BAB 1
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Struktur Organisasi merupakan suatu susunan unit – unit kerja dalam organisasi dan menunjukkan adanya pembagian kerja serta menunjukkan bagaimana fungsi – fungsi atau kegiatan – kegiatan yang berbeda – beda tersebut diintergrasikan atau terkoordinasi sedangkan menurut Chester I. Bernard (1961) memberikan suatu pengertian mengenai Organisasi adalah suatu sistem aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Oleh karena itu dalam Organisasi diperlukan suatu sistem informasi yang dapat mengolah berbagai macam data yang ada. Sebuah sistem yang dapat mengakses data dengan mudah seperti dalam hal mencari data, mengedit data, menghapus data dan mengolah data. Tentu saja perlu kombinasi dengan perkembangan teknologi yang semakin maju. Perkembangan pada bidang teknik informatika saat ini sudah sangat mempermudah pekerjaan manusia baik itu dari bidang pendidikan, perkantoran atau perbankan dan lain – lainnya.
Karena di dalam
perkembangan bidang ini terdapat banyak keuntungan seperti dalam hal pendataan, akan menjadi lebih mudah diakses dan diatur data – datanya dibandingkan menggunakan pendataan yang secara manual. Menurut penelitian yang telah dilakukan oleh Benfield & Szlemko (2006), pendataan secara online atau berbasis komputer biasanya lebih cepat karena keakraban responden dan kemudahan dalam penggunaan keyboard pada saat ini. Hal ini disebabkan perbedaan perangkat input yang digunakan sangat mempengaruhi kemampuan responden. Dan tentu saja hal seperti ini sudah terjadi di dalam Nippon Club itu sendiri pada saat pendataan manual. Nippon Club merupakan salah satu UKM di Universitas Bina Nusantara yang bergerak dalam bidang pendidikan dan kebudayaan Jepang. 1
2
Nippon Club yang telah berdiri sejak 16 Juni 1999 selalu berusaha memberikan informasi, memperkenalkan, dan menyajikan berbagai hal yang berkaitan dengan Jepang, terutama dalam hal pendidikan, seni dan budaya Jepang secara khusus kepada member Nippon Club dan secara umum kepada mahasiswa/i Bina Nusantara yang berminat pada kebudayaan Jepang, serta masyarakat penggemar Jepang lainnya. Pada Nippon Club terdapat kelas – kelas yang bisa diikuti oleh member Nippon Club. Kelas pada Nippon Club terdiri dari 2 jenis kelas yaitu Kelas Bahasa dan Kelas Aktivitas. Kelas Bahasa terdiri pula beberapa level sesuai dengan kemampuan berbahasa jepang seperti Level 0 untuk member pemula yang masih belum tahu jelas tentang bahasa jepang, Level 1 untuk para member yang sudah lulus kelas bahasa level 0 di Nippon Club dan tentunya level – level lanjutan untuk para member yang sudah lulus kelas bahasa level 1. Sedangkan kelas Aktivitas merupakan kelas – kelas yang mengajarkan seni kebudayaan yang berasal dari Jepang. Adapun kelas Aktivitas di Nippon Club yang sudah ada itu Origami (seni melipat), Himozukai, Manga (seni menggambar), Igo, Shougi, Kazarimono, Flanel, Card O Tsukuro (COT), Washi 2D dan 3D (seni membuat boneka dari kertas Washi dalam bentuk 2D dan 3D) dan Crochet (seni merajut). Member pada Nippon Club itu terus berkembang setiap tahunnya. Nippon Club yang sekarang sudah mencapai generasi ke – 15, memiliki sekitar 3000 an member. Member yang mendaftar setiap tahunnya sekitar 200 – 300 mahasiswa. Hal ini disebabkan Nippon Club membuka 2 kali pendaftaran untuk para mahasiswa/i Bina Nusantara yang tertarik menjadi member pada setiap pergantian semester. Di tahun 2012, Universitas Bina Nusantara telah dibuka di Alam Sutera. Nippon Club pun membuka pendaftaran member dan kelas di Kampus Alam Sutera pada saat Expo sedang berlangsung. Jadi pada saat ini member di Nippon Club pun terbagi menjadi 2 bagian yaitu member Kemanggisan dan member Alam Sutera.
3
Tentu saja dengan adanya kelas – kelas dan member, Nippon Club pun menyusun serangkai event – event agar para member tidak hanya menikmati kegiatan belajar namun juga kesenangan dalam berorganisasi. Adapun event – event rutin yang sering diadakan seperti Acara Nonton Bareng , Acara Makan Bareng , Workshop – workshop , seminar dan lain – lain. Tidak hanya event rutin, Nippon Club juga mempunyai event – event tahunan seperti NNH (Nippon No Hibi), NNHO (Nippon No Holiday), dan Bunkasai. Adapun event – event tahunan yang sudah pernah dilakukan oleh Nippon Club sebagai berikut : o
Nippon Club no Tanjou Iwai (2002)
o
Pekan Sastra dan Budaya (2002)
o
Nippon Club Yon Shuunen Kinen Bunkasai (2003)
o
SaishoFuyu no Shiai (2003)
o
Nippon Club Go Shuunen Kinen Bunkasai (2004)
o
Nippon Club Roku Shuunen Kinen Bunkasai (2005)
o
Nippon Club Shichi Shuunen Kinen Bunkasai/ Fusion Matsuri (2006)
o
Nippon no Hibi (2007,2008,2009,2010,2011,2012,2013)
o
Japan Evolution (2007)
o
Japan Evolution II (Time’s Wishes – 2008)
o
Japan Architecture and Art Festival (2010)
o
1001 Mascot Festival (2010)
o
Nippon no Hatsuyuki (2010)
o
SenYuurei no Matsuri (2011)
o
Tokyopolis (2012) Tidak hanya memiliki prestasi – prestasi Nippon Club di bidang Event
Organizer, Nippon Club sendiri memiliki sebuah sekretariat yang menjadi tempat berkumpul para member. Sekre Nippon Club ini mendapat peran penting karena tidak hanya sebagai tempat berkumpul melainkan sebagai tempat kelas – kelas diadakan, tempat penyimpanan barang – barang keperluan setiap event dan tempat penyimpanan data – data seperti data Member , data gudang dan lain - lain.
4
Nippon Club memiliki divisi – divisi yang bertugas mendata , menyimpan dan memelihara barang – barang tersebut. Divisi – divisi tersebut ada 10 yaitu Divisi Pengajaran (Kyouikuka), Divisi Mading (Shasetsuka), Divisi RnD (Kenkyuuhatsubu) , Divisi EO (Ibentoushuusaika), Divisi Fasilitas (Setsubika), Divisi Web (Webusaitoka), Divisi PR (Kaiinkankeika) , Divisi Promosi (Shinkouka) , Divisi Sponsor (Zaimuka) dan DPI. Meskipun sudah ada divisi – divisi yang bertugas tetapi sistem pendataan yang manual masih terdapat kesalahan – kesalahan seperti keterlambatan dalam pendataan barang – barang, data member , dan lain – lain. Hal ini tentu saja sangat mengganggu rutinitas dalam Nippon Club. Bertolak dari uraian di atas dibuatlah skripsi yang berjudul “ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI DATABASE UNTUK DATA INTERNAL NIPPON CLUB”. 1.2 Rumusan Masalah 1. Penyimpanan data member yang terpisah menyebabkan pendataan data member menjadi tidak utuh dan rapi. 2. Para member yang ingin mendaftar masih cenderung sulit dan harus menunggu lama di saat pendaftaran dibuka, hal ini dikarenakan pada saat pendaftaran , sistem pencatatan masih secara manual. 3. Pada saat sistem pencatatan masih secara manual , menyebabkan tiap semester memiliki bentuk formulir pendaftaran yang berbeda-beda. 4. Adanya data – data yang hilang dan rusak karena masih menggunakan kertas. 1.3 Ruang Lingkup Yang akan dibahas pada penelitian ini adalah : 1. Pendaftaran member baru 2. Pendaftaran ulang kelas yaitu kelas bahasa dan aktivitas 3. Pendaftaran pada event - event yang diselenggarakan seperti workshop, seminar, atau lomba
5
4. Pendataan pengajar ( sensei ) setiap semester 5. Pendataan pengurus, aktivis, dan alumni 6. Pendataan data pada perpustakaan Nippon Club 7. Pendataan barang – barang pada gudang Nippon Club 8. Perubahan setiap pendataan data yang sudah dimasukkan ( insert , delete dan update data ) 1.4 Tujuan dan Manfaat Akibat semua pendataan Nippon Club masih manual sehingga banyak kesalahan yang terjadi, maka tujuan dilakukannya penelitian ini adalah : 1. Menganalisis dan merancang aplikasi database untuk memenuhi kebutuhan tersebut
Manfaat yang dapat diambil dari penelitian ini adalah : 1. Mempermudah Internal Nippon Club dalam mengubah ( insert , delete , update ) data dengan cepat dan efisien 2. Memperbaiki dan menyusun database Internal Nippon Club yang rapi dan utuh 3. Menghemat dana dalam hal penyimpanan data 4. Agar Nippon Club bisa lebih baik dalam mengelola data – data seperti data member, data gudang dan data – data lainnya. 5. Agar Nippon Club juga bisa lebih baik dalam menyimpan data – data sehingga data – data menjadi tidak terpisah lagi. 1.5 Metode Penelitian Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi penelitian ini meliputi 2 (dua) metode, yaitu 1. Metode Perancangan Aplikasi a. Metode Waterfall b. Factfinding •
Observasi
•
Wawancara
6
•
Studi Pustaka
•
Kuesioner
c. Analisis Data 2. Metode Perancangan Sistem Basis Data Perancangan Sistem Basis Data akan dilakukan melalui 3 tahapan yaitu : 1. Pendekatan Konseptual 2. Pendekatan Logikal 3. Pendekatan Fisikal
1.6 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan ini terbagi menjadi 5 bab yaitu
BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini merupakan pendahuluan dari keseluruhan isi skripsi. Bab ini meliputi latar belakang permasalahan, rumusan masalah, ruang lingkup atau batasan sistem yang akan dibahas, tujuan dan manfaat, metodologi yang akan digunakan dan sistematika penulisan. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini akan menjelaskan teori-teori pendukung yang berhubungan dengan pembuatan aplikasi database. BAB 3 METODOLOGI Bab ini akan membahas tentang metode penelitian yang digunakan pada bab 1 serta menampilkan hasil analisis dan perancangan yang akan dirancang dalam pembuatan aplikasi database ini. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini akan membahas Hasil dan Pembahasan yang dikembangkan berisi tahapan uji coba/komentar/evaluasi terhadap hasil rancangan, sistem, dan produk yang telah dihasilkan dalam bab 3.
7
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi simpulan secara keseluruhan yang diperoleh dari hasil analisis dan perancangan sistem serta saran untuk penerapan dan pengembangan lebih lanjut dari sistem aplikasi yang bersangkutan.
8