Az Egységes Elektronikus Levéltári Nyilvántartó Rendszer tesztverziójának bemutatója

Az Egységes Elektronikus Levéltári Nyilvántartó Rendszer tesztverziójának bemutatója

Budapest 2005

Az Egységes Elektronikus Levéltári Nyilvántartó Rendszer

Az Egységes Elektronikus Levéltári Nyilvántartó Rendszer tesztverziójának bemutatója

Magyar Országos Levéltár 2005. május 4.

Budapest 2005

A kiadásért a Magyar Országos Levéltár főigazgatója felel. Felelős szerkesztő: Kerekes Dóra Nyomta a Magyar Országos Levéltár házi nyomdája. Készült 2 A/5 nyomdai ív terjedelemben.

Tartalom Bevezetés .......................................................................................................... 5 Az EELNYIR-ben vezetett nyilvántartások [Rendelet /6./ 34. §]................. 6 A Rendelet hatálya – az érintett intézmények köre ...................................... 7 Egységes és integrált program ...................................................................... 7 Hitelesség ..................................................................................................... 9 A rendszer kialakítása................................................................................... 9 Az EELNYIR alapvető informatikai követelményrendszere .......................... 11 Künstler Ferenc: A rendszer jelentősége és haszna a levéltárak számára ...... 13 Gyüre Péter: Az EELNYIR és a Nemzeti Digitális Archívum kapcsolódási pontjai ............................................................................................................. 14 Boros László: A levéltárak jövője – a jövő levéltárai ..................................... 18 Berta Zsolt – Czoboly Miklós: Az EELNYIR bemutatása ............................... 20 A Fejlesztő és a Magyar Országos Levéltár ajánlása a rendszer telepítéséhez szükséges hardver és szoftver-erőforrások területén ....................................... 23 Egygépes rendszer minimális követelménye.............................................. 23 Hálózatos rendszer minimális követelménye ............................................. 24 Program........................................................................................................... 29

Bevezetés* A 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet (a továbbiakban: Rendelet) alapján a Magyar Országos Levéltárnak kell gondoskodnia az Egységes Elektronikus Levéltári Nyilvántartó Rendszer alapelveinek meghatározásáról, a program elkészíttetéséről, teszteléséről, a felhasználásához szükséges ismeretek oktatásáról, a felhasználókhoz történő eljuttatásáról. [Rendelet 60. § (1)] A Rendeletben szereplő előírás célja, hogy a levéltárak az eddig manuálisan vezetett nyilvántartásaikat 2006. január 1-jétől az EELNYIR-ben vezessék. A levéltárak a számítógépes program segítségével naprakész adatokkal szolgálhatnak, és távlati célként elképzelhető egy országosan egységes adatbázis kialakítása is. Ehhez a Magyar Országos Levéltár figyelembe vette, hogy a modern informatikai és információs követelményeknek is meg kell felelnie a rendszernek, így pl. az Informatikai Tárcaközi Bizottság 8. és 12. sz. ajánlásának. Az EELNYIR megvalósítása során elsődleges szempont volt és a későbbiek során is az lesz, hogy a Rendelet által meghatározott adattartalom szerepeljen benne. Ez jelentette a minimális követelményt. Emellett fontos célkitűzés volt az is, hogy a kifejlesztendő program a lehető legkorszerűbb informatikai technológia felhasználásával készüljön. Ezt alapvető elvárásként tartottuk számon, amennyiben az új nyilvántartó program meg akar felelni az egyre rohamosabban fejlődő elektronikus iratkezeléssel kapcsolatos kihívásnak, és kapcsolódni akar a nemzetközi tendenciákhoz. A fenti követelmények figyelembe vételével hoztuk létre a program szervnyilvántartó moduljában szereplő azon adatmezőket, amelyek az iratképzők elektronikus ügyvitelére vonatkozó adatokat tartják nyilván. Annak érdekében, hogy a program igazodjon a nemzetközi szabványokhoz, fejlesztésekor szem előtt tartottuk az ISAD(G) előírásait is. A program lehetővé teszi, hogy a törzskönyvi nyilvántartáson belül egy korlátlanul bővíthető szintrendszer valósulhasson meg a leírási egységek tekintetében, ugyanakkor az áttekintő raktári jegyzék fondtörténeti bevezetője szöveges leírásához is strukturált keretet biztosít. A program használata és adatokkal való feltöltése lehetőséget biztosít a levéltáraknak arra is, hogy átláthatóbbá tegyék az állampolgárok számára a levéltárakban őrzött iratanyagok tartalmát, felépítését, az anyagokban való kutatás és jogérvényesítés lehetőségeit. A levéltár a nyilvántartásokból a *

A Bevezető fejezethez felhasználtuk a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma Levéltári Kollégiuma Szakmai munkabizottságának beszámolóját.

5

különféle szempontok szerinti lekérdezéseit közzéteheti az interneten, amellyel „közelebb kerülhet” azokhoz, akiknek az adóforintjaiból működik. A program nagy kihívás a levéltárak számára abból a szempontból, hogy kénytelenek lesznek újragondolni az évtizedeken keresztül folytatott, jól megszokott munkákat. Az eddig különbözőképpen vezetett papír alapú nyilvántartások helyett egy egységes szabvány szerinti számítógépes nyilvántartást kell használniuk, amely nem teszi lehetővé, hogy a levéltáros egymásnak ellentmondó adattartalommal töltse fel. A folyamatosságot biztosítja viszont az, hogy az eddig elektronikusan vezetett nyilvántartások (amennyiben az érintett levéltár szabványos kimenetet biztosít) adattartalmai migrálhatók lesznek az új rendszerbe, vagyis az elektronikus nyilvántartások kifejlesztése terén már messzire előrejutott levéltáraknak nem kell újrakezdeniük az adatfeltöltést. Az EELNYIR kialakításánál kiemelt fontosságúként kezeltük azt a szempontot, hogy a rendszer nyitott legyen a későbbi fejlesztések előtt, pl. hogy a levéltári feldolgozó munka során készülő egyre nagyobb számú kutatási segédlet is csatolható legyen. A rendszer révén nagymértékben egyszerűsödik az évenkénti statisztikai adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése is, hiszen az ehhez szükséges adatok lekérdezéssel kigyűjthetők lesznek.

Az EELNYIR-ben vezetett nyilvántartások [Rendelet /6./ 34. §] (fond)törzskönyvi nyilvántartás [35. §] gyarapodási napló [36. §] fogyatéki napló [37. §] letéti napló [38. §] raktári jegyzék [40. §] kölcsönzési napló [41. §] átmeneti napló [42. §] szervnyilvántartás [6. §]

6

A Rendelet hatálya – az érintett intézmények köre A Rendelet hatálya a 3. pontban felsorolt nyilvántartások vonatkozásában a közlevéltárakra (47 intézmény, 72 helyszín) terjed ki [34. § (3)]: Magyar Országos Levéltár; Budapest Főváros Levéltára és 20 megyei levéltár 4 települési önkormányzati levéltár (Győr, Székesfehérvár, Tata, Vác) 4 állami szaklevéltár (Hadtörténelmi, KSH, Vízügyi Levéltárak, Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára) 15 felsőoktatási levéltár 1 tudományos intézmény levéltára 1 köztestületi levéltár (MTA) A Rendelet hatálya (1. §) a nyilvántartások vezetésével összefüggésben a nyilvános magánlevéltárakra (38 intézmény, főként egyházi levéltárak) is kiterjed, azt azonban, hogy a nyilvántartásokat számítógépen, egységes program alkalmazásával kell vezetni, csak a közlevéltárak számára írja elő [34. § (3)]. A nyilvános magánlevéltárak által vezetett nyilvántartások esetében ez nem követelmény, számukra továbbra is lehetővé teszi a nyilvántartások manuális vezetését, ennek módjáról külön rendelkezik [34. § (4-5)]. Ugyanakkor annak nincsen jogszabályi akadálya, hogy a jövőben a magánlevéltárak is az EELNYIR felhasználásával vezessék a nyilvántartásokat. Indokolt tehát annak lehetővé tétele, hogy a közlevéltárakon kívül a nyilvános magánlevéltárak is csatlakozhassanak a program felhasználói köréhez.

Egységes és integrált program Egységes program. A tervezett számítógépes program kettős értelemben egységes: 1. A hét (szervnyilvántartással együtt nyolc) nyilvántartás vezetésére egy program készült. A megvalósításnál figyelemmel kellett lenni arra, hogy egy információt csak egyszer rögzítsen a program (pl. fond címe): célként tűztük ki, hogy az ismételt adatbevitel és az ebből fakadó esetleges hibázási lehetőségeket a rendszer fejlesztése során kiküszöböljük. A nyilvántartások összekapcsolása a rendszer integráltságával (ld. alább) valósítható meg. 2. Az egységes program másik jelentése, hogy az érintett levéltárakban ugyanazt a programot platformfüggetlenül, de ugyanazon formátumban és felületen működtetik és használják. A Rendelet szerint az eddig elkészült, elektronikus nyilvántartó programok

7

adattartalmát migrálni kell a rendszerbe, a továbbiakban pedig (2006tól) az egységes programban kell vezetni a nyilvántartásokat. Mivel azonban egyes levéltárak jelenleg is használnak olyan, a nyilvántartások vezetésére is szolgáló programo(ka)t, amelyek adattartalma bővebb, mint a Rendeletben az EELNYIR számára előírt adatkör, ezen adatbázisok adattartalmának egyszeri migrálását az EELNYIR-be a program készítője biztosítja. Az áttöltés szabályos, az érintett levéltár által biztosított interfészen keresztül történik. Ugyanakkor a rendszer a későbbiek folyamán is, a levéltár saját forrásainak igénybe vétele mellett, lehetővé teszi a mindkét programban szereplő adatelemek exportját és importját. A Rendelet szerint az adatmigráció fontos és nehéz feladatát a Magyar Országos Levéltár, az általa erre a feladatra felkért Vállalkozó és az érintett levéltár együttesen végzi el [60. § (3)]. A 2005 végéig végrehajtandó adatmigrálás alól csak a raktári jegyzékek jelentenek kivételt, mivel ezek visszamenőleges (retrospektív) feldolgozását, illetve beillesztését a Rendelet nem írja elő (de nem is zárja ki). Ebben az esetben a levéltárnak lehetősége lesz Word, Excel, Access alapú (illetve bármilyen más, szabályos interfészen keresztül áttölthető) adatbázis alkalmazásban, és kép formátumban csatolni a programhoz a meglévő raktári jegyzékeit. A migrálás azonban a raktári jegyzékek terjedelme és különböző tartalmi-fizikai jellemzői miatt egyedi – vagylagos – megoldásokat igényel. A program tartalmaz raktári jegyzék adatmodult is, és a jövőben az lenne a cél, hogy a levéltárak ebbe a strukturált formátumba vigyék fel a raktári jegyzék adatait. Integráltság. A Rendeletben szereplő nyilvántartások országosan egységes adatbázisban valósulnak meg, és integrált rendszert képeznek. Az integrált rendszer azt jelenti, hogy a program nem egymástól elkülönült nyilvántartások egyszerű egymás mellettiségéből áll, hanem azok konzisztens egységet képeznek. A bevitt adatok – ellenőrzött automatizmus után – átemelhetők a nyilvántartások között. Az egységes program integrált, vagyis a különböző nyilvántartások úgy kapcsolódnak egymáshoz, hogy pl. az azonos adatokat (fondszám, fond vagy állag címe, évköre, terjedelme stb.) a felhasználók lehetőleg egyszer rögzítik, és innen – megfelelő ellenőrzés mellett – töltődik át mindazon nyilvántartásokba, amelyekben ez az adat szintén szükséges. Ez egyrészt hatékony, másrészt csökkenti a hibalehetőséget (nincs több, eltérő adatrögzítés, ellenőrzést biztosít stb.). Az integrált adatbázis egységbe foglalja, és rendszerbe szervezi a különféle, összetartozó, de korábban szétszórt vagy redundáns adatokat.

8

Az integrált EELNYIR olyan modulokból épül fel, amelyek ellátják a Rendeletben meghatározott nyilvántartások feladatait, biztosítják a hatékony adatfeldolgozás és tájékoztatás (lekérdezhetőség) lehetőségeit. Az EELNYIRben az egyes adattáblák (az egyes nyilvántartások) közötti átjárhatóság és dinamikus adatcsere – a kijelölt adattartományokban – úgyszintén megfelelően biztosított.

Hitelesség A nyilvántartások egyben okiratok is, amelyek hitelesen bizonyítják az abban foglalt adatok naprakész pontosságát. A Rendelet szerint számítógépes program alkalmazása esetén a gyarapodási napló, a fogyatéki napló, a letéti napló, a kölcsönzési napló és az átmeneti napló [36. § (3), 37. § (3), 38. § (3), 41. § (3), 42. § (3)] kinyomtatott lapjait az év végén az arra felhatalmazott munkatárs lezárja, összesíti és hitelesíti. A Rendelet előírásának megfelelően az említett nyilvántartások csak a legutolsó, már lezárt naptári évig terjedően tartalmaznak majd jogilag is hitelesített adatokat, bár a nyilvántartások adatai – jogilag nem hitelesített formában – az arra jogosultak számára azonnal lekérdezhetők. A rendszer és az adattartalom hitelességét a jogosultsági szintek helyes meghatározása, kiosztása, a rendszerbe lépést ellenőrző felhasználói nyilvántartás (azonosító és jelszó), a változtatások naplózása, illetve a rendszeres mentés és archiválás biztosítja. Általánosságban: a hitelesség kérdése is fontos szempont a hozzáférési jogosultságok meghatározásakor, mert csak az előírások szigorú betartásával biztosítható, hogy az és csak az a személy végezze a hitelesítést, akit a munkaköre erre feljogosít.

A rendszer kialakítása A Levéltári Kollégium állásfoglalásának megfelelően a Rendeletben foglaltakat osztott rendszer keretében köteles megvalósítani a Magyar Országos Levéltár. Osztott rendszer alatt ebben az esetben azt értjük, hogy a teljes alkalmazás (szoftver és hardver) lokálisan működik, az egyes levéltárakban futó alkalmazások között közvetlen kapcsolat nincsen, a nyilvántartásokat az adott programban, de levéltáranként egymástól elkülönített módon vezetik. Az osztott rendszer kialakítása egyben azt is jelenti, hogy a program segítségével rögzített adatokért minden levéltár maga felel. Az adatok

9

rendszeres mentéséről neki kell gondoskodnia. A jogosultságok kiosztása is lokálisan történik, amelyet minden levéltárnak magának kell kezelnie. A Magyar Országos Levéltár közvetlenül a Rendeletből fakadó kötelezettségén felül lehetőséget biztosít a levéltárak számára, hogy off-line felküldéssel adataikat a MOL-ba eljuttassák, amelyeknek biztonságos, elkülönített tárolásáról a MOL gondoskodik; a levéltár engedélye alapján a kutatók számára ebből adatot szolgáltat.

10

Az EELNYIR alapvető informatikai követelményrendszere Tekintve, hogy a magyarországi levéltárak informatikai infrastruktúrája heterogén, mind a méretet, mind az alkalmazott technológiákat, mind az üzemeltetési szakértelmet tekintve jelentős eltérések vannak, a rendszer az alábbi követelményeket elégíti ki: A rendszer nem függ kikerülhetetlenül alapszoftverektől, amelyek megszerzési (licenc) vagy támogatási (support) költsége meghatározó mértékben magas, vagy használatuk jelentős biztonsági kockázattal jár. A kiszolgáló modul képes mind Windows, mind Linux/Unix környezetben futni. A kliens modul képes MS Windows NT/2000/XP operációs rendszereken is futni. A rendszer alkalmas több millió bejegyzés és évi több százezer (akár milliós nagyságrendű) változás kezelésére. Ezen adatokat mindig konzisztens állapotban tárolja. A rendszer képes többféle adatbázis-kezelő rendszerrel együttműködni, a kiszolgáló modul szabványos módon csatlakozhat az adatbázis-kezelőhöz. A felhasználói felületek, az adatrögzítési és visszakeresési folyamatok, a különböző operációs rendszerek és adatbáziskezelők mellett is ugyanolyanok, hogy a rendszer oktatása, tanulása, különböző helyeken telepített példányainak használata és a felhasználók támogatása egységes legyen. A rendszer alkalmas arra, hogy egy, potenciálisan akár több száz kliens kiszolgálását is végző szerveren, de arra is, hogy egyetlen munkaállomáson működjön (kiszolgáló és kliens egy helyen). A rendszer telepítési és üzemeltetési dokumentációját, valamint felhasználói kézikönyvét minden levéltár megkapja a MOL-tól elektronikus formában. A kereső felület képes összetett keresésekre is, de használata egyszerű, nem informatikus szakemberek által is könnyen használható. A rendszer keresés funkciója az interneten keresztül kapcsolódva általánosan elérhető sávszélességek mellett is működőképes és használható. A rendszer – programozás nélküli – paraméterezési lehetőséget biztosít az adatjellemzők kötelező kitöltésének megkövetelésére és a további adatjellemzők (további adatmezők) megadási lehetőségének kialakítására. Több telephelyen működő rendszerpéldány esetében a rendszer támogatja, hogy egyirányú adategyesítést lehessen végrehajtani a központ irányába. A rendszer biztosítja az általa kezelt adatok/információk: bizalmasságát, sértetlenségét,

11

rendelkezésre állását. Ennek érdekében a Rendszer fejlesztésekor az alábbi biztonsági célokat valósítottuk meg: Az adatgazdák vagy rendszeradminisztrátorok képesek lesznek arra, hogy szabályozzák vagy korlátozzák egyes felhasználók vagy felhasználói csoportok adathoz való hozzáférési jogosultságát. Az adatok és adatbázis-elemek nem kívánt vagy jogosulatlan létrehozása, módosítása, megsemmisítése, nyilvánosságra hozása megakadályozható. A maradvány adatokhoz (az objektumok és erőforrások használata után bennük maradó adatokhoz – pl. temp fájlok, memóriaterületek stb.) illetéktelenek nem férhetnek hozzá. A rendszer erőforrásainak használata szabályozható, a túlzott erőforrás használat megakadályozható. A felhasználók azonosítása lehetséges akár a program által biztosított módszerrel, akár az azt kiszolgáló operációs rendszer vagy az adatbázis-kezelő rendszer felhasználói azonosítási lehetőségeinek alkalmazásával. A biztonsággal kapcsolatos eseményeket a rendszer megfelelő részletességgel rögzíti ahhoz, hogy o a rendszeradminisztrátorok észlelni tudják a biztonsági előírások megsértését, vagy annak megkísérlését, illetve a biztonsági funkciók hibás beállításait, o az egyes felhasználókon számon kérhető legyen tevékenységük. Biztosított, hogy az alábbi tevékenységeket csak kiemelten megbízható személyek végezhessék el: a naplóállományok konfigurációs beállításainak megváltoztatása, a naplóállományokban bejegyzések megváltoztatása, törlése, felhasználók felvétele, biztonsági tulajdonságaik beállítása, adminisztratív jogosultságok engedélyezése. Egy megfelelő jogosultságokkal rendelkező rendszeradminisztrátor hatékonyan tudja menedzselni a rendszert és annak biztonsági funkcióit, illetve ezekhez a funkciókhoz csak a megfelelő jogosultságú rendszeradminisztrátor férhet hozzá.

12

Künstler Ferenc: A rendszer jelentősége és haszna a levéltárak számára I. 1. Levéltár – nyilvánosság – informatika 2. A tájékoztatás eszközei – nyilvántartás, segédlet, forrásközlés II. 1. A szolgáltató levéltár – a tájékoztatás első szintje: a nyilvántartások 2. A nyilvántartások szerepe és fontossága általában III. 1. A hagyományos módon vezetett nyilvántartásokkal kapcsolatos tapasztalatok áttekintése 2. Az egységes számítógépes program bevezetésének előnyei, jelentősége és haszna 3. Elvárások az egységes számítógépes programmal készülő nyilvántartásokkal szemben 4. Alkalmazás – monitoring – folyamatos fejlesztés

13

Gyüre Péter: Az EELNYIR és a Nemzeti Digitális Archívum kapcsolódási pontjai e-Corvina Informatikai Szolgáltató Kft. 1149 Budapest, Angol u. 34. ▪ Tel.: (1) 467-1100 ▪ Fax: (1) 467-1167 ▪ www.e-corvina.hu

Az Egysé Egységes Elektronikus Levé Levéltá ltári Nyilvá Nyilvántartó ntartó Rendszer és a Nemzeti Digitá Digitális Archí Archívum Gyü Gyüre Péter

Tartalom Az EELNYIR célja Az NDA célja Az NDA jellemzői Kapcsolódási lehetőségek Mit nyújt az EELNYIR a kapcsolódáshoz?

Az EELNYIR cé célja Levéltári nyilvántartások vezetése Megfelelés a törvényi előírásoknak Minden egyes levéltárban központi nyilvántartás és szolgáltatás

___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________

___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________

___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________

14

Az NDA cé célja

___________________________________ ___________________________________

Az NDA hálózaton keresztül elérhető, interaktív és multimédia képességekkel rendelkező, digitális dokumentumokra épülő, szabványos metainformációs rendszer használatán alapuló, osztott adatkezelés elvén működő információs rendszer.

Forrás: www.nda.hu

Az NDA fő fő jellemző jellemzői Metaadat-tár Centrális metaadatok / elosztott digitális objektumok OAI-PMH protokoll qDC – qualified Dublin Core ajánlások képek bibliográfiák műsorszámok levéltári leírások nincsenek!

~ 10 partner / ~ 100.000 rekord

Az NDA egyé egyéb jellemző jellemzői Heterogén Mozgalmi jelleg Egységes adatkezelés hiányzik – nincsenek használatban szótárak Integrálni kívánja a „memóriaintézményeket” Alapelve: a metaadat szabad

___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________

___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________

___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________

15

Mi kell az NDA kapcsoló kapcsolódáshoz? Tartalmi szint Koncepció az adatkezelésről Adatformátum ajánlás Adatkörök és szolgáltató körök meghatározása

Műszaki szint OAI-PMH kompatibilis nyilvántartó szoftver adatkapcsolat adatkonverziós interfész Digitális adatok tárolásának és szolgáltatásának képessége

Mit nyú nyújt az EELNYIR? OAI-PMH kompatibilitás Tárolt adatok konverziójának és továbbításának képessége Digitális tartalom és leíró adatok összekapcsolásának képessége Metaadatok továbbításának képessége MŰSZAKILAG

___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________

___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________

Mit kell mé még tenni? Elvi állásfoglalás, adatkezelési koncepció Adatkör, intézményi kör meghatározása Formátum ajánlás elkészítése Digitális objektumok és EELNYIR adatok összekapcsolása Digitális objektumok helyi szolgáltatási környezetének kialakítása Üzemeltetés

___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________

16

Van má más lehető lehetőség?

___________________________________ ___________________________________

EELNYIR központi szolgáltatás továbbfejlesztése digitális anyagok szolgáltatása irányába Hierarchikus tárolás és szolgáltatás Egyedi megoldások minden levéltárban

___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________

EELNYIR bő bővítési lehető lehetőségei Digitális adatátvétel a illetékességébe tartozó intézményektől metaadatok Digitális objektumok (szkennelt dokumentumok, e-mail-ek, faxok …)

Digitalizálás és EELNYIR integráció Névterek használata

___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________

Mirő Miről volt szó szó? Az EELNYIR célja Az NDA célja Az NDA jellemzői Kapcsolódási lehetőségek Mit nyújt az EELNYIR a kapcsolódáshoz?

___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________

17

Boros László: A levéltárak jövője – a jövő levéltárai GDL General Document Line Rt. Iratkezelő és Ügyvitelfejlesztő Részvénytársaság

A levéltárak jövője – a jövő levéltárai [email protected]

GDL General Document Line Rt.

______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________

Iratkezelő és Ügyvitelfejlesztő Részvénytársaság

Magyar Országos Levéltár – EELNYIR teszt verziójának bemutatója, 2005. május 4

GDL General Document Line Rt.

Helyzetkép

Iratkezelő és Ügyvitelfejlesztő Részvénytársaság

Az átlagemberek számára mit jelentett a levéltár? „Kisfiam, ez a levéltár itt Szegeden, és itt a kézbesíthetetlen leveleket tárolják.” – mondta egy apuka kisfiának 20 éve. ☺ A helyzet csak az 1990-es években változott, amikor is a kárpótlási és kárrendezési törvényt kihasználva több százezren keresték fel az intézményeket jogaik igazolására. Ekkor néhány intézménynél új erőforrások nyíltak meg a fejlesztések számára. Ekkor kezdődött az az átalakulási folyamat, amelynek eredményeként vagyontárgyakként kezdték kezelni a személyes információkat és az azokat hordozó iratokat.

______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________

Ez generálta az informatikai fejlesztéseket, amely elvezetett a mai konferenciához.

GDL General Document Line Rt .

Levéltári helyzet – jövőkép ?

Iratkezelő és Ügyvitelfejlesztő Részvénytársaság

Jövő?

Jelenlegi levéltári struktúra

Zárt, nem nyilvános „iratmúzeum”

vagy papír alapon mikrofilmen digitálisan

A „tudás alapú társadalom” korszerű adattárháza

Az EELNYIR projekt az első lépés a digitális, hatékonyan kezelhető rendszer felé.

18

______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________

GDL General Document Line Rt .

Mit valósít meg az EELNYIR ?

Iratkezelő és Ügyvitelfejlesztő Részvénytársaság

EELNYIR rendszer

Szervnyilvántartás Más levéltárak

MOL

?

Más levéltárak

egységes elektronikus gyűjteményi rendszerek

Törzskönyvi nyilvántartás MOL

______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________

Más levéltárak

Egységes Elektronikus Levéltári Nyilvántartó Rendszer Osztott Első generációs

A 10/2002 (IV.13.) sz. NKÖM rendeletben előírtakat valósítja meg.

Mi az, ami hiányzik ?

GDL General Document Line Rt . Iratkezelő és Ügyvitelfejlesztő Részvénytársaság

Papír alapú vagy elektronikus adathordozó? A levéltári anyagoknak legjobban maga a kutató árt? Megoldás? – digitalizálás

tartalom, adatfeltöltés

egységes elektronikus gyűjteményi rendszerek

______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________

Az elektronikus gyűjteményi rendszerek feltöltése digitális tartalommal.

Miben tudunk még segíteni az EELNYIR-en kívül ?

GDL General Document Line Rt . Iratkezelő és Ügyvitelfejlesztő Részvénytársaság

Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára sajtóhíre: „a levéltár 2005-ig mintegy félmillió oldalnyi iratot digitalizált, a jelenleg ismert törvényjavaslat által meghatározott iratok digitalizálása azonban a jelenlegi feltételek mellett évtizedekig eltarthat.” (http://www.th.hu/html/hu/_3_1_t.html Budapest, 2005. február 28. ) Főbb tevékenységeink: - Digitalizálási terv készítése (anyagcsoportok kezelése, üzemi folyamatok szervezése, technológia meghatározása, keresési és kezelési szempontok és eljárások meghatározása stb.) - A létrejött „digitális irattár” vagy „képtár” felhasználásának, illetve integrálásának tervezése és felhasználói szintű megoldása - Digitális archívum létrehozás - Könyvek, folyóiratok, újságok digitalizálása - Elektronikus iktató, archiváló rendszer bevezetés - Egyedi igény szerint program készítése (adatbázis-kezelő, kereső stb.) - Egyedi program felhasználói felület kialakítása - Hálózati hozzáférés kialakítása

______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________

Az elektronikus gyűjteményi rendszerek feltöltése digitális tartalommal.

19

Berta Zsolt – Czoboly Miklós: Az EELNYIR bemutatása e ▪ Co r v i n a

______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________

Az Egységes Elektronikus Levéltári Nyilvántartó Rendszer Bemutató Berta Zsolt, Czoboly Miklós 2005. május 4. 1

e ▪ Co r v i n a

Tartalom

Tartalom

______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________

Elvárások, szempontok Tervezési megfontolások Hol tart a projekt? Bemutató

2

e ▪ Co r v i n a

Elvárások

Tartalom

______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________

NKÖM - 10/2002. (IV. 13) sz. rendelet MOL - ajánlati kiírás, interjúk jövőbeli felhasználók - interjúk, bemutatók Közös igény Előremutató – legyen több a létező megoldásoknál minden területen, távlati lehetőségeket is kínáljon

Általános e ▪ Co r v i n a

20

3

Általánosság

Tartalom

______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________

Informatikai környezet UNIX Windows Tetszőleges RDBMS

Működési mód Egygépes rendszer Hálózati működés

Nyilvántartási szintek Lokális rendszerek Központi nyilvántartás 4

e ▪ Co r v i n a

Tervezési szempontok

OPAC

Platformfüggetlenség

Java technológia

RDBMS függetlenség

JDBC kapcsolat

Adatbázisok integrációja („Adat függetlenség”) technológia

______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________

XML

5

e ▪ Co r v i n a

Hol tart a projekt?

OPAC

______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________

Január: interjúk, specifikálás Február, március: tervezés, Április, május: fejlesztés Június: tesztüzem Jelenlegi (2005.05.01.) állapot: 55-60%-os készültség.

e ▪ Co r v i n a

6

21

Bemutató

______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________

WEB-es keresési lehetőség a törzskönyvben Törzskönyv szerkesztés Szervnyilvántartás Fejlesztés alatt álló részek: Naplók … 7

e ▪ Co r v i n a

Közös adatbázis

______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________

Köszönjük a figyelmüket! e-Corvina Kft [email protected]

e ▪ Co r v i n a

22

8

A Fejlesztő és a Magyar Országos Levéltár ajánlása a rendszer telepítéséhez szükséges hardver és szoftvererőforrások területén Egygépes rendszer minimális követelménye Az egygépes rendszerek jellemzője, hogy mind az alkalmazás, mind a kiszolgáló adatbázis ugyanazon a gépen fut. Emiatt egy viszonylag erős hardver szükséges, mert a háttérben futó adatbázis komoly erőforrásokat köthet le. Hardverajánlás: Pentium IV. 2,4 GHz vagy ezzel egyenértékű processzor Brand (nevesített) gyártótól származó alaplap min. 512 MB RAM (javasolt az 1 GB) min 60 GB 7200rpm HDD CD-ROM, DVD-ROM olvasó, beépíthető, alaptípus alaplapi vezérlők, hálózati, modem, USB stb. alaplapi videó vezérlő vagy külön beépíthető videó vezérlő kártya, min 64 MB memóriával (lehet a RAM-ból kiosztott is) CD, DVD-író újraíró, beépíthető, alaptípus vagy szalagos egység (DAT vagy DLT), DVD-író javasolt, mert a DAT vagy DLT kezelése bonyolultabb, beszerzése drágább Monitor min. 1024x768 felbontással Szünetmentes tápegység, amelyet arra kell méretezni, hogy monitor nélkül legalább 4 órát tudjon szolgáltatni, javasolt brand (nevesített szállító) termék beszerzése. A munkaidő végeztével a gépet javasolt kikapcsolni, mert áramkimaradás esetén a 4 óra szünetmentes áramellátás nem bírja ki a következő napi munkakezdésig. Szükség esetén bármilyen A4-es formátumú tintasugaras vagy lézernyomtató. Az egyéb részegységekre nincs megkötés.

Szoftverajánlás: Operációs rendszer

23

Windows XP Home Edition vagy Professional min. Service pack 2 és kritikus biztonsági frissítésekkel telepítve vagy LINUX (RedHat Enterprise vagy debian disztribúció min. kritikus biztonsági frissítésekkel telepítve). Adatbázis-kezelő o PosgreSQL vagy más JDBC-vel rendelkező SQL alapú adatbázis-kezelő Alkalmazások o Java JRE 1.4 futtatórendszer Office alkalmazások (legalább Office 2000) vagy egyéb csereszabatos nyílt platformra építkező, szövegszerkesztőt és táblázatkezelőt tartalmazó alkalmazás CD, DVD-író újraíró alkalmazás Minimális szolgáltatások: o Operációs rendszer o Böngésző (Internet Explorer, Netscape, Mozilla) o Levelező szolgáltatás o Telepített alapnyomtató (nyomtató nélkül is lehet) o internet kapcsolat lehetőség szerint (dial up vagy szélessávú) o

Hálózatos rendszer minimális követelménye A hálózatos rendszer jellemzője, hogy az alkalmazások (kliens gépek) és a kiszolgáló adatbázis más hardveren fut. Egy kiszolgáló adatbázishoz több kliens kapcsolódik. A kliens gépeken fut az alkalmazás és egy kiszolgáló adatbázishoz kapcsolódik SQL vagy Secure SQL felületen TCP/IP alapon XML szintaktikával. Ez a megoldás csak abban az esetben ajánlott, ha a napi munkában több levéltáros egyszerre végez levéltári feldolgozást és ez a folyamat az egygépes változattal nem lekezelhető. Az erőforrások javasolt méretezését az azonos időben dolgozó felhasználók számának függvényében érdemes meghatározni. A szerverek esetében csak az erőforrás fő jellemzőire adunk ajánlást, a többi meglétét adottnak vettük, hiszen nélkülük nem működik. A hálózatos rendszerben az IT szolgáltatásokat, mint (IP-cím kiosztás, fájlszerver, levelezés, nyomtatás, internet, felhasználók kezelése, szerverek szünetmentes tápellátása stb.) alapvetőnek vesszük. Kis felhasználói szám (2 – 20 felhasználó)

24

Hardverajánlás szerverre: Pentium IV. 2,4 GHz vagy ezzel egyenértékű processzor Brand (nevesített) gyártótól származó alaplap 1 GB RAM 2 x 60 GB 7200rpm SCSI HDD (RAID megoldásban) CD–ROM, DVD-ROM olvasó, beépíthető, alaptípus CD, DVD-író újraíró, beépíthető, alaptípus vagy szalagos egység (DAT vagy DLT), DVD-író javasolt, mert a DAT vagy DLT kezelése bonyolultabb, beszerzése drágább vagy egyéb a mentéshez használható megoldás, ami már rendelkezésre áll (remote mentés, mentőszerver és storage). Hardverajánlás kliensre: min. Pentium III. 1,6 GHz vagy ezzel egyenértékű processzor min. 256 MB RAM min. 40 GB 5200rpm HDD CD-ROM, DVD-ROM olvasó, beépíthető, alaptípus alaplapi vezérlők, hálózati, modem, USB stb. 10/100 Mbps Ethernet alaplapi videó vezérlő vagy külön beépíthető videó vezérlő kártya, min. 64 MB memóriával (lehet a RAM-ból kiosztott is) Monitor min. 1024x768 felbontással Szoftverajánlás szerverre: Operációs rendszer o LINUX (RedHat Enterprise vagy debian disztribúció min. kritikus biztonsági frissítésekkel telepítve). o Windows-os szerver konfiguráció is lehet, de nem ajánlott. Adatbázis-kezelő o PosgreSQL vagy más JDBC-vel rendelkező SQL alapú adatbázis-kezelő Alkalmazások o Java JRE 1.4 futtatórendszer CD, DVD-író újraíró alkalmazás, ha szükséges Szoftverajánlás kliensre: Operációs rendszer o Windows XP Professional min. Service pack 2 és kritikus biztonsági frissítésekkel telepítve

25

Alkalmazások o Java JRE 1.4 futtatórendszer Office alkalmazások (legalább Office 2000) vagy egyéb csereszabatos nyílt platformra építkező, szövegszerkesztőt és táblázatkezelőt tartalmazó alkalmazás Közepes felhasználói szám (20 - 60 felhasználó) Hardverajánlás szerverre: Pentium IV. 3,2 GHz processzor vagy ezzel egyenértékű processzor 2 GB RAM 2 x 80 GB 10000rpm SCSI HDD (RAID megoldásban) CD-ROM, DVD-ROM olvasó, beépíthető, alaptípus CD, DVD-író újraíró, beépíthető, alaptípus vagy szalagos egység (DAT vagy DLT), DVD-író javasolt, mert a DAT vagy DLT kezelése bonyolultabb, beszerzése drágább vagy egyéb a mentéshez használható megoldás, ami már rendelkezésre áll (remote mentés, mentőszerver és storage) Hardverajánlás kliensre: min. Pentium III. 1,6 GHz vagy ezzel egyenértékű processzor min. 256 MB RAM min. 40 GB 5200rpm HDD CD-ROM, DVD-ROM olvasó, beépíthető, alaptípus alaplapi vezérlők, hálózati, modem, USB stb. 10/100 Mbps Ethernet alaplapi videó vezérlő vagy külön beépíthető videó vezérlő kártya, min. 64 MB memóriával (lehet a RAM-ból kiosztott is) Monitor min. 1024x768 felbontással Szoftverajánlás szerverre: Operációs rendszer o LINUX (RedHat Enterprise vagy debian disztribúció min. kritikus biztonsági frissítésekkel telepítve). o Windows-os szerver konfiguráció is lehet, de nem ajánlott. Adatbázis-kezelő o PosgreSQL vagy más JDBC-vel rendelkező SQL alapú adatbázis-kezelő Alkalmazások o Java JRE 1.4 futtatórendszer CD, DVD-író újraíró alkalmazás, ha szükséges

26

Szoftverajánlás kliensre: Operációs rendszer o Windows XP Professional min. Service pack 2 és kritikus biztonsági frissítésekkel telepítve. Alkalmazások o Java JRE 1.4 futtatórendszer Office alkalmazások (legalább Office 2000) vagy egyéb csereszabatos nyílt platformra építkező, szövegszerkesztőt és táblázatkezelőt tartalmazó alkalmazás Nagy felhasználói szám (60 felhasználótól) Hardverajánlás szerverre: Pentium IV. Xeon Duál vagy egyéb, hasonló kétprocesszoros (IBM, Compaq, vagy egyéb brand gyártótól), vagy SUN UltraSPARC megoldás 2 db 2,8 GHz processzor vagy UltraSPARC esetén ezzel egyenértékű 4 GB RAM 3 x 72 GB 10000rpm SCSI HDD (RAID) CD-ROM, DVD-ROM olvasó, beépíthető, alaptípus Szalagos egység (DAT vagy DLT) vagy egyéb a mentéshez használható megoldás, ami már rendelkezésre áll (remote mentés, mentőszerver és storage) 2 db 10/100/1000 Mbps Ethernet Hardverajánlás kliensre: min. Pentium III. 1,6 GHz vagy ezzel egyenértékű processzor min. 256 MB RAM min. 40 GB 5200rpm HDD CD-ROM, DVD-ROM olvasó, beépíthető, alaptípus alaplapi vezérlők, hálózati, modem, USB stb. 10/100 Mbps Ethernet alaplapi videó vezérlő vagy külön beépíthető videó vezérlő kártya, min. 64 MB memóriával (lehet a RAM-ból kiosztott is) Monitor min. 1024x768 felbontással Szoftverajánlás szerverre: Operációs rendszer o LINUX (RedHat Enterprise vagy debian disztribúció min. kritikus biztonsági frissítésekkel telepítve).

27

UltraSPARC processzor esetén Solaris OS Adatbázis-kezelő o Oracle, PosgreSQL vagy más JDBC-vel rendelkező SQL alapú adatbázis-kezelő Alkalmazások o Java JRE 1.4 futtatórendszer CD, DVD-író újraíró alkalmazás, ha szükséges Szoftverajánlás kliensre: Operációs rendszer o Windows XP Professional min. Service pack 2 és kritikus biztonsági frissítésekkel telepítve. Alkalmazások o Java JRE 1.4 futtatórendszer Office alkalmazások (legalább Office 2000) vagy egyéb csereszabatos nyílt platformra építkező, szövegszerkesztőt és táblázatkezelőt tartalmazó alkalmazás

28

Program

10.30–10.45

Prof. Dr. Gecsényi Lajos: Köszöntő

10.45–11.00

Künstler Ferenc: A rendszer jelentősége és haszna a levéltárak számára

I. szekció: Lehetőség vagy jogszabályi kötelezettség? [Kutatóterem – levéltárak vezetői számára] 11.00–11.15 Gyüre Péter (e-Corvina): Az EELNYIR és a Nemzeti Digitális Archívum kapcsolódási pontjai 11.15–11.30

Boros László (GDL): A levéltárak jövője – a jövő levéltárai

11.30–12.00

Breinich Gábor (BFL): Az ISAD(G) és az EELNYIR

II. szekció: Az EELNYIR működése [Konferenciaterem – A rendszer majdani üzemeltetői számára] 11.00–11.40 Berta Zsolt (GDL) – Czoboly Miklós (e-Corvina): Az EELNYIR bemutatása 11.40–12.00

Lehetőség kérdések feltételére

29