BAB 1 PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Pada era sekarang ini, evaluasi merupakan suatu proses yang penting dalam suatu pengembangan sistem yang ada pada sebuah perusahaan. Pada proses pengembangan sistem biasanya akan dimulai dengan tahap melakukan analisa kebutuhan, kemudian melakukan desain untuk pengembangan, melakukan implementasi, melakukan testing, sampai pada akhirnya melakukan proses evaluasi. Pada proses evaluasi sangat bermanfaat untuk dapat melihat kesenggangan, kecocokan, masalah pada sistem serta apakah sistem berjalan dengan maksimal untuk membantu proses bisnis yang ada di suatu perusahaan atau tidak sistem tidak berjalan dengan maksimal. Seperti dalam buku menurut Zikmund (2010), evaluasi adalah bentuk formal dari sebuah pengukuran dan penilaian atas sebuah aktifitas, proyek, ataupun program yang telah mencapai tujuannya. Setelah untuk mengukur program yang sedang digunakan, evaluasi juga memberikan informasi tentang faktor utama yang mempengaruhi tingkat kinerja sistem yang diamati. Dengan adanya evaluasi suatu perusahaan dapat melakukan pengukuran terhadap sistem yang mereka gunakan apakah sudah berjalan dengan sukses untuk mencapai tujuan atau masih membutuhkan suatu pengembangan dalam sistem. Hasil evaluasi yang akan didapatkan bisa mengetahui masalah apa yang terjadi dalam sistem, kebutuhan apa yang diperlukan untuk pengembangan sistem, dampak apa yang terjadi pada penggunaan sistem, dan sebagainya. Banyak dari suatu perusahaan kurang memperhatikan proses evaluasi sistem
dan
terlalu meremehkannya,
sehingga
dapat
berdampak pada
pengembangan sistem dan proses bisnis yang ada dalam perusahaan. Ada berbagai sistem yang digunakan dalam perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari suatu proses bisnis. Tetapi seiring dengan perkembangan zaman kebutuhan untuk suatu proses bisnis semakin meningkat. Suatu proses bisnis dituntut untuk lebih detail dalam suatu perusahaan berdasarkan dengan fungsi operasionalnya masing - masing, sehingga dapat muncul suatu kebutuhan
1
2
untuk sebuah sistem informasi terintegrasi yang dapat memberikan informasi, mengelola informasi, dan update informasi secara real time kepada para penggunanya. Kebutuhan itu bisa terjawab dengan adanya ERP (Enterprise Resource Planning). Menurut Verdi (2013), ERP (Enterprise Resource Planning) adalah suatu cross-function atau sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa guna mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis di dalam pabrik, logistik, distribusi, akuntansi, kuangan, dan sumber daya manusia. ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II), yaitu merupakan hasil evolusi dari Manufacturing Resource Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP akan membantu mengontrol seluruh aktivitas bisnis, seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas, dan sumber daya manusia. Banyak perusahaan yang telah menerapkan dan mengimplementasikan ERP di Indonesia sebagai sistem utama dalam perusahaan untuk mendukung setiap proses bisnis dan pengintegrasian informasi. Sistem ERP menjadi sebuah solusi bisnis saat ini karena kemampuannya untuk mengintegrasikan semua proses yang ada didalam area fungsional perusahaan, antar department maupun antar lokasi yang berbeda. Hal tersebut menjadi alasan kenapa setiap perusahaan menerapkan sistem ERP. Salah satu perusahaan yang menerapkan implementasi ERP adalah PT. PARIT PADANG GLOBAL. PT. PARIT PADANG GLOBAL merupakan perusahaan yang berada didalam bisnis unit commercial yang ada di PT. SOHO Global Health yang bergerak pada bidang pendistribusian obat - obatan, peralatan kesehatan, dan barang - barang konsumsi. PT. PARIT PADANG GLOBAL memiliki 27 cabang yang tersebar dibeberapa wilayah di Indonesia, misalnya Bandung, Bogor, Sumatra, Yogyakarta, Bali, dan sebagainya. PT. PARIT PADANG GLOBAL telah menggunakan sistem ERP yang bernama IFS (Industrial and Financial Systems). Dengan IFS ini perusahaan dapat
mengintegrasikan
sistem
menerapkannya pada setiap bagian.
yang
ada
pada
perusahaan
dengan
3
Dalam penggunaannya, PT. PARIT PADANG GLOBAL tidak hanya harus memperhatikan keberhasilan penerapan sistem ERP, tetapi memperhatikan juga dalam penggunaannya. Evaluasi ini dilakukan untuk melihat apakah fungsi yang terdapat didalamnya berjalan dan telah dimanfaatkan dengan baik serta dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Dalam upaya evaluasi untuk mengidentifikasi hasil dari kinerja sistem ERP dan kemungkinan adanya masalah dalam proses bisnis yang berjalan, serta untuk mendapatkan gambaran proses bisnis secara detail untuk mengoptimalkan proses bisnis dan sistem pada PT. PARIT PADANG GLOBAL, maka diangkatlah topik skripsi ini yang berjudul “Evaluasi Sistem ERP Berbasis IFS (Industrial and Financial Systems) Bagian CSSA, Logistik, dan Inkaso pada PT. PARIT PADANG GLOBAL”.
1.2. Ruang Lingkup Dalam penulisan skripsi ini, akan membahas mengenai evaluasi dari sistem ERP IFS (Industrial and Financial Systems) pada cabang PT. PARIT PADANG GLOBAL. Ruang lingkup dan batasan dalam pembahasan skripsi ini meliputi: 1. Evaluasi dilakukan pada sistem ERP yang berjalan, yaitu sistem ERP IFS (Industrial and Financial Systems) dengan menggunakan metode Fit / Gap Analysis dari Prakash Pol dan Madhup Paturkar. 2. Bagian yang akan dievaluasi terkait dengan penulisan skripsi ini, yaitu : a. CSSA (Customer Service and Sales Admin): pada bagian ini kegiatan mulai dari customer melakukan pemesanan barang, kemudian input pemesanan ke dalam sistem sehingga dapat tebuatnya SPB (Surat Pengambilan Barang) dan faktur. Dalam proses retur bagian ini akan input form retur kemudian membuat nomor RMA (Return Material Authorizations). b. Logistik: pada bagian ini kegiatan mulai dari mengecek ketersediaan stock, penerimaan barang, pengeluaran barang, dan juga melakukan retur barang.
4
c. Inkaso: merupakan bagian yang berhubungan dengan penagihan ke customer. Pada bagian ini kegiatan mulai dari menyimpan faktur kembali, membuat DPK (Daftar Penagihan Kolektor), dan mencetak faktur pajak. 1.3. Tujuan dan Manfaat 1.3.1. Tujuan Tujuan dari skripsi ini yaitu: 1. Menganalisis gambaran proses bisnis (as is) yang lebih detail dan efisien untuk PT. PARIT PADANG GLOBAL dengan metode Fit / Gap Analysis. 2. Melakukan evaluasi dari kinerja sistem ERP IFS (Industrial and Financial Systems) yang digunakan pada bagian CSSA, Logistik, dan Inkaso di PT. PARIT PADANG GLOBAL. 3. Memberikan masukan kepada PT. PARIT PADANG GLOBAL dari hasil evaluasi untuk membuat sistem yang lebih efektif dan efisien.
1.3.2. Manfaat Manfaat dari skripsi ini yaitu: 1. Dapat mengetahui gambaran proses secara detail dan kesenjangan (gap) yang terjadi antara kebutuhan dengan sistem yang digunakan. 2. Dapat mengetahui hasil dari evaluasi kinerja sistem ERP IFS (Industrial
and
Financial
Systems)
yang
digunakan
dan
permasalahan yang terjadi pada PT. PARIT PADANG GLOBAL. 3. Dapat mengetahui serta memahami kesalahan dan dampak yang terjadi akibat kesenjangan (gap) pada proses bisnis sistem ERP IFS (Industrial and Financial Systems) di PT. PARIT PADANG GLOBAL. 4. Mendapatkan masukan guna menjadi bahan pertimbangan evaluasi bagi PT. PARIT PADANG GLOBAL untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam implementasi sistem baru.
5
1.4. Metodologi Metodologi yang digunakan untuk mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan dalam skripsi ini terdiri yang terdiri dari: 1.4.1. Metode Pengumpulan Data Metode yang digunakan dalam pengumpulan data dan informasi yang dibutuhkan adalah: • Studi Pustaka Studi pustaka bertujuan untuk memperoleh data dan informasi yang berkaitan dengan penulisan skripsi ini dengan cara mempelajari buku - buku yang berhubungan dengan evaluasi proses bisnis pada ERP. • Wawancara (interview) Wawancara bertujuan untuk memperoleh data dan informasi dari perusahaan dengan melakukan kegiatan tanya jawab terhadap setiap user yang menggunakan IFS (Industrial and Financial Systems) dari setiap divisi mengenai gambaran umum dari perusahaan, detail alur proses bisnis yang berjalan, serta penggunaan sistem ERP yang mendukung proses pada setiap cabang. • Survei Kuisioner Dengan melakukan survei menggunakan kuisioner yang akan diberikan kepada setiap user pengguna IFS dibagian CSSA, Logistik, dan Inkaso bertujuan untuk memperoleh data dan informasi yang akurat mengenai seberapa puas user dalam menggunakan sistem IFS, kebutuhan dari setiap user terhadap sistem, pengaruh sistem IFS terhadap keefektifan dan efisiensi kerja, serta kecocokan dan kesenjangan yang terdapat dalam sistem IFS. Survei kuisioner ini berisi beberapa pertanyaan yang akan diberikan kepada user disetiap bagian dan mereka akan mengisi data sesuai dengan pertanyaan yang ada.
6
• Praktek Kerja Lapangan Melakukan
kerja
praktek
secara
langsung
pada
perusahaan PT. SOHO Global Health yang merupakan group dari PT. PARIT PADANG GLOBAL dengan jam kerja yang ditentukan. Disini mendapat pelatihan, ilmu baru, relasi, serta pengalaman bekerja dalam perusahaan dibantu dengan staff di perusahaan
ini.
Data
-
data
didapatkan
berdasarkan
pengalaman kerja di PT. SOHO Global Health. • Studi Lapangan Studi lapangan bertujuan untuk mendapatkan informasi dan permasalahan yang dihadapi dalam proses bisnis yang sedang berjalan dengan langsung mengunjungi beberapa cabang dan bertemu dengan kepala cabang dan staff pada setiap bagian. 1.4.2. Metode Evaluasi Metode evaluasi yang digunakan dalam skripsi ini untuk mengukur kinerja dari sistem ERP IFS (Industrial and Financial Systems) adalah dengan menggunakan metode Fit / Gap Analysis yang dikemukakan oleh Prakash Pol dan Madhup Paturkar. Metode ini untuk melihat kecocokan dan kesenjangan dari sistem ERP IFS (Industrial and Financial Systems) yang sedang berjalan pada perusahaan PT. PARIT PADANG GLOBAL.
1.5. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dalam skripsi ini, disusun sebagai berikut: BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini berisi Latar Belakang, Ruang Lingkup, Tujuan dan Manfaat, Metodologi penelitian dan Sistematika Penulisan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini berisikan teori - teori umum seperti pengertian sistem, informasi, sistem informasi, data, bisnis proses, evaluasi dan metode pengumpulan data serta teori - teori khusus seperti ERP, Fit / Gap Analysis, IFS (Industrial and
7
Financial Systems), dan flowchart yang akan digunakan sebagai dasar atau acuan dalam melakukan evaluasi sistem ERP IFS (Industrial and Financial Systems) pada PT. PARIT PADANG GLOBAL. Dan juga berisi mengenai gambaran dari penulisan pola skripsi ini. BAB 3 : ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN Bab ini berisikan mengenai sejarah atau profile perusahaan, visi & misi, struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab, tata laksana sistem berjalan yang digambarkan dan dijelaskan dengan menggunakan diagram flowchart pada PT. PARIT PADANG GLOBAL. BAB 4 : HASIL EVALUASI & REKOMENDASI PROSES BISNIS Bab ini berisikan mengenai permasalahan yang dihadapkan, hasil survei yang didapatkan dengan menggunakan kuisioner, solusi pemecahan masalah dengan menggunakan metode Fit / Gap Analysis, dan hasil dari evaluasi kinerja sistem ERP IFS (Industrial and Financial Systems) beserta rekomendasi yang akan diberikan kepada PT. PARIT PADANG GLOBAL berdasarkan hasil yang didapatkan. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi mengenai simpulan yang didapatkan dari hasil evaluasi sistem pada PT. PARIT PADANG GLOBAL dan saran yang dapat dipertimbangkan untuk pengembangan sistem ERP IFS (Industrial and Financial Systems) selanjutnya.