegiatan. Dari pelaksanaan PHK-PKPD tahun 2011 banyak nilai positif dan best practices yang diperoleh baik dilingkungan internal PSPD Unwar dan yang penting adalah bagi Unwar sebagai salah satu institusi pendidikan tinggi yang cukup besar di Denpasar. Pengaruh positif dan best practices yang cukup penting dan menonjol adalah : 1. Perubahan organisasi PSPD Unwar menjadi Fakultas Kedokteran dengan struktur organisasi dan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) sebagai hasil pelaksanaan kegiatan PHK-PKPD, Aktivitas Usulan perubahan struktur organsisasi dan tupoksi sebagai hasil salah satu kegiatan telah mendapat persetujuan Rektor dan Yayasan dengan pengukuhan Pimpinan (Dekan) dilaksanakan bulan Januari 2012, dan segera menyusul jabatan lainnya sampai semua jabatan dalam struktur terisi. 2. Keberhasilan Unwar sebagai institusi pendidikan tinggi swasta memperoleh hibah Program Hibah Pembinaan – Perguruan Tinggi Swasta (PHP-PTS) tahun anggaran 2011 dengan jumlah dana sebesar Rp 1 milyar. Dalam pelaksanaan hibah ini Direktur Eksekutif PHK-PKPD Unwar diminta memberikan pengalaman dalam penyusunan aktivitas dan pelaksanaan program serta pengadaan. Program ini dimanfaatkan untuk pengembangan pendidikan dilingkungan Unwar kecuali untuk PSPD Unwar. 3. Dalam usaha mewujudkan pelaksanaan otonomi perguruan tinggi bagi Unwar dalam penggunaan anggaran yang dilaksanakan mulai tahun anggaran 2012, PIU PHKPKPD (Direktur Eksekutif) diminta untuk memberikan pengalaman dan konsultasi terutama dalam hal menyusun program berdasarkan kinerja. Sesuai dengan pengalaman menyusun kegiatan dalam rangka PHK-PKPD serta pengalaman dalam memanfaatkan anggaran. 2
Bab II. Implementasi dan Pengelolaan Program a. Organisasi Pelaksana Kegiatan (PIU) PHK-PKPD Unwar diputuskan oleh Rektor Unwar melalui Surat Keputusan Rektor Universitas Warmadewa No. 072/Unwar/PD-02/2011, tanggal 17 Januari 2011. Struktur organisasi PIU PHK-PKPD Unwar dan personalia dalam struktur tersebut digambarkan seperti dalam Bagan 1.
PENANGGUNG JAWAB PROGRAM Prof. Dr. I Made Sukarsa, SE, M.Sc (Rektor) Wakil Penanggung Jawab Drs. I Made Yudhiantara, MAP (PR I) Ida Bagus Udayana Putra, SE, M.Si (PR II) Ir. A.A.Ngr. Mayun Wirajaya, MM (PR III)
KETUA PELAKSANA PROGRAM Prof. dr. I D.P. Widjana, DAP&E.Sp.Par.K (Ketua Prodi) DIREKTUR EKSEKUTIF Dr. I Gusti Ngurah Anom Murdhana (Sekretaris Prodi)
UNIT PENGELOLAAN KEUANGAN 1. Desak Made Arisuniarti (Ketua) 2. Ni Wayan Siramiati, SE (Kasir)
UNIT PENGADAAN 1. Ir. Dewa Gede Semara Edi, M.Si (Ketua) 2. I Made Sunardika, SE (Pembelian)
MONEVIN 1. Prof. Dr. I G. Suranaya Pandit, MP (Ketua) 2. I Made Artawan, SE, MM 3. I Gusti Ngurah Wijaya, SE
SEKRETARIAT 1. I Made Wijaya, SIP (Ketua) 2. A.A. Laksmi Damayanthi
PELAKSANA PROGRAM KOORDINATOR : Dr. NYOMAN SUETA ● dr. I Gusti Ngurah Anom Murdhana, dr. G.N. Suryantha, Sp.OG, dr. Nyoman Sueta (Mengembangkan KBK) ● dr. Suyasning H.I, M.Erg, dr. Pande Ngr. Geriawan, Sp.OG (Memantapkan Implementasi KBK) ● Prof.dr. Sutisna, dr. Wayan Suwitra, dr. Made Sarmadi, MARS (Menguatkan Tata Kelola Institusi) ● dr. Wayan Semadha, M.Repro, dr. I G.N.P. Sana (Membangun Sistem Penjaminan Mutu)
Bagan 1 : Struktur organisasi LPIU, PHK-PKPD Unwar Pada bagan tersebut (diatas) terlihat bahwa organisasi PIU memiliki keterkaitan yang sangat erat dengan struktur organisasi Unwar. Yakni setiap jenjang dalam struktur organisasi Unwar terlibat dalam struktur PIU. Keadaan tersebut adalah sebagai berikut : 1). Penanggung jawab PHK-PKPD adalah Rektor Unwar. Sesuai dengan ketentuan CPCU bahwa PHK-PKPD adalah program istitusi, sehingga penanggung jawab PHK-PKPD Unwar adalah Rektor Unwar. 2). Wakil Penanggung jawab PHK-PKPD (sebanyak 3 orang terdiri dari Pembantu Rektor 1, 2 dan 3, dengan tugas membantu dan mewakili Rektor (Penanggung Jawab) dalam kegiatan yang sesuai dengan bidang tugas masing-masing Pembantu Rektor. Dengan pertimbangan bahwa ruang lingkup program adalah seluruh unsur institusi (dosen, pegawai dan mahasiswa) sehingga memudahkan koordinasi dalam pelaksanaan kegiatan. Disamping itu dimaksudkan juga untuk memberi pengalaman dalam pelaksanaan hibah. 3). Ketua Unit Sekretariat PIU adalah Kepala Biro Urusan Akademik dan Kemahasiswaan Unwar. Dengan pertimbangan bahwa PHK-PKPD adalah program pengembangan PSPD Unwar dalam bidang akademik maka dalam kegiatan akan banyak berhubungan dengan administrasi bidang akademik. Dengan demikian akan meningkatkan koordinasi dan mengurangi hambatan administrasi yang tidak perlu. Dan juga dimaksudkan untuk memberikan pengalaman dalam pelaksanaan program hibah atau program lain yang bersifat nasional. 4). Unit Pengelolan Keuangan PHK-PKPD melibatkan Kepala Bagian Keuangan Unwar (Kantor Rektor), oleh karena dana PHK-PKPD disimpan dalam rekening Rektor (bagi 3
penerima hibah dari PTS). Dengan melibatkan Kepala Bagian Keuangan Unwar sebagai pemegang kas dalam PHK-PKPD, maka tidak akan terjadi hambatan dalam pencairan dana dan sepengetahuan Rektor, serta pertanggung jawabannya akan mudah dimonitor oleh Rektor, selaku penanggung jawab program. Disamping itu juga dimaksudkan untuk memberikan pengalaman dalam pengelolaan dana hibah (bantuan) pemerintah pusat maupun daerah. 5). Unit Monitoring dan Evaluasi Internal PIU PHK-PKPD adalah Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) Unwar. Disamping untuk memenuhi ketentuan dari CPCU, juga dimaksudkan untuk meningkatkan kinerja dan pengalaman LPM Unwar dalam melakukan monevin yang berkelanjutan sebagai salah satu program kegiatan (pengembangan) di Unwar. 6). Direktur Pelaksana Program adalah Ketua Program Studi (Dekan) sesuai dengan ketentuan CPCU. Dengan demikian arah dan kegiatan pengembangan dalam rangka pelaksanaan PHK-PKPD menjadi identik dengan arah dan pengembangan PSPD yang menjadi tanggung jawabnya. 7). Direktur Eksekutif adalah Sekretaris PSPD Unwar. Oleh karena Sekretaris PSPD bertugas sebagai pelaksana harian kegiatan PSPD Unwar maka pelaksanaan PHKPKPD akan selaras dengan pelaksanaan kegiatan dan pengembangan PSPD Unwar. Selain keterlibatan Pimpinan dan pejabat Unwar lainnya secara organisatoris dalam struktur organisasi LPIU (seperti diatas), keterkaitan yang sangat erat para personalia (pejabat) dalam struktur organisasi Unwar juga terjadi pada pelaksanaan kegiatan PHKPKPD. Keterlibatan tersebut antara lain: 1. Pembantu Rektor II, Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan sesuai dengan SK Rektor No. 32/Unwar/UR-02/2011 terlibat sebagai Panitia Pengadaan Barang, PHK-PKPD. Pengalaman ini sangat berguna karena pengadaan barang di Unwar tidak pernah melalui proses pengadaan barang milik negara dan tidak mengenal mengenai aturan untuk kegiatan ini. Pengalaman ini segera diterapkan dalam kegiatan pengadaan barang dalam program PHP-PTS tahun 2011 yang didapat oleh Unwar. 2. Kepala Lembaga P2M dan tenaga dosen Fakultas Teknik Unwar (3 orang) terlibat sebagai Panitia Perencana Renovasi Ruangan dalam kegiatan renovasi ruang kuliah dan laboratorium, dalam kegiatan civil wiork PHK-PKPD Unwar. 3. Kepala Bagian Perlengkapan Unwar dilibatkan dalam Panitia Penerima Barang. Dalam kegiatan ini tidak dibatasi hanya dalam penerimaan barang dari rekanan yang memenangkan proses pengadan barang (tender) tetapi lebih lanjut dalam melakukan inventarisasi dan perawatan. 4. Pimpinan dan dosen dari berbagai Fakultas dilingkungan Unwar dilibatkan dalam berbagai kegiatan pengembangan seperti lokakarya, IHT, TA sebagai peserta aktif. Dengan tujuan selain untuk memberikan wawasan dan pengalaman dalam proses pengembangan, juga dimaksudkan agar juga merasakan manfaat PHK-PKPD sehingga timbul kesadaran bahwa PHK-PKPD ini bukan hanya menjadi program PSPD tetapi sebagai program pengembangan Unwar. 5. Keterlibatan struktur organisasi PSPD Unwar dalam LPIU telah dilakukan secara utuh yaitu keterlibatan UPPPK (MEU) Kepala Bagian Tata Usaha dan Sub – Bagian yang terlibat dalam Unit Pengelolaan Keuangan, Unit Pengadaan dan Sekretariat. Dengan adanya keterlibatan pejabat dan personalia dalam Struktur Organisasi Unwar dan PSPD Unwar dalam organisasi PIU dan pelaksanaan kegiatannya telah berlangsung dengan baik mencerminkan telah terjadi koordinasi, hubungan kerja yang erat antara personalia dalam Struktur Organisasi Unwar dan PSPD dengan PIU PHK-PKPD. 4
b. Mekanisme kerja antar pelaksana kegiatan PHK-PKPD dalam struktur perguruan tinggi diatur dalam tugas pokok dan tanggung jawab seperti tercantum dalam Pengaturan Internal Pelaksanaan Kegiatan (Bab IV, Rencana Implementasi Program). Meliputi Penanggung Jawab, Wakil Penanggung yakni Rektor dan Pembanatu Rektor 1, 2 dan 3; Ketua Pelaksana Program yakni Ketua PSPD Unwar, Direktur Pelaksana yaitu Sekretaris PSPD, Ketua Unit Sekretariat yaitu Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan, Ketua Unit Pengelolaan Keuangan adalah Kepala Bagian Tata Usaha PSPD dan Kasir (anggota Unit Pengelola Keuangan) adalah Kepala Bagian Keuangan Unwar, dan Unit Monevin adalah Kepala dan Sekretaris LPM. Dalam pelaksanaan kegiatan PHK-PKPD terjadi koordinasi yang baik tanpa ada isuisu struktural. Seperti misalnya keterlibatan Kepala BAAK dan Kepala LPM dengan Kepala Bagian Keuangan dan Kepala Bagian Tata Usaha. Sebaliknya keterlibatan struktur organisasi dalam pelaksanaan PHK-PKPD meningkatkan koordinasi dan dimanfaatkan untuk meningkatkan kemampuan dan pengalaman dalam pengelolaan bantuan hibah. Kemampuan dan pengalaman yang didapatkan dalam pelaksanaan kegiatan PHK-PKPD terbukti sangat bermanfaat dalam penghelolaan hibah PHP-PTS yang diperoleh Unwar pada akhir tahun 2011 (tahun anggaran 2011). Berikut adalah beberapa mekanisme kerja pelaksanaan kegiatan sehubungan dengan struktur organisasi Unwar : Pembantu Rektor 1, 2 dan 3 dilibatkan dalam pelaksanaan kegiatan PHK-PKPD berdasarkan pertimbangan bahwa program melibatkan seluruh unsur institusi (dosen, pegawai dan mahasiswa) dan dengan tujuan memberi pengalaman serta memudahkan koordinasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dengan ditetapkan adanya Wakil Penanggung Jawab yang terdiri dari Pembantu Rektor 1, 2 dan 3 maka pelaksanaan kegiatan atau pertemuan yang melibatkan Rektor secara otomatis akan diwakili oleh Pembantu Rektor pada saat Rektor berhalangan. Sehingga tidak terjadi hambatan akibat dari tidak adanya koordinasi dengan Pimpinan. Ditambah lagi dengan adanya ketentuan bahwa untuk PTS rekening anggaran harus atas nama Rektor, maka dengan adanya Pembantu Rektor 2 (bidang administrasi umum dan keuangan) sebagai Wakil Penanggung Jawab maka hambatan dalam pencairan dana dapat dihindari. Demikian pula halnya dengan keterlibatan Pembantu Rektor 1 sebagai penanggung jawab bidang akademik institusi, keterlibatannya dalam PIU mengurangi hambatan akibat kurangnya koordinasi, mempermudah koordinasi dengan unsur pelaksanaan urusan akademik seperti para Dekan Fakultas, serta memudahkan penularan kegiatan akademik yang dilaksanakan dalam program PHK-PKPD. Keterlibatan Kepala Biro Urusan Akademik dan Kemahasiswaan Unwar terlibat sebagai Ketua Unit Sekretariat, disebabkan karena PHK-PKPD adalah program pengembangan dalam bidang akademik, kegiatan administrasi akan banyak berhubungan dengan bidang akademik Unwar. Sehingga keterlibatan Kepala BAAK akan meningkatkan koordinasi dan mengurangi hambatan administrasi. Disamping itu untuk memberi pengalaman dalam penyelenggaraan administrasi hibah pendidikan. Hal ini menjadi kenyataan saat Unwar menerima hibah PHP-PTS tahun 2011 pada bulan Oktober 2011. Kepala Bagian Keuangan Unwar (Kantor Rektor) terlibat sebagai personalia dalam Unti Pengelolan Keuangan. Karena rekening anggaran PHK-PKPD untuk PTS adalah rekening Rektor, dan urusan rekening (keuangan) di Kantor Rektorat Unwar menjadi tanggung jawab Bagian Keuangan sehingga keterlibatan Kepala Bagian Keuangan akan memudahkan koordinasi dalam pencairan dana. Disamping untuk memberikan pengalaman dalam perencanaan, pengelolaan dan pertanggung jawaban keuangan yang transparan, menerapkan SAI dalam program hibah, Pengalaman ini berguna 5
pada saat Unwar menerima hibah dari Gubernur Provinsi Bali dan hibah PHP-PTS tahun 2011. Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) Unwar, dilibatkan secara penuh dalam PIU PHKPKPD sebagai Unit Monitoring dan Evaluasi Internal. Hal ini disamping memenuhi ketentuan dari CPCU, juga dimaksudkan untuk meningkatkan kinerja LPM Unwar, memberikan pengalaman melakukan monevin berkelanjutan program kegiatan (pengembangan) di Unwar. Tujuan ini segera terwujud, dimana Unit Monevin (LPM Unwar) telah bertindak sebagai Tim Monevin dalam pelaksanaan PHP-PTS tahun 2011 yang dimulai bulan November 2011. Ketua Program Studi (Dekan) sesuai dengan ketentuan adalah Direktur Pelaksana Program. Sehingga arah dan kegiatan pengembangan merupakan bagian kegiatan pengembangan program studi secara utuh.
c. Pengembangan kapasitas pengelola program PHK-PKPD Unwar. PHK-PKPD Unwar merupakan “aktivitas baru” dilingkungan Unwar dengan pelaksanaannya merupakan kegiatan yang padat, menyita waktu dan perhatian serta konsentrasi, yang sangat berbeda dengan situasi kerja dilingkungan Unwar yang lamban, penuh birokrasi, bersifat seremonial, kurang mendapat perhatian Dalam usaha untuk mengembangkan kapasitas pengelola program adalah sebagai berikut : Pengelola aktivitas yakni para dosen, dilibatkan dalam kegiatan menyusun rancangan aktivitas, lokakarya yang diselenggarakan oleh CPCU pada waktu menyusun RIP tahun 2011. Sehingga pada saat menyusun rancangan sudah memikirkan pelaksanaannya. Melakukan pertemuan berkala dan insidental dengan penanggung jawab aktivitas dalam merencanakan pelaksanaan kegiatan dan memonitor pelaksanaannya. Melakukan diskusi informal (pribadi) dalam melakukan kiat-kiat dalam melaksanakan kegiatan sebagai bagian dari aktivitas. Khusus staf pendukung (pegawai administrasi) dilakukan dengan melalui pertemuan informal dengan cara tatap muka dan diskusi langsung setiap saat diperlukan, terutama dengan pegawai dilingkungan PSPD, melakukan pertemuan kecil dalam rapat Unit, rapat panitia, rapat kegiatan seperti halnya menyusun mekanisme kerja, dan dalam rapat pleno LPIU serta melakukan monitoring pelaksanaan tugasnya. Dengan adanya kemauan untuk belajar, komitmen untuk melaksanakan tugas dengan baik sesuai dengan peraturan pemerintah serta membangun sistem yang lebih baik di PSPD Unwar, pengembangan kapasitas pengelolaan program oleh pegawai terus berkembang. Personalia Unit Pengelola Keuangan dan Unit Pengadaan selalu diikut sertakan pada setiap pertemuan (lokakarya) yang diselenggarakan oleh CPCU di Jakarta dengan didampingi oleh Direktur Eksekutif. Personalia Unit Pengadaan, mengikuti lokakarya (khusus) pengadaan barang dan jasa pemerintah di Jakarta. Dalam kesempatan ini pihak Yayasan Kesejahteraan KORPRI sebagai pemilik institusi juga mengirimkan personilnya. d. Sistem dan prosedur pengelolaan program secara umum tertuang dalam Rencana Implementasi Program (RIP) tahun 2011. Sistem dan prosedur ini terus diingatkan dan dimanfaatkan pada saat terjadi konsultasi (perorangan), dalam rapat Unit Pelaksana, dan pertemuan LPIU sebagai acuan pengelolaan program. Pengelolaan program dikoordinir oleh Direktur Eksekutif yang dijabat oleh Sekretaris PSPD sebagai pelaksana kegiatan harian PSPD, dan sebagai Ketua Pelaksana Program adalah Ketua PSPD sendiri, sehingga kedua kegiatan berada dalam satu koordinasi. Direktur Eksekutif dalam melaksanakan 6
tugasnya bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana Program bertanggung jawab kepada Penanggung Jawab Program (Rektor). Pelaksanaan Aktivitas (terdapat 4 Aktivitas) dikoordinir oleh seorang personal in charge (PIC) dan dibantu satu atau beberapa orang dosen, tergantung dari luasnya kegiatan dan tanggung jawab. Karena keterbatasan tenaga dosen staf PIC juga diambil dari tenaga dokter (sebagai dosen tidak tetap) RS Sanjiwani, Gianyar sebagai rumah sakit pendidikan utama, dalam kegiatan pengembangan kurikulum, khususnya kurikulum klinik. Masing-masing PIC dalam melakukan tugasnya bertanggung jawab kepada Direktur Eksekutif dan berkoodinsi dengan Unit Penunjang (Unit Pengelolaan Keuangan, Unit Pengadaan dsn Sekretariat), Disamping Aktivitas tersebut pengelolaan juga dilengkapi dengan 3 Unit penunjang yakni: 1. Unit Pengelolaan Keuangan yang bertugas menerima anggaran WB dan DRK (disimpan dalam rekening Rektor), mencairkan dan membayar beaya kegiatan, dan mempertanggung jawabkan penggunaan keuangan. 2. Unit Pengadaan dengan tugas mengadakan semua barang dan jasa yang direncanakan oleh masing-masing Aktivitas, sesuai dengan ketentuan dari WB dan Pemerintah, dan 3. Unit Sekretariat, yang bertugas melaksanakan administrasi dan kesekretariatan LPIU (termasuk Aktivitas) sehingga semua kegiatan PIU dapat terlaksana dengan baik. Masing-masing Unit Penunjang dalam melaksanakan tugasnya berkoordinasi dengan para PIC dan Unit Penunjang lain dan bertanggung jawab kepada Direktur Eksekutif. LPIU juga dilengkapi dengan Unit Monevin dengan tugas melakukan monitoring kegiatan program dengan mengacu kepada RIP, dan melakukan evaluasi. Dengan tujuan agar pelaksanaan program sesuai dengan RIP dan mencapai tujuan yang direncanakan. Kegiatan yang dilaksanakan oleh masing-masing Aktivitas dikoordinasikan dengan Direktur Eksekutif dan Sekretaris PSPD Unwar untuk menghindarkan terjadinya tumpang tindih dan benturan diantara kegiatan. Rencana dan hasil kegiatan disamping dituangkan dalam proposal dan laporan kegiatan juga dibahas dalam rapat bulanan atau rapat insidental (khusus). Laporan pelaksanaan kegiatan bulanan dilaporkan oleh Direktur Eksekutif kepada Tim Monevin dengan tembusan kepada Rektor selaku Penanggung Jawab Program, dan Ketua Yayasan KORPRI, dan Ketua PSPD selaku Ketua Pelaksana Program. 1) Khusus dalam sistem dan prosedur pengelolaan keuangan serta alur pencairan, penggunaan dan pelaporan dana, disusun kesepakatan antara personalia Unit Pengelola Keuangan dan Direktur Eksekutif. Disadari bahwa pengelolaan keuangan harus mengikuti peraturan keuangan negara dan Bank Dunia yang akan diperiksa oleh Badan Pemerintah, maka sistem dan prosedur pengelolaan keuangan harus diterapkan secara cermat dengan pelaksanaan yang teliti. Kesepakatan alur pengelolaan keuangan adalah sebagai berikut: Permintaan anggaran : Panitia/Pelaksana Kegiatan Direktur Eksekutif Unit Keuangan LPIU BPP Rektor/Penaggung Jawab Program Bagian Keuangan Unwar (pemegang rekening Rektor) Pencairan anggaran : Rektor (Bagian Keuangan Unwar) Unit Keuangan PIU (Kasir) Panitia / Pelaksana kegiatan BPP (Kwitansi dan laporan). Untuk memudahkan melakukan monitoring dan menyusun laporan keuangan telah disusun program (computer) khusus keuangan PHK-PKPD.
7
2) Proses pengadaan barang dalam pelaksanaan PHK-PKPD harus sesuai dengan pengadaan barang pemerintah dan mendapatkan NOL dari Bank Dunia. Dipihak lain Unwar tidak memiliki pengalaman dalam proses pengadaan barang tersebut termasuk juga dalam melakukan inventarisasi barang hasil pengadaan. Keadaan ini merupakan salah satu hambatan dalam pelaksanaan PHK–PKPD Unwar. Menyadari keadaan tersebut pada setiap kesempatan (lokakarya) yang diselenggarakan oleh CPCU, personalia Unit Pengadaan selalu dikirim untuk mengikutinya. Disamping itu dilakukan diskusi dan bimbingan dari Pimpinan PSPD. Dan sebagai persyaratan formal dalam Tim Pengadaan dan Penerimaan Barang mendapat bantuan 3 orang personalia yang memenuhi persyaratan dari Universitas Udayana dalam program kemitraan. Pada bulan November 2011 pada pelatihan yang dilakukan oleh Dikti telah dikirimkan 2 orang dari Unit Pengadaan. Kesempatan ini juga dimanfaatkan oleh Yayasan Kesejahteraan KORPRI sebagai pemilik Unwar dengan memgirimkan seorang stafnya. Prosedur pengadaan barang disusun dengan alur sebagai berikut: Proses pengadaan barang : Menyusun procurement plan mendapatkan NOL menyusun daftar barang (menentukan spesifikasi, volume dan HPS) mendapatkan NOL melakukan proses penawaran mendapatkan NOL pemenang penerimaan (realisasi) pengadaan barang. Proses penerimaan barang : menerima barang menentukan kecocokan (spesifikasi dan volume) penanda tanganan dokumen serah terima barang realisasi pembayaran inventarisasi barang pengiriman ke lokasi penempatan barang. Pada proses penerimaan barang selain melibatkan Tim Penerima Barang sebagai bagian dari Unit Pengadaan, juga melibatkan Unit Pengelola Keuangan (pembayaran harga barang) dan Sub Bagian Perlengkapan PSPD sebagai penerima barang dan melakukan inventarisasi. Yang selanjutnya mendistribusikan kepada pengguna (user) dan melaporkannya kepada Direktur Eksekut, Ketua PSPD dan Rektor sebagai penanggung jawab program. e. Sampai berakhirnya pelaksanaan program PHK–PKPD tahun anggaran 2011 pada bulan Desember, berbagai hambatan dan kendala telah ditemui dalam pengelolaan PHK-PKPD. Pada saat permulaan pelaksanaan program (sampai tengah tahun 2011) hambatan dan kendala tersebut masih terlihat dan dirasakan namun dengan bertambahnya waktu hambatan dan kendala dapat dikurangi dan ditiadakan. Berbagai hambatan dan kendala tersebut diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Keterlambatan pencairan dana dari CPCU yang terjadi pada triwulan pertama pelaksanaan program. Keterlambatan ini pada saat permulaan sempat menimbulkan ketidak percayaan dengan penyelenggaan PHK-PKPD dan menghambat pelaksanaan beberapa kegiatan. Hambatan ini diatasi dengan memanfaatkan dana sendiri (Dana Isian Kegiatan, dana oparasional PSPD). Setelah adanya ijin dari CPCU untuk memanfaatkan DRK sebagai panjar kegiatan dan dengan melakukan pendekatan kepada Rektor sebagai pemegang rekening PHK-PKPD, DRK dapat dicairkan sebagai dana talangan. 2. Keterlambatan persetujuan Term of Reference (TOR) kegiatan dari CPCU, pada saat permulaan pelaksanaan program telah sempat menjadi isu diantara para PIC. Keadaan ini diatasi dengan memberikan pengertian kepada para PIC dan personalia lainnya. Kegiatan yang dianggap sangat penting tetap dilaksankan walaupun persetujuan TOR belum diterima dengan memanfaatkan dana DIK atau DRK.
8
3. Kurangnya kemampuan dan pengalaman personalia pengelola PHK-PKPD, khususnya personalia Unit Pengelolaan Keuangan, Unit Pengadaan dan Sekretariat dalam pelaksanaan program (proyek) dengan biaya tinggi yang memerlukan ketelitian, komitmen, dan intensitas kerja yang tinggi serta dihadapkan dengan pemeriksaan (monitoring) oleh pihak diluar Unwar dan adanya sangsi. Pada saat permulaan pelaksanaan kegiatan, kurangnya kemampuan dan pengalaman ini secara internal sempat menjadi hambatan. Usaha untuk mengatasinya dilakukan melalui pendekatan dalam setiap rapat LPIU, pertemuan kecil dengan personalia masing-masing Unit dan diantara Unit, melakukan pendekatan dan bimbingan secara perseorangan serta dengan mengikut sertakan mereka dalam workshop yang diselenggarakan oleh CPCU (bisa membandingkan dengan kemampuan institusi lain), memberikan motivasi dan reward (kebanggaan mendapatkan hibah PHK-PKPD walaupun institusi masih sangat muda) personalia Unit secara pasti meningkatkan kemampuannya dengan melakukan konsultasi dan koordinasi. Pelayanan sekretariat, pada awal pelaksanaan program menjadi keluhan para PIC dan pemangku kepentingan lainnya, yang disebabkan karena budaya kerja yang lambat dan tidak tekun, personalia kurang pengetahuan dan pemahaman dengan bidang tugasnya, tugas yang tumpang tindih. Keadaan ini segera diatasi dengan merekrut tenaga kontrak yang memiliki kemampuan yang cukup dan dalam jumlah yang mencukupi (2 orang), membimbing personalia dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, mengkoordinasikan dan memonitor pelaksanaan tugasnya serta melibatkannya dalam workshop yang diselengarakan oleh CPCU. Kiat yang cukup penting adalah melakukan monitoring secara terus menerus, memberikan perhatian dan bimbingan setiap saat apabila terdapat pelaksanaan tugas atau hasil pekerjaan yang kurang baik. 4. Situasi internal dilingkungan Unwar, khususnya iklim kepegawaian dilingkungan Kantor Rektorat dan Fakultas lainnya, adanya anggapan bahwa pegawai PSPD lebih makmur, dan situasi lain yang cenderung menurunkan motivasi dan suasana kerja LPIU. Keadaan ini dieleminir dan diredam dengan berbagai kiat, antara lain : Memberikan penjelasan dan pengertian kepada pegaawai, oleh Pimpinan dan personalia PSPD lainnya dalam setiap kesempatan formal (rapat-rapat, lokakarya, diskusi dan lain-lainnya) dan informal (perseorangan), serta membangkitkan kebanggaan bahwa Unwar akan mengalami perkembangan yang pesat akibat adanya PHK-PKPD. Dengan tindakan tersebut situasi lingkungan kerja menjadi lebih kondusif dan kegiatan menjadi lebih lancar dan terkoodinasi. Melibatkan seluruh Fakultas (terutama Pimpinannya) dilingkungan Unwar, Pimpinan Universitas dalam pelaksanaan kegiatan PHK-PKPD yang sesuai terutama dalam kegiatan pengembangan pendidikan. Seperti lokakarya, IHT dan TA yang menggunakan dana PHK-PKPD dan dana sendiri (DIK). Dengan cara tersebut disamping meningkatkan kemampuan dan pengalaman staf diluar PSPD juga dapat menyaksikan secara langsung pelaksanaan kegiatan PHK-PKPD sebagai bagian dari pengembangan Unwar Melibatkan personalia pegawai Kantor Rektorat dalam tugas yang sesuai dengan kemampuannya dalam kegiatan pelaksanaan fungsi LPIU yakni dalam Unit Keuangan, Unit Pengadaan, Sekretariat dan Monevin. Dengan melakukan koordinasi, monitoring dan memberikan bimbingan dan masukan dalam pelaksanaan tugasnya masing-masing, keterlibatan tersebut telah memberikan pengalaman dan meningkatkan kemampuannya dalam pengelolaan dibidang tugasnya masing-masing. 9
Dari berbagai usaha dan kegiatan yang telah dilakukan dalam pelaksanaan program PHKPKPD dan secara umum dalam pengembangan PSPD, berbagai best practices yang diperoleh sebagai berikut: 1. Internal PSPD : Tumbuhnya suasana kerja yang cepat, tertib, disiplin dengan sistem yang jelas untuk mendapatkan hasil maksimal dari para pegawai PSPD karena mendapatkan kesempatan, proses belajar, bimbingan dan pengalaman dalam pelaksanaan tugas dibidangnya masing-masing. Suasana kerja ini jauh berbeda dengan suasana kerja dilingkungan Unwar (kantor Rektorat dan Fakultas lainnya). Hal ini mendapatkan apresiasi dari Pimpinan Universitas dan Yayasan. Terjadinya percepatan proses regenerasi dalam pelaksanaan proses pembelajaran dari dosen senior (pensiunan) kepada dosen muda yang direkrut secara bertahap dengan keterlibatan para dosen muda dalam setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh masing-masing Aktivitas. Pengalaman dalam penyusunan dan pengembangan berbagai instrument dan sistem dalam manajemen pengelolaan institusi antara lain penyusunan kurikulum dan proses pembelajaran, sistem manajemen akademik, sistem manajemen sumber daya, sistem pengadaan barang dll Proses pengembangan organisasi dan tata kelola yang berlangsung cepat menuju penyelenggaraan manajemen institusi modern, yakni dalam hal: - Organisasi dan tatakelola sebagai Fakultas yang khas bagi institusi kedokteran dengan menerapkan KBK, diusulkan ke Yayasan dan telah mendapatkan pengesyahan untuk dilaksanakan. - Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan pendidikan kedokteran berlangsung dalam waktu singkat dengan sistem pengelolaan secara tertib dan bertanggung jawab dengan menerapkan TI - Sistem rekrutmen sumber daya manusia meliputi pegawai dan dosen serta mahasiswa yang berlangsung obyektif, berkualitas dan berkelanjutan . 2. Bagi Universitas Warmadewa dan Yayasan Kesejahteraan KORPRI Prov Bali: Keberhasilan memenangkan dan melaksanakan PHK-PKPD oleh PSPD Unwar yang berumur masih sangat muda menjadi kebanggaan dan pemicu dalam usaha pengembangan Unwar dalam kompetisi antar PTS di Bali. Pemicu ini telah mendapatkan keberhasilan, yakni Unwar telah memenangkan hibah PHP-PTS tahun 2011 dengan dana sejumlah Rp 1 milyar. Penyusunan proposal PHK-PKPD berdasarkan kinerja diterapkan oleh Yayasan dan Unwar dengan usulan anggaran berdasarkan kinerja mulai tahun anggaran 2012 yang berbeda dengan sebelumnya berdasarkan alokasi tanpa memperhatikan keberhasilan kegiatan. Dalam kegiatan ini kegiatan mengacu kepada PSPD. Sistem rekrutmen dosen berdasarkan pada kriteria yang jelas, obyektif dan kemampuan diterapkan oleh Yayasan untuk memenuhi kebutuhan pegawai administrasi yang dibutuhkan oleh PSPD. Pembangunan prasarana (gedung) PSPD Unwar yang cepat dan mendapatkan hibah Gubernur Propinsi Bali, menginisiasi Yayasan dan Unwar untuk menyusun rencana pengembangan kampus yang jelas, bertahap, nyaman, indah dan memenuhi kebutuhan. Pengadaan barang dalam pelaksanaan PHK-PKPD yang merlukan sistem inventaris yang jelas memanfaatkan TI, memicu Yayasan untuk menyusun (mengup-grade) sistem inventaris yang sudah kedaluwarsa. 10
Kegiatan menyusun SIM terpadu dalam PHK-PKPD telah menginisiasi Yayasan untuk menyusun (mengadopsi) SIM-T menjadi tingkat Universitas termasuk Yayasan. Usaha ini mendapatkan bantuan dari institusi mitra. Pengembangan PSPD Unwar sebagai Fakultas termuda di Unwar yang berlangsung cepat (dalam waktu singkat), tidak menjadi eksklusif tetapi sebaliknya menjadi milik dan kebanggaan serta keunggulan dan menginisiasi pengembangan Unwar. Pandangan dan pemahaman dari stakeholder internal yaitu Yayasan, Universitas dan Fakultas dilingkungan Unwar, bahwa keberadaan PHK-PKPD adalah milik Unwar, menjadi kebanggaan dan pemacu pengembangan Unwar serta semua pihak wajib ikut serta mensukseskannya. Memberikan pengalaman, meningkatkan kemampuan, ketertiban dan keterbukaan dalam pengelolaan keuangan, pengadaan barang dan inventaris, pengelolaan kesekretariatan di PSPD menginisiasi pengelolaan yang serupa di Kantor Rektorat. Pengalaman Fakultas lain dilingkungan Unwar yang terlibat dalam kegiatan lokakarya IHT dan TA dalam penyelenggaraan pendidikan telah meningkatkan wawasannya dalam proses pendidikan dan menginisiasi untuk melakukan pengembangan di Fakultas masing-masing. PSPD Unwar dengan PHK-PKPD nya menjadi inovator dalam proses pengembangan Unwar antara lain dalam perencanaan meliputi rencana pengembangan, rencana kerja, rancangan anggaran dll. Maka dapat disimpulkan PSPD Unwar dengan keberhasilan memenangkan dan melaksanakan PHK–PKPD telah mampu menjadi agent of change dalam usaha pengembangan Universitas Warmadewa.
11
Bab III. Hasil yang Dicapai a. Status indikator kinerja sampai dengan 31 Desember 2011 adalah sebagai berikut : Tabel 1 Status Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara . No
Baseline
Keterangan
Target
Capaian
2011 Target
Capaian
0%
35 %
35 % Persiapan Akreditasi tuntas N/A
I. Indikator Kinerja Utama 1
Kurikulum berbasis kompetensi (KBK)
2
Status Akreditasi
Belum terakreditasi
3
Kelulusan UKDI
N/A
Persiapan Akreditasi tuntas N/A
Jumlah buku modul (special topic) yang telah tersusun dan siap dilaksanakan Jumlah buku modul (elective study) yang telah tersusun dan siap dilaksanakan Jumlah buku modul blok yang mengadopsi Kurikulum Profesionalisme yang telah tersusun dan siap dilaksanakan
0
1
1
0
1
1
0
3
3
1.4
Jumlah buku modul blok yang mengadopsi Standar Kompetensi Dokter (KKI) yang telah tersusun dan siap dilaksanakan
0
4
4
1.5
Jumlah buku pedoman kepanitraan klinik (departemen) yang mengadopsi KKI yang telah tersusun dan siap dilaksanakan
0
4
4
II. Aktivitas 1 1.1
1.2.
1.3
III. Aktivitas 2 2.1.
Proporsi dosen yang mempunyai kemampuan baik dalam mengelola kelas menjadi aktif
24.24 %
35 %
44.08 %
2.2.
Proporsi dosen yang mempunyai kemampuan baik dalam mengelola diskusi kelompok menjadi aktif
38.70 %
55 %
56.62 %
2.3
Proporsi dosen yang mempunyai kemampuan baik dalam mengelola praktikum menjadi aktif
14.31 %
16 %
17.2 %
12
2.4
Proporsi dosen yang mempunyai kemampuan baik dalam mengelola pelatihan keterampilan klinik menjadi aktif
0%
0%
0%
2.5
Presentase rerata mahasiswa yang berkunjung ke perpustakaan setiap bulan Presentase rerata mahasiswa yang mengakses e-library setiap bulan Rerata bimbingan oleh dosen pembimbing akademik dalam setahun Presentase rerata soal MCQ per blok dalam semester II yang berkualitas baik Presentase rerata jumlah soal di masing-masing blok yang ada di semester II yang memanfaatkan vignette (soal integrative) sebagai sistem soal
0%
50 %
85.29 %
14.2 %
30 %
20.72 %
2
3
3
11.7 %
25 %
13.10 %
15 %
30 %
31.53 %
67 %
70 %
67 %
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10 Presentase rerata kelulusan ujian blok (first taker) di semester II IV. Aktivitas 3 3.1
Rerata waktu penyampaian modul blok kepada mahasiswa sebelum kegiatan PBM
2 hari
1 minggu
4 hari
3.2
Presentase dosen yang datang tapat waktu saat PBM
85 %
90 %
90 %
3.3
Presentase rerata mahasiswa yang dating tepat waktu saat PBM Rerata waktu penyerahan soal ujian oleh dosen pengelola blok
80 %
85 %
87.5 %
3 hari
1 minggu
5 hari
2
3
3
7 hari
5 hari
5 hari
0%
50 %
85.3 %
90 %
92.5 %
72 %
N/A
Ada
Ada
0
2
2
3.4 3.5
3.6 3.7
3.8
Rerata bimbingan oleh dosen pembimbing akademik dalam setahun Rerata waktu penyampaian informasi hasil ujian (first taker) Presentase rerata mahasiswa yang berkunjung ke perpustakaan setiap bulan Presentase daya serap anggaran per triwulan
V. Aktivitas 4 4.1 Organisasi dan Tupoksi UPM 4.2 Dokumen Akademik (4) 4.3
Manual Prosedur Akademik (3)
0
0
0
4.4
Manual Prosedur evaluasi kinerja kurikulum
0
0
0
13
4.5
Manual Prosedur evaluasi kinerja proses pembelajaran
0
0
0
4.6
Nilai hasil evaluasi kinerja kurikulum
N/A
N/A
N/A
4.7
Nilai hasil evaluasi kinerja proses pembelajaran
N/A
N/A
N/A
Indikator kinerja utama seharusnya terdiri dari 3 substansi yaitu a) menerapkan KBK, b) status akreditasi dan c) kelulusan UKDI. Namun karena PSPD Unwar belum meluluskan dokter maka indikator kinerja utama pelaksanaan PHK-PKPD Unwar hanya 2 substansi yaitu menerapkan KBK dan akreditasi. Pada pelaksanaan PHK-PKPD tahun 2011, indikator status akreditasi belum dinilai karena akreditasi masih dalam fase persiapan. Dengan demikian indikator yang diukur pada pelaksanaan program tahun 2011 hanyalah penerapan KBK. Penerapan KBK di PSPD Unwar dalam pelaksanaan PHK-PKPD dinilai dengan menggunakan beberapa sub indikator meliputi : a) Penyusunan modul special topics dan special (elective) study sebagai muatan lokal b) Penyusunan modul blok yang mengadopsi kurikulum profesionalisme, modul blok yang mengadopsi SKD dan buku pedoman kepaniteraan klinik sebagai muatan nasional. c) Kemampuan dosen dalam mengelola kelas besar yang aktif, mengelola diskusi kelompok, mengelola praktikum dan mengelola pelatihan keterampilan klinik. Indikator ini sebagai cerminan dalam pelaksanaan proses pembelajaran dalam menerapkan KBK. Indikator kemampuan dosen dalam mengelola pelatihan keterampilan klinik baru diukur pada pelaksanaan program tahun 2012, oleh karena tahun 2011 laboratorium ketermpilan klinik belum siap dimanfaatkan. Indikator kinerja utama terdiri dari seluruh indikator kinerja Aktivitas 1 dan sebagian (4 indikator kinerja) Aktivitas 2. Pada pelaksanaan program tahun 2011 target indikator kinerja utama dapat dicapai meskipun angkanya tidak terlalu jauh dari target yang ditentukan. Keadaan ini sudah dapat diperkirakan sebelumnya oleh karena beberapa faktor yang menghambat yaitu : a) Keterlambatan dimulainya program (tahun pertama) terutama keterlambatan persetujuan TOR kegiatan, yang sempat menimbulkan kebimbangan apakah kegiatan dapat dilaksanakan. Dan sebaliknya setelah persetujuan TOR diterima, waktu penyelenggaraan kegiatan sudah terdesak dan sering pelaksanaan overlapping satu dengan lainnya b) Keterbataasan jumlah staf dosen dan kebanyakan sudah senior sehingga terdapat kesulitan merubah pemahaman tentang kurikulum, merubah kemampuan dan kebiasaan dalam menyusun modul, merubah kebiasaan dalam pelaksanaan proses pembelajaran serta adanya keterbatasan waktu aktif melakukan kerja diluar tugas pembelajaran sebagai tugas pokok. c) Fasilitas (sarana) pembelajaran dan ruangan yang terbatas sehingga agak sulit dalam melakukan peragaan (simulasi) d) Nara sumber dalam hal jumlah dan kemampuannya serta ketersediaan waktunya terbatas. Nara sumber hanya diminta dari FK Unud, sebagai mitra dalam program kemitraan PHK-PKPD skema B. Adanya penjelasan CPCU bahwa nara sumber sebaiknya dari institusi mitra, menimbulkan keraguan untuk mendatangkan nara sumber dari institusi yang sudah mapan seperti FK UGM sehingga pelaksanaan sering agak tumpang tindih. 14
e) Khusus dalam penyusunan kurikulum terdapat ketidak sepahaman dalam susunan kurikulum (mapping) yang memerlukan waktu cukup lama untuk menyimpulkannya. Pada Aktivitas 2, indikator kinerja selain yang termasuk dalam indikator kinerja utama, ada yang belum tercapai (lebih rendah dari target) disebabkan beberapa faktor, yaitu : a) Pada akses e-library disebabkan keterbatasan bandwidth dan provider, tempat (lokasi) computer (akses e-lib) berada dilantai atas (diatas ruang kuliah) serta bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan mahasiswa semester awal masih terbatas. b) Dalam hal kualitas soal MCQ yang lebih rendah dari target disebabkan selain kemampuan dosen (senior) yang sulit ditingkatkan kemampuannya, juga disebabkan karena analisis soal hanya memanfaatkan mesin (komputer) sehingga validitas isinya belum dianalisis, sebagai faktor yang mempengaruhi angka kesukaran soal. c) Indikator persentase kelulusan ujian blok (first taker) di semester 2 belum tercapai disebabkan karena mahasiswa semester 2 belum mantap dalam cara belajarnya di PT serta kemungkinan perbedaan bahan baku (mahsiswa baru) dan juga kualitas soal ujian yang mungkin berbeda (belum memiliki bank soal yang sudah teruji). Pada Aktivitas 3 beberapa indikator kinerjanya belum mencapai target yang ditentukan, yaitu : a) Rerata waktu penyampaian modul disebabkan karena modul yang belum siap (pada waktunya sebagai akibat dari keterlambatan penyerahan materi oleh anggota Tim Blok terutama yang berasal dari luar PSPD Unwar (dari FK Unud, RS Sanjiwani, Gianyar), waktu Ketua Blok yang terbatas karena menangani tugas pembelajaran lain. Keadaan yang sama juga terjadi pada capaian indikator kinerja penyerahan soal ujian blok. b) Indikator daya serap anggaran tidak tercapai disebabkan karena anggaran meningkat dengan jumlah staf yang tetap, diterimanya anggaran PHK-PKPD dalam jumlah yang cukup signifikan dengan cara pengelolaan khusus sedangkan personalia kemampuan dan jumlahnya tetap, pembagunan gedung baru yang belum selesai yang direncanakan untuk menampung peralatan yang akan diadakan. Sedangkan pada Aktivitas 4 tidak mengalami hambatan dalam melaksanakan kegiatan dan indikator kinerja tercapai disebabkan karena dalam kegiatan ini tidak melibatkan banyak tenaga dosen. Tetapi lebih banyak bersifat kerja pribadi menyusun konsep dan kegiatan konsultasi dengan nara sumber. b. Status kemajuan fisik setiap komponen biaya, adalah sebagai berikut : 1. Pengembangan staf : Pendidikan bergelar staf PSPD Unwar direncanakan 6 orang untuk pendidikan master (S2) dengan lama pendidikan 2 tahun. Tempat pendidikan masingmasing 3 orang di FK Unud dan 3 orang di FK UGM Jogjakarta. 5 orang yakni 3 orang di FK Unud dan 2 orang di FK UGM sudah mulai pendidikan sejak bulan September 2011 sedangkan 1 orang akan mulai pada bulan Januari 2012. Dengan keadaan demikian kemajuan fisik dalam kegiatan ini rata–rata adalah sebesar 4,99 %, lebih rendah dari angka seharusnya 6,54 %. Hal ini disebabkan karena seorang peserta akan mulai bulan Januari 2012 dengan capaian fisik hanya 1,71 % dan 2 orang (pendidikan di FK UGM) menunggu persetujuan CPCU sehingga kemajuan fisik masing-masing 4,30 %. Pendidikan tidak bergelar pegawai perpustakaan, mengikuti pendidikan perpustakaan di FK Unud (kemitraan) sudah selesai dan yang bersangkutan 15
2.
3.
4.
5.
sudah memberikan laporan tertulis dan telah kembali bertugas di Perpustakaan PSPD Unwar.dengan demikian capaian fisiknya (sesuai dengan tabel) sebesar 32,11 %. Pekerjaan Sipil, yakni melakukan renovasi ruang kelas dan laboratorium. Sampai terakhir .berada pada tahap mengusulkan untuk mendapatkan NOL bidding document, sudah mendapat NOL procurement plan. Sehingga capaian fisik pekerjaan sipil mencapai 7%. Capaian fisik yang sangat rendah ini disebabkan karena adanya kesulitan dalam menyusun bidding document sebagai persyaratan untuk memperoleh NOL dari WB. Keadaan ini disebabkan karena bidding document dalam Bahasa Inggris yang apabila dipergunakan dalam proses penawaran kemungkinan tidak ada calon rekanan yang ikut serta mengajukan penawaran. Usaha CPCU untuk menterjemahkan dokumen tersebut kedalam Bahasa Indonesia terhambat dengan alasan waktu yang terbatas. Sebagai jalan keluar LPIU telah menterjemahkan kedalam Bahasa Indonesia dan saat terakhir sedang dalam pengajuan ke WB. Pengadaan IT, Elektronik dan AVA capaian fisiknya sebesar 7%. Saat ini dalam proses pengajuankan bidding document untuk mendapatkan NOL dari WB. Keterlambatan ini disebabkan karena pada awalnya proses pengadaan IT dan elektronik digabungkan dengan pekerjaan sipil (menjadi proses ikutan setelah proses pekerjaan sipil), sehingga proses sangat terlambat akibat pekerjaan sipil yang terlambat. Setelah melakukan pendekatan dengan narasumber di CPCU pada bulan November 2011, disetujui proses pengadaan IT dan elektronik dipisahkan dari pekerjaan sipil (tersendiri). Dan sampai tanggal 31 Desember 2011 bidding document masih diproses di CPCU untuk mendapatkan NOL. Pengadaan alat laboratorium, buku dan furniture dengan menggunakan metode shopping capaian fisiknya masing-masing masih 7%, yakni menunggu turunnya NOL dari WB untuk pengadaan furniture sebagai prior process. Segera setelah NOL diterima pengadaan furniture dilaksanakan. Proses pengadaan dengan metode shopping cukup terlambat disebabkan karena mengulangi proses mendapatkan NOL bidding document yang sebelumnya telah diterima. Yang disebabkan karena adanya perubahan spesifikasi dan juga barang yang tidak ada lagi dipasaran. Disamping adanya ketidak jelasan untuk memperoleh persetujuan (BER) dari WB pada proses pengadaan pertama kali. Pengadaan jasa untuk mengmbangkan sistem informasi manajemen terpadu (SIMT) dengan metode CQS, capaian fisiknya sebesar 7%. Keterlambatan disebabkan karena bidding document dalam Bahasa Inggris. Pada saat terakhir bidding document sudah diusulkan kepada CPCU untuk mendapatkan NOL. Rendahnya capaian fisik pada proses pengadaan barang dan jasa disebabkan oleh beberapa hal, yaitu : PSPD khususnya dan Unwar bahkan Yayasan tidak memiliki tenaga pengadaan barang bersertifikat sebagai syarat dalam proses pengadaan barang dalam pelaksanaan PHK-PKPD. Sebagai solusinya adalah memanfaatkan program kemitraan dengan meminjam tenaga pengadaan yang memiliki sertifikat dari Unud. Namun demikian karena keterlambatan kinerjanya proses pengadaan juga terlambat. Pada pelatihan tenaga pengadaan barang oleh Ditjen Dikti, PSPD Unwar mengirimkan 2 orang peserta dan 1 orang dari Yayasan KORPRI Prov Bali. Sampai saat terakhir pengumuman kelulusannya belum turun. CPCU kurang tegas dan tidak memberikan cara penyelesaian yang cepat dan tepat dalam perubahan dan adanya masalah proses pengadaan barang. Hanya 16
saja keuntungan yang diperoleh grantee dari PTS adalah dana yang dapat diluncurkan seperti yang dialami oleh PSPD Unwar dimana semua pengadaan diluncurkan ke tahun 2012. Diyakini sampai akhir bulan Maret 2012 proses pengadaan semuanya telah selesai. 6. Kemajuan fisik pengembangan program meliputi kegiatan lokakarya dan IHT terdapat 13 kegiatan. Secara keseluruhan kemajuan fisik pengembangan program sebesar 97%, dari jumlah anggaran total sebesar Rp. 112.347.300. Dimana sebanyak 12 kegiatan telah selesai sepenuhnya dan satu kegiatan secara teoritis belum memanfaatkan dana yang dialokasikan padahal secara prinsip kegiatan tersebut sudah selesai dilaksanakan. Kegiatan tersebut adalah “membangun struktur organisasi dan tupoksi”. Karena pada kenyataannya topik bahasan sudah termasuk dalam lokakarya. Dalam pelaksanaan pengembangan program (lokakarya dan IHT) ada 3 kegiatan yang mendatangkan narasumber dari institusi diluar kemitraan FK Unud, yakni dari FK UGM. Akibatnya adalah anggaran yang diperlukan lebih tinggi dari alokasi yang disediakan. Untuk kekurangan tersebut diperoleh dari dana operasional PSPD Unwar, sebagai dana DRK non committed 7. Pengadaan tenaga ahli (TA) dalam negeri dengan 4 kegiatan, pelaksanaannya secara keseluruhan sudah selesai dengan capaian fisik rata-rata 13% (sesuai dengan tabel). Pengadaan seluruh TA dari FK Unud memanfaatkan program kemitraan PHKPKPD skema B dengan mitra adalah FK Unud. 8. Hibah Pengajaran meliputi 2 judul, seluruh kegiatannya sudah selesai sampai menyerahkan laporan, dengan capaian fisik masing-masing sebesar 17,3% (sesuai dengan tabel). c. Status penyerapan keuangan untuk pelaksanaan Aktivitas Tabel 2 Status penyerapan keuangan untuk pelaksanaan Aktivitas No
AKTI VITAS
RENCANA ANGGARAN 2011 (Rp)
PHK-PKPD
1 1
2 1
3 101.438,00
2
2
2.369.752,80
3
3
238.115,70
4
4
6.253,50
2.715.560,00
Total
PT
Total
4
REALISASI ANGGARAN SAMPAI DGN 31 JULI 2011 (Rp)
%
PHKPKPD
PT
7 51.084,00
8
3,49
Total
%
PHK-PKPD
PT
Total
9 51.084,00
10 32,68
11 (3-7) 50.354,00
12 (4-8)
-
-
13 (11+12) 50.354,00
-
5 101.438,00
104.973,40
2.474.726,20
85,25
14.015,40
84.473,40
98.488,80
63,00
2.355.737,40
20.500,00
2.376.237,40
283.377,70
9,76
6.754,00
-
6.754,00
4,32
231.361,70
45.262,00
276.623,70
37.242,00
43.495,50
1,50
-
-
-
-
6.253,50
37.242,00
43.495,50
187.477,40
2.903.037,40
71.853,40
84.473,40
100,00
2.643.706,60
103.004,00
2.746.710,60
45.262,00
6
SISA ANGGARAN TAHUN 2011 (Rp)
100,00
156.326,80
Penyerapan keuangan untuk seluruh Aktivitas sampai akhir tahun 2011 untuk dana WB relatif rendah yakni hanya 12,45% (Rp. 338.124.730 dari jumlah anggaran Rp 2.715.560.000). Sedangkan serapan dana DRK lebih tinggi yakni 58,14%. Dari keadaan tersebut setelah dipilah sesuai dengan masing-masing Aktivitas (table 2) terdapat kisaran yakni : 100% pada Aktivitas IV, Aktivitas I – 95,69%, Aktivitas III – 16,28% dan Aktivitas II – 8,27%. Pada Aktivitas I terdapat efisiensi anggaran sebesar 4,31% (sebesar Rp. 4.375,400). 17
Serapan pada Aktivitas II dan III yang rendah disebabkan karena belum adanya realisasi pengadaan barang dan jasa. Pada Aktivitas II dari jumlah anggaran seluruhnya sebesar Rp. 2.369.752.800 yang belum direalisasikan sebesar 91,73% (Rp. 2.173.698.170) meliputi : renovasi sebesar 33,76 % (Rp. 800 juta), peralatan laboratorium 5,24% (Rp. 124 juta), peralatan IT dan elektronik 20,66% (Rp. 489.456.500), buku 11,59% (Rp. 274.546.900), dan furniture 19,27% (Rp. 456.509.300). Sedangkan dana DRK non committed yang dimanfaatkan sebesar Rp. 154.973.400. Aktivitas III menyerap anggaran WB sebesar 16,28% yang dimanfaatkan untuk penyelenggaraan program. Dana yang belum direalisasikan sebesar 83,72% (Rp 199.361.700) yang terdiri dari anggaran menyusun program SIM-T dan IHT menyusun struktur organisasi dan tupoksi PSPD. d. Analisis capaian kinerja program, pengadaan dan keuangan 1. Capaian Kinerja Program Sampai dengan akhir tahun 2011 capaian kinerja program yang tercermin dari capaian indikator kinerja secara umum dapat dikatagorikan baik, walaupun beberapa indikator tidak mencapai (dibawah) target. Capaian indikator dibawah target terjadi pada : a. Tidak tercapainya indikator pada Aktivitas 2 tersebut adalah: a) Mahasiswa yang mengakses e-library, capaian 20,72 % dari 30 % Indikator e-library tidak tercapai disebabkan adanya keterbatasan bandwidth dan provider yakni menggunakan speedy dengan bandwidth 3 mbps (upto), sambungan telpon sering putus, bandwidth sering drops; lokasi komputer (elibrary) dilantai (diatas ruang kuliah) dimana mahasiswa cenderung turun kelantai bawah, serta bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan mahasiswa semester awal masih terbatas. Keadaan ini sudah diatasi dengan mengganti provider dengan sambungan fiber optic, meningkatkan bandwidth menjadi 4 mbps (dedicated) dan lokasi dipindah ke gedung baru di lantai dasar. b) Rerata soal MCQ dengan kualitas baik di Semester 2, 13,10% dari 25% Dalam hal kualitas soal MCQ yang lebih rendah dari target disebabkan karena dosen (senior) yang cenderung sulit untuk diintervensi, penyusunan soal yang terburu-buru, dan karena analisis soal hanya memanfaatkan mesin (komputer). Keadaan ini diintervensi dengan memberi peringatan menyusun soal, melakukan editing, memberikan peningkatan kemampuan dengan IHT dan melakukan analisis soal oleh dosen senior sehingga validitas dapat ditingkatkan. c) Rerata lulus ujian blok (first taker), 67 % dari 70 % Indikator persentase kelulusan ujian blok (first taker) di semester 2 belum tercapai disebabkan karena mahasiswa semester 2 belum mantap dengan cara belajar di PT, kemungkinan perbedaan bahan baku (mahasiswa baru) dan kualitas soal ujian yang mungkin berbeda (belum memiliki bank soal yang sudah teruji). Intervensi dilakukan dengan memperbaiki kisi-kisi soal, tingkat kesulitan soal serta mengarahkan cara belajar yang baik kepada mahasiswa. b. Tidak tercapainya indikator pada Aktivitas 3 tersebut adalah: a) Rerata penyampaian modul kepada mahasiswa, capaian 4 hari dari target 7 hari b) Rerata penyerahan soal ujian, capaian 5 hari dari target 7 hari
18
Modul yang akan dilaksanakan belum siap. Untuk modul yang sudah pernah dilaksanakan pada tahun sebelumnya dilakukan revisi dan penyempunaan agar modul lebih baik. Keterlambatan dalam mempersiapkan modul terjadi karena keterlambatan dosen memberikan materi yang akan dicantumkan dalam buku modul. Dosen dalam blok terdiri dari dosen FK Unud, RS Sanjiwani, Gianyar selain dosen dari PSPD sendiri. Dosen dari luarlah yang sering kali terlambat dalam mengirimkan materi bahasannya maupun soal ujian. Hal ini diatasi dengan mengadakan komunikasi yang lebih dini dan intensif. Keadaan ini juga terjadi pada pengumpulan soal ujian. c) Persentase penyerapan anggaran, capaian 72% dari target 92,5% Indikator daya serap anggaran tidak tercapai disebabkan karena kemampuan pegawai dalam mengelola anggran terbatas dan belum berpengalaman dan jumlahnya sangat terbatas (hanya 2 orang). Sedangkan jumlah anggaran yang dikelola pada tahun 2011 meningkat 2 kali dibandingkan tahun 2010, ditambah lagi dengan dana PHK-PKPD. Keadaan ini diintervensi dengan menambah jumlah pegawai dan mengadakan pegawai khusus keuangan PHK-PKPD. c. Capaian indikator kinerja lainnya : Walaupun secara nominal target indikator kinerja tercapai namun capaiannya minimal sehingga tidak mencerminkan kemajuan yang baik. Oleh karena itu diusahakan untuk dilakukan perbaikan (meningkatkan) kinerja pelaksanaan program pada tahun 2012 dengan mendatangkan nara sumber dari institusi yang lebih mapan, penyelenggaraan yang lebih baik. Capaian indikator kinerja dengan nominal sesuai dengan target disebabkan adanya beberapa faktor berikut, baik internal maupun eksternal : f) Pelaksanaan program tahun pertama dan pada saat permulaan dimulai fasilitas pembelajaran seperti ruang kelas, ruang diskusi, laboratorium, perpustakaan dan peralatan pembelajaran lainnya sangat terbatas, sehingga suasana pelaksanaan program yang melibatkan banyak dosen masih belum maksimal. g) Jumlah staf dosen masih terbatas dan kebanyakan senior sehingga terdapat kesulitan merubah pemahaman tentang kurikulum, merubah kemampuan dan kebiasaan dalam menyusun modul, merubah kebiasaan dalam pelaksanaan proses pembelajaran h) Keterlambatan dimulainya program (tahun pertama) terutama keterlambatan persetujuan TOR kegiatan, bahkan sempat menimbulkan kebimbangan apakah kegiatan dapat dilaksanakan. Dan setelah persetujuan TOR diterima, waktu penyelenggaraan kegiatan sudah terbatas (sesuai dengan jadwal) dan sering pelaksanaan kegiatan overlapping satu dengan lainnya i) Nara sumber dalam hal jumlah dan kemampuannya serta ketersediaan waktunya terbatas. Nara sumber hanya diminta dari FK Unud, sebagai mitra dalam program kemitraan PHK-PKPD skema B. Adanya penjelasan CPCU bahwa nara sumber sebaiknya dari institusi mitra, menimbulkan keraguan untuk mendatangkan nara sumber dari institusi yang sudah mapan seperti FK UGM sehingga pelaksanaan sering agak tumpang tindih. j) Pada Aktivitas 1, dalam kegiatan penyusunan kurikulum sempat terjadi ketidak sepahaman dalam susunan blok (mapping kurikulum) yang memerlukan waktu cukup lama untuk menyimpulkannya. Mengakibatkan keterlambatan kegiatan lainnya karena merupakan kegiatan ikutan dari penyusunan kurikulum. 19
Perubahan map kurikulum yang berbeda dengan kurikulum tahun 2009 mengakibatkan jumlah blok pada semester 1 berbeda dengan kurikulum sebelumnya, dan demikian juga dengan blok susunan blok pada semester 2. Hal tersebut mengakibatkan perubahan indikator kinerja tentang jumlah blok yang mengadopsi SKD dari 7 menjadi 4 dan jumlah blok yang mengadopsi kurikulum profesionalisme dari 7 menjadi 3. Perubahan besaran indikator kinerja ini sudah mendapat kesepakatan dengan Tim Monev saat melakukan monitoring pada tanggal 19-20 November 2011. k) Indikator kinerja Aktivitas 4, terpenuhi seperti direncanakan oleh karena kegiatan Aktivitas 4 masih simpel, kebanyakan kegiatan mandiri dan tidak melibatkan banyak personalia 2. Capaian Kinerja Program Keuangan Pelaksanaan kegiatan Unit Pengelolaan Keuangan sebagai unit penunjang dalam bidang keuangan, ditentukan terutama oleh kegiatan Aktivitas dan Unit Pengadaan dalam merealisasikan anggaran serta koordinasi dalam PIU dan internal dalam Unit Pengelolaan Keuangan sendiri. Selama pelaksanaan program PHK-PKPD Unwar tahun 2011tidak ditemukan masalah yang prinsip yang menghambat kinerja Unit Pengelolaan Keuangan yang disebabkan adanya alur pengelolaan keuangan yang telah dimanfaatkan. Keadaan ini juga disebabkan adanya hal berikut : a. Tersedianya dana yang cukup dalam cash box yang dimanfaatkan untuk membayar pembelian yang bersifat tunai. Pada saat permulaan pelaksanaan program pembayaran dilakukan dengan panjar dari dana operasional PSPD. Setelah mendapat penjelasan bahwa panjar dapat menggunakan dana DRK sebagai panjar, tidak ditemukan lagi hambatan dalam pembayaran belanja tunai. b. Tersedianya dana baik dana hibah WB dan DRK yang mencukupi (dalam rekening) LPIU /Rektor Unwar telah membantu kelancaran kegiatan Unit Pengelolaan Keuangan. Pembayaran kepada narasumber, biaya mengikuti pendidikan bergelar dan tidak bergelar dan transaksi lainnya sesuai ketentuan CPCU dilakukan dengan melakukan transfer melalui rekening yang bersangkutan. Dana hibah yang diterima pada Termin I sejumlah Rp. 1.378.830.500 tanggal 28 April 2011 dan Termin ke II diterima sebesar Rp. 705.285.400 tanggal 29 Desember 2011, sehingga saldo per tanggal 31 Desember 2011 adalah sebesar Rp. 1.766.385.357. c. Keterlambatan atau hambatan yang terjadi adalah dalam pembayaran kegiatan yang memerlukan persetujuan dari CPCU, dimana persetujuannya yang diperlukan terlambat diterima. Walaupun pengelolaan sudah terlaksana dengan baik, namun dari segi penggunaan anggaran khususnya dana dari WB, realisasinya masih rendah yakni hanya 12,45% atau Rp. 338.124.730 dibandingkan dengan dana PHK–PKPD keseluruhan Rp. 2.715.560.000. Keadaan ini disebabkan karena kegiatan Unit Pengadaan sebagai pelaksana pengadaan barang dan pekerjaan sipil dengan aloksi dana yang besar, belum dapat merealisasikannya sama sekali. 3. Capaian Kinerja Program Pengadaan Dengan kegiatan yaitu pengerjaan sipil, pengadaan IT, elektronik dan AVA, pengadaan alat laboratorium, pengadaan buku, pengadaan furniture, dan pengadaan jasa membangun SIM-T, sampai akhir bulan Desember capaian kinerjanya masih sangat rendah yaitu rata-rata 7%, yakni sampai pada tahap pembentukan Panitia Lelang. Panitia lelang telah melaksanakan tugas sebagaimana mestinya berpedoman 20
kepada pelaksanaan pengadaan barang sesuai dengan peraturan pemerintah. Namun pelaksanaan proses pengadaan barang harus mengikuti ketentuan dari WB yang berbeda yakni dengan mendapatkan NOL pada setiap tahapan proses. Disamping itu dalam proses pengadaan barang harus melibatkan pelaksana yang memiliki sertifikat pengadaan barang pemerintah. Untuk melaksanakan kegiatan pengadaan barang terdapat kendala yakni PSPD dan juga Unwar belum memiliki personal yang bersertifikat dan tidak berpengalaman dalam pengadaan barang sesuai ketentuan WB. Untuk mengatasi kendala ini dilakukan hal sebagai berikut : Memanfaatkan program kemitraan dengan FK Unud sesuai dengan petunjuk dari CPCU, personalia pengadaan barang yang memiliki sertifikat diminta ditugaskan dari Universitas Udayana. Untuk maksud tersebut diberikan bantuan 3 orang. Dan ditugaskan 2 orang pada Panitia Pengadaan dan 1 orang pada Panitia Penerimaan Barang. Mengirimkan 2 orang staf pegawai untuk mengikuti pelatihan pengadaan barang yang diselenggarakan oleh Ditjen Dikti tanggal 27–30 November 2011. Pada kesempatan ini juga ikut serta 1 orang personalia Yayasan Kesejahteraan KORPRI Prov Bali. Dalam proses pengadaan barang beberapa hambatan yang dihadapi oleh Unit Pengadaan Barang yang mengakibatkan capaian kinerja cukup rendah, yaitu : 1) Pengetahuan dan pengalaman yang sangat minim dari personalia Unit Pengadaan Barang dan juga PIU dalam proses pengadaan barang sesuai dengan ketentuan Pemerintah dan WB. Untuk menanggulangi hambatan ini PIU sudah mendapat 3 orang pegawai yang ditugaskan dari Unud. Dalam pelaksanaan tugasnya pegawai tersebut tidak paham dengan ketentuan WB sehingga proses pelaksanaan pengadaan barang hanya memanfaatkan ketentuan Pemerintah. Sesuai persyaratan WB pada setiap tahapan proses harus mendapatkan NOL (untuk first prior). Pada pengadaan furniture (sebagai first prior untuk metode shopping) terjadi perubahan spesifikasi akibat dari perubahan kebutuhan, dengan adanya pemanfaatan gedung yang baru selesai dibangun, berbeda dengan yang diajukan dalam bidding document yang sudah mendapatkan NOL. Sebagai konsekuensinya maka dilakukan permintaan NOL (baru) untuk furniture. Hal ini telah menghambat proses shopping barang lainnya (buku dan alat laboratorium). 2) NOL untuk civil work dengan metode penawaran nasional (NCB) mendapatkan kesulitan dalam penterjemahan dokumen tendernya oleh CPCU. Dan disayangkan informasi ini didapatkan agak terlambat sehingga proses penterjemahan oleh PIU sangat terlambat dimulai dan memerlukan waktu cukup lama. Penterjemahan ini baru selesai pada bulan November 2011, dan saat terakhir dikerjakan penyelesaian bidding document. 3) Pengadaan barang IT, elektronik dan AVA pada saat menyusun procurement plan oleh reviewer diharuskan untuk mengikuti proses civil work sebagai first prior. Oleh karena proses civil work terlambat dengan sendirinya menghambat proses pengadaan barang tersebut diatas. Setelah melakukan pendekatan dengan narasumber tertentu di CPCU (setelah berkonsultasi dengan WB) diputuskan bahwa pengadaan barang dengan proses tersendiri. Pada saat ini bidding document dalam proses di CPCU atau WB. 4) Proses pengadaan program SIM-T dengan metode CQS, keterlambatan disebabkan kesulitan dalam menterjemahkan bidding document dalam Bhs 21
Inggris. Pada saat ini proses mendapatkan NOL bidding document ada di CPCU atau WB. Keterlambatan dalam proses penyelesaian bidding document mengakibatkan capaian kinerja pengadaan cukup rendah dengan akibat capaian keuangan terkena pengaruhnya, walaupun pelaksanaannya cukup baik. e. Analisis capaian kualitatif masing-masing aktivitas. PSPD Unwar merupakan institusi yang masih muda dengan organisasi dan sistem pengelolaan yang masih sederhana, sumber daya manusia yang masih terbatas dengan kemampuan yang masih perlu ditingkatkan, fasilitas (sarana dan prasarana) yang masih sangat terbatas menyebabkan hibah PHK-PKPD yang diperoleh menjadi sangat penting dan berguna untuk mengembangkan PSPD Unwar. Dari pelaksanaan program PHK-PKPD selama satu tahun (tahun 2011) banyak good practices, perubahan budaya kerja, budaya organisasi, pola pikir dan lain-lain yang diperolah, antara lain: 1. Aktivitas 1, telah memberikan capaian kualitatif dalam hal : Pola pikir tentang pendidikan dokter dengan kurikulum berbasis kompetensi, meliputi bahwa kemampuan lulusan harus mencerminkan Standar Kompetensi Dokter dengan lulus uji kompetensi, bahwa mahasiswa diberikan kemampuan keterampilan klinik dan sikap profesionalisme secara utuh berbeda dengan pendidikan tradisional yang hanya menekankan keilmuan (knowledge), modul blok harus disusun mengikuti panduan yang jelas sistematik, bertahap dan berjenjang dari materi dasar ke klinik, dari yang sederhana ke yang kompleks, bahwa kurikulum lokal memiliki fungsi yang seimbang dengan kurikulum nasional, bahwa pendidikan klinik (co-assistant) dilaksanakan secara sistematis, sesuai dengan SKD, menerapkan profesionalisme, siklus diatur dengan pola yang jelas, transparan dan lain-lain perubahan pola pikir. Budaya organisasi, bahwa dilakukan evaluasi terhadap modul yang sudah berjalan untuk disempurnakan dan menyesuaikan dengan tujuan pendidikan. Budaya kerja, yakni menyusun modul jauh sebelum dilaksanakan, yang pada saat terakhir penyusunan dilakukan menjelang akan dilaksanakan. 2. Aktivitas 2, memberikan capaian kualitatif dalam pelaksanaan proses pembelajaran, antara lain: Dalam good practices kepada dosen PSPD dan dosen di lingkungan Unwar yang diberi kesempatan untuk mengikuti berbagai kegiatan untuk mengembangkan proses pembelajaran seperti lokakarya dalam hal memberikan kuliah interaktif, membimbing diskusi kelompok, membimbing mahasiswa sebagai pembimbing akademik. Memberikan perubahan pola pikir lulusan dokter untuk menjadi dosen di PSPD Unwar dengan adanya pendidikan bergelar untuk meningkatkan kepakaran kepada staf dosen (baru). Pelamar untuk menjadi dosen pada tahun 2011 meningkat dari tahun 2010 sebanyak 12 orang menjadi 32 orang. Memberikan good practices dalam pelayanan perpustakaan, dengan pelaksanaan pendidikan tidak bergelar dibidang perpustakaan. Merubah pola pikir para dosen bahwa dalam proses pembelajaran dan assessment (ujian) yang diperlukan bukan kesulitan, kedalaman atau keluasan topik bahasan tetapi harus mengacu kepada konsep dan prinsip yang mendukung tercapainya kompetensi sesuai dengan SKD. 3. Aktivitas 3, memberikan capaian kualitatif meliputi : 22
Pengambilan keputusan oleh Pimpinan Universitas dan Yayasan dalam menentukan organisasi PSPD dengan memberikan persetujuan usulan menjadi Faklutas sesuai dengan usulan hasil kegiatan “Menyusun Organisasi dan Tupoksi FK Unwar”. Persetujuan segera diberikan setelah usulan diterima. Good practices kegiatan penyusunan SIM-T PHK-KPD telah menginisiasi Yayasan dan Unwar untuk memperluas dan memaanfaatkan menjadi program Universitas dan Yayasan. Memanfatkan IT dalam tatakelola sumber daya (SDM, keuangan, barang inventaris), presensi pegawai dan lain-lain. Yayasan telah mendapatkan bantuan dana dari stakeholder untuk secepatnya merealisasikan program SIM-T Good practices dalam meningkatkan dan mengembangkan kampus, mengikuti perkembangan kampus PSPD, dengan menyusun master plan pengembangan kampus Unwar yang bersih, suasana kondusif berwawasan Tri Hita Karana. Good practices bagi Unwar dan Yayasan untuk mendapatkan anggaran hibah dari Dikti dan sumber lainnya untuk pengembangan Unwar dengan acuan PSPD. Usaha ini berhasil dengan memperoleh dana hibah PHP-PTS sebesar Rp 1 milyar dari APBNP. Perubahan budaya organisasi pengelolaan keuangan, inventaris dan sumber daya lainnya menginisiasi Yayasan untuk menyelenggarakan pengelolaan keuangan dan fasilitas lainnya secara transparan, berkelanjutan dengan menerapkan otonomi dalam pengelolaan keuangan oleh Unwar, menyusun rencana anggaran tahunan dengan basis kinerja, pengelolaan keuangan yang transparan, melakukan audit dengan bantuan eksternal, mengembangkan (mengaktifkan kembali) sistem inventaris yang praktis dengan memanfaatkan IT. Perubahan budaya kerja, dimana secara umum dilingkungan Unwar kegiatan berlangsung lamban, birokratis, kurang serius (santai) dilingkungan PSPD sudah mengalami kemajuan (peningkatan). 4. Unit Keuangan, telah menghasilkan capaian kualitatif sebagai berikut : Perubahan budaya organisasi, telah memberikan perubahan dalam pengelolaan anggaran mulai saat perencanaan anggaran tahunan mulai memanfaatkan anggaran berbasis kinerja yang sebelumnya berbasis mata anggaran, diterapkan oleh Yayasan dan Universitas, memanfaatkan alur yang berlaku, melaporkan pemanfaatan dan pertanggungjawaban keuangan. Budaya organisasi dengan perubahan pengelolaan keuangan dan perlengkapan di PSPD yang sebelumnya dibawah satu koordinasi, menjadi unit yang terpisah dengan tanggung jawab yang jelas. Good practices dalam administrasi keuangan memisahkan administrasi PHKPKPD dengan institusi, administrasi mengikuti kaidah SAI, memanfaatkan IT (program komputer, on line) menentukan standar anggaran, dan juga dimanfaatkan oleh Unwar. 5. Unit Pengadaan, walaupun secara kenyataan belum berhasil dalam melaksanaan pengadaan namun beberapa capaian kualitatif sudah didapatkan, antara lain: Budaya organisasi, bahwa pengadaan barang semestinya menggunakan mekanisme pengadaan barang yang jelas (mengikuti sistem pemerintah), sistem inventaris yang jelas (memanfaatkan IT). Hal ini telah diadopsi oleh Yayasan. Good practices, pelaksanaan sistem pengadaan barang mengikuti aturan WB dan pemerintah meningkatkan motivasi dan kinerja tenaga pada Unit Pengadaan dan personalia pengadaan lainnya, terlihat dari kemauan mengikuti pelatihan.
23
6. Sekretariat, juga telah menghasilkan capaian kualitatif walaupun agak terbatas yaitu usaha untuk melaksanakan kesekretariatan dan manajemen yang baik, usaha meningkatkan kemampuan masing-masing pegawai sesuai dengan fungsinya secara lebih baik dari sebelumnya. Budaya kerja lebih baik dibandingkan dengan unit lainnya di lingkungan Unwar.
24
Bab IV. Rencana Selanjutnya a. Rencana anggaran PHK-PKPD tahun 2012 setelah negocosting tanggal 27 Oktober 2011 adalah sebesar Rp. 9.157.322.715 yang terdiri dari dana luncuran sebesar Rp. 2.354.812.700 dan anggaran (asli) tahun 2012 sebesar Rp. 6.802.510.000 dan dana efisiensi tahun 2011 Rp. 27.444.100. Setelah negosiasi pada workshop pencairan anggaran termin ke-II tanggal 15–16 November 2011 di Jakarta, disetujui pencairan anggaran termin ke-II sebesar Rp. 705. 285.400. Sehingga jumlah anggaran PHK-PKPD Unwar pada tanggal 31 Desember 2011 sebesar Rp. 1.766.385.357 yang diharapkan cukup untuk membiayai kegiatan pengadaan sampai bulan Maret tahun 2012. Dengan demikian anggaran definitive yang akan dipergunakan untuk kegiatan PHK-PKPD Unwar selama tahun 2012 sebesar Rp. 8.479.481.400. b. Rencana Implementasi Program, pengadaan dan keuangan PHK-PKPD Unwar tahun 2012 adalah melanjutkan kegiatan tahun 2011 sesuai dengan Rencana Implementasi Program PHK-PKPD tahun 2012. Antara lain sebagai berikut : Aktivitas 1 : 1. Melakukan penyempurnaan KBK yang telah tersusun khususnya muatan nasional 2. Menyempurnakan Panduan Penyusunan Modul dan Pedoman Klinik 3. Melanjutkan menyusun modul dan pedoman klinik. Aktivitas 2 : 1. Meningkatkan kualitas PBM dengan meningkatkan kompetensi dosen dalam memberikan kuliah, diskusi kelompok, dan praktikum 2. Meningkatkan kepakaran dan non kepakaran(program degree dan non-degree), 3. Meningkatkan kemampuan sebagai dosen PA 4. Meningkatkan pelayanan dan sarana-prasarana pembelajara 5. Meningkatkan kualitas assessment. Aktivitas 3 : 1. Mengembangkan sistem manajemen sumber daya 2. Mengembangkan SIM-T Aktivitas 4 : 1. Menyusun manuial mutu akademik, prosedur akademik, prosedur peneltian dan pengabdian kepada masyarakat. Unit Pengadaan: 1. Melanjutkan proses pengadaan barang dan jasa tahun 2011 yang diluncurkan, diharapkan dapat direalisasikan sampai bulan Maret 2012, kecuali civil work 2. Melaksanakan pengadaan terutama untuk Aktivitas 2 c. Rencana pencapaian target indikator kinerja selama implementasi program tahun 2012 adalah memenuhi target yang diperkirakan dalam RIP tahun 2012. Walapun selama kegiatan tahun 2011 masih ada target yang belum tercapai, target untuk tahun 2012 masih tetap seperti pada rancangan sebelumnya (proposal).
25
Bab V. Evaluasi terhadap Desain dan Implementasi Aktivitas Mencermati impelementasi PHK-PKPD selama tahun 2011 (sampai akhir Desember 2011) tidak terdapat desain dan implementasi yang disesuaikan, walaupun masih terdapat capaian yang belum baik. Hal ini dilakukan melihat hasil evaluasi kinerja sampai Desember 2011 sudah terjadi peningkatan dalam hal kemampuan, komitmen, pemahaman pelaksana dan mengidentifikasi berbagai kelemahan yang perlu diperbaiki pada implementasi program di tahun 2012. Perubahan ini akan menjadi perhatian dalam menyusun RIP tahun 2012. Perubahan indikator kinerja terjadi pada Aktivitas 1 meliputi capaian untuk tahun 2011 sebagai akibat perubahan dalam mapping kurikulum yang mengakibatkan jumlah blok dan penyebarannya dalam semester berubah. Penajaman kriteria indikator kinerja utama status akreditasi B, penambahan indikator keberhasilan pada Aktivitas 2 dengan 2 indikator keberhasilan tambahan.
26
