BAB 1 PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Perusahan yang modern harus dapat bersaing dalam persaingan dunia bisnis. Dengan berbagai tekanan bisnis yang ada, perusahaan menanggapi dengan melakukan implementasi teknologi informasi. Pengaruh teknologi informasi mampu membuat organisasi untuk bertahan dan berkembang dalam tekanan bisnis, hal ini semakin diperkuat dalam kutipan (“The Role of Information Technology in the Business Sector“, International Journal of Science and Research, Volume 3. 2014 : 303) menyatakan bahwa “Teknologi informasi pun menjadi sangat penting bagi berbagai sektor bisnis sebagai alat manajemen untuk mengoptimalkan proses informasi untuk memproduksi barang dan layanan untuk mendapatkan keuntungan” (Prof. Krume Nikoloski, 2014). Teknologi informasi juga berkaitan erat dengan sistem informasi. Fungsi sistem informasi mendukung setiap area fungsional dalam organisasi, untuk itu sistem informasi berguna dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan setiap fungsional untuk membuat keputusan. Sistem informasi dan teknologi berkaitan dengan setiap area fungsional dimana
untuk
membantu
user
dalam
meningkatkan
kinerja
dan
menyelesaikan masalah bisnis. Dapat disimpulkan sistem informasi dan teknologi informasi adalah salah satu faktor keberhasilan dalam sebuah bisnis. Karena pengaruh sistem dan teknologi informasi sangat besar dalam meningkatkan dan melancarkan kelangsungan proses bisnis dalam perusahaan.
Sebagian
perusahaan
memanfaatkan
teknologi
untuk
meningkatkan produktifitas kinerja pekerjaan dan juga untuk mempermudah laju informasi dan komunikasi dalam struktur perusahaan mereka. Namun, terdapat kendala yang dihadapi ketika sistem dan area fungsional bisnis tidak saling terintegrasi satu dengan yang lainnya, hal ini akan mengakibatkan pengurangan produktivitas. Dikutip dalam jurnal yang berjudul (“Evolution of Modern Enterprise Resource Planning (ERP) 1
2
Systems on Technological Background”, International Journal of Science and Research, Volume 4 2015:1255) “Pada pertengahan abad ke-20 berbagai departemen dalam organisasi sering mengalami fungsional silos yaitu sistem yang terkotak-kotak. Tentu saja merusak manfaat dari koordinasi” (Nileema B.Patil, Madhuri Samel, Priya Tilak, Dolly Boban, 2015). Untuk itu, diperlukan adanya sebuah sistem tunggal yang dapat mengintegrasi setiap fungsi bisnis didalam perusahaan. Menurut Rosenboum dalam Newlin (Newlin, 2010) ada lima metode yang dapat diterapkan untuk meningkatkan produktivitas, yaitu mengubah peraturan manajemen, mengubah sifat dan komposisi input, menambah teknologi baru, menambah produk baru, dan menambah pasar baru. Dengan Teknologi informasi dapat mendukung metode yang digagas oleh Rosenboum yaitu menambah teknologi baru. Menambah teknologi baru bisa dilakukan dengan mengganti sistem informasi lama pada organisasi dengan sistem informasi strategis yaitu ERP. Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan solusi yang dapat membantu perusahaan dalam mengatasi masalah dan kendala yang dihadapi, karena ERP disediakan sebagai "tulang punggung" perusahaaan dalam lintas fungsional yang mengintegrasi dan mengotomatisasikan internal proses bisnis dan sistem informasi dalam fungsi manufacturing, logistic, distribution, accounting, finance dan human resource. Perusahaan besar diseluruh dunia mulai untuk meng-install sistem ERP, karena ERP diakui sebagai
kebutuhan
perusahaan
dalam
mendapatkan
keefisiensian,
kelincahan dan ketanggapan sebagai yang diperlukan untuk sukses dalam lingkungan bisnis yang dinamis. Semakin diperkuat dalam jurnal (“Effect of Enterprise Resource Planning Cycle Time on Supply Performance of Oil in the Oil Industry in Kenya: A Survey of Petroleum Firms”, International Journal of Science and Research, 2014:104) “Bahwa ERP sistem sudah secara meluas diimplementasi oleh banyak perusahaan diseluruh dunia industri” (Elyas N. Mahamed, 2014).
3
Menurut beberapa kutipan, ERP adalah paket sistem informasi yang mengintegrasikan informasi dan proses-proses berbasis informasi di dalam dan lintas area-area fungsional pada suatu organisasi (Lawalata, 2012). Dalam
kutipan
jurnal
Journal
International
of
Computer
Application,”ERP adalah software yang mengintegrasikan semua fungsi dalam organisasi dalam aplikasi tunggal” (Kumar, 2012). Dapat disimpulkan ERP mampu menghilangkan sistem yang terpisah-pisah dan mampu membuat arus informasi yang akurat dan realtime sehingga dapat meningkatkan produktifitas kinerja pekerjaan. PT. Forisa Nusapersada yang berada di Jl. Pegangsaan dua No. 12 Kelapa Gading, Jakarta Utara merupakan perusahaan yang belum menerapkan sistem ERP. Perusahaan yang bergerak dalam bidang fast moving consumer goods ini menjalankan proses bisnisnya dengan menggunakan sistem lain yang bukan ERP dan ingin menerapkan sistem ERP untuk membantu proses bisnisnya. Sebelum menerapkan sistem ERP, perusahaan perlu mengambil langkah untuk memastikan kelayakan dalam menggunakan sistem ERP. Selain itu, rencana menerapkan sistem ERP memerlukan investasi sumber daya yang tidak sedikit dari segi waktu dan juga teknis. Seringkali, investasi yang besar dari perusahaan tidak menghasilkan suatu hasil yang menguntungkan. Oleh karena itu, dengan kondisi yang ada penting dalam melakukan studi kelayakan. Menurut kutipan yang dikutip dalam ComTech jurnal, “Studi kelayakan adalah studi awal untuk merumuskan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir, kebutuhan sumber daya, dan kelayakan proyek yang diusulkan” (Nurlina, 2013). Hasil dari penilaian kelayakan digunakan untuk menentukan status dari kelayakan organisasi untuk mengimplementasi sistem (Achmad Nizar Hidayanto, 2013). Kami mengharapkan studi kelayakan ini dapat membantu PT. Forisa untuk memahami kelayakan dalam menggunakan sistem ERP yang akan diterapkan dikemudian hari.
4
1.2.
Ruang Lingkup Untuk mempermudah dalam melakukan pengujian dan pengumpulan data lebih terarah maka diberikan batasan guna menghindari penyimpangan permasalahan yang ada. Meliputi: 1. Penelitian terhadap proses bisnis dan sistem yang sedang berjalan pada bagian sales, plant, procurement, human resource dan finance pada PT. Forisa Nusapersada. 2. Modul SAP R/3 melingkupi Sales and Distribution, Production, Material Management, Finance and Accounting dan Human Capital Management. 3. Studi kelayakan operasional sistem SAP R/3.
1.3.
Tujuan dan Manfaat Tujuan diambil berdasarkan latar belakang, Kami membuat tujuan penelitian yang hendak dicapai sebagai berikut: 1.
Menganalisis permasalahan dan kebutuhan berdasarkan proses bisnis dan sistem berjalan PT. Forisa Nusapersada.
2.
Melakukan studi kelayakan secara operasional.
3.
Mengetahui kebutuhan teknis dan estimasi waktu beserta kegiatan dalam implementasi SAP R/3.
Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari tujuan penelitian sebagai berikut: 1. Menyediakan hasil analisis masalah serta kebutuhan berdasarkan proses bisnis dan sistem yang berjalan saat ini. 2. Menyediakan hasil analisis studi kelayakan secara operasional dengan menggunakan metode Fit/gap yang berguna untuk menetapkan kelayakan sistem SAP R/3. 3. Menyediakan informasi berupa perkiraan terhadap kebutuhan teknis dan waktu beserta kegiatan dalam implementasi SAP R/3.
5
1.4.
Metodologi Untuk dapat menganalisis dengan baik, metode yang digunakan dalam penelitian adalah sebagai berikut: 1.4.1. Metode pengumpulan data Untuk melakukan penelitian, perlu adanya kejelasan tentang data atau informasi yang dapat membantu dalam penyusunan penelitian ini. 1. Studi lapangan a. Wawancara : Wawancara dilakukan terhadap pihak yang terkait, dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan seputar proses bisnis yang bertujuan untuk mendapatkan informasi yang benar. b. Observasi Observasi dilakukan dengan melihat secara langsung keadaan sistem yang berjalan di perusahaan tersebut dan juga ikut serta dalam melihat kegiatan operasional seharihari. 2. Studi pustaka Metode ini digunakan sebagai acuan dari pembuatan landasan teori, metode analisis dan pengumpulan informasi yang dikumpulkan melalui buku-buku, artikel serta jurnal yang dapat menunjang penyusunan penelitian ini.
1.4.2. Metode analisis a. Metode Analisa Fit/gap untuk menilai dan mengukur sejauh mana SAP R/3 dapat memenuhi kebutuhan dan mengatasi masalah pada sistem yang berjalan saat ini. b. Metode ASAP (Accelerated SAP) untuk mengukur perkiraan waktu dan kegiatan yang akan berjalan saat mengimplementasi SAP R/3.
6
1.5.
Sistematika Penulisan Penjabaran secara umum dalam penyusunan skripsi ini, dibagi menjadi lima bab yaitu: BAB 1 Pendahuluan Bab ini menguraikan mengenai latar belakang penulisan, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian yang digunakan, serta sistematika penulisan yang mencakup bab-bab didalam penulisan skripsi. BAB 2 Landasan Teori Bab ini menguraikan tentang teori-teori yang berhubungan dengan penulisan yang digunakan sebagai acuan dalam penulisan. BAB 3 Analisis Sistem Informasi Berjalan Bab ini menjelaskan mengenai segala informasi tentang perusahaan baik itu tentang profil perusahaan, struktur organisasi perusahaan, serta gambaran proses bisnis dan sistem perusahaan yang sedang berjalan. BAB 4 Studi Kelayakan Bab ini menjelaskan hasil analisa dari kelayakan operasional melalui analisa fit/gap. Selain itu, bab ini juga menjabarkan kebutuhan teknis dan estimasi waktu implementasi SAP R/3. BAB 5 Simpulan dan Saran Bab ini menjelaskan tentang simpulan dari hasil penelitian dan saran yang dapat bermanfaat bagi perusahaan PT. Forisa Nusapersada di masa yang akan datang.
