BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pendidikan merupakan modal utama dalam keberhasilan suatu bangsa. Namun, untuk dapat mengenyam pendidikan, khususnya mengenyam pendidikan hingga jenjang sarjana, memerlukan biaya yang tidak sedikit. Berdasarkan data yang dihimpun dari situs lima universitas negeri di Indonesia, pendidikan S2 di Indonesia memerlukan biaya sebanyak Rp 3.500.00 hingga Rp 38.000.000 per semester. Biaya S2 di universitas swasta di Indonesia biaya hingga lulus mencapai Rp. 160.000.000. Sedangkan jika di luar negeri seperti US rata-rata memerlukan biaya USD 134.000 hingga lulus.. Di Australia memerlukan biaya sebesar AUD 20.000 - AUD 37.000 per tahun. Di Singapura memerlukan biaya sebesar SGD 18.500 – SGD 30.000 per tahun. Biaya yang penulis sebutkan belum termasuk biaya lainnya seperti kesehatan, tempat tinggal, buku, dan sebagainya. Saat ini, banyak berdiri lembaga beasiswa untuk membantu masyarakat untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi. Dengan mengambil beasiswa, kita tidak perlu memikirkan lagi mengenai biaya kuliah. Selain itu, kita juga dituntut untuk lebih berprestasi dan memiliki tanggung jawab yang besar karena pemegang beasiswa menjadi contoh bagi lingkungan sekitarnya. Di Indonesia sendiri, banyak beasiswa yang ditawarkan oleh institusi dalam negeri maupun luar negeri bagi yang ingin melanjutkan pendidikannya hingga
tingkat
doktoral,
seperti
Akademischer Austauschdienst
Fulbright,
Chevening,
Deutscher
(DAAD), Lembaga Pengelola Dana
Pendidikan (LPDP), Australia Awards, dan sebagainya. Salah satu beasiswa cukup terkenal dan memiliki banyak peminat adalah Beasiswa Fulbright. Pada tahun 2015, sebanyak 2.074 Warga Negara
1
2 Indonesia (WNI) mendaftar program Fulbright. Sedangkan WNI yang diterima pada tahun 2015 lalu sebanyak 139 orang. Beasiswa Fulbright di Indonesia sudah ada sejak tahun 1952 ketika terdapat WNI yang mendapatkan beasiswa Fulbright untuk pertama kali. Saat itu beasiswa Fulbright untuk WNI masih dikelola oleh Kedutaan Besar Amerika Serikat. Saat ini, program Fulbright untuk WNI dikelola oleh AMINEF
(American
Indonesian
Exchange
Foundation).
AMINEF
merupakan yayasan nirlaba dwinegara yang berdiri pada tanggal 15 Juli 1992. Tugas utama dari AMINEF adalah mengelola program beasiswa Fulbright. Kini, setelah 63 tahun beasiswa Fulbright ada di Indonesia dan 23 tahun AMINEF berdiri sebagai Komisi Fulbright, sudah banyak alumni yang tersebar di seluruh penjuru Nusantara dari berbagai bidang dan lintas program. Alumni Fulbright yang berasal dari Indonesia hingga saat ini mencapai 1823 orang. Pendataan Alumni saat ini walaupun sudah menggunakan komputer namun manajemen data masih sangat sederhana. Data alumni masih ada yang berupa hasil scan dokumen hardcopy, dokumen dalam format Microsoft Excel, dan dokumen dalam format di Microsoft Access. Proses update data alumni juga masih menjadi kendala karena data disimpan di format yang berbeda dan terjadi kemungkinan adanya data yang terulang serta ketidaksesuaian dan ketidakseragaman data yang ada. Selain itu, pihak AMINEF juga masih kesulitan untuk memantau persebaran daerah di Indonesia yang mungkin di daerah tersebut belum ada masyarakat sebagai penerima beasiswa Fulbright. Hingga saat ini, belum terdapat sistem yang terpadu untuk menyimpan data dan memetakan Alumni Fulbright dari tahun 1950 hingga saat ini. Hubungan antara alumni dan AMINEF/Fulbright Indonesia harus dijaga dengan baik karena melibatkan banyak pihak. Untuk itu, diperlukan suatu manajemen data agar alumni dapat mudah dipetakan dan data para alumni mudah diatur.
3 Ruang Lingkup
Dalam penulisan skripsi ini, penulis melakukan beberapa batasan, antara lain: Analisa permasalahan terkait pengelolaan data alumni Fulbright
•
yang berasal dari Indonesia Pengumpulan data terkait perancangan basis data alumni
•
Fulbright yang berasal dari Indonesia, dengan melakukan pemeriksaan dokumentasi, wawancara, serta melakukan magang di AMINEF Perancangan basis data yang dapat diakses baik oleh karyawan
•
AMINEF maupun alumni agar alumni dapat melakukan pembaharuan data secara mandiri
1.2. Tujuan dan Manfaat Berdasarkan beberapa hal yang telah dituliskan dalam latar belakang, maka perancangan database ini memiliki tujuan dan manfaat sebagai berikut
1.2.1. Tujuan Untuk mengelola data para alumni secara terpadu dengan menggunakan satu database. Dari hasil observasi yang penulis lakukan, AMINEF / Fulbright Indonesia berkeinginan untuk memiliki database yang terpadu sehingga para karyawan dapat menggunakan database secara cepat dan tepat dan alumni dapat berpartisipasi secara aktif dalam memperbaharui data pribadinya. 1.2.2. Manfaat •
Mempermudah karyawan dalam mengelola data alumni dengan tepat karena database dibuat secara terpadu.
•
Memberikan kemudahan kepada alumni untuk memperbaharui data pribadinya secara online.
•
Mengetahui laporan yang diperlukan oleh karyawan terkait persebaran alumni, tingkat kelulusan, dan sebagainya.
4 •
Pengelolaan database secara terpadu dapat menghemat tenaga dan waktu mengingat para karyawan juga disibukkan dengan tugas yang lain
•
Dapat mengetahui tingkat kepuasan alumni terhadap AMINEF / Fulbright Indonesia karena alumni dapat memberikan rating.
1.3. Metodologi Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini dibagi menjadi dua, antara lain: 1.3.1. Metode Pengumpulan Data Metodologi pengumpulan data menurut Connolly dan Begg (2014) adalah: •
Memeriksa dokumentasi Memeriksa dokumentasi dapat berguna ketika kita ingin mendapatkan pandangan bagaimana kebutuhan untuk basis data muncul. Kita juga dapat menemukan bahwa dokumentasi dapat membantu untuk menyediakan indormasi dalam
bagian
dari organisasi yang dikaitkan
dengan
permasalahan. •
Wawancara Wawancara merupakan teknik dari fact-finding yang sering
digunakan
dan
sangat
berguna.
Kita
dapat
mewawancarai untuk mengumpulkan informasi dari seseorang secara tatap muka. •
Mengamati Operasional dari Suatu Organisasi Pengamatan merupakan salah satu hal yang sangat efektif dalam fact-finding techniques untuk memahami sebuah sistem. Dengan teknik ini, kita memungkinkan untuk berpartisipasi
atau
mengamati
seseorang
melakukan
kegiatannya untuk belajar terkait sistem.
Adapun metode pengumpulan data yang penulis gunakan berupa memeriksa dokumentasi, wawancara dengan pihak
5 AMINEF, serta mengamati operasional di dalam AMINEF dengan cara melakukan magang di AMINEF.
1.3.2. Metode Analisis Metoden analisis yang dipake adalah dengan menggunakan activity diagram terhadap proses binsis yang sedang berjalan dan usulan terhadap proses bisnis yang akan datang. 1.3.3. Metode Perancangan Database Metode perancangan database yang digunakan penulis adalah dengan Database System Development Life Cycle menurut Connolly dan Begg (2014) •
Database Planning Database Planning merupakan aktivitas managemen yang memungkinkan tahapan-tahapan yang ada di dalam Database System Development Lifecycle untuk direalisasikan secara efisien dan efektif. Database planning hendaknya dapat diintegrasikan dengan keseluruhan strategi sistem informasi di sebuah organisasi.
•
System Definition Menjabarkan ruang lingkup dan batasan dari sebuah sistem basis data, termasuk pandangan pengguna secara garis besar, penggunanya itu sendiri, dan ruang lingkup aplikasi.
•
Requirements Collection and Analysis Mengumpulkan dan menganalisa kebutuhan dari sebuah sistem basis data yang baru
•
Database design Perancangan konseptual, logikal, dan fisik dari sebuah basis data
•
Application Design Merancang antarmuka pengguna dan program aplikasi yang menggunakan dan memproses basis data
6
Dalam tahapan ini, penulis hanya melakukan sampai tahap application design saja.
1.4. Sistematika Penulisan Laporan skripsi ini terbagi dalam 5 (lima) bab dengan sistematika penulisan sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Dalam bab ini dibahas mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian dari perancangan database alumni “AMINEF / Fulbright Indonesia”, metodologi penelitian yang digunakan, dan sistematika penulisan dalam penulisan skripsi ini. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan teori – teori yang mendukung dalam penulisan skripsi ini, baik teori – teori utama dan teori – teori pendukung. BAB 3 : ANALISIS SISTEM BERJALAN Dalam bab ini menjelaskan mengenai profil AMINEF, bidang usaha AMINEF, proses bisnis yang terjadi, studi pendukung, peluang atau masalah yang dihadapi, serta usulan pemecahannya. BAB 4 : PERANCANGAN BASIS DATA PADA AMINEF Bab ini menjelaskan analisis dan rancangan dari database. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan dan saran untuk pengembangan lebih lanjut dari database alumni AMINEF / Fulbright Indonesia.
