BAB 1 PENDAHULUAN 1.1.
Latar Belakang
angn gnya ya p engetahuan dan teknologi, persaingan Seiring dengan semakin berkemban berkembangnya pengetahuan meningkat. Perusahaan an yang tidak bisa memenuhi antar industripun juga meningkat. keinginan konsumen en pasti akan kalah bersaing. Menurut Menu nurut Imai (1986), dalam rangka mempe mempertahankan pertahankan kinerja kinerj rja agar dapat bersaing dengan deng gan a perusahaan lain sebuah org organisasi perlu rganisasi pe p rlu rl u melakukan m laku me uka an proses prros oses es inovasi ino nova vasi si dan perbaikan an berkelanjutan (continuous improvement) dalam (contin nuous imp prove eme ment nt)) dalam segala elemen eleme en da dal lam sistem.
Salah satu
elemen dalam sistem sebuah perusahaan elem emen penting pen nti ting ng d alam sis iste tem m adalah manusia yyang ang an g dalam se sebu buah a perus usahaan / organisasi berkedudukan organisa asi b erkkedu er udu dukan sebagai pekerja (Chiarini, 2011). 201 11) 1). Menurut perlu Menu uru rutt Phusavat Phu usavat dan Kanchana (2008), beberapa ffaktor a to ak or yang ya pe erlu dipertimbangkan berkelanjutan dipe pertimban ngkan untuk dapat melakukan perbaikan berkelanjuta an termasuk term mas asuk pada pad da elemen untuk el elem emen tenaga tenaga kerja adalah kualitas, fleksibilitas, dan kemampuan kemampua an un ntu tukk dapat d patt da memenuhi me memenu nuhi permintaan sesuai dengan keinginan konsumen. Semua Se a fa faktor o tersebut tersebu ut dapat terealisasi dengan baik tergantung dari kemampuan perusahaan perusaha aan dalam melakukan manajerial aspek dan elemen dalam sistem. Tenaga Te ena nag ga kerja pada sebuah perusahaan terbagi menjadi 2, yaitu yaittu
pekerja peke erjja
(direct langsung (dire ect labor) lab abor or) r) dan dan pekerja peke pe kerj rja a tak langsung lang ngsu ung (indirect (in indi dire rect ct llabor). abor ab or). Menurut Barnes Barn rnes es (1980), direct ((1 980), kepentingan relatif dari di dire rect ct laborr akan menurun seiring dengan de eng nga an bertambah be bert rtam a bah canggihnya teknologi yang digunakan oleh perusahaan. Hal Hall yang yan ang Witt (1971), sama jjuga sama uga disampaikan ug disamp di mpaika ikan n oleh oleh W itt (197 71) 1),, bahwa bahw ba hwa a kemajuan kemaju juan teknologi tekkno nolo logi gi dapat dapat menyebabkan menurun. me meny nyebabkan dominasi domi mina nasi si tenaga tenag ga kerja ke erj rja a langsung lang la ngsung g menur run un. Dengan D ngan adanya De adany nya a kondisi ko tersebut indirect ters seb ebutt akan aka kan n meningkatkan me eni nin ngkatkan peran perran a dan kepentingan kep epentingan in ndi dire rectt llabor abor ab or ya yang ng memiliki pelayanan tanggungjawab melakukan pelaya yanan (jasa) (jassa) a kepada pihak eksternal, melakukan perawatan mesin, dan pekerja yang bertanggungjawab berta anggungjawab pada pekerjaan kantor labor lainnya. Meningkatnya peran dari ri indirect la abor tersebut dapat menjadi salah satu hal yang memicu adanya proses perbaikan perbaika pe an terus-menerus pada indirect labor. PT. X merupakan perusahaan yang yan ang sudah memiliki pandangan bahwa continuous improvement Hal ti i t adalah d l h hal h l yang sangatt penting. ti H l ini i i tercermin t i pada d visi perusahaan yaitu “Menjadi perusahaan Spray Dryer berkelas dunia dengan melakukan perbaikan terus-menerus agar dapat berkontribusi pada pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan”. Perbaikan berkelanjutan yang dimaksud mencakup
1
semua elemen yang ada di dalam PT. X, salah satunya adalah tenaga kerja tidak langsung. Formento (2013) mengatakan bahwa salah satu cara untuk mencapai perbaikan terus-menerus
pada pekerja adalah
melalui pengukuran dan penilaian
performansi. Pengukuran performansi perf rfor orm mansi merupakan me eru rupa p kan penilaian secara sistematis pada pekerja untuk membandingkan membandingkan kinerja dengan den nga gan standar pekerjaan yang ditetapkan untuk dapat dapat mengidentifikasi potensi perbaikan n (Pınar ( ınar Güngör, 2011). (P Meskipun b begitu egitu masih banyak banyyak pekerja pek eker erja ja tak tak langsung yang ng belum dapat melakukan melaku uka kan proses perbaikan perba baikkan dikarenakan dikkarenakan perusahaan perrus usah ahaa aan n ini belum mengetahui me eng n etahui dan menerapkan untuk mene nerapkan tools tool to o s yang ttepat epat ep at u nttukk melakukan mel elak a ukan pengukuran pengu guku k ran performansi pe erf r ormansi sehingga pemborosan se a ttarget, arge ar get, pem emb borosan yang terjadi, dan potensi pote ens nsi perbaikan perb bai aika kan n belum m dapat teridentifikasi baik. Salah satu bagian dari indirect labor belum teride ent ntififik ikas a i dengan de indire rect lab abor or yang yan be elum pernah team. pern rnah ah dilakukan dilakkukan perbaikan secara khusus adalah security tea eam. Security Secu Se uri r ty team tea am merupakan General me eru rupaka an indirect labor yang menjadi bagian dari Human Resource Reso ource e&G e era en al Affair Affa Af faiir (HR&GA) (H HR&GA) tepatnya sub bagian Facility management (FM). Security S cu Se uri rity ty team team adalah perusahaan ada ad alah bagian yang memegang peran penting dalam perusah haan kkarena a en ar na kontribusinya merupakan kontrib businya yang besar yaitu menjaga keamanan perusahaan dan merupak kan n salah pengiriman s lah satu entitas pada proses bisnis penerimaan raw material dan peng sa gir iriman n finished fini nish she ed Goods. memiliki Dari hasil observasi awal diidentifikasi diid iiden enti tifi fikasi bahwa bah ahwa keamanan perusahaan mem millik iki keamanan ca cakupan yang luas seperti keaman nan a dari pihak luar, kemanan dari bahaya bah ahay aya kebakaran, ke keba baka kara r n, dan keamanan dari kecelakaan kerja. Sedangkan bila billa dilihat diliiha hat dari dari keterkaitan petugas security salah ke kete terk rkai aita tan n pe petu tuga gass se secu uri rity ty y dalam dal alam am perannya per eran anny nya a sebagai seb se baga gaii sa sala lah h sa satu tu entitas ent ntiitas as pada pada proses material, dapat pr pros oses es bisnis bisniss penerimaan pene pe nerima maan an ra raw w mate teri rial al, da apa patt ju juga ga berpengaruh ber erpe peng ngaruh ba bagi gi proses dilihat dari yang tterjadi erja er jadi di pada pada pump room dan n warehouse. wareho house. Kemudian bila bila d ililih ihat at d ari proses pengiriman finished Goods akan berdampak ak ketepatan waktu pengiriman produk. Saat observasi awal dilakukan, didapati adanya adanya indikasi keterlambatan dalam proses penerimaan raw materiall maupun n finished Goods. Indikasi ini ternyata muncul saat supirr truck melakukan n proses pro oses administrasi di pos utama security. mengenai Dengan belum adanya standarisasi m engenai sistem administrasi penerimaan raw material dan pengiriman finished Goods pada pos security (dalam bidang penempatan checklist, kartu identitas, SIM&STNK) akan berpotensi pada munculnya keterlambatan yang diakibatkan dari lamanya waktu pelayanan yang diberikan petugas security saat melayani proses administrasi. Lamanya proses
2
administrasi pada pos utama juga akan berpengaruh pada penerimaan raw material di pump room maupun warehouse. Jika pump room dan warehouse mengalami masalah dalam proses persiapan raw material (misalnya terlambat melakukan unloading dikarenakan proses utama administrasi yang lama di pos ut uta ama security) securi rity ty) y) dapat berpengaruh pada jam kerja petugas pump room m maupun aupun warehouse.
Dampak Damp pak buruk dari keterlambatan
penerimaan raw material material juga dapat berpengaruh pada staff staf st a f quality control. Saat barang terla terlambat ambat masuk pump p room roo oom m maupun maup ma upun un warehouse, w rehouse, secara wa seca cara otomatis akan memperlambat memperrla lambat mulainya mulai ainyya proses prosess pengecekan pen enge gece ceka kan kualitas kual ku a ittas raw ra materiall di d departemen quality control. tersebut dapat meningkatkan potensi munculnya qualitityy contro ol. Kemungkinan Kemu ung n kinan ters rseb ebut ut d apat menin ap ngk g atka an po p tensi mu m nculnya pemborosan memakan pe an berupa ber eru upa proses pros pr oses penerimaan raw material materi rial al yang y ng m ya ema em akan waktu wakktu t lama dan waktu menunggu maupun d an wa wakt ktu u menu nunggu bagi pihak warehouse maupu un pump mp room roo o m da dalam menunggu menu ung ngg gu hasil has asil pemeriksaan departemen quality control. Pemborosan Pemb m orossan lain yang ya ang dapat da apa pat timbul timb bul adalah munculnya
biaya lembur pada bagian warehouse ware eho hous u e dan da an
quality keamanan qual qu alitiy co controll yang diakibatkan dari lamanya proses pemeriksaan pemeriksa aan ke keam aman a an n dan administrasi dan adm ministrasi truck raw material pada bagian security. Indikasi Indikassi munculnya keterlambatan ini juga bisa terjadi pada proses pengiriman pengirim man n finished administrasi. f nishe fi ed Goods dikarenakan masalah yang sama, yaitu proses admin nistrasi si. Jika a pelayanan pencarian pela laya yanan yang dilakukan memakan waktu lama akibat prosess pe pencar ria ian n SIM&STNK ata ataupun dapat dikategorikan sebagai pemborosan, taup upun un checklist chec ch eckl klis istt yang yan ang dapa pat di dika kate tego gori rika kan n se seba b gai pemboros san, maka m ka berpotensi pada ketidaktepatan ma ketidaktepata an wa waktu pengiriman barang. Dampak Damp Da mpak ak dari belum adanya toolss yang tepat untuk melakukan n pengukuran peng pe nguk ukur uran kinerja pihak kin nerj rja a yang yang bertujuan ber ertu tuju juan an ke ke arah arah perbaikan per erba b ikkan pada pada security s cu se curi rity ty tteam eam ea m adalah adal ad alah ah p ihak ih ak FM masih bisa masi ma sih h belum be bisa mengidentifikasi men ngi gide dent ntififik i asi potensi pote po tensi perbaikan perb pe rbai aika kan yang yang dapat dap apat dilakukan dililak akuk uka an dan secara belum a otomatis oto toma mati tiss prinsip continuous us improvement impro ovement pada team am ini ini be belu lum tercapai. Untuk dapat mencapai perbaika perbaikan terus-menerus an terus-me enerus termasuk pada bidang tenaga kerja, pada tahun 2013 PT. X mendirikan mendirikkan departemen baru yang menjadi penanggungjawab utama dalam proses perbaikan terus-menerus yaitu World Class Operation Management (WCOM). (WC WCOM)). Continuous improvementt merupakan bagian dari proyek tetap yang selal selalu alu u dilakukan oleh WCOM dimana realisasi perbaikan diterjemahkan dalam suatu b ik ttersebut b t akan k dit j hk d l t proyekk yang melibatkan lib tk team dan departemen yang bersangkutan. Pada departemen ini team yang bertanggungjawab pada perbaikan dalam bidang tenaga kerja adalah Team Efficiency Improvement (TEI). TEI memiliki
3
keinginan untuk selalu meningkatkan performansi tenaga kerja yang ada, baik tenaga kerja langsung dan tidak langsung
yang menjadi bagian dari PT. X.
Dalam melakukan proses peningkatan performansi tentunya dibutuhkan sebuah tools yang tepat agar tujuan organisasi tercapai. Dengan adanya proses pada perbaikan terus-menerus secara bertahap ber erta taha hap p pa p da semua bagian dari tenaga kerja seluruh di PT. X maka harapan dari dari team ini adalah seluru ruh h tenaga kerja yang ada dapat selalu mengalami peningkatan peningkatan performansi. Barnes (1980 (1980) 80)) mengatakan bahwa bah hwa a salah sal a ah satu sat a u tools t ols yang dapat to at digunakan dalam melakukan melakuka kan perbaikan perbaika an kinerja kine ki nerja pada pada indirect ind in dire rect ct llabor abor ab or adalah adal ad alah menggunakan menggun unakan motion and ti study. time merupakan time study dy. y Menurut Menu uru r t Sutalaksana Sutalaks ksan ana a (1979), (197 (1 979)), motion n and tim ime study ym erupakan teknik te eknik yang yan ng digunakan digu di gunakan n untuk untuk mendapat rancangan an terbaik ik dari dar arii sebuah h sistem kerja.. Tools Tool To olss ini dapat dapat membantu dalam menganalisiss pekerja pekkerrja dengan den e gan sifat pekerjaan perbaikan peke erj rjaa an yang yan ng non repetitif (tidak berulang) dan melakukan pe p rb bai aika kan n dari segi seg e i metode mettode kerja. me ke erja. Performansi sebuah sistem kerja dapat diukur ur menggunakan men engg ggunakan an beberapa akhir bebe be berapa a kriteria salah satunya adalah waktu sehingga pada ttugas u ass akh ug khir i inii performansi perf pe r orm mansi sistem akan dilihat dari waktu siklus. Terdapat banyak metode metod ode e pada p da pa a motion n and time study, y namun pada penelitian ini akan proses pengambilan penga ambilan data da ata a dan an analisis nalisis waktu siklus akan menggunakan metode Day In a Life e Of (DILO) (D DILO O) karena kare ka r na a melalui metode ini akan membantu dalam proses identifikasi identifikassi pekerjaan pekkerjaa pe aan n dan da dibutuhkan dapat menangkap mena nang ngka kap waktu yang ya dibut utuh uhkan untukk menyelesaikan menyelesaiikan sebuah me sebu uah pekerjaan. Identifikasi pekerjaan menggunakan meng nggunakan metode ini dapat dilakukan dilakkuk ukan an dengan deng de n an mengetahui kronologis detail berjalannya sebuah aktivitas sehingga seh ehin ingg gga melalui bagaimana urutan petugas mela me laluii metode meto me tode de ini ini dapat dap apat at diidentifikasi diiiide dentifikasi bagaim man ana a ur urut utan an kkerja erja er ja p etug et gas security secu se curity dalam melakukan dala da lam mela laku kuka kan pelayanan. pela pe layyanan. Dalam Dal alam am memberikan memberi rika kan n usulan usul ulan an perbaikan perbaikkan akan digunakan salah satu digu guna aka kan n sa sala lah h sa atu dari dari lean an principle yyaitu aitu Eliminate, Elimin inat a e, Combine, Com ombi bine ne, Rearrange, Rea Re arrange, Simplify analysis metode anallysis karena dengan m etode in ini akan membantu security y team dalam mengidentifikasi waste yang terja terjadi adi sehingga akan muncul usulan perbaikan. 1.2.
Rumusan Masalah
PT. X merupakan perusahaan yang memegang g me emegang prinsip continuous improvement. aspek Hal ini tentu berlaku pada semua asp spek termasuk pekerja, baik directt maupun indirect labor. Dari observasi awal teridentifikasi bahwa perusahaan belum menemukan tools yang tepat untuk mengukur performansi dan adanya potensi pemborosan waktu pada rangkaian proses bisnis penerimaan raw material dan pengiriman finished Goods, tepatnya bagian administrasi. Dari teridentifikasinya
4
potensi tersebut dapat disimpulkan bahwa terdapat masalah pada metode kerja security saat melakukan pelayanan administrasi. Berdasarkan indikasi tersebut maka permasalahan yang terjadi adalah belum adanya pengukuran performansi dengan menggunakan tools yang tepat pada security team sehingga penyebab metode pemborosan dan potensi perbaikan an m etod et ode e kerja belum dapat teridentifikasi. 1.3.
Penelitian Tujuan Pene nellitian
tujuan Adapun tujua an dilakukannya penelitian ini adalah untuk uk membantu pihak perusahan n mengukur mengukkur dan dan a memperbaiki mem empe perb baiiki performansi per e fo form rmansi security ty team melalui identifikasi penyebab identifi fikkasi penyeba ab pe pemborosan dan potensi s perbaikan perbaikan dengan denga gan langkah sebagai berikut: seba bagai beri riku kut: t: a.. M Mengidentifikasi durasi waktu engi en g dent ntififikasi tanggungjawab security y beserta d u asii wa ur wakt ktu u si ssiklusnya klusny nya b. M Mengidentifikasi terjadi pada aktivitas engid dentifikasi penyebab pemborosan yang terja jadi p ada ad a aktivi ita t s tertentu terttentu yang menjadi tanggungjawab security c. tujuan untuk c Memberikan Memberikan usulan perbaikan metode kerja dengan tujua uan un u tukk mereduksi mereduksi waktu siklus kerja d. Mengidentifikasi dampak terukur dari usulan perbaikan yang d diberikan iberikan 1.4. 1 4. 1. 4
Batasan Masalah
a. U Usulan akan diberikan sulan perbaikan perbai aika kan n yang aka kan diberika an ad adalah berdasarkan ber erda dasa s rkan hasil hassil observasi observa vasi si yang dilakukan pada bulan Juli Juli tahun tahun un 2015 2015 pada shiftt pagi (06.30-15.00) (06.30-15.00 0) dan dan shiftt siang (14.30(14.30-23.00) 23.00) selama 8 hari di hari kerja kantor. b. Beb Beberapa aktivitas maka eber erap apa a je jjenis nis ak akti tivi vita tas ya yyang ng tidak didapati didap patti saat saat observasi observa asi m aka durasinya ak dura du rassin nya akan diperoleh akkan d iper ip erol oleh eh dari dar arii pencatatan pencat pe atat atan an waktu wak aktu tu menggunakan mengg ggun unak akan an stopwatch stop st opwa watc tch h berdasarkan berrda dasa sarkan simulasi aktivitas dilakukan dii luarr ja kerja simu si mula lasi si a ktiv kt ivititass yang yang dila aku k kan d jam kerj ja security s cu se uri rity ty y yang yan ang g bertugas. bertug be ugas. c. Tidak job description securityy maka ak disediakannya disediakannya d desccri r ption petugas pe makka dalam dallam penentuan da klasifikasi Value Added d (VA) (VA A) activityy atau atau Non Value Added d (NVA) activity akan berpedoman pada p penjabaran enjabaran n tanggungjawab security y dari hasil observasi. d. Lean principle yang digunaka digunakan pada an pa ada proses pemberian usulan perbaikan adalah mengenai Eliminate, Com Combine, mbine, Rearrange, Simplifyy (ECRS) analysis.
BAB 2
5
