Utolsó módosítás időpontja: 2017. február 20.
ELEKTRONIKUS TENDEREZTETÉSI RENDSZER FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV
AJÁNLATTEVŐK SZÁMÁRA
TARTALOMJEGYZÉK
RENDSZERKÖVETELMÉNYEK ................................................................................ 3 BELÉPÉS AZ ALKALMAZÁSBA ............................................................................... 3 AZ ELEKTRONIKUS TENDEREZÉSI RENDSZER FŐOLDALA ..................................... 6 KEZDŐLAP ........................................................................................................... 6 RENDSZERIDŐ .....................................................................................................6 FELTÖLTÖTT TENDEREK ........................................................................................6 TENDEREN VALÓ RÉSZVÉTEL FOLYAMATA ........................................................... 7 TENDEREZÉSI ELJÁRÁSRA VONATKOZÓ FELHÍVÁS ....................................................7 AZ AJÁNLATTÉTEL ................................................................................................7 AZ AJÁNLATTÉTELI FELÜLET ELÉRÉSE .....................................................................7 AJÁNLAT KIDOLGOZÁSA ÉS FELTÖLTÉSE .................................................................8 AJÁNLATTÉTELRE ALKALMAS FELÜLET, MEZŐK KITÖLTÉSE ...................................... 11 AJÁNLATKÉRÉSI FELÜLET KIDOLGOZÁSA, TÖBB FELHASZNÁLÓ ESETÉBEN .................................... 13 KÉRDÉSEK/VÁLASZOK FUNKCIÓ .......................................................................... 13 FELOLVASÓLAP .................................................................................................. 14 PÁLYÁZATI ELJÁRÁS ÚJABB FORDULÓJÁN VALÓ RÉSZVÉTEL ..................................... 15 TOVÁBBI MENÜPONTOK ÉS FUNKCIÓK .............................................................. 15 FELOLVASÓLAP RIPORT ....................................................................................... 15 DOKUMENTUMOK LETÖLTÉSE („?” IKON) ................................................................ 15 ADMIN ÉS PROFIL ............................................................................................... 16 HIÁNYPÓTLÁS .................................................................................................... 16 TENDER MUNKATERÜLET ..................................................................................... 16 AUTOMATIKUS LEVELEK ...................................................................................... 17
2/17
RENDSZERKÖVETELMÉNYEK Az elektronikus tenderezési rendszer használatát az Electool Hungary Kft. (továbbiakban Electool) csak bizonyos szoftverkörnyezetben támogatja. Az aktuális rendszerkövetelmények az alábbi linken találhatóak: http://www.fluenta.eu/hu/egyeb-lapok/rendszerkovetelmenyek/ Kérjük, oldalunkon engedélyezze a felugró ablakokat (internetes beállítás vagy böngésző pluginek tilthatják), mert tiltásuk esetén néhány funkció működésében nem várt anomália történhet. A rendszerkövetelményekkel kapcsolatban további információval az Electool Hungary Kft. Ügyfélszolgálata a
[email protected] e-mail címen és a +36 1 8555 999 telefonszámon készséggel áll rendelkezésre munkanapokon 8:00-18:00, közép-európai (Budapest) idő szerint.
BELÉPÉS AZ ALKALMAZÁSBA Az Internet böngésző elindítása után írja be a következő címet: https://electool.com/sourcingtool/ A „Bejelentkezés a rendszerbe” menüpontban adja meg a regisztrálás során saját maga által választott Felhasználónevét és Jelszavát, majd kattintson a Belépés gombra.
3/17
Fontos: Amennyiben elfelejtette a belépési adatait, kérjük kattintson az „Elfelejtette a jelszavát?” gombra. Jelszólekérés esetén a rendszer egy automatikus rendszer e-mailben juttatja el a generált kódot mely segítségével fog tudni belépni. A belépés két lépésben történik: - felhasználónév és megküldött kód megadása, Belépés ikon - a következő képernyőn: megküldött jelszó valamint az általunk a továbbiakban alkalmazni kívánt jelszó megadása, annak megerősítésével.
Amennyiben a belépés sikeres volt, akkor az Elektronikus Tenderezés Szolgáltatás Felhasználói Feltételeit látja.
4/17
Az elektronikus tender szervezéséhez illetve a tenderen való részvételhez a Felhasználói Feltételek dokumentum elfogadása szükséges. A dokumentum a rendszerből elérhető és letölthető pdf formában a Dokumentumok letöltése menüpontban. Amennyiben elolvasta és elfogadja a dokumentumot, kattintson a „A szabályzatot megértettem és elfogadom” gombra. A belépés után az elektronikus tenderezési rendszer főoldalát látja.
5/17
AZ ELEKTRONIKUS TENDEREZÉSI RENDSZER FŐOLDALA A képernyő felső sorában látható az elektronikus tenderezési alkalmazás referenciaideje (Rendszeridő), amely a rendszerben végzett összes időbeli tevékenység alapjául szolgál.
Az elérhető menük: Kezdőlap Tender munkaterületek
Profil / Adatmódosítás Kilépés
A felhasználó erre a gombra kattintva a rendszer összes képernyőjéről visszajuthat a főoldalra. Adott eljáráshoz, vagy eljárások csoportjához tartozó felület, ahová kiegészítő adatok, dokumentumok csatolhatók, melyekhez Ajánlatkérő hozzáférést tud adni az eljárásra meghívott Ajánlattevői körnek A felhasználó ebben a menüpontban a saját adatait tudja módosítani. Ez a gomb a rendszerből történő kilépésre szolgál.
KEZDŐLAP RENDSZERIDŐ Az elektronikus tenderezési rendszer által alkalmazott és kijelzett idő. A tender összes időparamétere a rendszeridőnek megfelelően kerül meghatározásra. A rendszeridő a képernyő felső részén minden menüpontban látható. A rendszerben a felhasználó beállíthatja a saját időzónáját is, így számára a rendszer az összes értesítést, tenderezési időpontot stb. a megadott időzónában fogja megjeleníteni.
FELTÖLTÖTT TENDEREK Ebben az ablakban az Ajánlattevők azon eljárások listáját láthatják, amelyekre a szervező Ajánlatkérő meghívást küldött.
6/17
TENDEREN VALÓ RÉSZVÉTEL FOLYAMATA TENDEREZÉSI ELJÁRÁSRA VONATKOZÓ FELHÍVÁS A rendszer e-mail-en keresztül értesítést küld a tendereztetési eljárás véglegesítésekor az Ajánlattevő által megadott e-mail címre, amely tartalmazza a tender legfőbb adatait. Az eljárás részletes specifikációja és feltételei csak az Ajánlatkérő által definiált hozzáférési idő után válnak elérhetővé. Az Ajánlatkérő által kiírt eljárás véglegesítését követően – és a hozzáférési időponttól kezdődően – az eljárás adatai elérhetővé válnak a meghívott Ajánlattevők számára. Az eljárások egyes típusáról az Ajánlatkérő dönt, az eljárás szerkesztésekor.
AZ AJÁNLATTÉTEL Az ajánlattétel a https://electool.com/sourcingtool/ címen, a felhasználónév és jelszó megadása után érhető el a hozzáférési idő kezdetétől a feltöltési idő végéig.
AZ AJÁNLATTÉTELI FELÜLET ELÉRÉSE Annak érdekében, hogy a kezdőlapon elkülöníthetőek legyenek, mely eljárások esetében van lehetőség az adott pillanatban ajánlatot tenni, az aktív eljárások a listában kiemelésre kerültek. Az ajánlattételi időszakban lévő eljárások betűtípusa félkövér.
Az eljárás szerkezetének, az Ajánlatkérő által közzétett dokumentumok megtekintéséhez és az ajánlattételhez tartozó ikon-sorban – a hozzáférési időponttól megjelenik a ’Kérdőív kitöltése’ ikon. Az ikonra kattintva megjelenik az Ajánlatkérő által összeállított ajánlattételi felület.
7/17
Az eljárás alapadatai az eljárás nevére kattintva az Összesítő nézeten érhető el.
AJÁNLAT KIDOLGOZÁSA ÉS FELTÖLTÉSE A feltöltési idő kezdetét megelőzően az ajánlattételi felület kitöltése és a piszkozat mentése a ’Mentés piszkozatként’ ikonnal lehetséges. A fel-, kitöltött információk ekkor még nem, csak majd a feltöltési időszakban jutnak el az Ajánlattevőhöz. Az adott eljárás feltöltési időtartamáról a kezdőlapon és a kérdőív tetején tájékozódhatnak az Ajánlattevők.
8/17
Fontos: Az ajánlatok mentése nem egyezik meg az ajánlatok feltöltésével és elküldésével, vagyis a feltöltési időszak előtt elmentett információk nem jutnak el az Ajánlatkérőhöz. Érvényes ajánlattétel akkor történik, ha a kidolgozott adatokat a feltöltési időszakban feltöltik az Ajánlatkérő szerverére a ’Mentés és feltöltés’ gombbal.
A feltöltési időszakban az ajánlattételi felület alsó részén megjelenő ’Mentés és feltöltés’ gombbal tehető érvényes ajánlat. Amennyiben az elmentett ajánlat nem tekinthető véglegesnek – és az ajánlattételi időszak nem járt le – az ajánlattételi felület bezárható és a programból ki lehet lépni. Későbbi bejelentkezés után az ajánlat kidolgozása az elmentett formában folytatható. Ajánlatkérő dönthet az ajánlat korábbi benyújtásának lehetőségéről. Amennyiben így rendelkezik, a ’Mentés és feltöltés’ gomb mellett megjelenik a ’Megerősítem, hogy ez a végleges ajánlatom’ választógomb. Amennyiben az ajánlat végleges – függetlenül a feltöltési időtől – az Ajánlattevő ezt megerősítheti a ’Megerősítem, hogy ez a végleges ajánlatom’ választógomb aktiválásával. Ezt követően a ’Mentés és feltöltés’ gombbal kerül a végleges ajánlat benyújtásra. Az ajánlat a továbbiakban nem módosítható. Ha minden Ajánlattevő hasonlóképp rendelkezik, a feltöltési idő lezárul – függetlenül az eredeti időzítéstől és az Ajánlatkérő számára megtekinthetőek lesznek az ajánlatok. A választógomb alkalmazása nem kötelező, alkalmazása nélkül a feltöltési időszakban – Mentés és feltöltés gombbal rögzített – ajánlat utolsó verziója kerül rögzítésre (benyújtásra).
Ajánlatkérő dönthet úgy, hogy biztosítja az Ajánlattevőnek az ajánlattételi időszakban (feltöltési időszakban) feltöltött ajánlata visszavonását. A visszavonás akkor lehetséges, ha már van feltöltött ajánlat. Visszavonás esetén az 9/17
Ajánlattevőnek egy figyelmeztető panel megerősítése alapján kell igazolnia szándékát.
A visszavonás következtében: - a kitöltött kérdőív tartalma visszakereshetetlenül törlésre kerül, - az Ajánlattevő és Ajánlatkérő automatikus rendszerüzenetben tájékoztatást kap a visszavonás tényéről, - az audit eseményekben rögzítésre kerül a visszavonás és az erre vonatkozó e-mail-ek kiküldése, - az Ajánlatkérő az ajánlatok összesítésekor nem lát feltöltött tartalmat a visszavont ajánlat esetén. Véglegesként benyújtott (feltöltött) ajánlat visszavonása nem lehetséges.
Ajánlattevő a sikeres feltöltés tényéről a Kezdőlap-on bizonyosodhat meg, a ’Feltöltési idő’ oszlopban megjelenő időpont, valamint a rendszer által küldött ’Értesítés tender feltöltésről’ tárgyú e-mail alapján. Az e-mail tartalmazza az eljárásra vonatkozó adatokon túl az eljáráshoz csatolt fájlok listáját és azok méretét.
10/17
AJÁNLATTÉTELRE ALKALMAS FELÜLET, MEZŐK KITÖLTÉSE Az ajánlattételi felület minden eljárás esetében egyedi, az adott eljárás elemeit, specifikumait tartalmazza. A szerkesztett felület kitöltésekor az egyéb internetes struktúrarendszerekben alkalmazott és megszokott elemek – legördülő menüsor, feleletválasztó sorok – kerülnek alkalmazásra. Kitöltő mező A szerkeszthető mezőkbe meghatározott típusú karakterek rögzíthetőek (szöveg, szám, egész szám, dátum), melyet az Ajánlatkérő a mező szerkesztésekor határozott meg. Amennyiben nem a megfelelő típusú karakter kerül beírásra, rendszerüzenet figyelmeztet.
Egész szám Szám Szöveg Dátum Intervallum
egész szám tizedes jegyek jelölésére is alkalmas értékek kifejezése szabad szöveg, értékek kifejezésére alkalmas naptár-ikon segítségével határozható meg a pontos dátum (év, hó, nap) a felületet szerkesztő Ajánlatkérő rendel hozzá a fenti kategóriák közül valamelyik (általában dátum)
Eldöntendő mező A meghatározott kérdésre vonatkozó egyszeri választási lehetőség.
Legördülő mező Több felkínált opcióból egy választható.
11/17
Bejelölő mező Többszörös választási lehetőséggel határozható meg a szükséges információ.
Csatolási kérelem Az ajánlattételi felületen az Ajánlatkérő az ajánlati felhívás mellékleteit fájlként közzé teheti. Az Ajánlattevő a fájlokat saját gépére lementi – a „Mentés” funkcióval – és felhasználhatja azok információtartalmát ajánlata kidolgozásához. Sablon Az ajánlattételi felületre sablonként feltöltött fájl esetén az Ajánlatkérő célja, hogy az Ajánlattevő a fájl-t saját gépére mentse, a mentett fájl-t adataival kiegészítse. Az Ajánlattevő a kitöltött fájlt ajánlata részeként az ajánlattételi időszak végéig a letöltés helyére feltölti – „Csatol” funkcióval.
Kiterjesztés
Ajánlatkérő rendelkezhet, hogy Ajánlattevő milyen kiterjesztésű fájl-t csatoljon ajánlata részeként. Amennyiben ezt Ajánlatkérő meghatározza, az a ’Tallózás’ gomb alatti sorban megjelenik. Fontos megjegyezni, hogy egy csatolási mezőhöz csak egy fájl feltöltése lehetséges. Több fájl feltöltése esetén javasoljuk a tömörített mappa alkalmazását. (A feltölteni kívánt fájlokat 12/17
mappába kell tenni és a mappát tömöríteni kell, a tömörített mappát kell feltölteni a rendszerbe.) Kötelező mezők: az Ajánlatkérő a felület szerkesztésekor bizonyos mezők kitöltését kötelezőként jelölheti. Ennek jele a mező mellett megjelenő *. Az ajánlattételi felületen a kötelező mezők kitöltésének elmulasztása esetén a rendszer nem engedi az ajánlat mentését és erre figyelmeztető üzenetben tájékoztatja a felhasználót.
A JÁNLATKÉRÉSI
FELÜLET KIDOLGOZÁSA , TÖBB FELHASZNÁLÓ
ESETÉBEN
A feltöltési időtartam előtt elmentett, kidolgozott (rész)ajánlat több munkaállomásról történő kidolgozásakor arra kell figyelni, hogy egy azonosítóval, egy időben egy munkaállomásról történjen a módosítás/kidolgozás. Mivel a szerver az utolsó mentett verziót rögzíti ajánlatként, két gépről történő kérdőív kidolgozása esetén, az űrlapok felülírják egymást. Ennek megfelelően a korábbi rögzített állomány elvesztésre kerül. Fontos: egy felhasználónévvel ugyanarról a számítógépről bejelentkezve lehet az ajánlatot kidolgozni és feltölteni az adatok vesztése nélkül.
KÉRDÉSEK/VÁLASZOK FUNKCIÓ Az Ajánlattevőknek lehetőségük van az ajánlatkéréssel kapcsolatos kérdéseiket feltenni – amennyiben az Ajánlatkérő másképp nem rendelkezik – az ajánlatok feltöltésének határidejéig.
A kérdéseket feltenni az eljárás nevével egy sorban található Kérdések/Válaszok ikont kiválasztva lehetséges. Az ikonra kattintva az eljárásra 13/17
vonatkozóan az Új kérdések gomb teszi lehetővé a kérdés tárgyának meghatározását, a kérdés tartalmának kifejtését valamint esetlegesen csatolmány beillesztését.
A kérdések csak a szervező Ajánlatkérőnél jelennek meg, ő adhat rájuk válaszokat. Az Ajánlatkérő válaszát követően, mind a kérdések, mind az azokra adott válaszok valamennyi Ajánlattevőnél megjelennek és a Kérdések/Válaszok funkcióval megtekinthetőek –, a kérdező személyének megjelölése nélkül. Az Ajánlattevők egységesen, tájékoztató jellegű e-mailt kapnak, amennyiben az Ajánlatkérő válaszolt illetve tájékoztatást küldött a Kérdések/Válaszok funkció alkalmazásával.
FELOLVASÓLAP Közbeszerzési eljárások terminológiájával egyező funkció, mely az eljárás feltöltési határideje után az Ajánlattevők számára elérhetővé teszi egy pdf formátumú fájlban az ajánlatkérési eljárás alapadatait valamint a többi résztvevő Ajánlattevő ajánlataink bizonyos részleteit összesített formában. A Felolvasólap funkció ( ) akkor érhető el, amennyiben az Ajánlatkérő az eljárás előkészítése során meghatározta, hogy az ajánlatkérési kérdőív mely mezői kerüljenek megjelenítésre. 14/17
PÁLYÁZATI ELJÁRÁS ÚJABB FORDULÓJÁN VALÓ RÉSZVÉTEL Az Ajánlatkérőnek van lehetősége a már előzetesen kidolgozott és feltöltött ajánlatok értékelése után új kör kiírására. Az új kör kiírásának célja, hogy az Ajánlattevők az Ajánlatkérő által meghatározott új szempontok, további információk alapján felülvizsgálják és esetlegesen módosítsák, pontosítsák az előző körben benyújtott ajánlatot. Az új körhöz tartozó ajánlattételi felület – az Ajánlatkérő szerkesztésétől függően – tartalmazhat olyan szempontokat, mezőket, melynek már szerepeltek a benyújtott ajánlatban. Amennyiben egy, már lezárult eljárásra vonatkozóan új kör kerül kiírásra, az aktuális kör száma a „Tenderek listája” panel „Kör” oszlopában kerül jelzésre.
TOVÁBBI MENÜPONTOK ÉS FUNKCIÓK FELOLVASÓLAP RIPORT Amennyiben az eljárás során a kérdőív bizonyos elemeit felolvasó lap elemeként jelölte meg az Ajánlatkérő, a feltöltési időt követően megjelenik a Felolvasó lap elektronikus verziója. A Felolvasó lap riport eléréséhez a tender sorában megjelenő Felolvasólap ikonra kell kattintani. A Felolvasó lap riport tartalmazza a felolvasó lapként megjelölt kérdésekre adott válaszokat valamennyi résztvevő Ajánlattevőtől.
DOKUMENTUMOK LETÖLTÉSE („?”
IKON )
Erről az oldalról „.pdf” formátumban letölthetők a rendszer felhasználói útmutatói és az elektronikus tenderezésre vonatkozó ÁSZF.
15/17
ADMIN ÉS PROFIL Adatmódosítás – A Felhasználók ezen az oldalon tarthatják karban saját adataikat. Itt tudnak nyelvet választani, és e-mail címet módosítani is.
HIÁNYPÓTLÁS Ajánlatkérő dönthet a feltöltési időtartam után – az ajánlatok formai felülvizsgálata alapján – a hiánypótlás biztosításáról, melynek célja, hogy az Ajánlattevők egységesen, benyújtott ajánlataikat kiegészítsék, pontosítsák, a hiányosságokat pótolják. A hiánypótlás lehetőségének biztosításáról az Ajánlatkérő dönt, amelyről. a rendszer automatikus üzenetben tájékoztatja az eljáráshoz hozzárendelt résztvevőket. A hiánypótlás során a teljes ajánlattételi felület, a már rögzített adattartalommal az Ajánlattevő rendelkezésére áll, vagyis a kitöltött mezők, feltöltött fájlok tartalmát a rendelkezésre álló időtartamban az Ajánlattevő szabadon módosíthatja, pótolhatja. Ajánlatkérőnek lehetősége van annak meghatározására, hogy mely mezők tartalma módosítható. Azokat a mezők, amelyeket – közbeszerzési terminológiával élve – a ’Felolvasólap’ tartalmaz, nem módosíthatóak. Nem közbeszerzési eljárások esetén is kerülhetnek kijelölésre olyan mezők, melyek módosítása ebben az időszakban nem lehetséges.
TENDER MUNKATERÜLET Ajánlatkérőnek a rendszeren keresztül lehetősége van az egyes – összetartozó vagy egy projekthez tartozó – ajánlatkérési eljárásokat összekötni illetve dokumentumokkal (pl. jegyzőkönyv), az ajánlattételi eljárást kiegészítő nyilvános információkkal (pl. értesítés az ajánlattételi eljárás eredményéről) ellátni. Amennyiben az Ajánlattevő állományokat tett elérhetővé az Ajánlatkérők számára a tender munkaterületen keresztül, úgy azok ebben a menüben fognak megjelenni.
16/17
AUTOMATIKUS LEVELEK Az Electool rendszere a tenderekkel kapcsolatos információkról e-mail üzeneteket küld az Ajánlattevőknek. Az értesítéseket az alkalmazás a regisztráció során megadott e-mail címre küldi el. Javasoljuk, hogy a felhasználói adatok meghatározásánál egy rendszeresen ellenőrzött postafiókot adjanak meg. Fontos: Az Ajánlatkérőknek a rendszerből az Ajánlattevők számára kiküldött automatikus e-mail-ek megérkezését a szállítók helyi rendszereinek sajátosságai és a használt levélszűrő beállításai miatt nem áll módjukban kontrollálni.
Az Ajánlattevők a következő tartalmú leveleket kaphatja: Új cég meghívása (Felhívás regisztrációra) Sikeres regisztrációról szóló értesítés Regisztráció elfogadása Regisztráció elutasítása Értesítés új tenderről Értesítés új üzenetről A feltöltési idő elkezdődött Értesítés tender feltöltésről A hiánypótlási időszak elkezdődött A feloldási idő elkezdődött Új üzenete érkezett FONTOS: Kérjük, saját érdekében mindig figyelmesen olvassa át a kapott levelet.
17/17
