BAB 1 PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat, perusahaan semakin mempertajam persaingan dengan memanfaatkan penerapan teknologi dan sistem informasi yang dapat mendukung proses bisnis dalam perusahaan. Dengan adanya penerapan sistem informasi tersebut diharapkan tujuan perusahaan dapat tercapai, serta dapat mendukung manajemen dalam proses pengambilan keputusan secara lebih efektif dan efisien. Salah satu faktor terpenting dalam penentu kesuksesan suatu perusahaan adalah sumber daya manusia atau karyawan, yang juga berperan penting dalam pencapaian tujuan perusahaan. Karyawan dituntut untuk memberikan pelayanan terbaik terhadap konsumen agar citra perusahaan tetap terjaga di mata konsumen. Gregory (2011:29) menyatakan bahwa,“Employee satisfaction is essential to the success of any business. A high rate of employee contentedness is directly related to a lower turnoverrate. Thus, keeping employees’ satisfied with their careers should be a major priority for every employer.” Untuk meningkatkan kepuasan dan loyalitas serta produktivitas karyawan, perusahaan harus memberikan penghargaan terhadap kinerja karyawan dan menjamin kesejahteraan mereka dengan cara memberikan kompensasi berupa pembayaran gaji, tunjangan, dan bonus kepada karyawan yang diukur berdasarkan jabatan dan komponen lainnya. Odunlade (2012:3) menyatakan bahwa,“Various studies have established that salaries and benefits are closely related to job satisfaction and job satisfaction can bring about motivation which in turn affects employee job performance and organizational commitment.” Sistem Informasi Akuntansi pada proses penggajian dapat membantu perusahaan dalam melakukan proses penggajian serta membantu manajemen dalam meningkatkan pengendalian internal perusahaan agar terhindar dari kecurangan, penyalahgunaan maupun kesalahan yang dapat merugikan 1
2 karyawan. Hall (2011 : 275) menyatakan bahwa, “The assets associated with the payroll system are labor and cash. Both can be misappropriated through access to accounting records. A dishonest individual can mispresent the number of hours worked on the time cards and thus embezzle cash. Similarly, control over access to all journals, ledgers, and source documents in the payroll system is important, as it is in all expenditure cycle systems.“ Hotel Soll Marina merupakan hotel berbintang tiga yang sedang berkembang dan berlokasi di Jalan Raya Serpong KM 7 Serpong Utara, Tangerang Selatan, Banten. Hotel Soll Marina Serpong merupakan hotel kedua yang dibangun oleh PT Soll Marina Property Indonesia dimana hotel pertamanya terletak di Pulau Bangka yang didirikan pada tahun 2011. Selanjutnya PT Soll Marina Property Indonesia sedang merencanakan pembangunan hotel di beberapa lokasi lain, seperti di Jatiuwung Tangerang yang saat ini sedang dalam tahap pembangunan. Hotel Soll Marina merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan jasa sehingga karyawan merupakan aset terbesar yang sangat berpengaruh terhadap laba bersih perusahaan. Gaji karyawan merupakan salah satu beban terbesar di dalam perusahaan, maka itu dibutuhkan sistem absensi dan penggajian yang terkomputerisasi sehingga dapat melakukan perhitungan gaji secara akurat. Hotel Soll Marina Serpong selama ini masih belum menerapkan sistem informasi absensi dan penggajian yang terintegrasi kepada para karyawannya yang berjumlah sebanyak 78 orang karyawan, hal ini menyebabkan proses absensi dan penggajian tersebut memiliki banyak kelemahan dan keterbatasan. Beberapa kelemahan tersebut diantaranya terjadi ketidak-akuratan hasil perhitungan gaji karyawan akibat kesalahan pencatatan waktu kerja karyawan yang disebabkan oleh sistem absensi yang menggunakan mesin fingerprint tidak terintegrasi dengan proses penggajian yang masih menggunakan Microsoft Excel. Sistem absensi juga tidak dapat menyimpan data izin atau cuti karyawan sehingga HRD mengalami kesulitan dalam perhitungan jumlah kehadiran karyawan. Karyawan akan melakukan klaim terhadap perusahaan apabila karyawan merasa dirugikan karena hasil perhitungan gaji yang tidak akurat
3 sehingga akan mempengaruhi keakuratan laporan penggajian yang dihasilkan dan mempengaruhi kepercayaan karyawan terhadap perusahaan. Kelemahan lain yang dihadapi Hotel Soll Marina adalah kesulitan dan keterlambatan dalam proses otorisasi pengajuan cuti karyawan karena pencatatannya masih menggunakan pencatatan manual dengan menggunakan dokumen. HRD yang berwenang untuk memeriksa sisa cuti karyawan harus mengecek limit cuti karyawan pada rekapitulasi cuti karyawan terlebih dahulu dan baru kemudian memberikan permohonan cuti karyawan kepada manajer. Permohonan dan pencatatan cuti karyawan yang masih menggunakan dokumen manual sangat berpotensi data hilang dan tercecer, sehingga menyulitkan HRD dalam memeriksa sisa cuti karyawan. Dengan adanya sistem informasi absensi dan penggajian yang terkomputerisasi dan terintegrasi, maka perusahaan akan mampu mempercepat pengolahan data, sehingga menghasilkan laporan yang cepat dan akurat yang membuat pihak manajemen bisa mengambil keputusan dengan cepat. Penerapan sistem informasi penggajian akan membantu meringankan tugas bagian Human Resources Department (HRD) dalam proses yang berkaitan dengan perhitungan gaji karyawan. Selain itu, sistem informasi penggajian tersebut diharapkan dapat meningkatkan kinerja dan mampu mengatasi kelemahan-kelemahan yang terjadi pada sistem informasi penggajian Hotel Soll Marina. Oleh karena itu berdasarkan masalah-masalah yang telah dipaparkan di atas, maka dilakukan penulisan skripsi dengan judul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA HOTEL SOLL MARINA SERPONG.”
1.2
Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dilakukan perumusan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana proses absensi dan penggajian yang sedang berjalan pada Hotel Soll Marina Serpong? 2. Apa saja masalah-masalah yang dihadapi di dalam sistem yang sedang berjalan?
4 3. Apa saja usulan pemecahan masalah yang dapat diberikan pada proses absensi dan penggajian di Hotel Soll Marina Serpong?
1.3
Ruang Lingkup Agar penelitian dapat lebih fokus maka penulisan ini dibatasi pada ruang lingkup yang terdiri dari beberapa hal antara lain: 1. Tahapan pembangunan sistem informasi akuntasi yang dibuat meliputi Inception, Elaboration, dan Construction. 2. Membuat sistem informasi absensi dan penggajian berbasis web dengan menggunakan jaringan intranet yang dapat memenuhi kebutuhan HRD akan informasi penggajian. 3. Prosedur dan proses bisnis siklus penggajian karyawan tetap dan kontrak yang dimulai dari proses pencatatan waktu hadir karyawan, permohonan cuti dan perizinan, dinas luar serta lembur karyawan, proses perhitungan jumlah kehadiran karyawan, proses pengajuan pinjaman karyawan, proses perhitungan gaji karyawan yang meliputi tunjangan, pendapatan services, perhitungan BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan, perhitungan PPh 21, pemotongan ketidakhadiran karyawan dan pembuatan slip gaji yang dapat diakses karyawan. 4. Sistem pengendalian internal yang berkaitan dengan siklus penggajian. 5. Membuat jurnal umum yang berkaitan dengan proses penggajian. 6. Membuat laporan - laporan yang terkait dengan proses penggajian mencakup laporan absensi, laporan izin/cuti, laporan pinjaman, laporan lembur, laporan pajak penghasilan, laporan BPJS Ketenagakerjaan, laporan BPJS Kesehatan, dan laporan gaji.
1.4
Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Menganalisis permasalahan-permasalahan yang terkait dengan proses absensi dan penggajian di dalam sistem yang sedang berjalan pada Hotel Soll Marina.
5 2. Menganalisis kebutuhan informasi terhadap sistem yang sedang berjalan di dalam perusahaan. 3. Merancang Sistem Informasi Akuntansi untuk kebutuhan absensi dan penggajian berbasis web pada Hotel Soll Marina yang terintegrasi dengan baik, sehingga mudah diakses oleh para karyawan dan dapat menghasilkan informasi yang tepat, akurat, dan dapat dipercaya. 4. Menyediakan informasi secara cepat dan akurat terkait dengan laporan absensi yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi penggajian yang dirancang dalam hal waktu kehadiran karyawan, serta laporan perincian gaji untuk mengevaluasi besarnya biaya yang dikeluarkan untuk beban gaji. 5. Mengurangi penggunaan dokumen fisik dalam proses absensi dan penggajian karyawan. Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Sistem informasi akuntansi penggajian dapat menghasilkan laporan-laporan yang berkaitan dengan proses penggajian secara real time sehingga membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan secara cepat dan tepat. 2. Memiliki sistem informasi akuntansi penggajian yang terkomputerisasi sehingga kesalahan dalam proses perhitungan gaji karyawan dapat diatasi dikarenakan sistem penggajian dapat melakukan kalkulasi data yang terkait dengan proses penggajian secara otomatis. 3. Meningkatkan keamanan data dimana terdapat hak akses dalam sistem informasi akuntansi penggajian sehingga penyimpanan data terjamin, mengingat gaji merupakan data yang sangat sensitif di dalam suatu perusahaan. 4. Pihak HRD dapat mengetahui sisa cuti karena permohonan izin/cuti yang telah disetujui General Manager akan secara otomatis mengurangi sisa cuti karyawan, sehingga karyawan jatah cutinya telah habis tidak dapat lagi mengajukan cuti. 5. Sistem Informasi dapat mendukung proses perhitungan PPH 21 (pajak penghasilan), BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan secara akurat
6 sehingga memudahkan pihak Accounting dan Finance untuk melakukan pembayaran. 6. Sistem dapat menghasilkan slip gaji yang dapat diakses langsung oleh karyawan melalui sistem, sehingga karyawan tidak perlu melakukan request ke pihak HRD untuk mendapatkan slip gaji. History slip gaji periode yang telah berlalu juga masih dapat diakses apabila diperlukan oleh karyawan.
1.5
Metodologi Metodologi yang digunakan dalam Penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Studi Pustaka Studi Pustaka dilakukan dengan cara mencari dan mempelajari bahan–bahan serta materi–materi penulisan dan teori–teori pendukung dari berbagai sumber tertulis, serta memahami aturan–aturan maupun prosedur dalam sistem informasi penggajian yang terdapat di dalam berbagai media. 2. Studi Lapangan Metode yang digunakan dalam studi lapangan terdiri atas 2 (dua) cara, yaitu : • Wawancara Proses pada metode ini dilakukan pada tanggal 28 November 2014 dengan melakukan komunikasi dua arah dengan pihak Human Resources Officer dari Hotel Soll Marina untuk mengetahui bagaimana proses absensi dan penggajian yang sedang berjalan di Hotel Soll Marina serta form yang berkaitan dengan penggajian untuk membantu proses penyelesaian penelitian. Selain dengan pihak Human Resources Officer, wawancara juga dilakukan dengan pihak Accounting untuk mengetahui metode pencatatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat beban gaji perusahaan. Wawancara ini dilakukan dengan mencatat poin-poin penting dalam proses wawancara, serta meminta dokumen-dokumen yang terkait dengan informasi perusahaan.
7 • Survei / Observasi Observasi dilakukan sejak tanggal 28 November 2014 hingga 11 Mei 2015 dengan penelitian secara langsung terhadap unit Human Resources Officer dan unit Accounting untuk mengetahui bagaimana proses penggajian yang berjalan di Hotel Soll Marina, prosedurprosedur yang berkaitan dengan proses absensi dan penggajian, serta catatan pengeluaran kas untuk beban gaji dan kemudian mengumpulkan data-data yang terkait langsung dengan proses penggajian yang sedang berjalan. 3. Metode Analisis dan Perancangan Metode analisis dan perancangan dilakukan dengan menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan pendekatan The Unified Process Life Cycle yang terbagi menjadi beberapa tahapan, yaitu: • Inception Phase Tahapan ini merupakan tahapan paling awal, dimana aktivitas penilaian terhadap kebutuhan sebuah sistem dilakukan. Fase ini dilakukan dengan mengumpulkan data yang berkaitan dengan proses penggajian, menganalisa struktur organisasi, visi dan misi perusahaan, serta menganalisa proses penggajian yang sedang berjalan di dalam perusahaan. • Elaboration Phase Tujuan dari tahap ini adalah untuk mendapatkan gambaran umum kebutuhan, persyaratan, dan fungsi-fungsi utama perangkat lunak. Hal ini penting untuk mengetahui secara lebih baik resiko-resiko proyek, baik meliputi resiko arsitektur perangkat lunak, perencanaan, maupun implementasi. Metode perancangan yang digunakan dalam penyelesaian penelitian menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design, yang terdiri dari: 1. Merancang usecase realization 2. Merancang user interface
8 3. Merancang software architecture 4. Merancang database 5. Merancang system security and control • Construction Phase Tujuan dari tahapan ini adalah membangun perangkat lunak sampai dengan saat perangkat lunak tersebut siap digunakan. Titik berat tahapan
ini
adalah
pada
penentuan
tingkat
prioritas
kebutuhan/persyaratan, melengkapi spesifikasinya, analisis lebih dalam, desain solusi yang memenuhi kebutuhan dan persyaratan, pengkodean dan pengujian perangkat lunak. 4. Metode Pencatatan Jurnal dan Standar Akuntansi Metode pencatatan jurnal yang digunakan berdasarkan pada Standar Akuntansi Keuangan untuk Entitas Tanpa Akuntabilitas Publik (SAKETAP), dimana dalam penelitian ini SAK-ETAP Bab 23 tentang Imbalan Kerja dijadikan acuan dalam pencatatan jurnal akuntansi. Tujuan dari SAKETAP Bab 23 yaitu mengatur akuntansi dan pengungkapan imbalan kerja, dimana perusahaan mengakui liabilitas jika tenaga kerja telah memberikan kinerjanya atau prestasinya kepada perusahaan dan berhak memperoleh imbalan kerja di masa yang akan datang, dan mengakui beban jika perusahaan telah menikmati manfaat ekonomis dari kinerja karyawan dan berhak memperoleh imbalan dimasa yang akan datang. Undang-undang Pajak Penghasilan yang digunakan sebagai acuan untuk menghitung pajak penghasilan karyawan adalah Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2008 tentang Pajak Penghasilan.
1.6
Sistematika Penulisan Skripsi ini terdiri dari 5 (lima) bab yang isinya secara garis besar adalah sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini membahas mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.
9 BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini membahas mengenai landasan-landasan teori yang digunakan sebagai dasar dari penelitian terhadap permasalahan absensi dan penggajian yang dihadapi oleh Hotel Soll Marina. Teori yang dibahas adalah Sistem Informasi, Sistem Informasi Akuntansi, Penggajian, Sistem Pengendalian Internal, Pajak Penghasilan (PPh21), Jaminan Sosial, Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini membahas mengenai gambaran umum perusahaan, seperti profil perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi, tugas dan wewenang, kebijakankebijakan perusahaan, prosedur-prosedur perusahaan. Bab ini juga membahas kelemahan sistem yang sedang berjalan serta identifikasi masalah dan saran untuk memecahkan permasalahan yang ada. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN Bab ini membahas mengenai usulan perancangan sistem penggajian untuk Hotel Soll Marina berdasarkan metode Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dari Satzinger, Jackson dan Burd. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan atas manfaat dari Sistem Informasi Akuntansi Penggajian yang dirancang untuk mengatasi masalah pada Soll Marina Hotel, serta memberikan saran bagi perusahaan untuk pengembangan sistem di masa yang akan datang.
